4.5 Analisis Biaya dan Manfaat
4.5.3 Analisis Manfaat
4.5.3.1 Manfaat Tangible
Bagi KALOG pengembangan aplikasi CRM ini akan memberikan dampak yang besar dalam mendukung operasional perusahaan. Dampak ekonomis atau penghematan yang terlihat adalah adanya pengurangan biaya operasional yang terdiri dari penghematan biaya kertas, tinta printer serta efektifitas jam kerja. Adapun penghitungan komponen-komponen pengurangan biaya sebagai manfaat yang langsung dirasakan oleh perusahaan adalah sebagai berikut :
1. Penghematan kertas
Sebelum adanya aplikasi CRM, setiap laporan yang dihasilkan dari transaksi harus dicetak.Hal ini dikarenakan tiap bagian menggunakan sistem yang berbeda-beda.Begitu juga dengan laporan – laporan seperti laporan daftar contract dengan pelanggan, laporan order kirim, dan laporan transaksi pengiriman, dll harus dicetak. Tetapi setelah adanya aplikasi CRM, pendokumentasian secara hardcopy tidak diperlukan lagi kecuali form yang memang harus diberikan ke pelanggan. Hal ini dikarenakan semua data tersimpan di dalam database sistem yang dapat dilihat kapan saja. Dengan asumsi harga kertas per rim adalah Rp 35.000 dan dengan adanya
aplikasi CRM dapat menghemat 15 rim, sehingga terjadi penghematan sebesar Rp 35.000 x 15 rim = Rp 525.000 per bulan. Penghematan yang terjadi untuk per tahun sebesar 12 x Rp 525.000 = Rp 6.300.000.
2. Penghematan Tinta Printer
Dengan adanya penghematan kertas, maka secara otomatis akan menyebabkan penghematan tinta printer yang biasa dipergunakan untuk laporan – laporan yang dibutuhkan. Dengan asumsi harga pengisian ulang tinta adalah Rp 40.000 dan dalam 1 bulan dapat menghemat 10 kali pengisian, maka penghematan tinta printer yang terjadi adalah sebesar Rp 40.000 x 10 tinta = Rp 400.000 per bulan. Penghematan yang terjadi untuk per tahun sebesar 12 x Rp 400.000 = Rp 4.800.000.
3. Efektifitas Jam Kerja
Dengan adanya aplikasi CRM tentu akan berdampak pada meningkatnya efektifitas kerja para pegawai KALOG, seperti contoh, pegawai yang sebelumnya harus mencari data pada tabel di excel bahkan pada dokumen kertas, selanjutnya akan dapat dengan mudah dam cepat menemukan data dengan menggunakan aplikasi CRM, atau bagian finance yang sebelumnya harus membuat tagihan secara manual selanjutnya sistem akan mengenerate secara otomatis berdasarkan transaksi yang telah dilakukan dan kontrak yang dipunyai pelanggan tersebut, sehingga tugas finance hanya memeriksa tagihan yang telah dibuat oleh aplikasi CRM tersebut, selain kenaikan kecepatan aliran data. Dengan asumsi pemakai aplikasi CRM di KALOG berjumlah 20 orang, dengan gaji rata-rata 4 juta/bulan, dan aplikasi CRM tersebut dapat menaikan efektifitas sebesar 20%, maka akan didapat perhitungan sebagai berikut, efektifitas 1
bln = 20% * Rp. 4.000.000,- * 20 org = Rp. 16.000.000,-. Maka dalam satu tahun didapat penghematan sebesar Rp. 192.000.000,-.
Berikut rincian estimasi biaya untuk implementasi aplikasi CRM selama empat tahun ke depan dengan asumsi tingkat pertumbuhan ekonomi Bank Indonesia sebesar 6,5%, yang ditunjukkan pada tabel dibawah ini.
