UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS EKONOMI
PROGRAM DIPLOMA III AKUNTNASI
MEDAN
FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA
DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG MEDAN
DIAJUKAN OLEH :
Sri Wahyuni
052 102 052
AKUNTANSI
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk menyelesaikan
Pendidikan Pada Program Diploma III
Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara
Lembar Persembahan
(Dengan Menyebut Nama Allah Yang Maha Pengasih Lagi Maha Penyayang)
“Sesungguhnya sesudah kesulitan itu ada kemudahan Maka apabila kamu telah selesai (dalam satu urusan) Kerjakanlah dengan sungguh-sungguh urusan yang lainnya
Kepada Tuhanmulah kamu berharap”
(Q.S. Al Insyirah Ayat 6-8)
“Pelajarilah olehmu akan ilmu : sebab mempelajari ilmu akan memberikan rasa takut kepada Allah, menuntutnya merupakan ibadah, mengulang-ulangnya merupakan tasbih, membahasnya
merupakan jihad, mengajarkannya kepada orang lain yang belum mengetahuinya merupakan sedekah, dan menyerahkannya kepada ahlinya merupakan pendekatan diri kepada Allah”
(H.R. Ibnu Abdul)
Terima Kasih Ya Allah
Hari Ini Engkau Telah Memberikan Secercah Karunia_Mu Berkahilah Aku Ya Allah Sehingga Aku Dapat Menggapai Impianku
Dan Memuliakan Orang Tuaku Ayahanda Dan Ibunda
Apa Yang Ananda Akan Berikan Kepada Kalian Tidaklah Sebanding Dengan Kasih Sayang Dan Pengorbanan Yang Kalian Pamirkan
Meskipun Seumur Hidup Ananda Baktikan Kepada Ayah Dan Bunda Dengan Tetesan keringat Ayahanda Dan Keteguhan Hati Bunda
Ananda Dibesarkan Dan di Didik Hingga Tak Dapat terhitung Berapa Besar Kasih Sayang Yang Telah Tercurah Untuk Ananda
Tapi Ijinlakanlah Ananda
Untuk memberikan Yang Terbaik Dalam Hidup Ini
Untuk Berbakti Dengan Segenap Jiwa Dan Raga, Untukmu Wahai Ayahanda Dan Ibunda…
Kupersembahkan Buat Orang-Orang Yang Kusayangi Dan Kucintai: Ayahanda : Tupan
Ibunda : Sulastri Adik-adikku : Sri Astuti
Leo Agustian
(Sri wahyuni )
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis panjatkan kehadirat Allah SWT yang senantisa
memberikan kesehatan dan kemampuan pada penulis untuk dapat menyelesaikan skripsi
minor ini. Sholawat dan salam disampaikan pula kepada nabi besar Muhammad SAW
sebagai rosul terakhir yang sangat diharapkan syafa’atnya di yaumil akhir kelak.
Skripsi minor ini merupakan karya ilmiah yang ditulis oleh penulis yang berjudul
“ Fungsi Komputer Sebagai Pengolah Data Dalam Sistem Informasi Akuntansi
Pada PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan”. Sebagai salah satu syarat
untuk memperoleh gelar ahli madya (Amd) pada program Diploma III Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
Segala daya dan upaya telah penulis curahkan, tetapi keterbatasan hanyalah milik
manusia yang tak luput dari kekurangan. Dengan kerendahan hati penulis menyadari
bahwa masih banyak kekurangan dalam penulisan skripsi minor ini karena keterbatasan
kemampuan dan pengalaman yang dimiliki oleh penulis. Oleh karena itu saran dan kritik
yang bersifat konstruktif sangat diharapkan untuk perbaikan penulisan ini, semoga skripsi
minor ini bermanfaat bagi pihak yang memerlukan.
Medan. 2008
Ucapan Terimakasih
Penulisan skripsi minor tidak lepas dari bimbingan, bantuan dan dukungan dari
semua pihak. Untuk itu pada kesempatan ini penulis mengucapkan banyak terimakasih
kepada :
1. Kedua Orang Tua ku yang telah bersusah payah dalam memenuhi kebutuhan ku
saat menyelesaikan perkuliahan ini, memberikan motivasi baik secara material
maupun nonmaterial. Juga kepada adik-adik ku terimakasih atas cinta, kasih
sayang dan doa yang telah diberikan selama ini.
2. Bapak Drs. Jhon Tafbu Ritonga, M. Ec., selaku Dekan Fakultas Ekonomi
Universitas Sumatera Utara.
3. Bapak Drs. Hasan Sakti Siregar, M. Si, Ak., selaku ketua Program Studi Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
4. Bapak Iskandar Muda, SE, M. Si, Ak., selaku sekretaris Program Studi Diploma
III Akuntansi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
5. Bapak Drs. Wahidin Yasin, Ak., selaku pembimbing yang telah bersedia
mengarahkan penulis dalam menyelesaikan skripsi minor ini.
6. Bapak Mhd. Simba Sembiring, SE., selaku Ka subag Pendidikan Fakultas
Ekonomi Universitas Sumatera Utara.
7. Bapak dan Ibu Dosen Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, khususnya
dosen Program Studi Diploma III Akuntansi yang dengan sabar, teliti dan
senantiasa melimpahkan karunia_Nya, sebagai balasan atas bakti Bapak/Ibu
sekalian yang tidak ternilai.
8. Kepada seluruh staf pegawai dan administrasi Fakultas Ekonomi Universitas
Sumatera Utara, yang telah banyak membantu penulis di bangku perkuliahan.
9. Bapak kepala PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan, Arena
Trijaya, SE, MM., yang telah memberi izin riset kepada penulis.
10. Seluruh staf karyawan PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan, yang telah
banyak membantu penulis dalam penelitian dan memenuhi segala kebutuhan
penulis dalam memperoleh data-data yang penulis butuhkan.
11. Keluarga Ibu Anisma, terimakasih yang telah bersedia menjadi tonggak bagi
penuolis dalam mengawali perkuliahan ini. nasehat Ibu, Bapak dan Kak Rina
selalu penulis ingat hingga akhirnya penulis berhasil meraih gelar Amd. Jasa serta
kepedulian keluarga Ibuk akan menjadi kenangan terindah serta hutang budi bagi
penulis yang akan penulis bawa mati. Kepada Allah lah penulis berharap rahmat
atas keluarga Ibu...dan balasan kasih sayang_Nya.
12. Keluarga Bapak Drs. Syarbaini Zain dan Ibu, yang telah memberikan segenap
kasih dan perhatiannya baik moril maupun materil kepada penulis selama
menjalani perkuliahan.
13. Sahabat-sahabat ku yang sangat ku sayangi : Yeni, Ilas, Manah, serta seluruh
sahabat seperjuangan ku di Kamboja 41, Terimakasih atas dukungannya.
Kakak-kakak ku : Kak Lela, kak Risda, Kak Nigsih, terimakasih atas kesediaannya
14. Teman-teman sejawat D III Akuntansi : Nelvi, Pariani, Selvi dan semua group A,
B dan C, yang tak dapat penlis uraikan satu persatu.
15. Kak Nita, Kak Lela, Ida dan Desi, semoga kita tetap dalam ukhwah yang sejati
dan apa yang kita dambakan dalam hidup dapat menjadi nyata atas izin Allah
SWT. Amin.
Penulis mencintai kalian karena Allah SWT dan cukuplah Allah menjadi saksi,
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI... v
BAB I : PENDAHULUAN A. Latar Belakang ... 1
B. Perumusan Masalah... 3
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian ... 3
D. Metode Penelitian ... 3
E. Sistematika Pembahasan ... 5
BAB II : FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG MEDAN A. Sejarah Singkat Perusahaan ... 7
B. Struktur Organisasi Perusahaan ... 11
C. Akuntansi dan Sistem Informasi Akuntansi... 24
D. Komputer sebgai Pengolah Data Akuntansi ... 29
E. Pemrosesan Data Akuntansi Secara Komputer ... 32
F. Pungsi Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi... 40
BAB III : ANALISA DAN EVALUASI A. Analisa dan Evaluasi Fungsi Komputer sebagai Pengolah Data .... 46
B. Fungsi Komputer Dalam Sistem Informasi Akuntansi ... 49
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN A. Kesimpulan ... 58
B. Saran... 60
DAFTAR PUSTAKA
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang
Akuntansi dalam dunia usaha memegang peranan penting karena akuntansi dapat
memberikan informasi mengenai data ynag dinyatakan dalam satuan uang. Untuk dapat
mengumpulkan data keuangan yang baik diperlukan suatu sistem akuntansi yang baik
pula.
