i
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG
DAGANGAN
Studi Kasus pada PT. GRHA PRIMA DENTA
S K R I P S I
Diajukan untuk Memenuhi Salah Satu Syarat Memperoleh Gelar Sarjana Ekonomi
Program Studi Akuntansi
Oleh:
Andreas Novartantyo Hadi NIM: 092114028
PROGRAM STUDI AKUNTANSI JURUSAN AKUNTANSI
FAKULTAS EKONOMI
UNIVERSITAS SANATA DHARMA
YOGYAKARTA
2013
iv
“Life is an opportunity, benefit from it.
Life is beauty, admire it.
Life is a dream, realize it.
Life is a challenge, meet it.
Life is a duty, complete it.
Life is a game, play it.
Life is a promise, fulfill it.
Life is sorrow, overcome it.
Life is a struggle, accept it.
Life is a tragedy, confront it.
Life is an adventure, dare it.
Life is luck, make it.
Life is too precious, do not destroy it.
Life is life, fight for it”
By Mother Teresa
Saya persembahkan untuk:
Tuhan Yesus dan Bunda Maria
Bapak Yosep Hadi Siswanto dan Ibu Eleonora Sri Wahyuni
Adik-adik Agata Nadhea dan Robertus Tri Prasetya Hadi
v
UNIVERSITAS SANATA DHARMA FAKULTAS EKONOMI
JURUSAN AKUNTANSI – PROGRAM STUDI AKUNTANSI
PERNYATAAN KEASLIAN KARYA TULIS SKRIPSI
Yang bertanda tangan di bawah ini, saya menyatakan bahwa skripsi dengan judul: EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN
Studi Kasus pada PT. GRHA PRIMA DENTA
dan dimajukan untuk diuji pada tanggal 26 Juli 2013 adalah hasil karya saya. Dengan ini saya menyatakan dengan sesungguhnya bahwa dalam skripsi ini tidak dapat keseluruhan atau sebagian tulisan orang lain yang saya ambil dengan cara menyalin, atau meniru dalam bentuk rangkaian kalimat atau simbol yang menunjukkan gagasan atau pendapat atau pemikiran dari penulis lain yang saya akui seolah-olah sebagai tulisan saya sendiri dan atau tidak terdapat bagian atau keseluruhan tulisan yang saya salin, tiru, atau yang saya ambil dari tulisan orang lain tanpa memberikan pengakuan pada penulis aslinya.
Apabila saya melakukan hal tersebut di atas, baik sengaja maupun tidak, dengan ini saya menyatakan menarik skripsi yang saya ajukan sebagai hasil tulisan saya sendiri ini. Bila kemudian terbukti bahwa saya ternyata melakukan tindakan menyalin atau meniru tulisan orang lain seolah-olah hasil pemikiran saya sendiri, berarti gelar dan ijazah yang telah diberikan oleh universitas batal saya terima.
Yogyakarta, 1 Juni 2013 Yang membuat pernyataan
Andreas Novartantyo Hadi
vi
KATA PENGANTAR
Puji syukur dan terima kasih ke hadirat Tuhan Yang Maha Esa, yang telah melimpahkan rahmat dan karunia kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan skripsi ini. Penulisan skripsi ini bertujuan untuk memenuhi salah satu syarat untuk memperoleh gelar sarjana pada Program Studi Akuntansi, Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
Dalam menyelesaikan skripsi ini penulis mendapat bantuan, bimbingan dan arahan dari berbagai pihak. Oleh karena itu penulis mengucapkan terima kasih yang tak terhingga kepada:
1. Tuhan Yesus dan Bunda Maria yang selalu memberikan harapan dan kekuatan.
2. Rama Rektor Universitas Sanata Dharma yang telah memberikan kesempatan untuk belajar dan mengembangkan kepribadian kepada penulis.
3. Dr. H. Herry Maridjo, M.Si selaku Dekan Fakultas Ekonomi Universitas Sanata Dharma.
4. Drs. YP. Supardiyono, M.Si., Akt., QIA selaku Ketua Program Studi Akuntansi Universitas Sanata Dharma.
5. Drs. Edi Kustanto M.M selaku dosen pembimbing yang telah membantu serta membimbing penulis dalam menyelesaikan skripsi ini.
6. Ilsa Haruti Suryandari, S.E., S.IP., M.Sc., Akt selaku dosen penguji yang telah memberikan penilaian atas penulis.
7. A. Diksa Kuntara, S.E., MFA., QIA selaku dosen penguji yang telah memberikan penilaian atas penulis.
8. Drg. Roy Setiawan yang telah membantu penulis sehingga penulis dapat melakukan penelitian di PT. Grha Prima Denta.
9. Drg. G. Decky Krishartedi, selaku Direktur Utama PT. Grha Prima Denta yang telah memberikan izin kepada penulis untuk melakukan penelitian di PT. Grha Prima Denta.
vii
10.Mbak Atik dan segenap karyawan PT. Grha Prima Denta yang telah banyak membantu penulis dalam memperoleh data.
11.Bapak dan ibu yang sudah banyak mendukung, mendorong dan mendoakan dalam setiap proses perkuliahan dan pembuatan skripsi hingga skripsi ini dapat selesai.
12.Mas Wahyu dan Mas Chandra yang sudah menjadi inspirasi sehingga memberanikan penulis untuk menempuh pendidikan di bidang akuntansi. 13.Para sahabat dan teman-teman yang sudah menemani dan mendukung penulis
selama berkuliah di Universitas Sanata Dharma.
14.Para keluarga dan semua pihak yang tidak dapat penulis sebutkan satu per satu.
Penulis menyadari bahwa skripsi ini masih memiliki banyak kekurangan, oleh karena penulis mengharapkan kritik dan saran. Semoga skripsi ini dapat bermanfaat bagi para pembaca.
Yogyakarta, 1 Juni 2013
Andreas Novartantyo Hadi
viii
D. Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan ... 14
1. Deskripsi Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan . 14
2. Fungsi yang Terkait... 14
3. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen ... 16
4. Dokumen / Formulir yang Digunakan ... 16
ix
1. Deskripsi Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan . 76
2. Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan di PT. GRHA PRIMA DENTA ... 76
3. Informasi yang Dibutuhkan Manajemen ... 79
4. Dokumen yang Digunakan ... 79
5. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 81
6. Prosedur yang Membentuk Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan di PT. GRHA PRIMA DENTA ... 82
3. Catatan Akuntansi yang Digunakan ... 100
4. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Secara Tegas... 102
5. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 104
6. Praktek yang Sehat ... 106
C. Hasil Penelitian dan Interpretasi ... 108
1. Struktur Organisasi yang Memisahkan Tanggungjawab Secara Tegas... 108
2. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 109
3. Praktek yang Sehat ... 110
x
DAFTAR TABEL
Halaman Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen .. 42 Tabel 2. Produk-produk PT. GRHA PRIMA DENTA ... 71 Tabel 3. Analisis Data Fungsi yang Terkait dalam Sistem Akuntansi
Persediaan Barang Dagangan ... 97 Tabel 4. Analisis Data Dokumen yang Digunakan dalam Sistem Akuntansi
Persediaan Barang Dagangan ... 99 Tabel 5. Analisis Data Catatan Akuntansi yang Digunakan dalam Sistem
Akuntansi Persediaan Barang Dagangan ... 100 Tabel 6. Analisis Data Struktur Organisasi yang memisahkan Tanggung
Jawab Fungsional Secara Tegas ... 102 Tabel 7. Analisis Data Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan ... 104 Tabel 8. Analisis Data Praktek yang Sehat dalam Melaksanakan Tugas
Setiap Unit Organisasi... 106 Tabel 9. Rekomendasi Penulis ... 112
xi
Gambar 4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang ... 23
Gambar 5. Bukti Pengembalian Barang Gudang ... 24
Gambar 14. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli ... 47
Gambar 15. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok... 49
Gambar 16. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Diterima Kembali dari Pembeli ... 52
Gambar 17. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan ... 54
Gambar 18. Struktur Organisasi PT. GRHA PRIMA DENTA ... 72
Gambar 19. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Dibeli ... 87
Gambar 20. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Dikembalikan ke Pemasok ... 89
Gambar 21. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Dijual ... 91
xii
Gambar 22. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan Barang Dagangan yang Diterima Kembali dari Pembeli ... 93 Gambar 23. Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Barang Dagangan ... 95 Gambar 24. Usulan Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok
Persediaan Barang Dagangan yang Dibeli ... 113 Gambar 25. Usulan Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok
Persediaan Barang Dagangan yang Dikembalikan ke Pemasok .. 116 Gambar 26. Usulan Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok
Persediaan Barang Dagangan yang Dijual ... 118 Gambar 27. Usulan Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok
Persediaan Barang Dagangan yang Diterima dari Pembeli ... 119 Gambar 28. Usulan Bagan Alir Dokumen Prosedur Permintaan dan Pengeluaran
Barang Gudang... 121 Gambar 29. Usulan Bagan Alir Dokumen Sistem Penghitungan Fisik Persediaan
Barang Dagangan ... 122
xiii
ABSTRAK
EVALUASI SISTEM AKUNTANSI PERSEDIAAN BARANG DAGANGAN
Studi Kasus pada PT. GRHA PRIMA DENTA
Andreas Novartantyo Hadi NIM : 092114028 Universitas Sanata Dharma
Yogyakarta 2013
Tujuan dilaksanakannya penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan sistem akuntansi persediaan barang dagangan di PT. Grha Prima Denta dan apakah sistem akuntansi persediaan barang dagangan tersebut sudah sesuai dengan teori.
