2. Applicaton Domain Analysis
5.3.1 Analisa Sistem Informasi
5.3.1.1 Analisa Sistem Berjalan
Sistem penjadwalan yang dilakukan di PT.Metiska Farma saat ini masih bersifat manual dan berbasiskan kertas. PT.Metiska Farma belum menerapkan sistem informasi dengan sarana penunjang komputer dalam mengatur penjadwalan produksi dan kegiatan operasionalnya. Semua aktivitas dan kegiatan produksi yang berkaitan dengan pengaturan sistem penjadwalan dilakukan secara manual berdasarkan pengalaman dan feeling semata.
Belum ada satupun sistem informasi yang diterapkan pada divisi produksi PT.Metiska Farma. Komunikasi antara divisi-divisi yang saling terkait dalam pengaturan sistem penjadwalan produksi dilakukan secara langsung. Aliran kegiatan yang terjadi di PT.Metiska Farma dalam kegitannya menentukan urutan penjadwalan produksi adalah :
1. Sebagai langkah awal, Divisi Marketing menerima pesanan obat tablet dari para customernya. Customer dari PT.Metiska Farma adalah perusahaan- perusahaan yang telah menjadi pelanggan tetap dan melakukan kontrak selama periode waktu tertentu. Contoh customer dari PT.Metiska Farma adalah Pertamina. Pesanan yang dikumpulkan oleh Divisi Marketing disimpan dalam bentuk kertas arsip. Biasanya customer memesan obat tablet dalam satuan box. Satuan obat dalam box yang dipesan pun ada batas minimalnya.
2. Divisi Marketing menyerahkan data pesanan obat tablet dalam box tersebut pada Divisi PPIC. Data Divisi Marketing diolah sedemikian rupa oleh Divisi PPIC. Setelah selesai melakukan pengolahan data tersebut, Divisi PPIC mengolah data tersebut menjadi satuan batch dengan memperhatikan dan mempertimbangkan adanya faktor persediaan (stock) dan Work In Process (WIP).
3. Divisi PPIC menyerahkan data yang telah diolah menjadi data bulanan dan dalam satuan batch pada Divisi Produksi. Tugas dari Divisi Produksi
adalah merangkum kembali jumlah batch yang harus diproduksi (batch processing) selama 1 bulan dengan berdasarkan data dari Divisi PPIC tadi.
Setelah itu Divisi Produksi menentukan urutan penjadwalan produksi pesanan.
Proses pengurutan (sequencing) produksi pesanan (job) dilakukan tanpa menggunakan algoritma pengurutan apapun. Divisi Produksi PT.Metiska Farma mengurutkan job tersebut berdasarkan pengalaman, feeling dan intuisi semata. Divisi Produksi PT.Metiska Farma terlebih dahulu mengurutkannya dengan membagi-bagi job tersebut ke dalam satuan minggu. Akibat yang terjadi dengan pengurutan semacam itu yang tidak berdasarkan pada algoritma penjadwalan flowshop apapun adalah :
• Keterlambatan produksi yang berdampak pada peningkatan cost dan kepuasan customer menurun.
• Peningkatan cost pasti terjadi karena setelah dilakukan pembuktian bahwa penjadwalan yang saat ini sedang berjalan di PT.Metiska Farma memiliki nilai makespan dan total flowtime yang besar.
Pengaruhnya yang sangat terasa adalah jam kerja mesin yang besar dan jam kerja sumber daya manusia yang membesar pula.
Gambar 5.2 Gambaran Sistem Berjalan PT.Metiska Farma 5.3.1.2 Analisa Sistem Usulan
Dengan melihat, mengamati dan meneliti sistem yang saat ini sedang berjalan di PT.Metiska Farma maka dapat didentifikasikan secara baik mengenai kelemahan dari sistem yang ada sekarang serta memenuhi kebutuhan-kebutuhan pengguna akan sistem.
