Dari hasil analisis proses bisnis yang berjalan didapatkan beberapa permasalahan yang ada pada proses-proses bisnis tersebut. Diperlukan data-data yang akurat dan rinci mengenai permasalahan sesungguhnya yang terjadi dilapangan. Sehingga perlu dibuat analisis melalui kuesioner dan wawancara
63
mengenai proses bisinis tersebut. Agar didapatkan informasi yang berguna berdasarkan data yang sebenarnya.
Data-data hasil analisis pada subbab 3.2.1 akan dijadikan dasar untuk penyusunan pertanyaan-pertanyaan pada kuesioner dan wawancara. Agar pertanyaan-pertanyaan yang dibuat pada kuesioner dan wawancara dapat mengidentifikasi masalah-masalah yang ada dengan tepat dan berhubungan dengan analisis permasalahan yang dilakukan.
Analisis melalui wawancara dilakukan karena diperlukan data-data melalui seseorang yang melakukan proses bisnis dalam perpustakaan secara langsung dan mengetahui kondisi dilapangan yang sesungguhnya,. Wawancara dilakukan kepada petugas perpustakaan, karena petugas perpustakaan adalah orang-orang yang terlibat secara langsung dalam proses bisnis ini setiap harinya, yaitu melayani orang-orang yang menggunakan fasilitas perpustakaan dan hampir terlibat dalam semua proses perpustakaan seperti tagging buku, serta petugas perpustakaan mengetahui masalah-masalah apa yang dihadapi dilapangan. Berikut adalah daftar pertanyaan pada wawancara yang dilakukan :
64
Tabel 3.2 Draft Wawancara
Nama : Sandra
Jabatan : Petugas Perpustakaan Universitas Bina Nusantara Tanggal Wawancara : 3 Nopember 2007
Jam Wawancara : 14.00
Tempat : Perpustakaan Universitas Bina Nusantara Daftar Pertanyaan :
i. Menurut anda apa kendala dalam proses peminjaman dan pengembalian buku?
ii. Apakah anda merasa sangat direpotkan dengan masalah tersebut? iii. Apakah masalah itu sudah bisa ditangani saat ini?
iv. Apakah alat peminjaman dan pengembalian buku yang ada sekarang sudah cukup membantu pekerjaan anda?
v. Berapa lama waktu yang digunakan dalam proses peminjaman dan pengembalian buku perorang?
vi. Menurut anda apakah diperlukan adanya alat peminjaman dan pengembalian buku otomatis?
vii. Menurut anda apakah proses pembuatan barcode yang unik untuk setiap buku cukup merepotkan pekerjaan anda dan kira-kira menghabiskan waktu berapa lama untuk setiap buku dalam proses tersebut?
Analisis melalui kuesioner dilakukan karena diperlukan data-data dari pengguna yang memakai fasilitas-fasilitas perpustakaan, untuk mengetahui masalah-masalah apa yang dihadapi oleh siswa dalam menggunakan fasilitas perpustakaan, sejauh apa fasilitas tersebut bermanfaat bagi siswa, dan apa yang ingin siswa dapatkan melalui fasilitas perpustakaan.
Kuesioner ini diisi oleh orang-orang yang sering menggunakan fasilitas perpustakaan, yaitu peminjaman dan pengembalian buku. Mereka adalah siswa
65
Universitas Bina Nusantara. Usia siswa tersebut antara 17 sampai 21 tahun. Lokasi pengisian kuesioner dilaksanakan di Universitas Bina Nusantara (Kampus Anggrek dan Syahdan). Melalui mereka kita bisa mendapatkan informasi seberapa besar peranan perpustakaan dalam proses pembelajaran mereka, seberapa sering mereka memakai fasilitas perpustakaan, apakah perpustakaan otomatis dapat membantu mereka untuk mempermudah dalam proses peminjaman dan pengembalian buku, dan apakah perlu dibuat perpustakaan online 24 jam. Jumlah populasi pengguna perpustakaan pada Universitas Bina Nusantara adalah sekitar ribuan orang. Jumlah sampel yang diberikan kuesioner adalah kurang lebih 200 orang. Pengambilan data kuesioner dilakukan pada tanggal 3 Oktober 2007. Berikut adalah daftar pertanyaan pada kuesioner :
66
Tabel 3.3 Daftar Pertanyaan Kuesioner
No. Daftar pertanyaan Alternatif jawaban Tujuan dari pertanyaan
1. Seberapa seringkah anda
menggunakan fasilitas perpustakaan dalam 1 bulan?
