BAB IV HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN
B. Analisis dan Desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada
Kantor Badan Pengawas Pemilihan Umum Provinsi Sulawesi Selatan
1. Analisa kebutuhan SDM
Analisa kebutuhan sumber daya adalah hal penting yang harus dilakukan pada setiap karyawan. Meskipun terlihat sederhana hanya menganalisa kebutuhan pelatihan terhadap karyawan, tugas ini memerlukan analisa secara keseluruhan melingkupi bagaimana keterampilan dan kemampuan karyawan dalam perusahaan. Analisa ini diharapkan sebagai cara untuk mencari karyawan mana yang membutuhkan pelatihan tambahan agar kemampuan dan keterampilan.
Terkhusus pada karyawan atau pegawai Bawaslu sebagai badan pengawas pemilu di Provinsi Sulawesi Selatan tentunya harus memiliki kapasitas sumber daya manusia yang memenuhi kriteria agar dapat menjalankan pengawasan terhadap pelaksanaan pemilu. Dimana dalam penyelenggaraan pemilu terdapat berbagai aturan yang dilandasi oleh Undang-undang sehingga sebagai pelaksana dan pengawas pemilu harus tau dan memahami akan aturan yang berlaku beserta dengan kepastian hukum yang ada.
Analisa kebutuhan pelatihan pegawai berfungsi untuk mengelompokkan jenis pelatihan apa yang dibutuhkan oleh pegawai dalam suatu perusahaan. Mengingat di satu sisi Bawaslu yang memiliki ruang lingkup kerja yang luas yakni pada wilayah Provinsi Sulawesi Selatan memiliki banyak pegawai yang bekerja dan harus memahami pengetahuan dan keterampilan yang berbeda-beda dengan menghadapi tempat pengawasan yang juga terdiri dari berbagai karakter orang.
44
Analisa kebutuhan pelatihan pegawai tidak bisa dilakukan terburu-buru tanpa suatu pertimbangan yang matang karena pelatihan terhadap pegawai istilahnya ada kinerja yang akan di untungkan pula Kembali ke bawaslu itu sendiri.
Maka dari itu perlu dilakukan analisis terlebih dahulu untuk mengetahui jenis pelatihan apa yang dibutuhkan oleh perusahaan. Banyak hal yang harus dipertimbangkan dalam melakukan analisa kebutuhan pelatihan pegawai.
Adapun manfaat analisis kebutuhan SDM bagi perusahaan meliputi beberapa hal berikut :
a. Optimalisasi sistem manajemen informasi utamanya tentang data karyawan.
b. Memanfaatkan SDM seoptimal mungkin.
c. Mengembangkan sistem perencanaan SDM dengan efisien dan efektif. d. Mengkoordinasi fungsi-fungsi manajemen secara optimal.
e. Mampu membuat perkiraan kebutuhan SDM dengan lebih akurat dan cermat.
Berdasarkan pada tujuan dan tupoksin dari badan pengawasan pemilu Provinsi Sulawesi Selatan itu maka kebutuhan sumber daya manusia diarahkan pada 7 poin peningkatan sumber daya manusia yang meliputi pada:
a. Performance capacity (Kapasitas kinerja)
Kapasitas kinerja dilakukan oleh Bawaslu terhadap petugas yang tergabung didalamnya menjadi pengawas pemilihan umum dilakukan dengan mengadakan pelatihan Bimtek. Pelatihan bimek ini meliputi
pada pembagian beberapa kelas penyusunan Modul yang terbagi menjadi kelas penyusunan Modul SDM, PHL dan HPP.
b. Personal capacity (Kapasitas Pribadi)
Penguatan pada kapasitas pribadi lebih berfokus pada penguatan kemampuan petugas yang berwenang pada pengelolaan keuangan. Selain diklat-diklat diatas Bagian Pengawasan Internal dan Tata Laksana melakukan in house training kepada pegawai atas pajak, Icofr Laporan Keuangan, Review Laporan Keuangan dan sebagainya. Selain in house training, Bagian Pengawasan Internal dan Tata Laksana juga mengikutsertakan pegawainya untuk mengikuti diklat Review Laporan Keuangan, RKBMN, LHKPN dan sebagainya.
