BAB II TINJAUAN PUSTAKA
C. Pengawasan Internal Persediaan
3. Informasi dan Komunikasi atas Persediaan
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
ad. 1. Lingkungan Pengawasan
Lingkungan pengawasan merupakan fondasi dari semua unsur pengawasan internal. Lingkungan pengawasan merupakan efek kumpulan dari beragam faktor pada pembuatan, penguatan atau mengurangi efektifitas dari kebijakan dan prosedur khusus. Dengan kata lain, lingkungan pengawasan mengurut keseluruhan kegiatan dari organisasi dan mempengaruhi kesadaran pengawasan dan karyawan.
Dalam lingkungan pengawasan, faktor yang berpangaruh adalah nilai integritas dan etika, komitmen kepada kompetisi, filosofi manajemen dan gaya operasional, perhatian dan arahan yang diberikan oleh dewan direksi dan komitmennya, cara memberi otoritas dan tanggung jawab, serta kebijakan dan prosedur sumber daya manusia. Lingkungan pengawasan terhadap persediaan dapat dilihat, dari beberapa hal, yaitu integritas dan etika dalam penanganan persediaan yang tercermin dari pandangan dan sikap budaya perusahaan dalam mengani persediaan, sikap pimpinan perusahaan dalam pemberian keputusan terhadap persediaan, struktur organisasi dalam mempengaruhi pelaksanaan pengawasan persediaan dimana dilakukan pemisahan fungsi dan tugas yang menunjukkan pembagian kerja.
Salah satu kelemahan dalam lingkungan pengawasan adalah faktor individu / karyawan perusahaan tersebut, artinya yanag melaksanakan pengawasan persediaan adalah individu / karyawan yang mengalami keterbatasan sebagai manusia. Jadi, masalah mutu dan mental karyawan sangat penting dalam lingkungan pengawasan persediaan, sehingga diperlukan etika dan integritas karyawan.
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
Dalam lingkungan pengawasan terhadap persediaan dapat dilihat dari beberapa hal, yaitu integritas dan etika dalam penanganan persediaan yang tercermin dari pandangan dan sikap budaya perusahaan dalam menangani persediaan, sikap pimpinan perusahaan dalam pemberian keputusan terhadap persediaan, struktur organisasi dalam mempengaruhi pelaksanaan pengawasan persediaan dimana dilakukan pemisahan fungsi dan tugas yanag menunjukkan pembagian kerja.
Tanggung jawab dan wewenang yang diberikan karyawan haruslah seimbang dengan kemampuan karyawan tersebut. Hal ini akan mendukung kesehatan praktik dilapangan.
ad. 2. Penilaian Resiko Persediaan
Penilaian resiko adalah proses mengidentifikasi, menganalisa dan mengatur resiko yang mempengaruhi tujuan perusahaan. Resiko tersebut biasanya berasal dari dalam dan luar perusahaan berupa tindakan yang terkait yang mungkin diperlukan. Kemudian resiko dapat timbul apabila elemen pemerosesan transaksi persediaan tidak dirancang dengan baik, tanggung jawab organisasi dilimpahkan dengan tidak tepat karena manajemen perusahaan menerima informasi yang tidak akurat atau data tidak lengkap.
Perkembangan dan penggunaan teknologi komputer juga dapat melakukan penilaian resiko persediaan dalam mempengaruhi tujuan perusahaan. Perkembangan teknologi akan membawa pada penganalisaan, pengidentifikasian dan mengatur resiko perusahaan kepada yang lebih baik.
ad. 3. Informasi dan Komunikasi atas Persediaan
Informasi dan komunikasi atas persediaan merupakan kegiatan dari sistem akuntansi organisasi perusahaan. Ini berarti kegiatan akuntansi merupakan sumber dari informasi dan menghasilkan komunikasi atas persediaan. Sistem akuntansi terdiri dari metode dan catatan
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
yang dibuat untuk mengenal, menyusun, menganalisa, menggolongkan, mencatat dan melaporkan transaksi organisasi dan untuk mempertahankan akuntabilitas yang berhubungan dengan harta kewajiban dan modal.