Tidak pernah 1-3 kali 3-6 kali > 6 kali
Mengetahui seberapa sering orang-orang datang ke perpustakaan untuk menggunakan fasilitas perpustakaan, dan seberapa jauh fasilitas perpustakaan membantu mereka.
2. Apakah anda merasakan waktu yang cukup lama terbuang ketika anda melakukan peminjaman dan pengembalian buku?
Ya Tidak
Mengetahui apakah saat ini waktu yang digunakan dalam peminjaman buku sudah efisien atau tidak.
3. Jika ya, biasanya berapa lamakah waktu yang diperlukan untuk melakukan proses peminjaman atau pengembalian buku?
< 1 menit 1-2 menit > 2 menit
Mengetahui lama waktu yang diperlukan dalam proses peminjaman buku.
4. Apakah anda tertarik dengan proses pengembalian otomatis mandiri (anda dapat melakukan
pengembalian tanpa melalui petugas terlebih dahulu) ?
Ya Tidak
Mengetahui seberapa besar ketertarikan user terhadap perpustakaan otomatis.
67
5. Jika ya, apakah anda merasa waktu anda semakin efisien?
Ya , karena ... Tidak , karena ...
Mengetahui apakah dalam hal waktu, perpustakaan otomatis lebih efisien daripada perpustakaan manual atau tidak.
6. Pernahkah anda merasakan kebutuhan untuk menggunakan perpustakaan di saat perpustakaan sudah tutup?
Ya Tidak
Mengetahui apakah perpustakaan online 24 jam diperlukan atau tidak dalam menunjang transaksi perpustakaan.
7. Jika ya , apakah kegiatan yang anda butuhkan saat itu berhubungan dengan proses pengembalian buku?
Ya Tidak
Mengetahui kegiatan apa saja yang dibutuhkan dalam perpustakaan online 24 jam, apakah cukup hanya peminjaman dan pengembalian buku saja.
8. Bagaimana pendapat anda bila ada perpustakaan yang dapat melayani proses pengembalian buku dalam waktu 24 jam penuh ?
Baik , karena ... Biasa saja , karena ... Tidak perlu , karena ...
Mengetahui apakah user merasa perlu diadakannya perpustakaan online 24 jam.
9. Apakah anda tertarik dengan perpustakaan 24 jam tersebut ?
Ya , karena ... Tidak , karena ...
Mengetahui berapa banyak orang yang tertarik dengan dibuatnya perpustakaan online 24 jam.
10. Bila ada perpustakaan 24 jam, apakah anda akan meningkatkan frekuensi penggunaan fasilitas perpustakaan ?
Ya Tidak
Mengetahui apakah perpustakaan online 24 jam mendorong user untuk meningkatkan frekuensi
68
11. Menurut anda, adakah solusi lain yang dapat meningkatkan minat menggunakan fasilitas
perpustakaan bagi masyarakat secara umum ?
…. Mengetahui usulan-usulan user agar minat user dalam
69
Hasil evaluasi dari wawancara dan kuesioner terhadap permasalahan adalah sebagai berikut :
1. Permasalahan yang muncul adalah waktu peminjaman dan pengembalian buku tidak efisien, sehingga menimbulkan antrian. Target pengguna yang mengalami permasalahan adalah siswa Universitas Bina Nusantara. Masalah ini hasil evaluasi kuesioner dari pertanyaan “Apakah anda merasakan waktu yang cukup lama terbuang ketika anda melakukan peminjaman dan pengembalian buku?”
2. Permasalahan yang muncul adalah tidak bisa melakukan pengembalian buku online 24 jam. Target pengguna yang mengalami permasalahan adalah siswa Universitas Bina Nusantara. Masalah ini hasil evaluasi kuesioner dari pertanyaan “Pernahkah anda merasakan kebutuhan untuk menggunakan perpustakaan di saat perpustakaan sudah tutup?”
3. Permasalahan yang muncul adalah waktu kerja terbuang karena melayani proses peminjaman dan pengembalian buku. Target pengguna yang mengalami permasalahan adalah petugas perpustakaan. Masalah ini hasil evaluasi wawancara dari pertanyaan “Menurut anda apa kendala dalam proses peminjaman dan pengembalian buku?”
4. Permasalahan yang muncul adalah waktu yang diperlukan untuk membuat barcode baru yang unik pada setiap buku cukup lama dan masih dilakukan secara manual (barcode dibuat sendiri oleh petugas, lalu dicetak dengan printer). Target pengguna yang mengalami masalah adalah petugas perpustakaan. Masalah ini hasil evaluasi wawancara dari pertanyaan “Menurut anda apakah proses pembuatan barcode yang unik untuk setiap
70
buku cukup merepotkan pekerjaan anda dan kira-kira menghabiskan waktu berapa lama untuk setiap buku dalam proses tersebut?”.