c. Workload capacity (Kapasitas Beban Kerja)
Beban kerja atau workload (Puteri, 2017: 2) merupakan usaha yang harus dikeluarkan oleh seseorang untuk memenuhi “permintaan” dari pekerjaan tersebut. Sedangkan kapasitas adalah kemampuan/kapasitas manusia. Kapasitas ini dapat diukur dari kondisi fisik maupun mental seseorang. Beban kerja yang dibutuhkan untuk melakukan kerja tertentu.
d. Supervisory capacity (Kapasitas Pengawas)
Terkait pelaksanaan kapasitas pengawasan pada penyelenggaraan pemilu dilakukan dengan mengadakan dengan menyusun bimtek pengawas AdHoc. Pembuatan bimtek materi modul dalam pengawasan AdHoc dilakukan bisa lintas divisi, tidak hanya divisi Sumber Daya Manusia (SDM) saja, karena mencakup semua materi pengawasan
46
pemilu, seperti pengawasan, penindakan, penyelesaian sengketa, dan hukum.
e. Facility capacity (Kapasitas Fasilitas)
Kapasitas fasilitas yang dimaksud dalam bidang ini adalah pencegahan penggunaan fasilitas diluar dari yang disediakan oleh bawaslu terhadap semua jajaran yang berada dalam lingkup bawaslu. Seperti yang tertera dalam tugas bawaslu yaitu dalam pengadaan logistik Pemilu dan pendistribusiannya dilakukan dengan fasilitas yang disediakan oleh bawaslu. Demikian pula dalam pelaksanaan pengawasan pemungutan suara dan penghitungan suara hasil Pemilu di TPS, petugas yang berwenang mengawasi pemilu tidak diperkenankan menggunakan fasilitas diluar dari yang disediakan.
f. Structural capacity (Kapasitas Struktural)
Untuk kapasitas structural, bawaslu mengadakan penguatan secara organisasi melalui reformasi birokrasi. Reformasi birokrasi pada hakikatnya merupakan upaya untuk melakukan pembaharuan dan perubahan mendasar terhadap sistem penyelenggaraan pemerintahan terutama menyangkut aspek-aspek kelembagaan (organisasi), ketatalaksanaan (business prosess) dan sumber daya manusia aparatur.
g. Role capacity (Kapasitas Peran)
Sejak Tahun 2015 hingga 2018, Bagian Pengawasan Internal dan Tata Laksana telah mendiklatkan sebanyak 52 pegawai yang bekerja dilingkungan Sekretariat Bawaslu. Pada Tahun 2018 ini, telah diselenggarakan kelas mandiri diklat JFA yang bekerja sama dengan
Pusdiklatwas BPKP untuk 24 peserta yang berasal dari Bawaslu dan Bawaslu Provinsi. Dalam peningkatan kapasitas peran yang paling menonjol dari 6 divisi tersebut berdasarkan penyelenggaraan pemilu 2019 yakni divisi humas dan divisi penyelesaian sengketa. Sedangkan divisi lainnya berjalan baik meskipun terdapat beberapa hambatan.
Setelah serangkaian langkah dalam melakukan analisa dilaksanakan dan menemukan hasil yang dirasa cocok maka saatnya untuk menjalankan rencana atau ide pelatihan yang telah disepakati. Intinya adalah Bawaslu sebagai sebuah instansi disini memiliki peran yang besar untuk memaksimalkan kemampuan SDM dengan melakukan pelatihan. Karena tujuan pelatihan ini nantinya tetap saja akan memberikan keuntungan pada pihak instansi. Maka dari itu, melakukan analisa yang tepat sebelum melakukan pelatihan dapat memberikan keuntungan lain pada instansi seperti salah satunya mendapatkan hasil penilaian kinerja pegawai secara terperinci.