Perkembangan teknologi informasi membawa dampak terhadap hampir seluruh
aspek dan pengolahan bisnis. Pada saat ini pemanfaatan teknologi informasi sudah tidak
dapat diabaikan lagi. Sistem informasi akuntansi menghasilkan dan menyediakan
informasi-informasi keungan yang menjadi dasar pemikiran utama dan pengambilan
keputusan secara ekonomis dan yuridis serta dapat mempengaruhi kelangsungan hidup,
seperti manager, karyawan serta pihak ekstern perusahaan seperti pemerintah, investor
dan kreditor. Informasi keuangan yang tidak relevan akan menghasilkan keputusan ynag
salah. Keputusan yang salah akan mengakibatkan kebijakan-kebijakan yang diterapkan
pada perusahaan atau organisasi juga akan salah. Kesalahan juga akan mengganggu
kegiatan opersional organisasi termasuk kelangsungan hidup perusahaan di masa yang
akan datang. Oleh sebab itu, setiap organisasi atau perusahaan baik besar maupun kecil
dituntut harus memiliki sistem informasi yang baik dan handal, sehingga menghasilkan
informasi yang relevan, akurat dan tepat waktu. Dengan demikian perusahaan dituntut
Salah satu perkembangan tekhnologi yang digunakan oleh manusia adalah
komputeR karena kemampuan komputer dalam mengolah data sangat cepat dan tepat, ini
merupakan salah satu keuntungan dalam memberikan informasi yang dibutuhkan.
Penggunaan komputer akan lebih efektif dan efesien dalam pengolahan data dan
menghindari terjadinya sesalahn-kesalahan yang terkontrol oleh manusia.
Pengoperasian komputer berbeda pada setiap perusahaan karena perbedaan
aktivitas perusahaan dan kebijakan serta tujuan perusahaan. Saat ini perkembangan dan
kemampuan komputer yang semakin canggih dan maju mengakibatkan pengolahan data,
pencatatan serta penyimpanan data semakin cepat dan akurat.
Perkembangan ini memepermudah perusahaan khususnya manajemen dan
pimpinan perusahaan dalam menyusun rencana-rencana dan pengambilan keputusan yang
cepat, relevan, dan akurat. Pihak manajemen dan pimpinan perusahaan semakin dituntut
untuk memanfaatkan tekhnologi sebagai upaya peningkatan kualitas informasi yang
dihasilkan.
Hal ini dapat dilaksanakan sebagai salah satu paya untuk pengolahan data dan
informassi secara elektronik (komputer) yang dapat berperan penting dalam perusahaan.
Salah satu hal yang berperan penting dalam suatu perusahaan adalah pengolahan data dan
informasi secara elektronik. Alasan inilah yang mendorong penulis untuk memilih judul
”FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA DALAM SISTEM
B. Perumusan Masalah in
Sistem informasi akuntansi adalah kumpulan sumber daya seperti manusia dan
peralatan, yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi, dimana informasi
tersebut dikomunikasikan pada beragam pengambil keputusan, yang menjadi
permasalahannya adalah ”bagaimana fungsi komputer sebagai pengolah data dalam
sistem informasi akuntansi didalam perusahaan”.
C. Tujuan dan Manfaat Penelitian
Suatu penelitian pada umumnya dilaksanakan untuk menghasilkan atau
memenuhi beberapa tujuan yang hendak dicapai. Agar penelitian itu menggambarkan
yang sebenarnya maka perlu dibatasi pembahasannya agar lebih terarah, sehingga tujuan
penelitian dapat sejalan dan konsisten dengan permasalahan penelitian.
Adapun tujuan dari penelitian ini adalah :
1. Untuk mengetahui sejauh mana fungsi komputer sebagai pengolah data dalam
sistem informasi akuntansi yang berguna bagi perencanaan dan pengambilan
keputusan yang digunakan oleh PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan
untuk meninakatkan kinerja.
2. Untuk mendapatkan gambaran mengenai manajemen PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Medan dalam memanfaatkan informasi yang diperoleh melealui
Manfaat penelitian ini adalah :
1. Bagi penulis sendiri penelitian ini sebagai bahan untuk membandingkan
teori-teori yang dipelajari selama perkuliahan dengan masalah yang dihadapi PT.
Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan.
2. Untuk meningkatkan dan mengembangkan wawasan, kemampuan berfikir penulis
tentang fungsi komputer sebagai pengolah data dalam sistem informasi akuntansi.
D. Metode Penelitian
Adapun tekhnik pengumpulan data yang digunakan dalam penelitian ini adalah :
1. Sumber data
a. Data Primer adalah data yang diperoleh secara langsung oleh peneliti dari
perusahaan yang dihubungkan dengan objek penelitian.
b. Data Sekunder ialah data yang diperoleh dari buku-buku bacaan sebagai
bahan pendukung penelitian.
2. Tekhnik Pengumpulan Data
a. Library Risearch yaitu kegiatan yang dilakukan untuk menghimpun data
dari berbagai literatur baik yang berasal dari perpustakaan umum maupun
literatur yang diperoleh dari tempat penelitian.
b.
Field Risaearch yaitu kegiatan yang dilakukan dengan cara meninjaulangsung ke;lapangan, dalam hal ini penelitian mengadakan observasi atau
suvey dengan mengadakan wawancara dengan puhak yang terkait dalam
objek penelitian guna memperoleh data-data yang diperlukan dalam
BAB II
FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA
DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
PADA PT. JAMSOSTEK (PERSERO) KANTOR CABANG MEDAN
A.SEJARAH SINGKAT PERUSAHAAN
Dengan adanya kerjasama ekonomi antar negara Association of South East Asian
Nation (ASEAN) maka akan diberlakukan liberalisasi dibidang perdagangan barang atau
jasa serta investasi pada tahun 2003, industri asuransi nasional dituntut untuk mampu
meningkatkan daya saingnya melalui upaya efesiensi dan profesionalisme. Langkah
partisipatif yang dilakukan oleh perusahaan asuransi antara lain dengan membenahi
sistem manajemen, meningkatkan produktifitas dan meningkatkan kualitas sumber daya
manusia. Perbaikan ini diharapkan akan berdampak positif pada kualitas atau jasa
pelayanan dan tigkat efesiensi yang dicapai perusahaan, sehingga pada gilirannya
peningkatan efesiensi ini meningkatkan daya saing produk asuransi nasional baik dipasar
domestik maupun dipasar internasional.
Hal tersebut berarti bahwa harus dilakukan reformasi jaminan sosial. Keadaan ini
berkaitan erat dengan aspek kependudukan serta perekonomian. Karena jaminan sosial
merupakan tanggungjawab masyarakat, bangsa dan negara. Disamping jaminan sosial itu
sendiri mempengaruhi banyak orang, perkembangan sebagai suatu proses disamping
membawa berbagai perubahan, disisi lain memunculkan berbagai tuntutan dan harapan
baru. Perubahan struktur ekonomi agraris kestruktur ekonomi industri secara langsug
memperbesar jumlah angkatan kerja yang bekerja disektor industri dengan
Sementara disisi lain mereka dihadapkan pada resiko yang berkaitan dengan
pekerjaannya seperti bahaya mesin, alat-alat, suasana kerja dan lain-lain.
Untuk itulah perlu perlindungan jaminan sosial yang dapat diandalkan pada setiap
pekerjaan dalam menanggulangi akibat-akibat resiko sosial ekonomi yang
ditimbulkannya. Dengan kata lain, tenaga kerja membutuhkan jaminan sosial sebagai alat
perlindungan untuk menjaga harkat dan martabat serta kemandiriannya disaat mengalami
gangguan atau hilangnya penerimaan upah sebagai sumber penghasilan karena musibah
tersebut.
Di Indonesia, perkembangan jaminan sosial tenaga kerja sesungguhnya sudah mulai
dirintis sejak tahun 1947 ketika Undang-Undang No. 33 tahun 1947 tentang Kecelakaan
Kerja dan Undang-Undang No. 34 tahun 1947 tentang Kecelakaan Perang diberlakukan.
Undang-Undang ini mengatur tentang usia tenaga kerja, jam kerja, tempat kerja,
perumahan dan kesehatan buruh. Perlindungan tentang tenaga kerja diatur lagi tahun
1951 tentang Kecelakaan Kerja. Pada tahun 1952 diberlakukan Perturan Mentri
Perburuhan No. 48 tahun 1952 dan kemudian dibuat lagi dengan Peraturan Mentri
Perburuhan No. 8 tahun 1956. Ketentuan mengenai penyelenggara kesehatan buruh itu
kemudian dilengkapi lagi dengan Peraturan Mentri Perburuhan No.15 tahun 1957.
Peraturan tersebut menguraikan tentang bantuan kepada badan yang menyelenggarakan
usaha jaminan sosial buruh lewat Keputusan Mentri Perburuhan No. 5 tahun 1964 maka
lahirlah Yayasan Dana Jaminan Sosial (YDJS). Yayasan inilah antara lain berfungsi
sebagai penghimpun iyuran dan membayar ganti rugi pada buruh dan keluarganya yang
terkena resiko kerja. Program yang diselenggarakan adalah program kecelakaan,
Setelah melalui kajian dan pembahasan yang pajang, pemerintah dengan
mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 33 tahun 1977 memutuskan menyelenggarakan
program Auransi Kecelakaan Kerja (AKK), Tabungan Hari Tua (THT) yang berkaitan
dengan Asuransi Kematian (AK) sebagai program yang bersifat wajib. Pada tahun 1977
pemerintah dengan mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 34 tahun 1977 tentang
pendirian status Perusahaan Umum Asuransi Tenaga Kerja (Perum ASTEK). Modal
Perusahaan pada saat status Perum ASTEK tersebut adalah Rp. 2.800.000.000,- dan
penyelenggaraan modal eks YDJS sebesar Rp. 275.800.000,- dan penyelenggaraan modal
pemeintah sebesar Rp. 2.500.000.000.-
Tuntutan kearah yang berkembang seiring dengan kemajuan yang dialami oleh Perum
ASTEK maka mendorong pihak manajemen untuk mengambil langkah-langkah koalidasi
terstrukturisasi untuk menjadikan Perum ASTEK lebih elastis untuk menjawab tantangan
yang dihadapi. Dalam periode ini tercatat peningkatan aset peusahaan yang berjalan cepat
seiring jumlah peserta yang semakin meningkat. Akhirnya pemerintah dengan
mengeluarkan Peraturan Pemerintah No. 19 tahun 1990 mengubah bentuk usaha dari
Perum ASTEK menjadi Perseroan.
