OLEH:
WULAN RAMADHANTI 162103004
Guna Memenuhi Salah Satu Syarat Untuk Menyelesaikan Pendidikan pada Program Diploma III
PROGRAM STUDI DIPLOMA III KESEKRETARIATAN FAKULTAS EKONOMI DAN BISNIS
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA MEDAN
2019
LEMBAR PERNYATAAN
Saya yang bertanda tangan di bawah ini dengan ini menyatakan bahwa tugas akhir yang berjudul “Analisis Kebutuhan Training E-Learning Bagi Sekretaris Direksi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan“ adalah benar hasil karya tulis saya sendiri yang disusun sebagai salah satu syarat untuk memperoleh gelar Ahli Madya pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara Medan.
Bagian atau data yang saya peroleh dari perusahaan atau lembaga, dan/
atau saya kutip dari hasil karya orang lain telah mendapat izin, dan/atau dituliskan sumbernya secara jelas sesuai dengan norma, kaidah, dan etika penulisan ilmiah.
Apabila kemudian hari pernyataan ini tidak benar, saya bersedia menerima sanksi sesuai dengan peraturan yang berlaku.
Medan, 2019
Wulan Ramadhanti NIM. 162103004
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur kehadirat Allah SWT atas berkat rahmat dan karunia-Nya yang telah memberikan pengetahuan, pengalaman, kekuatan dan kesempatan kepada penulis sehingga dapat menyelesaikan Tugas Akhir ini yang berjudul
“Analisis Kebutuhan Training E-Learning Bagi Sekretaris Direksi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan“. Tugas Akhir ini merupakan syarat wajib bagi setiap mahasiswa agar dapat menyelesaikan Program Studi Diploma III Kesekretariatan, Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
Dalam penyusunan Tugas Akhir ini, penulis banyak mendapat bimbingan dan arahan dari berbagai pihak sehingga pada kesempatan ini penulis ingin mengucapkan terima kasih kepada:
1. Bapak Prof. Dr. Ramli SE, MS, selaku Dekan Fakultas Ekonomi Dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
2. Ibu Dra. Marhayanie, M.Si, selaku Ketua Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan selaku Dosen Pembimbing yang selalu memberikan saran-saran serta petunjuk dan bimbingan kepada penulis.
3. Ibu Inneke Qamariah, SE, M.Si, selaku Sekretaris Program Studi Diploma III Kesekretariatan Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan selaku dosen penguji.
4. Seluruh Dosen Pengajar dan Pegawai di Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara.
penulis, dari kasih sayang, perhatian, pengorbanan serta dorongan semangat sehingga penulis dapat menyelesaikan pendidikan pada Fakultas Ekonomi dan Bisnis Universitas Sumatera Utara dan doa yang tiada hentinya kepada penulis dengan tulus dan ikhlas.
6. Luthfi Muhith, Zein Damanik, Amrizal Ahmad, Salsabila, Maysarah, Eka Putri, Azka Shafa Rizkyna, dan Suchi Islamiyah yang selalu memberi semangat kepada penulis dari awal hingga akhir.
7. Putri Indah Sari, Yushfi Aini, Ayu Nabilah, Chairunnisa Dinanty, Aldha Pertiwi, Dinda Adella dan seluruh teman DIII Kesekretariatan angkatan 2016 terima kasih karena selalu memberikan penulis semangat, dukungan, perhatian, pengertian serta motivasi dan selalu menemani penulis disaat susah dan senang dan memberikan doa yang tak henti-hentinya.
Atas bantuan dan dorongan tersebut, penulis hanya bisa berdoa semoga amal baik yang telah diberikan kiranya dibalas oleh Allah SWT, dan penulis berharap semoga Tugas Akhir ini bermanfaat bagi semua pihak.
Medan, ……… 2019 Penulis
Wulan Ramadhanti NIM. 162103004
DAFTAR ISI
Halaman
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
DAFTAR TABEL ... v
DAFTAR GAMBAR ... vi
DAFTAR LAMPIRAN ... vii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang ... 1
1.2. Rumusan Masalah ... 3
1.3. Tujuan Penelitian ... 4
1.4. Manfaat Penelitian ... 4
1.5. Jadwal Kegiatan ... 5
1.6. Sistematika Penulisan ... 5
BAB II PROFIL PERUSAHAAN 2.1. Sejarah Singkat ... 7
2.2. Visi dan Misi Perusahaan ... 9
2.3. Struktur Organisasi ... 12
2.4. Job Description ... 13
2.5. Jaringan Usaha Kegiatan ... 19
2.6. Kinerja Usaha Terkini ... 21
2.7. Rencana Kegiatan ... 23
BAB III PEMBAHASAN 3.1. Sekretaris ... 27
3.1.1. Pengertian Sekretaris ... 27
3.1.2. Jenis-Jenis Sekretaris ... 28
3.1.3. Tugas Sekretaris ... 31
3.2. Training ... 33
3.2.1. Pengertian Training ... 33
3.2.2. Tujuan dan Manfaat Training ... 34
3.2.3. Jenis-Jenis Training ... 36
3.2.4. Tahapan Training ... 36
3.3. E-Learning ... 39
3.4. Analisis Kebutuhan Training ... 41
3.4.1. Pengertian Analisis Kebutuhan Training ... 41
3.4.2. Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan Training ... 42
3.4.3. Metode Analisis Kebutuhan Training ... 44
3.5. E-Learning PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan .. 46
3.6. Hasil Penelitian ... 51
3.6.1. Metode Penelitian ... 51
3.6.2. Metode Perhitungan/Pengukuran Data ... 52
3.6.3. Distribusi Jawaban ... 53
LAMPIRAN ... 62
DAFTAR TABEL
No. Tabel Judul Halaman
1.1 Jadwal Kegiatan ... 5 2.1 Gambaran Singkat Kinerja Sekretaris Direksi ... 23 3.1 Training E-Learning PT Pelindo I ... 47 3.2 Distribusi Frekuensi Kesiapan SDM dan Implementasi E-Learning 54 3.3 Distribusi Frekuensi Penguasaan Materi Sebelum diberikan Training
E-Learning ... 55 3.4 Hubungan Materi dengan Judul Training E-Learning ... 57 3.5 Training E-Learning yang Dibutuhkan Individu Sekretaris Direksi .. 57
2.2 Konsep Logo PT Pelindo I ... 11 2.3 Struktur Organisasi PT Pelindo I ... 12 3.1 Tahapan E-Learning ... 50
DAFTAR LAMPIRAN
No. Lampiran Judul Halaman
1 Kuesioner Penelitian ... 63 2 Surat Permohonan Riset ke Perusahaan ... 66 3 Surat Izin Riset dari Perusahaan ... 67
Seiring berkembangnya zaman dan kemajuan teknologi yang canggih, SDM dituntut untuk mampu menghadapi tantangan global, khususnya persaingan dalam kompetensi SDM di bidangnya. Kualitas SDM sebuah perusahaan merupakan salah satu faktor utama baik atau buruknya perusahaan. Jika SDM lemah, maka perkembangan perusahaan dapat terhambat dan produktivitasnya menjadi terbatas sehingga perusahaan tidak mampu bersaing, baik dalam skala lokal, regional, maupun global. Organisasi menempuh berbagai cara untuk mendapatkan SDM yang memiliki kualitas tinggi, etos kerja produkif, keterampilan dan kreativitas, profesionalisme, disiplin, serta mampu menguasai dan mengembangkan teknologi.
Perusahaan membutuhkan karyawan yang mempunyai kinerja (Job Performance) tinggi agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Untuk memastikan bahwa prinsip the right man in the right place telah digunakan, maka perlu diadakannya kegiatan training, karena penempatan karyawan dalam pekerjaan secara langsung tidak menjamin mereka akan berhasil.
Training bagi perusahaan dilakukan untuk meningkatkan produtivitas, sedangkan training bagi karyawan dilakukan untuk meningkatkan kinerja karena setiap manusia perlu belajar dan berlatih agar memiliki kompetensi dan kemampuan yang memadai dalam mengerjakan suatu pekerjaan. Mangkunegara (2013:61) mengemukakan bahwa kinerja adalah hasil kerja secara kualitas dan
2
kuantitas yang dicapai oleh seorang pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya. Dari sudut pandang inilah tampak arti penting program training bagi karyawan karena karyawan akan merasa adanya perhatian dari organisasi untuk lebih meningkatkan kinerjanya.
Sebelum mendapatkan training, perlu dilakukan analisis kebutuhan training terlebih dahulu. Hal ini dilakukan untuk memastikan karyawan mendapatkan training sesuai kebutuhan bidangnya. Melakukan analisis kebutuhan training merupakan hal yang begitu penting, sebab tanpa analisis kebutuhan yang sungguh-sungguh maka dapat dipastikan bahwa program training yang dirancang hanya akan berlangsung sukses di ruang kelas atau website saja.
