STRATEGI DAN KEBIJAKAN ORGANISAS
3.4 Analisa Kondisi Saat Ini dengan Zachman Framework
Untuk menganalisa kondisi saat ini dengan menggunakan Zachman Framework pada Laboratorium PPTI Teknik Informatika UPN “Veteran” Jawa Timur diperlukan data dan informasi yang telah dikumpulkan baik melalui survey langsung maupun wawancara. Metode yang akan dilaksanakan untuk menganalisanya yaitu mengurutkan matriks 6x6 berdasarkan perspektif, jadi pengerjakan akan dilakukan perbaris dari matriks tersebut.
3.4.1 Scope (Contextual)
Baris pertama pada Zachman Framework ini mengenai sasaran dan lingkup (“Objectives/Scope”) menurut perspektif perencana (“Planner”). Baris ini sering disebut dengan arsitektur kontekstual. Pada arsitektur ini didefinisikan model bisnis fungsional secara global dan berbagai requirement
external organisasi.
Gambar 3.4 Baris Pertama Zachman Framework [1]
Pada baris ini akan dijelaskan tentang motivasi bagaimana tujuan akhir dari organisasi bisnis yang biasanya akan ditanamkan melalui visi misi serta tujuan. Pada baris ini pula akan dijelaskan bagaimana fungsi-fungsi bisnis yang sedang berjalan, beserta data-data yang mendukung untuk jalannya
bisnis beserta siklus waktu fungsi bisnis tersebut. Untuk lebih jelasnya akan dijabarkan per kolom dari baris scope zachman framework ini.
1) Kolom Why (Motivation)
Pada Gambar 3.5 merupakan potongan gambar cell pada baris pertama di kolom why. Pada kolom why di baris pertama ini berisikan tujuan dan objektif bisnis.
Gambar 3.5 Baris Pertama Kolom Why Zachman Framework [1]
Dalam kondisi saat ini, laboratorium PPTI belum memiliki visi dan misi namun masih mengikuti visi dan misi Teknik Informatika yang berarti segala kegiatan PPTI merupakan kebijakan dari Teknik Informatika dan harus dapat menunjang tujuan organisasi tersebut (Teknik Informatika). Untuk penjabaran visi, misi dan tujuan telah dijelaskan pada subbab sebelumnya.
2) Kolom How (Function)
Pada Gambar 3.6 merupakan potongan gambar cell pada baris pertama di kolom how. Diaman pada kolom how di baris pertama ini berisikan fungsi- fungsi bisnis pada high-level.
Gambar 3.6 Baris Pertama Kolom How Zachman Framework [1]
Pada kondisi saat ini berikut merupakan fungsi bisnis utama yang ada pada laboratorium PPTI :
a. Sebagai laboratorium pelatihan dan pembelajaran bagi mahasiswa, dosen maupun umum.
b. Sebagai laboratorium praktikum basis data khusus mahasiswa program studi Teknik Informatika.
3) Kolom What (Data)
Pada Gambar 3.7 merupakan potongan gambar cell pada baris pertama di kolom what. Dmana pada kolom what di baris pertama ini berisikan High
Level Data Class terkait dengan masing-masing fungsi.
Gambar 3.7 Baris Pertama Kolom What Zachman Framework [1]
Berikut merupakan kelas data yang saat ini terdapat pada tiap fungsi pada subbab sebelumnya:
d. Assisten Praktikum e. Mahasiswa
4) Kolom Who (People)
Pada Gambar 3.8 merupakan potongan gambar cell pada baris pertama di kolom who. Dimana pada kolom who di baris pertama ini berisikan stakeholder yang terkait dengan fungsi.
