BAB IV ANALISIS DAN PERANCANGAN

(1)

BAB IV

ANALISIS DAN PERANCANGAN

Pada Bab ini, hasil interview dengan beberapa nara sumber yang ada di PT Kereta Api Logistik (KALOG) tempat penulis melakukan project akan dijelaskan secara detail. Hasil interview tersebut akan dijelaskan lebih dalam oleh penulis ke dalam pemaparan proses-proses yang ada saat ini, analisis permasalahan, analisis kebutuhan, serta usulan pemecahan dari permasalahan tersebut.

Selain itu untuk melengkapi usulan pemecahan yang ada penulis akan membuat rancangan model berupa diagram, yang terdiri dari : use case, activity, sequence, dan class. Dan output yang dihasilkan dari project ini adalah prototype CRM yang nantinya akan dilakukan evaluasi menggunakan kuisioner Technology Acceptance Model (TAM).

4.1 Profil Perusahaan

PT Kereta Api Logistik atau disingkat KALOG, berkedudukan dan berkantor pusat di Jakarta Timur. KALOG melakukan usaha dibidang layanan distribusi logistik berbasis kereta api, dengan kemasan bisnis door to door services untuk memberikan pelayanan bagi pelanggan kereta api yang didukung dengan angkutan pra-lanjutan serta layanan penunjangnya, meliputi pengelolaan Terminal Peti Kemas (TPK), bongkar muat, pergudangan, pengepakan, pelabelan, pengangkutan, penjejakan, pengawalan logistik, pengurusan asuransi serta manajemen logistik.

(2)

4.1.1 Visi & Misi Perusahaan Visi :

“Menjadi perusahaan penyedia jasa Distribusi Logistik Global yang terpadu (Total Logistics Solution), unggul dan terdepan di Indonesia”.

Misi :

1. Menyediakan jasa logistik berbasis kereta api dengan kemasan bisnis door to door service secara intermoda di wilayah Indonesia.

2. Membangun kredibilitas perusahaan Bisnis Jasa Logistik bersama PT Kereta Api (Persero) dan berkolaborasi dengan mitra bisnis yang sejalan untuk mewujudkan door to door dengan mengintegrasikan kapasitas sistem jaringan Kereta Api sebagai dari jaringan Sistem Distribusi Logistik Nasional dan Global.

3. Memberikan kontribusi pendapatan terbesar kepada pemegang saham.

4.1.2 Kegiatan Usaha Perusahaan

Kegiatan usaha yang dilakukan oleh KALOG, antara lain :

• Menjalankan kegiatan usaha dibidang pelayanan jasa distribusi logistik berbasis kereta api termasuk operator multi moda;

• Menjalankan kegiatan usaha dibidang jasa manajemen logistik;

• Menjalankan kegiatan usaha dibidang pelayanan jasa pergudangan (warehousing);

(3)

• Menjalankan kegiatan usaha dibidang pelayanan jasa bongkar muat barang. 4.1.3 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 4.1 Struktur organisasi PT Kereta Api Logistik

sumber : PT Kereta Api Logistik, 2012

• Struktur Organisasi KALOG terbagi dalam dua layer :Head Office dan

Regional Office.

• Pada Head office Level, sebagai penentu arah dan kebijakan dan strategi usaha perusahaan; setiap unit memiliki fungsi dan peran untuk menjalankan fungsi-fungsi perusahaan. Setiap Manajer dapat dilengkapi dengan personal staff

(4)

• Pada Regional Office Level, sebagai pelaksana strategi operasional perusahaan; sebuah regional dianggap merepresentasikan “KALOG” dan harus mampu merespon permasalahan karakteristik wilayah secara optimal. Dimungkinkan, untuk wilayah yang besar dan potensial, seorang Manager Regional dilengkapi dengan seorang Asisten Manager Regional.

4.2Analisis Proses

Untuk tahap analisis proses ini, penulis mengumpulkan informasi yang dibutuhkan untuk perancangan CRM dengan cara :

• Interview, melakukan wawancara dengan :

¾ Bapak Edi Sudiarto selaku VP IT & Business Development, untuk memperoleh gambaran mengenai strategi bisnis yang akan dilakukan dan bagaimana teknologi informasi dapat mendukungnya. Dalam wawancara tersebut, didapat beberapa informasi seperti berikut :

¾ Untuk ke depannya KALOG ingin membangun suatu sistem informasi yang terintegrasi yang menghubungkan KALOG dengan customer maupun KALOG dengan supplier”.

¾ Untuk hubungan dengan customer, yang KALOG butuhkan adalahKALOG dapat mengetahui semua informasi tentang customer, pola kirimnya, kebutuhannya, sehingga nantinya KALOG bisa memberikan suatu value lebih kepada customer dibandingkan dengan kompetitor .

(5)

¾ Bapak Hariesa Prabowo selaku Manager IT, untuk memperoleh informasi seputar perkembangan IT di perusahaan, sehingga rancangan prototype yang dibuat sesuai dengan kemampuan yang dimiliki perusahaan. Dalam wawancara tersebut, didapat beberapa informasi seperti berikut:

¾ Untuk pembuatan sistem informasi,dipertimbangkan bahwa keadaan KALOG yang masih termasuk perusahaan yang baru, dimana untuk sistem operasional sendiri masih dalam tahap pengembangan.

¾ Bapak Dony Danareksa selaku Manager Marketing, untuk memperoleh informasi kebutuhan dari marketing, informasi apa saja yang dibutuhkan untuk meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan. Dalam wawancara tersebut, didapat beberapa informasi seperti berikut :

¾ Kebutuhan dari bagian marketing adalah untuk mendapatkan data dengan cepat dan akurat, meliputi pengiriman dalam 1 bulan berapa banyak, tujuannya kemana saja, barang apa yang dikirim, beratnya berapa, kapan peak seasonnya, siapa pemberi keputusan diperusahaan pelanggan, atau apapun informasi seputar pelanggan seperti ulang tahun, dll.

¾ Bapak Bagus selaku Manager Operational, untuk memperoleh informasi proses-proses operasional yang terjadi di KALOG saat ini. Dalam wawancara tersebut, didapat beberapa informasi seperti berikut:

¾ Kebutuhan bagian operasional secara sistem adalah semua transaksi yang terjadi di catat dengan baik, sehingga untuk mendapatkan datanya jadi lebih mudah, selain itu, diperlukan ada tambahan

(6)

informasi soal adanya penanganan khusus untuk barang yang dikirim seperti pecah belah,tidak boleh ditaruh bawah, tidak boleh dilempar, dll.

¾ Bapak Supriyadi selaku Manager area Surabaya dan Bapak Didik Suharyanto selaku Manager Marketing area Surabaya, untuk memperoleh informasi langsung tentang keadaan lapangan yang terjadi di daerah. Dalam wawancara tersebut, didapat beberapa informasi seperti berikut:

¾ Kurang lancarnya arus informasi antar pusat dan daerah, sehingga yang didaerah, kurang mendapat informasi soal perkembangan yang terjadi, seperti contoh, ada kejadian pelanggan yang tanya ke kantor daerah, tentang pelanggan tersebut belum mendapatkan tagihan padahal transaksi yang terjadi sudah lama, karena selama ini untuk penagihan dilakukan oleh kantor pusat maka kantor daerah tidak tahu menahu masalah tersebut, sehingga jawaban yang diberikan oleh kantor daerah membuat pelanggan tersebut kurang puas.

