Quản trị nhân sự số trong các doanh nghiệp Việt Nam

Kinh t< ,

vả Dự báo

Quản trị nhân sự số

trong các doanh nghiệp Việt Nam:

Thực trạng và giải pháp

* • CF o ■ ■ LÊ ĐjNH THẬNH-

Đại dịch

Covid-19 đã làm giảm tô'c độ

tăng trưởng

của

nhiều doanh

nghiệp

Việt Nam, nhưng

cũng

tạo

ra

cơ hội đặc biệt

để

thúc đẩy

ứng dụng công nghệ, đồi

mới

và sô'

hóa quy trình chuyển

đổi

quản

trị nhân sự

sô'. Tuy vậy, khỉ

triển khai việc

này, doanh nghiệp

đô'i mặt với

nhiều

rào cản,

khó khăn.

Trongbô'icảnhcạnhtranhtrênthị

trường ngày

càngkhô'c

liệt,

đòihỏidoanh nghiệp phải

tìm

ra

cách chuyển

đổi

quản

trị

nhân

sự sô'

thích hựp,

để

xây

dựng

chiến

lược

kinh doanh hiệu quả

và

duy

trì

phát

triển

bền vững.

TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ HÂN Sự SO

Kháiniệm quảntrị nhânsự sô' Quản trị nhân sự đóng vai trò quan trọng trong quản lý lực lượng lao động, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suâ't lẳm việc, tạo ra giá trị cho doanh nghiệp noi riêng và xã hội nói chung. Lịch sử quản trị nhân sự phát triển gắn liền với ứng dụng khoa học, công nghệ (Kim và cong sự, 2020). Từ những năm 1970, nhiều doanh nghiệp đã triển khai hệ thong máy tính lớn nhằm xử lý dữ liệu va thông kê. Các nhà lãnh đạo doanh nghiệp ở giai đoạn này bắt đầu quan tâm dẩn tiềm năng ứng dụng công nghệ vào quan trị nhân sự. Tuy nhiên, phải đến giũa những năm 1990, mới đánh dâ'u sự phát triển rõ ràng của xu hướng quản trị nhan sự sô'. ứng dụng quản trị nhân sự sô' (e-HRM) có khả năng tích hợp hoạt động nhân sự với công nghệ thông tin, cho phép nhà quản lý dễ dàng nắm được các dữ liệu, thông tin cần thiết phục vụ cho quản trị hoạt động sản xuâ't, kinh doanh nói chung và quản trị nhân sự nói riêng. Sự ra đời của điện toán người dùng cuôí (End-User Computing - đề cập đến các nệ thống và nền tảng máy tính cho phép những người không lập trình tạo ra các ứng dụng máy tính hoạt động) vào những năm 2000, đã tạo điều kiện cho nhà quản lý liên kết và quản trị tốt hơn thông tin nhân sự, thúc đẩy hiệu suâ't của từng cá nhân và hỗ trợ khả năng làm việc

từ xa. Lợi ích của ứng dụng công nghệ thể hiện rõ qua:

cắt giảm chi phí, cải thiện hiệu quả hoạt động quản trị nhân sự sô' trong doanh nghiệp.

Quản trị nhân sự sô' là hoạt động quản trị nhân sự đẩy mạnh sô' hóa trong môi trường làm việc và phát triển lực lượng lao động kỹ thuật sô', triển khai công nghệ nhằm thay đổi tích cực cách thức làm việc của nhân viên và ứng dụng công nghệ vào bộ máy tổ chức hoạt động sản xuâ't, kinh doanh của doanh nghiệp. Quản trị nhân sự sô' là sự tích hợp công nghệ kỹ thuật sô' vào cách thức vận hành, quy trình hoạt động doanh nghiệp, tô'i ưu hóa năng lực nhân sự, tiếp cận tệp khách hàng tiềm năng và quản lý dữ liệu thông tin bảo mật hơn (Volini và cộng sự, 2017). Đây là khái niệm tương đối mới và liên quan đến vâ'n đề quản lý con người, hỗ trợ và thúc đẩy áp dụng công nghệ, cung cấp tri thức và môi trường làm việc sô', nâng cao châ't lượng quy trình nhân sự và sử dụng kết quả phân tích để báo cáo chiến lược kinh doanh. Quản trị nhân sự sô' tham gia phát triển trải nghiệm nhân viên nhằm đảm bảo sự hài lòng của họ, từ đó thu hút và giữ chân nhân tài, góp phần nâng cao năng suâ't lao động, thu được lợi nhuận cao hơn và định vị thị trường doanh nghiệp chính xác hơn (Cho và Lee, 2020).