Saat ini di Indonesia dalam dunia training karyawan sudah semakin mengikuti perkembangan yang ada, yaitu dengan dimulainya peralihan metode training dari sistem konvensional ke metode e-learning. Training dengan metode e-learning ini dibuat dengan harapan dapat memudahkan seluruh karyawan, termasuk sekretaris direksi, dalam memanfaatkan teknologi yang ada dengan kemudahan untuk mengaksesnya dimana saja tanpa harus tatap muka dengan trainer.
Sekretaris direksi merupakan seseorang yang bekerja membantu direktur dan sebagai mediator (perantara) direktur. Sekretaris dibutuhkan untuk mengerjakan tugas dan pekerjaan yang telah dipercayakan oleh direktur kepadanya, seperti menjawab telepon yang ditujukan kepada direktur, memuat dan mempersiapkan laporan, menyambut tamu atau rekan kerja direktur, menjadwalkan pertemuan, menyusun dan mengingatkan agenda kegiatan direktur
setiap hari. Maka dari itu, seorang sekretaris direksi sangat membutuhkan training untuk menambah kemampuannya agar dapat meringankan tugas direktur.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) atau yang biasa disebut dengan PT Pelindo I adalah Badan Usaha Milik Negara (BUMN) yang bergerak dalam bidang kepelabuhanan di Indonesia. Sebagai salah satu perusahaan besar, Pelindo I termasuk perusahaan yang terus mengikuti alur perkembangan teknologi. Oleh karena itu, PT Pelindo I saat ini telah bertransformasi di berbagai lini untuk dapat bersaing secara global, salah satunya dengan dibuatnya sistem platform digital yang menyediakan kegiatan pendidikan dan pelatihan berbasis online, yaitu e- learning.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) menyediakan beberapa judul training e-learning yang dapat diberikan kepada Sekretaris Direksi sesuai kebutuhannya, yaitu General Overview, Fasilitas dan Peralatan, Kepelabuhanan, Pengenalan Petikemas, Penanganan Petikemas, Kinerja, Perencanaan Operasional, dan Tarif Kepelabuhanan.
Dari uraian di atas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian kebutuhan training e-learning individu sekretaris direksi dalam bentuk Tugas Akhir dengan judul “Analisis Kebutuhan Training E-Learning Bagi Sekretaris Direksi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan”.
1.2. Rumusan Masalah
Berdasarkan uraian latar belakang diatas maka perumusan masalah dari tulisan ini adalah “Apa saja kebutuhan training e-learning bagi Sekretaris Direksi PT Pelabuhan Indonesia I?”
4
1.3. Tujuan Penelitian
Tujuan dilakukannya penelitian ini adalah “Untuk mengetahui dan menganalisis kebutuhan training e-learning bagi Sekretaris Direksi PT Pelabuhan Indonesia I”
1.4. Manfaat Penelitian
Sebuah penelitian tentunya diharapkan mampu memberikan manfaat bagi beberapa pihak. Adapun kegunaan dari penelitian ini adalah sebagai berikut:
1. Manfaat praktis
a. Bagi PT Pelindo I Medan
Hasil penelitian dapat memberikan informasi dan bahan pertimbangan untuk mengambil tindakan-tindakan perbaikan dalam training e- learning di masa yang akan datang pada kantor PT Pelindo I Kota Medan.
b. Bagi penulis
Sebagai tambahan ilmu pengetahuan, khususnya mengenai analisis kebutuhan training.
c. Bagi pihak lain
Sebagai bahan referensi dan informasi bagi peneliti lain yang ingin melakukan penelitian lebih lanjut, terutama yang berhubungan dengan analisis kebutuhan training.
2. Manfaat Teoritis
Untuk menerapkan pemahaman teori yang diperoleh penulis selama di bangku kuliah ke dalam dunia nyata.
1.5. Jadwal Kegiatan
Penelitian ini dilakukan oleh penulis pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Jalan Krakatau Ujung No.100, Medan, Sumatera Utara. Penelitian berlangsung mulai dari bulan April sampai dengan bulan Mei 2019, dapat di lihat dari Tabel 1.1 berikut.
Tabel 1.1 Jadwal Kegiatan No Kegiatan
April Mei
Minggu Minggu Minggu Minggu Minggu
IV I II III IV
1 Persiapan
2 Pengumpulan Data
3 Penulisan
Sumber: Penulis (2019)
1.6. Sistematika Penulisan
Adapun sistematika penulisan dari penulisan Tugas Akhir ini adalah:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini membahas latar belakang, perumusan masalah, tujuan dan manfaat penelitian, jadwal kegiatan dan sistematika penulisan.
BAB II : PROFIL PERUSAHAAN/INSTANSI
Bab ini membahas sejarah ringkas, struktur organisasi, job description, jaringan usaha kegiatan, kinerja usaha terkini, dan rencana kegiatan pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan, Sumatera Utara.
6
BAB III : PEMBAHASAN
Bab ini menguraikan pengertian, jenis dan tugas sekretaris, training, e- learning, analisis kebutuhan training, e-learning PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan dan hasil analisis kebutuhan training e-learning berdasarkan kuesioner yang diisi oleh Sekretaris Direksi pada PT Pelabuhan Indonesia I (Persero).
BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN
Bab ini menguraikan kesimpulan dan saran mengenai kebutuhan training e-learning Sekretaris Direksi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan, Sumatera Utara.
PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) pada awalnya masa penjajahan Belanda adalah perusahaan dengan nama “Haven Bedrijf". Setelah kemerdekaan Republik Indonesia, pada periode 1945-1950, Perusahaan berubah status menjadi Jawatan Pelabuhan. Pada 1969, Jawatan Pelabuhan berubah menjadi Badan Usaha Milik Negara (BUMN) dengan status Perusahaan Negara Pelabuhan disingkat dengan nama PNP.
Periode 1969-1983, PN Pelabuhan berubah menjadi Lembaga Pengusaha Pelabuhan dengan nama Badan Pengusahaan Pelabuhan disingkat BPP. Pada 1983, berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 11 tahun 1983 Badan Pengusahaan Pelabuhan (BPP) dirubah menjadi Perusahaan Umum Pelabuhan I disingkat Perumpel I. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 56 tahun 1991 Perumpel I berubah status menjadi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero).
Perubahan nama Perusahaan menjadi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) berdasarkan Akta No. 1 tanggal 1 Desember 1992 dari Imas Fatimah, S.H., Notaris di Jakarta dan telah mendapatkan persetujuan dari Menteri Kehakiman Republik Indonesia berdasarkan Surat Keputusan No. C2- 8519.HT.01.01 tahun 1992 tertanggal 1 Juni 1992 serta telah diumumkan dalam Berita Negara Republik Indonesia No. 8612 tanggal 1 Nopember 1994, tambahan No. 87.
8
Berdasarkan Akta No. 207 tanggal 30 Juni 2014 yang dikeluarkan oleh Notaris Risna Rahmi Arifa, S.H., anggaran dasar Perusahaan mengalami perubahan dengan peningkatan modal dasar Perusahaan dari Rp1.800.000.000.000 (Rp1,8T) yang terbagi atas 1.800.000 saham dengan nilai nominal Rp.1.000.000 per saham menjadi Rp6.800.000.000.000 (Rp 6,8 triliun) yang terbagi atas 6.800.000 saham dengan nilai nominal Rp1.000.000 per saham.
Berdasarkan akta tersebut juga telah terjadi peningkatan modal disetor Perusahaan dari Rp511.960.000.000 yang terbagi atas 511.960 saham dengan nilai nominal Rp1.000.000 per saham menjadi Rp1.700.000.000.000 yang terbagi atas 1.700.000 saham dengan nilai nominal Rp1.000.000 per saham. Perubahan anggaran dasar tersebut telah mendapat persetujuan dari Menteri Kehakiman dan Hak Asasi Manusia Republik Indonesia No. AHU.05403.40.20.2014 tanggal 11 Juli 2014.
Perusahaan berkedudukan dan berkantor pusat di Jalan Krakatau Ujung No. 100 Medan 20241, Sumatera Utara, Indonesia. Berdasarkan Peraturan Pemerintah No. 64 Tahun 2001, kedudukan, tugas dan kewenangan Menteri Keuangan selaku Pemegang Saham pada Persero/Perusahaan Terbatas dialihkan kepada Menteri BUMN Republik Indonesia, sedangkan pembinaan Teknis Operasional berada ditangan Departemen Perhubungan Republik Indonesia dan dilaksanakan oleh Direktorat Jenderal Perhubungan Laut. Sebelum tahun 2008, Perusahaan bergerak dalam bidang jasa kepelabuhan, pelayanan peti kemas, terminal dan depo peti kemas, usaha galangan kapal, pelayanan tanah, listrik dan air, pengisian BBM, konsolidasi dan distribusi termasuk hewan, jasa konsultasi
kepelabuhan dan pengusahaan kawasan pabean. Sejak tahun 2008, dalam rangka optimalisasi sumber daya maka Perusahaan dapat melakukan kegiatan usaha lain meliputi jasa angkutan, sewa dan perbaikan fasilitas, perawatan kapal dan peralatan, alih muat kapal, properti diluar kegiatan utama kepelabuhan, kawasan industri, fasilitas pariwisata dan perhotelan, jasa konsultan dan surveyor, komunikasi dan informasi, konstruksi kepelabuhan, ekspedisi, kesehatan, perbekalan, shuttle bus, penyelaman, tally, pas pelabuhan dan timbangan.
