Pada tahap ini akan dijelaskan mengenai hasil perancangan yang telah dibuat yaitu berupa laporan yang bersifat real time atau hasil laporannya langsung terupdate ketika ada data baru yg masuk. Tujuan dari pembuatan laporan ini adalah sebagai informasi atas beberapa proses yang ada pada aplikasi CRM, dimana nantinya akan berguna sebagai basis dalam pengambilan keputusan atau pembuatan strategi-strategi baru di KALOG. Pada hasil perancangan ini terdapat 6 jenis laporan utama yang dapat dihasilkan, yaitu :
• Laporan Transaksi
Pada laporan transaksi ini, untuk pembuatan laporannya dapat dihasilkan berdasarkan beberapa kriteria, yaitu :
¾ Pelanggan
Dalam kriteria pelanggan ini, user dapat memilih pembuatan laporan berdasarkan spesifik satu pelanggan, semua pelanggan, 3 pelanggan terbanyak yang melakukan proses transaksi, atau 5 pelanggan terbanyak yang melakukan proses transaksi.
Dalam kriteria tanggal ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan dimulai pada tanggal berapa dan berakhir pada tanggal berapa.
¾ Satuan Waktu
Dalam kriteria satuan waktu ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan akan memakai satuan waktu bulanan, triwulan, semester, tahunan.
¾ Rute
Dalam kriteria rute ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan berdasarkan rute yang mana, untuk saat ini karena rute yang ada hanya antara dua kota, maka pilihan yang ada berdasarkan kriteria ini adalah : semua, Jkt-Sby, Sby-Jkt.
¾ Jenis Pengiriman
Dalam kriteria jenis pengiriman ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan berdasarkan jenis pengiriman yang mana, pilihan yang ada berdasarkan kriteria ini adalah : semua, door-door, door-station, station-door, station-station.
Contoh dari laporan transaksi dapat dilihat pada gambar berikut :
Gambar 4.66 Contoh Laporan Transaksi
Dari laporan transaksi ini, user akan mendapatkan beberapa informasi yang berkaitan dengan transaksi, yaitu :
¾ Tingkat potensi dari suatu pelanggan, didapatkan dari rutinitas transaksi dari suatu pelanggan (berapa kali pengiriman dalam suatu waktu dan kontinuitas pengiriman). Dengan mengetahui tingkat potensi pelanggan, KALOG dapat melakukan pelayanan yang berbeda untuk setiap pelanggan. Contoh kasus : dari hasil laporan, KALOG mendapatkan
tingkat potensi untuk pelanggan A dan B, dan suatu ketika A dan B meminta pengiriman khusus yang cepat pada waktu yang bersamaan. Dengan mempertimbangkan tingkat potensi pelanggan, dimana ternyata Ajauh lebih tinggi dari B, maka KALOG selayaknya memberikan pengiriman khusus untuk A terlebih dahulu.
¾ Peak season pengiriman, didapatkan dari kapan transaksi terbanyak dalam jangka masa tertentu. Dengan mengetahui peak season dan off
seasonpihak KALOG dapat melakukan penyesuaian sumber daya sesuai
dengan kebutuhan, selain itu KALOG juga dapat melakukan penyesuaian harga untuk masa waktu tertentu. Contoh kasus : Dari hasil laporan diketahui bahwa peak season pengiriman adalah pada bulan November dan off season pada bulan februari. KALOG dapat menyesuaikan tarif dimana pada saat peak season lebih tinggi dari pada off season, dan KALOG juga dapat menyesuaikan sumber daya (pekerja).
¾ Tingkat pertumbuhan pengiriman, didapatkan dari banyaknya pengiriman yang terjadi dari waktu ke waktu. Dengan mengetahui tingkat pertumbuhan pengiriman, KALOG dapat memperkirakan kebutuhan sumber daya untuk waktu yang akan datang. Contoh kasus : Dari laporan diketahui bahwa pertumbuhan pengiriman mengalami peningkatan, dan dari hasil pengamatan selama beberapa waktu, KALOG akan dapat mengetahui kapan waktunya menambah pekerja, kapan waktunya menambah alat atau kapan waktunya menambah rangkaian kereta.
Pada laporan keterlambatan pengiriman ini, untuk pembuatan laporannya dapat dihasilkan berdasarkan beberapa kriteria, yaitu :
¾ Checkpoint
Dalam kriteria area ini, user dapat memilih pembuatan laporan berdasarkan : checkpoint 1 (pengambilan barang dari tempat asal barang), checkpoint 2 (barang masuk ke tempat depo asal), checkpoint 3 ( barang dikirim dari tempat depo asal), checkpoint 4 (barang sampai ke tempat depo tujuan), checkpoint 5 (barang dikirim dari depo tujuan), checkpoint 6 (barang sampai ke tempat tujuan), atau semua (semua checkpoint).
