BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN
B. Analisis Data
1. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan
Tabel 3. Analisis Data Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan
Teori Praktek Keterangan Sesuai Keterangan
Ada Tidak
Fungsi gudang √
Fungsi gudang bertugas menyimpan dan mengelola persediaan barang dagang yang ada di gudang serta melakukan pencatatan kuantitas dan mutasi barang.
Sesuai Tugas semua fungsi dilaksanakan oleh staf trading
Fungsi akuntansi √
Fungsi akuntansi bertanggungjawab atas pencatatan transaksi, pengontrol nilai persediaan, penyimpanan dokumen dan pembuatan laporan-laporan.
Sesuai Tugas semua fungsi dilaksanakan oleh staf trading
Fungsi pembelian √ Fungsi pembelian bertanggung jawab atas pembelian persediaan barang dagangan.
Sesuai Tugas semua fungsi dilaksanakan oleh staf trading
Fungsi penjualan √ Fungsi penjualan bertanggungjawab atas penjualan persediaan barang dagangan.
Sesuai Tugas semua fungsi dilaksanakan oleh staf trading
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
98
Tabel 3. Analisis Data Fungsi/Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan (Lanjutan)
Fungsi pengiriman
barang √
Fungsi ini bertanggungjawab atas pengiriman barang dagangan kepada pelanggan / pengiriman kembali barang kepada pemasok atas retur penjualan.
Sesuai Tugas semua fungsi dilaksanakan oleh staf trading
Fungsi penerimaan
barang √ Fungsi menerima ini barang-barang bertanggung jawab dari pemasok.
Sesuai Tugas semua fungsi dilaksanakan oleh staf trading
Fungsi penghitungan
fisik persediaan √ Fungsi ini bertanggungjawab atas pelaksanaan penghitungan fisik persediaan
Sesuai Tugas semua fungsi dilaksanakan oleh staf trading
Sumber: Data diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
99
2. Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan
Tabel 4. Analisis Data Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan
Teori Praktek Keterangan Status Temuan di Lapangan
Ada Tidak Surat order
pengiriman √ Formulir meminta agar barang dikirim ini digunakan untuk sesuai Tidak Pengiriman dilakukan tanpa didukung oleh surat order pengiriman
Faktur penjualan
√ Formulir ini digunakan sebagai bukti penjualan barang Sesuai - Laporan
penerimaan barang √ Digunakan untuk mencatat jenis dan kuantitas barang yang diterima Tidak sesuai
Jumlah dan jenis barang yang diterima langsung dicatat dalam kartu stok dan buku persediaan bulanan
Bukti kas keluar
√ Digunakan sebagai bukti bahwa sejumlah kas telah keluar Sesuai - Laporan
pengiriman barang
√
Digunakan untuk mencatat jenis kuantitas persediaan yang dikirimkan
Tidak sesuai
Jumlah dan jenis barang yang dikirim langsung dicatat dalam kartu stok dan buku persediaan bulanan, tanpa menggunakan dokumen laporan pengiriman barang
Surat permintaan
pembelian √ Formulir mencatat ini permintaan digunakan pembelian untuk barang (Surat Pesanan Barang)
Tidak sesuai
Barang yang akan dibeli dicatat, tetapi hanya ditulis dalam kertas catatan biasa, tidak dalam bentuk formulir
Surat order
pembelian √ Formulir menuliskan daftar pesanan barang ke ini digunakan untuk pemasok
Tidak sesuai
Pemesanan ke pemasok lebih sering dilakukan secara lisan tanpa menggunakan surat order pembelian.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
100
Tabel 4. Analisis Data Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan (Lanjutan) Kartu
penghitungan fisik √ Digunakan untuk merekam hasil perhitungan fisik persediaan Tidak sesuai
Proses perhitungan fisik persediaan hanya menggunakan kartu stok dan buku persediaan bulanan
Formulir hasil perhitungan fisik persediaan
√ Digunakan untuk menuliskan hasil perhitungan fisik persediaan Tidak sesuai
Hasil perhitungan fisik langsung dicocokkan dengan buku persediaan bulanan
Faktur pembelian √ Formulir ini digunakan sebagai bukti pembelian barang Sesuai - Memo debit
√
Memberikan otorisasi untuk mengirimkan kembali barang yang telah dibeli dan mendebit rekening utang karena transaksi retur pembelian
Tidak sesuai
Hutang langsung dikurangkan tanpa membuat memo debit
Sumber: Data diolah
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan
Tabel 5. Analisis Data Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan
Teori Praktek Keterangan Status Temuan di Lapangan
Ada Tidak Kartu gudang
√ Berisi data kuantitas barang dan untuk mencatat mutasi barang Sesuai
Fungsi trading menggunakan kartu stok. Kartu stok ini memiliki fungsi yang sama dengan kartu gudang.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
101
Tabel 5. Analisis Data Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan (Lanjutan) Kartu persediaan
√ Kartu ini berisi informasi tentang kuantitas dan harga pokok persediaan
Tidak sesuai
Fungsi trading hanya menggunakan kartu barang (kartu stok).
