2.7.1. Value Added and Non Value Added Activity
Analisis aktivitas merupakan suatu proses pengidentifikasian aktivitas- aktivitas dalam organisasi dan menyeleksi setiap aktivitas yang dilakukan dalam mempertahankan aktivitas yang memberikan nilai tambah.
Menurut Hansen & Mowen (1997, hal.394) Activity Analysis adalah :
“The Process of identifying, describing, and evaluating the activities an organization performs.”
Manajemen aktivitas memberikan wawasan yang lebih baik kepada badan usaha mengenai bagaimana sumber daya didayagunakan dan apakah aktivitas-aktivitas badan usaha memberikan kontribusi dalam mencapai tujuannya. Untuk itu aktivitas-aktivitas badan usaha yang kompleks perlu dianalisis satu per-satu agar dapat diketahui berapa biaya yang dikonsumsi oleh aktivitas-aktivitas tersebut dan bagaimana kinerja serta kontribusi tiap-tiap aktivitas terhadap badan usaha.
Selain itu menurut Hansen & Mowen (1997:394) Activity Analysis yang merupakan inti dari analisis proses nilai akan memberikan tiga hasil, yaitu :
1. Aktivitas-aktivitas apa yang hendak dilaksanakan.
2. Berapa banyak orang yang melaksanakan aktivitas.
3. Perkiraan nilai aktivitas-aktivitas bagi organisasi, termasuk sebagai suatu rekomendasi untuk menyeleksi dan tetap melaksanakan aktivitas yang menambah nilai saja.
Meskipun ketiga hasil tersebut diatas penting, tetapi yang terpenting adalah hasil terakhir yang paling kritis, inilah yang disebut dengan Activity Management.
Tujuan utama dari activity analysis adalah pengendalian aktivitas untuk meniadakan pemborosan. Manfaatnya antara lain membantu badan usaha dalam menentukan kesempatan-kesempatan untuk menekan biaya dan meningkatkan kualitas dan waktu produksi secara sistematik.
Analisa aktivitas merupakan salah satu bagian yang sangat penting dalam menentukan struktur biaya pada badan usaha, karena besarnya biaya yang dikeluarkan oleh badan usaha tergantung dari banyaknya kegiatan yang dilaksanakan. Semakin banyak kegiatan yang dilakukan, maka akan semakin banyak pula biaya yang dikeluarkan. Oleh karena itu manajemen harus dapat menyeleksi kegiatan mana yang benar-benar perlu dilakukan dan mana yang tidak perlu dilakukan, karena hal itu sangat berpengaruh pada efisiensi biaya produksi.
Aktivitas-aktivitas dalam organisasi harus diseleksi agar aktivitas-aktivitas yang tidak memberikan nilai tambah dapat dihilangkan.
Aktivitas-aktivitas yang ada dalam badan usaha dapat dibedakan menjadi dua, yaitu : Value Added Activities dan Non Value Added Activities.
Menurut Mulyadi (2003:277) yang dimaksud dengan value added activity adalah aktivitas yang menyebabkan perubahan keadaan, dan
a) Perubahan keadaan tidak dapat dicapai melalui aktivitas sebelumnya, dan b) Aktivitas tersebut memungkinkan aktivitas lain dapat dilaksanakan
Sedangkan menurut Hansen dan Mowen (1997:394),
“Value Added Activity are those necessary to remain in business.”
Biaya yang ditimbulkan disebut value added cost. Sebaliknya aktivitas-aktivitas yang tidak dapat diklasifikasikan sebagai value added disebut non value added activities. Pengertian non value added activities menurut Mulyadi (2003:277) adalah aktivitas yang tidak menyebabkan perubahan, karena:
a) Perubahan keadaan tersebut dapat dicapai melalui aktivitas sebelumnya, dan b) Aktivitas tersebut tidak memungkinkan aktivitas lain dapat dilaksanakan.