2.2. Visi, Misi, Nilai dan Makna Logo Perusahaan Visi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
“Menjadi Nomor Satu di Bisnis Kepelabuhanan di Indonesia”
Visi tersebut merupakan pernyataan cita-cita Perusahaan menjadi pengelola terminal peti kemas dengan throughput terbesar di Indonesia, yang ditarget akan terwujud pada tahun 2023. Cita-cita ini muncul dilandasi dengan potensi geografis, peluang bisnis serta kebijakan nasional yang membuka peluang bagi Perusahaan untuk merealisasikan visi dimaksud.
Misi PT Pelabuhan Indonesia I (Persero)
“Menyediakan jasa kepelabuhan yang terintegrasi, berkualitas dan bernilai tambah untuk memacu pertumbuhan ekonomi wilayah”
Visi dan Misi Perusahaan tersebut telah ditetapkan dalam Rencana Jangka Panjang Perusahaan (RJPP) Tahun 2014-2018 dan ditetapkan oleh Dewan Komisaris dan Direksi.
10
Tata Nilai Perusahaan
Sumber: PT Pelindo I (2019)
Gambar 2.1
Tata Nilai Perusahaan PT Pelindo I a. Customer Focus
Proaktif dalam melayani dan membangun hubungan dengan pelanggan : Proaktif dan Cepat Tanggap, Mengutamakan Pelayanan Prima dan Kepuasan Pelanggan
b. Integrity
Mengutamakan perilaku terpuji sesuai dengan nilai, prinsip dan etika Perusahaan : Jujur & Taat, serta Berani & Bertanggungjawab
c. Professionalism
Penguasaan terhadap pekerjaan yang mencakup pengetahuan keterampilan dan sikap : Kompeten & Disiplin, serta Berkualitas d. Teamwork
Keinginan yang tulus untuk bekerja sama dengan orang lain : Berkolaborasi & Bersinergi, serta Tulus & Saling Menghargai
Makna Logo Pelindo I
Sumber: PT Pelindo I (2019)
Gambar 2.2
Konsep Logo PT Pelindo I
Logo ini merupakan simbol PT Pelabuhan Indonesia I Medan yang bersemangat terus melakukan perubahan menjadi global company. Seiring dengan perubahan tersebut, PT Pelabuhan Indonesia I Medan terus mengembangkan bisnis dibidang logistik dan kepelabuhan dengan berbasis value CIPTa dan nasionalisme yang menjadi spirit kerja PT Pelabuhan Indonesia I Medan tersebut.
a. Warna merah yang kuat memliki sisi negatif karena identik dengan kekerasan.
b. Warna biru untuk menjaga keseimbangan, artinya meskipun kuat, tetap bijaksana.
c. Warna hijau yang menunjukkan keterbukaan dan mampu menyeimbangkan emosi, artinya perpaduan yang kuat, namun tidak emosional serta mampu berkomunikasi dengan terbuka.
d. Warna putih bagus untuk menekan warna lain (merah, biru dan hijau), artinya seluruh kegiatan di PT Pelindo I untuk mencapai visi harus tetap bebasis kejujuran dan kerendahan hati.
2.3. Struktur Organisasi
Sumber: PT Pelindo I (2019)
Gambar 2.3
Struktur Organisasi PT Pelindo I
2.4. Job Description Direksi
Direksi adalah pimpinan dan pengurus perusahaan yang bertanggung jawab penuh atas pengurusan perusahaan untuk kepentingan dan tujuan perusahaan.
Direksi mempunyai tugas:
a. Memimpin, mengurus, dan mengelola Perseroan sesuai dengan tugas pokok perusahaan dan senantiasa berusaha meningkatkan efisiensi dan efektivitas perseroan.
b. Menguasai, memelihara, dan mengurus kekayaan perusahaan.
c. Mewakili perusahaan di dalam dan di luar pengadilan, baik yang berhubungan dengan maupun yang timbul sebagai akibat dari pelaksanaan tugas.
d. Melaksanakan kebijakan umum yang telah digariskan oleh RUPS.
e. Merumuskan kebijakan perusahaan sesuai dengan kebijakan umum yang telah ditetapkan oleh RUPS.
f. Menyiapkan rencana kerja tahunan perusahaan lengkap dengan anggaran keuangan tepat pada waktunya.
g. Menyampaikan laporan pertanggungjawaban kegiatan perusahaan dan perhitungan hasil usaha menurut cara dan waktu yang telah ditetapkan oleh RUPS.
Direksi merupakan suatu kesatuan dewan yang terdiri atas:
14
1. Direktur Utama
PT. Pelabuhan Indonesia I (Persero) dipimpin oleh seorang Direktur Utama yang mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Untuk dan atas nama Direksi serta mewakili Perseroan menerima petunjuk-petunjuk dari dan bertanggung jawab kepada RUPS tentang kebijakan umum untuk menjalankan tugas pokok perusahaan dan tugas-tugas lain yang ditetapkan RUPS.
b. Melaksanakan tugas-tugas pokok perusahaan dan usaha lain.
c. Mengendalikan pelaksanaan kebijakan Direksi yang dilakukan oleh para direktur.
2. Direktur Bisnis
Direktur Bisnis membawahi 3 (tiga) bidang yang terdiri dari Bidang Pemasaran, Bidang Bina Usaha, Bidang Pelayanan Kapal dan Barang, Bidang Peralatan dan bidang Fasilitas. Direktur Bisnis mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Pembinaan dan penyelenggaraan pemasaran b. Pembinaan dan penyelenggaraan bina usaha
c. Pembinaan dan penyelenggaraan pelayanan kapal dan barang d. Pembinaan dan penyelenggaraan peralatan dan fasilitas 3. Direktur Perencanaan dan Pengembangan
Direktur Perencanaan dan Pengembangan membawahi 3 (tiga) bidang yang terdiri dari Bidang Perencanaan dan Pengembangan Usaha, Bidang Teknologi Informasi dan Bidang Manajemen Risiko
dan Manajemen Mutu. Direktur Perencanaan dan Pengembangan mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Pembinaan dan penyelenggaraan penyusunan trafik produksi dan pendapatan (TPP)
b. Pembinaan dan penyelenggaraan teknologi informasi c. Pembinaan dan penyelenggaraan pengembangan usaha d. Pembinaan dan penyelenggaraan manajemen resiko dan mutu e. Pembinaan dan penyelenggaraan perencanaan teknik dan
konstruksi
4. Direktur Keuangan
Direktur Keuangan membawahi 4 (empat) bidang yang terdiri dari Bidang Akuntansi Manajemen, Bidang Perbendaharaan, Bidang Akuntansi Keuangan, dan Bidang Kemitraan dan Lingkungan.
Direktur Keuangan mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Pembinaan dan penyelenggaraan akuntansi manajemen b. Pembinaan dan penyelenggaraan perbendaharaan c. Pembinaan dan penyelenggaraan akuntansi keuangan
d. Pembinaan dan penyelenggaraan kemitraan dan bina lingkungan 5. Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum
Direktur Sumber Daya Manusia dan Umum membawahi 3 (tiga) bidang yang terdiri dari Bidang Perencanaan Organisasi dan Sumber Daya Manusia, Bidang Administrasi dan Kesejahteraan Sumber Daya Manusia, dan Bidang Umum/Kepala Kantor Pusat. Direktur Sumber
16
Daya Manusia dan Umum mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Pembinaan dan penyelenggaraan perencanaan organisasi dan SDM b. Pembinaan dan penyelenggaraan hubungan ketenagakerjaan
c. Pembinaan dan penyelenggaraan administrasi sumber daya manusia
6. Satuan Pengawasan Intern (SPI)
Satuan Pengawasan Intern membawahi 5 (lima) Pengawas dan Bidang yang terdiri dari Pengawas Wilayah I, Pengawas Wilayah II, Pengawas Wilayah III, Pengawas Bidang Khusus dan Tata Satuan Pengawasan Intern. Satuan Pengawasan Intern mempunyai tugas sebagai berikut : a. Penyelenggaraan penilaian pelaksaan sistem pengendalian internal
dan sistem pengendalian manejemn perusahaan.
b. Penyelenggaraan pemeriksaan keuangan dan operasional perushaan.
c. Penyelenggaraan dokumentasi laporan hasil pemeriksaan dan tindak lanjut temuan pemeriksaan serta ketatausahaan.
d. Pendorong pelaksanaan pengawasan melekat yang lebih efektif di perusahaan.
e. Pendorong penerapan Good Corporate Governance
f. Sebagai mitra kerja dengan Komite Audit dan Pemeriksaan Eksternal dalam mengawasi pengelolaan perusahaan.
g. Pelaksanaan program kerja dan menyelenggarakan penerapan sistem informasi manajemen di lingkungan kerja.
