Selain usulan pemecahan masalah, penulis juga mengusulkan perubahan proses bisnis yang terjadi pada saat ini. Diharapkan dengan proses bisnis yang baru dapat mempersingkat proses yang dampaknya adalah pada penghematan waktu dan biaya. Berikut adalah usulan proses bisnis yang baru :
• Usulan proses transaksi pengiriman barang.
Keterangan :
1. Marketing dan pelanggan bersama-sama membuat kontrak apabila pelanggan masih belum mempunyai kontrak. Isi dari kontrak adalah berapa biaya yang dikenakan untuk suatu paket pengiriman tertentu, servis apa saja yang diberikan oleh KALOG, term condition dan durasi kontrak. Lalu marketing menginputkan kontrak tersebut ke sistem.
2. Pelanggan melakukan order dengan melalui sistem CRM, dan memberikan 3 dokumen yaitu, Shipping Instruction (SI) ,Delivery Order (DO), dan Cargo Manifest (CM).
3. Bagian security akan memeriksa apakah barang sudah sesuai dengan dokumen.
4. Operasional akan membuat perintah muat barang.
5. Kemudian bagian krani akan memuat barang ke dalam kontainer.
6. Apabila pelanggan memilih jenis pengiriman door atau door-station, maka bagian truckingakan mengambil barang di tempat asal
barang dan memeriksa realisasi barang yg dikirimkan apakah sudah sesuai dengan order, apabila tidak, akan dilakukan update jumlah barang. Kemudian bagian trucking mengirim ke depo keberangkatan dan mengupdate posisi (checkpoint 1).
7. Truk sampai di depo keberangkatan dan bagian trucking mengupdate posisi (checkpoint 2).
8. Bagian security akan memeriksa kesesuaian kontainer yang akan dikirim dengan SI.
9. Kemudian bagian operasional akan mengeluarkan perintah pembongkaran kontainer dari truk.
10. Bagian krani membongkar kontainer dari truk (lift off).
11. Kontainer yang telah dibongkar disusun atau di simpan di Container
Yard (CY).
12. Ketika waktunya kontainer tersebut untuk dikirim, bagian customer
service atau operasional membuat loading plan tentang detail pemuatan
kontainer ke PPCW (Gerbong kereta untuk mengangkut kontainer). 13. Operasional mengeluarkan perintah muat kontainer ke atas PPCW. 14. Bagian krani memuat kontainer ke atas PPCW (lift on).
15. Kontainer dikirim menggunakan kereta api ke tempat tujuan dan bagian operasi mengupdate posisi (checkpoint 3).
16. Kontainer yang dikirim menggunakan kereta api sampai di tempat tujuan dan bagian operasi mengupdate posisi (checkpoint 4).
17. Operasional mengeluarkan perintah pembongkaran kontainer dari PPCW.
18. Bagian krani membongkar kontainer dari PPCW (lift off).
19. Kontainer yang telah dibongkar disusun atau di simpan di Container
Yard (CY).
20. Bagian security memeriksa kesesuaian kondisi kontainer yang akan dikirim dengan SI dan CM.
21. Operasional mengeluarkan perintah pemuatan kontainer ke atas truk. 22. Bagian krani memuat kontainer keatas truk (lift on), apabila pelanggan
memilih jenis pengiriman door-station atau station-stationkontainer akan dimuat ke atas truk milik pelanggan, dan apabila pelanggan memilih jenis pengiriman door-door atau station-door kontainer akan dimuat ke atas truk milik KALOG.
23. Pelanggan mengambil kontainer dengan menyerahkan tanda terima barang (TTB) dan bagian operasi mengupdate posisi (checkpoint 5). 24. Bagian truckingakan mengantarkan kontainer ke tempat tujuan barang,
dan mengupdate posisi (checkpoint 5), kemudian invoice akan secara otomatis tergenerate oleh sistem.
25. Barang sampai di tempat tujuan dan mendapatkan TTB, kemudian bagian trucking mengupdate posisi (checkpoint 6), dan invoice akan secara otomatis di generate oleh sistem.
