Kegiatan magang dilakukan dalam upaya peningkatan kinerja dalam pengendalian sistem keamanan produk di PT Sweet Candy Indonesia melalui evaluasi sistem traceability yang telah diterapkan pada proses produksi chewy candy di PT Sweet Candy Indonesia. Adapun proses kerja dari kegiatan ini meliputi:
1. Observasi lapang
Observasi lapang dilakukan dengan mengamati penerapan sistem traceability mulai dari aktivitas di gudang bahan baku, persiapan bahan, sanitasi, produksi, pengemasan, hingga di pengudangan produk akhir. Pengamatan ini meliputi pengecekan terhadap kelengkapan dokumen, pemantauan kode batch dan aktivitas pengidentifikasian bahan baku, serta menanyakan permasalahan yang sering muncul dalam penerapan sistem tersebut pada pelaku proses seperti manajer produksi, supervisor, maupun petugas. Pada tahapan observasi ini juga dilakukan pemahaman secara lebih mendalam terkait setiap alur pergerakan produk mulai dari bahan baku hingga produk akhir.
2. Mock recall
Mock recall dilakukan sebagai upaya awal dalam mengevaluasi efektifitas dan efisiensi sistem traceability. Melalui mock recall akan diadakan kegiatan simulasi berupa penarikan produk untuk mengevaluasi kemampuan sistem traceability dalam menyediakan dokumentasi data produk. Dalam pelaksanaannya akan dilakukan penelusuran data terhadap beberapa item produk yang sejenis dan memiliki alur proses yang melewati target sistem
21 uji secara sempurna dengan waktu produksi yang berbeda. Hal ini dilakukan agar konsistensi data untuk pengujian sistem dapat terjaga dengan baik. Pada akhir tahap ini akan diketahui kelemahan-kelemahan yang terdapat pada sistem dan jumlah waktu yang dibutuhkan dalam menelusuri data produk yang diisukan.
3. Pengumpulan data hasil pantauan
Pengumpulan data dilakukan dengan pemantauan langsung ke lokasi target dan wawancara secara terstruktur pada orang yang dianggap ahli dalam sistem traceability perusahaan. Data yang dihimpun meliputi info penting di setiap tahapan proses seperti keadaan aktual di lapangan, kesalahan praktik kerja dalam sistem traceability, permasalahan yang dialami saat melaksanakan sistem traceability, dan metode pelabelan yang digunakan. Data-data tersebut kemudian akan digunakan untuk menentukan penyebab terjadinya kegagalan menggunakan metode analisis FMECA.
4. Analisis data
Data yang berhasil dihimpun kemudian akan diolah menggunakan metode FMECA berdasarkan penilaian yang dilakukan oleh ahli. Analisis akan melibatkan ahli yang memiliki pemahaman khusus secara mendalam terkait sistem traceability. Para ahli tersebut dapat meliputi praktisi akademik maupun perwakilan dari perusahaan. Para ahli nantinya akan menjadi sumber informasi penting dalam pelaksanaan analisis menggunakan metode FMECA. Pelaksanaan evaluasi sistem traceability menggunakan metode FMECA terdiri dari 2 tahap yaitu:
• Analisis FMEA (Failure Mode and Effects Analysis) Analisis FMEA terdiri dari dua tahapan yaitu:
Analisis titik- titik kritis
Tahapan ini meliputi penentuan titik-titik kritis traceability dan penyebab terjadinya kegagalan tersebut serta pemberian kode pengenal berupa function ID (Identification) pada setiap tahapan proses.
Analisis efek
Analisis efek terdiri dari dua macam yaitu analisis efek lokal dan analisis efek global. Efek lokal merupakan kesalahan yang bersifat khusus dalam ruang lingkup permasalahan kecil yang mungkin ditimbulkan dari kegagalan sistem pada titik kritis sedangkan efek global merupakan kesalahan bersifat umum dalam ruang lingkup permasalahan yang lebih luas.
• Analisis CA (Criticality Analysis)
Analisis CA terdiri dari enam tahapan yaitu:
Menentukan tingkat nilai kepelikan (Severity classification/S) berdasarkan pedoman pada Tabel 2.
22
Menentukan nilai peluang terjadinya kegagalan (Probability of occurence/O) berdasarkan pedoman pada Tabel 3.
Menentukan nilai resiko kegagalan system (Failure detectability/D) berdasarkan pedoman pada Tabel 4.
