BAB 5 PEMBAHASAN DAN ANALISIS MASALAH
5.2 Melakukan Analisis Fungsi, Aset, dan Risiko (Function,
5.2.1 Analisis Fungsi
Berikut merupakan fungsi-fungsi yang dijalankan oleh PT X dalam aktivitas operasionalnya dan bagaimana fungsi tersebut berjalan.
1. Procurement of Raw Materials
PT X melakukan fungsi pembelian bahan baku dalam bentuk plastik, metal, besi, spare parts dan mesin untuk proses manufaktur. Aktifitas pembelian ini dilakukan dengan pihak afiliasi dan pihak independen. PT X bertanggung jawab untuk menentukan bahan baku yang akan digunakan dalam kegiatan produksi. Rencana pembelian pada umumnya dilakukan dua bulan sebelum proses manufaktur. PT X melalui departemen pembelian bertanggung jawab atas seluruh proses pembelian dan perencanaan pembelian yang akan dilakukan dan juga memiliki kebebasan untuk menyesuaikan rencana pembelian tanpa membutuhkan persetujuan dari pihak afiliasi. Dalam penentuan harga, PT X melakukan negosiasi secara independent, tetapi jika PT X membutuhkan bantuan, maka A,Ltd akan memberikan bantuan dalam membuat persetujuan pembelian.
2. Warehousing/ Inventory Management
Fungsi yang dijalankan oleh PT X adalah fungsi mengatur alur barang secara konstan ke dan dari tempat penyimpanan. Fungsi ini juga termasuk mengatur pengiriman pesanan barang untuk mencegah barang yang disimpang terlalu banyak. Dalam melakukan aktifitas penyimpanan, PT X melakukan fungsi penyimpanan secara independen dan mencangkup semua area termasuk penerimaan, penyimpanan, dan pengiriman barang kepada konsumen serta software yang digunakan untuk penyimpanan. Dalam aktifitasnya, PT X juga mendapat bantuan dari A,Ltd Japan dalam menyusun program dan mengimplementasi sistem barcode dalam aktifitas penyimpanan mereka.
3. Logistic Services
PT X bertanggung jawab untuk membuat rencana pengiriman secara independen melalui departemen pengiriman PPC. Untuk pengiriman domestik, PT X menggunakan truk sendiri dan/atau truk yang dimiliki oleh konsumennya. Sedangkan untuk aktifitas ekspor dan impor, PT X menggunakan jasa perusahaan pengiriman professional pihak ketiga.
Tanggung jawab atas pengiriman bahan baku dari pemasok ke PT X ditanggung oleh departemen penerimaan PT X.
4. Production Planning
PT X merencanakan proses manufaktur berdasarkan pesanan konsumen setiap tahunnya dan dari ramalan penjualan tahunan perusahaan. Tetapi PT X tidak hanya memulai proses manufaktur berdasarkan pesanan saja. PT X memiliki dua buah pabrik dimana pabrik pertama melakukan produksi sebelum adanya permintaan dari konsumen dan pabrik lainnya tidak bisa memulai proses produksi sebelum adanya konfirmasi pesanan dari konsumen. Pada umumnya, PT X akan mengkonfirmasi perencanaan produksi satu minggu sebelum proses produksi dimulai. Dan setelah adanya konfirmasi perencanaan produksi, akan diadakan pertemuan untuk memastikan kapasitas produksi PT X. Pada keseluruhan proses perencanaan produksi ini, PT X melakukan setiap kegiatannya secara independen dan tanpa bantuan pihak afiliasi.
5. Manufacturing Process
Proses manufaktur dan tata cara produksi telah dikembangkan oleh A,Ltd Japan dan diberikan kepada PT X. Sehingga aktifitas perusahaan untuk meningkatkan efisiensi proses manufaktur dan adaptasi produk dengan preferensi dan standar lokal menjadi sangat terbatas. Semua produk yang diproduksi oleh PT X didesain oleh A,Ltd Japan, begitu juga teknologi yang digunakan merupakan pengembangan dari A,Ltd Japan tanpa adanya keterkaitan pihak ketiga.