Gambar 3.8 Baris Pertama Kolom Who Zachman Framework [1]
Stakeholder dapat diartikan sebagai segenap pihak yang terkait dengan isu dan permasalahan yang sedang diangkat. Stakeholder dalam hal ini dapat juga dinamakan pemangku kepentingan. [4]
Berikut merupakan stakeholder pada laboratorium PPTI: a. Kepala Laboratorium PPTI
b. Koordinator Laboratorium c. Assisten Praktikum
d. Ketua Panitia Pelatihan e. Panitia Pelatihan
5) Kolom Where (Network)
Pada Gambar 3.9 merupakan potongan gambar cell pada baris pertama di kolom where. Pada kolom where di baris pertama ini berisikan berbagai macam lokasi (bisnis) yang terkait dengan fungsi.
Gambar 3.9 Baris Pertama Kolom Where Zachman Framework [1]
Lokasi bisnis Laboratorium PPTI berada di lantai 2 Gedung Giri Reka pada kompleks UPN “Veteran” Jatim di jalan Raya Rungkut Madya Gunung Anyar, Surabaya.
6) Kolom When (Time)
Pada Gambar 3.10 merupakan potongan gambar cell pada baris pertama di kolom when. Pada kolom when di baris pertama ini berisikan event-event dan siklus waktu yang terkait dengan masing-masing fungsi.
Gambar 3.10 Baris Pertama Kolom When Zachman Framework [1]
Event-event pada laboratorium PPTI adalah sebagai berikut: a. Praktikum basis data dilakukan selama satu semester. b. Pelatihan dilakukan sesuai jumlah peserta.
3.4.2 Business Plan (Conceptual)
sering disebut dengan arsitektur konseptual. Pada arsitektur ini didefinisikan model-model proses bisnis, Alokasi fungsi bisnis, proses eliminasi fungsi- fungsi yang overlap dan ambigu.
Gambar 3.11 Baris Kedua Zachman Framework [1]
Pada baris kedua ini akan dijelaskan berbagai macam aturan dan prosedur standart dari masing-masing proses bisnis yang sedang berjalan, serta menjelaskan pula proses-proses bisnis apa saja yang sedang dijalankan pada saat ini. Demi menunjangnya proses bisnis yang berjalan, pada baris ini juga akan dijabarkan list busines data yang ada pada saat ini. Di baris ini juga akan dijelaskan keterkaitan pihak-pihak dalam proses bisnis beserta tanggungjawabnya saat ini. Dan juga akan menjelaskan berbagai macam lokasi proses bisnis yang sedang dijalankan saat ini, beserta siklus waktu proses bisnis berjalan. Untuk lebih jelasnya akan dijelaskan perkolomnya pada sub-bab berikutnya.
1) Kolom Why (Motivation)
Pada Gambar 3.12 merupakan potongan gambar cell pada baris kedua di kolom why. Dimana pada kolom why di baris kedua ini berisikan berbagai macam policy bisnis, prosedur dan standar yang dipakai untuk masing-masing proses.
Gambar 3.12 Baris Kedua Kolom Why Zachman Framework [1]
Prosedur standart yang terjadi pada laboratorium PPTI pada proses pelatihan adalah: pengajuan proposal pelatihan pada Kalab yang nantinya akan diteruskan kepada Kaprogdi Teknik Informatika, apabila disetujui maka laboratorium PPTI bisa digunakan sebagai tempat pelatihan yang dikelola oleh panitia yang merupakan pengaju proposal tadi, panitia akan segera mempersiapkan tentor, publikasi, pendaftaran, dan lain-lain. Setelah pelatihan selesai maka tindakan selanjutnya memberikan sertifikat pada peserta pelatihan dengan tanda tangan dari Kaprogdi Teknik Informatika dan Kalab PPTI.
Sedangkan prosedur standart yang terjadi pada saat proses praktikum saat ini adalah: mahasiswa peserta praktikum melakukan pembayaran kepada loket FTI yang nantinya akan daftar ulang di laboratorium PPTI, pendaftaran dilakukan oleh assprak, setelah pendaftaran selesai maka assprak akan mengajukan jadwal sesi praktikum ke Kalab PPTI. Selanjutnya praktikum akan berlangsung dibawah bimbingan assprak, penilaian akan dilakukan assprak yang nantinya akan di serahkan kepada Kalab PPTI yang pada akhirnya akan meng-upload nilai ke jurusan.