Jenis penelitian adalah studi kasus dan data perusahaan diperoleh dengan melakukan wawancara dan dokumentasi. Proses yang dilaksanakan untuk mencapai tujuan penelitian ini adalah dengan mendeskripsikan akuntansi persediaan barang dagangan PT. Grha Prima Denta lalu membandingkan temuan dengan teori.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa sebagian besar sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang dilaksanakan di PT. Grha Prima Denta tidak sesuai dengan teori, diantaranya: kurang lengkapnya dokumen pendukung yang sah, kurang lengkapnya catatan akuntansi, penghitungan fisik yang dilaksanakan oleh staf trading dan tidak ada otorisasi dari pihak yang berwenang seperti manajer trading. Beberapa hal yang sudah sesuai dengan teori adalah: selalu dilakukan pencatatan penambahan dan pengurangan persediaan barang dagangan pada kartu gudang, selalu dilakukan pencocokan jumlah fisik persediaan barang dagangan setiap bulan, hasil penghitungan fisik persediaan barang dagangan didasarkan pada informasi tiap jenis persediaan barang yang tercantum dalam daftar penghitungan fisik.
xiv
ABSTRACT
EVALUATION OF MERCHANDISE INVENTORY ACCOUNTING SYSTEM
A Case Study at PT. GRHA PRIMA DENTA
Andreas Novartantyo Hadi Student Number: 092114028
Sanata Dharma University Yogyakarta
2013
The aim of this study was to describe the management of merchandise inventory accounting system at PT. Grha Prima Denta and to find out whether merchandise inventory accounting system has agreed with the theory.
This study was a study case, and the data was gathered by interview and documentation. The process that was implemented to achieve the purpose of this study were describing the merchandise inventory accounting system of PT. Grha Prima Denta and then comparing it with the theory.
The result of this research point out that for the most part merchandise inventory accounting system at PT. Grha Prima Denta does not agree with the theory, such as: the documents and accounting records that are not complete and there is no otorization from the trading manager. Some elements that has agreed with the theory are trading staff always records the increasing and reducing amount of inventory on storeroom card, at the end of month the trading staff always check the amount of inventory based on the detail of inventory information listed on the physical calculation list.
1
BAB I
PENDAHULUAN
A. Latar Belakang Masalah
Persediaan barang dagangan merupakan aset penting bagi perusahaan dagang, karena persediaan barang dagangan merupakan aset utama perusahaan untuk menjalankan operasinya yaitu menjual kembali barang dagangnya. Manajemen persediaan sangat diperlukan untuk mengatur keluar masuknya persediaan barang dagangan, ini juga merupakan salah satu kunci keberhasilan operasi perusahaan. Manajemen berusaha untuk mempertahankan kuantitas, kualitas dan jenis persediaan barang dagangan yang cukup untuk memenuhi permintaan konsumen. Manajemen harus menjaga keseimbangan persediaan barang dagangan agar tidak terlalu tinggi dan tidak terlalu rendah karena jika jumlah persediaan barang dagangan terlalu rendah akan menimbulkan kesulitan dalam memenuhi permintaan pelanggan karena jumlah barangnya yang terbatas, sebaliknya persediaan barang dagangan yang jumlahnya terlalu tinggi akan menyebabkan kemungkinan merugi jika banyak barang yang mendekati atau sudah kadaluarsa.
Di beberapa perusahaan, proses mengatur atau mengelola persediaan inilah yang menjadi kesulitan bagi manajemen, bagaimana seharusnya persediaan barang dagangan itu dipesan, siapa yang berwenang melakukan pemesanan, dari siapakah persediaan barang dagangan tersebut
2
dipesan, siapa yang bertanggung jawab atas otorisasi penyediaan persediaan barang dagangan tersebut, berapa jumlah ideal yang harus dipesan perusahaan, bagaimana prosedur pengeluaran atau pemakaian barang. Kesulitan ini bisa dikarenakan tidak terdapat dokumen pendukung yang kuat atas transaksi yang terjadi dan tidak terjadi pemisahan fungsi di perusahaan sehingga terjadi ketidaksesuaian pencatatan persediaan barang dagangan dengan bukti fisik persediaan barang dagangan yang ada. Untuk meminimalkan segala risiko yang ada, disusunlah sistem akuntansi persediaan barang dagangan. Sistem akuntansi persediaan barang dagangan dibuat dengan tujuan mencatat mutasi tiap jenis persediaan yang disimpan di gudang agar lebih terkontrol. Biasanya sistem akuntansi persediaan barang dagangan berkaitan dengan sistem penjualan, sistem retur penjualan, sistem pembelian dan sistem retur pembelian. Integrasi inilah yang membuat sistem sangat diperlukan, agar tidak terjadi salah catat, agar tidak terjadi kurang dan kelebihan barang, agar jumlah fisik persediaan sesuai dengan jumlah yang dicatat. Dalam PT. Grha Prima Denta, persediaan barang dagangan merupakan sumber pendapatan terbesar yang melebihi total pendapatan jasa klinik dan lab setiap bulannya, jenis persediaan barang daganganpun bermacam-macam, seperti: composite, glass inonomer bonding, bahan cetak, Belmont, anle,
handschoon, masker, instrument, curing light, ulstrasonic scaler dan
lain-lain. Sudah menjadi tugas penting bagi manajemen PT. Grha Prima Denta untuk mengelola sistem akuntansi persediaan barang dagangan dengan
3
baik untuk meminimalkan kesalahan. Oleh karena itu sistem akuntansi persediaan barang dagangan di PT. Grha Prima Denta harus dibuat sesuai dengan kebutuhan perusahaan untuk mendukung keefektifan dan efisiensi operasi perusahaan serta menjamin keamanan dan meminimalkan kesalahan. Hingga saat ini telah banyak teori yang dibentuk untuk dijadikan standar guna mendukung pengelolaan sistem akuntansi persediaan barang dagangan dan setiap beberapa waktu perlu dilakukan evaluasi untuk membandingkan apakah praktek sudah sesuai dengan teori serta melihat apakah sistem akuntansi persediaan barang dagangan di PT. Grha Prima Denta sudah berjalan dengan baik.
B. Rumusan Masalah
Dari uraian di atas, ada permasalahan-permasalahan yang berkaitan dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan. Adapun pokok permasalahan-permasalahan adalah sebagai berikut:
1. Bagaimanakah pengelolaan sistem akuntansi persediaan barang dagangan pada PT. GRHA PRIMA DENTA?
2. Apakah pengelolaan sistem akuntansi persediaan barang dagangan pada PT. GRHA PRIMA DENTA sudah sesuai dengan teori yang ada?
C. Batasan Masalah
1. Penelitian ini membahas mengenai sistem akuntansi persediaan barang dagangan.
4
2. Penelitian ini melihat bagaimana sistem akuntansi persediaan barang dagangan di PT. GRHA PRIMA DENTA berjalan.
3. Berkaitan dengan mutasi persediaan barang dagangan PT. GRHA PRIMA DENTA di Bagian Trading.
D. Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah untuk:
1. Mengetahui sistem akuntansi persediaan barang dagangan pada PT. GRHA PRIMA DENTA.
2. Mengetahui apakah sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang dijalankan pada PT. GRHA PRIMA DENTA sudah berjalan dengan efektif atau belum.