Quản trị nhân sự sô có tác động tích cực đến hiệu quả và tính linh động của hoạt động quản trị nhân sự trong doanh nghiệp (Lampropoulos và cộng sự, 2019).

Trực tiếp nhâ't là những thay đổi sâu rộng và đột phá trong cách thức tương tác và làm việc giữa các thành viên, đồng nghĩa với các quy trình công việc, giao dịch, quan hệ với các bên liên quan trong và ngoài doanh nghiệp, gồm cả khách hàng, đốì tác... cũng thay đổi.

Cụ thể, quản trị nhân sự sô' góp phần tối ưu hóa năng suâ't lao động, quản trị hiệu quả nhóm, cam kết gắn bó và phát triển thăng tiến nghề nghiệp của nhân sự.

Tham gia chủ động vào xây dựng các nền tảng nhân sự đổi mới và chuyên biệt, quản trị nhân sự sô' hỗ trợ các

*ThS., Trường Đại học Thương mại

49

Econorry andForecast Review

NGHIÊN cứu - TRAO Đổl

Xgiti'in nituir lực sô lù một tici< bô li íltiiỊih phá n cu;i hạ ■ I-7 ohục \qii.iii ui ; :Iìũ !i V'

quy trình công việc hiệu quả bằng nhiều cách thức làm việc khác nhau. Quan trọng nhât, quản trị nhân sự số’

cho phép phân loại và quản lý các nhóm, thậm chí đến từng nhân viên cả về công việc, năng suất lao động, tiềm năng, thăng tiến, cũng như trạng thái tâm lý, động lực và các yếu tô' bối cảnh công việc, gia đình, xã hội tác động đến họ... (Varadaraj và Wadi, 2021).

Tuy nhiên, doanh nghiệp áp dụng kỹ thuật sô' gặp những thách thức, cản trở. Một khó khăn mà phần lớn doanh nghiệp đô'i diện trong quá trình chuyển đổi giá trị truyền thống sang các giá trị mới, đó là sự thiếu nhất quán, một phần là thói quen có từ trước, thay đổi làm cho nhiều bộ phận chưa thể tiếp nhận nhanh chóng. Ngoài ra, nhiều doanh nghiệp chưa sẩn sàng thực hiện quy trình chuyển đổi; lo ngại về chi phí;

chưa trang bị đầy đủ dữ liệu và thông tin công nghệ kỹ thuật sô'..., cũng là những khó khăn, thách thức cho triển khai quản trị nhân sự sô'.

Hạ tầng phục vụquản trị nhân sự sô'

Để doanh nghiệp có thể triển khai thành công hoạt động quản trị nhân sự sô', các nghiên cứu lý luận và thực nghiệm tổng hợp chỉ rõ các điều kiện hạ tầng cơ bản sau (Maditheti, 2017; Varadaraj và Wadi, 2021):

(1) Nguồn nhân lực số: Đây là thê' hệ nhân sự có kiến thức, sở hữu và sử dụng thành thạo các thiết bị kết nô'i mạng internet và các ứng dụng, dịch vụ trực tuyến trong đời sông hàng ngày. Họ vừa là động lực, yêu cầu thúc đẩy, vừa là cầu nô'i, tạo thuận lợi cho hoạt động chuyển đổi sang mô hình quản trị nhân sự sô' thành công trong doanh nghiệp.

