• Tidak ada hasil yang ditemukan

UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC KARYA AKHIR

N/A
N/A
Protected

Academic year: 2021

Membagikan "UNIVERSITAS INDONESIA PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC KARYA AKHIR"

Copied!
146
0
0

Teks penuh

(1)

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION

UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC

KARYA AKHIR

NI MADE ARI PUSPITA SARI

0906657905

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS INDONESIA

(2)

PERANCANGAN KNOWLEDGE MANAGEMENT SOLUTION

UNTUK INDUSTRI PLASTIK: STUDI KASUS PT ABC

KARYA AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar

Magister Teknologi Informasi

NI MADE ARI PUSPITA SARI

0906657905

FAKULTAS ILMU KOMPUTER

PROGRAM STUDI MAGISTER TEKNOLOGI INFORMASI UNIVERSITAS INDONESIA

(3)
(4)
(5)

Puji syukur penulis panjatkan kepada Tuhan Yang Maha Esa, karena atas berkat rahmat dan karunia-Nya saya dapat menyelesaikan karya akhir ini tepat pada waktunya. Penulisan Karya Akhir ini dilakukan dalam rangka memenuhi salah satu syarat untuk mencapai gelar Magister Teknologi Informasi pada Program Studi Magister Teknologi Informasi, Fakultas Ilmu Komputer, Universitas Indonesia. Dalam penulisan karya akhir ini, penulis mendapat bantuan dan masukan dari banyak pihak. Oleh karena itu, penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:

(1) Bapak Ir. Dana Indra Sensuse M.LIS., Ph.D. selaku dosen pembimbing yang telah meluangkan waktu, tenaga, dan pikiran dalam membantu dan membimbing penulis dalam melakukan penyusunan Karya Akhir ini. (2) Bapak Dr. Achmad Nizar Hidayanto, S. Kom, M. Kom, selaku Ketua

Program Magister Teknologi Informasi

(3) Novi Kurniadi selaku VP dari PT ABC yang telah mengijinkan penulis untuk melakukan penelitian dan bersedia meluangkan waktu untuk berdiskusi dan menjadi nara sumber dan responden dari penelitian ini. (4) Papa, mama dan saudara-saudara saya yang secara langsung maupun

tidak langsung telah memberikan doa dan dukungannya.

(5) Keluarga kecil saya, Edo dan Ilin yang selalu memberikan dukungan dan berkat mereka saya dapat menyelesaikan penelitian ini.

(6) Bu Dewi, pak Ganda, pak Wiryo dan Seluruh staf pengajar dan operasional di Magister Teknologi Informasi Universitas Indonesia.

(7) Teman-teman angkatan 2009f MTI UI.

(8) Seluruh pihak lainnya yang telah membantu penulis dalam berbagai hal. Akhir kata saya berharap Tuhan Yang Maha Esa berkenan untuk membalas segala kebaikan semua pihak yang membantu baik yang tertulis maupun yang tidak tertulis. Sebagai harapan, semoga karya akhir ini membawa manfaat bagi perkembangan ilmu dan teknologi teknologi informasi.

Jakarta, 7 Juli 2013 Penulis

(6)
(7)

Program Studi : Magister Teknologi Informasi

Judul Karya Akhir : Perancangan Knowledge Management Solution

Untuk Industri Plastik: Studi Kasus PT ABC

Saat ini setiap organisasi mulai menyadari bahwa organisasi juga bergantung kepada pengetahuan. Jika pengelolaan pengetahuan tidak dilakukan dengan baik maka pengetahuan dapat hilang dan tidak dapat dimanfaatkan dengan baik. Dampak dari pengelolaan pengetahuan dapat dirasakan pada people, proses, produk dan performa organisasi (Fernandez, 2010). Pengelolaan pengetahuan dapat dilakukan dengan menerapkan Knowledge Management Solution.

Penelitian ini bertujuan untuk membuat Knowledge Management Solution yang sesuai dengan industri plastik PT ABC yang mengalami masalah dengan pengelolaan pengetahuan dan juga prototipe Knowledge Management System. Penelitian ini akan menghasilkan proses-proses knowledge management apa saja yang dapat diterpakan pada PT ABC. Dari penelitian ini diharapkan dapat menyelesaikan masalah tidak terkelolanya pengetahuan pada PT ABC.

Penelitian ini dilakukan dengan menggunakan metode identifikasi yang dirancang oleh Fernandez (2010) dan menggunakan metodologi throwaway prototyping sebagai metodologi untuk mengembangkan prototipe KMS.

Kata Kunci: Knowledge Management System (KMS), Knowledge management solution

(8)

ABSTRACT

Name : Ni Made Ari Puspita Sari

Study Program : Master of Information Technology

Title : Designing Knowledge Management Solution for

Plastics Industry: Case Study PT ABC

Nowadays organization starts to realize that knowledge is an important asset for them. If knowledge isn’t properly managed then knowledge may be lost or not use efficiently. The effect for not managing knowledge will impact to people, process, product or organization performance (Fernandez, 2010). Knowledge management can be implemented by creating a knowledge management solution.

This research is focus on creating a knowledge management solutionthat can be used for plastic industry, PT ABC that has issue with knowledge management.To support the knowledge management solution, a prototype of knowledge management system is also implemented. Knowledge management process that needed by PT ABC will be identified in this research.

This research is conducted by using the methodology of designing knowledge management solution from Fernandez and also prototyping methodology to design the knowledge management system.

Keyword: Knowledge Management System (KMS), Knowledge management solution

(9)

DAFTAR ISI

HALAMAN PERNYATAAN ORISINALITAS ... ii

LEMBAR PERSETUJUAN ... iii

HALAMAN PENGESAHAN ... iv

KATA PENGANTAR ... v

HALAMAN PERNYATAAN PERSETUJUAN PUBLIKASI ... vi

DAFTAR ISI ... ix

BAB 1 PENDAHULUAN ... 1

1.1. Latar Belakang ... 1

1.2. Perumusan Masalah ... 2

1.3. Ruang Lingkup ... 3

1.4. Tujuan dan Manfaat ... 3

1.5. Sistematika Penulisan ... 3

BAB 2 LANDASAN TEORI ... 5

2.1. Tinjauan Literatur ... 5

2.1.1. Data, Informasi dan Knowledge ... 5

2.1.2. Knowledge Management Solution ... 8

2.1.3. Analisa Faktor Kontingensi ... 11

2.1.4. Identifikasi Solusi KM ... 16

2.1.5. Arsitektur Knowledge Management ... 19

2.1.6. UML ... 20

2.1.7. Metodologi Throwaway Prototyping ... 22

2.2. Penelitian Sejenis ... 24

2.2.1. Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System : Studi Kasus PT KSEI . 24 2.2.2. Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar Perekayasa : Studi Kasus BPPT ... 24

2.2.3. Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi ... 25

(10)

BAB 3 METODOLOGI PENELITIAN ... 33

3.1. Menganalisa Faktor Kontingensi ... 34

3.2. Identifikasi Proses KM ... 34

3.3. Menilai Prioritas proses KM ... 35

3.4. Identifikasi Proses KM yang sudah ada ... 36

3.5. Identifikasi Proses KM tambahan ... 36

3.6. Analisa infrastruktur dan urutan proses KM ... 36

3.7. Pengembangan KM system, mechanism dan technology ... 36

3.8. Analisis ... 37 3.9. Design ... 37 3.10. Implementasi Prototipe ... 37 3.11. Testing ... 38 3.12. Analisa KMS ... 38 BAB 4 ANALISIS ... 39

4.1. Menganalisa Faktor Kontingensi ... 39

4.1.1. Analisa Karakteristik Tugas ... 39

4.1.2. Analisa Karakteristik Pengetahuan ... 41

4.1.3. Analisa Karakteristik Organisasi dan Lingkungan ... 43

4.2. Identifikasi Proses KM ... 44

4.3. Menilai Prioritas Proses KM ... 46

4.4. Identifikasi Proses KM yang sudah ada ... 49

4.5. Identifikasi Proses KM tambahan ... 50

4.6. Analisa Infrastruktur dan Urutan Proses KM ... 53

4.6.1. Kultur Organisasi ... 53

4.6.2. Struktur Organisasi ... 54

4.6.3. Infrastruktur Teknologi Informasi ... 54

4.6.4. Lingkungan Fisik ... 56

4.6.5. Pengetahuan Umum ... 57

4.7. Pengembangan KMS berdasarkan Mekanisme dan Teknologi ... 59

(11)

