BAB III PEMBAHASAN
3.4. Analisis Kebutuhan Training
3.4.1. Pengertian Analisis Kebutuhan Training
Analisis kebutuhan training adalah suatu langkah yang dilakukan sebelum melakukan pelatihan dan merupakan bagian terpadu dalam merancang pelatihan untuk memperoleh gambaran komprehensif tentang materi, alokasi waktu tiap materi, dan strategi pembelajaran yang sebaiknya diterapkan dalam penyelenggaraan training agar bermanfaat bagi peserta pelatihan.
Untuk menghindari terjadinya pemberian suatu training yang tidak tepat yang akan berakibat pada penggunaan waktu dan uang perusahan yang sia-sia maka perlu dilakukan identifikasi kebutuhan training. Analisis kebutuhan training ini berguna sebagai pondasi bagi keseluruhan upaya training. Analisis kebutuhan training ini merupakan usaha-usaha yang sistematis untuk mengumpulkan informasi pada permasalahan kinerja dalam organisasi dan untuk mengoreksi kekurangan-kekurangan kinerja (performancedeficiencies). Karena belum tentu setiap orang siap dan membutuhkan training. Selain itu, penilaian kebutuhan training dapat mendiagnosis permasalahan terkini dan tantangan masa depan yang diharapkan dapat diatasi.
Terkait dengan penjelasan di atas, Cormick dalam Mangkunegara (2011:46) menjelaskan, suatu organisasi perlu melibatkan sumber daya (pegawainya) pada aktivitas training jika hal itu merupakan keputusan terbaik dari manager. Training diharapkan dapat mencapai hasil lain daripada memodifikasi perilaku pegawai. Hal ini juga perlu mendapat dukungan secara organisasi dan tujuan, seperti produksi, distribusi barang dan pelayanan lebih efisien,
42
menekankan biaya operasi, meningkatkan kualitas dan hubungan pribadi lebih efektif.
Ada tiga situasi dimana perusahaan diharuskan melakukan analisis tersebut, yaitu: performance problem, new system and technology serta automatic and habitual training. Situasi pertama, berkaitan dengan kinerja dimana karyawan perusahaan mengalami degradasi kualitas atau kesenjangan antara unjuk kerja dengan standar kerja yang ditetapkan. Situasi kedua, berkaitan dengan penggunaan komputer, prosedur atau teknologi baru yang diadopsi untuk memperbaiki efisiensi operasional perusahaan. Situasi ketiga, berkaitan dengan training yang secara tradisional dilakukan berdasarkan persyaratan-persyaratan tertentu misalnya kewajiban legal seperti masalah kesehatan dan keselamatan kerja.
Analisis kebutuhan training dilakukan melalui sebuah proses tanya jawab (asking question getting answer). Pertanyaan ditujukan kepada setiap karyawan dan kemudian membuat verifikasi dan dokumentasi tentang berbagai masalah dimana akhirnya kebutuhan training akan diketahui untuk memecahkan masalah tersebut. Hasil analisis adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan pengetahuan tersebut dapat diidentifikasikan sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu.
3.4.2. Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan Training
Goldstein dan Bukton dalam Mangkunegara (2011:46) mengemukakan ada tiga Analisis Kebutuhan Training atau (Training Needs Analysis/TNA) berdasarkan tingkatannya. Ketiga jenis Analisis Kebutuhan Training ini
adalah Individual Analysis (Analisis Individu), Task Analysis atau Work Analysis (Analisis Tugas atau Analisis Pekerjaan) dan Organizational Analysis (Analisis Organisasi).
1. Individual Analysis (Analisis Individu)
Analisis kebutuhan training yang pertama adalah analisis tentang individu atau orang. Analisis Individu ini berfokus pada orang itu sendiri. Analisis ini berkaitan dengan orang-orang yang berada di dalam perusahaan yang membutuhkan training di bidang tertentu. Analisis Individu juga dapat dilakukan melalui kuesioner, umpan balik, wawancara pribadi dan lain-lainnya. Misalnya Analisis Individu pada seorang sekretaris, jabatan sekretaris merupakan jabatan yang cukup tinggi dan memerlukan analisis lengkap. Dimulai dari pengalaman sekretaris atau karyawan yang bersangkutan, pengetahuan, kemampuan hingga pada kepribadian mereka.