¾ Tanggal
Dalam kriteria tanggal ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan dimulai pada tanggal berapa dan berakhir pada tanggal berapa. ¾ Satuan Waktu
Dalam kriteria satuan waktu ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan akan memakai satuan waktu bulanan, triwulan, semester, tahunan.
¾ Rute
Dalam kriteria rute ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan berdasarkan rute yang mana, untuk saat ini karena rute yang ada hanya antara dua kota, maka pilihan yang ada berdasarkan kriteria ini adalah : semua, Jkt-Sby, Sby-Jkt.
Dalam kriteria jenis pengiriman ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan berdasarkan jenis pengiriman yang mana, pilihan yang ada berdasarkan kriteria ini adalah : semua, door-door, door-station, station-door, station-station.
Contoh dari laporan keterlambatan transaksi dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 4.67 Contoh Laporan Keterlambatan Transaksi
Dari laporan keterlambatan pengiriman ini, user akan mendapatkan beberapa informasi yang berkaitan dengan keterlambatan pengiriman, yaitu :
¾ Tingkat keterlambatan, didapatkan dari banyaknya pengiriman yang terlambat dalam suatu waktu tertentu. Dengan mengetahui tingkat
keterlambatan, KALOG dapat mengetahui service level yang dimiliki saat ini, selain sebagai tolak ukur untuk SLA yang telah disetujui dengan pelanggan. Contoh kasus: Dari hasil laporan diketahui bahwa tingkat keterlambatan KALOG saat ini adalah sebesar 20 persen, dari angka tersebut KALOG mendapatkan service level saat ini adalah sebesar 80 persen. Hal itu berguna untuk mengukur sejauh mana kinerja KALOG saat ini dalam pengiriman, selain berguna ketika KALOG menyusun kontrak dengan pelanggan dimana di dalamnya terdapat variabel SLA. ¾ Bagian yang bermasalah, didapatkan dari tingkat keterlambatan pada
checkpoint tertentu di rute tertentu. Dengan mengetahui sumber permasalahan keterlambatan yang ada sekarang, KALOG dapat melakukan perbaikan-perbaikan pada sumber permasalahan tersebut, sehingga dapat meningkatkan service level KALOG sendiri. Contoh kasus: Dari hasil laporan di dapat bahwa keterlambatan terbanyak ada di checkpoint 1, yaitu sewaktu pengambilan barang di tempat asal. Dengan mengetahui bagian yang bermasalah KALOG adalah checkpoint 1, KALOG dapat mengetahui penyebab-penyebab keterlambatan, seperti: armada truk yang kurang, jalan yang rusak dan macet, atau kesiapan pihak pelanggan itu sendiri.
• Laporan Pembatalan Order
Pada laporan pembatalan order ini, untuk pembuatan laporannya dapat dihasilkan berdasarkan beberapa kriteria, yaitu :
Dalam kriteria pelanggan ini, user dapat memilih pembuatan laporan berdasarkan spesifik satu pelanggan, semua pelanggan, 3 pelanggan terbanyak yang melakukan proses transaksi, atau 5 pelanggan terbanyak yang melakukan proses transaksi.
¾ Tanggal
Dalam kriteria tanggal ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan dimulai pada tanggal berapa dan berakhir pada tanggal berapa. ¾ Satuan Waktu
Dalam kriteria satuan waktu ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan akan memakai satuan waktu bulanan, triwulan, semester, tahunan.
Gambar 4.68 Contoh Laporan Pembatalan Order
Dari laporan pembatalan order ini, user akan mendapatkan beberapa informasi yang berkaitan dengan pembatalan order, yaitu :
¾ Tingkat pembatalan order, didapatkan dari banyaknya pembatalan order yang dilakukan oleh pelanggan dalam suatu waktu tertentu.
¾ Tingkat potensi dari suatu pelanggan, didapatkan dari banyaknya pembatalan order yang dilakukan oleh suatu pelanggan dalam jangka waktu tertentu. Dengan mengetahui tingkat potensi pelanggan KALOG dapat melakukan pelayanan yang berbeda untuk setiap pelanggan.
• Laporan Komplain
Pada laporan komplain ini, untuk pembuatan laporannya dapat dihasilkan berdasarkan beberapa kriteria, yaitu :
¾ Pelanggan
Dalam kriteria pelanggan ini, user dapat memilih pembuatan laporan berdasarkan spesifik satu pelanggan, semua pelanggan, 3 pelanggan terbanyak yang melakukan komplain, atau 5 pelanggan terbanyak yang melakukan komplain.