Suatu informasi dirancang dan dipasang bukan hanya untuk menghasilkan saldo buku besar dimana pernyataan keuangan disiapkan, tetapi juga untuk menghasilkan pengendalian manajemen dan informasi operasional. Jadi, sistem informasi dan komunikasi sangatlah berdekatan dalam sebuah perusahaan sehingga menghasilkan suatu informasi dan komunikasi yang baik dalam perusahaan.
Informasi dan komunikasi atas persediaan dimulai dari dokumentasi. Prosedur akuntansi harus diutamakan pada manual prosedur akuntansi hingga kebijakan dan instruksi bisa secara tegas diketahui dan diterapkan secara seragam hingga tidak dirancang dengan baik, dimulai dengan perancangan formulir yang rinci dan ditegaskan kedalam buku besar sehingga menghasilkan laporan yang dapat dijadikan informasi. Informasi yang dihasilkan dapat menjadi sumber pengambilan keputusan bagi pihak manajemen perusahaan untuk dikomunikasi kepada lingkungan pengawasan internal persediaan.
Informasi dan komunikasi atas persediaan dibagi atas dua bagian menurut jenis perusahaan, yaitu jenis perusahaan dagang dan manufaktur. Persediaan menurut perusahaan dagang hanya berupa persediaan barang jadi tanpa dilakukan pengubahan lebih lanjut secara fisik persediaan tersebut, akan tetapi untuk dijual kembali. Sedangkan menurut perusahaan manufaktur, persediaan terdiri atas bahan baku, barang dalam proses, barang jadi dan bahan penolong.
Dalam akuntansi persediaan, terdapat dua macam metode pencatatan persediaan yaitu: a. Metode mutasi persediaan (perpetual method)
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
b. Metode fisik / periodik (physical method)
Untuk menghitung nilai persedaiaan terlebih dahulu harus dihitung jumlah kuantitas fisik maupun penentuan harga dari tiap jenis persediaan. Perhitungan kuantitas sama pentingnya dengan penentuan nilai-nilai satuan. Untuk mengetahui jumlah kuantitas persediaan pada sebuah perusahaan, dapat dilihat dari pencatatan persediaan yang digunakn oleh perusahaan yang bersangkutan.
Menurut Zaki Baridwan (2000 : 67) membagi sistem pencatatan persediaan menjadi dua, Yaitu sistem fisik (periodical) dan sistem buku (perpetual):
1. Sistem fisik adalah sistem pencatatan persediaan yang tidak mengikuti mutasi persediaan sehingga untuk mengetahui jumlah persediaan pada suatu saat tertentu harus diadakan perhitungan fisik atas persediaan barang (stock opname).
2. Sistem buku adalah sistem pancatatan persediaan yang mengikuti mutasi persediaan, baik kuantitasnya maupun harga pokoknya, oleh karena itu jumlah persediaan barang setiap saat dapat diketahui dari rekening persediaan.
Dalam metode mutasi persediaan, setiap mutasi persediaan dicatat dalam kartu persediaan, pada metode fisik / periodik, hanya tambahan persediaan dari pembelian saja yang dicatat, sedangkan mutasi berkurangnya persediaan karena pemakaian tidak dicatat dalam kartu persediaan. Untuk mengetahui besar harga pokok persediaan yang dipakai atau dijual, maka harus dilakukan dengan penghitungan fisik terhadap sisa persediaan yang masih terdapat digudang pada akhir periode akuntansi.