Secara langsung dan tidak langsung dilihat bahwa ada beberapa kelemahan dari sistem yang ada sekarang yaitu :
• Sistem penjadwalan produksi yang ada saat ini dilakukan secara manual dan tidak terkomputerisasi. Sistem Informasi belum diterapkan pada PT.Metiska Farma terutama Divisi Produksi padahal dewasa ini dimana persaingan bisnis menjadi semakin ketat, peran sistem informasi di dalam perusahaan menjadi keunggulan kompetitif sendiri. Divisi Produksi di PT.Metiska Farma masih mencatat, menyimpan dan mengupdate data dengan berbasis kertas, pulpen dan tip-ex.
• Pengurutan pesanan produksi yang merupakan faktor penting dalam sistem penjadwalan produksi dilakukan tanpa menggunakan algoritma apapun. Proses pengurutan pesanan produksi ini dilakukan dengan berdasarkan pada pengalaman, feeling dan intuisi saja.
Selain itu terdapat juga beberapa kebutuhan-kebutuhan pengguna akan sistem penjadwalan produksi di PT.Metiska Farma yaitu :
• Penerapan sistem informasi pada Divisi Produksi untuk menunjang sistem penjadwalan produksi. Penerapan sistem informasi di PT.Metiska Farma akan membantu terciptanya penjadwalan produksi yang optimal. Selain itu juga akan
memberikan keunggulan kompetitif untuk PT.Metiska Farma sendiri.
Penghematan waktu juga akan dirasakan karena ada beberapa tugas manual yang telah tercover oleh Sistem Informasi tersebut.
• Terintegrasinya Divisi Marketing, Divisi PPIC dan Divisi Produksi dalam membuat rencana produksi untuk menghasilkan urutan produksi pesanan yang optimal selama periode waktu tertentu.
• Pengurutan pesanan produksi dilakukan dengan bantuan algoritma tertentu seperti Algoritma Campbell Dudek and Smith dan Algoritma Palmer.
Algoritma Campbell Dudek and Smith dan Algoritma Palmer tepat untuk diterapkan di PT.Metiska Farma karena bersifat flowshop dan tolak ukurnya sama yaitu makespan dan total flowtime.
Dengan penerapan algoritma tertentu untuk mengurutkan pesanan produksi tentu akan memberikan dampak baik yaitu:
1. Mengurangi atau menghindari terjadinya keterlambatan produksi. Hal ini akan mengurangi cost atau biaya produksi dan meningkatan kepuasan customer.
2. Diperolehnya urutan produksi yang paling tepat dengan nilai makespan dan total flowtime yang terkecil.
Dengan mengetahui kelemahan sistem yang sedang berjalan sekarang dan kebutuhan-kebutuhan pengguna dari sistem maka sistem usulan untuk Divisi Produksi PT.Metiska Farma dapat mengatasi hal-hal tersebut. Sistem usulan ini sama seperti sistem yang sedang berjalan pada tahap awalnya, yakni menunggu data pesanan obat dari marketing yang masih dalam satuan box. Lalu data dari Divisi Marketing ini diserahkan pada Divisi PPIC untuk dibuat menjadi rencana produksi dengan diolah menjadi data bulanan dan dalam satuan batch (batch processing).
Berdasarkan data dari Divisi PPIC tersebut maka dibuatlah suatu rangkuman kembali data dari Divisi PPIC dalam hal batch processing. Data ini diolah oleh Divisi Produksi dengan mengurutkan pesanan berdasarkan Algoritma Campbell Dudek and Smith sebanyak 5 tahap dan Algoritma Palmer. Setelah itu, Divisi Produksi melakukan perbandingan antara hasil pengurutan dari kedua algoritma tersebut. Pengurutan yang memiliki nilai makespan dan total flowtime terkecil disebut urutan optimal dan digunakan untuk periode waktu itu. Sistem Informasi usulan ini menciptakan adanya integrasi antara divisi-divisi yang terkait yaitu Divisi Marketing, Divisi PPIC, dan Divisi Produksi. Terintegrasinya divisi-divisi yang terkait memberikan dampak yang baik untuk perusahaan yaitu :
• Menghemat waktu
• Menghemat biaya
• Terciptanya koordinasi yang baik dan terkomputerisasi
Gambar 5.3 Gambaran Sistem Usulan PT.Metiska Farma