ANALISA DAN EVALUASI
A. ANALISA DAN EVALUASI FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA
1. Akuntansi Sebagai Sitem Informasi
Informasi atau laporan yang dihasilkan melalui proses komputer jelas lebih cepat jika dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual. Keakuratan suatu informasi berhubungan dengan pengukuran terhadap ketepatan informasi tersebut yang mencerminkan realitasnya. Informasi dikatakan tepat waktu apabila informasi tersebut aktual dan mutakhir. Tenggang waktu berhubungan dengan kecepatan untuk mendapatkan kembali informasi tesebut. Informasi dikataka relevan apabila informasi yang tersedia sesuai dengan kebutuhan dalam pengambilan keputusan.
Dalam mendefenisikan sistem informasi James A Hall, (2002;7), memberikan pengertian :
“sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data yang dikumpulkan dan diproses menjadi informasi, didistribusikan kepada para pemakai”.
Defenisi yang dikelurkan oleh American Institute of Certified Public Accounts (AICPA) adalah sebagai berikut :
“Akutansi adalah suatu aktifitas jasa, fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitati, terutama yang bersifat keuangan, tentang satuan-satuan ekonomis dalam menetapkan pilihan-pilihan yang logis diantara berbagai alternatif. (tunggal, 1993;35)”.
dari : pencatatan data transaksi, pengolahan data, penganalisaan data, penyusunan laporan-laporan tertentu dan pemakaian data akuntansi untuk pengambilan keputusan berbagai tujuan.
Sistem informasi akuntansi mempunyai kharakteristik dan elemen-elemen yang sama dengan sistem akuntansi yang dikemukakan oleh Bodnar George H dan William S Hopwoods, 2003 :
“Sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan sumber daya seperti Sumber Daya Manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi”.
2. Komputer Sebagai Alat Pengolah Data
Untuk mengaktifkan dan berfungsinya suatu komputer pada perusahaan ada lima unsur yaitu : hardwere, softwere, database, prosedure dan personel. Komputer telah menjadi unsur yang sangat diperlukan untuk informasi kebanyakan perusahaan dan merupakan alat pengolah data yang bekerja secara elektronis dan otomatis yang mengikuti serangkaian perintah dalam bentuk program. Dilihat dari fungsi pokok yang dilakukan didalam suatu sistem komputer maka dapat dinyatakan bahwa suatu komputer adalah alat yang berfungsi sebagai pengolah informasi. Jadi, apa yang disampaikan oleh sistem komputer adalah informasi atau data, dimana inormasi tersebut didalam sistem komputer akan mengalami transformasi dalam artinya dan selanjutnya dapat disimpan dalam sistem komputer atau dapat juga dikeluarkan dalam bentuk informasi lain yaitu informasi yang telah terolah.
Dengan digunakannya komputer dalam proses pengolahan data, siklus pengolahan data dapat dipisahkan menjadi tiga, yaitu : Input, Proses, dan Output.
Input Proses Output Bukti Transaksi Buku Besar Jurnal File Transaksi Laporan Keuangan dan Laporan lain lain
Dari siklus diatas dapat kita lihat pengolahan data yaitu : • Input adalah suatu tahap dimana data sudah dientry
• Proses adalah suatu tahap data setelah dimasukkan akan diolah oleh komputer • Output adalah tahap akhir dimana data yang sudah diolah, dikeluarkan oleh
komputer yang berupa informasi
B. ANALISA DAN EVALUASI PERANAN KOMPUTER DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Pengolahan data akuntansi pada umumnya dilakukan secara manual yaitu seluruhnya dilakukan dengan tangan manusia. Namun sejalan dengan perkembangan tekhnologi serta perkembangan dunia usaha, maka saat ini pengolahan data akuntansi sudah dapat diolah secara elektronik dengan memakai alat bantu elektronik. Majunya dunia usaha mengakibatkan pengelolahan data akuntansi semakin kompleks. Alat Bantu yang digunakan adalah berbagai perangkat computer.
Sejalan dengan bahwa komputer berperan sebagai alat pengolahan data yang bekerja dengan alat elektronik dan otomatis, berikut defenisi yang diberikan oleh Donald
“ Komputer adalah system elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang serta diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan input dibawah pengawasan suatu langkah-langkah intruksi program yang tersimpan dimemori”.
Informasi yang paling berkualitas adalah informasi yang mengandung ketidak pastian yang paling rendah. Namun demikian, informasi merupakan salah satu sumber daya bagi perusahaan yang tidak terlepas dari unsur ketidakpastian tersebut. Yang bisa dilakukan adalah meminimalisasi kesalahan yang terjadi dengan melakukan proses seakurat mungkin.
