BAB II TINJAUAN PUSTAKA
C. Pengawasan Internal Persediaan
4. Aktivitas Pengawasan atas Persediaan
Aktivitas pengawasan meliputi kebijakan dan prosedur yang membantu menjamin bahwa kebijakan manajemen telah dilaksanakan. Kebijakan dam prosedur diitujukan untuk mengawasi dan mendalikan resiko yang mungkin terjadi dalam pencapaian tujuan perusahaan.
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
a. Rencana organisasi meliputi pemisahan kewajiban untuk mengurangi kesempatan untuk mengizinkan seseorang berada dalam suatu posisi baik untuk melakukan atau menutupi kesalahan atau hal tidak biasa dalam tindakan normal kewajibannya.
b. Prosedur meliputi rancangan dan penggunaan dokumen dan catatan yang
memadai untuk membantu menjamin transaksi dan kejadian yang tepat. c. Akses kepada harta hanya diizinkan bila sesuai dengan otorisasi manajemen. d. Pemeriksaan dan ulasan independen dibuat atas akuntabilitas harta dan prestasi. e. Pengawasan pemrosesan informasi diterapkan tunruk memeriksan otorisasi yang
tepat, akurat dan kelengkapan dari transaksi individual.
Aktivitas pengawasan persediaan dapat dijabarkan dalam empat unsur yang meliputi: a. Pengawasan Pemrosesan Informasi
b. Pemisahan Tugas yang Memadai
c. Pengawasan Fisik atas Persediaan dan Catatan d. Telaah Kinerja
ad. a. Pengawasan Pemrosesan Informasi
Setiap transaksi persediaan harus diotorisasi dengan tepat dan jelas. Jika setiap transaksi persediaan dapat dilakukan dengan tidak mengikuti peraturan dan informasi yang diberikan, tanpa adanya otorisasi yang jelas dan tepat, maka akan terjadi kekacauan pencatatan akan prosedur transaksi.
Otorosasi dapat berlaku secara umum dan secara khusus. Otorisasi secara umum berarti manajemen kebijakan bagi seluruh bagian organisasi untuk ditaati. Otorisasi secara
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
khusus dilakukan terhadap transaksi individual. Otorisasi umum biasanya tercermin dalam dokumen transaksi yang bersifat umum.
Persetujuan merupakan kebijakan dalam pengawasan pemrosesan informasi setelah otorisasi diberikan. Persetujuan dilakukan setelah otorisasi diberikan dan digunakan untuk mendeteksi transaksi dan aktivitas yang tidak sah. Persetujuan diperlukan untuk menjamin bahwa karyawan beroperasi didalam bidang otorisasai mereka.
Dalam melakukan pengawasan pemrosesan informasi terhadap persediaan, maka perlu diketahui sistem dan prosedur dan akuntansi persediaan. Menurut Mulyadi (2001 : 559) dikatakan bahwa sistem dan prosedur akuntansi persediaan yaitu:
1. Prosedur pencatatan produk jadi yang dijual
2. Prosedur pencatatan harga pokok barang jadi yang dijual
3. Prosedur pencatatan harga pokok barang jadi yang diterima kembali dari pembeli 4. Prosedur pencatatan tamabahan dan penyesuaian kembali harga pokok persediaan
produk dalam proses
5. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan pemasok 6. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
7. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang
8. Prosedur dan pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang
9. Sistem penghitungan fisik persediaan
Semua prosedur dan sistem dia atas dimulai dengan catatan dokumen yang menggambarkan aktivitas sistem akuntansi persediaan. Catatan dan dokumen merupakan objek fisik, dimana dimulainya suatu transaksi kegiatan sistem persediaan yang dimasukkan dan diikhtisarkan serta merupakan sumber awal dalam suatu informasi dan dikomunikasikan sebagai pengawasan persediaan. Ini semua mencakup bukti transaksi dan catatan berupa laporan-laporan mulai dari pengadaan persediaan, baik itu pembelian hingga dijual kembali.
Dokumen sebagai bukti transaksi harus memadai untuk memberikan keyakinan yang memadai pula bahwa seluruh transaksi diotorisasi dengan tepat dan jelas, yang kemudian
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
akan dicatat. Dokumen dan catatan sebaiknya disiapkan pada saat terjadinya transaksi atau segera sesudahnya agar lebih dipercaya dan menghindari kekeliruan, cukup sederhana dan jelas untuk dimengerti, multiguna dan dirancang dalam bentuk yang mendorong penyajian yang benar. Misalnya, dokumen harus berisi petunjuk arah yang tepat, ruang kosong untuk diotorisasi dan persetujuan serta ruang khusus yang dirancang untuk data numeris.
Agar dokumen dapat berfungsi multiguna, maka harus dirancang agar setiap penyiapan satu dokumen asli akan langsung menghasilkan sejumlah salinan yang dibutuhkan. Digunakannya dua lembar atau lebih dokumen asli akan menciptakan penyelewengan. Setiap bukti transaksi harus didukung satu atau lebih dokumen pendukung. Misalnya bukti pembelian persediaan harus diikuti dengan bukti faktur pembelian dan didukung dengan dokumen surat pemesanan, surat order pembelian, bukti permintaan pembelian dan surat pendukung lainnya.