7. Corporate Secretary
Corporate Secretary membawahi 3 (tiga) Assistance Corporate Secretary (ACS) yang terdiri dari ACS Kesekretarian Direksi, ACS Hubungan Masyarakat dan ACS Hubungan Antar Lembaga dan Hubungan Internasional. Corporate Secretary mempunyai tugas sebagai berikut:
a. Sebagai pejabat penghubung (Liason Officer) antara Perusahaan dengan Pemegang Saham, Regulator, lembaga lain dan publik serta sebagai penanggung jawab sekretariat Perusahaan maupun sekretariat Direksi dan menatausahakan dokumen-dokumen perusahaan.
b. Penyiapan pembinaan, penyusunan program kerja dan penyelenggaraan kegiatan kesekretariatan Direksi.
c. Penyiapan pembinaan, penyusunan program kerja dan penyelenggaraan kegiatan hubungan masyarakat.
d. Penyiapan pembinaan, penyusunan program kerja dan penyelenggaran kegiatan hubungan antar lemabaga dan hubungan internasional.
e. Pemantauan penerapan Good Corporate Governance.
f. Penyiapan pembinaan, penyusunan program kerja dan penyelenggaraan kegiatan.
18
8. Biro Hukum
Biro hukum mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Perlindungan kepentingan perusahaan dan pemantauan atas kepatuhan perusahaan terhadap peraturan perusahaan atau perundangan yang berlaku.
b. Penelaahan peraturan perusahaan.
c. Pemberian bantuan dan pertimbangan hukum di dalam pengelolaan perusahaan.
d. Penyimpanan dokumen hukum dan sosialisasi peraturan perusahaan atau perundangan yang berlaku.
9. Biro Logistik
Biro Logistik mempunyai tugas sebagai berikut :
a. Pembinaan dan pelaksanaan program kerja pengembangan sistem logistik perusahaan.
b. Pembinaan dan pelaksanaan program kerja bidang pengadaan dan perbekalan bidang teknik dan non teknik.
c. Pembinaan dan pelaksanaan program kerja bidang administrasi dan ketatausahaan pengadaan barang dan jasa.
d. Pembinaan dan pelaksanaan program kerja dan menyelenggarakan penerapan sistem informasi manajemen di lingkungan kerja.
2.5. Jaringan Usaha Kegiatan
Maksud dan tujuan PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) sesuai Anggaran Dasar Perusahaan adalah melakukan usaha dibidang penyelenggaraan dan pengusahaan jasa kepelabuhan, serta optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki perusahaan untuk menghasilkan barang atau jasa yang bermutu tinggi dan berdaya saing kuat untuk mendapatkan/mengejar keuntungan guna meningkatkan nilai perusahaan dengan menerapkan prinsip-prinsip Perseroan Terbatas. Untuk mencapai maksud dan tujuan tersebut PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dapat melaksanakan kegiatan usaha utama sesuai Anggaran Dasar Perusahaan sebagai berikut:
a. Penyedia atau pelayanan kolam-kolam pelabuhan dan perairan untuk lalu lintas dan tempat berlabuhnya kapal
b. Penyedia atau pelayanan jasa-jasa yang berhubungan dengan pemanduandan penundaan kapal
c. Penyedia atau pelayanan dermaga dan fasilitas lain untuk bertambat, bongkarmuat peti kemas, curah cair, curah kering (general cargo), dan kendaraaan
d. Penyedia atau pelayanan jasa terminal peti kemas, curah cair, curah kering, multi purpose, penumpang, pelayaran rakyat dan Ro-Ro
e. Penyedia atau pelayanan gudang-gudang dan lapangan penumpukan dan tangki/tempat penimbunan barang-barang, angkutan bandar, alat bongkar muat, serta peralatan pelabuhan
f. Penyedia atau pelayanan tanah untuk berbagai bangunan dan lapangan,
20
industri dan gedung-gedung/bangunan yang berhubungan dengan kepentingan kelancaran angkutan multi moda Universitas Sumatera Utara g. Penyedia atau pelayanan listrik, air minum, dan instalasi limbah serta
pembuangan sampah
h. Penyedia atau pelayanan jasa pengisian bahan bakar minyak untuk kapal dan kendaraan di lingkungan pelabuhan
i. Penyedia atau pelayanan kegiatan konsilidasi dan distribusi barang termasuk hewan
j. Penyedia atau pelayanan jasa konsultansi, pendidikan dan pelatihan yang berkaitan dengan kepelabuhanan
k. Pengusahaan dan pelayanan depo peti kemas dan perbaikan, cleaning, fumigasi, serta pelayanan logistik
Selain kegiatan utama diatas, PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) dapat melakukan kegiatan usaha lain yang dapat menunjang tercapainya tujuan Perusahaan dan dalam rangka optimalisasi pemanfaatan sumber daya yang dimiliki perusahaan meliputi :
a. Jasa angkutan
b. Jasa persewaan dan perbaikan fasilitas dan peralatan
c. Jasa perawatan kapal dan peralatan di bidang kepelabuhanan
d. Jasa pelayanan alih muat dari kapal (Ship to Ship Transfer) termasuk jasa ikutan lainnya
e. Properti di luar kegiatan utama kepelabuhanan f. Fasilitas pariwisata dan perhotelan
g. Jasa konsultan dan surveyor kepelabuhanan h. Jasa komunikasi dan informasi
i. Jasa konstruksi kepelabuhanan Universitas Sumatera Utara j. Jasa forwarding/ekpedisi
k. Jasa kesehatan
l. Perbekalan dan catering
m. Tempat tunggu kendaraan bermotor dan shuttle bus n. Jasa penyelaman (salvage)
o. Jasa tally
p. Jasa pas pelabuhan q. Jasa timbangan
2.6. Kinerja Usaha Terkini
Daerah lingkungan kerja PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) berada ditempat yang strategis. PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) merupakan Hinterland perusahaan yang artinya daerah penghasil komoditi ekspor yang bersumber dari industri pertanian, perkebunan, pertambangan, pariwisata dan industri lainnya. Pihak manajemen menyadari bahwa pengembangan usaha kepelabuhanan tersebut, tidak semua dapat dikelola sendiri karena dibutuhkan investasi yang cukup besar untuk pembangunan dan pengembangan pelabuhan.
Salah satu upaya yang dilakukan untuk meningkatkan kinerja dan pendapatan perseroan adalah melakukan pelaksanaan kerjasama usaha dengan pihak swasta.
Kerjasama usaha yang telah dilaksanakan:
22
a. Kerjasama pengelolaan air kapal/umum yang layak minum di pelabuhan Belawan, Dumai dan Tanjung Balai Karimun
b. Kerjasama pelayanan jasa bunkering Bahan Bakar Minyak (BBM) di Pelabuhan Belawan
c. Kerjasama pelayanan penundaan kapal di pelabuhan Belawan, Dumai, Pekanbaru dan Tanjung Pinang
d. Kerjasama pengoperasian Dermaga untuk Kepentingan Sendiri (DUKS) dilingkungan kerja PT (Persero) Pelabuhan Indonesia I
e. Kerjasama penanganan bongkar muat komoditi minyak kelapa sawit (CPO) dan ikutannya dengan sistem pipanisasi di Pelabuhan Belawan f. Pengoperasian Public Tank Storage untuk komoditi minyak kelapa sawit
(CPO) dan turunannya di pelabuhan Belawan
g. Pengoperasian Gudang Curah Kering khusus untuk komoditi bungkil di Pelabuhan Belawan
h. Kerjasama pengoperasian pelabuhan umum Teluk Lembu Pekanbaru khusus kegiatan bongkar muat peti kemas
i. Kerjasama pengoperasian alat bongkar muat untuk handling container di Terminal Container Pelabuhan Perawang Pekanbaru
j. Kerjasama pengelolaan dan pengoperasian area Ship To Ship (STS) Transfer Perairan Karimun di cabang Tanjung Balai Karimun
k. Kerjasama pengelolaan dan pengoperasian Ship Transit Anchorage Area (area labuh jangkar kapal-kapal) di area perairan Pulau Nipah di luar DLKR atau DLKP pelabuhan Tanjung Balai Karimun dengan PT.