¾ Tanggal
Dalam kriteria tanggal ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan dimulai pada tanggal berapa dan berakhir pada tanggal berapa.
¾ Satuan Waktu
Dalam kriteria satuan waktu ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan akan memakai satuan waktu bulanan, triwulan, semester, tahunan.
¾ Kategori
Dalam kriteria kategori ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan berdasarkan kategori pelayanan, keuangan atau lain-lain.
Contoh dari laporan komplain pelanggan dapat dilihat pada gambar berikut:
Dari laporan komplain ini, user akan mendapatkan beberapa informasi yang berkaitan dengan komplain, yaitu :
¾ Tingkat komplain, didapatkan dari banyaknya komplain yang dilakukan oleh pelanggan dalam suatu waktu tertentu. Karena komplain terkait dengan kinerja KALOG, maka dengan mengetahui tingkat komplain, KALOG dapat mengetahui ukuran kinerja perusahaan, sehingga dapat melakukan evaluasi.
¾ Tingkat potensi dari suatu pelanggan, didapatkan dari banyaknya komplain yang dilakukan oleh suatu pelanggan dalam jangka waktu tertentu.
¾ Bagian yang bermasalah, didapatkan dari tingkat komplain pada kategori tertentu. Dengan mengetahui bagian yang bermasalah KALOG dan memperbaikinya, secara tidak langsung akan meningkatkan performa perusahaan, selain meningkatkan kepuasan pelanggan.
• Laporan Kecepatan Respon
Pada laporan kecepatan respon ini, untuk pembuatan laporannya dapat dihasilkan berdasarkan beberapa kriteria, yaitu :
¾ Pegawai
Dalam kriteria pegawai ini, user dapat memilih pembuatan laporan berdasarkan semua pegawai, atau bagian tertentu (customer service, operasi, marketing atau finance).
Dalam kriteria tanggal ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan dimulai pada tanggal berapa dan berakhir pada tanggal berapa.
¾ Satuan Waktu
Dalam kriteria satuan waktu ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan akan memakai satuan waktu bulanan, triwulan, semester, tahunan.
Contoh dari laporan kecepatan respon dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 4.70 Contoh Laporan Kecepatan Respon
Dari laporan kecepatan respon ini, user akan mendapatkan beberapa informasi yang berkaitan dengan kecepatan respon, yaitu :
¾ Tingkat kecepatan respon, didapatkan dari banyaknya respon dari pegawai terhadap komplain yang tidak melebihi batas waktu dalam jangka waktu tertentu.
¾ Tingkat kecepatan respon dari suatu bagian, didapatkan dari banyaknya respon dari suatu pegawai di bagian tertentu terhadap komplain yang tidak melebihi batas waktu dalam jangka waktu tertentu.
• Laporan Keterlambatan Bayar
Pada laporan keterlambatan bayar ini, untuk pembuatan laporannya dapat dihasilkan berdasarkan beberapa kriteria, yaitu :
¾ Pelanggan
Dalam kriteria pelanggan ini, user dapat memilih pembuatan laporan berdasarkan spesifik satu pelanggan, semua pelanggan, 3 pelanggan terbanyak yang melakukan proses transaksi, atau 5 pelanggan terbanyak yang melakukan proses transaksi.
¾ Tanggal
Dalam kriteria tanggal ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan dimulai pada tanggal berapa dan berakhir pada tanggal berapa. ¾ Satuan Waktu
Dalam kriteria satuan waktu ini, user dapat menentukan laporan yang akan dihasilkan akan memakai satuan waktu bulanan, triwulan, semester, tahunan.
Contoh dari laporan keterlambatan bayar dapat dilihat pada gambar berikut:
Gambar 4.71 Contoh Laporan Keterlambatan Bayar
Dari laporan keterlambatan bayar ini, user akan mendapatkan beberapa informasi yang berkaitan dengan keterlambatan bayar, yaitu :
¾ Tingkat keterlambatan bayar, didapatkan dari banyaknya pembayaran invoice oleh pelanggan yang melebihi batas waktu dalam jangka waktu tertentu. Dengan mengetahui tingkat keterlambatan bayar, KALOG dapat mengukur keefektifan cara penagihan, kemudahan cara pembayaran
¾ Tingkat potensi dari suatu pelanggan, didapatkan dari tingkat keterlambatan bayar yang dilakukan oleh suatu pelanggan dalam jangka waktu tertentu.