Kegiatan lain dari pengawasan pemrosesan informasi yang harus dilakukan adalah pengecekan independen yang dapat dilakukan setiap hari atau secara periodikal terhadap catatan-catatan yang dipegang oleh pihak internal maupun pihak eksternal perusahaan. Pengecekan independen meliputi verifikasi atau pembuktian pekerjaan yagn telah dilakukan oleh bagian tersebut dan pengecekan kesesuaian dokumen-dokumen. Pengecekan harus dilakukan setiap pihak yang terlibat dalam suatu transaksi atau kejadian yang terjadi dalam pengelolaan persediaan.
Bentuk pengecekan terhadap persediaan yang umumnya dilakukan adalah pemeriksaan secara fisik terhadap persediaan itu sendiri lalu dibandingkan dengan kartu gudang dan kartu persediaan yang tersimpan dalam masing-masing bagian.
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
ad. b. Pemisahan Tugas yang Memadai
Pemisahan tugas dilakukan dengan alasan untuk memberikan pengecekan silang atas pekerjaan pihak lain. Selain itu untuk menghindari karyawan melakukan tugas yang saling bertentangan. Pemisahan tugas juga merupakan kegiatan yang mendukung pengawasan internal.
Pemisahan tugas yang memadai untuk pengawasan persediaan dapat dilihat dari pencatatan yang dilakukan oleh bagian gudang maupun bagian akuntansi. Hal ini dilakukan untuk menghindari adanya penyelewengan ataupun penggelapan terhadap persediaan.
Fenomena yang terjadi dilapangan sering terjadi pelanggaran terhadap standar operasional perusahaan, seperti pemesanan suku cadang oleh petugas gudang langsung kepemasok barang tanpa adanya persetujuan atasan terlebih dahulu dan tidak adanya tindakan stock opname per akhir bulannya yang mengakibatkan terjadinya penyalahgunaan wewenang sehingga terjadinya manipulasi oleh petugas gudang, sehingga menjadi kecurangan yang merugikan perusahaan. Berdasarkan pernyataan diatas diharapkan adanya perubahan kearah yang lebih baik sehingga data dan kenyataan yang ada lebih akurat.
Persediaan merupakan salah saru unsur aktiva dimana perusahaan menginvestasikan dana yang cukup besar untuk pengadaannya. Dalam kegiatan operasional perusahaan, persediaan mengalami peningkatan dan penurunan jumlah disetiap waktunya, oleh sebab itu diperlukan suatu pengendalian internal agar dapat mengawasi jumlah persediaan baik yang masuk maupun yang keluar dari gudang, sehingga akan mengurangi dan mengindari terjadinya penyelewengan terhadap persediaan tersebut. Selain itu dengan adanya
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
pengendalian internal terhadap persediaan, maka informasi yang disajikan akan efisien dan efektif bagi perusahaan.
ad. c. Pengawasan Fisik atas Persediaan dan Catatan
Bentuk pengawasan fisik maksudnya adalah tidak hanya terletak pada pengawasan terhadap fisik persediaan saja, tetapi juga terhadap dokumen-dokumen yang mendukungnya. Bentuk pengawasan terhadap persediaan hanya dapat dilakukan dengan pemeriksaan secara langsung, dengan menghitung kuantitas serta jenis persediaan yang da digudang. Kemudian disesuaikan dengan catatan-catatan atau dokumen-deokumen pendukung persediaan tersebut, baik penerimaan maupun penjalan, melalui kartu gudang, kartu persediaan, kartu order permintaan pembelian maupun order penjualan.
Mulyadi (2001 : 581) berpendapat bahwa “Pengawasan akan penghitungan fisik persediaan digolongkan kedalam tiga kelompok, yaitu: (1) Organisasi yang melaksanakan penghitungan fisik, (2) Sistem otorisasi dan prosedur pencatatan, dan (3) Praktik yang sehat”.
ad. d. Telaah Kinerja
Telaah kerja meliputi telaah dan analisa oleh manajemen perusahaan terhadap laporan-laporan yang memuat perincian terhadap item-item neraca, laporan-laporan laba rugi, atau laporan-laporan yang menyangkut pelaporan persediaan.
Seorang manajer ditunjuk untuk menelaah laporan yang mengikhtisarkan secara rinci saldo-saldo perkiraan persediaan. Selanjutnya dari laporan-laporan yang dirinci berdasarkan jenis persediaan, manajer penerima laporan harus mengadakan analisis untuk menaksir pemanfaatan persediaan tersebut, apakah telah digunakan sesuai dengan kapasitas yang ada dan bagaimana tindakan selanjutnya. Apabila kuantitas persediaan yang ada terlalu besar, maka akan menunjukkan tidak afektifnya persediaan tersebut.
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
Pada akhirnya, telaah kinerja merupakan penilaian kinerja pada tiap-tiap bagian, yang menilai apakah tiap bagian telah bekerja secara optimal sehingga tujuan dari perusahaan tersebut tercapai.
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
BAB III