Kartu barang hilang atau rusak
√
Kartu ini digunakan untuk mencatat
persediaan yang rusak atau hilang Tidak sesuai
Fungsi trading akan mengurangi jumlah barang pada kartu stok dan buku persediaan bulanan sesuai dengan jumlah barang hilang/rusak.
Jurnal umum
√ Merupakan pertama yang digunakan untuk catatan akuntansi mencatat setiap transaksi
Tidak sesuai
Fungsi trading tidak membuat jurnal. Buku besar
√
Buku ini berisi rekening-rekening yang digunakan untuk menyortasi dan meringkas informasi yang telah dicatat dalam jurnal
Tidak sesuai
Fungsi trading mencatat informasi akuntansi pada buku-buku khusus yang berhubungan dengan transaksi (buku kas masuk, buku hutang, buku piutang, buku barang masuk & keluar).
Kartu Piutang
√ Digunakan berkurang dan untuk bertambahnya mencatat piutang
Sesuai Berkurang dan bertambahnya piutang dicatat dalam buku piutang.
Jurnal khusus
√ Merupakan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat setiap transaksi per akun
Tidak sesuai
Fungsi trading tidak membuat jurnal. Sumber : Data diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
102
4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas
Tabel 6. Analisis Data Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas
Teori Praktek Keterangan Status Temuan di Lapangan
Ada Tidak Fungsi pembelian
harus terpisah dari fungsi penerimaan
√ Pemisahan dimaksudkan untuk memudahkan kedua fungsi ini pengecekan internal
Tidak sesuai
Pihak yang melakukan pembelian dan penerimaan adalah staf trading.
Fungsi pembelian terpisah dari
fungsi akuntansi √
Pemisahan ini dilakukan untuk mengurangi risiko kemungkinan timbulnya penyalahgunaan hak/ wewenang dalam organisasi dan memudahkan pengecekan internal
Tidak sesuai
Staf trading dan staf administrasi keuangan adalah orang yang berbeda, tetapi staf trading masih mengambil fungsi dalam proses pembukuan.
Fungsi penerimaan harus terpisah dari fungsi
penyimpanan barang
√
Pemisahan ini dilakukan untuk mengurangi risiko kemungkinan timbulnya penyalahgunaan hak/ wewenang dalam organisasi dan memudahkan pengecekan internal
Tidak sesuai
Penerima barang dan yang menyimpan barang dari pemasok adalah staf trading dibantu oleh kurir.
Fungsi penjualan terpisah dari
fungsi akuntansi √
Pemisahan ini dilakukan untuk mengurangi risiko kemungkinan timbulnya penyalahgunaan hak/ wewenang dalam organisasi
Tidak sesuai
Staf trading dan staf administrasi keuangan adalah orang yang berbeda, tetapi staf trading masih mengambil fungsi dalam proses pembukuan.
Fungsi penjualan terpisah dari
fungsi penerimaan √
Pemisahan ini dilakukan untuk mengurangi risiko kemungkinan timbulnya penyalahgunaan hak/ wewenang dalam organisasi
Tidak sesuai
Pihak yang melakukan penjualan dan menerima barang adalah staf trading
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
103
Tabel 6. Analisis Data Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggung Jawab Fungsional Secara Tegas (Lanjutan) Setiap transaksi
tidak boleh dilakukan hanya oleh satu fungsi saja
√
Pemisahan ini dilakukan untuk mengurangi risiko kemungkinan timbulnya penyalahgunaan hak/ wewenang dalam organisasi
Tidak sesuai
Transaksi penjualan, pembelian, kegiatan penerimaan barang, pembukuan dilakukan oleh staf trading. Untuk pembukuan dibantu staf administrasi keuangan.
Perhitungan fisik persediaan harus dilaksanakan oleh panitia yang terdiri dari fungsi pemegang kartu perhitungan fisik, fungsi penghitung dan fungsi pengecek √
Hal ini dilakukan untuk menjamin ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan dari proses perhitungan fisik persediaan
Tidak sesuai
Penghitungan fisik persediaan dilakukan oleh staf trading. Perhitungan fisik persediaan harus dilakukan oleh fungsi yang independen (selain fungsi penyimpanan dan fungsi akuntansi persediaan) √
Hal ini dilakukan selain menghindari konflik kepentingan, juga untuk mengevaluasi kinerja fungsi penyimpanan dan akuntansi
persediaan Tidak
sesuai
Penghitungan fisik persediaan dilaksanakan oleh staf trading sendiri.
Sumber : Data diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
104
5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Tabel 7. Analisis Data Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
Teori Praktek Keterangan Status Temuan di Lapangan
Ada Tidak Surat pesanan yang dikirimkan ke pemasok diotorisasi oleh kepala fungsi pembelian √
Surat pesanan ini dapat menjadi bukti kuat atas kebenaran barang
yang dipesan Tidak
sesuai
Ada surat pesanan ke pemasok tetapi sangat jarang digunakan. Pemesanan dilakukan secara lisan dengan menggunakan telepon atau saat bertemu secara langsung dengan pihak pemasok. Bukti penerimaan dan pengeluaran barang gudang diotorisasi oleh fungsi gudang √
Dokumen ini merupakan salah satu dokumen sumber pencatatan bertambah dan berkurangnya persediaan barang dagangan
Tidak sesuai
Tidak ada fungsi gudang dalam PT GRHA PRIMA DENTA. Bukti penerimaan berupa faktur dan surat retur.