¾ Beban kerja yang diberikan kepada bagian marketing terlalu besar karena sebagian besar proses melalui marketing, seperti proses booking order dari customer dihandle marketing, komplain pelanggan juga melalui marketing, sehingga waktu marketing untuk melaksanakan tugas pokoknya yaitu mencari pelanggan angat minim.

(7)

4.2.1 Proses Pengiriman Barang di KALOG

KALOG adalah perusahaan penyedia jasa logistik yang berbasiskan kereta api, oleh karena itu proses pengirimannya juga pasti melalui station dan menggunakan kereta api. Station atau bisa disebut depo adalah tempat penyimpanan kontainer (storage), muat-bongkar barang (stuffing-stripping), dan naik-turunkan kontainer ke atas rangkaian kereta api (lift on-lift off).

Gambar 4.2 Proses Pengiriman Barang

Pada saat ini di KALOG terdapat 4 jenis pengiriman, yaitu door-door, door-station, station-station, dan door-door.Untuk pengertian dari door 1 adalah tempat asal barang yang akan dikirimkan, station 1 adalah station terdekat dari tempat asal barang, station 2 adalah station terdekat dari tempat tujuan barang, sedangkan door 2 adalah tempat tujuan barang yang dikirimkan. Dimana pengiriman dari door ke

stationatau sebaliknya(A dan C), KALOG menggunakan jasa truk, sedangkan untuk pengiriman station ke station KALOG menggunakan jasa kereta api (B).

4.2.2 Model Bisnis

Pada saat ini di KALOG terdapat empat aktor yang terlibat dalam proses bisnis dan empat bisnis use case juga, untuk aktor yang terlibat yaitu pelanggan KALOG sebagai sumber pemasukan, bagian marketing,bagian operasional, dan

(8)

bagian finance. Sedangkan bisnis use case yang ada adalah proses komplain, order kirim, proses kirim, dan proses penagihan (invoice). Dimana hubungan antar aktor dan bisnis use case diterangkan lebih lanjut pada gambar 4.3.

Gambar 4.3 Model Bisnis KALOG

4.2.3 Proses Bisnis Saat Ini

Pada KALOG saat ini terdapat 2 proses utama yang berhubungan langsung dengan pelanggan, yaitu proses transaksi pengiriman barang dan proses pengajuan pertanyaan, keluhan, ataupun saran.

(9)

• Proses transaksi pengiriman barang

Gambar 4.3 Proses Bisnis Transaksi Pengiriman Barang

Keterangan :

1. Pelangganmelakukan booking order

2. Marketing menerima booking order, dan akan membuatkan kontrak apabila pelanggan masih belum mempunyai kontrak. Isi dari kontrak adalah berapa biaya yang dikenakan untuk suatu paket pengiriman tertentu, servis apa saja yang diberikan oleh KALOG, term condition

(10)

3. Pelanggan melakukan pengiriman dengan memberikan 3 dokumen yaitu, Shipping Instruction (SI) , Delivery Order (DO), dan Cargo Manifest (CM).

4. Apabila pelanggan memilih jenis pengiriman door-door atau door-station, maka bagian security akan memeriksa apakah barang sudah sesuai dengan dokumen.

5. Operasional akan membuat perintah muat barang.

6. Kemudian bagian krani akan memuat barang ke dalam kontainer.

7. Bagian truckingakan mengirim dari tempat asal ke stasiun keberangkatan.

8. Truk sampai di stasiun keberangkatan.

9. Bagian security akan memeriksa kesesuaian kontainer yang akan dikirim dengan SI.

10. Kemudian bagian operasional akan mengeluarkan perintah pembongkaran kontainer dari truk.

11. Bagian krani membongkar kontainer dari truk (lift off).

12. Kontainer yang telah dibongkar disusun atau di simpan di Container Yard (CY).

13. Ketika waktunya kontainer tersebut untuk dikirim, bagian customer service atau operasional membuat loading plan tentang detail pemuatan kontainer ke PPCW (Gerbong kereta untuk mengangkut kontainer). 14. Operasional mengeluarkan perintah muat kontainer ke atas PPCW. 15. Bagian krani memuat kontainer ke atas PPCW (lift on).

(11)

16. Kontainer dikirim menggunakan kereta api ke tempat tujuan.

17. Kontainer yang dikirim menggunakan kereta api sampai di tempat tujuan.

18. Operasional mengeluarkan perintah pembongkaran kontainer dari PPCW.

19. Bagian krani membongkar kontainer dari PPCW (lift off).

21. Bagian security memeriksa kesesuaian kondisi kontainer yang akan dikirim dengan SI dan CM.

22. Operasional mengeluarkan perintah pemuatan kontainer ke atas truk. 23. Bagian krani memuat kontainer keatas truk (lift on), apabila pelanggan

memilih jenis pengiriman door-station atau station-stationkontainer akan dimuat ke atas truk milik pelanggan, dan apabila pelanggan memilih jenis pengiriman door-door atau station-door kontainer akan dimuat ke atas truk milik KALOG.

24. Pelanggan mengambil kontainer dengan menyerahkan tanda terima barang (TTB).

25. Bagian trucking akan mengantarkan kontainer ke tempat tujuan barang, 26. Barang sampai di tempat tujuan dan mendapatkan TTB.

27. Bagian financeakan membuat invoice atas transaksi yang sudah dilakukan dan memberikannya kepada pelanggan.

(12)

• Proses pengajuan pertanyaan, keluhan atau saran.

Gambar 4.4 Proses Bisnis Pengajuan Pertanyaan, Keluhan atauSaran

Keterangan :

1. Pelanggan mengajukan pertanyaan, keluhan atau saran kepada Marketing. 2. Marketing menerima, dan langsung memberikan solusi jika dirasa

mampu, jika dirasa kesulitan dalam memberikan respon, marketing akan langsung menyampaikan kepada pihak yang berkaitan (finance, atau operasi).

3. Bagian yang berkaitan (finance) memberikan solusi atas keluhan yang disampaikan kepada marketing.

(13)

4. Bagian yang berkaitan (operasi) memberikan solusi atas keluhan yang disampaikan kepada marketing.

5. Marketing memberikan solusi keluhan kepada pelanggan.

6. Pelanggan menerima jawaban atas pertanyaan, keluhan ataupun saran yang telah diajukan.

4.2.3 Analisis Permasalahan

Dari proses-proses yang berjalan saat ini, berdasarkan hasil interview dengan nara sumber dan analisis dari penulis, terdapat beberapa permasalahan yang terjadi, yaitu :

• Tidak adanya database yang menyimpan calon pelanggan potensial maupun pelanggan yang dimiliki perusahaan saat ini, sehingga apabila ingin mencari informasi tentang pelanggan tersebut harus berulang kali mencaripada dokumen,selain itu kemungkinan terselip atau hilang sangat besar apabila hanya di catat pada dokumen tertulis.

• Tingkat ketergantungan perusahaan terhadap bagian marketing yang sangat besar, dimana dari proses pembuatan kontrak, pemesanan pengiriman barang, sampai penerimaan komplain semua ditangani oleh bagian marketing. Dimana semua hal itu akan mengakibatkan marketing kekurangan waktu dan tenaga untuk mencari pelanggan baru yang merupakan tugas pokok dari bagian marketing. Selain itu apabila semua hal yg berhubungan dengan pelanggan ditangani oleh bagian marketing, loyalitas pelanggan tentu akan lebih condong kepada orang marketing tersebut, bukan kepada perusahaan, dan hal

(14)

tersebut akan berakibat fatal apabila orang marketing tersebut mengundurkan diri atau keluar dari perusahaan.