3. Mengetahui apakah sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang digunakan pada PT. GRHA PRIMA DENTA telah memberikan informasi yang dibutuhkan.
E. Manfaat Penelitian
1. Bagi Penulis
Hasil penelitian ini diharapkan dapat menambah wawasan dan pengetahuan bagi penulis maupun peneliti berikutnya mengenai sistem akuntansi persediaan barang dagangan.
5
2. Bagi PT. GRHA PRIMA DENTA
Hasil penelitian ini dapat menjadi masukan yang dapat dipertimbangkan oleh PT. GRHA PRIMA DENTA khususnya mengenai sistem akuntansi persediaan barang dagangan yang ada agar pengelolaan yang dilakukan bisa tetap baik atau juga bisa menjadi lebih efektif.
3. Bagi Universitas Sanata Dharma
Hasil penelitian ini dapat menambah kepustakaan yang dapat berguna bagi seluruh mahasiswa Universitas Sanata Dharma.
F. Sistematika Penulisan
Bab I. Pendahuluan
Bagian ini berisi latar belakang masalah, rumusan masalah,tujuan dan manfaat penelitian serta sistematika penulisan.
Bab II. Landasan Teori
Bagian ini berisi teori-teori mengenai pengertian sistem, sistem
akuntansi dan sistem akuntansi persediaan barang dagangan, untuk mendukung proses penelitian.
Bab III. Metode Penelitian
Bagian ini berisikan tentang bagaimana penelitian akan dilaksanakan yang akan membahas objek penelitian, metode dan
6
desain penelitian, teknik pengambilan data, teknik analisis data serta gambaran objek penelitian.
Bab IV. Gambaran Umum Perusahaan
Bab ini menguraikan secara singkat tentang gambaran umum PT. GRHA PRIMA DENTA
Bab V. Analisis Data dan Pembahasan
Bagian ini berisi deskripsi data yang menjelaskan data penelitian, baik data masa lalu maupun data masa kini, data kualitatif maupun kuantitatif, data primer maupun sekunder yang ada kaitannya dengan permasalahan penelitian. Analisis data yang merupakan olah data menggunakan teori-teori dan data yang didapat dari objek penelitian. Hasil penelitian analisis data berupa informasi baru yang tujuannya mencari jawaban atas permasalahan yang sudah diluruskan.
Bab VI. Penutup
Bagian ini merupakan bagian terakhir yang berisi kesimpulan, keterbatasan penelitian serta saran.
7
BAB II
LANDASAN TEORI
A. Sistem
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa Latin (Systema) dan bahasa Yunani (Sustema) yang berarti suatu kesatuan yang terdiri dari komponen atau elemen yang dihubungkan bersama untuk memudahkan aliran informasi, materi atau energi. Banyak ahli yang sudah membuat suatu pemahaman tentang pengertian sistem, antara lain:
1. Baridwan (1991: 3)
Menurutnya, sistem adalah “suatu kerangka dari prosedur-prosedur yang saling berhubungan yang disusun sesuai dengan suatu skema yang menyeluruh untuk melaksanakan suatu kegiatan atau fungsi
utama dari perusahaan.”
2. Narko (1994: 1)
Menurutnya, sistem diartikan sebagai “suatu kesatuan yang terdiri dari interaksi elemen-elemen (dikatakan sebagai sub-sistem) yang berusaha mencapai tujuan tertentu.”
3. Mulyadi (1993: 6)
Menurutnya sistem adalah “suatu jaringan prosedur yang dibuat menurut pola yang terpadu untuk melaksanakan kegiatan pokok perusahaan.”
8
Suatu sistem pasti terdiri dari struktur dan proses. Struktur sistem merupakan unsur-unsur yang membentuk sistem tersebut, sedangkan proses sistem menjelaskan cara kerja setiap unsur sistem tersebut dalam mencapai tujuan sistem. Setiap sistem merupakan bagian dari sistem yang lain yang lebih besar dan terdiri dari berbagai sistem yang lebih kecil yang disebut sebagai subsistem. Sistem pada dasarnya adalah elemen-elemen atau subsistem yang saling berinteraksi (bekerjasama) melalui komunikasi untuk mencapai tujuan yang sama. Dari definisi ini dapat dirinci menjadi sebagai berikut:
1. Setiap sistem terdiri dari unsur-unsur.
Unsur-unsur sistem terdiri dari subsistem yang lebih kecil, yang terdiri pula dari kelompok unsur yang membentuk subsistem tersebut.
2. Unsur-unsur tersebut merupakan bagian terpadu sistem yang bersangkutan.
Unsur-unsur sistem berhubungan erat satu dengan yang lainnya dan sifat serta kerja sama antar unsur sistem tersebut mempunyai bentuk tertentu.
3. Unsur sistem tersebut bekerja sama untuk mencapai tujuan sistem. Setiap sistem dibuat untuk mencapai tujuan tertentu dan unsur-unsur sistem tersebut saling bekerja sama satu dengan yang lainnya dengan proses tertentu untuk mencapai tujuan tersebut.
9
4. Suatu sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar. Ini disebut juga suprasistem, dimana sistem merupakan bagian dari sistem lain yang lebih besar, sistem tersebut ada untuk mendukung berjalannya proses sistem lain yang lebih besar.
Jika muncul pertanyaan, “untuk apa sistem diciptakan?” jawabannya
adalah sistem dibentuk untuk menangani sesuatu yang berulangkali atau yang secara rutin terjadi.
B. Prosedur
Banyak ahli yang sudah membuat suatu pemahaman tentang pengertian prosedur, antara lain:
1. Narko (1994: 1)
Menurutnya prosedur diartikan sebagai “urut-urutan pekerjaan klerikal yang melibatkan beberapa orang, yang disusun untuk menjamin adanya perlakuan yang sama terhadap penanganan transaksi perusahaan yang berulang.”
2. Mulyadi (1993: 6)
Sedangkan prosedur adalah “suatu urutan kegiatan klerikal,
biasanya melibatkan beberapa orang dalam satu departemen atau lebih, yang dibuat untuk menjamin penanganan secara seragam transaksi perusahaan yang terjadi berulang-ulang.”
10
C. Sistem Akuntansi
1. Pengertian Sistem Akuntansi
Stettler (1974: 40) mengartikan Sistem Akuntansi sebagai formulir, catatan prosedur dan alat yang digunakan untuk mengolah data mengenai usaha suatu kegiatan ekonomis dengan tujuan untuk menghasilkan umpan balik dalam bentuk laporan-laporan yang diperlukan oleh manajemen untuk mengawasi usahanya, dan bagi pihak-pihak lain yang berkepentingan seperti pemegang saham, kreditor dan lembaga pemerintah untuk menilai operasi.
Mulyadi (1993: 3) mengartikan Sistem Akuntansi sebagai
“organisasi formulir, catatan, laporan yang dikoordinasi sedemikian
rupa untuk menyediakan informasi keuangan yang dibutuhkan oleh manajemen guna memudahkan pengelolaan perusahaan.”
