Tinjauan Umum
Administrasi merupakan kegiatan penunjang proyek yang keberadaanya sangat diperlukan pada suatu proyek. Kegiatan administrasi proyek adalah sebagai berikut :
1) Mengurus serta menyelesaikan kegiatan proyek yang bersifat administratif, keuangan dan umum.
2) Menyiapkan berita acara lapangan dan menyusun dokumentasi.
Pengadaan Perencana
Kegiatan administrasi tidak terpisahkan dari kegiatan sebelum pembangunan dimulai yaitu proses pelelangan. Dalam PP Nomor 29 Tahun 2000 dijelaskan secara umum bahwa pengadaan jasa konstruksi dibagi dalam empat macam dalam hal ini ialah jasa perencanaan yaitu :
1. Pelelangan Umum
Adalah pelelangan yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa, sekurangkurangnya pelelangan yang dilakukan secara terbuka dengan pengumuman secara luas melalui media massa, sekurang-kurangnya 1 (satu) media cetak dan papan pengumuman resmi untuk umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat dan memenuhi kualifikasi dapat mengikutinya.
2. Pelelangan Terbatas
Adalah pelelangan untuk pekerjaan tertentu yang diikuti oleh penyedia jasa yang dinyatakan telah lulus prakualifikasi dan jumlahnya diyakini terbatas dengan pengumuman secara luas melalui media massa,sekurang-kurangnya 1 (satu) media cetak dan papan pengumuman resmi untuk umum sehingga masyarakat luas dunia usaha yang berminat
3. Pemilihan Langsung
Adalah pengadaan jasa konstruksi tanpa melalui pelelangan umum atau pelelangan terbatas, yang dilakukan dengan membandingkan sekurang-kurangnya 3 (tiga) penawar dari penyedia jasa dan dapat dilakukan negosiasi, baik dari segi teknis maupun harga, sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.
4. Penunjukan Langsung
Adalah pengadaan jasa konstruksi yang dilakukan tanpa melalui pelelangan umum, pelelangan terbatas, atau pemilihan langsung yang
dilakukan hanya terhadap 1 (satu) penyedia jasa dengan cara melakukan negosiasi baik dari segi teknis maupun harga sehingga diperoleh harga yang wajar dan secara teknis dapat dipertanggungjawabkan.
Dalam pembangunan Embung Serut ini diperoleh dengan sistem pelelangan umum. Rekanan pelelangan pembangunan Embung Serut ini dilampirkan.
Laporan Kerja
Laporan kerja adalah suatu penyampaian informasi tertulis kepada pimpinan yang mencakup perkembangan pekerjaan serta memuat uraian penyimpangan pelaksanaan di lapangan dan perkembangan baru yang timbul di lapangan.
Fungsi laporan kerja adalah sebagai berikut ini.
1) Laporan kerja disampaikan kepada pimpinan merupakan tanggungjawab yang harus disampaikan oleh bagian administrasi.
2) Laporan kerja merupakan salah satu sumber informasi yang diperlukan oleh seorang pemimpin.
Bentuk laporan kerja ini terbagi dua macam yaitu laporan kerja kedalam “intern” dan laporan kerja keluar “ekstern”. Untuk laporan kerja kedalam, bagian administrasi melaporkan pada manajer proyek, sedangkan untuk laporan kerja keluar, misalnya laporan ke pusat, bagian administrasi membuat laporan progress atau presentasi kerja mingguan dan bulanan bersama “site engineer” diketahui oleh manajer proyek dan pengawas. Dari laporan ini pihak proyek melaporkan ke pusat
tentang perkembangan proyek, sedangkan dana tambahan pelaksanaan dikirim berdasarkan laporan presentasi kerja setiap bulan.
Di bawah ini akan diuraikan secara singkat dan jelas mengenai masing-masing jenis pelaporan yang disampaikan, terdiri dari laporan harian, laporan mingguan dan laporan bulanan.
Laporan Harian
Laporan harian memuat kegiatan pelaksanaan harian, serta instruksi-instruksi dari pengawas baik tertulis maupun lisan. Laporan harian diperlukan untuk memperoleh gambaran secara singkat kegiatan harian. Laporan harian diajukan kepada pihak pemberi tugas setelah disetujui oleh Pengawas.
Laporan Mingguan
Laporan mingguan memuat laporan kegiatan selama satu minggu yang dibuat berdasarkan laporan harian disamping schedule pekerjaan untuk minggu berikutnya. Laporan mingguan merupakan progress aktual dibandingkan terhadap progress rencana yang tercantum pada master schedule. Dengan demikian dapat segera diketahui bila terjadi penyimpangan dan dapat diambil tindakan yang dianggap perlu.
Laporan Bulanan
Laporan bulanan berisi prestasi pelaksana selama satu bulan. Laporan bulanan dilengkapi dengan progress mingguan pada minggu terakhir bulan yang bersangkutan, kurva kemajuan proyek pada minggu terakhir yang telah
dilaksanakan serta dokumentasi kemajuan proyek.
