HASIL DAN PEMBAHASAN
ALUR SISTEM TRACEABILITY PRODUK CHEWY CANDY
PT Sweet Candy Indonesia memproduksi varian produk chewy candy di pabrik Cibinong. Alur sistem traceability dalam memproduksi chewy candy dari hulu ke hilir (Lampiran 2) pun turut melibatqkan serangkaian tahapan proses pada beberapa bagian di pabrik, yaitu:
1. RMWH (Raw Material Warehouse)
Bagian ini bertugas menerima dan mengelola bahan baku yang dibeli oleh perusahaan dari berbagai supplier yang telah memenuhi standar kualifikasi yang ditentukan oleh perusahaan. Berikut merupakan aktivitas terkait sistem traceability yang terjadi di bagian ini:
• Penerimaan bahan baku dari supplier
Petugas RMWH akan menerima bahan baku dari supplier tertentu yang sebelumnya telah melakukan transkasi pembelian dengan pihak purchasing. Saat bahan baku datang ke gudang RMWH, supplier akan menyerahkan surat jalan dan COA (Certificate of Analysis). Kedua dokumen tersebut berisi keterangan mengenai identitas supplier, no. material dan deskripsi bahan baku, no. batch internal dari supplier, jumlah bahan baku yang dikirim, tanggal produksi dan kadaluarsa produk serta tanda tangan pihak RMWH dan pihak supplier sebagai bukti transaksi serah terima. Pada saat itu pula, pihak QC (Quality Control) yang bertugas di RMWH akan melakukan pemeriksaan terhadap barang dan COA. Setelah terdapat pengesahan kualitas barang oleh pihak QC, bahan baku segera dipindahkan ke lokasi penyimpanan sementara. • Penyimpanan bahan baku
Pihak RMWH akan menerbitkan formulir transfer slip yang terdiri dari tiga rangkap dengan warna berbeda yaitu putih, merah, dan kuning
25 sebelum bahan baku disimpan pada high rack. Formulir putih akan direkatkan bersama surat jalan dari supplier sebagai arsip RMWH sedangkan formulir merah akan ditempelkan langsung pada barang yang akan disimpan di gudang dan formulir kuning akan diserahkan kepada admin gudang RMWH untuk di-input pada sistem pendataan SAP (System Applications and Products in data processing). Formulir tersebut berisi keterangan tanggal penerimaan bahan baku, no. material internal pabrik dan deskripsi bahan baku, no. batch internal pabrik (ddd/y/s/l/p), tanggal kadaluarsa bahan baku, jumlah barang yang disimpan, lokasi penyimpanan barang, dan identitas petugas RMWH yang berwenang. Kemudian penyimpanan bahan baku dan pendokumentasian lokasi penyimpanan akan dilakukan oleh petugas forklift. Selain direkatkan formulir transfer slip berwarna merah, bahan baku yang akan disimpan juga direkatkan stiker kuning kecil yang berisi no. batch internal pabrik (ddd/y/s/l/p) dan no. material bahan baku yang digunakan secara internal oleh perusahaan.
Ket.
Kode no. batch internal pabrik ddd : urutan hari dalam satu tahun y : tahun (satu digit terakhir)
s : nomer shift dari pihak RMWH saat melakukan pembongkaran barang dari supplier
l : urutan lot yang dikirimkan oleh satu supplier untuk satu jenis barang yang sama
p : inisial supplier
• Penyerahan bahan baku kepada pemesan
Pihak RMWH akan menerima pemesanan bahan baku melalui sistem SAP. Setiap ada pesanan yang diterima, koordinator RMWH akan menerbitkan formulir order slip yang berisi tanggal pemesanan, no. slip order, no. material dan deskripsi bahan baku, no. purchasing order, jumlah bahan baku yang dipesan, jumlah bahan baku yang nantinya diterima pemesan, dan tanda tangan kedua belah pihak yang bertransaksi. Selanjutnya koordinator tersebut akan meminta petugas forklift untuk mengambil pesanan bahan baku pada high rack dan menyerahkannya pada perwakilan pihak pemesan yang datang untuk menjemput pesanan bahan baku.