2. Unsur-unsur Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (1993: 4-5) terdapat beberapa unsur-unsur sistem akuntansi, yaitu:
a. Formulir
Formulir merupakan dokumen yang digunakan untuk merekam terjadinya transaksi. Formulir sering disebut dokumen karena dengan formulir ini digunakan untuk merekam atau mendokumentasikan peristiwa yang terjadi di dalam organisasi yang biasanya dituliskan di secarik kertas. Formulir sering pula disebut sebagai media, karena formulir merupakan media untuk
11
mencatat peristiwa yang terjadi dalam organisasi ke dalam catatan. Formulir merupakan media pertama yang digunakan saat mencatat transaksi sebagai dasar pencatatan dalam catatan. Contoh-contoh formulir adalah: faktur penjualan, bukti kas keluar dan cek.
b. Jurnal
Jurnal merupakan catatan akuntansi pertama yang digunakan untuk mencatat, mengklasifikasi, dan meringkas data keuangan maupun data lainnya. Sumber informasi pencatatan dalam jurnal adalah formulir. Dalam jurnal terdapat peringkasan data, yang hasil peringkasannya kemudian di-posting ke rekening yang bersangkutan dalam buku besar. Contoh jurnal adalah jurnal penerimaan kas, jurnal pembelian, jurnal pengeluaran kas, jurnal penjualan, jurnal umum dan lainnya.
c. Buku Besar
Buku besar terdiri dari rekening-rekening yang digunakan untuk meringkas data keuangan yang telah dicatat sebelumnya dalam jurnal. Rekening-rekening dalam buku besar disediakan sesuai dengan unsur-unsur informasi yang akan disajikan dalam laporan keuangan.
d. Buku Pembantu
Buku pembantu dibentuk jika data keuangan yang digolongkan dalam buku besar diperlukan rinciannya. Buku besar dan buku pembantu merupakan catatan akuntansi terakhir, yang berarti tidak
12
ada catatan akuntansi lain lagi sesudah data akuntansi diringkas dan digolongkan dalam rekening buku besar dan buku pembantu. Proses selanjutnya adalah penyajian laporan keuangan, bukan pencatatan lagi ke dalam catatan akuntansi.
e. Laporan
Hasil proses akhir akuntansi adalah laporan keuangan yang berupa neraca, laporan laba rugi, laporan perubahan modal, laporan laba ditahan, laporan harga pokok produksi, laporan harga pokok penjualan dan lainnya. Laporan berisi informasi yang merupakan keluaran sistem akuntansi. Laporan dapat berbentuk hasil cetak komputer dan dapat berupa tampilan pada layar monitor komputer.
3. Tujuan Penyusunan Sistem Akuntansi
Menurut Mulyadi (1993: 19-20), tujuan umum pengembangan sistem akuntansi adalah sebagai berikut:
a. Untuk menyediakan informasi bagi pengelolaan kegiatan usaha baru.
Sistem Akuntansi dibutuhkan tidak hanya bagi perusahaan yang baru saja didirikan tapi juga perusahaan lama yang mendirikan usaha baru. Perusahaan baru biasanya memerlukan sistem akuntansi lengkap sedangkan perusahaan lama yang membuka usaha baru tidak memerlukan Sistem Akuntansi secara lengkap karena sudah didukung oleh usaha lama yang sudah dijalankan.
13
b. Untuk memperbaiki informasi yang dihasilkan oleh sistem yang sudah ada.
Terkadang sistem akuntansi yang berlaku tidak memenuhi kebutuhan manajemen, baik dalam hal mutu, ketepatan penyajian maupun struktur informasi yang terdapat dalam laporan. Oleh karena itu Sistem Akuntansi dituntut untuk dikembangkan agar dapat menghasilkan laporan dengan mutu informasi yang lebih baik dan tepat penyajiannya, dengan struktur informasi yang sesuai dengan tuntutan kebutuhan manajemen.
c. Untuk memperbaiki pengendalian akuntansi dan pengecekan intern.
Yaitu untuk memperbaiki tingkat keandalan informasi akuntansi dan untuk menyediakan catatan lengkap mengenai pertanggungjawaban dan perlindungan kekayaan perusahaan. Sistem Akuntansi dapat juga ditujukan untuk memperbaiki pengecekan intern agar informasi yang dihasilkan oleh sistem dapat dipercaya.
d. Untuk mengurangi biaya klerikal dalam penyelenggaraan catatan akuntansi.
Sistem akuntansi terkadang dibuat dan dikembangkan untuk menghemat biaya. Untuk memperoleh informasi diperlukan pengorbanan sumber ekonomi yang lain. dalam menghasilkan informasi perlu dipertimbangkan antara besar pengorbanan dengan
14
manfaatnya. Jika pengorbanan lebih besar dari manfaat, sistem perlu dirancang kembali untuk mengurangi pengorbanan tersebut.
D. Sistem Akuntansi Persediaan Barang Dagangan
1. Deskripsi Persediaan Barang Dagangan
Dalam perusahaan dagang, persediaan hanya terdiri dari satu golongan, yaitu persediaan barang dagangan yang merupakan barang yang dibeli untuk tujuan dijual kembali. Menurut Hastoni (2004: 14) persediaan barang dagangan tersebut dikonversikan ke dalam siklus operasi perusahaan dan dianggap sebagai aktiva lancar. Hastoni juga menyatakan bahwa persediaan barang dagangan memiliki pengaruh langsung terhadap profitabilitas kegiatan perusahaan.
2. Fungsi yang terkait
Fungsi yang terkait dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan, antara lain:
(Mulyadi, 2001: 569-580) a. Fungsi Gudang
Fungsi gudang bertanggungjawab untuk menyimpan barang yang telah diterima oleh fungsi penerimaan dan menyiapkan barang yang dipesan serta menyerahkan barang ke fungsi pengiriman. Selain itu fungsi ini juga bertanggungjawab untuk mengajukan permintaan pembelian persediaan.
15
b. Fungsi Penerimaan
Fungsi penerimaan bertanggungjawab untuk melakukan penerimaan barang dari pemasok sekaligus melaksanakan pemeriksaan terhadap jenis, mutu dan kuantitas barang yang diterima untuk menentukan dapat atau tidaknya barang tersebut diterima oleh perusahaan. Selain itu juga bertanggungjawab atas penerimaan barang dari fungsi pembelian.
c. Fungsi Pengiriman
Fungsi pengiriman bertanggungjawab untuk mengirimkan kembali barang kepada pemasok maupun mengirimkan barang kepada pelanggan. Fungsi ini menjamin tidak ada barang yang keluar tanpa otorisasi dari yang berwenang.
d. Fungsi Pembelian
Fungsi pembelian bertanggungjawab memperoleh informasi harga barang, menentukan pemasok yang dipilih dalam pengadaan barang, dan mengeluarkan order pembelian kepada pemasok yang dipilih.
e. Fungsi Penjualan
Fungsi penjualan bertanggungjawab melayani kebutuhan barang pelanggan, yang memungkinkan fungsi gudang dan fungsi pengiriman melaksanakan penyerahan barang kepada pelanggan. f. Fungsi Akuntansi
Fungsi akuntansi bertanggungjawab untuk membuat catatan setiap
16
jenis bahan baku yang disimpan di gudang dan operasi lain di perusahaan.
g. Panitia Penghitungan Fisik Persediaan
Panitia penghitungan fisik persediaan bertanggungjawab melaksanakan penghitungan fisik persediaan dan menyerahkan hasilnya ke Bagian Kartu Persediaan untuk digunakan sebagai dasar penyesuaian terhadap catatan persediaan dalam kartu persediaan. Tiap bagian mendapat tugas yang jelas mengenai jenis persediaan yang menjadi tanggungjawabnya, saat melakukan penghitungan, harus dilakukan perhitungan kedua oleh orang lain (pemeriksa intern secara independen).
3. Informasi yang Diperlukan oleh Manajemen
4. Dokumen / Formulir yang Digunakan
a. Laporan Penerimaan Barang
Laporan penerimaan barang digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas produk jadi yang diterima dari konsumen maupun hasil pembelian ke dalam kartu gudang.
b. Memo Kredit
Diterima dari Bagian Order Penjualan dan digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dikembalikan oleh pembeli ke dalam kartu persediaan.
17
c. Bukti Kas Keluar
Dilampiri dengan laporan penerimaan barang, surat order pembelian, dan faktur dari pemasok lalu dipakai sebagai dokumen sumber dalam pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli dalam register bukti kas keluar. Bukti kas keluar juga dipakai sebagai dasar pencatatan tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan.
d. Laporan pengiriman Barang
Digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat kuantitas persediaan yang dikirimkan kembali kepada pemasok ke dalam kartu gudang.
e. Memo Debit
Memo ini diterima dari Bagian Pembelian, digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat kuantitas dan harga pokok persediaan yang dikembalikan kepada pemasok ke dalam kartu persediaan.
f. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang
Bukti ini dipakai oleh Bagian Gudang untuk mencatat pengurangan persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini digunakan oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat berkurangnya kuantitas dan harga pokok persediaan karena pemakaian intern. Bukti ini juga digunakan sebagai dokumen sumber dalam pencatatan pemakaian persediaan ke dalam jurnal umum.
