IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3. Rantai Pasokan
4.3.2. Anggota Rantai Pasokan
Anggota rantai pasokan meliputi semua perusahaan dan organisasi yang berhubungan dengan perusahaan utama (focal), baik secara langsung maupun tidak langsung melalui pemasok (point of origin hingga point of consumption). Berdasarkan jenisnya, anggota rantai pasokan terbagi atas 2 (dua) kelompok besar, yaitu anggota primer (primary members) dan anggota sekunder (secondary members).
Menarik permintaan dari penanggungjawab pengadaan dan
mengisi sesuai dengan standar minimal dan persediaan yang tersedia
Menyetujuii dan memeriksa permintaan
Menyiapkan barang, menulis pada kartu persediaan dan sisa gudang serta membuat standar kebutuhan
pada form
Menginformasikan ke bagian pelayanan farmasi jika telah selesai
disiapkan
Melakukan serah terima barang dengan cara disebutkan satu persatu antara
petugas gudang dengan petugas pelayanan farmasi
Menandatangani form pengeluaran barang per unit
Gambar 8 . Proses distribusi perbekalan kesehatan dari logistik ke layanan Farmasi
Ya
Gambar 7 . Proses penerimaan perbekalan kesehatan Selesai Ya Tidak Mulai Sesuai
Menyerahkan faktur/tanda terima dan barang oleh kurir distribusi
Mencocokkan data faktur dengan data pesanan dan barang oleh
pelaksana gudang Menerima Berita Acara Penerimaan Barang (BAPB) oleh Akuntansi Memberi nomor urut
barang, validasi faktur, menginput data transaksi dan mencetak
BAP barang oleh pelaksana gudang
Menyimpan,mendistribusikan obat ke user/unit pelayanan oleh
Anggota primer (Primary members) adalah semua perusahaan/unit bisnis strategik yang benar-benar menjalankan aktivitas operasional manajerial dalam proses bisnis yang dirancang untuk menghasilkan (output) tertentu bagi pelanggan atau pasar. Pada MRP di RSIJCP yang termasuk ke dalam anggota rantai pasokan primer adalah divisi logistik sub unit perbekalan kesehatan obat, perusahaan pemasok/rekanan obat dan divisi layanan farmasi.
Anggota sekunder (secondary members) adalah perusahaan/unit bisnis strategik yang tidak terlibat langsung dalam proses operasional rantai pasokan. Perusahaan/unit bisnis hanya menyediakan sumber daya pengetahuan, utilitas atau aset-aset bagi anggota rantai pasokan primer.
1. Anggota Primer a. Divisi Logistik
Divisi logistik dipimpin oleh seorang manajer dengan 2 (dua) orang kepala seksi yang membawahi sub unit kerja, yaitu seksi logistik umum dan investasi, serta seksi logistik perbekalan kesehatan. Sub unit logistik umum dan investasi berfungsi untuk mengelola kegiatan pengadaan, persediaan, penyimpanan dan distribusi (kebutuhan rutin rumah tangga, alat tulis kantor, suku cadang, material bangunan, listrik, investasi alat medis dan investasi alat rumah tangga). Sub unit logistik perbekalan kesehatan berfungsi untuk mengelola kegiatan pengadaan, persediaan/penyimpanan dan distribusi beberapa logistik (sediaan farmasi, alkes, barang reagensia, gas medis, bahan kimia, bahan radiologi dan nutrisi).
Penelitian dilakukan pada divisi logistik, sub unit perbekalan kesehatan khusus sediaan farmasi (obat). Sub unit ini bertugas menjaga rantai pasokan yang telah terbentuk agar dapat terintegrasi dengan baik. Kegiatan yang dilaksanakan berupa pemesanan obat melalui distributor utama produsen obat, penjagaan persediaan obat di gudang dan sekaligus bertanggungjawab untuk mendistribusikan obat kepada layanan farmasi. Tenaga kerja yang bertugas di seksi logistik perbekalan kesehatan obat sejumlah 8 (delapan) orang. Selanjutnya dapat dirinci atas kepala seksi logistik, koordinator gudang dan penanggung jawab pengadaan dan pelaksana.
