BAB 4 ANALISIS
4.7. Pengembangan KMS berdasarkan Mekanisme dan Teknologi
4.7.1. Mekanisme Knowledge Management
Mekanisme knowledge management dibutuhkan untuk menunjang knowledge management system. Mekanisme KM yang dapat diterapkan pada divisi produksi PT ABC yang berhubungan dengan pihak manajemen dan pengguna adalah.
1. Dukungan dari pihak management
Manajemen harus memberikan dukungan agar setiap karyawan mau melakukan manajemen pengetahuan dengan cara memberlakukan aturan mengenai manajemen pengetahuan atau dengan memberikan reward bagi agar karyawan mau terlibat dalam manajemen pengetahuan.
Manajemen harus membuat team knowledge management tersendiri, tim inilah yang akan membantu memasukkan data dan membantu pengguna untuk mengoperasikan KMS.
2. Dukungan terhadap pengguna
Karena masih terdapat pengguna yang tidak mahir dalam menggunakan komputer, maka akan ada seorang administrator yang bertugas untuk membantu pengguna dalam menggunakan KMS. Selain itu perlu diadakan training untuk pengguna yang tidak mahir menggunakan komputer.
3. Perubahan Kultur
Baik pihak manajemen dan karyawan harus mulai merubah kultur yang ada pada PT ABC, karena lebih banyak karyawan yang menyimpan knowledge untuk dirinya sendiri dan tidak berbagi dengan karyawan lain. Kultur berbagi knowledge harus mulai diterapkan dengan adanya SOP, mengadakan diskusi dan manajemen harus mengawasi perubahan ini sehingga dapat tercipta budaya knowledge sharing.. Berikut ini adalah mekanisme berdasarkan sub divisi.
Sub divisi yang pertama adalah product development. Kegiatan yang ada pada divisi ini adalah membuat design produk, membuat dokumen spesifikasi produk, membuat dokumen analisa design produk dan melakukan troubleshooting.
Tabel 4.17 Mekanisme knowledge divisi product development
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM
Membuat
design produk • Manajemen dokumen
• Manajemen artikel
• Mencari artikel food safety
• Mencari dokumen sifat bahan plastik
• Mencari dokumen atau artikel dari
pengalaman sebelumnya
• Sharing dokumen
• Menyimpan dokumen design Membuat
dokumen spesifikasi produk
• Manajemen
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Membuat dokumen analisa design produk • Manajemen dokumen • Manajemen artikel
• Mencari artikel food safety
• Mencari dokumen sifat bahan plastik • Mencari dokumen atau artikel dari
pengalaman sebelumnya • Menyimpan dokumen Troubleshooting issue dalam produksi • Manajemen issue • Manajemen dokumen • Diskusi
• Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya
• Membuat dokumen troubleshooting • Menyimpan dokumen
Sub divisi berikutnya adalah workshop, kegiatan yang dilakukan pada divisi ini adalah membuat cetakan, melakukan perawatan pada cetakan dan melakukan troubleshooting issue dalam produksi.
Tabel 4.18 Mekanisme knowledge divisi workshop
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM
Melakukan perawatan pada cetakan
• Manajemen
dokumen • Mencari dokumen persiapan percetakan
• Mencari dokumen dari pengalaman
sebelumnya • SOP-workshop Membuat
cetakan
• Manajemen
dokumen • Mencari dokumen atau artikel dari pengalaman sebelumnya
• Mencari dokumen user manual mesin CNC
• Mencari dokumen persiapan percetakan • Mencari dokumen spesifikasi produk Troubleshooting issue dalam produksi • Manajemen issue • Manajemen • Diskusi
• Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM
dokumen • Membuat dokumen troubleshooting
• Mencari dokumen SOP-workshop
• Sharing dokumen
• Menyimpan dokumen
Sub divisi berikutnya adalah divisi engineer, kegiatan yang dilakukan pada divisi ini adalah melakukan setting pada mesin produksi, membuat dokumen setting mesin awal, troubleshooting issue dalam produksi dan melakukan update setting mesin.
Tabel 4.19 Mekanisme knowledge divisi Engineer
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM
Melakukan setting
mesin produksi • Manajemen dokumen • Mencari dokumen manual setting mesin
• Mencari dokumen record setting mesin pada awal produksi
• Mencari dokumen perintah produksi • Mencari dokumen dari pengalaman
sebelumnya Membuat
dokumen record
setting mesin awal produksi (proyek baru)
• Manajemen
dokumen • Mencari dokumen manual setting mesin
• Mencari dokumen perintah produksi • Mencatat setting mesin awal
• Menyimpan dokumen Troubleshooting issue dalam produksi • Manajemen issue • Manajemen dokumen • Diskusi
• Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya
• Membuat dokumen troubleshooting
• Mencari dokumen SOP-engineer
• Sharing dokumen
Update dokumen
setting mesin • Pencarian
• Manajemen dokumen
• Mencari dokumen setting mesin awal • Mengupdate dokumen setting mesin
Sub divisi berikutnya adalah divisi raw material. Kegiatan yang dilakukan pada divisi ini adalah menyiapkan bahan dan warna yang akan digunakan, mencampur bahan untuk produksi dan melakukan troubleshooting untuk produksi.