4.9. Analisis ... 68

4.9.1. Analisis Kebutuhan KMS ... 68

4.10. Design ... 74

4.11. Implementasi Prototipe KMS PT ABC ... 83

4.11.1. Halaman Login ... 83 4.11.2. Mengelola Artikel ... 84 4.11.3. Mengelola Dokumen ... 86 4.11.4. Mengelola Issue ... 88 4.11.5. Mengelola profil ... 91 4.11.6. Mengelola Pengguna ... 92 4.12. Testing ... 92

4.12.1. Skenario penanganan issue ... 92

4.12.2. Skenario pergantian karyawan ... 93

4.12.3. Hasil Testing ... 93

4.12.4. Implementasi hasil testing ... 94

4.12.5. Perbaikan prototipe KMS PT ABC ... 95

4.13. Implikasi Penelitian ... 99

4.13.1. Implikasi bagi Managerial ... 99

4.13.2. Implikasi bagi KMS ... 100

4.13.3. Implikasi bagi penelitian selanjutnya ... 100

BAB 5 KESIMPULAN DAN SARAN ... 101

5.1. Kesimpulan ... 101

5.2. Saran ... 101

(12)

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Kategori Knowledge Berdasarkan Kalpic B (2006) ... 7  

Gambar 2.2 Proses Knowledge Management (Fernandez, 2010) ... 8  

Gambar 2.3 Overview Knowledge Management Solution ... 11  

Gambar 2.4 Hubungan Faktor Kontingensi dengan KM Solution (Fernandez, 2010) ... 11  

Gambar 2.5 Hubungan Karakteristik tugas dengan proses KM (Fernandez, 2010) ... 13  

Gambar 2.6 Karakteristik knowledge dengan proses knowledge management(Fernandez, 2010) ... 15  

Gambar 2.7 Throwaway prototyping ... 23  

Gambar 2.8 Activity Diagram Product Developer ... 29  

Gambar 2.9 Struktur Organisasi ... 31  

Gambar 2.10 Struktur Divisi Produksi ... 31  

Gambar 2.11 Kerangka Pikir ... 32  

Gambar 3.1 Metodologi penelitian ... 33  

Gambar 4.1 Topologi jaringan saat ini ... 54  

Gambar 4.2 Topologi jarigan yang akan dikembangkan ... 55  

Gambar 4.3 Use Case ... 68  

Gambar 4.4 Activity Diagram Mengelola Dokumen ... 69  

Gambar 4.5 Activity Diagram Mengelola Artikel ... 70  

Gambar 4.6 Activity Diagram Mengelola Issue ... 71  

Gambar 4.7 Activity Diagram Mengelola Profil ... 72  

Gambar 4.8 Activity Diagram Mengelola Pengguna ... 73  

Gambar 4.9 Navigasi ... 75  

Gambar 4.10 Wireframe Halaman Login ... 76  

Gambar 4.11 Wireframe Halaman Home Page ... 76  

Gambar 4.12 Wireframe Mengelola Artikel ... 77  

Gambar 4.13 Wireframe Detil Artikel ... 77  

Gambar 4.14 Wireframe Menambah Artikel ... 78  

(13)

Gambar 4.16 Wireframe Detil Dokumen ... 79  

Gambar 4.17 Wireframe Menambah Dokumen ... 79  

Gambar 4.18 Wireframe Mengelola Issue ... 80  

Gambar 4.19 Wireframe Detil Issue ... 80  

Gambar 4.20 Wireframe Menambah Issue ... 81  

Gambar 4.22 Halaman Login ... 83  

Gambar 4.23 Halaman Home Page ... 83  

Gambar 4.24 Halaman Manajemen Artikel ... 84  

Gambar 4.25 Halaman Detil Artikel ... 85  

Gambar 4.26 Halaman Edit Artikel ... 85  

Gambar 4.27 Halaman Tambah Artikel ... 86  

Gambar 4.28 Halaman Manajemen Dokumen ... 86  

Gambar 4.29 Halaman Detil Dokumen ... 87  

Gambar 4.30 Halaman Edit Dokumen ... 87  

Gambar 4.31 Halaman Tambah Dokumen ... 88  

Gambar 4.32 Halaman Manajemen Issue ... 89  

Gambar 4.33 Halaman Detil Issue ... 89  

Gambar 4.34 Halaman Edit Issue ... 90  

Gambar 4.35 Halaman Tambah Issue ... 91  

Gambar 4.36 Halaman Mengelola Profil ... 91  

Gambar 4.37 Halaman Mengelola Pengguna ... 92  

Gambar 4.38 Halaman Tambah Dokumen ... 95  

Gambar 4.39 Halaman Manajemen Dokumen ... 96  

Gambar 4.40 Halaman Manajemen Artikel ... 96  

Gambar 4.41 Halaman Tambah Artikel ... 97  

Gambar 4.42 Halaman Manajemen Issue ... 97  

Gambar 4.43 Halaman Tambah Issue ... 98  

(14)

Tabel 2.2 Karakteristik organisasi dan lingkungan(Fernandez, 2010) ... 16  

Tabel 2.3 12 steps Calabrese (Smuts, 2009) ... 19  

Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram ... 21  

Tabel 2.5 Notasi Use Case Diagram ... 22  

Tabel 2.6 RIngkasan penelitian sebelumnya ... 26  

Tabel 3.1 Proses KM ... 35  

Tabel 4.1 Task Uncertainty ... 39  

Tabel 4.2 Task Interdepemdence ... 40  

Tabel 4.3 Tacit vs Explicit ... 42  

Tabel 4.4 Procedural vs Declarative ... 42  

Tabel 4.5 Analisa Faktor Kontingensi ... 45  

Tabel 4.6 Analisis Kebutuhan Proses KM ... 47  

Tabel 4.7 Portfolio Prioritas Kebutuhan KM ... 48  

Tabel 4.8 Proses Knowledge Management ... 49  

Tabel 4.9 Kecenderungan Pemanfaatan Proses KM ... 50  

Tabel 4.10 Peringkat proses KM ... 51  

Tabel 4.11 Pemetaan klasifikasi KM ... 52  

Tabel 4.12 Pemetaan kebutuhan proses KM ... 53  

Tabel 4.13 Tacit knowledge ... 57  

Tabel 4.14 Artifact ... 58  

Tabel 4.15 Fitur KMS ... 59  

Tabel 4.16 Rangkuman Fitur KMS ... 60  

Tabel 4.17 Mekanisme knowledge divisi product development ... 61  

Tabel 4.18 Mekanisme knowledge divisi workshop ... 62  

Tabel 4.19 Mekanisme knowledge divisi Engineer ... 63  

Tabel 4.20 Mekansme knowledge divisi raw material ... 64  

Tabel 4.21 Mekanisme knowledge divisi waste material ... 64  

Tabel 4.22 Mekanisme knowledge divisi QC ... 65  

(15)
(16)

BAB 1

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Dunia perekonomian saat ini adalah era ekonomi berbasis pengetahuan, dimana organisasi tidak hanya bergantung pada sumber daya alam, tenaga kerja dan capital, tetapi juga bergantung kepada pengetahuan. Pengetahuan yang dimiliki perusahaan antara lain adalah ide, pengalaman, dan keterampilan. Untuk mengelola pengetahuan dibutuhkan knowledge management yang meliputi knowledge capture, knowledge organizing, knowledge distribution dan knowledge sharing.

PT ABC adalah perusahan manufaktur plastik yang berlokasi di Bandung. Perusahaan ini telah berdiri sejak tahun 1970 dan memiliki jumlah karyawan sebanyak 250 yang tersebar pada 2 kantor dan 1 pabrik. Saat ini, PT ABC sedang dalam proses mendirikan pabrik ke 2 untuk menunjang kebutuhan produksi yang semakin meningkat. PT ABC memproduksi beragam kebutuhan plastik seperti kaleng cat plastik, tutup botol, kotak tissue basah, sendok obat dan lain sebagainya.

Setiap hari PT ABC memproduksi kebutuhan plastik berdasarkan order dari klien, setiap order memiliki spesifikasi tersendiri, seperti warna, bahan dan bentuk. Terdapat banyak pengetahuan yang digunakan dalam proses produksi, seperti teknik membuat cetakan barang, komposisi campuran warna, kriteria quality control dan proses finishing untuk setiap produk. Pengetahuan yang digunakan dalam proses produksi ini dimiliki hanya oleh karyawan tertentu saja dan tidak didokumentasikan dengan baik. Hal ini menyebabkan proses produksi akan terhambat dan pengetahuan akan hilang ketika karyawan yang menguasai pengetahuan dalam bidang produksi berhenti atau pensiun. Pegawai baru juga mengalami kesulitan untuk mempelajari proses yang digunakan dalam produksi, dikarenakan pegawai yang memiliki pengetahuan seringkali sibuk sehingga tidak

(17)

sempat melakukan transfer knowledge. Hal ini menyebabkan seringnya terjadi kesalahan yang disebabkan oleh pegawai baru yang dikarenakan kurang memahami proses produksi.