Maxsteer Dynusa Perdana Kerjasama usaha yang akan dilaksanakan l. Kerjasama pembangunan dan pengelolaan gudang terpadu khusus
komoditi curah kering di Pelabuhan Dumai
m. Kerjasama pelayanan komoditi curah cair minyak kelapa sawit (CPO) dan turunannya melalui instalasi pipa terpadu di Pelabuhan Dumai
Tabel 2.1
Gambaran Singkat Kinerja Sekretaris Direksi Program Unggulan Corporate Secretary
Kesekretariatan Direksi 1. Mensukseskan Assesmen GCG (Good Corporate Governance) setiap tahunnya
2. Pembuatan agenda tiap direksi untuk memperlancar tugas harian direksi
3. Pembuatan MOM rapat direksi
Hubungan Masyarakat 1. Penerbitan majalah GEMA setiap bulan 2. Pengadaan pameran perusahaan
3. Pembuatan pelatihan untuk Hubungan Masyarakat di tiap cabang Pelindo 1
4. Dokumentasi event dengan perusahaan lain 5. Publikasi (sosial media) Pelindo 1
6. Penanganan media & LSM mengenai isu-isu negatif
7. Penerbitan kalender, buku kerja dan annual report tiap tahun
Hubungan Antar Lembaga/ Hubungan Internasional
1. Penerimaan kunjungan internasional
2. Penyeleksian rekanan-rekanan yang ada di Pelindo 1 dengan aplikasi Eproc
3. Peningkatan nilai tambah dengan program
“International Relation”
Sumber: Pelindo I (2019)
2.7. Rencana Kegiatan
1. Memperbaiki berbagai kelemahan korporasi, diantaranya:
A. Peningkatan Kendali Perusahaan
1) Peningkatan kualitas “data governance”
2) Mengimplementasikan sistem teknologi informasi yang andal (MSE, E-Billing, SIM Operasional, Keuangan, Manajemen
24
Kinerja, HRIS)
3) Peningkatan peran kendali manajer divisi/dinas dan supervisor B. Peningkatan Kualitas Layanan
1) Pembentukan “Customer Care Relationship”
2) Peningkatan “Claim Responsiveness”
3) Peningkatan akurasi informasi layanan
4) Peningkatan keamanan dan keselamatan layanan
5) Peningkatan kualitas dan kapasitas fasilitas dan peralatan 6) Peningkatan kualitas pelayanan dan produktivitas bongkar
muat
C. Peningkatan Kinerja Keuangan
1) Penetapan standar biaya per segmen usaha
2) Melakukan perubahan struktur biaya ke arah efisiensi
3) Menyediakan dana belanja modal yang aman dan berbiaya rendah
4) Sentralisasi penyediaan dan penggunaan BBM D. Peningkatan Organisasi dan SDM
1) Penerapan remunerasi berbasis kinerja
2) Melakukan internalisasi CIPTa kepada seluruh pegawai
3) Melakukan evaluasi organisasi sesuai perkembangan bisnis secara berkala
4) Restrukturasi organisasi sesuai tuntutan perkembangan bisnis 5) Meningkatkan kompetensi SDM
E. Peningkatan Manajemen Aset
1) Peningkatan pengamanan dan utilisasi aset idle
2. Memperkuat bisnis yang telah dijalankan, dan meraih peluang bisnis:
A. Mengembangkan Kuala Tanjung menjadi self-generating cargo port
B. Mengembangkan Bisnis Logistik menjadi Logistics Provider atau 3PL
C. Mengembangkan Terminal Peti Kemas Keperintisan
D. Mengembangkan bisnis STS Operator, Floating Terminal, Mooring
E. Service di perairan Riau, Kepulauan Riau dan sekitarnya
F. Mengembangkan Terminal Curah Cair dan Terminal Curah Kering Rencana Kegiatan Kesekretariatan Direksi yang dibawahi oleh Divisi Corporate Secretary:
A. Pengembangan Penerapan Training E-Learning (Internal)
1) Pelaksanaan kegiatan training mengenai Penggunaan E-Learning bagi karyawan yang belum pernah mengakses E-Learning.
2) Membantu dan memberikan dukungan kepada Divisi Corporate University untuk melakukan analisis kebutuhan training e- learning di setiap departemen.
B. Memperkuat Hubungan dengan Pelanggan (Eksternal)
1) Penyediaan jalur komunikasi untuk mengakomodasi penilaian dari para pelanggan terhadap layanan perusahaan.
26
2) Menyediakan ruangan khusus untuk pelayanan pelanggan (Customer Care) sebagai media komunikasi langsung dengan pengguna jasa/mitra bisnis dilengkapi dengan layanan telepon khusus 24 jam.
3) Menyediakan kotak saran pada setiap cabang untuk menampung kritik, saran dan masukan dari setiap pelanggan sebagai feedback atas kegiatan pelayanan yang diberikan perusahaan.
4) Kegiatan temu pelanggan, untuk menjalin komunikasi dua arah untuk penyampaian informasi kepada pelanggan dan penyampaian masukan dari pelanggan.
3.1.1. Pengertian Sekretaris
Pada masa ini, profesi sekretaris mengalami sebuah kemajuan yang pesat.
Para pebisnis memandang profesi tersebut sangat penting bahkan mereka menganggap bahwa profesi sekretaris sebagai simbol bergengsi. Tidak heran jika saat ini banyak masyarakat yang meminati profesi sekretaris. Terlebih lagi, profesi sekretaris membantu pimpinan perusahaan meringankan tugas-tugasnya di kantor.
Menurut Gaol (2015:1) kata sekretaris berasal dari bahasa Latin yaitu secretum yang berarti rahasia atau secretarius yang berarti seseorang yang diberi kepercayaan untuk menjaga rahasia. Dalam bahasa Inggris, kata secretum diterjemahkan sebagai secret, yang berarti dalam bahasa Indonesia disebut rahasia. Jadi, sekretaris adalah seseorang yang harus bisa dipercaya menyimpan dan menjaga rahasia (dalam hal ini, konteks pembicaraan dipusatkan pada rahasia pemimpin perusahaan, pimpinan atau organisasi).
Seorang sekretaris adalah karyawan yang bertugas memberikan bantuan kepada pimpinan dalam bidang pekerjaan ketatausahaan (korespondensi/surat- menyurat, pendiktean, stenografi). Selain itu, sekretaris juga harus bisa membantu pimpinan untuk menyelesaikan pekerjaan-pekerjaannya, dengan kata lain sekretaris adalah orang yang membantu seorang pimpinan. Pada dasarnya sekretaris bukan sekedar pembantu atasan semata tetapi merupakan seseorang dengan kualifkasi tugas, pekerjaan, dan tanggung jawab yang sangat tinggi.
28
Tugas-tugas pimpinan akan lebih maksimal jika dibantu oleh keberadaan sekretaris. Sekretaris masa kini harus bisa menyesuaikan diri dengan perkembangan teknologi dan juga dapat memahami cara pandang pimpinannya.
3.1.2. Jenis-Jenis Sekretaris
Sekretaris berdasarkan lingkup tanggung jawabnya digolongkan menjadi sekretaris organisasi, sekretaris pimpinan, sekretaris pribadi, sekretaris junior, dan sekretaris senior.
1. Sekretaris Organisasi
Sekretaris organisasi disebut juga sekretaris instansi atau business secretary, atau executive secretary. Seorang sekretaris organisasi dapat menjadi kepala dari suatu kesekretariatan, yang memiliki fungsi sebagai pimpinan dan membawahi staf-staf lainnya. Selain itu sekretaris organisasi juga merupakan seorang office manager, hal ini dikarenakan secara formal menjalankan fungsi manajer yang ruang lingkupnya meliputi semua aspek kegiatan kantor. Sekretaris organisasi umumnya memiliki pengetahuan mengenai rahasia perusahaan yang sangat dijaga kerahasiaannya. Sehingga tugas administratif dan ketatausahaan bukan lagi menjadi tugas utama sekretaris organisasi.
Adapun yang menjadi tugas utama sekretaris organisasi adalah mendapatkan informasi yang diperlukan oleh perusahaan, menyortir atau memilah informasi sebelum diteruskan ke departemen lainnya, mengelola data-data atau melakukan pengarsipan, yang penggunaannya bersamaan dengan departemen-departemen lainnya di perusahaan dengan sistem
penyimpanan yang terorganisir dengan baik. Sekretaris organisasi juga memiliki tugas untuk memberikan penjelasan singkat mengenai profil perusahaan (company profile) kepada klien perusahaan. Sekretaris yang merupakan sekretaris organisasi adalah sekretaris yayasan, sekretaris dewan, sekretaris dalam negeri, dan sebagainya.
2. Sekretaris Pimpinan
Sekretaris pimpinan merupakan sekretaris yang bekerja sebagai orang yang membantu pimpinan dan sebagai mediator (perantara) pimpinan.
Sekretaris pimpinan mengerjakan tugas dan pekerjaan yang telah dipercayakan oleh pimpinan kepadanya seperti menjawab telepon yang ditujuakan kepada pimpinan, memuat dan mempersiapkan laporan yang diminta oleh pimpinan, menyambut tamu-tamu dan rekan kerja pimpinan, menjadwalkan pertemuan pimpinan, menyusun dan mengingatkan agenda kegiatan pimpinan setiap hari. Karena keterbatasan waktu yang dimiliki pimpinan, sekretaris pimpinan juga melakukan tugas administrasi dan clerical (ketatausahaan) yang sangat penting bagi keberlangsungan hidup perusahaan. Sekretaris juga memiliki tugas untuk membuat notulen meeting dan membukukan hasil meeting, terkadang juga diperintahkan untuk mengatur keuangannya dan mencatat pengeluarannya. Contoh dari sekretaris pimpinan adalah sekretaris manajer, sekretaris direktur dan sebagainya.