Sesuai Keputusan Mentri Keuangan No. 1450/KMK.103 tahun 1990 tanggal 16
November 1990 modal dasar PT. ASTEK sebesar Rp. 75.000.000.000,- dan disetor
penuh sebesar Rp. 50.000.000.000,- yang dikonversi dari dana pembangunan semesta,
cadangan umum, cadangan tujuan, modal awal Perum ASTEK sehingga jumlah asset saat
itu sebesar Rp. 195.000.000.000,- dengan prinsip keseimbangan pencapaian misi sosial
dan tujuan ekonomi dituntut dari bentuk usaha perseroan sehingga dalam waktu relatif
tugas pokok memberikan perlindungan tenaga kerja berhasil mencapai kemajuan besar.
Hal ini ditandai dengan lonjakan kepesertaan yang tinggi dan peningkatan kualitas
layanan yang semakin baik.
Pada tahun 1990 terjadi perkembangan program ketika Mentri Tenaga Kerja
mengeluarkan Peraturan Mentri No.4 tahun 1990 tentang Jaminan Pemeliharaan
Kesehatan Tenaga Kerja yang disingkat dengan JPKTK yang akhirnya JPKTK ini
kemudian dikukuhkan dalam suatu Undang-undang Jaminan Pemeliharaan Kesehatan .
Undang-Undang ini mulai berlaku efektif tanggal 1 Juli 1992 yang mewajibkan
perusahaan menyelenggarakan 4 (empat) program Jamsostek yaitu : Jaminan Kecelakaan
Kerja (JKK), Jaminan Hari Tua (JHT), Jaminan Kematian (JK), Jaminan Pemeliharaan
Kesehatan (JPK).
Dengan lahirnya Undang-Undang No. 3 tahun 1992 tentang jaminan Sosial Tenaga
Kerja (Jamsostek) Pelaksanan Perlindungan Jaminan Sosial memasuki babak baru.
Perkembangan yang lebih fundamental tercatat dalam bentuk peningkatan landasan
hukum dari semula berdasarkan Peraturan Pemerintah menjadi Undang-Undang sehingga
mempunyai kekuatan landasan hukum yang lebih tinggi. Penetapan PT. Jamsostek
sebagai badan penyelenggara Jaminan Sosial Tenaga Kerja tertuang dalam Peraturan
Pemerintah No. 36 tahun 1995.
B. STRUKTUR ORGANISASI PERUSAHAAN
Organisasi merupakan sekumpulan orang yang memiliki tujuan yang sama,
dengan mewujudkan tujuan tersebut di adakan ciri atau sifat hubungan kerja yang
pembagian tugas, tanggung jawab dan wewenang yang dimiliki oleh unit-unit organisasi
untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan, dengan adanya garis wewenang dan
tanggungjawab pada strutur organisasi dapat diketahui kepada siapa seseorang harus
bertanggungjawab atas tugas yang dikerjakan.
Struktur organisasi merupakan peran dalam tanggungjawab karyawan yang
dipekerjakan oleh perusahaan. Tujuan struktur organisasi adalah untuk mendapatkan
sistem kerja yang baik dan berguna bagi perusahaan agar tujuan organisasi dapat tercapai
dengan sebaik-baiknya. Maka dalam pelaksanaan karyawan harus ada koordinasi yaitu
kontak dan keselarasan diantara karyawan maupun diantara kegiatan-kegiatannya
sehingga semuanya berlangsung secara tertib dan seirama kearah tercapainya tujuan
organisasi.
Struktur organisasi mempunyai peran yang sangat penting dalam upaya
pencapaian tujuan perusahaan. Untuk itulah strutur organisasi dibuat sesuai dengan
tingkat kebutuhan dan keadaan perusahaan. Struktur organisasi harus memperihatkan
situasi kerja dalam suatu pekerjaan dan hubungan yang baik dan saling terkait antara
atasan dengan bawahan, dan dari struktur organisasi ini dapat dilihat fungsi dari
masing-masing devisi. Dengan demikian struktur organisasi harus menggunakan sumber daya
yang dimiliki oleh perusahaan secara optimal. Struktur organisasi itu harus mampu
mengatur tata hubungan yang harmonis antara unit-unit organisasi didalamnya. Karena
itu struktur organisasi haruslah memberikan kejelasan fungsi yang mudah dimengerti
oleh semua pihak yang terlibat dalam organisasi sehingga mempermudah untuk mencapai
Bentuk struktur organisasi tergantung pada besar kecilnya perusahaan tersebut.
Bagi perusahaan kecil cukup dipilih struktur organisasi yang sederhana untuk
mempermudah pengelolaannya dan perusahaan besar akan memilih struktur organisasi
yang kompleks dan luas. Adanya struktur organisasi yang mapan sangat menjamin agar
rencana manajer dapat dilaksanakan. Manajer harus menyusun suatu organisasi yang
formal yang artinya sistem tugas, wewenang tanggungjawab dan pertanggungjawaban
yang dirancang oleh manajemen agar pekerjaan dapat dilakukan oleh orang-orang, serta
sumber-sumber fisiknya dipersiapkan dengan baik untuk melaksanakan rencana dan
mencapai tujuan perusahaan.
Sesuai dengan keputusan Direksi PT. Jamsostek (Persero) No. KEP/97/08/2001
tanggal 20 Agustus 2001 tentang organisasi perusahaan dan tata kerja PT. Jamsostek
(Persero) merupakan unit kerja dibawah kantor wilayah.
Kantor cabang berada di tingkat daerah dimana Kantor Kabang Medan
bertanggungjawab kepada Kantor Wilayah Operasional Nanggroe Aceh Darussalam,
Sumatera Utara dan Sumatera Barat.
Kantor cabang mempunyai tugas merencanakan, mengarahkan, mengkoordinasi
kegiatan kantor cabang, untuk menyelenggarakan tugas tersebut maka kantor cabang
mempunyai fungsi, yaitu :
1. Menetapkan kebijaksanaan kantor cabang
2. Mengarahkan dan mengendalikan pencapaian target peningkatan pelayanan
kepada peserta
3. Mengarahkan dan mendukung terselenggaranya sistem tekhnologi informasi
5. Memastikan pelaksanaan sistem kepersonaliaan dan umum
6. Mengarahkan pembinaan hubungan kemiteraan dan instansi terkait
Kantor cabang dipimpin oleh Kepala Kantor Cabang yang didalam melaksanakan
tugasnya dibantu oleh kepala bidang masing-masing. Setiap kepala bidang dalam
melaksanakan fungsi dan tugasnya dibantu oleh staf pada bidang masing-masing.
Perusahaan menggunakan sistem organisasi berbentuk garis dan staf, dimana
pelimpahan wewenang berlangsung secara vertikal dari pimpinan tertinggi sampai
kepada unit-unit dibawahnya sehingga tercipta satu kesatuan perintah dan satu kesatuan
komando. Di bawah ini dijelaskan tugas dari masing-masing bagian pada perusahaan
yang tentunya disesuaikan dengan struktur organisasi perusahaan yang bersangkutan.
1. Kepala Kantor Cabang
Tugas :
a. Mengkoordinasikan Penyusunan Rencana Kerja dan Anggaran Perusahaan
di unit kerjanya.
b. Merencanakan dan menetapkan kebijakan operasional di Kantor Cabang.
c. Merencanakan dan mengarahkan penyusunan peta potensi kepesertaan dan
penyebaran PPK untuk tercapainya target pemasaran.
d. Mengarahkan dan memastikan peningkatan pelayanan kepada peserta.
e. Mengkoordinasikan dan mengendalikan kebijakan terhadap personil,
sarana dan prasarana kerja untuk kelancaran usaha.
f. Mengarahkan dan mengendalikan kebijakan terhadap personil, sarana dan
prasarana kerja untuk kelancaran usaha.
h. Melaksanakan fungsi sistem tekhnologi informasi, mengarahkan dan
mengendalikan fungsi keuangan.
i. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu.
2. Kepala Bidang Pemasaran
Tugas :
a. Menghimpun informasi dari berbagai istansi dan organisasiterkait untuk
mendapatkan data perusahaan sebagai dasar untuk menyusun data potensi dan
menetapkan target kepesertaan.
b. Merencanakan strategi untuk menindak lanjuti PWBD
c. Melakukan pembinaan terhadap AO untuk tercapainya tertib organisasi
d. Mengendalikan pelayanan administrasi kepesertaan serta keluhan peserta
untuk meningkatkan kepuasan peserta.
e. Memonitor penyampaian data upah secara bulanan dari peusahaan.
f. Melakukan kerja sama dengan mitra kerja dalam bentuk Kerja Sama
Operasional (KSO) untuk mendukung tercapainya target kepesertaan dan
iyuran.
g. Mengoordinasikan kegiatan penyuluhan kepada peserta dan pihak-pihak
terkait lainnya.
h. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu.