Mengenai sistem pencatatan persediaan ini, Bambang Subroto dan Bambang Hartadi (1999 : 90) menerangkang tentang ayat jurnal yang digunakan dalam sistem periodikal, yakni:
1. Pembelian barang
Pembelian……… xxx
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
2. Pengembalian pembelian barang
Utang / kas……….. xxx
Pengembalian barang dan potongan pembelian………. xxx 3. Penjualan barang
Piutang / kas……….... xxx
Penjualan………. xxx 4. Pengembalian penjualan barang
Penjualan………. xxx
Piutang / kas……… xxx
Bambang Subroto dan Bambang Hartadi (1999 : 90) juga menerangkan tentang ayat jurnal yang digunakan dalam sistem perpetual, yakni:
1. Pembelian barang
Persediaan barang………... xxx
Utang / kas………... xxx 2. Pengembalian pembelian barang
Utang / kas………. xxx
Persediaan barang……….... xxx 3. Penjualan barang
Piutang / kas………. xxx
Penjualan……….. xxx Harga pokok penjualan……… xxx
Persediaan barang………. xxx 4. Pengembalian penjualan barang
Persediaan barang……… xxx
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
Contoh perhitungannya adalah sebagai berikut: a. 1 Juli 2004 dibeli barang secara kredit Rp.20.000
b. 4 Juli 2004 dijual barang Rp.15.000 HPP Rp.10.000 secara tunai
c. 5 Juli 2004 barang yang dibeli tanggal 1 Juli dikembalikan karena rusak Rp.2000 d. 7 Juli 2004 dijual barang secara kredit Rp.5000 HPP Rp.4000
e. 9 Juli 2004 barang yang dijual tanggal 4 Juli diterima lagi karena rusak Rp.1000 Maka jurnal pencatatannya adalah sebagai berikut:
Tgl Transaksi Sistem Perodik Sistem Perpetual
1/7 Pembelian pembelian Rp20.000 persediaan barang Rp20.000
utang Rp20.000 Utang Rp20.000
4/7 Penjualan kas Rp15.000 kas Rp15.000
penjualan Rp15.000 penjualan Rp15.000 hpp Rp10.000 persediaan barang Rp10.000 5/7 pengembalian
pembelian utang Rp2.000 utang Rp2.000
retur
pembelian Rp2.000
persediaan
barang Rp2.000
7/7 Penjualan piutang Rp5.000 Piutang Rp5.000
penjualan Rp5.000 penjualan Rp5.000
9/7
pengambalian
penjualan retur penjualan Rp1.000 persediaan barang Rp1.000
piutang Rp1.000 Piutang Rp1.000
Terdapat empat metode penilaian terhadap persediaan, yaitu: a. Metode FIFO
b. Metode LIFO c. Metode Rata-Rata d. Metode Identifikasi Fisik
Andrew Budi Isnaini : Pengawasan Internal Persediaan Suku Cadang Pada Auto 2000 Sm Raja PT. Astra Internasional Medan, 2010.
Keempat metode diatas merupakan metode penilaian terhadap persediaan, namun yang sering digunakan adalah metode FIFO dan LIFO. Dalam sistem akuntansi persediaan, pencatatan dilakukan pada dua fungsi utama dalam struktur organisasi perusahaan, yaitu fungsi gudang dan fungsi akuntansi
Fungsi gudang menyelenggarakan pembuatan kartu gudang untuk mencatat kuantitas persediaan dan mutasi jenis barang yang disimpan digudang. Biasanya kartu gudang tidak berisi tentang data harga pokok tiap jenis persediaan barang, namun hanya berisi informasi kuantitas tiap jenis persediaan. Kartu gudang di simpan di kantor gudang untuk mencatat mutasi kuantitas fisik barang digudang. Disamping kartu gudang, bagian gudang juga menyelenggarakan kartu gudang yang ditempelkan pada tempat penyimpanan barang. Kartu ini berfungsi sebagai identitas barang yang disimpan, untuk memudahkan pencarian barang dan sekaligus untuk mencatat mutasi kuantitas barang.
Fungsi akuntansi menyelenggarakan kartu persediaan yang digunakan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok barang yang menjadi persediaan perusahaan yang disimpan di gudang. Kartu persediaan ini berfungsi sebagai alat pengawasan terhadap catatan akuntansi kuantitas barang yang diselenggarakan oleh bagian gudang. Disamping itu, kartu persediaan ini merupakan rincian rekening kartu persediaan yang bersangkutan dalam buku besar.