Unsur Pengendalian Intern - Deskripsi Data

BAB V ANALISIS DATA DAN PEMBAHASAN

A. Deskripsi Data

7. Unsur Pengendalian Intern

a. Organisasi

Staf trading melaksanakan semua kegiatan pembelian, penjualan, penerimaan, penyimpanan, pembukuan hingga penghitungan fisik persediaan.

b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan

1. Staf trading memberikan otorisasi atas semua transaksi yang berkaitan dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan. 2. Manajer trading dan direktur umum memberikan persetujuan

pembelian secara lisan hanya pada persediaan barang dagangan yang tergolong medium dan slow moving.

3. Penambahan dan pengurangan persediaan barang dagangan selalu dicatat dalam kartu stok dan buku persediaan bulanan. Pencatatan dalam kartu stok didasarkan pada penambahan dan pengurangan secara fisik persediaan barang dagangan, sedangkan pencatatan dalam buku persediaan bulanan didasarkan pada faktur penjualan dan pembelian.

4. Hasil penghitungan fisik persediaan barang dagangan tidak dicatat dalam dokumen permanen, hasil penghitungan fisik persediaan hanya untuk mencocokkan apakah jumlah dalam

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

kartu stok sama dengan jumlah yang tercatat pada buku persediaan bulanan.

c. Praktek yang Sehat

1. Jika hasil penghitungan fisik persediaan sudah sesuai dengan buku persediaan bulanan, penghitungan fisik persediaan hanya dilakukan satu kali. Jika hasilnya tidak sesuai barulah proses penghitungan fisik diulang.

2. Penghitungan fisik persediaan barang dagangan dilakukan oleh staf trading sendiri.

3. Tidak semua dokumen / formulir bernomor urut tercetak.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

8. Bagan Alir Dokumen

a. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok

Persediaan Barang Dagangan yang Dibeli

Gambar 19. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang dibeli

Sumber: PT. GRHA PRIMA DENTA (2013)

Staf Trading Surat jalan F.Pmb Bukti Pengiriman Mengecek jumlah, tipe dan

kondisi barang Cocok ^Tidak Ya Memasukkan Barang ke Gudang Surat jalan F.Pmb Bukti Pengiriman 1 Kartu Stok

Staf Administrasi Keuangan

1 F.Pmb Buku Hutang N Selesai Buku Persediaan Bulanan Retur

CPB : Catatan Pesanan Barang F.Pmb : Faktur Pembelian Menerima barang dari pemasok Mulai T N

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Kelemahan dari Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok

Persediaan Barang Dagangan yang Dibeli:

1. Pembelian dilakukan tanpa adanya otorisasi dari pejabat yang berwenang. Persetujuan pembelian dilakukan hanya oleh staf trading.

2. Bagan Alir Dokumen Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Dibeli tidak didukung oleh dokumen serta catatan akuntansi yang memadai.

3. Staf administrasi keuangan tidak membuat jurnal atas pembelian, pembelian hanya dicatat dalam buku hutang.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

b. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok

Persediaan Barang Dagangan yang Dikembalikan kepada

Pemasok

SR: Surat Retur Gambar 20. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan

Barang Dagangan yang Dikembalikan kepada Pemasok Sumber: PT. GRHA PRIMA DENTA (2013)

Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Dikembalikan kepada Pemasok Staf Trading Mulai Ada ketidaksesuaian / kesalahan pada barang SR Kartu Stok Buku Persediaan Bulanan Dikirim kurir Ya Tidak SR SR Diambil pemasok Pemasok Bersamaan dengan barang Selesai

Staf Administrasi Keuangan

Menerima berita secara lisan dari

Staf Trading

Buku Hutang Membuat

Surat Retur

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Kelemahan dari Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok

Persediaan Barang Dagangan yang Dikembalikan kepada Pemasok:

1. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Dikembalikan kepada Pemasok tidak didukung oleh dokumen dan catatan akuntansi yang memadai.

2. Staf administrasi keuangan hanya menerima pemberitahuan secara lisan dari staf trading atas retur yang terjadi, tanpa disertai dokumen pendukung.