3. Personal Assistant (Sekretaris Pribadi)
Sekretaris pribadi adalah sekretaris yang melakukan aktivitas kantor untuk
30
membantu kepentingan seseorang tertentu dan sifatnya pribadi. Sekretaris pribadi sering bekerja sendiri di kantor tanpa adanya kehadiran pimpinan, sehingga sekretaris dituntut untuk lebih mandiri dalam mengerjakan tugas dan pekerjaan yang telah dipercayakan kepadanya. Pimpinan akan mengutus sekretaris pribadinya untuk mewakili dirinya dalam pertemuan dengan rekan kerja perusahaan tanpa dirinya. Hal utama yang perlu diperhatikan untuk menjadi sekretaris pribadi adalah dapat menyimpan rahasia pimpinan dan perusahaan, mengetahui sasaran dan tujuan perusahaan dan strategi untuk pencapaian target perusahaan.
Pada intinya tugas-tugas sekretaris pribadi adalah membaca, mendiskusikan dengan pimpinan, dan membalas e-mail yang masuk dengan persetujuan pimpinan, menjawab telepon pimpinan serta menangani permintaan dari klien dan rekan kerja perusahaan;
mempersiapkan surat-menyurat dan bertindak atas nama pimpinan (dengan persetujuan pimpinan); ikut serta mengawasi pekerjaan staf-staf lainnya dengan instruksi pimpinan; bertindak sebagai mediator; menghadiri pertemuan untuk mewakili pimpinan; mengatur dan mengawasi pengeluaran kantor dan melaporkannya kepada pimpinan. Sekretaris yang termasuk sekretaris pribadi adalah personal assistant, sekretaris/asisten artis, sekretaris pemilik perusahaan, dan sebagainya.
4. Sekretaris Junior
Sekretaris Junior adalah sekretaris yang baru memulai karirnya. Dengan kata lain adalah sekretaris yang memiliki pengalaman kerja yang minim,
belum berpengalaman dan masih harus banyak belajar dari pimpinan atau dari staf senior yang berada pada perusahaan. Sekretaris junior tentunya masih membutuhkan bimbingan dan petunjuk dari pimpinan. Biasanya pekerjaan sekretaris junior hanya meliputi tugas dasar dan tugas rutin.
5. Sekretaris Senior
Berbeda dengan junior, sekretaris senior sudah memiliki banyak pengalaman kerja sehingga mampu bekerja secara mandiri, yanpa perlu diberi bimbingan oleh pimpinannya. Sekretaris senior biasanya lebih kreatif, inisiatif dan asertif dalam bekerja. Contoh tugas sekretaris senior adalah melaksanakan proyek dengan pimpinan, bertindak sebagai konsultan bagi atasannya, mempersiapkan dan mengatur segala keperluan meeting bagi pimpinan, dan sebagainya.
3.1.3. Tugas Sekretaris
Seorang sekretaris memiliki kualifikasi tugas yang tinggi. Pada dasarnya tugas sekretaris dapat dikelompokkan menjadi tugas rutin/operasional, tugas insidental, dan tugas kreatif/inisiatif.
1. Tugas Rutin/Operasional
Tugas rutin/operasional, yaitu tugas umum yang hampir setiap hari dihadapi, dilaksanakan tanpa menunggu perintah dari atasan atau sesuai dengan job description-nya. Tugas rutin ini mencakup:
a. Menangani surat masuk untuk pimpinan b. Korespondensi
c. Menerima tamu yang hendak menemui pimpinan
32
d. Menerima telepon dan menelepon
e. Menyusun, menempatkan, menemukan kembali arsip yang bersifat kedinasan
f. Mengatur jadwal kegiatan/agenda pimpinan agar selalu tepat g. Pengaturan dan kerapihan ruangan kantor
h. Menyiapkan pembuatan laporan i. Mengelola petty cash (kas kecil) 2. Tugas Insidental
Tugas insidental atau berdasarkan instruksi adalah tugas yang dilaksanakan apabila ada instruksi khusus dari pimpinan. Pemberian tugas khusus ini berdasarkan unsur kepercayaan pimpinan kepada sekretaris, karena dapat dianggap mampu dan bisa diandalkan untuk menyelesaikan suatu tugas tertentu. Tugas insidental ini antara lain:
a. Mempersiapkan rapat
b. Mengatur perjamuan makan dengan relasi perusahaan c. Menyusun makalah/pidato
d. Mengurus dokumen bank, asuransi, pajak, dan lain-lain e. Menyusun surat-surat yang bersifat rahasia
f. Mengurus perjalanan dinas pimpinan
g. Mengikuti seminar, rapat, pertemuan yang terkait dengan perusahaan h. Tugas khusus lain sesuai dengan instruksi dan kewenangan dari atasan 3. Tugas kreatif/inisiatif
Tugas kreatif/inisiatif merupakan tugas yang tidak termasuk rutin, tetapi
atas inisiatif sekretaris sendiri tanpa diminta atau instruksi pimpinan, tetapi wajib dilaksanakan dengan baik. Pada prinsipnya, menguntungkan perusahaan secara umum dan pimpinan secara khusus, asalkan tidak menyimpang dengan tugas pimpinan dan wewenang yang diberikan pimpinan. Pada dasarnya, tugas yang bersifat kreatif meliputi:
a. Membuat perencanaan kerja b. Mempelajari pengetahuan bank
c. Mempelajari pengetahuan tentang petty cash (kas kecil) d. Efisiensi kerja
e. Pemantapan dan pengembangan diri sekretaris
f. Mempersiapkan perabot kantor, perlengkapan dan alat-alat kantor bagi sekretaris
g. Memahami cara kerja mesin kantor dan audio-visual aids (alat bantu peraga)
h. Memahami peraturan/keadaan organisasi tempat bekerja dan lain-lain 3.2. Training
3.2.1. Pengertian Training
Menurut Sikula dalam Mangkunegara (2013:44) training adalah suatu proses pendidikan jangka pendek yang mempergunakan prosedur sistematis dan terorganisir dimana pegawai non manajerial mempelajari pengetahuan dan keterampilan teknis dalam tujuan terbatas.
Menurut Ivancevich dalam Sutrisno (2016:67) training adalah usaha untuk meningkatkan prestasi kerja (kinerja) karyawan dalam pekerjaannya sekarang atau
34
dalam pekerjaan lain yang akan dijabatnya segera.
Menurut Wexley dan Yukl dalam Sarinah, Gultom dan Sonya (2015:75) training merupakan istilah yang berhubungan dengan usaha-usaha terencana, yang diselenggarakan untuk mencapai penguasaan skill, pengetahuan, dan sikap-sikap pegawai atau anggota organisasi.
Berdasarkan pada pendapat para ahli diatas, dapat di katakan bahwa training adalah suatu alat manajemen sumber daya manusia yang digunakan untuk memperoleh keahlian, keterampilan, atau sikap pegawai dalam rangka meningkatkan prestasi kerja pegawai.
3.2.2. Tujuan dan Manfaat Training Tujuan Training
Pada umumnya, training dilakukan untuk menjawab kebutuhan dan kepentingan dari karyawan, perusahaan, dan konsumen. Berikut adalah poin-poin singkat apa saja tujuan dari training bagi setiap pihak tersebut:
1. Tujuan Training bagi Karyawan
a. Memberikan keterampilan dan pengetahuan yang diperlukan karyawan b. Meningkatkan moral karyawan
c. Memperbaiki kinerja
d. Membantu karyawan dalam menghadapi perubahan-perubahan, baik perubahan struktur organisasi, teknologi, maupun sumber daya manusianya
e. Peningkatan karir karyawan
f. Meningkatkan jumlah balas jasa yang dapat diterima karyawan
2. Tujuan Training bagi Perusahaan
a. Memenuhi kebutuhan-kebutuhan perencanaan sumber daya manusia b. Penghematan
c. Mengurangi tingkat kerusakan dan kecelakaan d. Memperkuat komitmen karyawan
3. Tujuan Training bagi Konsumen
a. Konsumen akan memperoleh produk yang lebih baik dalam hal kualitas dan kuantitas
b. Meningkatkan pelayanan karena pemberian pelayanan yang baik merupakan daya tarik yang sangat penting bagi rekanan perusahaan yang bersangkutan
Manfaat Training
Manfaat training menurut Werther dan Davis dalam Tannady (2017:326),
“The benefit of training may extend throught a person’s career and help develop that person for future responsibilities”. Dalam Bahasa Indonesia dapat dinyatakan sebagai berikut: manfaat dari training adalah mampu meningkatkan jenjang karir seseorang dan membantu mengembangkan dirinya agar dapat menyelesaikan tanggung jawabnya di masa yang akan datang.