18
g. Bukti Pengembalian Barang Gudang
Dokumen ini digunakan oleh Bagian Gudang untuk mencatat tambahan kuantitas persediaan ke dalam kartu gudang. Dokumen ini juga dipakai oleh Bagian Kartu Persediaan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan ke dalam kartu persediaan, untuk mencatat berkurangnya biaya dan mencatat pengembalian barang gudang ke dalam jurnal umum.
h. Kartu Perhitungan Fisik
Dokumen ini digunakan untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan. Dalam penghitungan fisik persediaan, setiap jenis persediaan dihitung dua kali secara independen oleh penghitung
(counter) dan pengecek (checker). Kartu penghitungan fisik dibagi
menjadi tiga bagian, yang tiap bagiannya dapat dipisah dengan cara menyobeknya saat penghitungan fisik dilaksanakan. Bagian ketiga kartu penghitungan fisik disediakan untuk merekam data hasil penghitungan oleh penghitung pertama. Bagian kedua digunakan untuk merekam hasil penghitungan yang dilakukan oleh penghitung kedua (pengecek). Bagian pertama digunakan untuk memberi tanda jenis persediaan yang telah dihitung dengan cara menggantungkannya pada tempat penyimpanan yang bersangkutan. Setelah data yang direkam dalam bagian kedua dicocokkan dengan bagian ketiga, data bagian kedua dicatat dalam daftar hasil penghitungan fisik.
19
i. Daftar Hasil Penghitungan Fisik
Dokumen ini digunakan untuk meringkas data yang telah direkam dalam bagian kedua kartu penghitungan fisik. Data yang disalin dari bagian kedua kartu penghitungan fisik adalah: nomor kartu penghitungan fisik, nomor kode persediaan, nama persediaan, kuantitas dan satuan. Daftar hasil penghitungan fisik yang telah selesai diproses kemudian ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Penghitungan Fisik dan diotorisasi oleh Direktur Utama. Daftar ini digunakan untuk meminta pertanggungjawaban dari Bagian Gudang mengenai pelaksanaan fungsi penyimpanan barang gudang dan pertanggungjawaban dari Bagian Kartu Persediaan mengenai keandalaan penyelenggaraan catatan akuntansi persediaan.
j. Laporan Produk Selesai
Digunakan oleh bagian gudang untuk mencatat tambahan kuantitas produk jadi dalam kartu gudang.
k. Bukti Memorial
Digunakan untuk mencatat tambahan kuantitas dan harga pokok persediaan produk jadi dalam kartu persediaan dan digunakan sebagai dokumen sumber dalam mencatat transaksi selesainya produk jadi dalam jurnal umum.
20
l. Surat Order Pengiriman
Surat order pengiriman diterima oleh bagian gudang dari bagian order penjualan. Setelah bagian gudang mengisi surat order pengiriman tersebut dengan kuantitas produk jadi yang diserahkan kepada bagian pengiriman, atas dasar surat order pengiriman tersebut, bagian gudang mencatat kuantitas yang diserahkan ke bagian pengiriman dalam kartu gudang.
m. Faktur Penjualan
Tembusan faktur ini digunakan untuk dijadikan dasar mencatat harga pokok produk yang dijual oleh Bagian Kartu Persediaan.
Berikut adalah gambar-gambar dokumen yang digunakan:
Gambar 1. Surat Permintaan Pembelian Sumber: Mulyadi (1993: 306)
21
Gambar 2. Surat Order Pembelian yang Dikirim ke Bagian Penerimaan Sumber: Mulyadi (1993: 90)
22
Gambar 3. Laporan Penerimaan Barang Sumber: Mulyadi (1993: 236)
23
Gambar 4. Bukti Permintaan dan Pengeluaran Barang Gudang Sumber: Mulyadi (1993: 421)
24
Gambar 5. Bukti Pengembalian Barang Gudang Sumber: Mulyadi (1993: 422)
25
Gambar 6. Kartu Penghitungan Fisik Sumber: Mulyadi (1993: 579)
26
Gambar 7. Daftar Hasil Penghitungan Fisik Sumber: Mulyadi (1993: 580)
27
Gambar 8. Bukti Kas Keluar Sumber: Mulyadi (1993: 311)
28
Gambar 9. Laporan Pengiriman Barang Sumber: Mulyadi (1989: 333)
29
Gambar 10. Surat Order Pengiriman Sumber: Mulyadi (1989: 218)
30
Gambar 11. Faktur Penjualan Sumber: Mulyadi (1989: 220)
5. Catatan Akuntansi yang Digunakan
Catatan akuntansi yang digunakan dalam Sistem akuntansi persediaan barang dagangan antara lain:
a. Kartu Gudang
Catatan ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data
31
persediaan yang tercantum dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Catatan ini berisi data kuantitas barang yang disimpan di gudang beserta mutasinya.
b. Kartu Persediaan
Catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat adjustment terhadap data persediaan yang tercantum dalam kartu persediaan oleh Bagian Kartu Persediaan berdasarkan hasil penghitungan fisik persediaan. Kartu persediaan berisi informasi mengenai kuantitas maupun harga pokok persediaan. Kartu persediaan juga digunakan untuk mencatat mutasi persediaan dan saldo tiap jenis persediaan. c. Jurnal Umum
Jurnal umum digunakan untuk mencatat adjustment rekening persediaan. Jurnal ini digunakan untuk menampung transaksi penjualan, pembelian dan pengeluaran kas dan transaksi lainnya. Berikut adalah gambar-gambar catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem akuntansi persediaan barang dagangan:
32
Gambar 12. Kartu Persediaan Sumber: Mulyadi (1993: 142)
33
Gambar 13. Kartu Gudang Sumber: Mulyadi (1993: 211)
34
6. Prosedur yang Membentuk Sistem
Sistem dan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan barang dagangan adalah sebagai berikut:
a. Prosedur pencatatan harga pokok produk jadi.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini, dicatat harga pokok produk jadi yang didebitkan ke dalam rekening Persediaan Produk Jadi dan dikreditkan ke dalam rekening Barang Dalam Proses. Dokumen sumber yang digunakan adalah laporan produk selesai dan bukti memorial. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu gudang, kartu persediaan dan jurnal umum.
b. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dijual.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur dalam sistem penjualan. Dokumen sumber yang digunakan untuk mencatat transaksi penjualan produk jadi adalah surat order pengiriman dan faktur penjualan. Catatan akuntansi yang digunakan dalam prosedur ini adalah kartu gudang, kartu persediaan, jurnal umum. c. Prosedur pencatatan harga pokok produk yang dikembalikan oleh
pembeli.
Prosedur ini mempengaruhi persediaan produk jadi, yaitu menambah kuantitas produk jadi dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan menambah kuantitas dan harga pokok produk jadi yang dicatat oleh Bagian Kartu Persediaan
35
dalam kartu persediaan produk jadi. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem retur penjualan. Dokumen yang digunakan adalah laporan penerimaan barang dan memo kredit. Catatan akuntansi yang digunakan antara lain, kartu gudang, kartu persediaan dan jurnal umum.
d. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan produk dalam proses. Umumnya dilakukan oleh perusahaan pada akhir periode, pada saat dibuat laporan keuangan bulanan dan laporan keuangan tahunan. Dokumen yang digunakan adalah bukti memorial.
e. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dibeli. Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem pembelian. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan yang dibeli. Dokumen sumber yang digunakan adalah laporan penerimaan barang dan bukti kas keluar.
f. Prosedur pencatatan harga pokok persediaan yang dikembalikan ke pemasok.
Prosedur ini mengurangi kuantitas persediaan dalam kartu gudang yang diselenggarakan oleh Bagian Gudang dan mengurangi kuantitas dan harga pokok persediaan yang dicatat oleh bagian kartu persediaan dalam kartu persediaan yang bersangkutan. Dokumen yang digunakan adalah laporan pengiriman barang dan memo debit.
36
g. Prosedur permintaan dan pengeluaran barang gudang.
Prosedur ini merupakan salah satu prosedur yang membentuk sistem akuntansi biaya produksi. Dalam prosedur ini dicatat harga pokok persediaan bahan baku, bahan penolong, bahan habis pakai pabrik dan suku cadang yang dipakai dalam kegiatan produksi dan non produksi. Dokumen yang digunakan adalah bukti permintaan dan pengeluaran barang gudang.
h. Prosedur pencatatan tambahan harga pokok persediaan karena pengembalian barang gudang.
