HASIL DAN PEMBAHASAN
TINDAKAN KOREKSI PADA SISTEM TRACEABILITY
Prioritas pemberian tindakan koreksi dimulai dari function ID di critical level unacceptable, undesirable, hingga acceptable with revision. Secara lengkap tindakan koreksi terhadap sistem traceability PT Sweet Candy Indonesia dapat dilihat pada Tabel 7. Berdasarkan hasil analisis sebelumnya terlihat bahwa bagian produksi membutuhkan perhatian lebih dalam pemberian tindakan koreksi. Pada bagian ini titik kritis yang potensial menjadi penyebab kegagalan sistem traceability terpusat pada tahapan pulling hingga transwrap. Untuk mencegah potensi tersebut sebaiknya dilakukan upaya modifikasi sistem dokumentasi berupa penerapan sistem kanban di sepanjang tahapan pulling hingga transwrap yang juga meliputi tahapan co-packing. Kartu kanban yang diajukan akan berbentuk lembaran kertas berukuran polio dan mencakup data informasi produk mulai dari tahapan pulling hingga transwrap seperti yang dapat dilihat pada Lampiran 7. Kartu kanban tersebut akan menggantikan fungsi formulir non-document pulling dan formulir checklist intermediate. Nantinya pengisian kartu kanban akan dimulai oleh petugas pulling kemudian dilanjutkan hingga diterima oleh petugas transwrap maupun co-packing. Kartu kanban tersebut juga ditransmisikan selama proses produksi dengan mengikuti perpindahan produk ke tahapan proses selanjutnya. Hal ini pun harus turut didukung oleh sistem pengarsipan yang baik untuk menjamin kinerja sistem traceability yang maksimal. Melalui penerapan sistem kanban, kedisiplinan petugas dalam aktivitas dokumentasi juga menjadi lebih terpantau dengan baik karena kesalahan yang mungkin terjadi selama dokumentasi dapat terdeteksi secara langsung oleh petugas pada tahapan berikutnya. Untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja sistem traceability sebaiknya pihak produksi turut melakukan perhitungan jumlah output permen dalam satuan berat pada tahapan cut and wrap karena pada tahapan ini banyak dihasilkan scrap. Pihak incinerator juga sebaiknya mendokumentasikan jumlah scrap produk berdasarkan varian permen dalam satu divisi produksi. Jika keduanya tidak dilaksanakan maka akan menyulitkan perhitungan kesetimbangan massa proses produksi yang dibutuhkan untuk menentukan luasan dokumen yang digunakan dalam penelusuran produk maupun keakuratan aktivitas recall terhadap produk yang bermasalah. Selain bagian produksi, flavor room juga patut diberi tindakan koreksi. Terkait tidak adanya pelabelan identitas no. batch pada BTP yang diserahkan kepada pihak produksi maka sebaiknya pada transaksi serah terima BTP dilakukan dokumentasi no.order berdasarkan urutan pemesanan BTP untuk setiap divisi produksi yang melakukan pemesanan. Penetapan no. order sebagai target dokumentasi dianggap lebih mudah dan efisien dibandingkan no. batch yang terdiri dari deretan kombinasi huruf dan angka yang cukup panjang. Terlebih lagi dalam satu batch proses pulling juga dibutuhkan beragam campuran BTP. Oleh karena itu, dengan penggunaan no. order sebagai target dokumentasi maka keterbatasan ruang kolom pada dokumen pencatatan pun tidak menjadi masalah. Modifikasi sistem dokumentasi ini juga dinilai tidak rumit dengan hanya menambahkan kolom BTP pada buku laporan dan kartu kanban yang nantinya akan diterapkan.
41
41
Tabel 7 Tindakan koreksi pada sistem taceability PT Sweet Candy Indonesia
Failure ID
Kemungkinan Penyebab Kegagalan Sistem
Traceability
Posisi
matriks Critical Level Tindakan Koreksi
7.10 Tidak dilakukannya pelabelan identitas no. batch pada
BTP yang akan diserahkan kepada pihak produksi II-A Unacceptable
Membuat label khusus untuk setiap BTP atau sistem pencatatan manual untuk transaksi serah terima BTP dengan pihak produksi 10.20 Tidak dilakukannya dokumentasi no. batch BTP II-A Unacceptable Memodifikasi buku laporan untuk dokumentasi tambahan berupa no.
batch BTP
12.20 Tidak ada dokumentasi kuantitas permen yang
dihasilkan per-shift II-A Unacceptable
Melakukan kegiatan dokumentasi kuantitas output permen secara terukur
15.10 Tidak ada dokumentasi kuantitas scrap berdasarkan
varian permen secara terpisah II-A Unacceptable
Melakukan kegiatan dokumentasi kuantitas scrap berdasarkan varian permen secara terpisah
13.20 Formulir checklist intermediate rusak atau hilang II-B Unacceptable Meletakan formulir pada posisi tray yang aman dan menerapkan
sistem pengarsipan yang tertib 10.10 Kesalahan dalam dokumentasi varian permen dan no.
