Agar keuntungan yang diharapkan dapat mencapai hasil semaksimal mungkin, maka biaya produksi yang dikeluarkan untuk menghasilkan suatu produk harus diusahakan yang seminimal mungkin. Untuk mengusahakan biaya produksi yang minimum, badan usaha perlu melakukan penghematan biaya (Cost Reduction) terhadap seluruh aktivitas yang mendukung proses produksinya.
Berikut ini akan dijelaskan secara terperinci mengapa Cost Reduction perlu dilakukan.
2.8.1. Alasan dan Tujuan Cost Reduction
Untuk memenangkan persaingan, tiap badan usaha akan memperkuat daya saingnya, yaitu memberikan perhatian bagaimana memenuhi kepuasan konsumen dengan menghasilkan produk yang sesuai dengan keinginan konsumen. Orientasi pada kepuasan konsumen ini berimplikasi pada tiga kunci utama yang harus diperhatikan, yaitu : kualitas, waktu proses, dan efisiensi biaya. Dengan demikian maksimalisasi laba badan usaha dapat dicapai dengan memaksimalisasi kepuasan konsumen serta meningkatkan efisiensi biaya terutama biaya produksi.
Peningkatan efisiensi biaya dapat dilakukan dengan menghilangkan biaya-biaya yang tidak menambah nilai bagi produk, menjaga standar kualitas sejak awal, mempersingkat waktu produksi dan memperbaiki daya tanggap atas tuntutan konsumen.
Dengan memperhatikan aktivitas-aktivitas ini, tentunya badan usaha akan dapat memenuhi harapan konsumen. Selain untuk memperkuat daya saing badan usaha, tujuan lain dari penghematan biaya adalah untuk mencapai penjualan yang telah dianggarkan sehingga dapat mencapai laba maksimum yang diharapkan.
2.8.2. Cara melakukan Cost Reduction
Efisiensi biaya dapat dilakukan dengan cara melakukan pengedalian terhadap aktivitas-aktivitas badan usaha yang mengkonsumsi biaya, yaitu dengan menekan / mengeliminasi aktivitas yang tidak menghasilkan nilai tambah dan meningkatkan optimalisasi aktivitas yang menghasilkan nilai tambah. Semua ini dapat tercapai dengan melaksanakan Activity Based Management (ABM).
Menurut Hansen & Mowen (1997, hal. 396) penghematan biaya dapat diperoleh melalui empat cara, yaitu :
1. Activity Elimination
Aktivitas yang tidak menambah nilai diidentifikasi dan ditiadakan dari organisasi.
Contoh : Aktivitas inspeksi bahan baku yang masuk untuk mengevaluasi spesifikasi.
Pemecahannya : pemilihan supplier yang menyediakan barang yang berkualitas, sehingga biaya inspeksi dapat ditekan atau terjadi cost reduction.
2. Activity Selection
Pemilihan antara aktivitas-aktivitas yang berbeda akibat dari strategi badan usaha, dimana strategi yang berbeda menyebabkan aktivitas yang berbeda sehingga dapat menyebabkan biaya yang berbeda pula.
Contoh : suatu strategi desain produk memiliki serangkaian aktivitas dan biaya-biaya tertentu, sehingga strategi yang mempunyai biaya terendah saja yang dipilih. Jadi activity selection mempunyai pengaruh yang cukup besar pada cost reduction.
3. Activity Reduction
Penekanan waktu dan sumber daya yang dibutuhkan oleh suatu aktivitas.
Pendekatan cost reduction ini mengarah pada peningkatan efisiensi dari aktivitas-aktivitas penting atau strategi jangka pendek bagi peningkatan aktivitas non value added sampai mereka dapat dieliminasi.
Contoh : aktivitas set-up.
4. Activity Sharing
Peningkatan efisiensi aktivitas-aktivitas penting dengan menggunakan skala ekonomis terutama meningkatkan pemicu biaya tanpa menambah total biaya dari suatu aktivitas itu sendiri.