1) Manajer Logistik
Fungsi utama manajer logistik adalah mengkoordinir, mengendalikan dan mengembangkan fungsi pelayanan logistik yang meliputi fungsi pengadaan barang rutin dan inventaris serta perbekalan kesehatan untuk memenuhi kebutuhan RSIJ dengan mengacu pada pedoman barang/jasa BPH RSIJ serta rencana strategik dan program direktorat penunjang klinik. Manajer logistik bertanggungjawab atas tersedianya masukan untuk penyusunan dan evaluasi rencana strategik direktorat penunjang klinik, terlaksananya rencana startegik (renstra) direktorat penunjang klinik yang terkait dengan logistik, tersedia dan terjaminnya pelaksanaan program kerja tahunan dan tercapainya sasaran logistik, terjaminnya koordinasi dan pengendalian dalam pelaksanaan fungsi logistik sesuai pedoman pengadaan barang/jasa badan pengurus yayasan RSIJ, dan terlaksananya pembinaan dan pengembangan SDM di bagian logistik.
2) Kepala Seksi Logistik Perbekalan Kesehatan
Fungsi utama kepala seksi logistik adalah mengkoordinir, mengawasi pelaksanaan fungsi perbekalan kesehatan untuk memenuhi kebutuhan persediaan perbekalan kesehatan yang mengacu pada pedoman pengadaan barang/jasa BPH RSIJ dan sasaran bidang logistik di seksi logistik perbekalan kesehatan. Kepala seksi logistik perbekalan kesehatan bertanggung jawab atas tersedianya masukan untuk menyusun program kerja tahunan bagian logistik dan tercapainya sasaran bagian logistik dalam fungsi logistik perbekalan kesehatan, terjaminnya koordinasi dan pengawasan dalam pelaksanaan fungsi logistik perbekalan kesehatan sesuai standar pelayanan kesehatan RS, dan terjaminnya pembinaan dan pengembangan bawahan.
3) Koordinator gudang logistik dan perbekalan kesehatan
Fungsi utama koordinator gudang logistik dan perbekalan kesehatan adalah terselenggaranya pengelolaan gudang penyimpanan dan distribusi yang meliputi perencanaan, penerimaan, penginputan data ke dalam program SMART (Sistem Manajemen Administrasi
Rumah Sakit Terpadu), penyimpanan, distribusi dan administrasi dokumen perbekalan kesehatan. Koordinator gudang bertanggungjawab atas pelaksanaan administrasi gudang, penyimpanan dan pendistribusian barang, kondisi barang baik secara mutu maupun kuantitas, kerapihan dan kebersihan ruangan gudang.
4) Pelaksana Gudang perbekalan kesehatan
Fungsi utama pelaksana gudang adalah melaksanakan tugas penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian. Pelaksana gudang bertanggungjawab dan menjamin terlaksananya penerimaan, penyimpanan dan pendistribusian dengan baik ke seluruh unit-unit kerja terkait.
5) Penanggung jawab pengadaan perbekalan kesehatan.
Fungsi utama penanggungjawab pengadaan perbekalan kesehatan adalah terselenggara dan terpenuhinya pengadaan barang perbekalan kesehatan secara efektif dan efisien sesuai dengan kebutuhan. Penanggungjawab pengadaan perbekalan kesehatan, termasuk obat- obatan bertanggungjawab atas tersedianya perbekalan kesehatan, harga dan mutu obat.
Divisi logistik mengalami berbagai macam kendala dalam menjalankan kewajibannya sebagai penyedia dan pengatur logistik bagi RS. Hal ini mungkin terjadi, karena divisi logistik merupakan divisi yang baru terbentuk pada tahun 2007 di RSIJCP. Kendala yang dihadapi dapat berupa fasilitas yang belum mendukung proses produksi, misalnya gudang obat yang berada di lantai 2 (dua) menyulitkan dalam proses pendistribusian. Denah gudang perbekalan kesehatan di RSIJCP terdapat pada Lampiran 5. Selain itu, kendala operasional lain yang dihadapi divisi logistik dalam menjalankan tugas adalah kurangnya kerjasama antara pemasok obat dengan logistik RSIJCP, misalnya dalam hal penerimaan barang pesanan di gudang obat. Belum optimalnya penerapan formularium yang juga menjadi kendala bagi logistik dalam menjalankan tugasnya, sehingga banyak obat yang tidak digunakan lagi, karena perubahan tersebut.
b. Pemasok/rekanan obat
Perusahaan pemasok terbagi ke dalam 2 (dua) kategori, distributor utama dan sub distributor. Distributor utama adalah perusahaan pemasok yang ditunjuk langsung oleh produsen obat. Sedangkan sub distributor adalah perusahaan pemasok cadangan dan bukan perusahaan resmi yang ditunjuk oleh produsen obat. Perusahaan pemasok yang dijadikan sebagai mitra kerja RSIJCP adalah perusahaan distributor resmi dan tergolong distributor utama. Hal tersebut dikarenakan RSIJCP menghindari produk ilegal ataupun palsu. Seluruh perusahaan pemasok yang ditunjuk berada di wilayah Jakarta. Hal tersebut untuk mengefisienkan transportasi dan kecepatan dalam pengiriman obat jika dibutuhkan dengan segera (cito).