Daftar kebutuhan barang yang akan dibeli diotorisasi oleh kepala fungsi gudang
√
Otorisasi dilakukan agar ada pengontrolan serta pengawasan
secara langsung Tidak
sesuai
Pihak yang lebih sering melakukan pemesanan adalah staf trading. Persutujuan manajer
trading dan direktur umum biasanya diminta
hanya untuk jenis barang slow dan medium
moving. Fungsi gudang mencatat penambahan dan pengurangan dalam kartu persediaan √
Pencatatan ini dilakukan agar tidak ada informasi persediaan yang
terlewat Tidak
sesuai
Proses pencatatan penambahan, pengurangan persediaan barang dagangan dilakukan oleh staf trading dan dicatat ke dalam kartu stok bukan kartu persediaan.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
105
Tabel 7. Analisis Data Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan (Lanjutan) Pencatatan
penambahan dan pengurangan persediaan didasarkan atas dokumen yang sah
√
Dokumen yang sah dijadikan dasar pencatatan agar informasi persediaan barang dagangan yang dicatat sesuai
Tidak sesuai
Pencatatan penambahan dan pengurangan persediaan barang dagangan tidak semua berdasarkan atas dokumen yang sah
Daftar hasil penghitungan fisik ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik
√
Penandatanganan oleh ketua panitia penghitungan fisik dilakukan untuk memperkuat sahnya hasil perhitungan fisik
Tidak sesuai
Hasil penghitungan fisik ditandatangani oleh staf trading Hasil penghitungan fisik persediaan didasarkan pada informasi tiap jenis persediaan barang dagangan yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik √
Hasil penghitungan fisik persediaan digunakan untuk melihat ketelitian dan keandalan informasi persediaan barang dagangan
Sesuai
-Sumber : Data diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
106
6. Praktek yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi
Tabel 8. Analisis Data Praktek yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi
Teori Praktek Keterangan Status Temuan di Lapangan
Ada Tidak Formulir
bernomor urut tercetak
√ Formulir bernomor urut tercetak memperkecil risiko penyalahgunaan formulir untuk kepentingan pribadi
Tidak sesuai
Tidak semua formulir dan dokumen bernomor urut tercetak. Fungsi gudang menuliskan jumlah persediaan yang diterima dan dikeluarkan dalam kartu barang √
Dilakukan untuk mengetahui kuantitas barang masuk dan keluar, serta mengetahui saldo persediaan barang dagangan
Tidak sesuai
Tidak dilakukan oleh fungsi gudang tetapi staf
trading. Fungsi penerimaan melakukan pemeriksanaan barang dengan cara menghitung, menginspeksikan barang tersebut dan membandingkan dengan surat order pembelian
√
Dilakukan untuk memastikan bahwa barang yang dipesan sesuai dengan permintaan dan dalam kondisi baik
Tidak sesuai
Kegiatan melakukan pemeriksaan barang dengan cara menghitung dan menginspeksi dilaksanakan tapi tidak dibandingkan dengan surat order pembelian, namun dengan faktur pembelian atau surat jalan.
Kegiatan ini tidak dilaksanakan oleh fungsi penerimaan tetapi staf trading.
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
107
Tabel 8. Analisis Data Praktek yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas Setiap Unit Organisasi (Lanjutan) Pencocokan jumlah fisik persediaan barang dagangan dengan catatan √
Merupakan pengontrolan secara berkala untuk memperkecil risiko kesalahan dalam informasi persediaan barang dagangan
Sesuai -
Pemeriksaan
mendadak √ Pemeriksaan mendadak dilakukan dengan tujuan mendorong karyawan supaya bekerja sesuai dengan aturan
Tidak sesuai
Tidak ada pemeriksaan mendadak oleh manajemen Penghitungan fisik persediaan dilakukan oleh pihak independen √
Pelaksanaan penghitungan fisik persediaan oleh pihak independen mendorong penghitungan fisik yang baik dan meminimalkan risiko konflik kepentingan
Tidak sesuai
Proses penghitungan fisik persediaan barang dagang dilaksanakan oleh staf trading
Penghitungan fisik persediaan
dilakukan dua kali, pertama oleh penghitung, kedua oleh pengecek
√
Hal ini dilakukan untuk menjamin ketelitian penghitungan fisik
persediaan barang dagangan Tidak sesuai
Penghitungan fisik dilakukan satu kali
Wajib cuti
sementara √ Menggantikan sementara. Hal posisi ini tertentu dapat membongkar adanya kecurangan
Tidak sesuai
Wajib cuti tidak diberlakukan dan tidak ada kegiatan penggantian posisi secara sementara Sumber: Data diolah
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI
108