2. AWM (Automatic Weighing Machine)
Bagian ini bertugas menyediakan campuran gula halus dan tepung beras untuk keperluan first coating step produksi dragee dan larutan gula untuk semua lini produksi di pabrik Cibinong. Berikut merupakan aktivitas terkait sistem traceability yang terjadi di bagian ini:
• Pemesanan bahan baku
Bahan baku akan diperoleh setelah petugas AWM melakukan pemesanan ke pihak RMWH melalui sistem SAP. Berbeda dengan perlakuan yang diberikan pada divisi produksi, bahan baku yang dipesan pihak AWM
26
akan diantarkan langsung ke lokasi oleh pihak RMWH. Pada transaksi tersebut, pihak RMWH akan membawa formulir order slip untuk ditandatangani oleh petugas AWM yang berwenang. Selanjutnya petugas RMWH tersebut akan melakukan pelabelan terhadap barang yang dipesan berupa stiker kuning yang berisi data no. batch BTP (ddd/y/s/l/p) dan no. material BTP yang digunakan secara internal oleh perusahaan. • Pengolahan gula
Pihak AWM akan bertugas mengolah gula yang akan digunakan sebagai bahan baku utama di setiap divisi area produksi. Pada bagian ini pun terdapat laporan pencatatan kegiatan pengolahan gula yang berisi informasi mengenai tanggal dokumentasi proses, waktu kerja alat per- shift, no. batch bahan baku, serta keterangan mengenai larutan gula yang meliputi suhu proses dan nilai brix.
3. Flavor Room
Bagian ini bertugas mengelola penyimpanan serta melakukan preparasi terhadap bahan tambahan pangan yang digunakan untuk keperluan aktivitas produksi. Berikut merupakan aktivitas terkait sistem traceability yang terjadi di bagian ini:
• Pemesanan BTP kepada pihak RMWH
Petugas di bagian flavor room akan melakukan pemesanan kepada pihak RMWH melalui sistem SAP perusahaan secara berkala untuk memenuhi stok penyimpanan yang habis. Aktivitas ini dilakukan dengan meng-input data no. material BTP yang digunakan secara internal oleh perusahaan dan jumlah BTP yang dipesan pada sistem SAP.
• Penerimaan BTP dari pihak RMWH
Transaksi serah terima BTP akan dilakukan pihak RMWH dan flavor room di gudang penyimpanan flavor room yang berdekatan dengan lokasi RMWH. Pada aktivitas ini, pihak RMWH menyerahkan formulir order slip untuk ditandatangani pihak flavor room. Kemudian petugas RMWH tersebut juga melakukan pelabelan terhadap barang yang dipesan berupa stiker kuning yang berisi data no. batch BTP (ddd/y/s/l/p) dan no. material BTP yang digunakan secara internal oleh perusahaan.
• Preparasi BTP
Untuk memenuhi pesanan BTP secara cepat, petugas di bagian flavor room akan terlebih dahulu menyiapkan berbagai BTP pesanan dalam ukuran dan keadaan siap pakai secara berkala. Hal ini meliputi pembagian gum arab, dextrin, perisa alami, dan vanilin powder dalam ukuran tertentu sesuai resep dari pihak produksi maupun preparasi perisa dan pewarna untuk menghasilkan BTP siap pakai dalam ukuran 3-4 liter tabung. Kegiatan preparasi tersebut meliputi pelarutan pewarna sintetik yang berbentuk bubuk maupun pencampuran antara perisa dan pewarna menjadi larutan siap pakai. Kemudian pelabelan tambahan pun dilakukan pada setiap tabung hasil preparasi yang meliputi data nama material dan
27 jenis permen yang akan menggunakan larutan ini. Khusus tabung preparasi yang berisi campuran perisa dan pewarna, label yang ditempel akan berisi data no. batch (k/ddd/hh.hh/dd.mm.yyyy), no. material, deskripsi nama material, tanggal kadaluarsa, dan tanggal dilakukan pencampuran.
Ket.
Kode no. batch label tabung preparasi campuran perisa dan pewarna k : kode produksi varian permen
ddd : urutan hari dalam satu tahun (waktu preparasi)
hh.hh : waktu dengan keterangan jam dan menit (waktu preparasi) dd : hari kadaluarsa
mm : bulan kadaluarsa yyyy : tahun kadaluarsa
• Pemesanan BTP oleh pihak produksi
Pada tahap ini pihak produksi akan melakukan pemesanan dengan meng- input no.material BTP berikut jumlah yang akan dipesan melalui sistem SAP pada setiap waktu permulaan shift kerja. Kemudian pihak flavor room pun menyiapkan BTP pesanan dan menempatkannya pada loket penyerahan BTP. Nantinya pihak produksi akan datang menjemput dan melakukan tanda tangan pada buku laporan serah terima BTP.