batch proses pulling II-C Undesirable
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan bekerja secara tertib sesuai SOP
12.10 Kesalahan dalam dokumentasi no.batch proses pulling
dan varian flavor permen yang diproses per waktu II-C Undesirable
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan segera memperbaiki data
16.10 Formulir checklist intermediate yang disertakan saat
penerimaan mono hilang atau rusak II-C Undesirable
Meletakan formulir pada posisi tray yang aman dan menerapkan sistem pengarsipan yang tertib
11.10 Formulir non-document pulling rusak atau hilang III-B Undesirable Memodifikasi formulir atau kegiatan transaksi serah terima formulir 6.20 Kesalahan dalam meng-input no. batch dan tanggal
kadaluarsa BTP pada sistem SAP II-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dengan membandingkan data pada kondisi aktual dan data yang ter-input di sistem SAP
10.30 Kesalahan dalam melakukan dokumentasi no. batch
asam sitrat II-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan segera memperbaiki data
13.10 Kesalahan dalam dokumentasi varian permen dan kode
checklist intermediate II-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan bekerja secara tertib sesuai SOP
42
42
(Lanjutan)
Failure
ID
Kemungkinan Penyebab Kegagalan Sistem
Traceability
Posisi
matriks Critical Level Tindakan Koreksi
14.10 Kesalahan dokumentasi no. karton pada stiker karton II-D Acceptable
with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan segera memperbaiki data
14.20 Kesalahan dalam merekatkan stiker identitas produk
pada kemasan karton II-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan bekerja tertib sesuai SOP
9.10 Kesalahan dalam mencatat kuantitas output adonan
permen yang dihasilkan III-C
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan segera memperbaiki data
10.40 Kesalahan dalam menyiapkan formulir pulling untuk
diserahkan kepada petugas di proses selanjutnya III-C
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan segera memperbaiki data
1.20 Kesalahan dalam meng-input data bahan baku yang
diterima pada sistem SAP III-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dengan membandingkan data pada kondisi aktual dan data yang ter-input di sistem SAP
2.10 Transfer slip tidak direkatkan pada bahan baku III-D Acceptable
with revision Selalu memastikansebelum disimpan di transfer slip high rack turut direkatkan pada bahan baku
2.20 Transfer slip pada bahan baku rusak atau hilang III-D Acceptable
with revision
Merekatkan transfer slip pada posisi yang aman dan memastikan kondisi terekat dengan sempurna
3.20 Label identitas berupa stiker kuning pada bahan baku
rusak atau hilang III-D
Acceptable with revision
Merekatkan stiker pada posisi yang aman dan memastikan kondisi terekat dengan sempurna
3.30 Kesalahan dalam meng-input data bahan baku yang
diserahkan pada sistem SAP III-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dengan membandingkan data pada kondisi aktual dan data yang ter-input di sistem SAP
4.10 Label identitas berupa stiker kuning pada bahan baku
rusak atau hilang III-D
Acceptable with revision
Merekatkan stiker pada posisi yang aman dan memastikan kondisi terekat dengan sempurna
4.20 Kesalahan untuk mencatat no. batch bahan baku pada
buku laporan III-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan segera memperbaiki data
43
43
(Lanjutan)
Failure ID
Kemungkinan Penyebab Kegagalan Sistem
Traceability
Posisi
matriks Critical Level Tindakan Koreksi
5.10 Label identitas berupa stiker kuning pada bahan baku
rusak atau hilang III-D
Acceptable
with revision Merekatkan stikerterekat dengan sempurna pada posisi yang aman dan memastikan kondisi
6.10 Kesalahan dalam menuliskan no. batch pada label
larutan BTP campuran III-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dengan membandingkan pedoman data pada sistem SAP dan data pada kondisi aktual
8.10 Kesalahan untuk mencatat no. batch bahan baku pada
buku laporan III-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dan segera memperbaiki data
8.20 Label identitas berupa stiker kuning pada bahan baku
rusak atau hilang III-D
Acceptable with revision
Merekatkan stiker pada posisi yang aman dan memastikan kondisi terekat dengan sempurna
17.10 Kesalahan dalam meng-input data mono yang
diserahkan ke pihak ketiga III-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dengan membandingkan data pada kondisi aktual dan data yang ter-input di sistem SAP
18.20
Kesalahan dalam meng-input data produk yang dikirimkan oleh pihak produksi melalui sistem konveyor tunnel pada sistem SAP
III-D Acceptable
with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dengan membandingkan data pada kondisi aktual dan data yang ter-input di sistem SAP
19.10 Kesalahan dalam meng-input data produk yang dikirimkan oleh pihak ketiga pada sistem SAP III-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dengan membandingkan data pada kondisi aktual dan data yang ter-input di sistem SAP
20.20 Transfer slip tidak direkatkan pada barang jadi III-D Acceptable
with revision
Selalu memastikan transfer slip turut direkatkan pada bahan baku sebelum disimpan di high rack
20.30 Transfer slip pada barang jadi rusak atau hilang III-D Acceptable
with revision
Merekatkan transfer slip pada posisi yang aman dan memastikan kondisi terekat dengan sempurna
21.20 Kesalahan dalam meng-input data produk yang
dikirimkan ke distributor pada sistem SAP III-D
Acceptable with revision
Melakukan pemeriksaan hasil kerja secara teratur dengan membandingkan data pada kondisi aktual dan data yang ter-input di sistem SAP
44