3. Pencatatan atas retur hanya berdasarkan pada surat retur saja. 4. Yang menerima dan mengembalikan barang hanya staf trading saja.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

c. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok

Persediaan Barang Dagangan yang Dijual

Gambar 21. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Dijual

Sumber: PT. GRHA PRIMA DENTA (2013) Staf Trading Mulai Kartu stok Membuat rekapitulasi barang terjual ke dalam BPB Secara periodik berdasarkan kartu stok dan F.Pnj BPB

BPB : Buku Persediaan Bulanan F.Pnj : Faktur Penjualan

F.Pnj

Selesai

N Mengambil kartu

stok dan faktur penjualan dari

arsip

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Kelemahan dari Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok

Persediaan Barang Dagangan yang Dikembalikan kepada Pemasok:

1. Staf trading tidak pernah mencatat harga pokok persediaan barang dagangan. Harga pokok persediaan barang dagangan hanya berdasarkan daftar harga yang dijual oleh pemasok.

2. Staf trading tidak membuat rekapitulasi Harga Pokok Penjualan. Secara berkala total persediaan barang dagangan yang terjual hanya dicatat dalam buku persediaan bulanan.

3. Tidak ada pembuatan jurnal oleh pihak yang berwenang.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

d. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok

Persediaan Barang Dagangan yang Diterima Kembali dari

Pembeli

SRP: Surat Retur Pelanggan Gambar 22. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan

Barang Dagangan yang Diterima Kembali dari Pembeli Sumber: PT. GRHA PRIMA DENTA (2013)

Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Diterima Kembali dari Pembeli

Marketing Mulai SRP Bersamaan dengan barang 1 Staf Trading 1 Selesai Mendapat berita secara lisan dari

staf trading Buku Piutang Menerima Surat Retur dari pelanggan Menerima Surat Retur dari pelanggan SRP Bersamaan dengan barang Bersamaan dengan barang Kartu Stok Buku Persediaan Bulanan N

Staf Administrasi Keuangan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Kelemahan dari Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok

Persediaan Barang Dagangan yang Diterima Kembali dari Pembeli:

1. Yang dicatat dalam penambahan persediaan barang dagangan akibat retur penjualan hanya jumlah barang dan jenisnya saja, tanpa adanya pencatatan harga pokok persediaan barang dagangan.

2. Staf administrasi keuangan hanya mendapat berita secara lisan dari staf

trading tanpa didukung dokumen.

3. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Diterima Kembali dari Pembeli belum didukung oleh dokumen dan catatan akuntansi yang memadai.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

e. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan

Barang Dagangan

Gambar 23. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Barang Dagangan

Sumber: PT. GRHA PRIMA DENTA (2013) Staf Trading Mulai Melakukan penghitungan fisik DHPF Mencocokkan DHPF dengan BPB Buku Persediaan Bulanan Cocok Ya Tidak Menulusuri ke faktur dan kartu stok DHPF Buku Persediaan Bulanan ^N Selesai

DHPF : Daftar Hasil Penghitungan Fisik BPB : Buku Persediaan Bulanan

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Kelemahan dari Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan

Barang Dagangan:

1. Penghitungan fisik dilakukan sendiri oleh staf trading tanpa diawasi oleh pihak yang berwenang. Seharusnya penghitungan fisik dilakukan oleh pihak yang tidak memiliki hubungan dengan persediaan barang dagangan. 2. Penghitungan persediaan barang dagangan hanya dilakukan satu kali.

Penghitungan dilakukan lebih dari satu kali hanya jika terjadi kesalahan. 3. Bagan alir dokumen sistem penghitungan fisik persediaan barang

dagangan kurang didukung oleh dokumen dan catatan akuntansi yang memadai.

PLAGIAT MERUPAKAN TINDAKAN TIDAK TERPUJI

Dalam dokumen Evaluasi sistem akuntansi persediaan barang dagangan : studi kasus di PT. Grha Prima Denta. (Halaman 100-112)