4. Produksi
Bagian ini bertugas mengolah beragam bahan baku untuk menghasilkan produk chewy candy. Secara umum diagram proses pembuatan chewy candy dapat dilihat pada Lampiran 3. Berikut merupakan aktivitas terkait sistem traceability yang terjadi di bagian ini:
• Cooker
Pada proses ini cairan gula yang telah diproses ditimbang secara otomatis untuk mengalir ke dalam tangki dan dicampur dengan larutan FSA (Food Stability Agent) yang terdiri dari dextrin, gum arab, dan gelatin. Petugas produksi akan menyesuaikan pengaturan tangki pencampuran tersebut berdasarkan informasi karakteristik gula yang dialirkan oleh pihak AWM. Pada tahap ini petugas akan mengisi data pada buku laporan pemakaian bahan baku yang terdiri dari lemak, gelatin, GMS, gula pasir, tepung beras, garam, lechitin, dan gum powder. Laporan ini berisi data informasi mengenai no. batch dan no. material bahan baku yang digunakan, stok awal bahan baku, jumlah stok bahan baku yang diterima, jumlah stok bahan baku yang digunakan, dan stok akhir bahan baku. Selain itu, petugas juga akan mendokumentasikan data pemakaian bahan baku pembuatan larutan FSA dan proses cooker dalam buku laporan terpisah. • Kristalisasi di mesin buss
Pada tahapan ini cairan gula panas yang telah melalui proses pemasakan di cooker akan diubah menjadi adonan yang cukup padat dan mudah dibentuk. Hal tersebut terjadi akibat adanya proses kristalisasi pada cairan gula yang berlangsung pada tahapan ini. Mesin Buss yang
28
digunakan berbentuk tabung tertutup sepanjang 5 M. Desain tertutup tersebut berfungsi untuk mengurangi potensi udara terperengkap dalam adonan permen. Nantinya adonan permen hasil kristalisasi akan ditimbang sebanyak 60 Kg dan dimasukan ke dalam dough carier. Pada proses ini, petugas akan mencatat lamanya waktu mesin Buss berkerja dan jumlah output per-shift pada buku laporan.
• Pulling
Pada tahapan ini adonan permen hasil kristalisasi yang berada di dalam dough carrier akan dicampur dengan pewarna, perisa, dan asam sitrat sesuai resep masing-masing varian permen. Pada tahap ini petugas akan mendokumentasikan pemakaian bahan baku untuk pembuatan larutan asam sitrat dan proses pulling pada buku laporan terpisah. Buku laporan pembuatan asam sitrat akan berisi data mengenai no. batch asam sitrat yang digunakan sedangkan buku laporan pulling berisi data varian permen yang di-pulling; jumlah perisa, pewarna, dan asam sitrat yang digunakan per-batch; identitas petugas per-shift; no. mesin pulling yang digunakan dan no. mesin cut and wrap yang menjadi destinasi proses selanjutnya bagi adonan permen tersebut; serta no. batch proses pulling (dd/mm/yy/xx) dan tanggal dilakukannya pulling. Selain itu, petugas juga berkewajiban menyampaikan formulir non-document pulling yang berupa kertas kecil berukuran 6x4 cm kepada petugas di proses selanjutnya. Formulir ini berisi no. batch proses pulling, varian flavor permen, no. mesin pulling yang digunakan, shift yang bertugas, dan tanggal proses dilakukannya pulling.
Ket.