Prosedur ini mengurangi biaya dan menambah persediaan barang di gudang. Dokumen yang digunakan adalah bukti pengembalian barang gudang.
i. Prosedur penghitungan fisik persediaan.
Prosedur ini dilaksanakan oleh perusahaan untuk menghitung secara fisik persediaan yang disimpan di gudang. Dokumen yang digunakan adalah kartu penghitungan fisik, daftar hasil penghitungan fisik dan bukti memorial. Catatan akuntansi yang digunakan adalah kartu persediaan, kartu gudang dan jurnal umum.
7. Unsur-unsur Pengendalian Intern
Unsur pengendalian intern dalam sistem penghitungan fisik persediaan digolongkan kedalam tiga kelompok
a. Organisasi
37
1) Penghitungan Fisik Persediaan Harus Dilakukan oleh Panitia yang Terdiri dari Fungsi Pemegang Kartu Penghitungan Fisik, Fungsi Penghitung dan Fungsi Pengecek.
Hal ini dilakukan untuk menjamin ketelitian dan keandalan data yang dihasilkan dari kegiatan penghitungan fisik persediaan. Fungsi-fungsi ini dilaksanakan agar setiap barang dihitung lebih dari satu kali secara independen, hasil penghitungan kemudian dicek ketelitiannya oleh pengecek. 2) Panitia harus terdiri dari karyawan selain karyawan fungsi
gudang dan fungsi akuntansi persediaan.
Agar data yang dihasilkan dari penghitungan fisik persediaan dijamin ketelitian dan keandalannya, maka panitia yang dibentuk untuk melaksanakan kegiatan tersebut harus bukan karyawan dari kedua fungsi yang dimintai pertanggungjawaban.
b. Sistem Otorisasi dan Prosedur Pencatatan
1) Daftar Hasil Penghitungan Fisik Persediaan Ditandatangani oleh Ketua Panitia Penghitungan Fisik Persediaan.
Daftar ini berisi informasi mengenai hasil penghitungan fisik persediaan. Oleh karena itu daftar hasil penghitungan fisik merupakan dokumen penting untuk memperbaharui catatan akuntansi dan diberikan tandatangan oleh pihak yang
38
bertanggungjawab untuk memastikan bahwa informasi yang ada di dalam daftar ini memang benar.
2) Pencatatan Hasil Penghitungan Fisik Persediaan Didasarkan atas Kartu Penghitungan Fisik yang Telah Diteliti Kebenarannya oleh Pemegang Kartu Penghitungan Fisik.
Pencatatan ke dalam daftar hasil penghitungan fisik harus didasarkan atas dokumen sumber yang telah diteliti kebenarannya. Hal ini dimaksudkan agar setiap dokumen sumber dibuat atas dasar data yang dijamin ketelitiannya. 3) Harga Satuan yang Dicantumkan dalam Daftar Hasil
Penghitungan Fisik Berasal dari Kartu Persediaan yang Bersangkutan.
Harga satuan yang dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik diambilkan dari kartu persediaan yang bersangkutan dalam prosedur penetapan harga.
4) Adjustment terhadap Kartu Persediaan Didasarkan pada
Informasi Tiap Jenis Persediaan yang Tercantum dalam Daftar Penghitungan Fisik.
Setelah kuantitas tiap jenis persediaan yang dihitung dicantumkan dalam daftar hasil penghitungan fisik, kemudian ditentukan harga pokok per unitnya dan jumlah harga pokok tiap jenis persediaan, untuk dasar adjustment data yang dicatat dalam kartu persediaan yang bersangkutan.
39
c. Praktik yang Sehat
1) Kartu Penghitungan Fisik Bernomor Urut Tercetak dan Penggunaannya Dipertanggungjawabkan oleh Fungsi Pemegang Kartu Penghitungan Fisik.
Untuk menghindari tidak dicatatnya hasil penghitungan fisik persediaan, dokumen yang dipakai sebagai alat untuk merekam hasil penghitungan fisik persediaan, dokumen yang dipakai sebagai alat untuk merekam hasil penghitungan fisik harus bernomor urut tercetak dan pemakaian nomor urut tersebut harus dipertanggungjawabkan oleh pemegang kartu penghitungan fisik.
2) Penghitungan Fisik Setiap Jenis Persediaan Dilakukan Dua Kali Secara Independen, Pertama Kali oleh Penghitung dan Kedua Kali Oleh Pengecek.
Penghitungan tiap persediaan harus dilakukan dua kali untuk menjamin ketelitian penghitungan fisik persediaan. Penghitungan pertama dilakukan oleh penghitung dan hasilnya direkam dalam kartu penghitungan fisik bagian ketiga. Hasil penghitungan fisik ini kemudian dicek kebenarannya oleh pengecek dengan cara melakukan penghitungan kedua secara independen. Hasil penghitungan kedua ini direkam dalam kartu penghitungan fisik bagian kedua.
40
3) Kuantitas dan Data Persediaan Lain yang Tercantum dalam Bagian Ketiga dan Bagian Kedua Kartu Penghitungan Fisik dicocokkan oleh Pemegang Kartu Penghitungan Fisik Sebelum Data yang Tercantum dalam Bagian Kedua Kartu Penghitungan Fisik Dicatat dalam Daftar Hasil Penghitungan Fisik.
Kartu penghitungan fisik bagian kedua harus dicocokkan dengan kartu penghitungan fisik bagian ketiga oleh pihak yang bebas dari kegiatan penghitungan fisik. Untuk membuktikan ketelitian data yang direkam dalam kartu tersebut.
4) Peralatan dan Metode yang Digunakan untuk Mengukur dan Menghitung Kuantitas Persediaan Harus Dijamin Ketelitiannya.
Ada persediaan yang memerlukan alat tertentu dan metode tertentu untuk menghitung kuantitasnya. Peralatan dan metode yang digunakan untuk mengukur menghitung kuantitas persediaan harus dijamin ketelitiannya agar hasil penghitungan fisik persediaan teliti dan handal.
8. Bagan Alir Dokumen (flowchart)
Bagan alir dokumen adalah gambaran proses kegiatan dalam suatu organisasi secara manual. Bagan alir dokumen digunakan dalam merancang dan mendokumentasikan proses. Bagan alir dokumen dapat membantu perancang dalam memvisualisasikan apa yang terjadi dalam proses kegiatan operasi perusahaan dan membantu pemakai memahami
41
proses tersebut. Penggambaran bagan alir harus menggunakan cara dan ketentuan sistem akuntansi, sehingga mempermudah gambaran dan menyelaraskan pemahaman pengguna bagan alir. Sistem akuntansi dijelaskan dengan menggunakan bagan alir dokumen. Dalam bagan alir dokumen terdapat banyak simbol-simbol standar yang digunakan oleh analis sistem untuk membuat bagan alir dokumen dalam sistem tertentu. Dalam bagan alir dokumen, arus dokumen digambarkan berjalan dari kiri ke kanan dan dari atas ke bawah. Arah perjalanan dokumen ini dapat diikuti dengan melihat nomor dalam simbol penghubung pada halaman yang sama (on page connector) atau nomor dalam simbol pada halaman yang berbeda (off page connector). Penggunaan bagan alir dokumen lebih bermanfaat dibandingkan dengan penjelasan secara tertulis dalam menggambarkan suatu sistem. Manfaat tersebut adalah sebagai berikut:
a. Gambaran sistem secara menyeluruh lebih mudah diperoleh dengan menggunakan bagan alir.
b. Perubahan sistem lebih mudah digambarkan dengan menggunakan bagan alir.
c. Kelemahan-kelemahan dalam sistem dan identifikasi bidang-bidang yang memerlukan perbaikan lebih mudah ditemukan dalam bagan alir.
d. Dokumentasi sistem akuntansi dilakukan dengan menggunakan bagan alir.
42
Berikut ini simbol-simbol standar dengan maknanya masing-masing:
Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen Dokumen:
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan semua jenis dokumen, yang merupakan formulir yang digunakan untuk merekam data terjadinya suatu transaksi.
Dokumen dan tembusannya:
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan dokumen asli dan tembusannya. Nomor lembar dokumen dicantumkan di sudut kanan atas.
Berbagai dokumen:
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan berbagai jenis dokumen yang digabungkan bersama di dalam satu paket.
Catatan:
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan catatan akuntansi yang digunakan untuk mencatat data yang direkam sebelumnya di dalam dokumen atau formulir.