Kepala Bidang Pemasaraan mempunyai 7 (tujuh) staf yang masing-masing
bertugas :
Tugasnya : Melakukan perluasan kepesertaan dan pemerosesan data informasi
dari perusahaan binaan guna tercapainya target kepesertaan dan tertip
administrasi kepesertaan. Masing-masing AO 1 sampai 6 saling mendukung
untuk dipertanggungjawabkan kepada kepala bidang pemasaran.
• Petugas Administrasi Pemasaran
Tugasnya : Melaksanakan administrasi kegiatan bidang pemasaran untuk
kelancaran kegiatan bidang pemasaran.
3. Kepala Bidang Program Khusus
Tugas :
a. Menyimpan, memproses dan mengajukan program PKP/PKBL
b. Merencanakan strategi pemasaran untuk sektor informal, TKI, jasa kontruksi
dan program PKP/PKBL
c. Menghimpun data dan informasi dari berbagai sumber yang relevan untuk
mendapatkan potensi kepesertaan.
d. Menetapkan target kepesertaan untuk program jasa kontruksi dan sektor
informal.
e. Melakukan monitoring kinerja AO program khusus dan pembinaan terhadap
AO program khusus untuk tercapainya tertib administrasi.
f. Memprosedan mengusulkan penghapus bukuan piutang iyuran macet non
aktif.
g. Menetujui penerbitan KPJ khusus berdasarkan permintaan AO program
khusus.
• Account Officer Program Khusus
Tugasnya : Melakukan pendaftaran pembinaan kepesertaan guna
tercapainya target kepesertaan, iyuran dan peningkatan pelayanan program
khusus.
• Petugas Administrasi Pemasaran Program Khusus
Tugasnya : Melakukan administrasi kegiatan bidang pemasaran untuk
melancarkan kegiatan bidang pemasaran.
4. Kepala Bidang Pelayanan
Tugas :
a. Mengembangkan dan mengevaluasi sistem pelayanan yang diberikan di
Kantor Cabang.
b. Mengoordinasikan penyelesaian kliam tepat waktu dan mengendalikan
pelayanan jaminan serta menanggapi keluhan peserta untuk mewujudkan
kepuasan peserta.
c. Mengoordinasikan kegiatan verifikasi berkas Penetapan Jaminan.
d. Melakukan penetapan besarnya jaminan sesuai batas kewenangan.
e. Mengendalikan penyelesaian kasus klaim yang belum/ tidak ditindak lanjuti
oleh peserta untuk menyelesaikan klaim pending.
f. Melakukan pembinaan terhadap bawahannya untuk meningkatkan kualitas
pelayanan.
Kepala Bidang Pelayanan mempunyai 2 (dua) staf yang masing-masing bertugas :
Tugasnya : Melakukan verifikasi penetapan khusus dan penetapan klaim
JHT, JK, JKK.
• Customer Servise Offiser
Tugasnya : Melakukan verifikasi dokumen kepesertaan, iyuran, jaminan,
dan memberikan pelayanan, meliputi pelayanan kepesertaan, iyuran
pengajuan jaminan serta memberikan iformasi dalam menangani keluhan
peserta.
5. Kepala Bidang JPK
Tugasnya :
a. Menerbitkan surat konfirmasi dan pengecekan data atau kasus yang dianggap
meragukan sebagai bahan penyelesaian penetapan jaminan.
b. Melakukan verifikasi, merekam dan mengajukan klaim JPK baik kapitasi
maupun free for service serta menetapkan dan membuat Buku Monitor (BM).
c. Membuat voucerdan BPJ klaim JPK (pembayaran transfer).
d. Menyajikan laporan bulanan kasus dan jaminan yang dibayarkan.
e. Membuat laporan kegiatan secara tepat waktu.
Kepala Bidang JPK mempunyai 3 (tiga) staf yang masing-masing bertugas
• Provider Service Officer
Tugasnya : Melakukan perhitungan biaya perkapita, pembinaan dan
koordinasi dengan PTK dalam memberikan pelayanan JPK
• Verifikator Jaminan JPK
Tugasnya : Melakukan verifikasi, meneliti kasus dan menetapkan klaim
• Administrator DNT dan Pelaporan
Tugasnya : Mengonsolidasikan, menyusun, menyajikan dan memonitor
data statistik serta laporan mengenai data Daftar Nama Tertanggung
(DNT), kepesertaan, iyuran dan jaminan program JPK.
6. Kepala Bidang Tekhnologi Informasi
Tugasnya :
a. Merencanakan dan menyusun kebutuhan sarana pengolahan data.
b. Mengendalikan pemeliharaan peralatan dan fasilitas komputer, meliputi
perangkat lunak, perangkat keras berikut jaringannya.
c. Memastikan tersdianya data saldo JHT untuk tenaga kerja non aktif.
d. Mengirim data kepesertaan secara periodik untuk data warehouse.
e. Menentukan verifikasi penetapan bunga JHT bulana sebagaimana ditetapkan
oleh kantor pusat.
f. Memonitor perkembangan pemakaian storage database dengan mengevaluasi
kapasitas server untuk kelancaran pengolahan database.
Kepala Bidang Tekhnologi Informasi mempunyai 3 (tiga) staf yang
masing-masing bertugas :
• Data Administrator
Tugasnya : Melakukan pemeliharaan dan mengatur kewenangan sistem
dan database.
• Technical Support
Tugasnya : Melaksanakan kebijakan dan kegiatan administrasi personil
• Data Operator
Tugasnya : Melakukan pengolahan data dan pencetakan sertifikat KPJ,
KPK, SPA, SPI, DUTK, KPJ duplikat, D/P PSJHT, Listing KPJ, Listing
KPK. Daftar Tertanggung.
7. Kepala Bidang Keuangan
Tugasnya :
a. Merencanakan cashflow berdasarkan RKAP yang telah disetujui untuk
digunakan sebagai pedoman pelaksanaan kegiatan Kantor Cabang.
b. Melakukan verifikasi terhadap bukti penerimaaan dan pengeluaran keuangan
untuk pengendalian anggaran.
c. Memberikan otorisasi pengeluaran kas atau bank sesuai dengan batas
kewenangannya.
d. Mengendalikan Saldo Rekening Koran dan melakukan rekonsiliasi bank untuk
mengendalikan keuangan sesuai dengan perjanjian kerja sama dengan bank.
e. Melakukan cah opname secara periodik maupun insidentil sebagai bahan
pertanggungjawaban
f. Melakukan investasi sesuai dengan kebijakan perusahaan untuk mendapatkan
hasil investasi yang maksimal.
g. Pengendalian laporan pertanggungjawaban keuangan, pengendalian anggaran,
pajak, cashflow dan investasi.
h. Menerbitkan neraca percobaan secara periodik.
i. Menyelenggarakan dan mengendalikan administrasi keuangan DPKP/PUKK.
k. Melaukan koordinasi atas tindak lanjut temuan hasil pemeriksaan intern
maupun ekstern.
l. Menyusun laporan kegiatan secara tepat waktu.
Kepala Bidang Keuangan mempunyai 4 (empat) staf yang masing-masing
bertugas:
• Verifikator Akuntansi
Tugasnya : Melaksanakan pencatatan semua transaksi dengan tertib dan
benar guna penerbitan neraca percobaan.
• Verifikator Anggaran dan Perpajakan
Tugasnya : Memonitor penggunaan anggaran dan melaksanakan
administrasi perpajakan.
• Pembukuan
Tugasnya : Membukukan, merekapitulasi, dan mengajukan transaksi
secara harian.
• Kasir
Tugasnya : Melaksanakan pembayaran dan penerimaan uang tunai secara
benar dan akurat.
8. Kepala Bidang Umumdan Sumber Daya Manusia
Tugasnya :
a. Merencanakan dan mengusulkan kebutuhan karyawan serta
pengembangannya untuk optimalisasi kegiatan Kantor Cabang.
b. Mempersiapkan pelaksanaan diklat sesuai batas kewenangan untuk
c. Melakukan pembianaan terhadap karyawan untuk meningkatkan kualitas
pelayanan dan kinerja karyawan.
d. Memastikan terlaksananya pemberian hukuman dan usulan penghargaan
untuk menegakkan disiplin karyawan dan meningkatkan motivasi kerja.
e. Memastikan, memonitor dan mengevaluasi kegiatan pengadaan, pemeliharaan
sarana dan prasarana kerja, administrasi aktiva tetap dan kerumahtanggaan
untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
f. Memastikan terlaksnanya penghapus bukuan peserta.
g. Memastikan tersedianya formulir induk jamsostek untuk kelancaran
pelayanan peserta
h. Memastikan dan memantau terlaksananya kegiatan kesekretriatan dan
kearsipan
i. Mengendalikan pelaksanaan pengumpulan laporan bulanan tiap bidang guna
kelancaran pengiriman ke Kantor Wilayah
j. Membuat laporan kegiatan tepat waktu.