PT ABC menyadari masalah ini dan mulai mencoba mengelola pengetahuan yang ada dengan cara menyediakan komputer di setiap unit produksi, sehingga setiap karyawan dapat mendokumentasikan pengetahuan yang dimilikinya. Tetapi karena tidak adanya peraturan yang mengharuskan setiap karyawan mendokumentasikan pengetahuan yang dimilikinya, tidak banyak karyawan yang menggunakan. Selain itu banyak pegawai yang sudah bekerja cukup lama dan tidak familiar dengan penggunaan komputer. Pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki pegawai akan didokumentasikan dalam bentuk word dokumen dan hanya disimpan pada lokal komputer tersebut, hal ini menyebabkan kesulitan ketika divisi lain mencari dokumen tersebut.

Dengan semakin meningkatnya jumlah pabrik dan jumlah karyawan, dibutuhkan pengolaan pengetahuan dengan baik sehingga pengetahuan dapat dimanfaatkan secara optimal . Diperlukan suatu Knowledge Management Solution untuk dapat menunjang hal ini. Dengan penerapan Knowledge Management System (KMS) diharapkan setiap pegawai dapat berkomunikasi dan dapat saling bertukar pengetahuan sehingga pada akhirnya dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

1.2. Perumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang yang telah dijelaskan pada sub bab sebelumnya , permasalahan yang dialami oleh PT ABC adalah:

1. Pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki oleh seorang pegawai

tidak didokumentasikan dengan baik sehingga menyulitkan pegawai lain yang mengalami permasalahan serupa atau menggantikan pegawai yang berhenti atau pindah ke bagian lain.

2. Saat ini belum ada media bagi pegawai untuk belajar tentang

(18)

Dari permasalahan diatas dapat diambil pertanyaan penelitian yaitu “Bagaimana Knowledge Management Solution yang sesuai dengan PT ABC” 1.3. Ruang Lingkup

Ruang lingkup penelitian ini terbatas pada perancangan knowledge management solution pada divisi produksi PT ABC. Kemudian pengembangan sistem hanya akan dilakukan sampai dengan tahap prototipe, tidak sampai dengan tahap implementasi KMS pada PT ABC. Pada sub bab berikutnya akan dijelaskan mengenai tujuan dan manfaat dari penelitian ini.

1.4. Tujuan dan Manfaat

Tujuan dari penelitian ini adalah menghasilkan rancangan knowledge management solution yang dapat digunakan oleh PT ABC. Manfaat yang ingin dicapai dari penelitian ini adalah knowledge management solution dan prototipe knowledge management system yang dapat digunakan oleh divisi produksi pada PT ABC.

1.5. Sistematika Penulisan

Penelitian ini akan ditulis secara sistematis dalam lima bab, sebagai berikut:

• Bab 1. Pendahuluan

Pada bab ini akan dibahas mengenai latar belakang penelitian ini, permasalahan yang ada, ruang lingkup, tujuan dan manfaat dari penelitian ini serta sistematika penulisan.

• Bab 2. Landasan Teori

Dalam bab ini akan dijelaskan mengenai landasan teori yang digunakan pada penelitian ini, seperti teori knowledge, knowledge management solution, prototyping, UML. Selain itu akan dijelaskan mengenai penelitian sejenis yang sudah pernah dilakukan sebelumnya, profil organisasi PT ABC yang menjadi studi kasus serta kerangka pikir penelitian yang menjadi acuan penelitian.

(19)

Bab ini membahas metodologi penelitian yang digunakan pada penelitian ini. Tahapan penelitian, metode pengambilan data dan pengolahan data akan dibahas secara detail pada bab ini.

• Bab 4. Perancangan Knowledge Management Solution

Pada bab ini akan membahas mengenai analisa dan perancangan Knowledge Management Solution untuk PT ABC. Analisa mengenai PT ABC seperti identifikasi faktor kontingensi, identifikasi proses KM yang dibutuhkan, identifikasi proses KM yang sudah ada, prioritasi proses KM, analisa infrastruktur dan mekanisme KM akan dibahas pada bab ini. Selain itu juga akan dibahas perancangan prototipe Knowledge Management System yang sesuai dengan analisa sebelumnya. Perancangan KMS ini dimulai dari analisa kebutuhan sistem, gambar UML yang sesuai dengan analisa kebutuhan sistem dan rancangan antar muka.

• Bab 5. Kesimpulan dan Saran

Bab ini berisi kesimpulan dan saran mengenai rancangan knowledge management solution dan prototipe knowledge management system untuk PT ABC.

(20)

BAB 2

LANDASAN TEORI

Pada bab 2 ini akan dibahas mengenai teori yang digunakan pada penelitian ini, penelitian yang sudah ada serta profil organisasi dari PT ABC. Berikut ini akan dijelaskan mengenai teori yang digunakan pada penelitian.

2.1. Tinjauan Literatur

2.1.1. Data, Informasi dan Knowledge

Data adalah representasi fakta dari suatu objek. Data comprise facts, observations or perceptions (which may or may not be correct). Data represent raw numbers or assertion and may therefore be dovoided of context, meaning or intent. (Fernandez, 2010). Sedangkan informasi berdasarkan Tiwana (Tiwana, 2001) adalah Information is proceed data, formalized, captured, and replicated; can easily be packaged into reusable form. Informasi berdasarkan Fernandes, (Fernandez, 2010) Information is a subset of data, only including those data that possess context, relevance and purpose. Information typically involves manipulation of raw data to obtain more meaningful indication of trends or pattern in the data. Dari kedua definisi ini informasi dapat diartikan sebagai data yang telah diproses sehingga memiliki makna bagi pengguna. Terdapat lima cara untuk mentransformasi data menjadi informasi, yaitu condensation, contextualization, categorization, calculation dan correction. Sebuah fakta dapat menjadi data dan dapat pula menjadi informasi, bergantung pada pengguna.

Knowledge berdasarkan Baker adalah kombinasi dari informasi, skill, pengalaman dan kapabilitas seseorangatau berdasarkan formula,

Knowledge = information + [Skills + Experience + Personal Capability] (Baker, 1997).

Sedangkan knowledge menurut Tiwana adalah informasi yang dapat digunakan untuk mengambil keputusan, yang didapatkan melalui pengalaman seseorang (Tiwana, 2001). Knowledge berdasarkan Fernandez knowledge refers to

(21)

information that enables action and decisions or information with direction (Fernandez, 2010). Berdasarkan definisi ini dapat disimpulkan bahwa pengetahuan adalah informasi yang bisa digunakan dalam pengambilan keputusan. Selain itu knowledge dapat digunakan untuk merubah data menjadi informasi.

Terdapat beberapa kategori knowledge, antara lain implicit/tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan personal yang diperoleh perorangan berdasarkan pengalaman, tidak diformalisasikan dan sulit untuk dibagi, seperti skill dan pemahaman. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang sudah didokumentasikan, seperti jurnal, buku, artikel, tulisan, dokumen, database dan email. Selain itu knowledge dapat digolongkan menjadi procedural dan declarative.

Kalpic B mengkategorikan knowledge berdasarkan awareness, internalized/externalized dan formal / non formal (Kalpic B, 2006). Awareness berarti bahwa seseorang mengetahui bahwa ia memiki knowledge dan dapat berbagi knowledge tersebut kepada orang lain dan juga dapat membuat konsep knowledge tersebut. Internal knowledge berarti bahwa knowledge tersebut belum didokumentasikan. Kategori formal dan non formal berlaku hanya untuk knowledge eksternal, atau knowledge yang sudah didokumentasikan. Formal berarti bahwa knowledge tersebut memiliki model yang baku dan konsisten atau memiliki bentuk matematis / logika.

(22)

Gambar 2.1 Kategori Knowledge Berdasarkan Kalpic B (2006)

Awad dan Ghaziri mengklasifikasikan knowledge menjadi beberapa kategori, yaitu shallow dan deep knowledge. Knowledge sebagai how-how, reasoning dan heuristic, common sense yaitu procedural, declarative, semantic, episodic, serta explicit dan tacit knowledge (Awad & Ghaziri 2003). Shallow dan deep knowledge adalah klasifikasi berdasarkan kedalaman pemahaman. Shallow adalah pemahaman yang tidak mendalam sedangkan deep adalah pemahaman pengetahuan secara mendalam. Know how adalah knowledge yang didpatkan dari pengalaman dan seringkali tidak didokumentasikan, sedangkan reasoning adalah pengetahuan berdasarkan alasan manusia.