• Usulan proses pengajuan pertanyaan, keluhan atau saran.
Gambar 4.9 Usulan Proses Bisnis Pengajuan Pertanyaan, Keluhan atauSaran
Keterangan :
1. Pelanggan mengajukan pertanyaan, keluhan atau saran melalui sistem dengan mengisi form.
2. Customer service menerima, dan langsung memberikan solusi jika dirasa mampu, jika dirasa kesulitan dalam memberikan respon, marketing akan langsung menyampaikan kepada pihak yang berkaitan (marketing, finance, atau operasi).
3. Bagian yang berkaitan (finance) akan memberikan solusi atau jawaban atas kesulitan pelanggan melalui sistem.
4. Bagian yang berkaitan (operasi) akan memberikan solusi atau jawaban atas kesulitan pelanggan melalui sistem.
5. Bagian yang berkaitan (marketing) akan memberikan solusi atau jawaban atas kesulitan pelanggan melalui sistem.
6. Pelangganakan bisa melihat jawaban atas pertanyaan, keluhan, atau saran tersebut pada sistem.
4.4 Perancangan
Pada tahap ini penulis merancang model CRM berdasarkan hasil interview yang telah dilakukan. Model yang dibuat adalah use case diagram, activity diagram,
4.4.1 Pelanggan
Gambar 4.10 Use Case Pelanggan
4.4.1.1Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Manajemen Profil Pelanggan
Interaksi aktor pelanggan dengan aktivitas manajemen profil diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.2 dangambar 4.11 sampai gambar 4.13.
Gambar 4.11 Use Case Diagram Manajemen Profil Pelanggan
Tabel 4.2 Skenario Manajemen Profil Pelanggan Identifikasi
Nama Manajemen Profil Pelanggan
Tujuan Mengelola data pelanggan
Deskripsi Proses ini untuk mengelola data pelanggan seperti menambah, mengubah atau menghapus data pelanggan
Aktor Pelanggan
Use case yg berkaitan Ubah Profil, Ganti Password, Ubah Contact Person, Tambah Contact Person. Hapus Contact Person
Skenario Utama Kondisi awal Form manajemen profil ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / ubah /
hapus/ melihat detail), mengisiform
2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses pengubahan data pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan penghapusan data pada basis data
3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / ubah / hapus) atau menampilkan data yang dicari pada tabel
Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (tambah / ubah / hapus), mengisiform
3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses pengubahan data pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan penghapusan data pada basis data
Gambar 4.13 Sequence Diagram Manajemen Profil Pelanggan
4.4.1.2Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Order Pelanggan Interaksi aktor pelanggan dengan aktivitas order diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.3 dangambar 4.14 sampai gambar 4.16.
Gambar 4.14 Use Case Diagram Order Pelanggan
Tabel 4.3 Skenario Order Pelanggan Identifikasi
Nama Order Pelanggan
Tujuan Mengelola order pelanggan
Deskripsi Proses ini untuk mengelola order pelanggan melakukan tambah order, pembatalan order, dan pencarian history order
Aktor Pelanggan Use case yg berkaitan Tambah order, batal order, cari order
Skenario Utama Kondisi awal Form history order ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / batal / lihat detail), mengisi form
2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data order pada basis data / jika memilih batal, sistem melakukan proses pengubahan status order pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan
3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / batal) atau menampilkan data yang dicari pada tabel
Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (tambah / cari / batal / lihat detail), mengisi form
3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data order pada basis data / jika memilih batal, sistem melakukan proses pengubahan status order pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan
Gambar 4.16 Sequence Diagram Order Pelanggan
4.4.1.3Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Komplain Pelanggan
Interaksi aktor pelanggan dengan aktivitas komplain diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.4 dangambar 4.17 sampai gambar 4.19.
