IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.7. Hubungan antara Efektivitas dan Manajemen
4.7.1. Faktor Pendorong Efektivitas Rantai Pasokan
Faktor-faktor yang mendorong efektifnya sebuah rantai pasokan, antara lain kemampuan pemenuhan kebutuhan, kinerja logistik, produksi, pendapatan dan laba, biaya-biaya dan kerjasama.
a. Pemenuhan Kebutuhan
Pemenuhan kebutuhan menjadi salah faktor penentu efektifnya sebuah rantai pasokan. Pemenuhan kebutuhan yang dimaksud adalah bagaimana proses anggota rantai pasokan menyediakan barang sampai ke tangan konsumen. Kegiatan-kegiatan yang meliputi kegiatan pemenuhan kebutuhan, antara lain pemesanan obat melalui pemasok, penjagaan persediaan barang sediaan di gudang, dan pendistribusian ke unit farmasi sebagai anggota rantai pasokan yang bertugas mendistribusikan kepada (stakeholder) RS.
Tidak semua tahapan dari proses pemenuhan kebutuhan berjalan dengan lancar, ada kalanya ditemui kendala-kendala oleh para anggota rantai pasokan. Khususnya pada divisi logistik, karena divisi ini yang mengatur mulai dari penyediaan, penjagaan sediaan barang hingga pendistribusian di tahap pertama.
Banyaknya obat yang tidak tersedia dalam gudang dan bersifat mendadak, mengharuskan logistik menyediakan obat tersebut dengan cito. Pembelian obat yang bersifat cito sangat mengganggu kelancaran pelayanan maupun keuangan RS. Formularium yang belum optimal penerapannya juga terkadang menyulitkan logistik 1.598
5.195 3.996 5.195
untuk mengikuti standar obat yang harus disediakan. Pergantian penggunaan obat yang cepat oleh dokter menyebabkan banyaknya persediaan obat yang tidak bergerak di gudang obat, dalam artian tidak didistribusikan kembali kepada layanan farmasi.
b.Logistik
Kinerja logistik menjadi faktor penting dalam menunjang kelancaran rantai pasokan. Dalam kegiatan operasional sangat dibutuhkan kinerja bermutu dengan keterampilan, keahlian dan disiplin kerja yang tinggi. Apabila tenaga kerja bermutu, maka akan meningkatkan produktivitas yang berimplikasi pada meningkatnya efektivitas kerja.
Hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan-kegiatan logistik, diantaranya ketepatan pemesanan dan pengiriman obat secara tepat waktu, jumlah dan mutu. Ketepatan pemesanan dan pengiriman akan mempengaruhi pemenuhan kebutuhan (stakeholder) RS. Selain itu kegiatan lain yang berkaitan dengan kinerja logistik adalah pengaturan jadwal yang tepat, perencanaan distribusi ke layanan farmasi, dan menjalin hubungan baik dengan pemasok.
Salah satu kendala yang dihadapi divisi logistik adalah sulitnya menambah tenaga kerja, karena terkait pada kebijakan divisi SDM. Saat ini divisi logistik memiliki 8 (delapan) orang tenaga kerja yang mengatur dan mengawasi pendistribusian obat di RSIJCP, dibantu kepala seksi perbekalan kesehatan dan manajer logistik sebagai evaluator kinerja secara kontinu.
Lambatnya proses (turn over) tenaga kerja yang dilakukan, lebih menyulitkan proses regenerisasi bagi divisi logistik. Pada suatu kejadian khusus, dengan tenaga kerja yang dimiliki divisi logistik harus dapat melaksanakan tugas dan kewajibannya secara bersamaan. Hal yang paling memungkinkan adalah dengan mempekerjakan tenaga kerja dengan menambah jam kerja (lembur). Penambahan jumlah tenaga kerja sangat diperlukan pada divisi logistik guna meningkatkan efektivitas kinerja di divisi logistik.
c. Produksi
Produksi pada rantai pasokan di RSIJCP merupakan inti dari kegiatan logistik. Kegiatan produksi yang dimaksud bukan mengolah bahan mentah menjadi bahan setengah jadi ataupun bahan jadi. Namun kegiatan produksi di divisi logistik bagian perbekalan kesehatan merupakan hal yang tidak terpisahkan dari pemenuhan kebutuhan. Hal-hal yang berkaitan dengan kegiatan produksi, antara lain integrasi MRP, kelancaran sistem informasi yang berpengaruh pada MRP, ketersediaan obat, kinerja logistik yang berpengaruh pada daya saing RS, dan kepercayaan anggota MRP.