Rencana Kerja
Rencana kerja adalah pembagian waktu terinci yang disediakan untuk masing-masing bagian pekerjaan dari suatu proyek pembangunan dalam jumlah waktu yang sudah direncanakan.
Manfaat dibuatnya rencana kerja yaitu : 1.Untuk menentukan urutan pekerjaan,
2.Mengetahui volume pekerjaan yang harus diselesaikan dalam satuan waktu tertentu,
3.Mengendalikan waktu pelaksanaan masing-masing bagian pekerjaan, 4.Mengetahui bahan bangunan dan peralatan yang diperlukan di proyek, 5.Mengetahui jumlah dan jenis tenaga kerja yang diperlukan,
6.Sebagai alat koordinasi bagi pimpinan. Dengan menggunakan rencana kerja, pimpinan dapat melakukan koordinasi segala kegiatan pelaksanaan pekerjaan di
lapangan,
7.Sebagai pedoman kerja dan penilaian kemajuan pelaksanaan pekerjaan (prestasi kerja).
Tenaga Kerja
Tenaga kerja yang terampil dan berpengalaman dalam bidangnya masing-masing sangat mempengaruhi keberhasilan suatu pekerjaan. Pada proyek pembangunan ruko ini terdapat tiga golongan tenaga kerja yaitu tenaga kerja ahli,
4.4.1 Tenaga kerja ahli
Tenaga kerja ahli merupakan tenaga kerja yang mempunyai pendidikan minimal sarjana pada bidangnya atau berpengalaman dalam bidang struktur, manajemen dan arsitektur. Tugas tenaga ahli pelaksana adalah :
1) Mengkoordinasi dan mengawasi pelaksanaan kegiatan konstruksi di lapangan,
2) Menyusun rencana kerja pelaksanaan dan rencana biaya pelaksanaan pekerjaan,
3) Mengevaluasi hasil pelaksanaan pekerjaan, 4) Melaporkan prestasi kerja pada pimpinan.
4.4.2 Tenaga kerja menengah
Tenaga kerja menengah yang bekerja pada proyek ini adalah tenaga lulusan sarjana muda atau yang sederajat dan cukup berpengalaman dalam bidangnya. Tenaga kerja menengah dibagi dua golongan,yaitu:
1. Tenaga kerja teknik
Tenaga kerja teknik merupakan tenaga pelaksana yang mengelola dan mengatur kegiatan pekerjaan di lokasi proyek. Adapun tugas dari tenaga kerja teknik adalah :
1). Membuat gambar kerja. 2). Melaksanakan pengukuran. 3). Mengontrol hasil pekerjaan.
4). Mengatur penempatan peralatan dan material.
5). Menetapkan jumlah tenaga kerja pada setiap bagian berdasarkan bobot pekerjaan.
2. Tenaga administrasi
Tenaga administrasi bertugas melaksanakan pekerjaan administrasi, yaitu : 1). Menyelenggarakan surat menyurat.
2). Membuat dan mengatur pembukuan proyek.
4.4.3 Tenaga kerja pelaksana
Tenaga kerja pelaksana bertugas melaksanakan tiap bagian pekerjaan pembangunan seperti menghitung banyaknya kebutuhan material, merakit tulangan,
membuat bekisting, melakukan pengecoran dan lain-lain.
Waktu dan
Upah Kerja
Pekerjaan yang dilakukan dinilai berhasil apabila telah sesuai dengan tujuan yang diharapkan (sesuai rencana). Setiap pekerjaan memerlukan disiplin kerja dari semua unsur proyek sehingga efisiensi kerja dan waktu dapat tercapai. Tenaga kerja juga mendapatkan haknya untuk menerima upah hasil dari pekerjaannya, sehingga besarnya gaji yang diterima harus sesuai dengan yang telah ditetapkan dan
dibayarkan tepat waktu.
Waktu Kerja
Waktu kerja pada proyek pembangunan Embung Serut ini adalah: 1. Jam kerja biasa
Jumlah hari kerja dalam 1 minggu adalah 7 hari, sedangkan jumlah jam kerja dalam 1 hari adalah 8 jam, kelebihan jam kerja tersebut dianggap sebagai jam lembur. Perincian jam kerja biasa adalah sebagai berikut :
1. Pukul 07.00 – 12.00 WIB adalah jam bekerja.
2. Pukul 12.00 – 13.00 WIB adalah jam istirahat.
3. Pukul 13.00 – 16.00 WIB adalah jam bekerja.
2. Jam kerja lembur
Jam kerja lembur dihitung apabila pekerjaan dilakukan sampai melebihi jam kerja biasa. Jam kerja lembur dilakukan apabila ada pekerjaan yang menuntut harus segera diselesaikan agar target bagian pekerjaan tersebut tercapai.
Upah Kerja
Pembayaran upah tenaga kerja adalah sebagai berikut :
1. Tenaga kerja tetap,
pembayaran upah dilaksanakan setiap akhir bulan.
2. Tenaga kerja honorer, pembayaran upah dilaksanakan setiap minggu.