(2) Số hóa công việc: Là điều kiện thiết thực nhâ't đặt ra tính câ'p thiết đối với doanh nghiệp trong triển khai quản trị nhân sự sô' trong hoạt động sản xuâ't, cung câ'p hàng hóa, dịch vụ, cũng như quản trị nói chung.

Trong bô'i cảnh Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và

đại dịch Covid-19 hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã và đang ứng dụng chuyển đổi sô' trong quy trình công việc, kết nô'i giữa các thành viên và đối tác, nhằm đảm bảo vận hành hoạt động sản xuât, cung câ'p hàng hoá, dịch vụ thông suô't và giảm lao động thủ công. Điều này đòi hỏi doanh nghiệp phải được số hóa và tổ chức “một cách sô'hóa” mọi công việc và nhiệm vụ hoạt động sản xuâ't, kinh doanh.

(3) Quản trị hỗ trợ số: Thường do bộ phận công nghệ thông tin đảm nhận, liên quan đến hoạch định, triển khai thực hiện và sử dụng công nghệ sô' nhằm hỗ trợ quản trị nhân sự sô' trong các hoạt động, như: châm công, tính lương thưởng, quản trị năng suất lao động, đào tạo và phát triển nhân sự, quản trị nhân tài...

(4) Công nghệ quản trị nhân sự tiên tiến: Hệ thông dịch vụ đám mây (cloud- based networking system) đang được ứng dụng rộng rãi trong mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.

Trong quản trị nhân sự sô', hoạt động tuyển dụng và truyền thông nhân sự là nhơng lĩnh vực triển khai mạnh mẽ công nghệ này, là yêu cầu thiết yêu trong bô'i cảnh chuyển đổi sô' hiện nay.

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN Sự SÔ ởVIỆT NAM

Những tác động tích cực

Từ phỏng vâ'n các chuyên gia nhân sự và lãnh đạo nhân sự của các doanh

50

Kinhtế vàDự báo

Kinhjẹ Dự báo

nghiệp Việt Nam đã triển khai hoạt động quản trị nhân sự số trong quý IV/2021 cho thấy, nhân sự số là bộ phận quan trọng gắn liền với bối cảnh chuyển đổi số và khủng hoảng từ đại dịch Covid-19 hiện nay. Quản trị nhân sự số cung cấp dữ liệu và công nghệ kỹ thuật số, trong đó chức năng cung cấp dữ liệu cho phép nhà lãnh đạo thuận lợi thông báo chính sách, phương thức làm việc và chiến lược quản trị nhân sự. Ap dụng công nghệ vào quy trình làm việc đồng nghĩa với số hóa hoàn toàn chuỗi quy trình quản trị nhân sự, loại bỏ hoạt động dựa trên giấy tờ thủ công, nhằm rút ngắn thời gian thực hiện nhiệm vụ. Điều này tạo dựng quy trình quản trị nhân sự sô trở nên hợp lý, mọi dữ liệu đều Inằm trong hệ thống và cung cấp đầy đủ thông tin cần tìm. Để tránh bị tụt hậu và phát triển ổn định, theo các lãnh đạo nhân sự được phỏng vấn, quản trị nhân sự số trở thành hoạt động bắt buộc mà doanh nghiệp phải triển khai.

Nhân viên là yếu tố cốt lõi khi quyết định chuyển đổi công nghệ kỹ thuật số.