2. Desain Sistem Informasi Sumber Daya Manusia pada Kantor Badan
Pengawas Pemilihan Umum Provinsi Sulawesi Selatan
Departemen SDM bertanggung jawab dalam penyediaan SDM yang berkualitas melalui proses pelatihan dan pengembangan pegawai untuk mengolah SDM tersebut menjadi lebih berpengalaman dan berpengetahuan dalam menyelesaikan masalah-masalah pekerjaan yang dihadapi. Departemen juga perlu menghasilkan laporan pengajuan pelatihan, dan laporan pelatihan pegawai. Untuk menganalisis prestasi dan pengembangan karir karyawan, departemen SDM juga menghasilkan laporan pemindahan untuk dianalisis.
48
Berikut gambaran sistem proses informasi sumber daya manusia pada Bawaslu.
Sistem informasi yang di gunakan pada informasi sumber daya manusia dimulai daripada tahap perancangan program kerja persiapan pemilu, yang selanjutnya di laksanakan dengan penyusunan Langkah-langkah persiapan penyelenggaraan pengawasan pelaksanaan pemilu.
Selanjutnya setelah dilakukan persiapan atau penyusunan tata cara penyelenggaraan pemilu beserta dengan pelaksanaan pengawasan, maka
bawaslu selanjutnya akan memilih pegawai pelaksana berdasarkan kapasitasnya yang diberikan ke bagian-bagian setiap divisi.
Pada tahap penugasan, dilakukan selanjutnya untuk mempersiapkan sumber daya manusia pelaksana pengawasan yang berkompeten maka disusunlah sejumlah rancangan pelatihan melalui forum pelatihan. Yang selanjutnya pada forum kebutuhan pelatihan tersusun akan dilanjutkan dengan forum pemindahan yakni ke divisi-devisi SDM yang meliputi beberapa bagian yaitu:
a. Performance capacity (Kapasitas kinerja)
b. Personal capacity (Kapasitas Pribadi)
c. Workload capacity (Kapasitas Beban Kerja)
d. Supervisory capacity (Kapasitas Pengawas)
e. Facility capacity (Kapasitas Fasilitas)
f. Structural capacity (Kapasitas Struktural)
g. Role capacity (Kapasitas Peran)
Berdasarkan ke 7 pemenuhan kebutuhan SDM pegawai Bawaslu, maka dilanjutkan pada tahapan penjadwalan kegiatan pelatihan. Pelatihan yang dilaksanakan ini bertajuk “BIMTEK”, dimana hampir 75% tupoksin dari Bawaslu adalah bersifat teknis dilapangan. Sehingga penyelenggaraan pelatihan menjadi ujung tombak mensukseskan pemilu yang aman,tertib, efektif, dan efisien.
Setelah dilakukan penjadwalan, maka pelaksanaan pelatihan akan dilakukan perdivisi, mulai dari biro administrasi, biro tehnis, bio hukum, biro administrasi dewan kehormatan, dan tim asistensi sebagai pengawasan Bawaslu dalam penyelenggaraan pemilu.
50
Pelaksanaan pelatihan selanjutnya di laksanakan dan pegawai akan diberikan evaluasi atau materi yang telah diterima guna mengetahui sejauh mana peningkatan kemampuan pegawai setiap divisi secara tehnis dalam pelaksanaan dilapangan nanti.
Setelah dilakukan pelatihan BIMTEK tersebut, selanjutnya akan diberikan sertifikat sebagai bukti keikutsertaan dalam BIMTEK sehingga hal ini selanjutnya akan berguna Ketika pemilihan SDM Kembali dimasa pemilu berikutnya untuk dipertimbangkan pengalaman kerja dan kinerjanya selama bertugas sebagai pegawai Bawaslu.