Pengetahuan pada perusahaan terletak pada beberapa lokasi (Fernandez, 2010), yaitu:

• People

Pengetahuan ini bisa terdapat pada individu atau sebuah tim. Pengetahuan ini akan hilang jika individu berhenti dari perusahaan. • Artifak

Contohnya pengetahuan yang terletak pada artifak adalah pengetahuan yang terdapat dalam peraturan, sistem informasi, database, dokumen dan lain sebagainya.

(23)

• Organisasi

Contoh pengetahuan yang berada pada organisasi adalah hubungan antar departemen, satu unit bisnis dan juga hubungan antar organisasi, seperti kustomer dengan supplier.

2.1.2. Knowledge Management Solution

Knowledge Management berdasarkan Tiwana (2001) adalah proses pengelolaan knowledge untuk menambah nilai bisnis dan daya saing melalui pembentukan, komunikasi dan penggunaan pengetahuan. Efektifitas dari suatu knowledge management bergantung pada align atau tidaknya proses KM terhadap infrastruktur dan proses organisasi (Biloslavo).

Terdapat empat proses dalam knowledge management yaitu discovery, capture, sharing dan application. Proses dalam KM didukung oleh 8 sub proses (Fernandez, 2010).

Gambar 2.2 Proses Knowledge Management (Fernandez, 2010)

Proses dalam KM: • Discovery

Knowledge discovery adalah pembuatan suatu knowledge yang baru baik eksplisit maupun tacit. Pengembangan knowledge ini dapat dilakukan dengan menganalisa data dan informasi atau dengan

(24)

menggabungkan knowledge yang sudah ada. Sub proses dalam knowledge discovery adalah:

o Combination

Combination adalah membuat suatu explicit knowledge menggunakan knowledge yang sudah ada, data atau informasi yang tersedia.

o Socialization

Socialization adalah pengembangan tacit knowledge yang didapatkan dari individu lain.

• Capture

Knowledge capture adalah proses untuk mendapatkan knowledge baik tacit maupun explicit yang tersebar di berbagai lokasi knowledge. Terdapat dua sub proses dalam knowledge capture, yaitu:

o Externalization

Externalization adalah proses untuk merubah tacit knowledge menjadi explicit knowledge.

o Internalization

Internalization adalah proses untuk merubah explicit knowledge menjadi tacit knowledge, proses ini biasa disebut dengan pembelajaran.

• Sharing

Knowledge sharing adalah proses berbagi tacit dan explicit knowledge. Sub proses dalam knowledge sharing adalah:

o Socialization for knowledge sharing

Socialization for knowledge sharing adalah proses berbagi tacit knowledge.

o Exchange

(25)

• Application

Knowledge application adalah proses mengaplikasikan knowledge sehingga dapat digunakan pada pengambilan keputusan. Sub proses pada knowledge application adalah:

o Direction

Direction adalah proses dimana individu yang memiliki knowledge memberikan arahan atau petunjuk pada individu lain tanpa mentransfer knowledge yang menjadi dasar petunjuk yang diberikan.

o Routines

Routines adalah penggunaan knowledge yang terdapat pada prosedur atau peraturan.

Terdapat empat proses Knowlede Management berdasarkan Nonaka dan Takeuchi, yaitu internalisasi, eksternalisasi, kombinasi dan sosialisasi. (Nonaka, 1995) Internalisasi adalah proses merubah explicit knowledge menjadi tacit. Eksternalisasi adalah proses mernubah tacit knowledge menjadi explicit dengan cara melalui dokumentasi atau verbalisasi. Kombinasi adalah proses menghasilkan knowledge baru dari eksplisit knowledge. Proses yang terakhir adalah sosialisasi, yaitu proses transfer tacit knowledge melalui observasi.

Terdapat empat klasifikasi Knowledge Management System (KMS), yaitu knowledge discovery system, knowledge capture system, knowledge sharing system dan knowledge application system (Fernandez, 2010). Penerapan knowledge management dapat mempengaruhi process, people, product dan performa dari suatu organisasi (Fernandez, 2010).

Knowledge management solutionadalah integrasi antara teknologi dan mekanisme yang digunakan untuk mendukung proses knowledge management. KM mechanism adalah cara yang digunakan untuk mempromosikan knowledge management sedangkan KM technologies adalah teknologi yang digunakan untuk memfasilitasi KM (Fernandez, 2010). KM teknologi dan mekanisme bergantung kepada KM infrastruktur. KM infrastruktur meliputi budaya organisasi, struktur organisasi, IT infrastruktur, common knowledge dan physical environment. KM

(26)

infrastruktur, KM technologies dan KM mechanism termasuk ke dalam KM foundation. Knowledge Management Solution adalah bagaimana memenuhi dan memfasilitasi empat aspek KM, yaitu discovery, capture, sharing dan application.

Gambar 2.3 Overview Knowledge Management Solution 2.1.3. Analisa Faktor Kontingensi

Analisa faktor kontingensi digunakan untuk mengetahui KM solution yang dibutuhkan perusahaan. Faktor kontingensi akan mempengaruhi KM proses. Setelah proses KM diketahui maka KM system yang dibutuhkan juga akan teridentifikasi, hal ini berarti factor kontingensi juga mempengaruhi KM system dan teknologi secara tidak langsung. Faktor kontingensi yang mempengaruhi KM process adalah karakteristik tugas, karakteristik knowledge, karakteristik perusahaan dan karakteristik lingkungan perusahaan.

Gambar 2.4 Hubungan Faktor Kontingensi dengan KM Solution (Fernandez, 2010) Berikut ini adalah pemetaan proses KM dengan faktor kontingensi (Fernandez, 2010)

(27)

Tabel 2.1 Korelasi Faktor Kontingensi dengan proses KM(Fernandez, 2010) Ta sk Un ce rt ai n ty Low High High wLo Low Low High Low Ta sk In te rd ep e nc e Hi gh Hi gh Hi gh Hi gh Lo w Lo w Hi gh /L ow Hi gh /L ow Ex pl ic it at au Ta ci t Kn owe ld ge E T T E T T T/E T/E Pr os ed ur a l a ta u de kl ar at if P/ D P/ D P/ D P/ D P/ D P/ D P P Uk ur an Or ga ni sa s i Sm al l/ L ar ge Sm al l Sm al l Sm al l La rg e Sm al l/ L ar ge Sm al l La rg e Bi sn is S tr at eg i (D if fe re nt ia ti on or L ow C os t) D D LC /D LC /D LC /D LC /D LC LC En vi ro nm e nt al Un ce rt ai nt y High High Low wLo Low Low High High Pr os es K M Co m bi na ti on Soc ial iz at ti on for Kn owl ed ge Di sc ov er y Soc ial iz at ion fo r Kn owl ed ge Shar ing Ex ch an ge Ex te rn al iz at io n In te rn al iz at io n Di re ct io n Ro ut in es

(28)

2.1.3.1. Karakteristik Tugas

Faktor yang mempengaruhi karakteristik tugas adalah: 1. Ketidak pastian tugas

Jika masalah atau tugas cenderung berubah-ubah maka perusahaan akan sulit untuk menerapkan internalization ataupun externalization. Direction atau socialization adalah proses KM yang paling tepat ketika ketidak pastian tugas tinggi, sedangkan jika ketidak pastian tugas rendah makan routines adalah proses yang tepat.

2. Ketergantungan tugas

Ketergantungan tugas dilihat dari seberapa bergantung suatu unit dengan unit yang lain. Ketergantungan tugas dikatakan tinggi jika performa suatu unit bergantung pada unit lainnya. Proses KM yang tepat untuk ketergantungan tugas yang tinggi adalah exchange, combination dan socialization. Sedangkan proses KM yang tepat untuk ketergantungan tugas yang rendah adalah internalization dan externalization.

(29)

Tidak semua proses cocok untuk diterapkan pada setiap tipe knowledge. Suatu proses bisa menjadi tidak efektif ketika diterapkan pada salah satu tipe knowledge, bisa menjadi terlalu mahal, terlalu lambat dan lain sebagainya. Maka dari itu harus diketahui knowledge karakteristik pada perusahaan untuk menentukan proses knowledge yang tepat. Untuk mengetahui karakteristik knowledge yang terdapat pada perusahaan maka akan dibandingkan beberapa tipe knowledge, yaitu membandingkan explicit dengan tacit dan procedural dengan declarative (Fernandez, 2010).

• Tacit vs Explicit

Untuk knowledge discovery, combination lebih tepat digunakan jika tipe knowledge adalah explicit knowledge. Sedangkan untuk tacit knowledge, socialization lebih tepat. Untuk knowledge capture, internalization tepat digunakan untuk explicitknowledge, sedangkan externalization lebih tepat untuk tacit knowledge.

Untuk knowledge sharing, exchange digunakan untuk explicit knowledge, sedangkan socialization digunakan untuk tacit knowledge.Untuk knowledge application, routines dan direction dapat digunakan baik tacit maupun explicit knowledge.