• Kurangnya lancarnya alur informasi di dalam perusahaan KALOG. Pada proses penagihan pembayaran, penagihan dilakukan oleh bagian finance di kantor pusat dan kantor daerah tidak libatkan dalam proses ini. Dan pada suatu ketika di kantor daerah terjadi hal dimana pelanggan malah menanyakan mengapa setelah sekian lama dia tidak mendapat tagihan atas transaksi yang telah dilakukan.

• Apabila perusahaan mempunyai produk atau layanan baru, perusahaan relatif kesulitan untuk mempromosikan produk atau layanan baru tersebut, karena selama ini perusahaan melakukan promo dengan cara konvensional yaitu menelepon satu persatu pelanggan atau calon pelanggan yang menurut bagian marketing kemungkinan besar akan memakai produk layanan tersebut.

4.2.4 Analisis kebutuhan

Berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan dengan bapak Edi, penulis mendapat gambaran kebutuhan Information Technology(IT) di KALOG.Pada saat ini KALOG membutuhkan sistem yang terintegrasi yang dapat menghubungkan KALOG dengan pelanggan, KALOG dengan supplier, KALOG dengan eksekutif, maupun antar stakeholder di dalam KALOG sendiri.

Pada perusahaan KALOG, hubungan dengan pelanggan dapat di support oleh sistem CRM (Customer Relationship Management), hubungan dengan supplier di support oleh sistem SRM (Supplier Relationship Management), hubungan dengan

(15)

eksekutif di support oleh DSS (Decision Support System), sedangkan hubungan antar stakeholder di dalam KALOG yang menghubungkan antar bagian dapat di support oleh Logistic Service System.Untuk lebih jelasnya gambaran kebutuhan IT di KALOG dapat dilihat pada gambar 4.5.

Gambar 4.5 IT Arsitektur KALOG

Dari hasil analisis kebutuhan yang ada, dan dengan mempertimbangkan keterbatasan waktu, sehingga tidak mungkin untuk dapat memenuhi secara keseluruhan kebutuhan dari KALOG, maka penulis memilih untuk hanyamembantu KALOG dalam pembuatan sistem CRM.

Berdasarkan permasalahan yang telah dianalisis, penulis menerjemahkan permasalahan tersebut pada kebutuhan secara sistem, dan beberapa kebutuhan sistem yang didapat oleh penulis adalah :

(16)

• Dibutuhkannya sistem yang mempunyai database untuk menampung data calon pelanggan yang potensial.

• Perusahaan membutuhkan sistem order pengiriman yang dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.

• Perusahaan membutuhkan cara untuk dapat berinteraksi langsung dengan pelanggan, untuk dapat dengan cepat mengerti kesulitan-kesulitan yang dihadapi pelanggan sehingga dapat dengan cepat pula memberikan respon.

• Perusahaan membutuhkan adanya history transaksi pengiriman, untuk perusahaan merupakan hal yang sangat penting untuk dapat mengetahui tingkat potensi pelanggan, sehingga nantinya dapat memberikan pelayanan yang berbeda untuk setiap pelanggan.

• Perusahaan membutuhkan adanya wadah untuk menampung pertanyaan, keluhan ataupun saran, yang bilamana saran tersebut dirasa cukup baik akan dapat dipakai sebagai masukan untuk perbaikan kinerja perusahaan.

• Perusahaan membutuhkan cara untuk dapat menginformasikan adanya produk layanan dan promo-promo yang dimiliki, dengan cepat dan diterima dengan baik oleh pelanggan.

• Dibutuhkannya sharing informasi yang tepat sasaran sehingga pada kantor daerah tidak akan kesulitan apabila menerima komplain atau berbagai pertanyaan yang berhubungan dengan pelanggan.

(17)

4.3 Usulan pemecahan masalah

Untuk menghadapi beberapa permasalahan seperti yang telah disebutkandan memenuhi kebutuhan dari KALOG, penulis memutuskan untuk membuat CRM. Dimana pada sistem CRM yang akan dibuat akan mengikuti aktifitas dari teori Sutedjo (2003, p65), seperti yang ditunjukan pada gambar 4.6 dibawah ini.

Gambar 4.6 Aktifitas CRM

Tiap fase dari aktifitas CRM tersebut akan diwakili fitur-fitur yang ada pada sistem CRM, dan berikut fitur-fitur yang akan dibuat :

• Learning from customer & prospect

o Adanya data pelanggan, yang mencatat segala informasi tentang data perusahaan dan contact person dari perusahaan tersebut.

o History transaksi pengiriman yang nantinya dipakai sebagai data yang akan dianalisis untuk menentukan potensi atau segmentasi pelanggan.

o History tagihan pembayaran, yang dipakai untuk menentukan potensi pelanggan.

(18)

o History order pengiriman, yang dipakai untuk menentukan potensi pelanggan.

• Creating value for customer & prospect

o Pencatatan transaksi pengiriman oleh pelanggan yang nantinya dapat melihat status pengiriman barang yang dikirim, sudah sampai tujuan atau belum, posisi barang sekarang ada dimana, terlambat dari jadwal yang sudah ditentukan atau tidak. Sehingga apabila tidak sesuai dengan yang telah dijadwalkan dapat dilakukan perbaikan.

o Adanya fasilitas untuk menampung pertanyaan, keluhan ataupun saran, yang bila mana saran tersebut dirasa cukup baik akan dapat dipakai sebagai masukan untuk perbaikan kinerja perusahaan.

o Pencatatan pengajuan pertanyaan, keluhan ataupun saran, dimana nantinya dapat mengontrol kecepatan respon pegawai atas pengajuan komplain tersebut. Sehingga diharapkan pelanggan merasa diperhatikan.

• Creating loyal customer

¾ Customer service yang online yang dapat dihubungi melalui aplikasi yahoo messenger chat, serta adanya form pertanyaan & keluhan bagi pelanggan yang tidak mempunyai waktu untuk chatting langsung dengan customer service. Sehingga pelanggan tidak perlu membuang waktu untuk berhubungan dengan customer service.

(19)

¾ Adanya halaman history tagihan pembayaran untuk melihat transaksi mana saja yang sudah dibayar dan mana yang belum dibayar.

¾ Adanya halaman Frequently Asked Question yang disediakan untuk menampung pertanyaan-pertanyaan yang sering diajukan oleh pelanggan,

• Acquiring new customer

o Adanya database calon pelanggan yang potensial.

o Adanya halaman katalog produk dan promo-promo yang berguna sebagai informasi tentang layanan apa saja yang diberikan oleh perusahaan, selain sebagai tempat promosi jika ada layanan baru yang diluncurkan pihak KALOG.

o Adanya halaman yang menampilkan informasi tentang perusahaan KALOG, yang berisi profil perusahaan, portfolio perusahaan, dll. Yang berguna untuk meyakinkan bahwa perusahaan KALOG adalah perusahaan yang dapat dipercaya.