Kode no. batch proses pulling
dd : tanggal dilakukannya proses pulling mm : bulan dilakukannya proses pulling
yy : tahun dilakukannya proses pulling (dua digit terakhir) xx : nomer urut dilakukannya proses pulling
• Flattener
Pada tahapan ini adonan permen yang telah tercampur sempurna kemudian dipipihkan dan dibagi menjadi ukuran yang lebih kecil dengan bobot sekitar 6 Kg perlembar agar mempermudah proses input manual pada mesin cut and wrap. Petugas flattener memiliki kewajiban menjaga keberadaan formulir non-document pulling yang diterima dari petugas pulling untuk kemudian disampaikan kepada petugas mesin cut and wrap. • Cut and Wrap
Adonan permen yang sudah dipipihkan melalui mesin flattener kemudian dimasukan pada mesin cut and wrap secara bertahap. Mesin ini akan membentuk permen menjadi kotak berukuran kecil dengan bobot sekitar 2,5 gram dan membungkusnya secara individu menjadi satuan permen yang disebut mono. Pada tahap ini petugas akan menerima formulir pulling yang kemudian datanya digunakan dalam mengisi buku laporan cut and wrap yang berisi waktu kerja mesin, nama petugas per-shift, jenis
29 permen yang sedang diproses, no. mesin pulling, no. batch material packaging (ddd/y/s/l/p) yang digunakan, jumlah output produk, dan jumlah reject per-shift. Petugas juga akan mengisi formulir checklist intermediate untuk setiap lorry yang berisi 24 tray permen. Formulir tersebut berisi data no. slip checklist intermediate, varian flavor permen, kode checklist intermediate (dd/mm/yy/hh/mc), no. mesin cut and wrap, identitas petugas per-shift, dan jumlah tray.
Ket.
Kode checklist intermediate
dd : tanggal dilakukannya proses cut and wrap mm : bulan dilakukannya proses cut and wrap
yy : tahun dilakukannya proses cut and wrap (dua digit terakhir) hh : jam dilakukannya proses cut and wrap
mc : nomer mesin cut and wrap • Transwrap
Pada tahapan ini mono yang telah melewati proses cut and wrap akan dikemas dalam kemasan pouch dengan jumlah isian 42 butir. Pouch tersebut diberi cap yang berisi data informasi mengenai kode produksi dan tanggal kadaluarsa secara otomatis oleh mesin transwrap. Kode produksi mengandung informasi tanggal saat permen melalui tahap proses transwrap dan nomer mesin cut and wrap yang terdata di formulir checklist intermediate. Pada tahap ini terdapat dokumen pencatatan mesin transwrap. Dokumen tersebut berisi informasi mengenai data tanggal proses transwrap, identitas petugas per-shift, data kombinasi permen yang dikemas dalam satu pouch, kode checklist intermediate (dd/mm/yy/hh/mc), tanggal kadaluarsa dalam 18 bulan, no. batch produksi (L/xx/ddd/y/hh), kode karton, dan no. artikel barang jadi.
Ket.
Kode no. batch produksi
L: kode negara produsen (Indonesia) xx: nomor mesin cut and wrap ddd : urutan hari dalam satu tahun y : tahun (satu digit terakhir)
hh: jam dilakukannya proses transwrap • Cartoning
Pada tahap ini 20 pouch permen dimasukan ke dalam karton dan disusun secara berdiri dengan bantuan partisi. Setiap karton memiliki stiker berisi keterangan no. material barang jadi, nama produk, jumlah pouch dan jumlah butir permen dalam satu pouch, serta no. karton yang spesifik untuk setiap jenis varian produk permen. Kemudian karton-karton tersebut segera dipindahkan ke konveyor tunnel yang akan berjalan otomatis menuju gudang FGWH.
5. Incinerator
Bagian ini bertugas mengumpulkan dan mengolah limbah dari proses produksi. Limbah yang ditangani berupa adonan permen yang rusak dan
30
plastik kemasan dari permen yang di-rework atau rusak saat diproduksi. Berikut merupakan aktivitas terkait sistem traceability yang terjadi di bagian ini:
• Penerimaan limbah dari bagian produksi
Pada tahapan ini petugas insenerator akan mengumpulkan limbah dari tempat pembuangan khusus yang terletak di balik dinding bagian luar setiap area produksi. Limbah tersebut nantinya akan ditempatkan di lokasi khusus pada bagian belakang pabrik. Kemudian limbah tersebut akan dipisahkan menjadi limbah adonan permen dan limbah plastik kemasan permen sebelum diolah pada tahapan proses penanganan limbah selanjutnya.