• Procedural vs Declarative

Proses yang tercakup dalam knowledge discovery, knowledge capture, dan knowledge sharing dapat digunakan untuk procedural dan declarative knowledge. Sementara untuk knowledge application hanya tepat untuk digunakan oleh procedural knowledge.

Hubungan antara proses dengan tipe knowledge dapat digambarkan sebagai berikut.

(30)

Gambar 2.6 Karakteristik knowledge dengan proses knowledge management(Fernandez, 2010)

2.1.3.2. Karakteristik organisasi dan lingkungan

Terdapat dua faktor dalam karakteristik organisasi, yaitu ukuran organisasi dan strategi bisnis. Dalam ukuran organisasi akan dilihat apakah perusahaan berskala besar atau kecil. Untuk strategi bisnis akan dilihat apakah perusahaan menerapkan strategi low cost atau differentiation. Strategi bisnis low cost adalah strategi bisnis dimana perusahaan memfokuskan terhadap pasar tertentu untuk menghindari saingan. Strategi bisnis differentiation adalah strategi bisnis dimana perusahaan membuat produk yang berbeda atau unik dibandingkan dengan produk sejenis dari pesaingnya, hal ini ditujukan untuk membentuk pasarnya sendiri.

Dalam faktor lingkungan akan dilihat tingkat ketidakpastian bisnis perusahaan. Berikut ini adalah rekomendasi KM process yang digunakan untuk karakteristik organisasi dan lingkungan.

(31)

Tabel 2.2 Karakteristik organisasi dan lingkungan(Fernandez, 2010)

Karakteristik Level / Tipe KM Proses yang direkomendasikan

Ukuran organisasi Kecil Knowledge Sharing (application)

Knowledge Application (direction) Knowledge Discovery (combination, socialization)

Knowledge capture (externalization, internalization)

Besar Knowledge sharing (exchange)

Knowledge application (routines) Knowledge discovery (combination) Knowledge capture (externalization, internalization)

Strategi bisnis Low cost Knowledge application (direction,

routines)

Knowledge capture (externalization, internalization)

Knowledge sharing (socialization, exchange)

Differentiation Knowledge discovery (combination, socialization)

Knowledge capture (externalization, internalization)

Knowledge sharing (socialization, exchange)

Tingkat ketidak

pastian lingkungan Rendah Knowledge exchange) sharing (socialization,

Knowledge capture (externalization, internalization)

Tinggi Knowledge discovery (combination,

socialization)

Knowledge application (direction, routines)

2.1.4. Identifikasi Solusi KM

Terdapat beberapa metodologi dalam menerapkan solusi KM, antara lain adalah roadmap dari amrit tiwana dan metodologi dari Fernandez. Berikut ini akan dibahas mengenai metodologi yang digunakan untuk mengidentifikasi solusi KM yang dibutuhkan oleh perusahaan.

(32)

2.1.4.1. Fernandez

Tahapan pada metodologi berdasarkan Fernandez (Fernandez, 2010) adalah:

1. Menganalisa faktor kontingensi

Pada tahapan ini faktor kontingensi yang mempengaruhi perusahaan akan dianalisa. Faktor-faktor kontingensi yang mempengaruhi proses KM telah dibahas pada sub bab sebelumnya.

2. Mengidentifikasi proses KM berdasarkan setiap faktor kontingensi Proses KM yang mendukung faktor kontingensi akan dipilih pada tahapan ini.

3. Memprioritaskan proses KM

Pada tahapan ini akan dilakukan scoring untuk setiap KM proses berdasarkan faktor kontingensi. Nilai 1.0 akan diberikan jika proses KM mendukung faktor kontingensi dan 0.0 jika tidak. Nilai 0.5 akan diberikan jika proses KM mendukung setiap faktor kontingensi. 4. Mengidentifikasi proses KM yang telah diterapkan sebelumnya

Pada tahapan ini akan dilakukan identifikasi terhadap proses KM yang ada diperusahaan.

5. Mengidentifikasi proses KM tambahan

Setelah mendapatkan hasil dari tahap 3 dan 4 maka akan dibandingkan proses KM yang didapatkan pada tahap 4 dengan tahap 3, jika terdapat perbedaan maka akan diidentifikasi apakah perlu ditambahkan atau tidak proses KM tersebut.

6. Menganalisa infrastruktur KM dan mengidentifikasi urutan proses KM Kultur organisasi, struktur organisasi dan kondisi lingkungan akan dinilai untuk mengetahui infrastruktur KM.

7. Mengembangkan sistem KM yang dibutuhkan

Di tahapan terakhir ini, sistem KM akan dikembangkan sesuai dengan hasil yang didapatkan dari tahapan 1 sampai dengan 6.

(33)

2.1.4.2. Roadmap Amrit Tiwana

Terdapat 10 langkah dalam roadmap yang dikembangkan oleh Tiwana, langkah-langkah ini dikelompokkan menjadi empat fase utama, yaitu:

A. Fase 1 adalah evaluasi infrastruktur, langkah didalamnya yaitu: 1. Analisa infrastruktur yang ada

2. Menyelaraskan KM dengan strategi bisnis.

B. Fase 2 adalah analisis perancangan dan pengembangan sistem KM, langkah didalamnya yaitu:

3. Mendesain infrastruktur KM

4. Audit aset dan sistem knowledge yang ada 5. Menyusun tim KM

6. Membuat KM blue print 7. Mengembangkan sistem KM

C. Fase 3 adalah penyebaran sistem KM, langkah didalamnya yaitu: 8. Penyebaran KM sistem menggunakan Result Driven

Incremental methodology

9. Mengelola perubahan, kultur dan struktur D. Fase 4 adalah evaluasi performa, yang terdiri dari:

10. Mengevaluasi performa, menghitung ROI, dan meningkatkan sistem KM

2.1.4.3. Calabrese and Orlando 12 Step Process

Calabrese mengambil empat pilar, leadership, organization, technology dan learning. Ke empat pilar ini berpotensial untuk terciptanya knowledge sharing dan collaborative yang efektif (Smuts, 2009). Leadership mengacu pada adanya nilai nilai knowledge creation dan knowledge sharing pada bisnis strategi perusahaan. Organisasi akan mendukung terwujudnya nilai-nilai tersebut. Teknologi menghubungkan knowledge dengan network sehingga dapat diakses oleh seluruh perusahaan. Pilar yang terakhir adalah learning, yang berarti menggunakan atau mempelajari knowledge dan berbagi hasil atau inovasi.Berikut

(34)

ini adalah 12 langkah untuk membuat knowledge management system berdasarkan Calabrese.

Tabel 2.3 12 steps Calabrese (Smuts, 2009)

Pillar Steps 12-Step Process

Leadership 1 Identify knowledge critical to your business

2 Conduct work-centred analysis

3 Sell high-level plan of action to senior management

Organisation 4 Engage key stakeholders

5 Develop Process Model

6 Identify critical knowledge gaps, opportunities, and risks

7 Establish and prioritise goals

8 Develop requirements and measurement programme

Technology 9 Plan high-level strategy approach

10 Implement strategy, build, and deploy

11 Monitor, measure, and report metrics

Learning 12 Learn from results

2.1.5. Arsitektur Knowledge Management

Knowledge management system yang dibuat tanpa arsitektur yang baik hanya akan menuju kepada kehancuran (Tiwana, 2000). Berikut ini adalah tujuh layer yang diperlukan pada arsitektur knowledge management system berdasarkan Tiwana.

• Interface layer

Layer ini adalah layer dimana pengguna berinteraksi dengan KMS. Web based lebih disarankan untuk digunakan, karena akan memudahkan pengguna untuk berinteraksi dengan KMS.

(35)

• Access and Authentication layer

Pada layer ini akan terdapat autentikasi pengguna. Fitur login digunakan sebagai cara untuk melakukan autentikasi pengguna. Setiap pengguna dapat memiliki hak akses yang berbeda-beda terhadap KMS. • Collaborative filtering and intelligence layer

Pada layer ini penambahan tag atau meta tag ke dalam setiap elemen dilakukan. Penambahan tag dapat dilakukan secara manual maupun otomatis.

• Application layer

Application layer adalah layer dimana aplikasi-aplikasi yang terdapat pada KMS diintegrasikan. Contoh aplikasinya adalah collaborative tools.

• Transport layer

Transposrt layer adalah layer yang memungkinkan terjadinya perpindahan data melalui jaringan.

• Middleware and legacy integration layer

Layer ini digunakan untuk menghubungkan antara sistem yang lama dengan sistem yang baru.

• Repository layer

Layer ini adalah layer penyimpanan, yang terdiri dari database, legacy data, web forum archive.