Đây là ý kiến được hầu hết nhà lãnh đạo nhân sự của các doanh nghiệp đồng tình. Họ cho rằng, mục tiêu ban đầu là giảm lượng công việc thủ công, giúp tiết kaệm thời gian, tăng tính hiệu quả và trao quyền cho nhân viên thực hiện nhiệm vụ co mục đích hơn. Việc lấy nhân viên làm trung tâm giúp doanh nghiệp có động lực thực hiện chuyển đoi kỹ thuật số, tu động hóa quy trình làm việc hết mức co thể. Ngoài ra, việc áp dụng chuyển đoi số trong quản trị nhân sự giúp doanh hiệp nhận được lợi ích từ các bên liên an, nhân viên và lãnh đạo, làm tăng ia năng thành lập lực lượng nhân sự kỹ thuật số phát triển tốt. Kết quả nghiên cứu chỉ ra rằng, áp dụng công nghệ cho phềp công việc tiến hành nhanh chóng, hiẩu quả và hạn chế sai sót, doanh nghiệp được hưởng lợi từ tốc độ truy cập nhanh, phân tích dữ liệu chính xác và có thông tin về lực lượng nhân sự cùng báo cáo thông kê đầy đủ. Điều này giúp giảm nhiệm vụ thường bị lặp đi lặp lại trong quy trình quản trị nhân sự thông thường, tạo điều kiện cho nhà lãnh đạo doanh nghiệp phân bổ nguồn lực thích hợp, thực hiện công việc có mục đích rõ ràng.

Thực trạng lựa chọn hay sử dụng hạ tầng để triển khai quản trị nhân sự số là vấn đề nhiều doanh nghiệp cần xem xét cẩn trọng. Theo các chuyên gia được phỏng vấn, đánh giá và quyết định lựa ngl

qui kh

chọn công cụ kỹ thuật số để số hóa chức năng quản trị nhân sự là yếu tố quan trọng. Đê’ xác định đâu là công nghệ cần thiết, doanh nghiệp cần xem xét các yếu tố, như: khả năng công cụ kỹ thuật đó đáp ứng tốt quy mô lực lượng lao động hiện tại, tự động hóa quy trình nhân sự hiệu quả cho nhà quản trị. Ngoài ra, yếu tố nhà lãnh đạo quan tâm là ngân sách tài chính có sẵn, khi triển khai công cụ kỹ thuật số. Các yếu tố bổ sung xuất hiện là mức độ công cụ đó được đồng bộ với phương thức làm việc của doanh nghiệp, cho phép truy cập và sử dụng dịch vụ thuận tiện, bất kể đang ở vị trí địa lý nào. Khi nhà lãnh đạo xác định đúng kỳ vọng, nhu cầu cụ thể cho hoạt động doanh nghiệp, việc quyết định sử dụng công nghệ kỹ thuật số không còn là vấn đề lo ngại. Kết quả phỏng vấn cho thây, vấn đề mà nhà lãnh đạo Việt Nam băn khoăn là lựa chọn phát triển nền tảng kỹ thuật sô' nội bộ hay mua công nghệ có sẵn được ưa chuông. Một số ý kiến cho rằng, nguồn lực công nghệ thông tin có sẩn giúp họ sở hữu khôi lượng dữ liệu to lớn và khả năng phân tích rõ ràng, chính xác hơn. Bên cạnh đó, lý do khiến họ tìm đến nhà cung cấp công nghệ quản trị nhân sự, bởi bộ phận công nghệ thông tin trong doanh nghiệp không được đào tạo chuyên sâu. Trong khi ý kiến còn lại ủng hộ sự phát triển công cụ kỹ thuật sô thông qua sự tham gia của bộ phận công nghệ thông tin của nội bộ doanh nghiệp, bởi bộ phận này hiểu tính chất công việc của doanh nghiệp, dễ dàng đưa ra giải pháp cải thiện mà doanh nghiệp đang cần.

