IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3. Rantai Pasokan
4.3.1. Aliran Rantai Pasokan
Model rantai pasokan yang terjadi di RSIJCP disajikan pada Gambar 5.
Gambar 5. Rantai pasokan obat di RSIJCP
Proses rantai pasokan yang terdapat di RSIJCP, terdiri atas unsur pemasok, logistik, dan layanan farmasi. Proses rantai pasokan dimulai petugas gudang menentukan jumlah pesanan obat. Kemudian proses dilanjutkan dengan pemesanan ke pemasok, pengiriman obat oleh pemasok ke logistik perbekalan kesehatan, hingga proses distribusi ke unit farmasi. Berikut rincian setiap anggota rantai pasokan beserta perannya :
1. Pemasok obat kepada divisi logistik
Rantai pertama berawal pemasok mengirim obat ke gudang perbekalan kesehatan logistik. Namun, sebelumnya terdapat 2 (dua) kegiatan penting yang dilakukan divisi logistik, yaitu penentuan jumlah pesanan dan proses pemesanan obat kepada pemasok obat.
Kegiatan pertama, yaitu penentuan jumlah pesanan obat yang akan dijadikan sumber persediaan di gudang perbekalan kesehatan. Penetuan jumlah pesanan dilakukan oleh petugas gudang yang akan
Unit Umum Unit Rawat Inap Unit Rawat Jalan Pasien Seksi Pelayanan Seksi Sterilisasi Pemasok Obat Divisi Logistik Perbekalan Kesehatan Divisi Layanan Farmasi
dilaporkan ke penanggung jawab logistik obat. Penentuan jenis obat yang akan digunakan di instalasi farmasi RSIJCP disesuaikan dengan standarisasi obat yang telah ditetapkan oleh Komite Farmasi dan Terapi (KFT). KFT merupakan penghubung antara (medical staff) dan pelayanan farmasi dalam hal penggunaan obat untuk mencapai keamanan dan optimalisasi pelayanan. Pada umumnya standarisasi ini dievaluasi setiap tahun untuk memantau kelancaran pemakaian obat.
Standarisasi obat ini sangat membantu dalam penyediaan kebutuhan obat. Sebelum perencanaan pengadaan obat dibuat, obat- obat yang akan diadakan oleh RS dikonsultasikan terlebih dahulu antara pihak manajemen, apoteker, dan dokter melalui KFT. Salah satu tugas KFT adalah membuat formularium obat RS agar dapat memaksimalkan penggunaan obat secara rasional. Formularium atau standarisasi obat, yaitu daftar obat baku yang dipakai oleh RS dan dipilih secara rasional, serta dilengkapi penjelasan, sehingga memuat informasi obat yang lengkap untuk pelayanan farmasi RS. Formularium di RS dievaluasi selama 2 (dua) tahun sekali. Namun, hingga saat ini formularium yang terbentuk belum optimal penerapannya. Berdasarkan standarisasi obat ini, dokter membuat resep yang menjadi dasar pengajuan pengadaan obat. Pengadaan obat dilimpahkan ke petugas gudang, karena petugas gudang mengetahui secara aktual persediaan obat yang tersedia. Petugas gudang melihat persediaan obat secara (online) melalui sistem informasi yang dimiliki RSIJCP. Penentuan jumlah obat yang dipesan berdasarkan standarisasi maksimum minimum yang telah ditetapkan.
Obat dikelompokkan menjadi 2 (dua) bagian, yaitu (fast moving) dan (slow moving). Obat (fast moving) adalah jenis obat yang dibutuhkan banyak pasien, misalnya pada wabah tertentu. Evaluasi obat dengan kategori (fast moving) dilakukan maksimal 1 (satu) pekan sekali. Berbeda dengan obat yang tergolong (fast
moving), obat dengan kategori (slow moving) dievaluasi maksimal 1 (satu) tahun sekali. Obat yang tergolong (slow moving)adalah jenis obat yang permintaannya cenderung stabil.
Setelah petugas gudang menentukan jumlah obat yang akan dipesan, pengajuan pengadaan disampaikan ke penanggungjawab pengadaan. Pengajuan tidak akan terpenuhi jika tidak ada persetujuan dari kepala seksi logistik perbekalan kesehatan dan manajer logistik. Setelah form persetujuan divalidasi permintaan dapat diproses ke penanggung jawab pengadaan logistik perbekalan kesehatan. Proses pengadaan obat dari (user) ke logistik terdapat pada Gambar 11. Pada kenyataannya ada dokter yang membuat resep obat diluar dari formularium RS. Penyebab dokter membuat resep diluar standarisasi yang ditetapkan, adalah:
a. Kelengkapan obat yang masuk dalam standarisasi belum tersedia
b. Obat yang diperlukan belum masuk dalam standarisasi obat c. Faktor pendekatan dari bagian pemasaran perusahaan obat
Hal tersebut yang secara umum mengakibatkan terjadinya pengadaan obat yang cito. Hal ini tentu saja sangat merugikan RS baik dari segi pelayanan maupun keuangan. Bila peresepan diluar standarisasi tersebut berulang untuk obat yang sama, instalasi farmasi akan membuat pengajuan ke KFT untuk dimasukkan ke dalam standarisasi dan disediakan oleh logistik. Selama proses pengajuan dan disetujui oleh KFT, obat tersebut disediakan terlebih dahulu untuk menghindari pembelian obat ke apotek luar. Form pengajuan obat baru tersebut minimal disetujui oleh dua dokter untuk dapat diajukan ke KFT.