Sedangkan menurut Henry dalam Tannady (2017:326), manfaat dari training antara lain:
1. Meningkatkan kualitas dan kuantitas produktivitas 2. Mengurangi jumlah dan biaya kecelakaan kerja
3. Mengurangi waktu belajar yang diperlukan karyawan untuk mencapai
36
standar kinerja yang diterima
4. Menciptakan sikap, loyalitas dan kerjasama yang menguntungkan 5. Memenuhi persyaratan perencanaan sumber daya manusia
6. Membantu karyawan dalam peningkatan dan pengembangan pribadi mereka
3.2.3. Jenis-Jenis Training
Menurut Mathis dan Jackson dalam Sarinah, Gultom dan Sonya (2015:76) training dapat dirancang untuk memenuhi tujuan yang berbeda dan dapat diklasifikasikan ke dalam berbagai cara yang meliputi:
1. Training yang dibutuhkan dan rutin: dilakukan untuk memenuhi berbagai syarat hukum yang diharuskan dan berlaku sebagai training untuk semua karyawan (orientasi karyawan baru).
2. Training pekerjaan/teknis: memungkinkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab mereka dengan baik.
3. Training antar pribadi dan pemecahan masalah: dimaksudkan untuk mengatasi masalah operasional dan antar pribadi serta meningkatkan hubungan dalam pekerjaan organisasional.
4. Training perkembangan dan inovatif: menyediakan fokus jangka panjang untuk meningkatkan kapabilitas individual dan organisasional untuk masa depan.
3.2.4. Tahapan Training
Pelaksanaan training dilakukan dalam beberapa tahap, yaitu orientation, training process, dan on the job training.
A. Orientation (Orientasi)
Tujuan dari orientasi adalah agar karyawan baru dapat mengetahui dan memahami informasi dari latar belakang perusahaan dan produksi. Isi dari orientasi yaitu informasi keuntungan yang akan didapat karyawan, pekerjaan dan hal-hal rutin, struktur organisasi perusahaan, kebijakan perusahaan, sistem yang ada di perusahaan, peraturan dan disiplin perusahaan, keamanan dan keselamatan kerja, dan pengenalan fasilitas perusahaan.
B. Training Process (Proses Training)
Training adalah suatu proses mengajar kepada karyawan untuk mendapatkan kemampuan dasar (basic skill) yang diperlukannya dalam mengerjakan tugas atau pekerjaan mereka.
Terdapat lima proses yang harus dilakukan dalam menyediakan materi training :
1. Menganalisis kebutuhan, yaitu mengidentifikasikan kebutuhan training dan identifikasi tujuan dan kriteria training.
2. Merancang instruksi training, yaitu membuat konten training program seperti jadwal training, manual bahan training, bahan untuk ujian.
3. Validasi, yaitu dengan mempresentasikan terlebih dahulu konten training program tersebut kepada group yang kecil untuk mengetahui apakah penyajian Materi training cocok dan valid (melakukan percobaan atau try out).
38
4. Implementasi training, yaitu melakukan training aktual kepada karyawan yang ditargetkan.
5. Evaluasi, yaitu memberikan penilaian terhadap program training apakah berhasil atau gagal.
C. On the Job Training
OJT (On the Job Training) adalah salah satu metode training dengan mengajarkan karyawan tersebut di pekerjaan yang sebenarnya.
Langkah-langkah dalan OJT :
1. Mempersiapkan karyawan yang akan diberikan training.
2. Mempersiapkan pekerjaan yang akan dilakukan oleh karyawan tersebut
3. Lakukan percobaan untuk melakukan pekerjaan:
a. Ajarkan dan terangkan langkah demi langkah dengan pelan-pelan b. Lakukan perbaikan jika terjadi kesalahan
c. Jalankan pekerjaanya seperti biasa
d. Jangan membiarkan karyawan tersebut melakukan pekerjaannya sendiri.
D. Follow Up
1. Identifikasikan karyawan mana yang perlu bantuan
2. Perbaiki kesalahan mereka sebelum menjadi suatu kebiasaan
3. Kurangi pengawasan secara bertahap, periksa hasilnya (kualitas dan kuantitas) dari waktu ke waktu.
4. Pujilah mereka bagi yang telah melakukan pekerjaan dengan baik.
5. Mendorong mereka untuk melakukan pekerjaan supaya mencapai standar kualitas dan kuantitas.
3.3. E-Learning
E-Learning adalah sistem penyampaian training untuk instruksi online.
Sistem ini mengambil manfaat dari kecepatan, memori, dan kemampuan manipulasi data dari komputer untuk fleksibilitas yang lebih besar dalam instruksi. Manfaat dasarnya adalah bahwa sistem tersebut bersifat bisa diatur kecepatannya secara mandiri (self-paced) dan terindividualisasi serta dapat dijalankan pada jam kerja atau jam istirahat. Konsep ini bisa diulangi sesering yang diperlukan. Sistem e-learning dapat pula menggunakan multimedia untuk meningkatkan pembelajaran dengan audio, animasi, grafik, dan video interaktif.
Orang-orang yang terlibat dalam e-learning tidak lagi dibatasi oleh kebutuhan untuk berada di ruang kelas pada lokasi dan waktu tertentu. Animasi, video, dan multimedia membuat presentasi menjadi jelas dan menarik. E-learning juga dianggap cara paling efektif untuk mengendalikan biaya training.
E-learning adalah sistem pembelajaran yang memanfaatkan media elektronik sebagai alat untuk membantu kegiatan pembelajaran (Daryanto, 2010:
168). The ILRT of Bristol University dalam Surjono (2011: 2) mendefinisikan e- learning sebagai penggunaan teknologi elektronik untuk mengirim, mendukung dan meningkatkan pengajaran, pembelajaran dan penilaian. Lebih khusus lagi Rosenberg dalam Surjono (2011:2) mendefinisikan e-learning sebagai pemanfaatan teknologi internet untuk mendistribusikan materi pembelajaran sehingga peserta dapat mengakses dari mana saja.
40
Stasiun radio merupakan media elektronik pertama yang digunakan sebagai penyampaian materi yaitu dengan menggunakan gelombang radio. Media lain yang digunakan diantaranya adalah TV kabel. Seiring pergantian zaman teknologi pembelajaran jarak jauh mulai bergeser ke pemakaian jaringan komputer sebagai media pembelajaran dalam penyampaian ilmu pengetahuan.
Implementasi penggunaan e-learning yang ada pada saat ini sangat bervariasi, namun semua itu didasarkan pada prinsip atau konsep bahwa e- learning yang dimaksud sebagai upaya pendistribusian materi pembelajaran melalui media elektronik atau internet. Surjono (2011: 3) menyatakan bahwa ciri dari pemebelajaran e-learning adalah terciptanya lingkungan belajar yang flexible dan distributed.
Fleksibilitas menjadi kata kunci dalam sistem pembelajaran e-learning.
Peserta didik menjadi sangat fleksibel dalam memilih waktu dan tempat belajar karna tidak harus datang di suatu tempat pada waktu tertentu. Di lain pihak, pengajar dapat memperbaharui materi pembelajarannya kapan saja dan dari mana saja. Dilihat dari segi isi materi pembelajaran dapat dibuat sangat fleksibel mulai dari yang berbasis teks sampai materi pelajaran yang berkomponen multimedia.
Untuk mendapatkan sistem pembelajaran e-learning yang baik diperlukan perancangan yang baik pula. Ciri yang kedua yaitu distributed, Surjono (2011: 3) menyatakan bahwa distributed learning menunjuk pada pembelajaran dimana pengajar, peserta didik dan materi pembelajaran terletak di lokasi yang berbeda, sehigga peserta didik dapat belajar kapan saja dan dari mana saja.
3.4. Analisis Kebutuhan Training
3.4.1. Pengertian Analisis Kebutuhan Training
Analisis kebutuhan training adalah suatu langkah yang dilakukan sebelum melakukan pelatihan dan merupakan bagian terpadu dalam merancang pelatihan untuk memperoleh gambaran komprehensif tentang materi, alokasi waktu tiap materi, dan strategi pembelajaran yang sebaiknya diterapkan dalam penyelenggaraan training agar bermanfaat bagi peserta pelatihan.
Untuk menghindari terjadinya pemberian suatu training yang tidak tepat yang akan berakibat pada penggunaan waktu dan uang perusahan yang sia-sia maka perlu dilakukan identifikasi kebutuhan training. Analisis kebutuhan training ini berguna sebagai pondasi bagi keseluruhan upaya training. Analisis kebutuhan training ini merupakan usaha-usaha yang sistematis untuk mengumpulkan informasi pada permasalahan kinerja dalam organisasi dan untuk mengoreksi kekurangan-kekurangan kinerja (performancedeficiencies). Karena belum tentu setiap orang siap dan membutuhkan training. Selain itu, penilaian kebutuhan training dapat mendiagnosis permasalahan terkini dan tantangan masa depan yang diharapkan dapat diatasi.