2.1.6. UML

Terdapat 14 diagram pada UML v 2.0 yang terbagi menjadi dua kategori, yaitu structure diagram dan behavioral diagram. Structure diagram menggambarkan data dan relasi static pada sistem informasi atau struktur dari sistem. Sedangkan behavioral diagram merepresentasikan relasi antar objek yang mendefinisikan bisnis proses dari sistem informasi. Terdapat 6 jenis structure diagram, yaitu class diagram, object diagram, package diagram, deployment diagram, component diagram dan composite structure diagram. Terdapat 8 jenis behavioral diagram, yaitu activity diagram, sequence diagram, communication

(36)

diagram, interaction overview diagram, timing diagram, behavioral state machine diagram, protocol state machine dan use case diagram.

2.1.6.1. Activity Diagram

Activity diagram digunakan untuk memodelkan bisnis proses dan menggambarkan aktifitas utama dan relasi antar setiap aktifitas dalam satu proses. Penelitian ini akan menggunakan activity diagram untuk memodelkan bisnis proses. Notasi yang digunakan pada activity diagram adalah:

Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram

Activity Menggambarkan Action Action

Decision Menggambarkan adanya alternative path

Merge Menggabungkan beberapa alternate flow

Initial State Menggambarkan awal dari diagram.

Final State Menggambarkan akhir dari diagram.

Action flow Menggambarkan hubungan antar activity

Object flow Menggambarkan hubungan antara object

dengan action. Jika panah berawal dari

activity menuju object, berarti bahwa action

mempengaruhi atau membuat object. Sedangkan jika panah berawal dari object menuju activity, berarti bahwa action tersebut menggunakan object.

(37)

2.1.6.2. Use Case Diagram

Use case diagram menggambarkan high level sistem, apa yang dapat dilakukan sistem dan juga relasi antara sistem dengan user atau sistem lainnya. Notasi yang digunakan dalam use case diagram antara lain adalah

Tabel 2.5 Notasi Use Case Diagram

System Menggambarkan batasan dari suatu

sistem

System

Actor Menggambarkan entitas yang

berinteraksi dengan sistem. Actor digambarkan diluar sistem.

Use Case Menggambarkan fungsionalitas dari

sistem. Digambarkan dengan oval yang mempunyai label. Label

adalah kata kerja yang

merepresentasikan fungsionalitas

dari sistem tersebut.

Use Case

Relationship Menggambarkan hubungan antara

actor dan use case. Dinotasikan menggunakan anak panah dengan label uses atau extends.

Use Case 1 Use Case 2 «uses»

Use Case 1 Use Case 2 «extends»

2.1.7. Metodologi Throwaway Prototyping

Pada throwaway prototyping, prototype dibuat untuk mendapatkan feedback dari pengguna. Feedback ini digunakan untuk menganalisa, mendesain

(38)

dan mengimplementasikan prototipe berikutnya. Prototipe ini akhirnya akan dibuang dan tidak akan digunakan pada produk final.Tahapan pada throwaway prototyping adalah:

a) Planning

Pada tahapan ini akan ditentukan cara pengembangan sistem informasi dan akan menganalisa technical feasibility, economy feasibility dan organizational feasibility. Project plan merupakan salah satu output pada tahapan ini.

b) Analysis

Fase ini meliputi analisa strategi, yaitu menganalisa sistem yang sudah ada dan masalah yang ada saati ini. Selanjutnya pada fase ini adalah requirement gathering, yaitu menangkap kebutuhan user. c) Design

Tahapan ini menentukan bagaimana sistem akan beroperasi, perangkat lunak atau infrastruktur jaringan seperti apa yang dibutuhkan. Selain itu juga memulai rancangan tampilan antar muka, form dan laporan. Arsitektur dari sistem akan mulai dikembangkan pada tahapan ini.

d) Implementation

Fase ini adalah fase terakhir dari software development life cycle. Pada fase ini sistem akan dikembangkan. Testing dan deployment akan dilakukan pada fase ini.

(39)

2.2. Penelitian Sejenis

Penelitian sejenis yang sudah ada sebelumnya akan dijelaskan pada sub bab berikut.

2.2.1. Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System : Studi Kasus PT KSEI

Penelitian ini dilakukan oleh mahasiswa MTI-UI, Moh. Bayu Teguh Santoso pada tahun 2011. Studi kasus yang digunakan pada penelitian ini adalah PT Kustodian Sentral Efek Indonesia, lembaga ini memfasilitasi aktivitas pasar modal di Indonesia. Pada penelitian ini, penulis merancang solusi KM yang dapat diterapkan pada PT KSEI, serta membuat prototipe yang dapat menunjang solusi KM tersebut.

Penulis mengadopsi metodologi Fernandez dalam melakukan penelitian ini. Prioritas proses KM yang didapatkan menggunakan Fernandez adalah externalization, combination, socialization, direction dan routine. Pembuatan sistem KM yang dapat menunjang solusi KM dilakukan setelah penulis mendapatkan proses KM yang menjadi prioritas untuk dikembangkan pada PT KSEI. Penulis tidak mencantumkan secara detail mengenai metodologi yang akan digunakan dalam mengembangkan prototipe untuk sistem KM. Penulis menggunakan CMS Joomla dalam mengembangkan KMS. Fitur-fitur yang terdapat pada sistem KM harus mengakomodasi solusi KM. Fitur-fitur yang didapatkan oleh penulis adalah chatting, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel, perpustakaan online, pencarian dokumen, pencarian artikel. 2.2.2. Pengembangan Model Knowledge Management System Untuk

Mendukung Resource Sharing dan Kolaborasi Antar Perekayasa : Studi Kasus BPPT

Penelitian ini dilakukan pada 2012 oleh mahasiswi MTI UI, Sari Andarwati Kunharyanto. Studi kasus yang digunakan pada penelitian ini adalah Badan Pengkajian dan Penerapan Teknologi untuk jabatan fungsional Perekayasa. Penelitian ini bertujuan untuk menghasilkan model knowledge management

(40)

system yang mendukung kolaborasi dan knowledge sharing antar perekayasa di BPPT.

Penulis menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan prioritas proses KM yang dibutuhkan perekayasa di BPPT. Prioritas KM yang didapatkan pada penelitian ini adalah socialization for knowledge sharing, socialization for knowledge discovery, direction, routine dan exchange. Kebutuhan fungsional yang dibutuhkan untuk menunjang proses KM adalah pembuatan struktur organisasi, forum diskusi, pencarian, upload dokumen dan download dokumen.

Untuk arsitektur KMS, penulis menggunakan model arsitektur dari Amrit Tiwana yang terdiri dari tujuh layer. Pengembangan KM menggunakan software engineering.

2.2.3. Perancangan Knowledge Management Solution Pada Divisi Operasional PT Visi Solusi Teknologi

Penelitian dengan judul perancangan Knowledge Management Solution pada divisi Operasional PT VISITEK ini dilakukan pada tahun 2012 oleh mahasiswa MTI UI oleh Dimas Setiawan. PT Visitek adalah perusahaan IT yang menyediakan berbagai layanan TI kepada pelanggan. Penelitian ini bertujuan untuk mendapatkan solusi knowledge management yang dapat diterapkan pada PT Visitek.

Penulis menggunakan metodologi Fernandez untuk menentukan solusi knowledge management dan menggunakan metodologi rapid prototyping dalam membuat prototype knowledge management system. Proses yang diprioritaskan pada KM di penelitian ini adalah socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, externalization dan exchange. Fitur yang diterapkan pada knowledge management system untuk menunjang proses tersebut adalah chatting, forum discussion, management article, management document, management issue dan customer helpdesk.

2.2.4. Ringkasan Penelitian Sebelumnya

Berikut ini adalah ringkasan dari penelitian-penelitian yang sudah pernah dilakukan sebelumnya.

(41)

Tabel 2.6 RIngkasan penelitian sebelumnya Judul Penelitian Perancangan Solusi Knowledge Management dan Prototipe Knowledge Management System :

Studi Kasus PT KSEI

Pengembangan Model

Knowledge

Management System

Untuk Mendukung

Resource Sharing dan

Kolaborasi Antar

Perekayasa : Studi

Kasus BPPT

Perancangan Knowledge

Management Solution

Pada Divisi Operasional

PT Visi Solusi Teknologi Tujuan Penelitian Rancangan solusi KM dan Prototipe

Design model KMS Rancangan solusi KM

dan Prototipe

Metode Penelitian

Fernandez Fernandez & Amrit

Tiwana Fernandez Hasil Penelitian Proses KM yang dikembangkan: externalization, combination, socialization, direction dan routine

Fitur yang dikebangkan: chatting, forum diskusi, manajemen dokumen, dokumentasi artikel, perpustakaan online, pencarian dokumen, pencarian artikel. Proses KM yang dikembangkan: socialization for knowledge sharing, socialization for knowledge discovery, direction, routine dan exchange Fitur yang dikembangkan: Pembuatan struktur organisasi, Forum diskusi, pencarian, upload dokumen, download dokumen Proses KM yang dikembangkan: socialization for knowledge discovery, socialization for knowledge sharing, combination, externalization dan exchange Fitur yang dikembangkan: chatting, forum discussion, management article, management document, management

issue dan customer

(42)

Dari ketiga penelitian sebelumnya penulis mengadopsi metodologi Fernandez. Selain itu penulis juga menggunakan tahapan penelitian yang digunakan peneliti Dimas Setiawan yang menguraikan setiap tahapan dari input, metode dan output.