Contoh : suatu produk baru dapat didesain untuk menggunakan komponen yang telah digunakan produk lain, sehingga aktivitas-aktivitas baru yang menimbulkan biaya dapat dihindari.
Menurut Drs. Amin W (2003, hal. 95) Lima petunjuk untuk mengurangi biaya dengan mangelola aktivitas :
1. Mengurangi waktu dan usaha
Suatu unsur terpenting dalam perbaikan adalah mengurangi waktu dan usaha yang diperlukan untuk melaksanakan suatu aktivitas. Reduksi ini berasal dari perbaikan proses atau produk. Umpamanya, waktu untuk menjalankan suatu mesin dapat dikurangi dengan memperbaiki pelatihan, mengeliminasi pertentangan dalam penugasan karyawan, dan menempatkan peralatan dan “dies” di lokasi yang tepat.
Waktu “Set Up” dapat dikurangi dengan mengubah desain produk.
Pengurangan waktu dan usaha dapat tidak hanya berasal dari aktivitas yang dalam pertanyaan, akan tetapi dapat berasal dari aktivitas sebelumnya.
Umpamanya, tingkat kerusakan komponen yang diterima oleh suatu aktivitas permesinan merupakan suatu penentu biaya (Cost Drivers) untuk aktivitas tersebut. Memperbaiki mutu pada aktivitas sebelumnya mengurangi kuantitas dari penyebab biaya tersebut dan usaha yang diperlukan oleh permesinan.
Apakah mutu diperbaiki, akan mengurangi biaya? Merupakan keyakinan umum bahwa memperbaiki mutu berarti biaya yang lebih tinggi. Ini tampaknya masuk akal atau beralasan. Bukankah memperbaiki mutu berarti lebih banyak inspektur, lebih banyak pengerjaan ulang, lebih mahal garansi dan yang sejenis?
Ini adalah pendapat yang tidak benar. Justru mutu yang jelek memerlukan banyak uang (dan dapat kehilangan pelanggan). Mutu yang jelek adalah melakukan pekerjaan lebih dari sekali. Ini berarti pemborosan material.
Perusahaan harus mempunyai sistem yang mahal untuk mencatat komponen yang rusak. Perusahaan harus membayar gaji banyak inspektur. Sering terjadi biaya garansi dan pengembalian (retur) dari pelanggan, dan akan menimbulkan kemarahan dari pelanggan yang tidak puas.
Memperbaiki mutu merupakan cara yang pasti untuk mengurangi biaya.
Mengerjakan barang dengan benar pada pertama kali (Do it right the first time). Lakukan pekerjaan untuk mengurangi penentu biaya (Cost Drivers), yang menyebabkan kesalahan (seperti perubahan penjadwalan yang sering,
keanekaragaman proses yang berlebihan, atau desain produk yang jelek).
Secara berlawanan, mengurangi biaya dengan cara berdasarkan aktivitas (Activity Based Way), hampir sering memperbaiki mutu. Mengeliminasi pekerjaan yang tidak perlu, mengurangi kesempatan dan memperkuat kaitan (linkages) antara aktivitas.
Activity Based Management (ABM) benar-benar cocok untuk setiap program perbaikan. ABM mendorong tindakan yang memperbaiki mutu dan mengarahkan perhatian terhadap perbaikan mutu, dengan potensial reduksi biaya yang sangat besar.
2. Mengeliminasi aktivitas yang tidak perlu.
Beberapa aktivitas merupakan kandidat untuk dieliminasi, karena tidak bernilai untuk menjalankan organisasi. Umpamanya, mengeliminasi aktivitas penanganan material melalui perubahan-perubahan dalam proses dan produk adalah memungkinkan. Langkah-langkah dapat diambil untuk memastikan bahwa semua material dan komponen dapat dikirim secara langsung ke bagian produksi pada saat diperlukan.