• Creating profit

o Adanya laporan yang sifatnya real time, dimana dari laporan-laporan tersebut dipakai sebagai dasar dalam pengambilan keputusan ataupun pembuatan strategi perusahaan.

o Otomatisasi proses, diharapkan dengan otomatisasi proses dapat mengurangi biaya (paperless) dan mempersingkat waktu (timeless).

(20)

Berdasarkan hasil analisis kebutuhan dan dengan mempertimbangkan model-model CRM yang telah ada, maka penulis membuat model-model CRM yang sesuai untuk KALOG, yang ditunjukan pada gambar 4.7.

Gambar 4.7 Model CRM KALOG

Pada model CRM yang telah dibuat terdapat 3 bagian yang saling berhubungan, yaitu :

1. Communication channel (jalur komunikasi)

Jalur komunikasi ini adalah sarana yang menghubungkan KALOG dengan pelanggan sekarang dan calon pelanggan.Pada jalur komunikasi ini terdapat 5 sarana, yaitu : email, telepon, fax, Internet,

(21)

dan pertemuan langsung. Dimana dari hubungan tersebut perusahaan dapat memperoleh informasi tentang pelanggan dan calon pelanggan.

2. CRM Business(Bisnis CRM)

CRM Business adalah proses-proses yang ada di dalam CRM. Pada KALOG proses yang ada adalah marketing dan pelayanan kepada pelanggan. Dengan membuat proses yang ada di dalam CRM menjadi otomatisasi seperti, marketing automationdan service automation,

diharapkankinerja perusahaan menjadi meningkat dan pelanggan menjadi puas. Marketing automation adalah otomatisasi proses marketing seperti manajemen data pelanggan dan calon pelanggan, manajemen promo, serta dengan asumsi bahwa pada struktur organisasi KALOG marketing dan sales menjadi satu maka proses

sales automation seperti order pengiriman, transaksi pengiriman dimasukan kedalam marketing automation. Sedangkan service automation adalah otomatisasi proses pelayanan seperti manajemen komplain dan manajemen FAQ (Frequently Asked Question).

3. CRM Analysis (Analisis CRM)

CRM analysis adalah bagian yang mengolah informasi yang telah didapat, menjadi informasi yang berguna untuk perusahaan. Jika pada aplikasi CRM yang sudah sempurna analisis dapat dilakukan secara otomatisasi, tetapi pada project kali ini karena terbatasnya waktu, maka pada bagian analisis ini, sistem hanya mengeluarkan

(22)

outputberupa laporan-laporan yang nantinya dapat dianalisis oleh eksekutif-eksekutif yang ada di KALOG.

4.3.1 Proses bisnis yang diusulkan

Selain usulan pemecahan masalah, penulis juga mengusulkan perubahan proses bisnis yang terjadi pada saat ini. Diharapkan dengan proses bisnis yang baru dapat mempersingkat proses yang dampaknya adalah pada penghematan waktu dan biaya. Berikut adalah usulan proses bisnis yang baru :

• Usulan proses transaksi pengiriman barang.

(23)

Keterangan :

1. Marketing dan pelanggan bersama-sama membuat kontrak apabila pelanggan masih belum mempunyai kontrak. Isi dari kontrak adalah berapa biaya yang dikenakan untuk suatu paket pengiriman tertentu, servis apa saja yang diberikan oleh KALOG, term condition dan durasi kontrak. Lalu marketing menginputkan kontrak tersebut ke sistem.

2. Pelanggan melakukan order dengan melalui sistem CRM, dan memberikan 3 dokumen yaitu, Shipping Instruction (SI) ,Delivery Order

(DO), dan Cargo Manifest (CM).

3. Bagian security akan memeriksa apakah barang sudah sesuai dengan dokumen.

4. Operasional akan membuat perintah muat barang.

5. Kemudian bagian krani akan memuat barang ke dalam kontainer.

6. Apabila pelanggan memilih jenis pengiriman door-door atau door-station, maka bagian truckingakan mengambil barang di tempat asal barang dan memeriksa realisasi barang yg dikirimkan apakah sudah sesuai dengan order, apabila tidak, akan dilakukan update jumlah barang. Kemudian bagian trucking mengirim ke depo keberangkatan dan mengupdate posisi (checkpoint 1).

7. Truk sampai di depo keberangkatan dan bagian trucking mengupdate posisi (checkpoint 2).

(24)

8. Bagian security akan memeriksa kesesuaian kontainer yang akan dikirim dengan SI.

9. Kemudian bagian operasional akan mengeluarkan perintah pembongkaran kontainer dari truk.

10. Bagian krani membongkar kontainer dari truk (lift off).

12. Ketika waktunya kontainer tersebut untuk dikirim, bagian customer service atau operasional membuat loading plan tentang detail pemuatan kontainer ke PPCW (Gerbong kereta untuk mengangkut kontainer). 13. Operasional mengeluarkan perintah muat kontainer ke atas PPCW. 14. Bagian krani memuat kontainer ke atas PPCW (lift on).

15. Kontainer dikirim menggunakan kereta api ke tempat tujuan dan bagian operasi mengupdate posisi (checkpoint 3).

16. Kontainer yang dikirim menggunakan kereta api sampai di tempat tujuan dan bagian operasi mengupdate posisi (checkpoint 4).

17. Operasional mengeluarkan perintah pembongkaran kontainer dari PPCW.

18. Bagian krani membongkar kontainer dari PPCW (lift off).

20. Bagian security memeriksa kesesuaian kondisi kontainer yang akan dikirim dengan SI dan CM.

(25)

21. Operasional mengeluarkan perintah pemuatan kontainer ke atas truk. 22. Bagian krani memuat kontainer keatas truk (lift on), apabila pelanggan

memilih jenis pengiriman door-station atau station-stationkontainer akan dimuat ke atas truk milik pelanggan, dan apabila pelanggan memilih jenis pengiriman door-door atau station-door kontainer akan dimuat ke atas truk milik KALOG.

23. Pelanggan mengambil kontainer dengan menyerahkan tanda terima barang (TTB) dan bagian operasi mengupdate posisi (checkpoint 5). 24. Bagian truckingakan mengantarkan kontainer ke tempat tujuan barang,

dan mengupdate posisi (checkpoint 5), kemudian invoice akan secara otomatis tergenerate oleh sistem.

25. Barang sampai di tempat tujuan dan mendapatkan TTB, kemudian bagian trucking mengupdate posisi (checkpoint 6), dan invoice akan secara otomatis di generate oleh sistem.

(26)

• Usulan proses pengajuan pertanyaan, keluhan atau saran.

Gambar 4.9 Usulan Proses Bisnis Pengajuan Pertanyaan, Keluhan atauSaran

Keterangan :

1. Pelanggan mengajukan pertanyaan, keluhan atau saran melalui sistem dengan mengisi form.

2. Customer service menerima, dan langsung memberikan solusi jika dirasa mampu, jika dirasa kesulitan dalam memberikan respon, marketing akan langsung menyampaikan kepada pihak yang berkaitan (marketing, finance, atau operasi).