Komputer memiliki berbagai kelebihan, seperti memiliki kecepatan proses yang tinggi, ketepatan dalam melaksanakan intruksi, mampu melaksanakan operasi logika dengan baik dan juga memiliki kestabilan dalam pemerosesan data, karena inilah muncul istilah komputerisasi.
Pengolahan data Pengumpulan Data
Prosedur Simpan Data
Kegiatan Operasional Perusahaan
Prosedur Hitung
Neraca L/R Lain-Lain Laporan Keuangan
Kegiatan Perusahaan Penyimpanan Hasil
Proses Komputerisasi Akuntansi
Gambar diatas menjelaskan bagaimana cara kerja komputer yang meliputi tiga tahapan yaitu pengumpulan data, memanipulasi dan mendistribusikan data sebagai informasi untuk tujuan tertentu.
Fungsi komputer dalam sistem informasi akuntansi yang disebut Electronic Data Processing (EDP) adalah pengolahan data dengan peralatan dan program yang digabung menjadi satu instansi komputer yang lengkap atau satu kumpulan program dan prosedur yang berhubungan untuk melaksanakan satu tugas tertentu yaitu tugas yang berkaitan dengan komputer. Perusahaan menggunakan sistem ini apabila dalam proses pengelolaan laporan keuangannya terdapat terdapat komputer dari tipe dan jenis tertentu.
EDP memberikan pengaruh yang positif kepada perusahaan dalam memproses data, terutama dalam memperbaiki pengawasan alat pemerosesan data, meningkatkan kepercayaan terhadap data, meningkatkan keefektifitasan system pemerosesan data, serta meningkatkan efesiensi system pemerosesan data.
Adapun komponen fisik dari suatu system informasi akuntansi yang berbasis computer adalah :
1. Perangkat Keras atau hardware
Perangkat keras merupakan perlengkapan fisik yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan system informasi akuntansi berbasis computer. Tidak hanya berupa computer saja tetapi juga menyangkut komponen-komponen pelengkapnya. Komponen hardware termasuk seluru peralatan elektronik yang digunakan dalam proses memasukkan, menyimpan dan mengeluarkan data.
Beberapa hal yang harus diperhatikan dalam memilih perangkat keras dapat diketahui berdasarkan pemakaiannya yaitu kemampuan atau kapabilitas, kapasitas, keadaan, biaya dan kompatibilitas.
Spesifikasi hardware minimal yang dipakai pada PT. Jamsostek Kantor Cabang Medan adalah sebagai berikut :
1. Computer / Processor
Program yang ada dapat dijalankan pada computer personal dengan processor kelas Pentium.
2. Memory
RAM minimum 64 Mega Byte atau yang lebih tinggi. 3. Hardisk
4. Drive
Tempat penyimpanan data yang harus memiliki CD ROM drive untuk mempermudah instalasi update program.
5. Display
Super FGA yang lebih tinggi atau resolusi monitornya. 6. Operating System
Yang digunakan Microsoft Widows 2003 atau versi sesudahnya. 7. Peripheral
Mikrosoft Mouse atau pointing devise yang kompatibel.
Kemajuan tekhnologi perangkat keras yang ada sekarang ini memang lebih dari cukup untuk mengimplementasikan system-sistem berbasis computer. Yang perlu dipikirkan adalah analisis biaya dan manfaat yang dihasilkan agar pemilihan perangkat keras dapat sejalan dengan situasi dan kondisi yang ada.
2. Perangkat Lunak atau Software
perangkat lunak merupakan program yang bekerja didalam computer, berisi prosedur-prosedur atau sekumpulan intruksi untuk mengolah data yang dimasukkan. Komponen software merupakan suatu set intruksi-intruksi yang menjalankan dan mengontrol hardware computer tersebut.
Berbicara tentang perangkat lunak berarti kita harus membahas banyak hal, yaitu :
a. Program Sistem ( Sistem atau Programer)
Merupakan program yang digunakan untuk melakukan fungsi-fungsi yang digeneralisir untuk lebih dari satu aplikasi. Program ini kadang disebut “supervisory programe” secara tipikal termasuk system operasi yang mengendalikan, menjadwalkan, memaksimumkan penggunaan yang efesien perangkat keras. System manajemen data, yang melakukan funsi penanganan data
yang distandalisir untuk satu atau lebih program aplikasi “utility programe” yang dapat dilakukan untuk melaksanakan operasi EDP.
b. Program Aplikasi (Aplication atau Userr Programe)
Merupakan kumpulan intruksi yang digunakan untuk melaksanakan tugas-tugas pemerosesan data, program ini biasanya dibuat didalam perusahaan atau pemasok luar. Selain melibatkan manusia dan computer, komputerisasi juga memerlukan sebuah program aplikasi yang secara khusus mengenai pengolahan data yang dimasukkan hingga kemudian menjadi informasi. Program aplikasi tersebut disesuaikan dengan keperluan masing-masing bagian seperti yang digunakan oleh PT. Jamsostek Kantor Cabang Medan adalah :
1. Program General Ledger 2. Program Integrated System
3. Program SIPT, KBL, DPKP, SITKM dan Data Analiger
c. Dokumentasi (Documentation)
Merupakan suatu uraian system dan pengendaliannya sehubungan dengan, masukan pemerosesan data, keluaran, pemerosesan laporan, logika dan instruksi operator.
d. Personel
Merupakan organ-organ yang mengelola, mendesain, memprogram, mengoperasikan atau melaksanakan mengendalikan atas system pengolahan data.