Kepala Bidang Umum dan SDM mempunyai 6 (enam) staf yang masing-masing
bertugas :
• Petugas Umum
Tugasnya : Menata dan melaksanakan administrasi karyawan, Rumah
Tangga pemeliharaan serta keprotokolan.
• Petugas Pengadaan
Tuasnya : Melaksanakan kegiatan pengadaan serta menata administrasi
• Arsiparis
Tugasnya : Memelihara dan mengelola arsip aktif secara baik dan benar
sesuai ketentuan pengarsipan.
• Pengemudi
Tugasnya : Mengemudi dan memelihara kendaraan dinas dalam rangka
kepentingan dinas.
• Satpam
Tugasnya : Melaksanakan kegiatan pemeliharaan, pemeriksaan dan
menjaga keamanan gedung kantor, rumah dinas, sarana dan prasarana
kerja serta lingkungan kerja.
• Pesuruh
Tugasnya : Melaksanakan tugas merawat, membersihkan dan
menyiapakan keperluan rumah tangga perusahaan.
C. AKUNTANSI DAN SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
1.
Pengertian Akuntansi.Akuntansi telah berkembang sejalan dengan ilmu ilmu lainnya dan tuntutan sosial
ekonomi masyarakat. Akuntansi mampu menyajikan informasi keuangan yang
merupakan hal yang sangat penting untuk mencapai operasi yang efesien dan untuk
mengevaluasi prestasi dari suatu unit ekonomi masyarakatnya.
Dalam sebuah perusahaan besar, informasi yang diperlukan sangat banyak dan
bervariasi. Informasi sangat penting sekali dalam menentukan keputusan yang akan
perhatian dalam masyarakat, kegunaan akuntansi menjadi semakin penting bagi setiap
unit dalam masyarakat. Dalam sistem pertanggungjawaban terlihat adanya arus informasi
dari yang mempertanggungkan kepada yang menerima pertanggungjawaban. Akuntansi
dapat dibantu dalam menghasilkan informasi yang perlu. Informasi yang dihasilkan
disebut informasi akuntansi (accounting Information).
Uraian diatas menyimpulkan bahwa akuntansi akan menghasilkan informasi yang
berguna baik bagi pihak pihak lain yang menyelenggarakan maupun pihak pihak luar.
Kegunaan tersebut terutama berhubungan dengan proses pengambilan keputusan dan
pertanggungjawaban.
Menurut PT Jamsostek (Persero) akuntansi adalah proses pencatatan,
pengklasifikasian dan pengiktisaran suatu data yang nantinya akan diproses menjadi
sebuah laporan yang bersifat financial yang menghasilkan seuatu perusahaan karena
akuntansi dapat memberuikan gambaran tentang keadaan suatu perusahaan apakah
kondisi perusahaan tersebut bonafit atau tidak.
1. Siklus Akuntansi.
Siklus akuntansi merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan dalam suatu
perusahaan, dimana kita dapat melihat adanya proses penyediaan laporan keuangan
perusahaan suatu periode waktu tetentu. Pada PT Jamsostek (Persero) Siklus akuntansi
dimulai dari pencatatan bukti bukti asli pada program program yang telah dikhususkan
oleh perusahaan, kemudian diklasifikasikan dan pengintiksaran laporan keuangan yang
Proses tersebut berjalan terus menerus dan berulang kembali sehingga merupakan
suatu arus perputaran yang dinamakan siklus. Siklus akuntansi dapat digambarkan seperti
dibawah ini.
Laporan keuangan
Transaksi
Pencatatan
Penggolongan Pengikhtisaran
2. Pengertian Sistem Informasi Akuntansi
Akuntansi merupakan salah satu media untuk mendapatkan informasi. Peran
akuntansi dalan suatu perusahaan semakin meningkat yang semakin meningkat sejalan
dengan semakin besarnya skala informasi dan kompleksnya kegiatan. Selain untuk
mencatat, mengikhtisarkan, melaporkan laporan keuangan, akuntansi juga
menginterprestasikan dari dasar ekonomi untuk kepentingan manajemen.
Oleh karena itu informasi akuntansi merupakan kegiatan terpenting dari seluruh
informasi yang diperlukan oleh perusahaan. Informasi akuntansi terutama berhubungan
dengan data keuangan dari suatu perusahaan dan agar data keuangan dapat dimanfaatkan
dengan baik oleh manajemen maupun pihak luarperusahaan, maka data tersebut perlu
disusun dalam bentuk yang sesuai, dan diperlukan suatu sistem yang mengatur arus data
akuntansi dalam perusahaan. Dalam hal ini, akuntansi merupakan suatu kegiatan yang
Sistem infomasi akuntansi yterdiri dari tiga kata yuaitu: sistem, informasi dan
akuntansi. Dimana setiap kata memiliki arti tersendiri, dan apabila ketiga kata tersebut
dagabungkan akan menghasilkan sebuah defenisi yang baru. Berikut ini akan dijelaskan
defenisi dari ketiga kata tersebut.
Suatu sistem dapat dijelaskan secara sederhana sebagai perangkat elemen yang
digabungkan satu dengan yang lainnya untuk suatu tujuan bersama. James, A. Hall
menyatakan bahwa :
”Sitem adalah sekelompok, dua atau lebih komponen-komponen yang saling berkaitan ”interelated” atau subsistem-subsistem yang bersatu untuk mencapai tujuan yang sama ”commom purpose”
Adapun unsur-unsur yang merupakan bagian dari sebuah sistem adalah :
1. Komponen Ganda
Sebuah sistem harus terdiri lebih dari satu bagian
2. keterkaitan
Suatu tujuan bersama menghubungkan semua bagian dalam suatu sistem.
3. Sistem Versus Subsistem
Sebuah sistem disebut subsistem ketika ia melihat kaitannya dalam sistem yang
lebih besar dimana ia menjadi bagiannya.
4. Tujuan
Setiap sistem harus dapat melayani setidaknya satu tujuan, tapi ia dapat melayani
beba\erapa tujuan.
Informasi berasal dari data yang dapat didefenisikan sebagai berikut :
Informasi merupakan sumber daya bisnis yang vital bagi kelangsungan hidup
organisasi. Setiap saat arus informasi dalam jumlah yang sangat besar mengalir
kepengambil keputusan dan kepemakai lainnya untuk memnuhi berbagai kebutuhan
internal.
Dalam mentransformasi data menjadi informasi dibuthkan langkah-langkah
sebagai berikut, Pengumpulan (Capturing), Memilah Verifying), Pengelompokan (
Classifying), Penyeleksian Sorting), Meringkas (Summarizing), Perhitungan (
Calculating), Penyimpanan (Storing), Pengambilan kembali (Reteriving), Memperbanyak
(Reproducing), mengkomunikasikan (Communicating).
Pada kegiatan pengolahan data diatas mungkin saja tidak terjadi seluruhnya pada
perusahaan, karena tergantung dari pengolahan informasi yang dipakai. Dengan
kemajuan tekhnologi yang terjadi maka ada banyak cara dalam memproses data yang
berguna dan dapat menghasilkan informasi yang berguna bagi pemakainya, dan
komputerpun sangat berperan, sesuai dengan pengertian informasi yang telah
didefenisikan oleh MC Leod dari buku (hartono Jogianto; 2000, 53)
”Informasi adalah salah satu jenis utama sumber daya yang tersedia bagi manajer yang pengolahannya menggunakan peralatan komputer yang digunakan unutk memudahkan memecahkan masalah yang sedang yang sedang dihadapi dengan segera.”
Dari defenisi diatas dapat kita defenisikan sistem informasi akuntansi secara keseluruhan. Menurut Bodnar H Willian S. Hopwoods (3003;1)
Istilah SIA meliputi pemanfaatan tekhnologi informasi untuk menyediakan
informasi bagi para pemakainya. Fungsi informasi bertanggungjawab untuk mengolah
data (DP). Pengolahan data merupakan aplikasi sistem informasi akuntansi yang paling
mendasar bagi setiap perusahaan.
Adapun SIA yang digunakan oleh perusahaan adalah :
Lingkungan Eksternal
Sumber : Sistem Informasi Akuntansi (James, A. Hall)
D. KOMPUTER SEBAGAI PENGOLAH DATA AKUNTANSI
(softwere), komunikasi, sumber daya manusia, sumber daya informasi dan
prosedur-prosedur pemerosesan.
Pengolahan data akuntansi merupakan bahan baku informasi yang dapat diolah
untuk menghasilkan suatu laporan keuangan kepada pihak yamg berkepentingan. Berikut
ini dapat dijabarkan pengolahan data yang dilakukan oleh PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Medan :
1. Data Entry
Seluruh data yang di input komputer dialihkan kemedia komputer.
2. Validasi Data
Hasil data entry didalam komputer di validasi kebeberapa tahap :
a. Clean Data (hasil data bersih) yang disimpan sebagai file bersih untuk
digunakan pada proses lanjutan.
b. Error Data (kesalahan data) yang tersimpan sebagai data yang salah untuk
dibetulkan pada hari itu juga.
c. Pembetulan kesalahan.
d. Pengiriman input.
e. Pengiriman input kekantor pusat dilakukan di kantor cabang setiap bulan.