Một số ràocản

Kết quả nghiên cứu cho thấy, những rào cản mà các doanh nghiệp gặp phải trong quá trình chuyển đổi hay triển khai quản trị nhân sự sô' bao gồm:

Thứ nhất, lực lượng lao động chưa qua đào tạo Ớ Việt Nam còn tồn tại tình trạng nhiều kỹ sư công nghệ, kỹ thuật sô' sau khi ra trường vẫn phải tham gia các khóa học đào tạo trước khi làm việc. Hệ quả là có thể khiến lực lượng lao động này đối mặt với tình cảnh thất nghiệp, khi doanh nghiệp áp dụng tự động hóa vào quy trình làm việc để dần thay thê' lực lượng lao động chân tay. Điều này cho thấy, khi muốn thực hiện chuyển đổi sô, lực lượng lao động phải được trang bị đầy đủ năng lực kỹ thuật sô' cần thiết. Hơn nữa, nhân viên có thời gian làm việc lâu dài trong doanh nghiệp đã quen với môi trường hoạt động thủ công, nên việc áp dụng chuyển đổi sô' dẫn đến khó khăn trong xoay chuyển công việc cho lực lượng lao động phù hợp với thay đổi mới. Do vậy, nếu không được đào tạo và nhận thức đúng, họ không thể hoặc không ủng hộ tham gia quá trình chuyển đổi sô' trong doanh nghiệp.

Thứ hai, khả năng chống lại sự thay đổi

Đô'i với rào cản chông lại sự thay đổi, doanh nghiệp cần lên kê' hoạch quản trị sự thay đổi giúp nhân viên sẩn sàng đối diện với thay đổi trong tương lai. Nhiều nhân viên đã có kinh nghiệm dày dặn và họ thoải mái với phương thức làm việc thủ công. Bởi vậy, nếu doanh nghiệẸ không có chính sách khuyến khích chấp nhận thay đoi, thì quá trình chuyển đổi sô' sẽ gặp trở ngại khá lớn.

51

Economyand Forecast Review

NGHIÊN cứa - TRAO Đổi

ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP

Nhìn từ góc độ thực tế nghiên cứu, tác giả đề xuất một sô giải pháp như sau:

Đô'i với doanh nghiệp

Một là, nâng cao nhận thức về chuyển đổi số nói chung và quản trị nhân sự sô' nói riêng. Doanh nghiệp cần có nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của chuyển đổi sô', cũng như vai trò và chức năng của quản trị nhân sự sô'. Căn cứ vào mức độ tác động của kỹ thuật sô, doanh nghiệp thực hiện chuyển đổi cần sự thống nhất và truyền đạt đầy đủ thông tin, nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của trải nghiệm nhân viên và giá trị tiềm năng từ kỹ thuật sô, phổ biến đầy đủ tới ban lãnh đạo, đội ngũ quản lý và lực lượng lao động khi bắt đầu tham gia. Việc nhận thức chính xác về quản trị nhân sự sô' giúp nhận được sự đồng thuận cao từ lực lượng lao động, tính thống nhất và cam kết thực hiện công việc được tăng cao.

Hai là, cần nâng cao trình độ kỹ thuật sô và áp dụng công nghệ. Để giải quyết thách thức tư duy chuyển đổi sô' trong hoạt động quản trị nhân sự, doanh nghiệp cần xác định đầu vào và đầu ra của thông tin dữ liệu, sau đó mô hình hóa tất cả các khía cạnh của doanh nghiệp sao cho phù hợp với môi trường làm việc hiện tại. Cụ thể, doanh nghiệp cần sở hữu một bộ tài liệu hướng dẫn chi tiết, đây là kim chỉ nam khi bắt đầu áp dụng chuyển đổi sô' bộ phận quản trị nhân sự. Ngoài ra, doanh nghiệp cần thiết lập hệ thông điều phôi cùng các chuyên gia, để hỗ trợ trong quá trình quyết định ứng dụng công nghệ sô' vào quy trình vận hành.

Ba là, hoàn thiện hạ tầng quản trị nhân sự số. Các doanh nghiệp cần xây dựng cơ sở hạ tầng số nói chung, quản trị nhân sự sô' nói riêng phù hợp với quy mô và lĩnh vực hoạt động sản xuất, kinh doanh hiện có. Việc sở hữu riêng hạ tầng sô' phù hợp giúp doanh nghiệp thực hiện tô't tiêu chí đề ra, đáp ứng nhu cầu của đông đảo lực lượng lao động và khách hàng tiềm năng hợp tác trong dài hạn.