Tabel 4.38Estimasi Manfaat Implementasi CRM
2013 2014 2015 2016
Manfaat Kertas 6,300,000 6,709,500 7,145,618 7,610,083 Manfaat Tinta 4,800,000 5,112,000 5,444,280 5,798,158 Manfaat Jam Kerja 192,000,000 204,480,000 217,771,200 231,926,328 Total Manfaat 198,300,000 216,301,500 230,361,098 245,334,569
Setelah biaya dan manfaat teridentifikasi, selanjutnya dari data-data tersebut akan dilakukan perhitungan payback period,Return on Investment (ROI) dan Net Present
Value (NPV), sebagai informasi bagaimana melihat proyeksi finansial dari usulan
yang akan dijalankan. Dari data yang tersedia, dengan menginvestasikan dana sebesar Rp.111.000.000 pada tahun 2012 dan dengan manfaat yang diperoleh per tahunnya sekitar Rp.200.000.000 (mengikuti tingkat pertumbuhan ekonomi) maka payback
period akan didapat pada tahun 2014 bulan ke1 (satu). Hal ini dapat dilihat dari cash
pada tahun 2013 yang hanya memiliki selisih Rp.13.685.000. Jumlah selisih tersebut akan tertutupi pada bulan ke 1 pada tahun 2014.
Tabel 4.39Payback Period
Total Biaya Total Manfaat Total 2012 (114,500,000) (114,500,000) 2013 (97,485,000) 198,300,000 (13,685,000) 2014 (101,043,202) 216,301,500 101,573,298
2015 (104,731,278) 230,361,098 227,203,118 2016 (133,053,970) 245,334,569 339,483,717
Tabel 4.40Return On Investment Total Biaya Total Manfaat 2012 114,500,000 2013 97,485,000 198,300,000 2014 101,043,202 216,301,500 2015 104,731,278 230,361,098 2016 133,053,970 245,334,569 Total 550,813,450 890,297,167 ROI=61,6%
Dari total investasi yang dilakukan, yaitu sebesar Rp.550.813.450 akan didapatkan pengembalian investasi sebesar 61,6% atau sekitar Rp.890.297.167. Nilai tersebut didapat dari selisih manfaat dan biaya yang dikeluarkan sampai tahun kelima lalu dibagi dengan biaya yang dikeluarkan. Hingga pada akhirnya menghasilkan nilai
ROI sebesar 61,6%.
Tabel 4.41Net Present Value NPV Investasi (114,500,000) Inflow tahun 1 100,815,000 Inflow tahun 2 115,258,298 Inflow tahun 3 125,629,820 Inflow tahun 4 112,280,599 NPV = 279,910,222
Net present value (NVP) memberikan informasi mengenai proyeksi finansial
yang akan datang. Investasi yang dilakukan sebesar Rp.114.500.000 diharapkan akanmendapatkan keuntungan sebesar Rp.453.983.717 dalam waktu 4 tahun. Dengan tingkat suku bunga Bank Indonesia sebesar 5,75% maka nilai NPV yang dihasilkan adalah sebesar Rp.279.910.222Artinya, nilai Rp. Rp.453.983.717 yang akan diperoleh pada tahun keempat sama dengan Rp. 279.910.222 nilai mata uang di masa yang sekarang.Nilai NPV yang bersifat positif ini membuat usulan ini layak untuk
diterima.
4.5.3.2 Manfaat Intangible
Manfaat yang yang dihasilkan dari investasi yang tidak dapat secara langsung diidentifikasi atau diukur. Berikut manfaat intangible yang dapat diperoleh perusahaan setelah melakukan implementasi aplikasi CRM :
• Meningkatkan citra perusahaan
Setelah mengimplementasikan aplikasi CRM, proses – proses yang ada di KALOG mulai dari pencatatan kontrak, order kirim, transaksi pengiriman, sampai penagihan biaya transaksi ke pelanggan menjadi terintegrasi. Dengan begitu, proses pengerjaan menjadi lebih cepat dan akurat.Hal ini berdampak pada pelanggan, dimana pelayanan KALOG menjadi lebih cepat dan memuaskan sehingga menjadikan citra KALOG sebagai salah satu perusahaan logistik di Indonesia menjadi meningkat.
• Meningkatkan kredibilitas karyawan
Kredibilitas karyawan untuk bekerja dengan baik dan optimal semakin meningkat. Hal ini dikarenakan dengan diimplementasikannya aplikasi CRM, pekerjaan mereka semakin dipermudah, karena mengedepankan proses bisnis yang terintegrasi.
• Meningkatkan loyalitas pelanggan
Dengan adanya peningkatan kualitas pelayanan KALOG terhadap pelanggan diharapkan kepuasan pelanggan akan meningkat pula, dan secara tidak langsung akan berpengaruh terhadap loyalitas pelanggan karena tingkat kepuasan pelanggan akan berbanding lurus dengan loyalitas pelanggan terhadap KALOG.