Dalam SIA secara manual pengolahan data dimana CP (Central Processor)
dilakukan oleh tangan manusia dan untuk menyimpan data digunakan arsip yang banyak
dan menghasilkan informasi akuntansi dari siklus akuntansi yang akhirnya menghasilkan
bagi perusahaan. Jika terjadi kesalahan maka akan sulit untuk mencari kesalahannya
karena harus mencari di arsip-arsip yang telah tersimpan dalam tempat penyimpanan.
Pada saat ini perusahaan sudah meninggalkan cara manual dengan beralih pada
alat elektronik yaitu komputer, kecepatan dan ketepatan komputer dalam memproses data
dapat dijamin dan komputer dapat dengan mudah mendeteksi kesalahan yang ada,
dibawah ini dijelaskan proses pengolahan data yang dilakukan oleh komputer.
Dokumen Sumber Data
Data memasukkan data
Proses Perhitungan, posting dan laporan keuangan Pengolahan Data Diadakan dengan komputer dan memasukkan program
Laporan keuangan dikeluarkan melalui printer Menampilakan Laporan Keuangan
Sumber : Pengenalan Komputer, Jogianto, Harton. 2000, Edisi 3, Cetakan dua Andi,
Yogyakarta, Hal. 23
Kegiatan dalam proses yang berlangsung dalam sistem pengolahan data adalah :
1. Menerima data masuk terdiri dari pekejaan pengumpulan dan pencatatan
dokumen tansaksi, agar transaksi dapat diolah oleh komputer data akan direkam
dalam penyimpanan data komputer dengan format tertentu. Alat yang dipakai
2. Storing, aktivitas storing adalah menyimpan data dalam media penyimpanan agar
dapat digunakan lagi. Data yang disimpan adalah data yang sudah diklasifikasikan
sebagai data yang valid.
3. Processing, Pengolahan data adalah sebuah proses perubahan bentuk atas data
masuk yang dikerjakan sedemikian rupa untuk bisa menghasilkan keluaran.
4. Out put, menghasilkan informasi yang beguna bagi PT. Jamsostek (Persero)
Kantor Cabang Medan.
E. PEMEROSESAN DATA AKUNTANSI SECARA KOMPUTER
Dalam mengelola serta menciptakan akuntansi sebagai sistem informasi yang
akurat, relevan serta dapat dipercaya, PT (Jamsostek) Kantor Cabang Medan telah
memakai komputer sebagai sarana untuk mewujudkan Sistem Informasi Akuntansi yang
akurat, relevan serta dapat dipercaya. Dalam sistem akuntansi yang dilaksanakan pada PT
Jamsostek (Persero) adalah melakukan proses yang dimulai dari TI ( Tekhnikal
Informasi) yang terbagi menjadi tiga yaitu :
1. Tekhnikal Support, yang bertugas menghendel data transaksi
2. Data Operator, yang berhubungan dengan pengolahan data baik clean data
maupun error data.
3. Administrator, berperan untuk mengisi data
TI diproses dari AO (Account Officer) data entry dalam bidang jaminan, untuk
memproses data AO diambil dari CS (Cleaning Servise) kemudian dilasifikasikan pada
mutasi harian yang disebut pencatatan, penggolongan sampai terciptanya laporan
Penggunaan komputer dalam SIA pada perusahaan menunjang kecepatan proses
penyelesaian transaksi keuangan yang dilakukan oleh perusahaan, semakin tekhnologi
bergerak kearah otomatisasi, semakin cepat proses penyelesaian transaksi dapat
dibandingkan dengan manual atau semi otomatis. Selain itu, pengguna tekhnologi akan
memperluas jaringan pemasaran produk-produk jasa perusahaan
Untuk mengaktifkan dan berfungsinya suatu komputer pada perusahaan ada lima
unsur yaitu : Hardwere, Softwere, Database, Prosedur, Personel. Untuk memproses data
agar menghasilkan informasi yang dibutuhkan oleh pihak perusahaan diperlukan suatu
softwere atau program aplikasi yang khusus. Program yang digunakan oleh PT Jamsostek
(Persero) Kantor Cabang Medan adalah :
1. General Ledger
General Ledger adalah suatu program yang disusun untuk menangani
transaksi-transaksi akuntansi dalam suatu siklus akuntansi. Operator komputer hanya memasukkan
jurnal-jurnal yang bersumber dari bukti asli dan selanjutya komputer akan memposting
dari jurnal kebuku besar, neraca saldo, neraca lajur, arus kas, daftar lampiran dan menusu
laporan keuangan. Dan dalam program ini digunakan suatu password yang telah
ditentukan. Adapun bagian dari program ini adalah :
a. Master File
Sehubungan dengan pemerosesan data-data akuntansi, maka perusahaan
menyusun Cahrt of Accounts. Master file ini merupakan file induk dari cahrt of accounts,
jadi setiap perkiraan yang di isi kedua jurnal harus dimasukkan ke cahrt of accounts
terlebih dahulu agar komputer dapat mengenal perkiraan-perkiraan yang dimasukkan
Master file tediri atas : Entry Voucher, Entry Voucher Biaya, Entry Voucher
Pengambilan Prestasi Kerja, Entry Voucher Lainnya, Set Up sub Ledger, Set Up
Anggaran, Set Up Nomor Pokok Pegawai (NPP) dan Set Up Data Pendukug.
b. Proses
Data-data yang akan diproses pada program ini antara lain : verifikasi, posting,
konsolidasi kirim data, konsolidasi anggaran, rekonsiliasi antar rekening bank, transfer
uang dari Sistem Informasi Pelayanan Terpadu (SIPT) , transfer untuk peserta jamsostek,
approval pergeseran anggaran, kirim surat dan data pergeseran anggaran, approval
voucher biaya, approval voucher lainnya, ambil voucher keuangan, tutup buku sementara
dan tutup buku permanen.
Update Transaction
Pada proses ini komputer akan memposting secara otomatis semua perkiraan yang
sudah ada di buku besar dari tanggal tertentu sampai dengan tanggal tertentu (biasanya
satu bulan) keneraca saldo dan sekaligus menyusun laporan keuangannya.
Tutup Buku Bulanan
Pada proses bulanan ini, komputer akan melakukan tugas memindahkan saldo
akhir kesaldo awal suatu perkiraan. Setelah menjalankan proses ini data harus terlebih
dahulu diback up dan dicetak.
Di back up artinya kita merekam semua data yang ada dalam program General
Ledger kedalam sebuah diskette. Adapun guna back up adalah sebagai cadangan apabila
data yang ada pada komputer hilang atau rusak. Jadi, berdasarkan back up tersebut
seorang programer dapat mengisi data-data yang ada diprogram general ledger sesuai
Proses Tahunan
Pada proses ini komputer akan melakukan tugas sebagai berikut :
1. Memidahkan sado akhir kesaldo awal untuk perkiraan tetap.
2. Menambahkan Laba/Rugi tahun berjalan keperkiraan laba ditahan.
3. Untuk perkiraan sementara saldo awal akan dinolkan.
4. Semua buku besar akan diapus.
c. Laporan
Laporan yang dihasilkan dari program ini adalah
1. Listing Voucher
Merupakan kumpulan voucher yang mencakup semua kegiatan transaksi yang
nantinya berguna bagi pihak perusahaan untuk melakukan pengauditan.
2. Neraca Percobaan
Berguna untuk mengantisipasi adanya kesalahan pada neraca, dari neraca
percobaan dapat dilihat aliran dari neraca saldo kepenyesuaian tahunan, sehingga
menghasilkan neraca saldo dissesuaikan.
3. Buku Harian Rekapitulasi
Merupakan pencatatan transaksi secara rekap untuk mengantisipasi hilangnya data
transaksi harian.
4. Rekapitulasi Memorial
Rekap dari transaksi yang disimpan dalam komputer.
Merupakan buku besar untuk penggolongan setiap transaksi, yang berguna untuk
penyusunan laporan keuangan.
6. Neraca Lajur
Merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menggolongkan mana yang termasuk
laporan laba/rugi dan neraca sehingga mempermudah proses pembuatan laporan
keuangan.
7. Realisasi anggaran
Untuk membandingkan anggaran dan realisasinya dan menilai kemampuan
perusahaan dalam merealisasikan anggaran tersebut.
8. Bunga Jaminan Hari Tua
Untuk mengetahui berapa besar biaya bunga yang harus dibayar oleh perusahaan.
9. Daftar Saldo Deposito
Untuk mempermudah mengetahui daftar saldo kapanpun kita membutuhkannya.
10. MIS Keuangan, Akuntansi dan Investasi
Menilai keuangan perusahaan dan mengetahi prosedur akuntansi yang digunakan
oleh perusahan serta berapa besar investasi perusahaan yang telah ditanam oleh
perusahaan.
11. Lampiran Laporan
Untuk melihat prosedur dari laporan keuangan yang dibuat oleh perusahaan.
Pada saat kita membuka salah satu dari laporan diatas, maka komputer akan
menanyakan tanggal laporan yang akan kita lihat, kemudian komputer akan
memunculkan data tersebut pada layar komputer. Jika kita mencetak pada printer, maka
komputer akan mencetak langsung dikertas dan tidak akan muncul di layar.