Sebanyak 47 perusahaan pemasok obat yang masuk dalam daftar divisi logistik obat yang bekerjasama dengan RSIJCP. Namun tidak semua distributor dapat menjadi mitra RSIJCP secara rutin setiap bulannya. Jika dirata-ratakan dari pembelian per bulannya, hanya sekitar 15 perusahaan yang menjadi mitra RSIJCP setiap bulannya. Hal tersebut dapat terjadi karena banyak faktor, umumnya karena faktor promosi yang ditawarkan dan kelengkapan obat yang tersedia. Perusahaan dengan produk yang sama memberikan penawaran berbeda-beda, misalnya tawaran pembayaran tempo, konsinyasi, pemberian diskon untuk pembelian partai besar dan promo lainnya.
Faktor lain yang menyebabkan RSIJCP memilih sebuah perusahaan pemasok, karena perbandingan harga, pelayanan yang diberikan dan mutu produk. RSIJCP akan menerima perusahaan pemasok yang menawarkan penawaran terbaik. Daftar perusahaan Pemasok Obat yang menjadi mitra kerja RSIJCP terdapat pada Lampiran . Seluruhnya terdiri atas distributor utama dan sub distributor cadangan. Sub distributor digunakan, jika pada suatu kejadian tidak terdapat obat yang dipesan pada distributor utama.
Saat ini, pemasok yang menjadi mitra kerja RSIJCP telah melalui tahap seleksi oleh bagian logistik perbekalan kesehatan obat. Namun diluar kendali yang baik, banyaknya toleransi menjadi salah satu hambatan yang mengancam aktivitas rantai pasokan. Salah satu kendala yang dihadapi oleh
RSICP dalam menjalin kerjasama dengan para pemasok obat adalah kurangnya kerjasama pemasok dalam menaati peraturan yang dibuat, misalnya pada saat pengiriman obat ke gudang. Guna mengatasi hal ini, pihak logistik mengeluarkan surat teguran kepada para pemasok yang melakukan pelanggaran. Tidak adanya kontrol yang baik, maka kejadian yang sama dapat terulang lagi.
c. Divisi Layanan Farmasi
Pelayanan farmasi merupakan pelayanan penunjang sekaligus sumber pemasukan utama (revenue center) bagi RS. Hal tersebut mengingat bahwa lebih dari 90 persen pelayanan kesehatan di RS menggunakan perbekalan farmasi (obat-obatan, bahan kimia, bahan radiologi, bahan alat kesehatan, alat kedokteran dan gas medik). Jika masalah perbekalan farmasi tidak dikelola secara cermat dan penuh tanggungjawab, maka dapat diprediksi bahwa pendapatan RS akan mengalami penurunan. Aspek terpenting dari pelayanan farmasi adalah mengoptimalkan penggunaan obat, keamanan dan keefektifan penggunaan obat. Mengingat besarnya kontribusi instalasi farmasi dalam kelancaran pelayanan dan juga merupakan instalasi yang memberikan sumber pemasukan terbesar di RS, maka perbekalan barang farmasi memerlukan suatu pengelolaan secara cermat dan penuh tanggung jawab.
Pada RSJCP divisi layanan farmasi adalah (user) dari divisi logistik, karena seluruh pendistribusian obat diatur melalui divisi ini. Layanan farmasi berada di bawah tanggung jawab Direktur Pelayanan Klinik, dipimpin oleh manajer dengan 2 (dua) sub unit kerja besar, yaitu seksi pelayanan (unit rawat inap, rawat jalan dan umum) dan seksi sterilisasi. Layanan farmasi memiliki tenaga kerja sebanyak 60 orang pegawai, yang terdiri atas kepala seksi pelayanan farmasi, koordinator pelayanan dan pelaksana farmasi per unit kerja.
2. Anggota Sekunder
Perusahaan-perusahaan yang tergolong anggota rantai pasokan sekunder dalam struktur MRP RSIJCP adalah agen-agen ekspedisi yang menyewakan jasa transportasi, bank-bank yang memberi pinjaman kepada
distributor, perusahaan multimedia yang membantu promosi produk, perusahaan jasa telekomunikasi yang membantu memperlancar kerjasama dan perusahaan lain yang turut membantu terlaksananya proses rantai pasokan obat.