Kegiatan kedua adalah pemesanan obat oleh penanggung jawab logistik obat kepada perusahaan pemasok yang telah menjadi mitra kerja RSIJCP. Proses pemesanan dapat dilakukan melalui 2 (dua) cara, yaitu memesan langsung melalui (salesman) perusahaan terkait atau melalui telepon. Pemesanan dilakukan 2 (dua) hari
dalam sepekan (Senin dan Kamis) melalui distributor yang datang ke RSIJCP. Namun jika ada obat yang bersifat (life saving), maka akan dilakukan pemesanan khusus (cito) dan pemesanan dapat dilakukan selain 2 (dua) hari tersebut melalui telepon. Pengiriman barang selambat-lambatnya 4 (empat) jam setelah pemesanan. Jika obat tidak tersedia di distributor utama, maka pemesanan dilakukan kepada sub distributor. Namun jika obat yang dipesan tidak tersedia dikedua pemasok, sedangkan obat tersebut sangat dibutuhkan, maka upaya yang dilakukan adalah logistik RSIJCP meminta bantuan kepada logistik di RSI cabang. Proses pemesanan obat dapat terlihat pada Gambar 6.
Obat yang telah dipesan langsung diantar ke gudang obat (Lampiran 5) melalui penanggung jawab gudang. Agar penerimaan obat berjalan dengan tertib, logistik mengatur jadwal penerimaan barang. Pemesanan barang pukul 08.00 paling lambat diterima pukul 12.00 WIB, barang yang dipesan pukul 10.00 WIB paling lambat diterima pukul 14.00 WIB, dan barang yang dipesan pada pukul 12.00 WIB selambat-lambatnya diterima pukul 16.00 WIB. Diluar jadwal yang telah ditentukan, penanggungjawab gudang obat tidak menerima barang apapun.
Penerimaan obat dilakukan setiap hari melalui petugas di gudang obat. Guna menjaga ketertiban, maka dilakukan pencatatan obat secara manual dan komputerisasi. Hal tersebut dilakukan agar divisi farmasi dapat mengetahui secara (online) melalui sistem informasi RS persediaan obat yang tersedia di gudang, juga bermanfaat bagi bagian akuntansi untuk merekap pengeluaran RSIJCP secara (update). Divisi logistik memiliki sasaran mutu yang bertujuan mengatur dan membatasi waktu penerimaan obat dari pemasok ke petugas gudang. Sasaran mutu tersebut menyebutkan bahwa lama masukan berita acara penerimaan barang tidak lebih dari 3 (tiga) jam sejak barang diterima. Hal
tersebut dilakukan agar obat yang membutuhkan penangan cepat, seperti vaksin dapat ditangani dengan cepat agar tidak rusak.
Pencatatan secara komputerisasi juga berguna untuk memeriksa kadaluarsa obat yang dilakukan secara kontinu setiap 6 bulan sekali. Jika ditemukan obat yang mendekati kadaluarsa, obat tersebut dapat dikembalikan ke pemasok dengan ketentuan 3 bulan sebelum tanggal kadaluarsa. Logistik RSIJCP berhak menentukan secara bebas perusahaan pemasok mana yang dipilih sebagai mitra kerja, tidak ada 1 perusahaan pun yang bekerjasama dengan RSIJCP dengan sistem kontrak. Dalam hal ini perusahaan pemasok obat yang bertindak aktif melakukan promosi kepada pihak RSIJCP. Promosi yang dilakukan dalam berbagai bentuk, pembelian dilakukan secara konsinyasi, pemberian diskon untuk pembelian dalam jumlah tertentu dan beberapa layanan purna jual, seperti retur. Sistem pembayaran yang biasa dilakukan adalah pembayaran tunai. Proses penerimaan obat dari pemasok ke petugas gudang perbekalan kesehatan terdapat pada Gambar 7. 2. Divisi logistik, kepada divisi layanan farmasi
Rantai selanjutnya dimulai setelah obat diterima di gudang perbekalan kesehatan. Pendistribusian obat diatur oleh divisi logistik secara langsung. Guna menjaga ketertiban dalam proses pendistribusian, divisi logistik memberikan jadwal pengajuan permintaan obat. Jadwal permintaan dari unit farmasi masuk ke logistik dibuka setiap hari yang dibagi dalam 2 (dua) waktu, yaitu pukul 11.00 WIB dan 19.00 WIB. Selain itu hanya dilayani untuk permintaan cito yang bersifat (life saving). Proses distribusi obat dari logistik ke unit farmasi terdapat pada Gambar 8. Namun pada kenyataannya, permintaan dari divisi farmasi sering kali masuk di luar jam yang telah ditentukan.
Ya
Tidak
Gambar 6. Proses pengadaan dan pemesanan perbekalan kesehatan (obat) Tidak Ya Mulai Tersedia Selesai
Mencari distributor Lain untuk pemesanan obat oleh penanggungjawab pengadaan Menentukan jumlah pesanan oleh
Petugas gudang
Menentukan seleksi distributor oleh penanggungjawab pengadaan
Mencetak surat pesanan oleh Penanggungjawab pengadaan
Mengevaluasi dan validasi oleh Ketua seksi logistik perbekalan
kesehatan
Menandatangan surat pemesanan oleh manajer logistik
Memesan ke salesman/telepon oleh Penanggungjawab Pengadaan
Mengkonfirmasi ketersediaan barang oleh penanggungjawab