IV HASIL DAN PEMBAHASAN
4.4 Analisis dan Rancangan Konseptual .1 Analisis Architecture Vision .1 Analisis Architecture Vision
4.4.3 Information System Architecture
4.4.3.1 Kondisi saat ini Aplikasi SIMPEG Aplikasi SIMPEG
4.4.3.2.1 Analisis Kebutuhan Sistem
Sebelum menentukan sistem aplikasi yang akan dibuat perlu dilakukan terlebih dahulu analisis kebutuhan sistem. Analisis ini bertujuan untuk memperoleh sistem seperti apa yang sebenarnya dibutuhkan oleh user.
Hasil kuesioner menunjukkan bahwa 87,84 % responden menginginkan adanya sistem monitoring proses administrasi kepegawaian terutama yang berkaitan dengan jabatan fungsional. Responden mengungkapkan bahwa sistem monitoring ini akan bermanfaat dalam menelusuri proses usulan administrasi kepegawaian yang diajukan. Selain itu juga dapat mempercepat informasi terhadap status usulan administrasi kepegawaian dan berkas yang diajukan.
Sedangkan untuk model aplikasi yang diinginkan, 87,84% responden menginginkan sistem aplikasi yang dapat diakses dimana saja dan kapan saja yaitu sistem aplikasi yang online. Hal ini disebabkan responden ingin dapat secara langsung memonitor proses usulan administrasi kepegawaian sehingga dalam
memonitor tidak harus menelepon petugas pengelola kepegawaian. Disamping itu yang terpenting adalah sistem online dapat diakses dimana saja dan kapan saja.
Apabila responden sedang bekerja di lapangan, maka mereka dapat memperoleh informasi di tempat mereka berada dan pada saat kapan saja.
Namun demikian responden mengungkapkan bahwa selain sistem monitoring proses administrasi kepegawaian secara online, berkas fisik untuk kelengkapan usulan harus tetap dikirim secara manual. Hal ini disebabkan selain untuk backup dokumen dan arsip juga untuk legalitas dari suatu dokumen karena sampai saat ini proses administrasi kepegawaian di luar rantai birokrasi Badan Litbang Pertanian masih membutuhkan legalitas dokumen yang harus ditandatangani atau dilegalisir oleh pejabat yang berwenang.
Berdasarkan investigasi sitsem, maka diperoleh beberapa pengguna sistem informasi manajemen usulan administrasi kepegawaian diantaranya user dan administrator. User yang dimaksud adalah pengguna umum yang dapat melihat informasi pada sistem proses pengusulan administrasi kepegawaian yaitu pimpinan di lingkup Badan Litbang Pertanian dan pejabat fungsional. Sedangkan administrator adalah pegawai yang memiliki hak akses dalam mengelola proses usulan administrasi kepegawaian seperti memasukkan, merubah, menghapus, dan menambah data usulan administrasi kepegawaian. Administrator dibai menjadi 6 yaitu pertama sysadministrator yang berada di kantor Badan Litbang Pertanian dan mempunyai hak akses penuh serta bertanggungjawab pada perawatan sistem.
Kedua adalah superadministrator I yang mempunyai hak akses penuh dalam hal pengelolaan proses kenaikan pengkat pegawai. Ketiga adalah superadministrator II yang mempunyai hak akses penuh dalam mengelola proses usulan tugas belajar.
Keempat yaitu superadministrator III yang mempunyai hak akses penuh dalam pengelolaan proses usulan administrasi pembebasan sementara dan aktif bekerja kembali dari jabatan fungsional. Kelima adalah administrator tingkat unit kerja eselon II yang mempunyai hak akses pengelolaan administrasi kepegawaian terhadap unit kerja eselon II maing-masing dan UPT yang dibawahinya. Dan keenam adalah administrator tingkat UPT yaitu bertanggungjawab dan mempunyai hak akses terhadap UPT masing-masing dan tidak dapat mengakses UPT yang lain serta eselon II yang membawahinya.
Pengguna sistem yang pertama adalah user sebagai pejabat fungsional.
Analisis kebutuhan untuk pejabat fungsional adalah sebagai berikut:
1. Dapat melihat biodata diri, tetapi tidak dapat merubah data dasar pegawai sendiri. Apabila ingin merubah biodata harus menginformasikan ke pengelola kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubahnya,
2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik, 3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas.
Pengguna sistem yang kedua adalah user sebagai pimpinan di Badan Litbang Pertanian. Analisis kebutuhan untuk Pemimpin adalah sebagai berikut:
1. Dapat melihat biodata diri, namun tidak dapat merubah biodata dirinya.
Apabila ingin merubah biodata, harus menginformasikan ke pengelola kepegawaian dan pengelola kepegawaian yang akan merubah biodata yang bersangkutan,
2. Dapat melihat pengiriman jejak berkas fisik, 3. Dapat melihat hasil verifikasi kelengkapan berkas,
4. Dapat melihat daftar pegawai yang diusulkan dalam usulan kepegawaian.
Pengguna sistem yang ketiga adalah sysadministrator. Analisis kebutuhan untuk sysadministrator adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas
Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional Badan Litbang
Pertanian,
6. Dapat menambah pengguna khususnya untuk administrator,
7. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang dilihat dari nilai angka kredit,
8. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang keempat adalah superadministratorI. Analisis kebutuhan untuk superadministratorI adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat, 5. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang kelima adalah superadministratorII. Analisis kebutuhan untuk superadministratorII adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Tugas Belajar,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Tugas Belajar, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Tugas Belajar, 5. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang keenam adalah superadministratorIII. Analisis kebutuhan untuk superadministratorIII adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola data usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Pembebasan Sementara dan Aktif Bekerja Kembali,
5. Dapat mengusulkan Pejabat Fungsional untuk dibebaskan sementara yang dilihat dari nilai angka kredit,
6. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang ketujuh adalah administrator Unit Kerja. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Kerja adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali.
5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UK.
6. Dapat mencari data pegawai.
Pengguna sistem yang kedelapan adalah administrator Unit Pelaksanaan Teknis. Analisis kebutuhan untuk administrator Unit Pelaksanaan Teknis adalah sebagai berikut :
1. Dapat mengelola seluruh data usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 2. Dapat mengelola berkas usulan kepegawaian untuk Kenaikan Pangkat,Tugas
Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali,
3. Dapat memeriksa kelengkapan berkas usulan pegawai untuk Kenaikan Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 4. Dapat melalukan monitoring keberadaan berkas fisik untuk Kenaikan
Pangkat,Tugas Belajar, Pembebasan Sementara, dan Aktif Bekerja Kembali, 5. Dapat mengelola data pegawai khususnya pejabat fungsional di UPT.
6. Dapat mencari data pegawai.