Tetapi, untuk proses pengepakan barang dan pemberian label dikerjakan sendiri oleh PT X di pabriknya dan pemberian label produk dilakukan dengan menggunakan merek PT X. Dengan kata lain, PT X bertanggung jawab secara menyeluruh dalam aktifitas ini.
6. Machineries and Equipments
Mesin dan peralatan yang dimiliki oleh PT X dibeli dari pihak independen dan pihak afiliasi dan juga bertanggung jawab dalam kebijakan pembelian ini. Tanggung jawab ini juga mencangkup dalam pemilihan dan pemeliharaan peralatan. Mesin-mesin yang digunakan oleh PT X antara lain adalah mesin cetak plastik, mesin potong laser, mesin cetak dan mesin
coating. Dalam aktifitas ini, PT X juga mendapat bantuan dari A,Ltd Japan
dalam hal pengoperasian mesin dan pemeliharaannya. Bantuan ini juga dapat diberikan ketika terjadinya breakdown pada mesin ataupun adanya kerusakan mesin.
7. Quality Control
PT X bertanggung jawab untuk mengontrol kualitas dari inspeksi bahan baku yang dibeli dari pemasok dan juga pemeriksaan produk barang jadi dari proses manufaktur sebelum dikirim ke konsumen. Dalam aktifitasnya, PT X akan melakukan pemeriksaan dan tes kualitas dari bahan baku dan barang yang diproduksi serta menjaga standar kualitas yang tinggi dari semua standar yang disetujui oleh A,Ltd Japan. Untuk memastikan kualitas produknya, PT X akan mengirimkan contoh produk mereka ke A,Ltd Japan sebelum dikirim ke konsumennya. PT X juga membutuhkan bantuan untuk memeriksa prosedur produksi dan kualitas produk ketika ada produk baru yang diperkenalkan ke PT X dari A,Ltd japan.
8. Research and Development (R&D)
A,Ltd merupakan pemilik dari intellectual property yang meliputi desain teknis dan proses manufatur, desain, merek dagang, dan nama dagang dari
brand perusahaan. Sehingga setiap proses penelitian dan pengembangan
produk untuk mengembangkan intellectual property perusahaan secara keseluruhan akan dilakukan oleh A,Ltd Japan. Dengan proses penelitian dan pengembangan yang dilakukan oleh A,Ltd Japan ini, maka PT X hanya dapat melakukan adaptasi dan penyesuaian desain untuk proses manufaktur agar dapat diaplikasikan di Indonesia.
9. Marketing
Dalam proses pemasaran produknya, PT X lebih menargetkan pada konsumen dari pihak ketiga atau pihak independen perusahaan. Dalam melakukan fungsi pemasaran produknya di luar negeri, PT X dibantu oleh pihak afiliasi dalam aktifitasnya. Aktifitas pemasaran yang dilakukan oleh pihak afiliasi, termasuk dalam indentifikasi dan eksplorasi konsumen, mengiklankan dan memperkenalkan produk PT X pada pameran perusahaan di luar negeri.
10. Sales and Price Negotiation
PT X menyiapkan perkiraan dan perecanaan penjualan setiap tahunnya berdasarkan perkiraan permintaan dari konsumen, baik dari pihak afiliasi ataupun pihak ketiga. Namun, PT X juga dapat menyesuaikan perencaan yang telah dibuat berdasarkan konfirmasi permintaan konsumen secara bulanan. Dalam melakukan negosiasi harga, PT X melakukan negosiasi langsung dengan konsumennya tanpa dibantu oleh pihak afiliasi.
11. Customer Support and After-sales
PT X memberikan layanan purna jual yang cepat, akurat dan baik kepada konsumen di dalam dan luar negeri untuk menjaga reputasi grup perusahaan afiliasi. Dalam aktifitasnya, jika setelah penjualan produk kepada konsumen dan terjadi komplain kepada PT X terkait produknya, maka konsumen tersebut akan menghubungi PT X dan menyelesaikan masalah ini dengan sepengetahuan A,Ltd Japan. Jika terjadi komplain dari konsumen sehubungan dengan kurangnya produk atau penolakan produk, maka PT X akan bertanggung jawab menyelesaikan masalah ini.
12. General Management and Administration
PT X bertanggung jawab atas aktifitas umum dan administrasi perusahaan secara mandiri, yang termasuk Finance Accounting Department, AWP