Gambar 4.17 Use Case Diagram Komplain Pelanggan
Tabel 4.4 Skenario Komplain Pelanggan Identifikasi
Nama Komplain Pelanggan
Tujuan Mengelola komplain pelanggan
Deskripsi Proses ini untuk mengelola komplain, pelanggan melakukan tambah komplain, cari komplain, dan hapus komplain Aktor Pelanggan
Use case yg berkaitan Tambah komplain, cari komplain, hapus komplain Skenario Utama
Kondisi awal Form history komplain ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / hapus / lihat detail), mengisi form
2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data komplain pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan
3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / hapus) atau menampilkan data yang dicari pada tabel
Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (tambah / cari / hapus / lihat detail), mengisi form
3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data komplain pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan
4.4.2 Operasi
Gambar 4.20 Use Case Operasi
4.4.2.1 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Order Operasi Interaksi aktor operasi dengan aktivitas order diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.5 dangambar 4.21 sampai gambar 4.23.
Gambar 4.21 Use Case Diagram Order Operasi
Tabel 4.5 Skenario Order Operasi Identifikasi
Nama Order Operasi
Tujuan Mengelola order pengiriman
Deskripsi Proses ini untuk mengelola order pengiriman,operasi melakukan ubah status order, pencarian order
Aktor Operasi Use case yg berkaitan Ubah status order, cari order
Skenario Utama Kondisi awal Form history order ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (ubah data / cari / lihat detail),
2) Jika memilih ubah order, sistem melakukan proses update data order, update data jadwal, update data container, dan tambah data transaksi pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari user 3) Menyimpan hasil kegiatan (Update) atau
menampilkan data yang dicari pada tabel Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (ubah data / cari / lihat detail)
3) Jika memilih ubah order, sistem melakukan proses update data order, update data jadwal, update data container, dan tambah data transaksi pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari user Kondisi Akhir Operasi dapat mengelola order (mengubah)
Gambar 4.23 Sequence Diagram Order Operasi
4.4.2.2 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Transaksi Operasi
Interaksi aktor operasi dengan aktivitas transaksi diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.6 dangambar 4.24 sampai gambar 4.26.
Tabel 4.6 Skenario Transaksi Operasi Identifikasi
Nama Transaksi Operasi
Tujuan Mengelola transaksi pengiriman
Deskripsi Proses ini untuk mengelola transaksi pengiriman,operasi melakukan ubah status transaksi, pencarian transaksi
Aktor Operasi Use case yg berkaitan Ubah status transaksi, cari transaksi
Skenario Utama Kondisi awal Form history transaksi ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (ubah status / cari / lihat detail),
2) Jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update data order, uipdate data transaksi, dan update data jadwal pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari user
3) Menyimpan hasil kegiatan (Update) atau menampilkan data yang dicari pada tabel
Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (ubah status / cari / lihat detail)
3) Jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update data order, uipdate data transaksi, dan update data jadwal pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari user
Gambar 4.26 Sequence Diagram Transaksi Operasi
4.4.2.3 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Komplain Operasi
Interaksi aktor operasi dengan aktivitas komplain diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.7 dangambar 4.27 sampai gambar 4.29.
Tabel 4.7 Skenario Komplain Operasi Identifikasi
Nama Komplain Operasi
Tujuan Mengelola komplainoperasi
Deskripsi Proses ini untuk mengelola komplain,operasmelakukan jawab komplain, cari komplain, dan simpan komplain
Aktor Operasi
Use case yg berkaitan Jawab komplain, cari komplain, simpan komplain Skenario Utama
Kondisi awal Form history komplain ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (jawab / cari / simpan / lihat detail), mengisi form
2) Jika memilih jawab, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih simpan, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan
3) Menyimpan hasil kegiatan (jawab / simpan) atau menampilkan data yang dicari pada tabel
Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (jawab / cari / simpan / lihat detail), mengisi form
3) Jika memilih jawab, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih simpan, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan
4.4.3 Marketing
Gambar 4.30 Use Case Marketing
4.4.3.1 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Kontrak Marketing
Interaksi aktor marketing dengan aktivitas kontrak diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.8 dangambar 4.31 sampai gambar 4.33.