Tabel 4.20 Mekansme knowledge divisi raw material
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM
Menyiapkan bahan dan warna yang akan digunakan
• Manajemen dokumen • Pencarian
• Mencari dokumen persiapan bahan • Mencari dokumen panduan komposisi
bahan Mencampur bahan
untuk produksi • Manajemen dokumen
• Pencarian
• Mencari dokumen pencampuran bahan
Troubleshooting issue dalam produksi • Manajemen issue • Manajemen dokumen • Diskusi
• Mencari dokumen dari pengalaman sebelumnya
• Membuat dokumen troubleshooting • Mencari dokumen SOP-raw material • Sharing dokumen
• Menyimpan dokumen
Sub divisi berikutnya adalah divisi waste material. Divisi ini bertugas untuk membereskan bahan sisa limbah produksi.
Tabel 4.21 Mekanisme knowledge divisi waste material
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM
Membereskan
bahan sisa &
limbah produksi
• Manajemen dokumen • Pencarian
Sub divisi berikutnya adalah divisi QC. Kegiatan pada divisi ini adalah membuat dokumen COC, melakukan sampling hasil produksi dan melakukan troubleshooting dalam produksi.
Tabel 4.22 Mekanisme knowledge divisi QC
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM
Membuat
dokumen COC • Manajemen dokumen • Mencari buku pemeriksaan barang
• Menyimpan dokumen Melakukan
sampling hasil
produksi
• Manajemen
dokumen • Mencari dokumen cara sampling
• Mencari dokumen spesifikasi produk
• Mengisi buku pemeriksaan barang Troubleshooting issue dalam produksi • Manajemen issue • Manajemen dokumen • Diskusi
• Mencari dokumen dari pengalaman
sebelumnya
• Menyimpan dokumen
Sub divisi berikutnya adalah divisi operator. Pada divisi ini, kegiatan yang dilakukan adalah mengamati jika adad gejala produk yang bermasalah, melakukan knowledge transfer dan membuat dokumentasi issue.
Tabel 4.23 Mekanisme knowledge divisi operator
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM
Mengamati jika ada
gejala produk
mengalami masalah
• Manajemen dokumen
• Manajemen issue
• Mencari dokumentasi info
produk
• Mencari dokumen issue yang ada sebelumnya
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM Melakukan
knowledge transfer ketika terjadi rotasi pegawai/ pergantian shift
• Manajemen
dokumen • Diskusi
• Mencari SOP-operator
• Mencari dokumen info produk
Membuat
dokumentasi issue selama produksi
• Manajemen
dokumen • Menyimpan dokumen
• Sharing dokumen
Sub divisi selanjutnya adalah divisi packaging, kegiatan utama yang dilakukan pada divisi packaging adalah melakukan packaging terhadap produk.
Tabel 4.24 Mekanisme knowledge divisi packaging
Kegiatan Fitur KM Mekanisme KM
Melakukan packaging terhadap produk
• Manajemen
dokumen • Mencari dokumen info produk
• Mencari dokumen SOP-packaging
4.8. Perencanaan Knowledge Management System 4.8.1. Kebutuhan KMS
Kebutuhan KMS PT ABC terbagi menjadi 2, yaitu kebutuhan fungsional dan kebutuhuan non fungsional.
4.8.1.1. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional dari Knowledge Management System
yangdibutuhkan divisi produksi PT ABC didapatkan pada sub bab sebelumnya. Kebutuhan fungsionalnya adalah manajemen dokumen, manajemen artikel, dan manajemen issue. Kebutuhan fungsional dijabarkan sebagai berikut.
1. Manajemen dokumen
Fitur ini memfasilitasi pengguna untuk menyimpan dokumen yang berhubungan dengan divisi produksi, seperti SOP, dokumen spesifikasi
produk, dokumen pelatihan, dokumen user manual dan design CAD. Pengguna akan dapat melakukan upload dan download dokumen.
2. Manajemen artikel
Fitur ini akan memfasilitasi pengguna untuk berbagi artikel yang berhubungan dengan divisi produksi, seperti artikel food safety, artikel sifat bahan plastik dan lain sebagainya. Pengguna dapat membuat artikel baru, merubah artikel, menghapus artikel.
3. Manajemen issue
Fitur ini digunakan untuk mencari solusi dari permasalahan yang terjadi pada divisi produksi, seperti kesalahan bahan, setting mesin dan cetakan. Pengguna akan dapat membuat issue baru, merubah issue yang sudah ada atau menghapus issue
4. Pencarian
Fitur ini digunakan untuk mencari tipe content yang dibutuhkan pengguna. Pengguna dapat mencari artikel atau dokumen atau issue sesuai dengan kriteria pencarian.
4.8.1.2. Kebutuhan non fungsional
Kebutuhan non fungsional dari KMS PT ABC akan terbagi menjadi tiga kategori, yaitu accessibility, availability dan security.
1. Accesibility
KMS PT ABC harus dapat diakses dari kedua pabrik. 2. Availability
Sistem KM harus dapat diakses selama 24 jam seminggu. 3. Security
Autentikasi dibutuhkan untuk dapat mengakses sistem. Fitur login digunakan untuk membatasi pengguna dan juga untuk melakukan tracking mengenai siapa yang mengakses KMS. Akan terdapat dua jenis pengguna yaitu administrator dan pengguna umum. Adiministrator akan memiliki akses untuk mengelola pengguna sistem.
4.9. Analisis
4.9.1. Analisis Kebutuhan KMS