2
Faktur 1
Surat muat 2
SOP 1
Faktur 3 penjualan
43
Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (lanjutan) Kegiatan manual:
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan kegiatan manual. Uraian singkat kegiatan manual organisasi dicantumkan dalam simbol ini.
Penghubung pada halaman yang sama:
Simbol ini adalah simbol penghubung untuk memungkinkan aliran dokumen berhenti di suatu lokasi di halaman tertentu dan kembali berjalan ke lokasi lain pada halaman yang sama. Dengan memperhatikan nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung pada halaman yang sama, dapat diketahui aliran dokumen dalam sistem akuntansi yang digambarkan dalam bagan alir.
Akhir arus dokumen dan mengarahkan pembaca ke simbol penghubung halaman yang sama yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.
Awal arus dokumen yang berasal dari simbol penghubung halaman yang sama, yang bernomor seperti yang tercantum di dalam simbol tersebut.
1
1
44
Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (lanjutan) Keterangan, komentar:
Simbol ini memungkinkan ahli sistem menambahkan keterangan untuk memperjelas pesan yang disampaikan dalam bagan alir.
Penghubung pada halaman yang berbeda:
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan kemana dan bagaimana bagan alir terkait satu dengan yang lainnya. Nomor yang tercantum di dalam simbol penghubung menunjukkan bagaimana bagan alir yang tercantum pada halaman tertentu terkait dengan bagan alir yang tercantum pada halaman yang lain.
Arsip sementara:
Simbol ini digunakan untuk menunjukkan tempat penyimpanan dokumen. Arsip sementara adalah tempat penyimpanan dokumen dan dokumennya akan diambil kembali dari arsip tersebut untuk keperluan pengolahan lebih lanjut terhadap dokumen tersebut. Untuk menunjukkan urutan pengarsipan dokumen digunakan simbol sebagai berikut:
A = menurut abjad. N = menurut nomor urut.
T = kronologis, menurut tanggal
45
Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (lanjutan)
Keying (typing, verifying):
Simbol ini menggambarkan pemasukan data ke dalam komputer melalui on line terminal.
Arsip permanen:
Simbol ini digunakan untuk menggambarkan arsip permanen yang merupakan tempat penyimpanan dokumen yang tidak akan diproses lagi dalam sistem akuntansi yang bersangkutan.
On line computer access:
Simbol ini menggambarkan pengolahan data dengan komputer secara on line. Nama program ditulis di dalam simbol.
Pita magnetik:
Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk pita magnetik. Nama arsip ditulis di dalam simbol.
On line storage:
Simbol ini menggambarkan arsip komputer yang berbentuk on line (di dalam memori komputer)
Ke sistem penjualan
Keluar ke sistem lain:
Simbol yang menggambarkan kegiatan yang ke luar sistem.
46
Tabel 1. Simbol-simbol Standar untuk Pembuatan Bagan Alir Dokumen (lanjutan) Ya
tidak
Keputusan:
Menggambarkan keputusan yang harus dibuat dalam proses pengolahan data. Keputusan yang dibuat, ditulis di dalam simbol ini.
Garis alir:
Simbol ini menggambarkan arah proses pengolahan data. Anak panah digambarkan hanya jika dokumen mengalir ke atas atau ke kiri.
Persimpangan garis alir:
Untuk garis yang bersimpangan, salah satu garis dibuat sedikit melengkung tepat pada persimpangan ke dua garis tersebut.
Pertemuan garis alir:
Simbol ini digunakan jika dua garis alir bertemu dan salah satu garis mengikuti arus garis lainnya. Mulai / berakhir:
Menggambarkan awal dan akhir suatu sistem akuntansi.
Dari pemasok Masuk ke sistem:
Kegiatan luar sistem yang masuk ke dalam sistem, yang digambarkan dalam bagan alir.
Sumber: Mulyadi (1993: 60-63)
47
Gambar 14. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli
Sumber: Mulyadi (1993: 572) Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan
Harga Pokok Persediaan yang Dibeli Bagian Penerimaan
Dikirim ke Bagian Gudang
Dari pemasok via Bagian Pembelian
LPB : Laporan Penerimaan Barang SP : Surat Pengantar
SOP : Surat Order Pembelian
48
Gambar 14. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dibeli (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (1993: 572)
Bagian Kartu Persediaan
3
Bukti Kas 2 Keluar
Kartu Persediaan
N
Selesai
Bagian Gudang
2
LPB 2
Kartu Gudang
N
49
Gambar 15. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok
Sumber: Mulyadi (1993: 574-575) Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok
Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok Bagian Gudang
LPB : Laporan Penerimaan Barang
50
Gambar 15. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (1993: 574-575) 2
Bagian Utang Diterima dari Bagian
Pembelian
2
Memo Debit 1 LPB 1
Membandingkan jenis dan kuantitas barang
LPB 1
2
Memo Debit 1
Dikirim ke pemasok
3
5
LPB 1
Memo Debit 2
T Arsip bukti kas keluar yang belum dibayar
Selesai
51
Gambar 15. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Dikembalikan kepada Pemasok (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (1993: 574-575)
Bagian Kartu Persediaan
3
LPB 1
Memo Debit 2
Mengisi harga pokok satuan & harga pokok
total pada memo debit
LPB 1
Memo Debit 2
Kartu Persediaan
4
Bagian Jurnal
4
LPB 1
Memo Debit 2
5 Jurnal retur
penjualan
52
Gambar 16. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Diterima Kembali dari Pembeli
Sumber: Mulyadi (1993: 568)
Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Persediaan yang Diterima Kembali dari Pembeli
Bagian Gudang Penerimaan via
Bagian Piutang
LPB : Laporan Penerimaan Barang
53
Gambar 16. Bagan Alir Dokumen Prosedur Pencatatan Harga Pokok Produk yang Diterima Kembali dari Pembeli (Lanjutan)
Sumber: Mulyadi (1993: 568)
Bagian Jurnal
1
LPB 1
Memo 2 Kredit
N
Jurnal Retur
Penjualan Selesai
54
Gambar 17. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan Sumber: Mulyadi (1993: 587-588)
Pemegang Kartu Penghitungan Fisik Mulai DHPF : Daftar Hasil Penghitungan Fisik 2
1
SISTEM PENGHITUNGAN FISIK PERSEDIAAN
KPF
2
DHPF 1
Tidak
55
Gambar 17. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan (Lanjutan) Sumber: Mulyadi (1993: 587-588)
Penghitung (Counter)
Mengisi KPF bagian 3 dan menyobek KPF bagian 3 tsb
KPF bagian 3
KPF bagian 2
KPF bagian 1
N N
Digantung pada tempat penyimpanan barang bersama dengan KPF bagian 3
Digantungkan pada tempat penyimpanan barang sebagai tanda bahwa persediaan
Mengisi data hasil penghitungan pd. brg. gudang sebagai tanda barang telah dihitung
56
Gambar 17. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan (Lanjutan) Sumber: Mulyadi (1993: 587-588)
Bagian Kartu Persediaan
5
2
DHPF 1
Mengisi harga pokok per unit &
menghitung
57
Gambar 17. Sistem Penghitungan Fisik Persediaan (Lanjutan) Sumber: Mulyadi (1993: 587-588)
Bagian Gudang
7
DHPF 2
Kartu Gudang
T
Selesai
58
E. Penghitungan Fisik Persediaan
Penghitungan fisik persediaan meliputi pekerjaan menghitung, menimbang, atau mengukur tiap-tiap jenis barang yang berada dalam persediaan. Penghitungan persediaan seringkali dilakukan saat perusahaan sedang tidak beroperasi, atau tidak begitu sibuk, terkadang perusahaan juga harus ditutup untuk sementara agar penghitungan persediaan dapat berjalan dengan lebih efektif. Untuk mengurangi terjadinya kesalahan, perusahaan dapat menerapkan prosedur-prosedur berikut:
a. Penghitungan harus dilakukan oleh orang-orang yang tidak ditugasi menyimpan barang (pembagian tugas).
b. Tiap bagian mendapat tugas yang jelas mengenai jenis persediaan yang menjadi tanggungjawabnya (penetapan tanggungjawab). c. Harus dilakukan perhitungan kedua oleh orang lain (pemeriksaan
secara independen).
d. Harus digunakan kartu persediaan yang bernomor urut tercetak, dan kartu tersebut diawasi pemakaiannya (prosedur dokumentansi). e. Harus ditunjuk pengawas yang bertugas untuk menentukan (pada akhir penghitungan) bahwa semua jenis persediaan diberi kartu yang tidak ada satu jenis persediaan pun yang diberi lebih dari satu kartu (pemeriksaan secara independen).