Perubahan dapat disyaratkan pada proses produksi pemasok untuk memperbaiki mutu dan meningkatkan daya tanggap. Dan komponen yang menyebabkan masalah-masalah mutu dapat didesain kembali untuk mengeliminasi masalah tersebut. Apabila perubahan telah dilakukan, maka tidak perlu lagi melakukan inspeksi komponen, ketika komponen tersebut dikirim atau ditempatkan di rak-rak dalam gudang. Mengeliminasi aktivitas ini mengurangi biaya secara keseluruhan dan biaya produk, karena tidak lagi menggunakan aktivitas tersebut.
Di antara perubahan adalah perbaikan terhadap “tooling” suatu produk.
Satu-satunya perubahan tersebut mengeliminasi beberapa operasi manufakturing dan “set up” yang berhubungan, pemindahan, dan aktivitas penjadwalan. Sebelum perubahan ini, biaya ABC dari suatu produk melebihi harga jualnya. Saat setelah perubahan dilakukan, produk tersebut menjadi kompetitif lagi.
3. Memilih aktivitas yang biayanya rendah.
Perancang produk dan proses sering mempunyai pilihan diantara aktivitas.
Salah satu diantaranya adalah mengurangi biaya dengan menyelidiki aktivitas yang biayanya paling rendah. Karena setiap aktivitas mempunyai biaya yang berbeda, pemilihan dari perancang mempunyai pengaruh yang penting pada biaya.
4. Membagi aktivitas sedapat mungkin.
Apabila seorang pelanggan mempunyai kebutuhan yang unik, maka perlu dilakukan aktivitas yang khusus bagi pelanggan tersebut. Apabila pelanggan mempunyai kebutuhan yang umum, adalah pemborosan apabila tidak melakukan pelayanan untuk kebutuhan tersebut dengan aktivitas yang sama.
Umpamanya, perancang produk dapat menggunakan komponen umum dalam desain yang baru. Suatu komponen yang umum (Common part) adalah komponen yang digunakan dalam beberapa produk, untuk melakukan fungsi yang sama seperti suatu paking (gasket) yang digunakan dalam beberapa model mobil. Komponen satu-satunya yang perlu unik adalah komponen yang menambah fungsi diferensiasi produk yang dinilai oleh pelanggan.
Aktivitas yang berhubungan dengan komponen umum, antara lain pemeliharaan seri komponen, penjadwalan, dan hubungan dengan pemasok, yang dibagi oleh semua produk yang menggunakannya. Pembagian ini meningkatkan volume dari komponen yang dilayani setiap waktu suatu aktivitas dilakukan, dengan demikian mengurangi biaya per komponen.
Perancang produk dapat juga mengurangi biaya dengan menggabungkan produk ke dalam sel kerja (work cell). Produk dapat digabung pada saat mempunyai desain yang sama (anggota dari keluarga produk) dan pada saat proses manufakturing cukup fleksibel untuk menangani setiap perbedaan.
Biaya dikurangi, karena produk dalam sel membagi aktivitas seperti supervisi, pengujian, pelatihan, penjadwalan, penanganan material, penyimpanan dan dokumentasi.
5. Menyebarkan kembali sumber daya yang tidak digunakan.
Dalam analisis akhir, biaya dapat dikurangi, hanya apabila sumber dayanya disebarkan kembali.
Mengurangi beban kerja dari suatu aktivitas, tidaklah dengan sendirinya, mengurangi peralatan atau jumlah orang yang ditugaskan pada aktivitas tersebut. Manajemen harus melakukan suatu keputusan yang sadar, untuk berurusan dengan sumber daya yang masih bebas (Freed Resources), yaitu dengan mengembangkan usaha, dengan menghindari kemerosotan, menyebar kembali sumber daya ke aktivitas lain, atau memindahkan aktivitas dari perusahaan.
ABC dapat digunakan untuk menghitung tipe dan jumlah dari sumber daya yang tidak digunakan atau kurang digunakan (Underused). Rencana sumber daya berdasarkan informasi ini kemudian menjadi dasar untuk pengalokasian kembali (redeployment).