Menentukan nilai masing- masing titik kritis dengan rumus RPN = S x O x D.
Menentukan posisi setiap titik kritis pada matriks kritikal (Gambar 16) berdasarkan nilai O untuk kolom dan nilai S untuk baris.
Menentukan tingkat kritis setiap titik kritis (unacceptable, undesirable, acceptable with revision, acceptable without revision).
Hasil dari proses analisis data akan dijadikan pedoman perlu tidaknya dilakukan tindakan koreksi pada sistem traceability yang telah diterapkan. Bila terdapat hasil analisis FMECA yang menyatakan bahwa suatu titik kritis berada pada tingkat kritis unacceptable dan undesirable maka sebaiknya segera dilakukan tindakan koreksi. Tindakan koreksi yang akan diberikan dapat berupa pengadopsian sistem baru untuk manajemen operasi maupun perbaikan terhadap tahapan tertentu sehingga menghasilkan modifikasi pada sistem yang sudah ada sebelumnya. Adapun sampel worksheet analisis FMECA dapat dilihat pada Gambar 17.
Gambar 16 Matriks kritikal analisis FMECA
23 Tabel 2 Tingkat kepelikan (severity classification)a
Rangking Efek
Kepelikan Level Makna 9,10 Sangat
tinggi Catastrophic
Tingkat kepelikan dimana menyebabkan kehilangan banyak informasi
7,8 Tinggi Critical
Tingkat kepelikan dimana menyebabkan ketidakefisienan berat saat rekonstruksi informasi
4,5,6 Sedang Marginal
Tingkat kepelikan dimana menyebabkan ketidakefisienan ringan saat rekonstruksi informasi
1,2,3 Rendah Minor
Tingkat kepelikan dimana dapat dilakukan tindakan penangulangan secara langsung (tanpa perlu dijadwalkan)
a
Sumber: MIL-STD-1629A (US Military Standard 1980).
Tabel 3 Peluang terjadinya kegagalan (probability of occurence)a
Rangking Peluang Kegagalan Level Peluang
10 Frequent: peluang terjadinya tinggi A ≥ 1 in 2
9 1 in 8
8 Reasonably common: peluang terjadinya moderat
B 1 in 20
7 1 in 40
6 Occasional: peluang terjadinya jarang C 1 in 80
5 1 in 400
4 1 in 1.000
3 Rare: sangat tidak mungkin terjadi D 1 in 4.000
2 1 in 20.000
1 Extremely rare: peluang terjadinya adalah nol
E <1in 1.000.000
a
Sumber: Bowles dan Pelaez (1995).
Tabel 4 Kemampuan mendeteksi terjadinya kegagalan (failure detectability)a Rangking Detection Criteria: Likelyhood of Detection by Design Control
10 Tidak terdeteksi
Design Control Traceability tidak akan dan atau tidak dapat mendeteksi kegagalan atau tidak ada design control 9 Sangat
sedikit
Peluang Design Control Traceability dapat mendeteksi kegagalan titik kritis sangat sedikit
7,8 Sedikit Peluang Design Control Traceability dapat mendeteksi kegagalan titik kritis sedikit
5,6 Moderat Peluang Design Control Traceability dapat mendeteksi kegagalan titik kritis moderat
3,4 Tinggi Peluang Design Control Traceability dapat mendeteksi kegagalan titik kritis tinggi
1,2 Sangat tinggi
Peluang Design Control Traceability dapat mendeteksi kegagalan titik kritis sangat tinggi
a
Sumber: Bowles dan Pelaez (1995).
24
5. Perancangan sistem kanban
Setelah sistem traceability dianalisis menggunakan metode FMECA, bagian yang memiliki dominasi function ID dengan critical level unacceptable dan undesirable terbesar akan diajukan untuk segera menerapkan sistem kanban dalam proses dokumentasi. Kanban adalah mekanisme sistem pengontrolan yang menghubungkan aktivitas produksi dengan transmisi kebutuhan informasi terhadap produk akhir dan tahapan proses kerja sebelumnya dengan menggunakan kartu kanban (Tahat dan Mukattash 2006). Kartu kanban tersebut nantinya akan dirancang dalam bentuk lembaran kertas ukuran folio yang memuat kolom isian data beberapa tahapan proses kerja secara berurutan. Sistem ini diharapkan dapat memberikan kemudahan pengaksesan data informasi produk dengan keberadaan kartu kanban yang bergerak mengikuti perpindahan produk.