6. Co-packing
Bagian co-packing bertugas mengirimkan produk setengah jadi berupa mono kepada pihak ketiga untuk dilakukan pengemasan lanjutan terhadap produk tersebut. Hal ini dilakukan karena keterbatasan peralatan yang dimiliki pabrik. Nantinya mono tersebut akan dikemas dalam bentuk sachet. Berikut merupakan aktivitas terkait sistem traceability yang terjadi di bagian ini:
• Penerimaan produk setengah jadi dari bagian produksi
Pada tahapan ini pihak co-packing akan menerima kiriman mono dalam tray beserta formulir checklist intermediate dari pihak produksi. Selanjutnya mono tersebut akan ditempatkan pada lokasi penyimpanan sementara di area co-packing sebelum pihak ketiga datang menjemput. • Penyerahan produk setengah jadi ke pihak ketiga
Pada tahapan ini pihak co-packing akan menerbitkan formulir rangkap mengenai pengiriman produk setengah jadi yang berisi data informasi mengenai tanggal pengiriman produk setengah jadi, no. slip checklist intermediate, no. material, deskripsi material, jumlah material yang akan dikirim, dan keterangan petugas co-packing yang bertransaksi. Kemudian pihak co-packing pun menyerahkan salinan formulir rangkap tersebut kepada pihak ketiga saat mereka datang menjemput material.
7. FGWH (Finish Good Warehouse)
Bagian ini bertugas menyimpan semua produk akhir sebelum nantinya akan dikirim ke berbagai distributor di dalam maupun luar negeri. Berikut merupakan aktivitas terkait sistem traceability yang terjadi di bagian ini: • Penerimaan produk dari pihak produksi
Pada tahapan ini produk yang dihasilkan oleh bagian produksi akan disimpan sementara di area FGWH sebelum dikirim ke distributor tertentu. Produk tersebut akan dikirim ke gudang FGWH melalui sistem konveyor tunnel otomatis. Sesampainya produk tersebut melalui sistem konveyor, pihak FGWH segera menyiapkan formulir serah terima finish good yang akan ditandatangani oleh kedua pihak. Formulir tersebut berisi
31 keterangan tanggal pengiriman produk, identitas produk (no. artikel barang jadi dan deskripsi produk), jumlah produk yang diterima pihak FGWH, dan identitas petugas FGWH yang berwenang.
• Penerimaan produk dari pihak ketiga
Pada tahapan ini pihak FGWH akan menerima produk dari pihak ketiga beserta surat jalan yang turut dilampirkan. Surat jalan tersebut memuat sejumlah informasi mengenai tanggal penyerahan produk, deskripsi produk, jumlah produk yang dikirim, dan identitas petugas yang berwenang dari pihak ketiga. Setelah dilakukan pemeriksaan terhadap produk yang diterima, produk tersebut kemudian diletakan pada lokasi penyimpanan sementara sebelum ditempatkan pada high rack dan informasi terkait penerimaan produk pun langsung di-input pada sistem SAP.
• Penyimpanan produk di gudang
Semua produk yang diterima oleh pihak FGWH akan disimpan dalam high rack. Namun sebelum dilakukan penyimpanan produk, petugas FGWH akan membuat formulir transer slip yang terdiri dari tiga rangkap dengan warna berbeda yaitu putih, merah, dan kuning. Formulir ini berisi keterangan tanggal penerimaan produk, no. no. artikel barang jadi dan deskripsi produk, no. batch packaging (dd/mm/yy/hh), jumlah produk yang disimpan, lokasi penyimpanan produk, dan identitas petugas FGWH yang berwenang. Formulir pertama yang berwarna putih akan direkatkan bersama surat jalan, formulir berikutnya yang berwarna merah akan direkatkan pada produk yang disimpan di high rack, dan formulir berwarna kuning akan diserahkan kepada petugas FGWH untuk meng- input data informasi produk pada sistem SAP.
• Pengiriman produk ke distributor
Produk yang akan dikirimkan ke distributor terlebih dahulu diturunkan dari high rack dan ditempatkan pada lokasi perpindahan sementara di dekat pintu bongkar muat produk ke dalam truk. Kemudian petugas pun menyiapkan surat jalan yang berisi keterangan no. pengiriman, no. artikel barang jadi dan deskripsi produk, jumlah produk yang akan dikirim, dan lokasi tujuan pengiriman.