(27)

3. Bagian yang berkaitan (finance) akan memberikan solusi atau jawaban atas kesulitan pelanggan melalui sistem.

4. Bagian yang berkaitan (operasi) akan memberikan solusi atau jawaban atas kesulitan pelanggan melalui sistem.

5. Bagian yang berkaitan (marketing) akan memberikan solusi atau jawaban atas kesulitan pelanggan melalui sistem.

6. Pelangganakan bisa melihat jawaban atas pertanyaan, keluhan, atau saran tersebut pada sistem.

4.4 Perancangan

Pada tahap ini penulis merancang model CRM berdasarkan hasil interview yang telah dilakukan. Model yang dibuat adalah use case diagram, activity diagram,

(28)

4.4.1 Pelanggan

Gambar 4.10 Use Case Pelanggan

4.4.1.1Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Manajemen Profil Pelanggan

Interaksi aktor pelanggan dengan aktivitas manajemen profil diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.2 dangambar 4.11 sampai gambar 4.13.

(29)

Gambar 4.11 Use Case Diagram Manajemen Profil Pelanggan

Tabel 4.2 Skenario Manajemen Profil Pelanggan

Identifikasi

Nama Manajemen Profil Pelanggan

Tujuan Mengelola data pelanggan

Deskripsi Proses ini untuk mengelola data pelanggan seperti menambah, mengubah atau menghapus data pelanggan

Aktor Pelanggan

Use case yg berkaitan Ubah Profil, Ganti Password, Ubah Contact Person, Tambah Contact Person. Hapus Contact Person

Skenario Utama Kondisi awal Form manajemen profil ditampilkan

Aksi Aktor Reaksi Sistem

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / ubah /

hapus/ melihat detail), mengisiform

2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses pengubahan data pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan penghapusan data pada basis data

3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / ubah / hapus) atau menampilkan data yang dicari pada tabel

Skenario Alternatif (Proses Gagal)

1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) Memilih kegiatan

yang akan dilakukan (tambah / ubah / hapus), mengisiform

3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses pengubahan data pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan penghapusan data pada basis data

(30)

(31)

Gambar 4.13 Sequence Diagram Manajemen Profil Pelanggan

4.4.1.2Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Order Pelanggan Interaksi aktor pelanggan dengan aktivitas order diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.3 dangambar 4.14 sampai gambar 4.16.

(32)

Gambar 4.14 Use Case Diagram Order Pelanggan

Tabel 4.3 Skenario Order Pelanggan

Identifikasi

Nama Order Pelanggan

Tujuan Mengelola order pelanggan

Deskripsi Proses ini untuk mengelola order pelanggan melakukan tambah order, pembatalan order, dan pencarian history order

Aktor Pelanggan Use case yg berkaitan Tambah order, batal order, cari order

Skenario Utama Kondisi awal Form history order ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / batal / lihat detail), mengisi form

2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data order pada basis data / jika memilih batal, sistem melakukan proses pengubahan status order pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan

3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / batal) atau menampilkan data yang dicari pada tabel

yang akan dilakukan (tambah / cari / batal / lihat detail), mengisi form

3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data order pada basis data / jika memilih batal, sistem melakukan proses pengubahan status order pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan

(33)

(34)

Gambar 4.16 Sequence Diagram Order Pelanggan

4.4.1.3Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Komplain Pelanggan

Interaksi aktor pelanggan dengan aktivitas komplain diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.4 dangambar 4.17 sampai gambar 4.19.

(35)

Gambar 4.17 Use Case Diagram Komplain Pelanggan

Tabel 4.4 Skenario Komplain Pelanggan

Identifikasi

Nama Komplain Pelanggan

Tujuan Mengelola komplain pelanggan

Deskripsi Proses ini untuk mengelola komplain, pelanggan melakukan tambah komplain, cari komplain, dan hapus komplain Aktor Pelanggan

Use case yg berkaitan Tambah komplain, cari komplain, hapus komplain Skenario Utama

Kondisi awal Form history komplain ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / hapus / lihat detail), mengisi form

2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data komplain pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan

3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / hapus) atau menampilkan data yang dicari pada tabel

yang akan dilakukan (tambah / cari / hapus / lihat detail), mengisi form

3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data komplain pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan

(36)

(37)

(38)

4.4.2 Operasi

Gambar 4.20 Use Case Operasi

4.4.2.1 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Order Operasi Interaksi aktor operasi dengan aktivitas order diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.5 dangambar 4.21 sampai gambar 4.23.

(39)

Gambar 4.21 Use Case Diagram Order Operasi

Tabel 4.5 Skenario Order Operasi

Identifikasi

Nama Order Operasi

Tujuan Mengelola order pengiriman

Deskripsi Proses ini untuk mengelola order pengiriman,operasi melakukan ubah status order, pencarian order

Aktor Operasi Use case yg berkaitan Ubah status order, cari order

Skenario Utama Kondisi awal Form history order ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (ubah data / cari / lihat detail),

2) Jika memilih ubah order, sistem melakukan proses update data order, update data jadwal, update data container, dan tambah data transaksi pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari user 3) Menyimpan hasil kegiatan (Update) atau

menampilkan data yang dicari pada tabel Skenario Alternatif (Proses Gagal)

yang akan dilakukan (ubah data / cari / lihat detail)

3) Jika memilih ubah order, sistem melakukan proses update data order, update data jadwal, update data container, dan tambah data transaksi pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari user Kondisi Akhir Operasi dapat mengelola order (mengubah)

(40)

(41)

Gambar 4.23 Sequence Diagram Order Operasi

4.4.2.2 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Transaksi Operasi

Interaksi aktor operasi dengan aktivitas transaksi diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.6 dangambar 4.24 sampai gambar 4.26.

(42)

Tabel 4.6 Skenario Transaksi Operasi

Identifikasi

Nama Transaksi Operasi

Tujuan Mengelola transaksi pengiriman

Deskripsi Proses ini untuk mengelola transaksi pengiriman,operasi melakukan ubah status transaksi, pencarian transaksi

Aktor Operasi Use case yg berkaitan Ubah status transaksi, cari transaksi

Skenario Utama Kondisi awal Form history transaksi ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (ubah status / cari / lihat detail),

2) Jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update data order, uipdate data transaksi, dan update data jadwal pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari user

3) Menyimpan hasil kegiatan (Update) atau menampilkan data yang dicari pada tabel

yang akan dilakukan (ubah status / cari / lihat detail)

3) Jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update data order, uipdate data transaksi, dan update data jadwal pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari user

(43)

(44)

Gambar 4.26 Sequence Diagram Transaksi Operasi

4.4.2.3 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Komplain Operasi

Interaksi aktor operasi dengan aktivitas komplain diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.7 dangambar 4.27 sampai gambar 4.29.

(45)

Tabel 4.7 Skenario Komplain Operasi

Identifikasi

Nama Komplain Operasi

Tujuan Mengelola komplainoperasi

Deskripsi Proses ini untuk mengelola komplain,operasmelakukan jawab komplain, cari komplain, dan simpan komplain

Aktor Operasi

Use case yg berkaitan Jawab komplain, cari komplain, simpan komplain Skenario Utama

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (jawab / cari / simpan / lihat detail), mengisi form

2) Jika memilih jawab, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih simpan, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan

3) Menyimpan hasil kegiatan (jawab / simpan) atau menampilkan data yang dicari pada tabel

yang akan dilakukan (jawab / cari / simpan / lihat detail), mengisi form

3) Jika memilih jawab, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih simpan, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan

(46)

(47)

(48)

4.4.3 Marketing

Gambar 4.30 Use Case Marketing

4.4.3.1 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Kontrak Marketing

Interaksi aktor marketing dengan aktivitas kontrak diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.8 dangambar 4.31 sampai gambar 4.33.