2.3. Profil Organisasi

PT ABC adalah perusahaan industri injection molding plastic yang berdiri sejak 1970. Perusahaan ini berlokasi di bandung, dan saat ini sedang dalam proses membangun pabrik ke dua yang terletak di cimahi. Jumlah karyawan yang terdapat pada PT ABC adalah 250 orang, jumlah karyawan ini akan meningkat seiring dengan dibukanya pabrik baru. Servis yang ditawarkan oleh PT ABC adalah memproduksi plastik sesuai pesanan dari klien dan konsultasi design produk. Untuk jasa konsultasi design produk adalah servis baru yang ditawarkan sejak tahun 2011, servis ini bertujuan untuk memberikan jasa design terhadap perusahaan yang tidak paham terhadap proses injection molding ketika membuat design produk.

Terdapat beberapa divisi pada PT ABC, antara lain adalah finance & accounting, sales & marketing, IT, Storage & Delivery, Plant maintenance dan production. Divisi finance bertugas mengatur keuangan PT ABC. Divisi sales bertugas untuk memasarkan dan mengatur penjualan. Divisi purchasing bertugas untuk membeli bahan material yang dibutuhkan dalam proses produksi. Divisi IT bertanggung jawab atas sistem informasi yang digunakan di PT ABC.

Divisi produksi adalah divisi terbesar yang terdapat pada PT ABC, divisi ini terbagi menjadi beberapa sub divisi, yaitu Production Planning & Inventory Control, Material Handling Department, Production Coordinator, Packaging & labeling, Workshop & Maintenance dan Quality Assurance. Tugas dan fungsi dari tiap divisi antara lain:

Product Developer memiliki tugas sebagai berikut:

• Menyiapkan gambar teknis dan cetakan • Melakukan research warna dan material • Memberikan jasa konsultasi design produk

(43)

Operator memiliki tugas untuk melakukan visual check pada proses produksi dan melaporkan jika muncul permasalahan pada mesin atau cetakan atau produk. Raw Material memiliki tugas sebagai berikut:

• Menyiapkan bijih plastik dan pewarna yang akan digunakan dalam proses produksi.

• Menyiapkan bahan dan komposisi bahan yang akan digunakan.

Waste Material memiliki tugas untuk merapihkan sisa bahan yang digunakan dalam proses produksi.

Engineer memiliki tugas sebagai berikut:

• Mengkoordinasi proses produksi • Melakukan setting mesin

Packaging memiliki tugas sebagai berikut:

• Melakukan finishing terhadap produk • Melakukan proses pengemasan

Workshop & Maintenance memiliki tugas sebagai berikut:

• Membuat cetakan

• Melakukan perawatan terhadap cetakan

Divisi QC bertugas untuk melakukan visual check dan measurement check. Kegiatan pada PT ABC adalah pelaksaan proyek baru dan proses produksi rutin. Proses produksi rutin adalah proses produksi untuk proyek-proyek yang sudah pernah dikerjakan sebelumnya. Perbedaan proyek baru dengan proses produksi rutin adalah pada awal tahapan produksi. Untuk proyek baru terdapat masa research and development, pada proses ini divisi product development akan menyiapkan design product atau menganalisa design yang dimiliki oleh client.

Berikut ini adalah kegiatan product development ketika menerima proyek baru.

(44)

Gambar 2.8 Activity Diagram Product Developer

Rangkaian kegiatan pada proses proyek baru sejak diterimanya order penjualan dari klien adalah :

1. Product Development menyiapkan design produk berdasarkan keingingan klien, gambar teknis produk dan rancangan untuk cetakan injection. Proses ini dilakukan apabila customer belum memiliki design sendiri. Jika customer telah memiliki design sendiri maka product development akan melakukan analisa terhadap design yg dimiliki customer dan menginformasikan kepada customer masalah-masalah yang mungkin timbul dengan design produk yang diajukan customer. Jika customer sudah menyetujui design maka akan dibuat dokumen spesifikasi produk.

2. Workshop membuat cetakan injection berdasarkan rancangan dari product development.

3. Pembuatan produk trial, jika produk trial ini disetujui oleh customer maka proses berkutnya akan dilakukan, jika tidak maka revisi pada cetakan akan dilakukan. Setelah customer menyetujui produk trial maka proses berikutnya adalah proses produksi rutin.

Sales Product Developer

Membuat spesifikasi produk Spesifikasi produk Membuat order penjualan

Order penjualan

Membuat design produk Design produk

Menyerahkan design produk

Merevisi design produk Tidak disetujui

DIsetujui

Proses Produksi Rutin Terdapat Design

Menganalisa design Ya

(45)

Rangkaian kegiatan pada proses produksi rutin adalah :

1. PPIC mengeluarkan perintah produksi kepada production coordinator.

2. Production coordinator membuat dokumen persiapan percetakan untuk bagian workshop dan dokumen persiapan bahan untuk bagian raw material. 3. Raw material menyiapkan bahan yang akan digunakan pada tahap produksi,

seperti bijih plastik, pewarna dan bahan tambahan lainnya yang dibutuhkan sesuai yang tertera pada dokumen persiapan bahan.

4. Workshop mempersiapkan cetakan yang sudah dibuat dan melakukan pengecekan terhadap kondisi cetakan, seperti memeriksa besi baja dan sekrup. 5. Engineer akan melakukan setting terhadap setiap mesin yang digunakan pada

tahapan produksi.

6. Setelah tahap 3, 4, 5 dan 6 selesai, maka proses produksi akan mulai dilaksanakan. Seorang engineer akan bertugas mengawasi kinerja mesin, operator akan mengawasi produk yang keluar dari mesin dan melakukan pensortiran awal.

7. Quality control melakukan visual check, measurement check dan memisahkan produk yang tidak memiliki kualitas baik. Setelah melakukan pemeriksaan, hasil pemeriksaan tersebut dicatat kedalam buku pemeriksaan barang.

8. Proses finishing seperti memasangkan segel, menghilangkan serabut secara manual.

9. QC akan melakukan visual check kembali setelah dilakukan proses finishing dan menyiapkan certificate of compliance menggunakan data yang terdapat pada buku pemeriksaan barang.

10. Proses terakhir adalah proses packaging sebelum barang dikirimkan kepada klien.

(46)

Berikut ini adalah struktur organisasi pada PT ABC dan struktur pada divisi Produksi

Gambar 2.9 Struktur Organisasi

Gambar 2.10 Struktur Divisi Produksi (President Director) (Vice-President Director) Finance Department (Tax Consultant) (Financial Officer) Administrative Department (Purchasing Officer) (Courier) IT (Executive Manager) (R&D Department Manager)

Production

Department Storage & Delivery

(Internal Ekspedisi) Sales & Marketing (Marketing Officer) Plant Maintenance (Security) (Operational Consultant) (Production Manager) Production Planning &

Inventory Control Officer) Product Developer Operator (Material Handling Department – Manager) (Raw Material Preparation) (Waste Material Handling) (Production Coordinator) (Production Supervisor / Engineer) Packaging & Labelling (Packaging) Workshop & Maintenance (Chief Workshop Operation) Quality Assurance Department QC Officers

(47)

2.4. Kerangka Pikir Penelitian

Kerangka pikir penelitian ini dimulai dari adanya masalah mengenai pengetahuan yang terdapat pada PT ABC, masalah ini diharapkan dapat terselesaikan dengan adanya suatu Knowledge Management Solution. Untuk membuat KMS dibutuhkan rancangan knowledge management solution yang sesuai dengan PT ABC. Setelah rancangan knowleddge management solution ditemukan, diperlukan suatu prototipe KMS untuk menguji rancangan tersebut Scenario testing akan dilakukan user terhadap prototipe yang telah dikembangkan untuk mengetahui apakah masalah yang ada pada PT ABC telah terpenuhi. Feedback atau komentar dari tahapan testing akan digunakan untuk menganalisa ulang rancangan knowledge management solution. Kerangka pikir penelitian ini dapat digambarkan sebagai berikut.