Kelancaran produksi yang baik, harus didukung oleh berbagai kegiatan-kegiatan pendukung. Terintegrasinya MRP akan mendukung kegiatan produksi dengan baik. Untuk itu diperlukan komunikasi, kepercayaan, dan keselarasan diantara anggota rantai pasokan. Salah satu cara yang dapat dilakukan dengan mengadakan pelatihan bagi karyawan, pendisiplinan budaya kerja, pemberian tanggungjawab dan wewenang untuk menambah keahlian kinerja.
Kelancaran sistem informasi akan menjadikan MRP terintegrasi dengan baik dan berakibat pada tepatnya ketersediaan obat dan kuatnya kepercayaan antar anggota rantai pasokan, sehingga pada akhirnya akan dengan mudah bersaing dengan RS lain dalam mendapatkan penerimaan juga kepercayaan dari para (stakeholder). d.Pendapatan dan laba
Penerimaan dan laba menjadi penting dalam MRP, karena secara langsung mempengaruhi pendapatan bagi RSIJCP. Hal-hal yang menjadi ukuran berkenaan dengan pendapatan dan laba, antara lain perencanaan distribusi yang tepat, mutu obat yang baik, keloyalan dan kepuasan konsumen, juga fleksibelnya logistik terhadap perubahan permintaan.
Distribusi tepat yang dimaksud adalah distribusi yang tepat waktu, tepat mutu dan tepat jumlah. Tidak terdistribusinya obat dengan baik akan merusak sistem MRP yang telah terbentuk, serta
pada akhirnya akan berakibat tidak puasnya para (stakeholder) RS. Mutu pelayanan yang diberikan oleh RSIJCP akan mendorong keloyalan dan kepuasan (stakeholder). Salah satu upaya yang dapat dilakukan oleh divisi logistik guna memberikan pelayanan yang baik adalah memberikan obat dengan mutu yang baik, juga menerima perubahan permintaan dan pengaduan dari konsumen.
e. Biaya-biaya
Biaya-biaya yang keluar pada proses MRP menjadi faktor yang juga mempengaruhi efektivitas MRP menurut Haming dan Nurnajamuddin (2007). Biaya-biaya yang dikeluarkan akan menjadi tolak ukur efisien atau tidaknya sebuah proses dijalankan. Hal-hal yang berkenaan dengan peubah biaya, antara lain harga obat bersaing, mutu obat baik, distributor yang merespon cepat perubahan permintaan, logistik yang memiliki sistem informasi pengaduan dan pengaduan konsumen selesai dengan baik.
Harga murah dan mutu yang baik obat yang didapatkan logistik dari pemasok secara otomatis menekan biaya yang dikeluarkan. Logistik tidak perlu lagi untuk mengganti obat yang tersedia hanya karena memiliki mutu buruk. Selain itu, respon yang cepat dari pemasok terhadap perubahan permintaan juga teratasinya pengaduan masalah dianggap menjadi hal-hal yang dapat menekan biaya.
f. Kerjasama
Kerjasama juga menjadi faktor pendukung bagi efektifnya sebuah rantai pasokan. Kerjasama dapat dilakukan dengan 2 (dua) cara, yaitu kerjasama vertikal dan horizontal. Kerjasama vertikal terkait dengan kerjasama antar perusahaan atau lembaga pendidikan dan informasi, sedangkan kerjasama horizontal adalah kerjasama dengan pemasok. Contoh kerjasama vertikal yang telah dilakukan divisi logitik adalah kerjasama dengan RS lain. Sedangkan yang contoh kerjasama horizontal, yaitu kerjasama dengan pemasok, anggota rantai pasokan dan manajemen rantai pasokan.
Kerjasama yang dilakukan divisi logistik mencakup 2 (dua) bagian kerjasama, yaitu vertikal dan horizontal. Kerjasama vertikal dilakukan dengan RSI cabang, yaitu RSI Pondok Kopi dan RSI Cilincing. Kerjasama yang terjalin sangat menguntungkan bagi kedua belah pihak. Selain menjadi bahan pembanding pada kasus tertentu, juga sebagai mitra yang saling tolong menolong, misalnya dalam hal pemenuhan obat yang cito namun tidak terdapat di pemasok Pada lingkup yang lebih luas RSIJCP telah melakukan kerjasama vertikal, yaitu dengan cara menerima mahasiswa yang akan melakukan penelitian pada bagian-bagian yang ada dan diperkenankan di RSICP. Kerjasama tersebut akan menghasilkan input bagi bagian yang menjadi objek penelitian.
Kerjasama horizontal dilakukan divisi logistik dengan cara menjalin kerjasama dengan pemasok dan anggota rantai pasokan lainnya. Kerjasama tersebut akan menghasilkan kesepakatan dan kesepahaman yang berguna untuk menjaga keprofesionalan kinerja masing-masing bagian.