Adapun desain sistem informasi sumber daya manusia yang dirancang untuk memudahkan memberikan informasi terkait kapasitas pegawai yang tergabung dalam Bawaslu diuraikan sebagai berikut ini:
Rancangan diagram konteks diatas untuk menampilkan gambaran secara keseluruhan sistem informasi pelatihan dan pengembangan serta menjelaskan apa saja yang menjadi masukan dan keluaran sebuah sistem. Pada sistem ini menunjukkan kepala seksi yang merupakan penanggung
jawab bagian SDM dan T.U. Pimpinan akan memberikan 4 jenis form, yaitu 1) form departemen, jabatan, dan pelatihan, form ini berisikan tentang departemen/bagian-bagian kerja yang akan diisi, sedangkan jabatan terkait jabatan yang akan disi, serta pelatihan yang akan diterima pegawai dan form pelatihan akan menentukan kemampuan pegawai akan mengisi jabatan apa. 2) form penilaian prestasi pegawai, hal ini berkaitan dengan hasil pelatihan, penentuan departemen dan posisi jabatan akan telihat di form ini, dan 3) form pemindahan yakni form yang berisikan pada penyerahan hasil, serta 4) form pengajuan pelatihan berisikan materi dan tahapan-tahapan yang akan dijalani dan diterima pegawai.
Selanjutnya keempat akan diserahkan kepada sistem informasi pengembangan pelatihan dan pengembangan pegawai untuk di laporkan seperti penyampaian laporan hasil kepada pimpinan dan pemberian sertifikat kepada pegawai yang sudah mengikuti pelatihan dan form pegawai akan di isi tentang identitas pegawai serta CV sebelum bergabung di Bawaslu.
52
Untuk melihat desain lebih detail, maka diuraikan kedalam beberapa flowchart berikut ini:
Flowchart diatas menunjukkan bahwa tahapan-tahapan dimulai dari bagian SDM dan TU pimpinan yang menyerahkan forum departemen dan jabatan kepada bagian departemen untuk di rekam dan diarsipkan sebagai database departemen. Selanjutnya pada bagian SDM dan TU mengisi form pelatihan untuk di input dan di arsipkan pada data base jabatan.
Sedangkan untuk pegawai akan mengisi form departemen sebagai kelengkapan administrasi data informasi diri yang terinput sebagai pegawai bawaslu dan di arsipkan pada database pegawai.
Gambar diatas merupakan diagram yang menceritakan proses dan aliran data dari proses awal secara lebih detail yaitu proses Input Master Data. Terdiri dari 4 sub-proses yaitu input departemen, input jabatan, input pelatihan, dan input karyawan.
Flowchat diatas merupakan kegiatan pelaksanaan pelatihan yang dimana dari pelaksanaan pelatihan data tentang hasil pelatihan akan didokumentasikan melalui proses penilaian prestasi yang akan di simpan
54
pada database hasil penelitian yang selanjutnya hasil penelitian akan dicetak mulai dari proses pemberian materi sampai pada tahap evaluasi.
Bagian SDM dan TU pimpinan selanjutnya akan menerima laporan catatan hasil pelatihan dan di buatkan laporan berdasarkan pada daftar pelatihan yang diperoleh selama pelatihan berlangsung. Demikian pula dalam database hasil pelatihan akan memuat daftar peseta pelatihan dan selanjutnya akan dibuatkan sertifikat sebagai tanda keikutsertaan dan telah menerima pelatihan.
Selanjutnya data yang diterima oleh bagian SDM dan TU pimpinan akan diisikan form penilaian prestasi pegawai dan telah terimput serta tersimpan pada data base hasil penelitian.
Flow chat selanjutnya akan menunjukkan proses dimana bagian SDM dan TU pimpinan akan memindahkan dan merekam jenis perpindahan pegawai berdasarkan pada hasil pelatihan dan dari rekaman tersebut akan diberikan informasi penempatan pegawai dengan mencetak form perpindahan dan diberikan kepada pegawai dalam bentuk surat keputusan penempatan kerja pada divisi yang dibidangi berdasarkan pada hasil evaluasi dan prestasi di hasil penelitian.
Flowchat diatas merupakan diagram yang menunjukan proses dan aliran data secara lebih mendetail dari proses 4.0 yaitu proses membuat laporan pemindahan dan penyimpanan data di bagian SDM dan TU pimpinan.