Penghitungan kuantitas persediaan dapat dihitung secara perpetual dan fisik, masing-masing sistem penghitungan ini memiliki tujuan yang berbeda dimana sistem perpetual dilakukan untuk mengecek keakuratan
59
catatan persediaan dan menghitung jumlah rugi terkait persediaan (pemborosan bahan baku, pencurian oleh konsumen atau oleh karyawan) yang selalu ada kemungkinan dapat terjadi. Sedangkan jika perusahaan memilih penghitungan secara fisik, perusahaan menggunakan sistem penghitungan ini untuk menghitung jumlah persediaan yang tersisa dan menghitung kos barang terjual selama satu periode.
Kepemilikan barang merupakan salah satu hal penting ketika akan melakukan penghitungan persediaan. Jangan sampai perusahaan salah mengakui hak milik karena akan dapat menimbulkan kesalahan saat menentukan jumlah total persediaan yang dimiliki perusahaan. Hak milik ditentukan oleh syarat penjualan yang disepakati oleh pihak penjual dan pembeli, pembeli baru boleh mengakui persediaan jika sudah memiliki hak secara hukum atas barang. Terdapat dua syarat penjualan, yaitu:
a. FOB (Free On Board) Shipping point
Jika menggunakan syarat ini, maka kepemilikan barang akan beralih ke pembeli ketika jasa pengangkut barang sudah menerima barang tersebut dari penjual.
b. FOB Destination
Jika menggunakan syarat ini, maka kepemilikan barang akan tetap berada di pihak penjual hingga barang tersebut sampai ke pembeli, atau dengan kata lain, pembeli berhak mengakui barang jika barang tersebut sudah sampai padanya.
60
Perusahaan juga kadang-kadang menjualkan barang pihak lain yang menitipkan barang pada perusahaan. Barang titipan ini lebih dikenal dengan nama barang konsinyasi. Perusahaan berhak mendapat komisi atas penjualan barang tapi tanpa memiliki barang tersebut.
F. Metoda Harga Perolehan
1. First-in, First-out (FIFO)
Metoda FIFO menganggap bahwa barang yang lebih dahulu dibeli akan dijual lebih dahulu. Harga perolehan barang yang lebih dulu dibeli dianggap akan menjadi harga pokok penjualan lebih dulu juga.
2. Rata-rata
Metoda rata-rata didasarkan pada harga perolehan rata-rata tertimbang, harga perolehan (HP) rata-rata tertimbang ini dihitung dengan rumus: Total HP : jumlah unit tersedia = rata-rata tertimbang per unit.
G. Review Penelitian
Penelitian sebelumnya dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi
Persediaan, Studi Kasus pada Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara,
Kalasan” yang dilakukan oleh Alberta Pungky Febriana, NIM: 052114038
memiliki rumusan masalah sebagai berikut:
Apakah sistem akuntasi persediaan yang telah dilaksanakan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara sesuai dengan teori?
Hasil penelitian yang diperoleh yaitu:
61
Sistem akuntansi persediaan yang dijalankan di Instalasi Farmasi Rumah Sakit Bhayangkara belum sesuai teori. Hal ini dapat dilihat dari banyaknya ketidaksesuaian antara teori dan praktek yang dijalankan, seperti dalam hal pemisahan tanggung jawab fungsional yang masih perlu ditingkatkan dengan mengacu pada prinsip pemisahan fungsi operasi, penyimpanan aktiva dan pencatatan. Dalam Instalasi Farmasi juga terdapat kekurangan beberapa dokumen dan catatan akuntansi, pelaksanaan perhitungan persediaan yang kurang sesuai dan pemberian nomor urut tercetak pada formulir yang digunakan. Penelitian sebelumnya dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan, Studi Kasus pada Instalasi Farmasi Rumah
Sakit Bhayangkara, Kalasan” ini juga membahas mengenai sistem
akuntansi persediaan dan membandingkan apakah sistem akuntansi persediaan tersebut sudah sesuai dengan teori ataukah belum. Penelitian ini memiliki rumusan masalah penelitian yang sama dengan penelitian yang saya lakukan.
Penelitian sebelumnya lainnya dengan judul “Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan Bahan Baku, Studi Kasus pada PT. Aseli Dagadu
Djokdja” yang dikerjakan oleh Lucia Anna Novitasari, NIM: 012114023
memiliki rumusan masalah sebagai berikut:
Apakah sistem akuntansi persediaan bahan baku pada PT. Aseli Dagadu Djokdja telah sesuai dengan teori?
Hasil penelitian yang diperoleh yaitu:
Sistem akuntansi persediaan bahan baku yang dijalankan oleh Aseli
62
Dagadu Djokdja tidak semuanya sesuai dengan teori.
Unsur-unsur yang telah sesuai dengan teori adalah unsur-unsur yang terdapat pada sistem akuntansi persediaan bahan baku, antara lain:
1. Dokumen-dokumen yang digunakan.
2. Fungsi-fungsi dalam unit organisasi yang terkait. 3. Catatan akuntansi yang digunakan.
4. Prosedur yang dijalankan.
Sedangkan unsur-unsur yang belum sesuai teori adalah unsur-unsur yang berkaitan dengan pengendalian intern bagi sistem akuntansi persediaan bahan baku, antara lain:
1. Fungsi penerimaan dirangkap dengan fungsi pembelian.
2. Bagian gudang bahan baku melakukan permintaan secara lisan. 3. Dokumen yang digunakan bernomor urut tidak tercetak.
4. Bukti kas keluar tidak dicap “lunas”.
Penelitian terdahulu yang berjudul “Evaluasi Sistem Akuntansi Persediaan
Bahan Baku, Studi Kasus pada PT. Aseli Dagadu Djokdja” juga
membandingkan praktek dengan teori yang ada. Praktek yang sudah sesuai dengan teori juga ikut dipaparkan, tidak hanya yang tidak sesuai dengan teori saja. Penelitian terdahulu ini juga membandingkan unsur-unsur sistem akuntansi yang ada di teori dengan praktek yang dijalankan di perusahaan.
63
BAB III
METODE PENELITIAN
A. Jenis Penelitian
Jenis penelitian yang digunakan yaitu studi kasus dan deskriptif analitis. 1. Studi kasus, merupakan penelitian dengan karakteristik masalah yang
berkaitan dengan latar belakang dan kondisi saat ini dari subyek yang diteliti. Subyek yang diteliti merupakan suatu badan yang dibentuk oleh kumpulan dokter gigi.
2. Deskriptif analitis merupakan penyajian konsep teoritis yang akan digunakan untuk menilai obyek yang diteliti, lalu menganalisis hasil penelitian dengan mengacu pada konsep teoritis untuk diambil suatu kesimpulan.
B. Tempat dan Waktu Penelitian
1. Tempat penelitian : PT. GRHA PRIMA DENTA 2. Waktu penelitian : Maret – April 2013
C. Subyek dan Obyek Penelitian
1. Subyek Penelitian: a. Bagian Gudang b. Bagian Pembelian c. Bagian Penjualan d. Bagian Akuntansi
64
2. Objek Penelitian:
a. Dokumen dan catatan akuntansi yang digunakan dalam pelaksanaan sistem akuntansi persediaan barang dagangan.
b. Jaringan prosedur yang membentuk sistem akuntansi persediaan barang dagangan.
c. Bagan alir dokumen sistem akuntansi persediaan barang dagangan. d. Proses pengendalian intern perusahaan.
D. Data yang Dicari
1. Data subyek, baik data lisan maupun tertulis yang berisi penjelasan yang terkait dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan. 2. Gambaran umum persediaan.
3. Prosedur-prosedur yang berhubungan dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan.
4. Dokumen, formulir dan catatan-catatan yang digunakan dan berkaitan dengan sistem akuntansi persediaan barang dagangan.
E. Teknik Pengumpulan Data
1. Wawancara
Wawancara dilakukan melalui tanya jawab secara langsung kepada pimpinan maupun karyawan pada bagian yang bersangkutan.