Sekretaris pada dasarnya merupakan sebuah jabatan yang memiliki penghasilan yang tinggi namun mereka yang menjabat sebagai sekretaris ini juga harus mengetahui dan memahami apa yang seharusnya dilakukan dan dimiliki oleh seorang sekretaris seperti bagaimana caranya untuk membantu pimpinan, mengetahui setiap detil pekerjaan pimpinan, serta dapat bekerjasama dengan semua pihak yang berkaitan dengan tugas dan jabatannya.
2. Task Analisis (Analisis Tugas)
Task Analisis (Analisis Tugas) atau juga sering disebut juga dengan Job Analisis (Analisis Pekerjaan) adalah analisis yang berfokus pada
44
persyaratan apa yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan atau tugas. Analisis Tugas ini menentukan tugas-tugas utama dan tingkat keterampilan yang diperlukan dalam melakukan tugas-tugas tersebut.
Dengan mengetahui keterampilan yang dibutuhkan ini, pihak Manajemen dapat menentukan training terbaik yang seharusnya dimiliki oleh karyawan. Kurikulum training akan menjadi standar bagi semua orang di setiap posisi karena pelatihannya berfokus pada tugas yang harus dikuasai, bukan pada orang-orang atau individu-individunya.
3. Organizational Analysis (Analisis Organisasi)
Organizational Analysis (Analisis Organisasi) adalah Analisis yang membantu perusahaan atau organisasi untuk memprediksi tentang strategi bisnis di masa depan untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaannya.
Analisis organisasi pada dasarnya adalah penentuan kebutuhan training untuk perusahaan secara menyeluruh seperti visi dan misi, sasaran dan tujuan perusahaan serta rencana-rencana strategis.
3.4.3. Metode Analisis Kebutuhan Training
Berbagai metode bisa dilakukan dalam pelaksanaan analisis kebutuhan training, antara lain wawancana, observasi, kuesioner, dan analisis data yang sudah ada.
1. Wawancara, yaitu teknik pengambilan data melalui pertanyaan yang diajukan secara lisan kepada responden. Umumnya teknik pengambilan data dengan cara ini dilakukan jika peneliti bermaksud melakukan analisis
kualitatif atas penelitiannya. Wawancara bisa dilakukan secara tatap muka antara peneliti dengan responden dan bisa juga melalui telepon.
2. Observasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan indera, jadi tidak hanya dengan pengamatan menggunakan mata saja.
Mendengarkan, mencium, mengecap, meraba termasuk salah satu bentuk dari observasi. Instrumen yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan lembar pengamatan.
3. Kuesioner, yaitu sebuah instrumen survei berdasarkan respon individu.
Kuesioner merupakan daftar pertanyaan yang akan digunakan oleh periset untuk memperoleh data dari sumbernya langsung melalui proses komunikasi atau dengan mengajukan pertanyaan. Kuesioner juga sering dikenal sebagai angket atau sebuah daftar pertanyaan yang harus diisi oleh responden.
4. Data yang ada, yaitu dengan mencari informasi yang telah dikumpulkan sebelumnya oleh perusahaan. Dengan data yang sudah ada, kita mengacu pada informasi yang sudah ada dari laporan, data historikal, laporan perencanaan dan dana, bagan struktur organisasi, evaluasi, dan laporan pengembangan karir yang bisa ditinjau dan dianalisis.
Dari berbagai metode yang ada semuanya memiliki kelebihan dan kekurangan. Misalnya pada metode kuesioner kelebihannya dapat memperoleh informasi dari responden yang jumlahnya besar namun tidak dapat mendapatkan hasil yang spesifik yang diinginkan oleh trainer. Sedangkan dari wawancara dapat
46
diperoleh informasi yang cukup mendetail berdasarkan kebutuhan namum memakan banyak waktu untuk melakukannya.