Transaksi dan informasi yang berhubungan dimasukkan, disimpan atau dihasilkan oleh system. Jumlah data yang diolah software berhubungan erat dengan spesifikasi perangkat keras yang akan dipakai, karena jika tidak sesuai akan menimbulkan waktu pemerosesan yang relatif lama.
f. Pengendali (Conntrol)
Merupakan prosedur-prosedur yang didesain untuk menjamin pencatatan transaksi yang tepat dan untuk mencegah atau mendeteksi kesalahan dan penyalahgunaan.
Tekhnik pemrograman berkaitan dengan pengaturan logika program atau software dalam bahasa pemrograman. Beberapa jenis prosedur dan system pengolahan data yang sering digunakan dalam suatu pemrograman yaitu :
1. Sistem On Line Input With Batch Processing
Merupakan suatu system pengolahan data transaksi dengan kecepatan tinggi. Data transaksi tersebut harus diperoleh pada saat yang sama karena merupakan bagian dari pengendalian system secara keseluruhan. Pengolahan data berpusat pada CPU (Central Processing Unit) yang relatif besar. Karena sistem ini didukung oleh sistem aplikasi yang panjang dan kompleks.
File Induk atau Master File harus di update dan harus tersedia setiap saat. Oleh sebab itu keperluan sentralisasi dalam pengorganisasian file agar system bisa lebih efektif dan efisien. Sesuai penggunaan file-file tersebut harus disimpan pada input, output device yang bisa diakses secara langsung.
Merupakan tekhnik pengolahan data dengan menumpuk data terlebih dahulu dan data tersebut diatur dalam kelompok-kelompok yang disebut batch.
Dalam system ini setumpuk dokumen dikumpulkan dan diubah kedalam file-file input yang bisa dibaca computer. File tersebut kemudian diproses dalam CPU untuk menghasilkan file-file output baik dalam bentu hard copy maupun file dalam media penyimpanan eksternal lain.
3. Sistem Database
Merupakan hasil pengembangan system penyelenggaraan file dimana pemrogram dapat mengembangkan aplikasi yang terlepas dari struktur data. Artinya program aplikasi dapat membentuk dan menyelenggarakan file untuk menangani menumpuknya data. Database merupakan suatu pengumpulan data yang tidak berganda yang saling berhubungan yang siap digunakan sebagai input program- program aplikasi pemakai.
Berikut adalah beberapa hal yang diketahui mengenai sisten informasi akuntansi yang dihasilkan oleh computer yang digunakan oleh PT. Jamsostek Kantor Cabang Medan, yaitu :
• Database yang digunakan diperusahaan ini adalah Oracle General Ledger.
• Pemasukan data dilakukan dikantor cabang kemudian kantor cabang on line ke pusat.
• System pengolahan data ynag digunakan oleh perusahaan adalah On Line Input With Batch Processing.
• System jaringan yang dimiliki adalah jaringan yang terhubung dengan jaringan komunikasi data. Jaringan ini terkoneksi dengan Server Three Tier Model yang
menjadikan semakin sempitnya jarak tempuh hingga waktu pengolahan data menjadi lebih cepat.
• Komunikasi antar cabang kepusat berjalan lancar karena memiliki system yang sama.
Dengan adanya Server Three Tier Model ini, mulai dari proses input data sampai kepada hasil dari pengolahan semua terawasi pada server, sehingga sulit untuk melakukan manipulasi data, selain itu computer juga terhubung dengan komunikasi data serta terkait dengan peran sebagai tempat pemrosesan data secara On Line sehingga perusahaan cabang dapat melaporkasn pertanggungjawabannya kepada Kantor Wilayah Operasional.
Fungsi computer sebagai pembuat informasi adalah memastikan transaksi-transaksi, yaitu transaksi pembayaran terhadap klien, transaksi penerimaan dan transfer dari perusahaan yang harus dicatat secara terperinci di general ledger yang dapat menghasilkan transasi keuangan yang berupa laporan keuangan yang disajikan oleh computer secara terperinci dan selektif sehingga menghasilkan informasi yang dibutuhkan serta tepercaya (akurat).