Set Up Perkiraan
Proses posting disediakan untuk menghubungkan program integrated system
dengan program general ledger. Dengan menjalankan proses ini data transaksi di
integrated system secara otomatis akan di posting ke general ledger sehingga tidak perlu
menginput ulang.
2. Program Integrated System
Integrated System adalah suatu program komputer yang berfungsi menangani
transaksi-transaksi yang berkaitan dengan Kepesertaan, Iyuran, Klaim dan Jaminan
sampai Informasi dan Laporan.
a. Kepesertaan
Di gunakan untuk mengisi data-data yang berhubungan dengan kepesertaan
perusahaan pada program jamsostek. Pada program ini data-data yang harus diisi dan
disesuaikan antara lain :
1. Potensi Kepesertaan / Perusahaan Wajib Belum Daftar (PWBD)
2. Administrasi Kepesertaan
3. Rekapitulasi Kapitasi Jaminan Pemeliharaan Kesehatan (JPK)
4. Penerbitan Kartu Peserta Jamsostek (KPJ) dan Daftar Saldo Jaminan Hari Tua
(DSJHT)
6. Penerbitan Daftar Saldo Jaminan HariTua (DSJHT) tahun berjalan
b. Iyuran
pada program ini, terdapat beberapa data yang disediakan yang berhubungan
dengan pembayaran iyuran dari peserta Jamsostek. Data-data tersebut antara lain :
1. Rincian Iyuran dan Tagihan
2. Administrasi Pembayaran Iyuran
3. Kartu Iyuran
4. Piutang Iyuran
5. Penerbitan Kwitansi dan Voucher
6. Informasi Pembayaran Iyuran
c. Klaim dan Jaminan
Pada program ini disediakan data-data sebagai berikut :
1. Agenda Jaminan
2. Administrasi Kemajuan Klaim
3. Penerbitan Kwitansi dan Voucher penerbitan PPh pasal 21
4. Tindak Lanjut Klaim dan Surat Penetapan Koreksi Saldo
5. Penetapan Jaminan Hari Tua (JHT)
d. Informasi dan Laporan.
Pada program ini disediakan beberapa iformasi dan laporan keuangan, laporan
tersebut antara lain :
1. Perusahaan Wajib Belum Daftar
3. Kepesertaan
4. Iyuran
5. Jaminan
Selain program diatas ada beberapa program yang di khususkan untuk beberapa
pelayanan yaitu :
SIPT (Sistem Informasi Pelayanan Terpadu) di gunakan khusus yang behubungan
dengan tenaga kerja dan perusahaan baru.
KBL (Kemitraan Bina Lingkungan) Digunakan untuk pembiayaan UKM (Usaha
Kecil Menengah).
DPKP (Dana Peningkata Kesejahteraan Peserta) digunakan untuk
pembiayaan-pembiayaan bagi peserta dalam bentuk tunjangan Jamsostek, beasiswa, pinjaman
koperasi dan uang muka perumahan.
SITKM (Sisten Informasi Tenaga Kerja Mandiri) digunakan khusus untuk tenaga
kerja diluar tenaga kerja (tenaga kerja informal).
Data Analiger, digunakan untuk melihat rafik balance clean data dan error data.
Memonitoring Kinerja Kantor Cabang dan Posting Data
Pada bagian ini disediakan informasi mengenai kinerja kantor cabang yang
menyangkut mengenai beberapa hal antara lain :
Pencapaian Target Pemasaran
Penyelesaian Klaim dan Jaminan serta prestasi kantor cabang dalam hal
Pelayanan
F. FUNGSI KOMPUTER DALAM SISTEM IMFORMASI AKUNTANSI
Komputer dalam Sistem Informasi Akuntansi memegang peranan penting, dimana
proses akuntansi dilakukan sepenuhnya oleh komputer. Karena cara kerja komputer yang
cepat dan hasil yang diperoleh sangat memuaskan menjadikan komputer merupakan
bagian paling terpenting dalam perusahaan. Peranan komputer pada PT.Jamsostek dapat
kita lihat pada pembahasan sebagai berikut :
1. Sebagai Alat Pengolahan Data (Transaksi Elektronic Data Processing/EDP)
Sistem informasi merupakan salah satu subsistem kehidupan manusia yang paling
banyak memanfaatkan perkembangan tekhnologi komputer sehingga perkembangan
sistem informasi sejalan dengan perkembangan teknologi komputer. Fungsi sistem
informasi sering manjadi lebih menonjol jika kita memperhatikan peranan komputer
dalam sisitem informasi secara umum.
Sistem akuntansi membagi atas dua cara dalam penglohan data yaitu secara manual
dan secara komputer. Sebagai suatu perusahaan yang kompleks PT. Jamsostek (Persero)
yang mempekerjakan beberapa karyawan dengan tugas yang berbeda untuk melakukan
pengumpulan data yang pada akhirnya menghasilkan berbagai informasi yang berguna
baik bagi internal dan eksternal perusahaan tidak memungkinka lagi mengunakan sistem
akuntansi secara manual.
Untuk itu dibutuhkan suatu perangkat elektronik yang dapat membantu mempercepat
proses pengolahan transaksi secara komputer terdapat dua cara pengolahannya yaitu
adanya pemindahan transaksi individu langsung kebuku besar dan bukan dikumpulkan
sebagai berkas transaksi.
Sedangkan pemerosesan bacht adalah pemerosesa secara konseptual hampir sama
dengan sistem akuntansi manual secara tradisional dimana berkas transaksi sama dengan
jurnal yang serupa dikumpulkan terlebih dahulu dan tidak langsung diproses.
Dengan menggunakan EDP system sangat menghemat waktu, karena satu persatu
dari jurnal tersebut di posting (dipindah) buku besar dan neraca lajur sehingga
menghasilkan laporan keuangan seperti, jika kita mengolah data akuntansi secara manual.
Tetapi dengan EDP sistem ini kita hanya memasukkan data jurnal melalui bukti transksi
dan untuk proses selanjutnya tinggal menghasilkan laporan keuangan yang akan
dilakukan sendiri oleh komputer. Jdi dengan menggunakan EDP sistem ini kita menjadi
lebih efisien dalan mengasilkan laporan keuangan.
2. Sebagai Alat Pengumpul Data
Pada program-program yang dimiliki oleh perusahaan seperti program General
Ledger dan Integrated System, komputer dapat berperan sebagai alat pengumpul data.
Aktivitas pengumpulan data terdiri dari penyimpanan sementara hasil pemerosean
data pada media penyimpanan skunder seperti pada pita magnetik (magnetic tape) atau
disk magnetik. Hardwere yang digunakan untuk pengumpulan data ini terdiri dari
pengiriman kode tombol kedisk, sistem tombol kedisk, membaca kartu file scanner optik,
terminal date, terminal reproduksi, unit sarana dan peralatan komunikasi data yang
Seerver dapat diartikan sebagai suatu komputer dalam jaringan yang membuat
fasilitas tersedia bagi komputer lain dalam jaringan yang terhubung dengan jaringan
komunikasi data. Komputer penerimaan fasilitas diistilahkan dengan clien server. Ada
dua model clien server :
• Two – Trie Model
Server ini menangani aplikasi dan tugas-tugas basis data. Komputer penerima atau
clien server bertanggungjawab untuk menghadirkan data kepengguna kembali
keserver. Biasanya pengguna server ini terbatas pada pengguna dalam populasi yang
relatif kecil.
• Three – Tier Server
Basis data aplikasi dipisahkan fungsinya dalam three – tier model yang susunannya
ini biasanya digunakan untuk sistem komunikasi data dalam jarak yang relatif luas
yang menggunakan WAN. Pengguna dapat memakai dua atau lebih jaringan koneksi
dan pada mulanya komputer penerima membangun komunikasi dengan server
aplikasi, server aplikasi kemudian memulai sambungan atau dengan koneksi kedua
basis data server.
3. Sebagai Tempat Pemrosesan Data
Kemapuan didalam melakukan perhitungan-perhitungan dengan sangat cepat yang
dalam pemerosesan data. Selain hal tersebut, komputer dapat melakukan pembedaan
terhadap ratusan angka dan simbol lainnya. Ada dua cara alternatif yang dapat dilakukan
oleh komputer dalam aktivitas pemerosesan data adalah sebagai berikut :
a. Pendekata Tumpuk (Bacht)
Pendekatan ini terdiri dari seri-seri operasi (run) dan setiap operasi melaksanakan
satu atau lebih tahapan pemerosesan untuk setiap transaksi dibawah pengendalian suatu
progran komputer juga setiap operasi pada umumnya diselesaikan tanpa istirahat sebelum
operasi yang sebelumnya dimulai. Setelah operasi selesai operator komputer menset
file-file untuk operasi berikutnya.
b. Pendekatan Online
Pemerosesan online dapat dilakukan ditempat yang secara geografis jauh dari
operasi sentral, juga data dapat dimasukkan keterminal-terminal jarak jauh dikirimkan
keoprasi sentral, dan diproses terhadap file-file secara online. Tahap pemerosesan secara
online meliputi pemasukan data, perubahan (edit) data, pembaharuan data, penyelidikan
file serta pembuatan laporan.