Bốn là, đào tạo kiến thức và kỹ năng số cho người lao động. Con người là yếu tô' quan trọng, nên doanh nghiệp cần đào tạo nguồn lực lao động chất lượng cao để làm chủ nền tảng công nghệ kỹ thuật mới, giải quyết tốt khó khăn phát sinh trong quy trình chuyển đổi sô'.

Đô'i với cơ quanquản lý nhà nước Thứ nhất, tăng cường vai trò quản lý của nhà nước theo hướng tạo thuận lợi cho các doanh nghiệp công nghệ sô' phát triển các hoạt động, như: đổi mới, cải tiến cơ sở vật chất; trang bị công nghệ kỹ thuật sô' hiện đại; phân phối nguồn lực lao động phù hợp; quản lý chính sách, chiến lược rõ ràng, minh bạch. Các cơ quan quản lý nhà nước cần đẩy mạnh phát triển khoa học - công nghệ, nhằm hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi sang quản trị nhân sự số, nâng cao năng lực và phát triển hệ thông thông tin quản lý chính xác, chặt chẽ.

Thứ hai, hoàn thiện thể chế. Để hoạt động chuyển đổi sô' diễn ra thành công, cơ quan quản lý nhà nước cần hoàn thiện thể chế, chính sách rõ ràng hơn.

Điều này giúp định hướng doanh nghiệp phát triển ổn định, đồng thời thực hiện chuyển đổi sô' với hướng dẫn cụ thể, thúc đẩy động lực chuyển đổi này ở tất cả loại hình doanh nghiệp.

Thứ ba, xây dựng tầm nhìn và mục tiêu cụ thể. Cơ quan quản lý nhà nước cần lên kê' hoạch xây dựng tầm nhìn, cũng như danh sách mục tiêu cần thực hiện trong từng giai đoạn. Hoạt động này giúp cơ quan quản lý nhà nước hệ thông hóa hành động quan trọng và nắm được yếu tô' cần được ưu tiên lên hàng đầu, từ đó phân bổ nguồn lực sao cho phù hợp và thúc đẩy động lực chuyển đổi sô' trong doanh nghiệp.

Thứ tư, phát triển cơ sở hạ tầng số.

Kết cấu hạ tầng cần được nhà nước xây dựng đồng bộ. Hệ thống công nghệ thông tin lớn cần được quản lý chặt chẽ, bảo mật. Cơ quan quản lý nhà nước cần tái cấu trúc đồng bộ, thống nhất với đa lĩnh vực kết hợp đẩy mạnh hợp tác với nhiều doanh nghiệp chuyên về mảng công nghệ kỹ thuật số, từ đó phát triển thành công chuyển đổi sô' với quy mô rộng lớn hơn.u

TÀI LIỆUTHAMKHẢO

1. Cho J. Y., Lee B. G. (2020). Creating value using public big data: comparison of driving factors from the provider's perspective, Information Technology & People, Emerald Publishing Limited

2. Kim s., Wang Y., Boon c. (2020). Sixty years of research on technology and human resource management: Looking back and looking forward, Human Resource Management

3. Lampropoulos G., Siakas K., Anastasiadis T. (2019). Internet of Things in the Context of Industry 4.0: An Overview, International Journal of Entrepreneurial Knowledge, 7(1), 4-19

4. Varadaraj A., Wadi Belal Mahmoud Al (2021). A Study on Contribution of Digital Human Resource Management towards Organizational Performance, International Journal of Management Science and Business Administration, 7(5), 43-51

5. Volini E., Occean p., Stephan M.., Walsh B (2017). Digital HR: Platforms, People and Work

52

^Kinh tế và Dự báo