BAB 4 ANALISIS
4.6. Analisa Infrastruktur dan Urutan Proses KM
Faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menganalisa infrastruktur KM adalah kultur organisasi, struktur organisasi, infrastruktur teknologi informasi, lingkungan fisik dan pengetahuan umum.
4.6.1. Kultur Organisasi
PT ABC mendukung adanya knowledge management, hal ini diwujudkan dengan meletakkan komputer di setiap divisi produksi, hal ini diharapkan dapat memfasilitasi setiap pegawai untuk memasukkan data dan informasi mengenai permasalahan yang ada serta cara menyelesaikannya.
Sehingga jika terdapat maslaah yang sama dihadapi oleh pegawai lain, dapat dengan mudah diselesaikan.
4.6.2. Struktur Organisasi
Struktur organisasi pada PT ABC adalah function structure, yaitu pembagian divisi bergantung pada function/role yang dimiliki pegawai tersebut. Selain itu struktur organisasi juga termasukke dalam sentralisasi dimana pengambilan keputusan bergantung pada pimpinan organisasi dan kepala divisi.
4.6.3. Infrastruktur Teknologi Informasi
Topologi jaringan yang dimiliki PT ABC saat ini digambarkan pada gambar berikut. Terdapat beberapa komputer yang berada pada divisi production yang tidak terhubung dengan jaringan, hal ini menyulitkan ketika dibutuhkan pertukaran informasi.
Production
Finance & Adm
Gambar 4.1 Topologi jaringan saat ini
Topologi jaringan yang akan dikembangkan PT ABC seiring dengan pembangunan pabrik ke 2 adalah sebagai berikut. Semua perangkat disetiap pabrik akan terhubung dengan jaringan, sehingga memudahkan pertukaran
informasi. Pengembangan KMS akan menggunakan topologi jaringan yang baru.
Pabrik 1
Pabrik 2
Gambar 4.2 Topologi jarigan yang akan dikembangkan
Berikut ini akan dijelaskan mengenai empat aspek pada infrastruktur, yaitu reach, depth, richness dan aggregation.
o Reach
Pada struktur jaringan yang lama, masih terdapat komputer yang tidak termasuk dalam jaringan, hal ini menyebabkan sulitnya pertukaran informasi. Struktur jaringan yang baru memungkinkan pertukaran informasi dari satu perangkat ke perangkat lainnya karena semua perangkat terhubung dengan jaringan. Selain itu, pertukaran informasi antar pabrik juga dapat dengan mudah dilakukan karena terhubung dalam satu jaringan.
o Depth
Bandwitdh yang disediakan oleh PT ABC untuk jaringan internet sebesar 5 Mbps, hal ini dinilai cukup karena tidak terlalu banyak pengguna. Sedangkan untuk jaringan intranet, bandwidth yang disediakan sebesar 1GB Bandwidth ini cukup untuk melakukan pertukaran informasi / dokumen.
o Richness
Data dan informasi yang terdapat pada PT ABC sebagian besar mengenai client dan produk. Selain itu masih terdapat data dan informasi mengenai keuangan, supplier, manual, SOP dan karyawan.
o Aggregation
Saat ini terdapat dua jenis repository pada PT ABC, yaitu repository elektronik dan non elektronik. Repositori elektronik yang dimiliki PT ABC antara lain adalah database yang digunakan untuk menyimpan data yang berasal dari system informasi yang dimiliki PT ABC. Untuk menyimpan data non elektronik seperti dokumen dan data-data non elektronik, digunakan filling cabinet yang terdapat pada setiap divisi.
4.6.4. Lingkungan Fisik
Kondisi lingkungan fisik pabrik yang terletak di bandung terdiri dari dua bangunan. Satu bangunan digunakan sebagai tempat penyimpanan bahan baku dan juga penyimpanan produk. Bangunan lainnya terdiri dari dua lantai, dimana lantai pertama digunakan oleh bagian produksi sedangkan lantai dua digunakan sebagai kantor untuk bagian administrasi, finance, marketing dan lain sebagainya. Pada lantai dua ini terdapat 3 ruang meeting yang biasa digunakan untuk meeting dengan client atau kebutuhan meeting lainnya.
Untuk pabrik ke dua yang sedang dibangun, kondisi lingkungan fisik adalah, terbagi menjadi tiga gedung, dimana gedung pertama merupakan tempat penyimpanan. Gedung kedua merupakan divisi produksi dan gedung terakhir digunakan sebagai kantor.
Kedua pabrik ini memiliki bisnis proses yang sama, perbedaannya hanya pada jenis client. Pada pabrik pertama akan digunakan untuk memproduksi barang-barang yang berhubungan dengan kesehatan sedangkan pada pabrik ke dua akan digunakan untuk memproduksi barang-barang non medis, seperti kemasan air minum, produk kecantikan dan lain sebagainya.
4.6.5. Pengetahuan Umum
Pengetahuan terbagi ke dalam tiga lokasi, yaitu people, artifact dan organizational entities.
• People
Pengetahuan yang dimiliki oleh karyawan di PT ABC didapatkan dari pelatihan dan seminar. Selain itu juga terdapat pengetahuan yang didapatkan dari pengalaman selama bekerja di PT ABC. Berikut ini adalah detail dari tacit knowledge yang dimiliki karyawan.
Tabel 4.13 Tacit knowledge
Tacit Knowledge Divisi
Keahlian graphic software Product Development
Pengetahuan mengenai cetakan dan injection molding
Product development Workshop
Keahlian menganalisa design produk
Product development Keahlian menggunakan mesin
bubut & mesin CNC
Workshop
Keahlian menganalisa
permasalahan dalam proses
produksi
Engineer Operator
Pengetahuan mengenai produk Product development
Operator QC
• Artifact
Pengetahuan yang terdapat dalam artifact antara lain adalah SOP yang terdapat pada setiap divisi, guideline atau dokumen manual. Saat ini dokumen-dokumen elektronik masih tersebar pada setiap lokal komputer di setiap divisi. Sedangkan tempat penyimpanan untuk dokumen non elektronik adalah di filing cabinet di setiap masing-masing divisi. Berikut ini adalah detail dari explicit knowledge yang dimiliki PT ABC.
Tabel 4.14 Artifact
Explicit Knowledge Jenis Dokumen
Elektronik Non Elektronik
Order Penjualan X
Formulir persiapan
percetakan
X
Formulir perintah produksi X
Formulir persiapan bahan X
Buku catatan produksi X
Spesifikasi Produk X
Dokumen cara mencampur bahan dengan warna
X X
Dokumen panduan
komposisi bahan
X X
Buku pemeriksaan barang X
Dokumen certificate of compliance X SOP-Workshop X X SOP-QC X X SOP-Operator X X SOP-Engineer X X SOP-Finishing
Dokumen Info Produk X
Dokumen sifat bahan
plastik
X
Dokumen food safety X
Explicit Knowledge Jenis Dokumen
Elektronik Non Elektronik
Dokumen setting mesin
untuk produksi X
Artikel food safety X
Artikel bahan plastik X
• Organizational Entities
Pengetahuan organisasi tersebar di setiap divisi dari PT ABC. Dokumen-dokumen mengenai SOP, guideline dan pengalaman terdapat di masing-masing divisi.