Hasil evaluasi dari wawancara dan kuesioner terhadap solusi adalah sebagai berikut :
1. Target pengguna dalam solusi adalah siswa. Informasi atau data yang diperlukan untuk mendukung solusi adalah :
a. Lama proses peminjaman dan pengembalian buku per siswa b. Jumlah siswa yang memerlukan fasilitas perpustakaan 24 jam
c. Perlu atau tidaknya dibuat perpustakaan otomatis, sehingga bisa menjadi perpustakaan online 24 jam.
d. Dengan adanya perpustakaan otomatis 24 jam apakah akan menambah minat siswa dalam menggunakan fasilitas perpustakaan.
Hasil yang diharapkan dari solusi adalah :
a. Mempercepat waktu proses peminjaman dan pengembalian buku.
b. Perpustakaan online 24 jam dapat membantu para siswa dalam penggunaan fasilitas perpustakaan lebih optimal.
c. Dapat menambah minat siswa dalam menggunakan fasilitas perpustakaan
Solusi digunakan agar proses sirkulasi perpustakaan berjalan dengan cepat dan menguntungkan bagi semua pihak, khususnya pengguna fasilitas
71
perpustakaan. Sehingga bisa menambah minat siswa dalam menggunakan fasilitas perpustakaan.
2. Target pengguna dalam solusi adalah petugas perpustakaan. Informasi atau data yang diperlukan untuk mendukung solusi adalah :
a. Kendala dalam melayani proses peminjaman dan pengembalian buku. b. Sejauh apa kendala tersebut berpengaruh kepada pekerjaan yang lain. c. Lama proses melayani peminjaman dan pengembalian buku per siswa. d. Perlu atau tidaknya dibuat perpustakaan otomatis, untuk membantu
pekerjaan petugas perpustakaan.
e. Waktu yang diperlukan untuk membuat barcode baru yang unik pada setiap buku.
Hasil yang diharapkan dari solusi adalah :
a. Mempercepat waktu proses peminjaman dan pengembalian buku.
b. Perpustakaan otomatis dapat membantu petugas dalam proses peminjaman dan pengembalian buku, sehingga petugas tidak direpotkan dan bisa melakukan pekerjaan yang lainnya.
c. Proses pemasukkan data buku ke dalam database menjadi lebih cepat dan pembuatan barcode baru yang unik untuk setiap buku yang baru bisa dihilangkan.
Solusi digunakan agar petugas bisa melakukan pekerjaan dengan lebih optimal. Diperlukan alat peminjaman dan pengembalian buku otomatis, sehingga
72
para siswa bisa melaksanakan proses peminjaman dan pengembalian buku mandiri, tanpa bantuan petugas. Menghilangkan proses pembuatan barcode baru yang unik untuk setiap buku secara manual. Solusi diperlukan agar petugas bisa melakukan tugas yang lainnya, sehingga kinerja perusahaan meningkat (contoh : melayani pelanggan).
Permasalahan-permasalahan yang terjadi di atas akan berakibat pada melambatnya proses pelayanan yang diberikan kepada pengguna dan kurang optimalnya pekerjaan yang dilakukan petugas perpustakaan. Permasalahan utama yang harus dipecahkan adalah lamanya waktu peminjaman dan pengembalian buku secara manual (memerlukan bantuan petugas perpustakaan).
Solusi yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah-masalah di atas adalah membuat peminjaman dan pengembalian otomatis, dan diperlukan suatu ID yang unik dalam mengidentifikasi setiap buku secara otomatis. Perpustakaan dengan peminjaman dan pengembalian otomatis, serta ID yang unik dalam mengidentifikasi setiap buku secara otomatis, dapat dibuat dengan bantuan tag RFID. Sehingga proses peminjaman buku, pengembalian buku, dan tagging buku dapat dilakukan dengan lebih cepat. Pada proses meminjam dan mengembalikan buku tidak memerlukan bantuan petugas perpustakaan, sehingga pengguna bisa melakukan peminjaman dan pengembalian buku sendiri. Proses pengidentifikasian setiap buku agar unik dengan membuat barcode baru dengan ID berbeda dapat dihilangkan, karena setiap tag RFID mempunyai tag ID yang unik. Petugas bisa melaksanakan perkerjaannya yang lain, sehingga bisa mempercepat penyelesaian tugas-tugas tersebut, misalnya pengembalian buku ke rak-rak, melayani pengunjung perpustakaan, dan pendataan buku.
73