(48)

BAB 3

METODOLOGI PENELITIAN

Metodologi yang digunakan pada penelitian ini adalah menggunakan metodologi yang dikembangkan oleh Fernandez untuk mendapatkan rancangan knowledge management solution dan throwaway prototyping sebagai metodologi untuk mengembangkan prototipe KMS. Metode penelitian dapat digambarkan sebagai berikut.

(49)

3.1. Menganalisa Faktor Kontingensi

Untuk menganalisa faktor kontingensi dibutuhkan data mengenai karakteristik task, knowledge yang terdapat pada perusahaan serta karakteristik organisasi dan lingkungan. Faktor yang dipertimbangkan dalam karakteristik task adalah task uncertainty dan task interdependence. Data mengenai karakteristik task dan knowledge yang terdapat pada divisi produksi akan didapatkan melalui wawancara pada setiap pimpinan atau karyawan senior di setiap divisi.

Karakteristik organisasi dan lingkungan dinilai berdasarkan ukuran organisasi, strategi bisnis dan tingkat ketidakpastian lingkungan. Interview terhadap pemilik akan dilakukan untuk mengetahui ukuran organisasi dan strategi bisnis. Skala perusahaan untuk sektor industri terbagi menjadi usaha kecil dan besar. Usaha kecil adalah apabila modal penyertaannya antara 0 – 1.000.000.000 tidak termasuk tanah dan bangunan. Sedangkan usaha besar adalah yang modal penyertaannya lebih dari 1.000.000.000. Hasil dari kontingensi faktor ini akan digunakan untuk mengidentifikasi proses KM yang dibutuhkan oleh PT ABC pada tahapan selanjutnya.

3.2. Identifikasi Proses KM

Berdasarkan hasil faktor kontingensi yang didapatkan pada tahapan sebelumnya maka akan bisa didapatkan proses KM yang direkomendasikan berdasarkan Fernandez. Proses KM digambarkan pada tabel berikut. Proses KM yang direkomendasikan untuk PT ABC akan digunakan pada tahapan berikutnya. Tahapan selanjutnya adalah melakukan skoring terhadap setiap proses KM untuk mengetahui prioritas setiap proses.

(50)

Tabel 3.1 Proses KM

Karakteristik Level / Tipe KM Proses yang direkomendasikan

Ukuran organisasi Kecil Knowledge Sharing (application)

Knowledge Application (direction) Knowledge Discovery (combination, socialization)

Knowledge capture (externalization, internalization)

Besar Knowledge sharing (exchange)

Knowledge application (routines) Knowledge discovery (combination) Knowledge capture (externalization, internalization)

Strategi bisnis Low cost Knowledge application (direction,

routines)

Knowledge capture (externalization, internalization)

Knowledge sharing (socialization, exchange)

Differentiation Knowledge discovery (combination, socialization)

Knowledge capture (externalization, internalization)

Knowledge sharing (socialization, exchange)

Tingkat ketidak

pastian lingkungan

Rendah Knowledge sharing (socialization,

exchange)

Knowledge capture (externalization, internalization)

Tinggi Knowledge discovery (combination,

socialization)

Knowledge application (direction, routines)

3.3. Menilai Prioritas proses KM

Setiap proses KM akan diberikan scoring berdasarkan hasil dari analisa faktor kontingensi. Terdapat 3 skor yang bisa didapatkan, yaitu 1, 0.5 dan 0. Nilai 1 diberikan jika proses KM mendukung faktor kontingensi, 0 jika proses KM tidak mendukung faktor kontingensi dan 0.5 jika proses KM memungkinkan untuk setiap kemungkinan dari faktor kontingensi. Sebagai contoh, jika ukuran perusahaan kecil, maka untuk proses KM discovery akan mendapatkan nilai 1,

(51)

untuk proses KM exchange 0 dan untuk proses KM combination adalah 0.5, karena proses KM combination cocok dengan skala perusahaan kecil dan besar. Setelah melakukan skoring terhadap setiap proses KM, maka akan dihitung skor kumulatif dari setiap proses KM. Proses KM yang memiliki skor lebih besar akan lebih diprioritaskan dibandingkan dengan proses KM yang memiliki skor kumulatif yang lebih rendah.

3.4. Identifikasi Proses KM yang sudah ada

Untuk mengetahui identifikasi proses KM yang telah diterapkan pada PT ABC, maka akan dilakukan wawancara dengan karyawan di divisi produksi, wawancara akan dilakukan dengan karywan di setiap sub divisi. Selain itu akan dilakukan observasi terhadap kegiatan produksi di PT ABC.

3.5. Identifikasi Proses KM tambahan

Hasil yang didapatkan pada tahapan 3 akan dicocokkan dengan hasil yang didapatkan pada tahap 4. Jika pada tahapan 4 terdapat proses KM yang tidak terdapat pada tahapan 3 maka proses tersebut bisa diabaikan, sedangkan jika pada tahapan 3 terdapat proses KM yang tidak ditemukan pada tahap 4, maka proses tersebut dapat ditambahkan. Hasil dari tahapan ini adalah daftar proses KM yang dibutuhkan oleh PT ABC

3.6. Analisa infrastruktur dan urutan proses KM

Untuk mengetahui infrastruktur yang terdapat pada PT ABC, maka akan dilakukan observasi dan interview untuk mengetahui tentang kultur organisasi, struktur organisasi dan kondisi lingkusan dari PT ABC. Pada tahapan ini juga akan dihasilkan siklus proses KM.

3.7. Pengembangan KM system, mechanism dan technology

Pada tahapan ini akan dimulai pengembangan KM system, mekanisme dan teknologi yang dapat menunjang proses KM yang telah ditentukan pada tahapan sebelumnya.

(52)

3.8. Analisis

Pada tahapan ini akan dibuat requirement mengenai fitur yang dibutuhkan untuk menunjang solusi KM, selain itu akan dibuat activity diagram untuk memodelkan bisnis proses. Setelah itu akan dibuat use case diagram untuk menggambarkan high level dari sistem ini. Langkah-langkah untuk membuat use case diagram adalah:

Mengidentifikasi major use case

1. Review activity diagram

2. Menentukan subject boundaries

3. Mengidentifikasi primary actor dan goals 4. Mengidentifikasi major use case

5. Mereview ulang use case

Membuat use case diagram

1. Gambarkan subject boundary 2. Masukkan use case pada diagram 3. Masukkan aktor

4. Gambarkan relasi 3.9. Design

Arsitektur dari sistem akan mulai dikembangkan. Peta navigasi dan tampilan antar muka akan mulai didesain pada tahapan ini. Axure akan digunakan untuk membuat sketsa tampilan antar muka. Design database juga akan didesain pada tahapan ini.

3.10. Implementasi Prototipe

Prototipe akan dikembangkan menggunakan CMS drupal dan menggunakan bahasa pemograman PHP.

Gambar

Gambar 2.6 Karakteristik knowledge dengan proses knowledge management(Fernandez,  2010)
Tabel 2.3 12 steps Calabrese (Smuts, 2009)
Tabel 2.4 Notasi Activity Diagram
Tabel 2.5 Notasi Use Case Diagram  System  Menggambarkan  batasan  dari  suatu
+7

Referensi

Dokumen terkait

10 Dokumen Perencanaan 05 Jumlah peningkatan pengelolaan sarana dan prasarana menunjang pelayanan peradilan 8 Layanan Pengelolaan 06 Jumlah terselenggaranya

Alhamdulillah segala puji dan syukur penulis panjakan kehadirat Allah SWT Sang Pencipta, pemilik alam semesta yang telah menganugerahkan kenikmatan, rahmat dan

Penurunan laju korosi pada kelompok dengan penambahan inhibitor disebabkan karena adanya senyawa aktif dalam ekstrak daun belimbing wuluh seperti tanin, saponin,

Dengan adanya pelayanan puskesmas, polindes, mantri kesehatan atau bidan yang berkunjung ke kampung mereka, sebagian kecil penduduk pernah memanfaatkannya dan umumnya

Selain itu hasil ikutan biogas (sludge) dapat menggurangi biaya produksi kegiatan pertanian dan peternakan, yaitu sebagai pupuk dan bahan pakan. Pembuatan biogas dari limbah

menggunakan kendaraan pribadi sebagai alat transportasi untuk mencapai tempat tujuan. Keadaan ini disebabkan pada masyarakat kalangan atas masih melekat budaya feodal,

Terdapat hubungan positif yang signifikan antara efikasi diri dengan pengambilan keputusan karir pada mahasiswa semester akhir di Fakultas Ekonomika dan Bisnis

contingent asset (aset kontijensi) adalah aset yang mungkin timbul dari waktu lampau dan akan terjadi atau tidak akan terjadi tergantung pada kejadian yang akan terjadi pada masa