(49)

Gambar 4.31 Use Case Diagram Kontrak Marketing

Tabel 4.8 Skenario Kontrak Marketing

Identifikasi

Nama Kontrak Marketing

Tujuan Mengelola kontrakmarketing

Deskripsi Proses ini untuk mengelola kontrak,marketingmelakukan tambah kontrak, cari kontrak, dan ubah kontrak

Aktor Marketing

Use case yg berkaitan Tambah kontrak, cari kontrak, ubah kontrak Skenario Utama

Kondisi awal Form history kontrak ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / lihat detail), mengisi form

2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data kontrak pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing

3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / ubah) atau menampilkan data yang dicari pada tabel

yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / lihat detail), mengisi form

3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data kontrak pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing

(50)

(51)

Gambar 4.33 Sequence Diagram Kontrak Marketing

4.4.3.2 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Promo Marketing

Interaksi aktor marketing dengan aktivitas promo diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.9 dangambar 4.34 sampai gambar 4.36.

(52)

Gambar 4.34 Use Case Diagram Promo Marketing

Tabel 4.9 Skenario Promo Marketing

Identifikasi

Nama Promo Marketing

Tujuan Mengelola promomarketing

Deskripsi Proses ini untuk mengelola promo,marketingmelakukan tambah promo, cari promo, dan ubah promo

Aktor Marketing

Use case yg berkaitan Tambah promo, cari promo, ubah promo Skenario Utama

Kondisi awal Form history promo ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / lihat detail), mengisi form

2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data promo pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing

yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / lihat detail), mengisi form

3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data promo pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing

(53)

(54)

Gambar 4.36 Sequence Diagram Promo Marketing

4.4.3.3 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Calon Customer Marketing

Interaksi aktor marketing dengan aktivitas calon customer diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.10 dangambar 4.37 sampai gambar 4.39.

(55)

Gambar 4.37 Use Case Diagram Calon Customer Marketing

Tabel 4.10 Skenario Calon Customer Marketing

Identifikasi

Nama Calon customer marketing

Tujuan Mengelola calon customermarketing Deskripsi

Proses ini untuk mengelola calon customer,marketingmelakukan tambah calon customer, cari calon customer, ubah data calon customer, ubah status calon customer, dan hapus calon customer Aktor Marketing

Use case yg berkaitan Tambah calon customer, cari calon customer, ubah data calon customer, ubah status calon customer, dan hapus calon customer

Skenario Utama

Kondisi awal Form data calon customer ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / ubah status / hapus / lihat detail), mengisi

form

2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data calon customer pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data calon customer pada basis data / jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update status calon customer dan penambahan data pelanggan pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data calon customer pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing 3) Menyimpan hasil kegiatan (tambah / ubah) atau

menampilkan data yang dicari pada tabel Skenario Alternatif (Proses Gagal)

yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / ubah status / hapus / lihat detail), mengisi

form

3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data calon customer pada basis data / jika memilih ubah, sistem

melakukan proses update data calon customer pada basis data / jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update status calon customer dan penambahan data pelanggan pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data calon

(56)

customer pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari marketing Kondisi Akhir Marketing dapat mengelola calon customer (menambah / mengubah

/ menghapus)

(57)

(58)

4.4.4 Finance

Gambar 4.40 Use Case Finance

4.4.4.1 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Invoice Finance Interaksi aktor finance dengan aktivitas invoice diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.11 dangambar 4.41 sampai gambar 4.43.

(59)

Gambar 4.41 Use Case Diagram Invoice Finance

Tabel 4.11 Skenario Invoice Finance

Identifikasi

Nama Invoice finance

Tujuan Mengelola invoicefinance

Deskripsi Proses ini untuk mengelola invoice,financemelakukan cari invoice, dan ubah status bayar invoice

Aktor Finance Use case yg berkaitan Cari invoice, dan ubah status invoice

Skenario Utama

Kondisi awal Form data history invoice ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (cari / ubah status lihat detail)

2) Jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update status invoice / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari finance

yang akan dilakukan (cari / ubah status lihat detail)

3) Jika memilih ubah status, sistem melakukan proses update status invoice / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari finance

(60)

(61)

Gambar 4.43 Sequence Diagram Invoice Finance

4.4.5 Customer Service

(62)

4.4.5.1 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Komplain Customer Service

Interaksi aktor customer service dengan aktivitas komplain diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.12 dangambar 4.45 sampai gambar 4.47.

Gambar 4.45 Use Case Diagram Komplain Customer Service

Tabel 4.12 Skenario Komplain Customer Service

Identifikasi

Nama Komplain Customer service

Tujuan Mengelola komplaincustomer service

Deskripsi Proses ini untuk mengelola komplain,customer servicemelakukan jawab komplain, cari komplain, dan teruskan komplain

Aktor Customer service

Use case yg berkaitan Jawab komplain, cari komplain, teruskan komplain Skenario Utama

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (jawab / cari / teruskan / lihat detail), mengisi form

2) Jika memilih jawab, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih teruskan, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan

3) Menyimpan hasil kegiatan (jawab / teruskan) atau menampilkan data yang dicari pada tabel

yang akan dilakukan (jawab / cari / teruskan /

3) Jika memilih jawab, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika memilih teruskan, sistem melakukan proses update data komplain pada basis data / jika

(63)

lihat detail), mengisi form

memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari pelanggan

Kondisi Akhir Customer service dapat mengelola komplain (jawab / teruskan)

(64)

(65)

4.4.6 Eksekutif

(66)

4.4.7 Web Admin

Gambar 4.49 Use Case Web Admin

4.4.7.1 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram Manajemen User Web Admin

Interaksi aktor web admin dengan aktivitas imanajemen user diterangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.13 dangambar 4.50 sampai gambar 4.52.

(67)

Gambar 4.50 Use Case Diagram Manajemen User Web Admin

Tabel 4.13 Skenario Manajemen User Web Admin

Identifikasi

Nama Manajemen user web admin

Tujuan Mengelola user(pegawai)web

Deskripsi Proses ini untuk mengelola user,web adminmelakukan tambah user, cari user, ubah data user, dan hapus user

Aktor Web admin

Use case yg berkaitan Tambah user, cari user, ubah data user, dan hapus user Skenario Utama

Kondisi awal Form data user ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / hapus / lihat detail), mengisiform

2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data user pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data user pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data user pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari web admin

1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) 1) Memilih kegiatan

yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / hapus / lihat detail), mengisiform

3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data user pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data user pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data user pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari web admin

Kondisi Akhir Web admin dapat mengelola user (menambah / mengubah / menghapus)

(68)

(69)

Gambar 4.52 Sequence Diagram Manajemen User Web Admin

4.4.7.2 Use case, Skenario, Activity Diagram dan Sequence Diagram FAQ Web Admin

Interaksi aktor web admin dengan aktivitas FAQditerangkan dan dimodelkan dengan usecase, skenario, activity diagram dan sequence diagram dapat dilihat pada tabel 4.14 dangambar 4.53 sampai gambar 4.55.