Hansen & Mowen (1995:394) mendefinisikan Non Value-added Activities sebagai berikut :
“Non Value-added Activities are unnecessary; that is, all activities other than those that are absolutely essential to remain in business. A Non Value-added Activity can be identified by its failure to satisfy any one of the three previous defining conditions.”
Dari definisi di atas dapat disimpulkan bahwa aktivitas non value added bukan merupakan keperluan langsung dari pelanggan. Contohnya dalam pandangan tradisonal manajemen menganggap sediaan dibutuhkan untuk mencegah stock out costs dan pembelian dalam jumlah yang besar akan menguntungkan karena mendapat potongan pembelian dan mencegah naiknya harga. Keputusan untuk menyimpan sediaan ini menimbulkan biaya antara lain biaya penyediaan ruang untuk tempat penyimpanan, biaya pemeliharaan, dan penanganan sediaan. Sebenarnya produsen tidak perlu menyimpan sediaan terlalu banyak, karena aktivitas penyimpanan ini tidak menambah nilai bagi konsumen.
Dengan sistem Just In Time, yang menganggap sediaan merupakan pemborosan, maka sediaan dapat ditekan sehingga menimbulkan banyak penghematan biaya.
Selain dapat dipergunakan untuk mengidentifikasi dan menghapuskan semua aktivitas yang tidak perlu (non value added activities), analisa aktivitas juga berusaha untuk meningkatkan efisiensi dari aktivitas-aktivitas yang perlu (value added activities). Identifikasi kedua jenis aktivitas tersebut dilakukan dengan cara menilai berapa besar sumbangannya bagi pelayanan kualitas dan biaya bagi suatu produk, kontrol, dan perolehan bahan baku untuk menghasilkan
suatu produk adalah value added, sebab tanpa bahan baku badan usaha tidak akan dapat berproduksi.
2.7.2. Menganalisis Aktivitas
Salah satu cara dalam menganalisis aktivitas adalah dengan memahami apa sebab pekerjaan tersebut dan bagaimana baiknya pekerjaan tersebut dilakukan. Hal ini merupakan kunci untuk mengeliminasi pemborosan dan juga dapat memperkuat posisi strategik, seperti yang dibutuhkan oleh banyak perusahaan. Menurut Drs. Amin (2003, hal. 88-91) terdapat empat buah petunjuk yang umum digunakan untuk menganalisa aktivitas, yaitu:
1. Identifikasi aktivitas yang tidak penting.
Aktivitas yang bernilai terbagi dalam dua kategori, yaitu :
a) Suatu aktivitas mempunyai nilai apabila aktivitas tersebut penting bagi pelanggan. Misalnya menggosok suatu optik dengan teliti mempunyai nilai yang baik bagi pelanggan karena pelanggan menginginkan kinerja optikal yang baik.
b) Suatu aktivitas mempunyai nilai apabila aktivitas tersebut adalah penting terhadap fungsi suatu organisasi. Contohnya aktivitas R&D.
Semua aktivitas yang lain adalah tidak bernilai tambah (non value added).
Mereka adalah aktivitas-aktivitas yang dipertimbangkan tidak penting dan mereka adalah kandidat untuk aktivitas yang akan dieliminasi.
Melakukan ekspedisi atas produk adalah suatu contoh dari aktivitas yang tidak bernilai tambah, karena pelanggan tidak peduli apakah produk diekspedisi atau tidak tetapi pelanggan hanya ingin menerima produk pada waktu tertentu. Aktivitas ekspedisi dapat dieliminir tanpa pelanggan memperhatikannya, apabila waktu tenggang pesanan dan manufakturing dikurangi. Sebaliknya dengan mengurangi waktu tenggang akan memungkinkan pengurangan batch dan peningkatan fleksibilitas atau kelenturan.
Nilai pelanggan atau customer value adalah mengenai apa yang pelanggan peroleh (realization) dan apa yang mereka berikan untuk mendapatkannya (sacrifice). Jadi :