Secara garis besar aktivitas pemerosesan data yang dilakukan oleh komputer pada
PT. Jamsostek (Persero) Kantor Cabang Medan antara lain :
1. Carculating (menghitung), melakukan proses secara otomatis.
2. Compari (membandingkan), melakukan pembandingan dua data atau lebih,
misalnya membandingkan laporan keuangan tahun lalu dengan tahun sekarang.
3. Sumarizing (Meringkas), merangkum hasil dari semua pemerosesan data yang
4. Mengakses dan mengambil data serta file untuk diproses lebih lanjut, mengambil
hasil dipengolahan data tersebut untuk diolah.
4. Sebagai Tempat Penyimpanan Data
Komputer dapat melakukan penyimpanan data dalam kapasitas besar dan tersusun
rapi dalam file-file tertentus sehingga apabila dibutuhkan akan mudah bagi pengguna
untuk menemukannya. Jenis alat penyimpanan data ada dua didalam sistem konputer
yaitu data primer dan data skunder.
Penyimpanan data primer dalam sistem komputer biasanya memiliki kapasitas
yang terbatas, maka dipilih penyimpanan data skunder sebagai alternatif. Penyimpanan
data ini memiliki media berupa pita magnetik dengan kepadatan kapasitas 1600 byte
untuk sartu gulungan sebagai tempat penyimpanan yang dapat memuat data yang
direkam sebagai bintik (spot) atau pita magnetik.
5. Sebagai Alat untuk Memonitoring (Mengawasi) dan Pengamanan Data
Komputer dapat melakukan pengawasan dan pengamanan atas data, dimana data
yang disimpan dalam komputer dapat dievaluasi apakah ada kesalahannya atau tidak, jika
data yang disimpan mengalami gangguan, komputer dapat mencari dimana letak
kesalahannya, agar data dapat terjaga maka diperlukan password, dimana password
tersebut diciptakan sendiri oleh perusahaan yang bersangkutan agar keamanan data dapat
terjaga dan orang lain tidak dapat mengetahuinya.
Komputer dapat memproses data menjadi informasi dimana proses pengolahan data
telah dijelaskan sebelumnya. Informasi yang dibuat melalui komputer dapat dijamin
keakuratannya, dan sangat kecil resiko kesalahannya. Informasi yang dihasilkan adalah
informasi keuangan yaitu berupa laporan keuangan yang terdiri dari : laporan Neraca,
Laporan Laba/Rugi, Laporan Perubahan Equitas dan Laporan Arus Kas, informasi
kinerja karyaswan dsb.
BAB III
ANALISA DAN EVALUASI
A. ANALISA DAN EVALUASI FUNGSI KOMPUTER SEBAGAI
PENGOLAH DATA
1. Akuntansi Sebagai Sitem Informasi
Informasi atau laporan yang dihasilkan melalui proses komputer jelas lebih cepat jika
dibandingkan dengan informasi keuangan yang dikerjakan secara manual. Keakuratan
suatu informasi berhubungan dengan pengukuran terhadap ketepatan informasi tersebut
yang mencerminkan realitasnya. Informasi dikatakan tepat waktu apabila informasi
tersebut aktual dan mutakhir. Tenggang waktu berhubungan dengan kecepatan untuk
mendapatkan kembali informasi tesebut. Informasi dikataka relevan apabila informasi
yang tersedia sesuai dengan kebutuhan dalam pengambilan keputusan.
Dalam mendefenisikan sistem informasi James A Hall, (2002;7), memberikan
pengertian :
“sistem informasi adalah sebuah rangkaian prosedur formal dimana data yang dikumpulkan dan diproses menjadi informasi, didistribusikan kepada para pemakai”.
Defenisi yang dikelurkan oleh American Institute of Certified Public Accounts
(AICPA) adalah sebagai berikut :
“Akutansi adalah suatu aktifitas jasa, fungsinya adalah menyediakan informasi kuantitati, terutama yang bersifat keuangan, tentang satuan-satuan ekonomis dalam menetapkan pilihan-pilihan yang logis diantara berbagai alternatif. (tunggal, 1993;35)”.
dari : pencatatan data transaksi, pengolahan data, penganalisaan data, penyusunan
laporan-laporan tertentu dan pemakaian data akuntansi untuk pengambilan keputusan
berbagai tujuan.
Sistem informasi akuntansi mempunyai kharakteristik dan elemen-elemen yang sama
dengan sistem akuntansi yang dikemukakan oleh Bodnar George H dan William S
Hopwoods, 2003 :
“Sistem informasi akuntansi adalah sekumpulan sumber daya seperti Sumber Daya Manusia dan peralatan yang diatur untuk mengubah data menjadi informasi”.
2. Komputer Sebagai Alat Pengolah Data
Untuk mengaktifkan dan berfungsinya suatu komputer pada perusahaan ada lima
unsur yaitu : hardwere, softwere, database, prosedure dan personel. Komputer telah
menjadi unsur yang sangat diperlukan untuk informasi kebanyakan perusahaan dan
merupakan alat pengolah data yang bekerja secara elektronis dan otomatis yang
mengikuti serangkaian perintah dalam bentuk program. Dilihat dari fungsi pokok yang
dilakukan didalam suatu sistem komputer maka dapat dinyatakan bahwa suatu komputer
adalah alat yang berfungsi sebagai pengolah informasi. Jadi, apa yang disampaikan oleh
sistem komputer adalah informasi atau data, dimana inormasi tersebut didalam sistem
komputer akan mengalami transformasi dalam artinya dan selanjutnya dapat disimpan
dalam sistem komputer atau dapat juga dikeluarkan dalam bentuk informasi lain yaitu
informasi yang telah terolah.
Dengan digunakannya komputer dalam proses pengolahan data, siklus pengolahan
Input Proses Output
Bukti Transaksi
Buku Besar Jurnal
File Transaksi
Laporan Keuangan dan Laporan lain lain
Dari siklus diatas dapat kita lihat pengolahan data yaitu :
• Input adalah suatu tahap dimana data sudah dientry
• Proses adalah suatu tahap data setelah dimasukkan akan diolah oleh komputer
• Output adalah tahap akhir dimana data yang sudah diolah, dikeluarkan oleh
komputer yang berupa informasi
B. ANALISA DAN EVALUASI PERANAN KOMPUTER DALAM SISTEM INFORMASI AKUNTANSI
Pengolahan data akuntansi pada umumnya dilakukan secara manual yaitu
seluruhnya dilakukan dengan tangan manusia. Namun sejalan dengan perkembangan
tekhnologi serta perkembangan dunia usaha, maka saat ini pengolahan data akuntansi
sudah dapat diolah secara elektronik dengan memakai alat bantu elektronik. Majunya
dunia usaha mengakibatkan pengelolahan data akuntansi semakin kompleks. Alat Bantu
yang digunakan adalah berbagai perangkat computer.
Sejalan dengan bahwa komputer berperan sebagai alat pengolahan data yang
“ Komputer adalah system elektronik untuk memanipulasi data yang cepat dan tepat serta dirancang serta diorganisasikan supaya secara otomatis menerima dan menyimpan data input, memprosesnya dan menghasilkan input dibawah pengawasan suatu langkah-langkah intruksi program yang tersimpan dimemori”.
Informasi yang paling berkualitas adalah informasi yang mengandung ketidak
pastian yang paling rendah. Namun demikian, informasi merupakan salah satu sumber
daya bagi perusahaan yang tidak terlepas dari unsur ketidakpastian tersebut. Yang bisa
dilakukan adalah meminimalisasi kesalahan yang terjadi dengan melakukan proses
seakurat mungkin.
Komputer memiliki berbagai kelebihan, seperti memiliki kecepatan proses yang
tinggi, ketepatan dalam melaksanakan intruksi, mampu melaksanakan operasi logika
dengan baik dan juga memiliki kestabilan dalam pemerosesan data, karena inilah muncul
istilah komputerisasi.
Pengolahan data Pengumpulan Data
Prosedur Simpan Data
Kegiatan Operasional Perusahaan
Prosedur Hitung
Neraca L/R Lain-Lain Laporan Keuangan
Kegiatan Perusahaan Penyimpanan Hasil
Proses Komputerisasi Akuntansi
Gambar diatas menjelaskan bagaimana cara kerja komputer yang meliputi tiga
tahapan yaitu pengumpulan data, memanipulasi dan mendistribusikan data sebagai
informasi untuk tujuan tertentu.
Fungsi komputer dalam sistem informasi akuntansi yang disebut Electronic Data
Processing (EDP) adalah pengolahan data dengan peralatan dan program yang digabung
menjadi satu instansi komputer yang lengkap atau satu kumpulan program dan prosedur
yang berhubungan untuk melaksanakan satu tugas tertentu yaitu tugas yang berkaitan
dengan komputer. Perusahaan menggunakan sistem ini apabila dalam proses pengelolaan
laporan keuangannya terdapat terdapat komputer dari tipe dan jenis tertentu.
EDP memberikan pengaruh yang positif kepada perusahaan dalam memproses
data, terutama dalam memperbaiki pengawasan alat pemerosesan data, meningkatkan
kepercayaan terhadap data, meningkatkan keefektifitasan system pemerosesan data, serta