(70)

Gambar 4.53 Use Case Diagram FAQ Web Admin

Tabel 4.14 Skenario FAQ Web Admin

Identifikasi

Nama FAQ web admin

Tujuan Mengelola FAQ

Deskripsi Proses ini untuk mengelola FAQ,web adminmelakukan tambah FAQ, cari FAQ, ubah data FAQ, dan hapus FAQ

Aktor Web admin

Use case yg berkaitan Tambah FAQ, cari FAQ, ubah data FAQ, dan hapus FAQ Skenario Utama

Kondisi awal Form data FAQ ditampilkan

1) Memilih kegiatan yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / hapus / lihat detail), mengisiform

2) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data FAQ pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data FAQ pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data FAQ pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari web admin

1) Menampilkan Pesan bahwa pemrosesan data gagal dilakukan 2) 1) Memilih kegiatan

yang akan dilakukan (tambah / cari / ubah / hapus / lihat detail), mengisiform

3) Jika memilih tambah, sistem melakukan proses penambahan data FAQ pada basis data / jika memilih ubah, sistem melakukan proses update data FAQ pada basis data / jika memilih hapus, sistem melakukan proses penghapusan data FAQ pada basis data / jika memilih cari, sistem melakukan pencarian data pada basis data berdasarkan inputan dari web admin

Kondisi Akhir Web admin dapat mengelola FAQ (menambah / mengubah / menghapus)

(71)

(72)

(73)

4.4.8 Rancangan Database

Pada tahap ini dilakukan pembuatan desain basis data, dan untuk mempermudah dalam pembuatan desain basis data digunakan metode Entity Relationship (ER Diagram). Desain ER diagram yang dibuat ditujukan untuk membantu mendesain struktur basis data, yang akan digunakan untuk menampung data-data yang dibutuhkan dalam sistem informasi ini. Desain ER diagram yang digunakan dalam pembuatan aplikasi ini dapat dilihat pada gambar 4.56

(74)

Pada tahap ini akan dijelaskan mengenai tabel-tabel hasil mapping yang telah dibuat pada tahap desain basis data. Tabel-tabel ini akan digunakan untuk menyimpan data-data yang dibutuhkan dalam mengaplikasikan sistem yang dibuat. Semua tabel yang digunakan pada rancangan database ini dibuat dengan menggunakan aplikasi MySQL.

1. Pelanggan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pelanggan. Jumlah field pada tabel ini adalah 8 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.15.

Tabel 4.15 Struktur Tabel Pelanggan

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan

id_pelanggan varchar 15 Primary Kode pelanggan. Kode ini digenerate secara otomatis

nama varchar 30 - Nama pelanggan

alamat varchar 30 - Alamat pelanggan kota varchar 15 - Kota tempat pelanggan

email varchar 20 - Email pelanggan jenis_perusahaan varchar 30 - Jenis perusahaan pelanggan ultah date - - Hari jadi perusahaan

id_area varchar 10 Foreign Kawasan tempat pelanggan, menunjukan jarak dari stasiun ke tempat pelanggan

2. Contact Person

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data contact person. Jumlah field pada tabel ini adalah 13 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.16.

Tabel 4.16 Struktur Tabel Contact Person

id_contact_person varchar 15 Primary Kode contact person. Kode ini digenerate secara otomatis

id_pelanggan varchar 15 Foreign Kode pelanggan tempat contact person bekerja

nama varchar 20 - Nama contact person

alamat varchar 30 - Alamat contact person jenis_kelamin varchar 10 - Jenis kelamin contact person

tgl_lahir date - - Tgl lahir contact person jabatan varchar 20 - Jabatan contact person

(75)

no_telp_kantor int 15 - No telp kantor contact person no_hp int 15 - No hp contact person fax int 15 - Fax contact person

email varchar 20 - Email pelanggan username varchar 15 - Username contact person password varchar 15 - Password contact person

3. Pegawai

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pegawai. Jumlah field pada tabel ini adalah 7 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.17.

Tabel 4.17 Struktur Tabel Pegawai

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_pegawai varchar 15 Primary Kode pegawai. Kode ini digenerate

secara otomatis nama varchar 30 - Nama pegawai

alamat varchar 30 - Alamat pegawai no_telp int 15 - No telp pegawai

jabatan varchar 20 - Jabatan pegawai username varchar 15 - Username pegawai ketika login password varchar 15 - Password pegawai ketika login

4. Promo

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data promo. Jumlah field pada tabel ini adalah 5 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.18.

Tabel 4.18 Struktur Tabel Promo

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_promo varchar 15 Primary Kode promo. Kode ini digenerate

secara otomatis

judul varchar 30 - Judul promo tgl_pos date - - Tgl pembuatan promo isi varchar 200 - Isi promo gambar varchar 20 - Gambar promo

5. Komplain

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data komplain. Jumlah field pada tabel ini adalah 11 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.19.

(76)

Tabel 4.19 Struktur Tabel Komplain

id_komplain varchar 15 Primary Kode komplain. Kode ini digenerate secara otomatis

id_pelanggan varchar 15 Foreign Kode pelanggan yang membuat komplain

id_pegawai varchar 15 Foreign Kode pegawai yang membalas komplain

judul varchar 20 Judul komplain tgl_komplain date - - Tgl pembuatan komplain tgl_balas date - - Tgl balasan komplain kategori varchar 15 - Kategori komplain isi varchar 100 - Isi komplain balasan varchar 100 - Balasan komplain bagian varchar 15 - Bagian pelimpahan komplain status varchar 2 - Status komplain 0=belum dibalas

1=sudah dibalas

simpan varchar 2 - Status simpan 0=tdk disimpan 1=disimpan

6. Calon Pelanggan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data calon pelanggan. Jumlah field pada tabel ini adalah 7 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.20. Tabel 4.20 Struktur Tabel Calon Pelanggan

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_calon_pelanggan varchar 15 Primary Kode calon pelanggan. Kode ini

digenerate secara otomatis nama varchar 30 - Nama calon pelanggan alamat varchar 30 - Alamat calon pelanggan kota varchar 15 - Kota tempat calon pelanggan jenis_perusahaan varchar 30 - Jenis perusahaan calon pelanggan no_telp int 15 - No telp calon pelanggan

email varchar 20 - Email calon pelanggan

7. Kontrak

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data kontrak. Jumlah field pada tabel ini adalah 11 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.21.

Tabel 4.21 Struktur Tabel Kontrak

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_kontrak varchar 15 Primary Kode kontrak. Kode ini digenerate

(77)

secara otomatis

id_pelanggan varchar 15 Foreign Kode pelanggan yang membuat kontrak

id_pegawai varchar 15 Foreign Kode pegawai yang membuat kontrak tgl_awal date - - Tgl masa kontrak mulai berlaku tgl_akhir date - - Tgl masa kontrak berakhir

8. Layanan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data layanan. Jumlah field pada tabel ini adalah 3 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.22.

Tabel 4.22 Struktur Tabel Layanan

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_layanan varchar 15 Primary Kode kontrak. Kode ini digenerate

secara otomatis

nama varchar 15 - Nama layanan harga int 10 - Harga default layanan

9. Paket

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data paket. Jumlah field pada tabel ini adalah 5 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.23.

Tabel 4.23 Struktur Tabel Paket

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_paket varchar 15 Primary Kode kontrak. Kode ini digenerate

secara otomatis

id_kontainer varchar 15 Foreign Kode kontainer dalam paket id_rute varchar 15 Foreign Kode rute dalam paket id_pengiriman varchar 15 Foreign Kode pengiriman dalam paket nama varchar 20 - Nama paket

10. Kontainer

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data kontainer. Jumlah field pada tabel ini adalah 5 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.24.