Terkait dengan penjelasan di atas, Cormick dalam Mangkunegara (2011:46) menjelaskan, suatu organisasi perlu melibatkan sumber daya (pegawainya) pada aktivitas training jika hal itu merupakan keputusan terbaik dari manager. Training diharapkan dapat mencapai hasil lain daripada memodifikasi perilaku pegawai. Hal ini juga perlu mendapat dukungan secara organisasi dan tujuan, seperti produksi, distribusi barang dan pelayanan lebih efisien,
42
menekankan biaya operasi, meningkatkan kualitas dan hubungan pribadi lebih efektif.
Ada tiga situasi dimana perusahaan diharuskan melakukan analisis tersebut, yaitu: performance problem, new system and technology serta automatic and habitual training. Situasi pertama, berkaitan dengan kinerja dimana karyawan perusahaan mengalami degradasi kualitas atau kesenjangan antara unjuk kerja dengan standar kerja yang ditetapkan. Situasi kedua, berkaitan dengan penggunaan komputer, prosedur atau teknologi baru yang diadopsi untuk memperbaiki efisiensi operasional perusahaan. Situasi ketiga, berkaitan dengan training yang secara tradisional dilakukan berdasarkan persyaratan-persyaratan tertentu misalnya kewajiban legal seperti masalah kesehatan dan keselamatan kerja.
Analisis kebutuhan training dilakukan melalui sebuah proses tanya jawab (asking question getting answer). Pertanyaan ditujukan kepada setiap karyawan dan kemudian membuat verifikasi dan dokumentasi tentang berbagai masalah dimana akhirnya kebutuhan training akan diketahui untuk memecahkan masalah tersebut. Hasil analisis adalah identifikasi performance gap. Kesenjangan pengetahuan tersebut dapat diidentifikasikan sebagai perbedaan antara kinerja yang diharapkan dan kinerja aktual individu.
3.4.2. Jenis-Jenis Analisis Kebutuhan Training
Goldstein dan Bukton dalam Mangkunegara (2011:46) mengemukakan ada tiga Analisis Kebutuhan Training atau (Training Needs Analysis/TNA) berdasarkan tingkatannya. Ketiga jenis Analisis Kebutuhan Training ini
adalah Individual Analysis (Analisis Individu), Task Analysis atau Work Analysis (Analisis Tugas atau Analisis Pekerjaan) dan Organizational Analysis (Analisis Organisasi).
1. Individual Analysis (Analisis Individu)
Analisis kebutuhan training yang pertama adalah analisis tentang individu atau orang. Analisis Individu ini berfokus pada orang itu sendiri. Analisis ini berkaitan dengan orang-orang yang berada di dalam perusahaan yang membutuhkan training di bidang tertentu. Analisis Individu juga dapat dilakukan melalui kuesioner, umpan balik, wawancara pribadi dan lain- lainnya. Misalnya Analisis Individu pada seorang sekretaris, jabatan sekretaris merupakan jabatan yang cukup tinggi dan memerlukan analisis lengkap. Dimulai dari pengalaman sekretaris atau karyawan yang bersangkutan, pengetahuan, kemampuan hingga pada kepribadian mereka.
Sekretaris pada dasarnya merupakan sebuah jabatan yang memiliki penghasilan yang tinggi namun mereka yang menjabat sebagai sekretaris ini juga harus mengetahui dan memahami apa yang seharusnya dilakukan dan dimiliki oleh seorang sekretaris seperti bagaimana caranya untuk membantu pimpinan, mengetahui setiap detil pekerjaan pimpinan, serta dapat bekerjasama dengan semua pihak yang berkaitan dengan tugas dan jabatannya.
2. Task Analisis (Analisis Tugas)
Task Analisis (Analisis Tugas) atau juga sering disebut juga dengan Job Analisis (Analisis Pekerjaan) adalah analisis yang berfokus pada
44
persyaratan apa yang diperlukan untuk melakukan suatu pekerjaan atau tugas. Analisis Tugas ini menentukan tugas-tugas utama dan tingkat keterampilan yang diperlukan dalam melakukan tugas-tugas tersebut.
Dengan mengetahui keterampilan yang dibutuhkan ini, pihak Manajemen dapat menentukan training terbaik yang seharusnya dimiliki oleh karyawan. Kurikulum training akan menjadi standar bagi semua orang di setiap posisi karena pelatihannya berfokus pada tugas yang harus dikuasai, bukan pada orang-orang atau individu-individunya.
3. Organizational Analysis (Analisis Organisasi)
Organizational Analysis (Analisis Organisasi) adalah Analisis yang membantu perusahaan atau organisasi untuk memprediksi tentang strategi bisnis di masa depan untuk mencapai tujuan dan sasaran perusahaannya.
Analisis organisasi pada dasarnya adalah penentuan kebutuhan training untuk perusahaan secara menyeluruh seperti visi dan misi, sasaran dan tujuan perusahaan serta rencana-rencana strategis.
3.4.3. Metode Analisis Kebutuhan Training
Berbagai metode bisa dilakukan dalam pelaksanaan analisis kebutuhan training, antara lain wawancana, observasi, kuesioner, dan analisis data yang sudah ada.
1. Wawancara, yaitu teknik pengambilan data melalui pertanyaan yang diajukan secara lisan kepada responden. Umumnya teknik pengambilan data dengan cara ini dilakukan jika peneliti bermaksud melakukan analisis
kualitatif atas penelitiannya. Wawancara bisa dilakukan secara tatap muka antara peneliti dengan responden dan bisa juga melalui telepon.
2. Observasi, yaitu teknik pengumpulan data dengan menggunakan indera, jadi tidak hanya dengan pengamatan menggunakan mata saja.
Mendengarkan, mencium, mengecap, meraba termasuk salah satu bentuk dari observasi. Instrumen yang digunakan dalam observasi adalah panduan pengamatan dan lembar pengamatan.
3. Kuesioner, yaitu sebuah instrumen survei berdasarkan respon individu.
Kuesioner merupakan daftar pertanyaan yang akan digunakan oleh periset untuk memperoleh data dari sumbernya langsung melalui proses komunikasi atau dengan mengajukan pertanyaan. Kuesioner juga sering dikenal sebagai angket atau sebuah daftar pertanyaan yang harus diisi oleh responden.
4. Data yang ada, yaitu dengan mencari informasi yang telah dikumpulkan sebelumnya oleh perusahaan. Dengan data yang sudah ada, kita mengacu pada informasi yang sudah ada dari laporan, data historikal, laporan perencanaan dan dana, bagan struktur organisasi, evaluasi, dan laporan pengembangan karir yang bisa ditinjau dan dianalisis.
Dari berbagai metode yang ada semuanya memiliki kelebihan dan kekurangan. Misalnya pada metode kuesioner kelebihannya dapat memperoleh informasi dari responden yang jumlahnya besar namun tidak dapat mendapatkan hasil yang spesifik yang diinginkan oleh trainer. Sedangkan dari wawancara dapat
46
diperoleh informasi yang cukup mendetail berdasarkan kebutuhan namum memakan banyak waktu untuk melakukannya.
3.5. E-Learning PT Pelabuhan Indonesia I (Persero) Medan
Sebagai salah satu perusaahan besar di Indonesia, PT Pelindo I termasuk perusahaan yang mengikuti alur perkembangan teknologi, terutama di dalam cara pembelajaran, salah satunya yaitu dengan dibuatnya sistem pembelajaran secara online oleh Divisi Corporate University. Sistem pembelajaran online atau e- learning berbasis web PT Pelindo I ini dikenal dengan nama PORTRAIT.
PORTRAIT (Port Training in IT Touch) merupakan sarana pembelajaran yang ditujukan bagi para karyawan yang bekerja di PT Pelindo I. Semua karyawan yang membutuhkan training (IHT/PT/e-learning) akan di data oleh bagian Corporate University dan apabila disetujui akan di assign agar dapat mengikuti training (IHT/PT/e-learning). Sampai saat ini, ada beberapa materi yang tersedia untuk training e-learning, yaitu General Overview, Fasilitas dan Peralatan, Kepelabuhanan, Kinerja, Pengenalan Petikemas, Penanganan Petikemas, Perencanaan Operasional dan Tarif Kepelabuhanan, dapat dilihat pada Tabel 3.1.
Sasaran dari dibuatnya training dengan metode e-learning ini adalah seluruh karyawan, termasuk juga Sekretaris Direksi. Sebagai seorang sekretaris direksi di perusahaan kepelabuhanan, Sekretaris juga dituntut untuk memahami pengetahuan mengenai segala sesuatu tentang kepelabuhanan. Karena padatnya jadwal sekretaris di Pelindo I, maka training e-learning ini adalah jawaban yang tepat dari masalah tersebut.