Gambar 4.31 Use Case Diagram Kontrak Marketing
Tabel 4.8 Skenario Kontrak Marketing Identifikasi
Nama Kontrak Marketing
Tujuan Mengelola kontrakmarketing
Deskripsi Proses ini untuk mengelola kontrak,marketingmelakukan tambah kontrak, cari kontrak, dan ubah kontrak
Aktor Marketing
Use case yg berkaitan Tambah kontrak, cari kontrak, ubah kontrak Skenario Utama
Kondisi awal Form history kontrak ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / lihat detail), mengisi form
2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data kontrak pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing
3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / ubah) atau menampilkan data yang dicari pada tabel
Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / lihat detail), mengisi form
3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data kontrak pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing
Gambar 4.33 Sequence Diagram Kontrak Marketing
4.4.3.2 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Promo Marketing
Interaksi aktor marketing dengan aktivitas promo diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.9 dangambar 4.34 sampai gambar 4.36.
Gambar 4.34 Use Case Diagram Promo Marketing
Tabel 4.9 Skenario Promo Marketing Identifikasi
Nama Promo Marketing
Tujuan Mengelola promomarketing
Deskripsi Proses ini untuk mengelola promo,marketingmelakukan tambah promo, cari promo, dan ubah promo
Aktor Marketing
Use case yg berkaitan Tambah promo, cari promo, ubah promo Skenario Utama
Kondisi awal Form history promo ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / lihat detail), mengisi form
2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data promo pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing
3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / ubah) atau menampilkan data yang dicari pada tabel
Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / lihat detail), mengisi form
3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data promo pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing
Gambar 4.36 Sequence Diagram Promo Marketing
4.4.3.3 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Calon Customer Marketing
Interaksi aktor marketing dengan aktivitas calon customer diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.10 dangambar 4.37 sampai gambar 4.39.
Gambar 4.37 Use Case Diagram Calon Customer Marketing
Tabel 4.10 Skenario Calon Customer Marketing Identifikasi
Nama Calon customer marketing
Tujuan Mengelola calon customermarketing Deskripsi
Proses ini untuk mengelola calon customer,marketingmelakukan tambah calon customer, cari calon customer, ubah data calon customer, ubah status calon customer, dan hapus calon customer Aktor Marketing
Use case yg berkaitan Tambah calon customer, cari calon customer, ubah data calon customer, ubah status calon customer, dan hapus calon customer
Skenario Utama
Kondisi awal Form data calon customer ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / ubah status / hapus / lihat detail), mengisi
form
2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data calon customer pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data calon customer pada basis data / jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update status calon customer dan penambahan data pelanggan pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data calon customer pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing 3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / ubah) atau
menampilkan data yang dicari pada tabel Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / ubah status / hapus / lihat detail), mengisi
form
3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data calon customer pada basis data / jika memilih ubah, sistem
melakukan proses update data calon customer pada basis data / jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update status calon customer dan penambahan data pelanggan pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data calon
customer pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing Kondisi Akhir Marketing dapat mengelola calon customer (menambah / mengubah
/ menghapus)
4.4.4 Finance
Gambar 4.40 Use Case Finance
4.4.4.1 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Invoice Finance Interaksi aktor finance dengan aktivitas invoice diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.11 dangambar 4.41 sampai gambar 4.43.
Gambar 4.41 Use Case Diagram Invoice Finance
Tabel 4.11 Skenario Invoice Finance Identifikasi
Nama Invoice finance
Tujuan Mengelola invoicefinance
Deskripsi Proses ini untuk mengelola invoice,financemelakukan cari invoice, dan ubah status bayar invoice
Aktor Finance Use case yg berkaitan Cari invoice, dan ubah status invoice
Skenario Utama
Kondisi awal Form data history invoice ditampilkan
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (cari / ubah status lihat detail)
2) Jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update status invoice / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari finance
3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / ubah) atau menampilkan data yang dicari pada tabel
Skenario Alternatif (Proses Gagal)
Aksi Aktor Reaksi Sistem
1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan
yang akan dilakukan (cari / ubah status lihat detail)
3) Jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update status invoice / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari finance
Gambar 4.43 Sequence Diagram Invoice Finance