Tabel 4.24 Struktur Tabel Kontainer

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_kontainer varchar 15 Primary Kode kontrak. Kode ini digenerate

(78)

secara otomatis

jenis varchar 15 - Jenis kontainer ukuran int 5 - Ukuran kontainer

status varchar 15 - Status kontainer (Full/Empty) posisi varchar 15 - Posisi kontainer berada

11.Rute

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data rute. Jumlah field pada tabel ini adalah 2 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.25.

id_rute varchar 15 Primary Kode rute. Kode ini digenerate secara otomatis

nama varchar 20 - Nama rute

12.Pengiriman

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data pengiriman. Jumlah field pada tabel ini adalah 2 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.26.

id_pengiriman varchar 15 Primary Kode pengiriman. Kode ini digenerate secara otomatis

nama varchar 15 - Nama pengiriman

13.Detail kontrak

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data detail kontrak. Jumlah field pada tabel ini adalah 5 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.27.

Tabel 4.27 Struktur Tabel Detail_kontrak

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_kontrak varchar 15 Primary Kode kontrak id_paket varchar 15 Primary Kode paket id_pelayanan varchar 15 Primary Kode pelayanan harga int 10 - Harga untuk detail kontrak

(79)

14.Detail layanan

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data detail layanan. Jumlah field pada tabel ini adalah 2 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.28.

Tabel 4.28 Struktur Tabel Detail_layanan

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_order varchar 15 Primary Kode order id_pelayanan varchar 15 Primary Kode pelayanan

15.Detail kontainer

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data detail kontainer. Jumlah field pada tabel ini adalah 2 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.29.

Tabel 4.29 Struktur Tabel Detail_kontainer

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_transaksi varchar 15 Primary Kode transaksi id_kontainer varchar 15 Primary Kode kontainer

16.Order Kirim

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data order kirim. Jumlah field pada tabel ini adalah 13 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.30.

Tabel 4.30 Struktur Tabel Order

id_order varchar 15 Primary Kode order kirim. Kode ini digenerate secara otomatis

id_pelanggan varchar 15 Foreign Kode pelanggan yang membuat order id_pegawai varchar 15 Foreign Kode pegawai yang merubah order

menjadi transaksi id_jadwal varchar 15 Foreign Kode jadwal untuk order id_paket varchar 15 Foreign Kode paket yang dipilih id_kontrak varchar 15 Foreign Kode kontrak yang dipakai tgl_order date - - Tgl order dibuat

produk varchar 20 - Jenis produk yang dikirm catatan varchar 15 - Catatan penanganan barang berat int 5 - Jumlah berat barang jumlah_kontainer int 5 - Jumlah kontainer yg dikirim status varchar 10 - Status order 0=batal 1=terkirim

(80)

17.Transaksi

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data transaksi. Jumlah field pada tabel ini adalah 6 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.31.

Tabel 4.31 Struktur Tabel Transaksi

id_transaksi varchar 15 Primary Kode transaksi. Kode ini digenerate secara otomatis

id_order varchar 15 Foreign Kode order yang diubah menjadi transaksi

id_jadwal varchar 15 Foreign Kode jadwal untuk order jumlah_kontainer int 5 - Jumlah kontainer yg dikirim status varchar 2 - Status order 0=terkirim 1=sampai posisi varchar 15 - Posisi barang pada saat ini

18 Invoice

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data transaksi. Jumlah field pada tabel ini adalah 6 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.32.

Tabel 4.32 Struktur Tabel Invoice

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_invoice varchar 15 Primary Kode invoice. Kode ini digenerate

secara otomatis

id_transaksi varchar 15 Foreign Kode transaksi yang dibuat invoice nya id_pegawai varchar 15 Foreign Kode pegawai yang

tgl date - - Tgl pembuatan invoice tgl_jatuh_tempo date - - Tgl jatuh tempo pembayaran

tgl_bayar date - - Tgl pembayaran invoice total int 15 - Jumlah yang harus dibayar oleh

pelanggan

status varchar 2 - Status pembayaran (paid/unpaid)

19.Jadwal

Tabel ini digunakan untuk menyimpan data jadwal. Jumlah field pada tabel ini adalah 13 field.Struktur tabelnya dapat dilihat pada Tabel 4.33.

Tabel 4.33 Struktur Tabel Jadwal

Nama Field Type Data Ukuran Key Keterangan id_jadwal varchar 15 Primary Kode jadwal. Kode ini digenerate

(81)

secara otomatis

kirim1Plan datetime 15 - Rencana waktu ambil barang kirim1Real datetime 15 - Realisasi waktu ambil barang tiba1Plan datetime 15 - Rencana waktu tiba di stasiun asal tiba1Real datetime 15 - Realisasi waktu tiba di stasiun asal kirim2Plan datetime 15 - Rencana waktu kirim dari stasiun asal kirim2Real datetime 15 - Realisasi waktu kirim dari stasiun asal tiba2Plan datetime 15 - Rencana waktu tiba di stasiun tujuan tiba2Real datetime 15 - Realisasi waktu tiba di stasiun tujuan kirim3Plan datetime 15 - Rencana waktu kirim dari stasiun

tujuan

kirim3Real datetime 15 - Realisasi waktu kirim dari stasiun tujuan

tiba3Plan datetime 15 - Rencana waktu tiba di tempat tujuan tiba3Real datetime 15 - Realisasi waktu tiba di tempat tujuan

4.4.9 Rancangan User Interface

User interface merupakan faktor yang penting dalam perancangan perangkat lunak. Salah satu yang mempengaruhi kepuasan user terhadap suatu perangkat lunak adalah kemudahan, kepraktisan serta menarik tidaknya user interface yang dibuat. Berikut beberapa penjelasan mengenai user interface aplikasi CRM KALOG berdasarkan workflownya :

1. Halaman Tambah Order Pengiriman Pelanggan

Gambar 4.57 merupakan desain halaman tambah order pengiriman pelanggan. Halaman ini digunakan pelanggan untuk melakukan order pengiriman barang. Data yang dibutuhkan adalah rute pengiriman, jenis pengiriman, layanan, waktu ambil (jika jenis pengirimannya door-station/door-door), waktu kirim dari stasiun asal ke stasiun tujuan, waktu kirim dari stasiun tujuan ke tempat tujuan, no kontrak yang dipakai, produk brang yang dikirim, catatan penanganan khusus barang, pakai kontainer siapa, jenis kontainer, jumlah kontainer, dan berat kontainer. Setelah semua field diisi maka pelanggan

(82)

memencet tombol simpan untuk menyetujui order pengiriman. Apabila data sudah benar maka akan muncul record order pengiriman.

Gambar 4.57 Halaman Tambah Order Pengiriman Pelanggan

1. Halaman Order Operasi

Gambar 4.58 merupakan desain halaman order pengiriman operasi. Halaman ini digunakan untuk mendapatkan informasi order dari pelanggan. Dari halaman ini bagian operasional bisa mendapatkan informasi tanggal order, jadwal ambil barang, jenis kiriman, dan status order sendiri. Untuk mengetahui informasi order yang sudah dipilih dapat memencet tombol detail disebelah kanan baris order yang dipilih. Setelah pelanggan order, maka bagian operasi dapat mengetahui kapan pengiriman tersebut akan dilakukan.