BAB 3 ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

(1)

41

BAB 3

ANALISIS DAN PERANCANGAN SOLUSI

3.1 Gambaran Umum Studi Kasus

3.1.1 Sejarah dan Perkembangan Studi Kasus

Dengan luas 4 hektar yang dipenuhi oleh tumbuhan hijau, BINUS School Serpong, adalah tambahan terbaru dari keluarga besar Bina Nusantara. Alamat dari BINUS School Serpong adalah Admission Building, 2nd Fl. Jl. Lengkong Karya - Jelupang No. 58. Lengkong Karya, Serpong Tangerang, 15322. Telp No: (021) 703 42669, (021) 703 42670. Fax No: (021) 533 0715. BINUS School Serpong dibuka tahun 2007 ini. Didasari oleh kesuksesan dari BINUS School Simprug, BINUS School Serpong membawa IT dan berasal dari organisasi Bina Nusantara dengan filosofi pendidikan yang terbaik dan strategi dimana sudah mempunyai pengalaman lebih dari 25 tahun. Maka BINUS School Serpong siap bersaing di dalam bidang pendidikan di Indonesia.

BINUS School Serpong menghasilkan nilai terbaik pendidikan sekolah nasional mulai dari pre-school (TK) sampai high school (SMA) yang melayani bermacam-macam inteligensi gaya belajar, dengan fokus dan bilingual (dua bahasa), dan melaksanakan bahasa tringual (tiga bahasa), pendidikan karakter melalui service-learning (pelajaran melayani), dan sebuah kebudayaan inovatif. Setiap anggota didorong untuk "think out of the box" untuk membuat kemajuan dalam beberapa aspek kehidupan sekolah, mempererat kepedulian sekarang ini dan inovator dalam berbagai hal untuk menjadi pemimpin masa depan, dan

(2)

42 menyumbang konstribusi dalam pemikiran terdepan untuk menghadapi tantangan lokal, regional, dan global.

Target dari BINUS School Serpong adalah penduduk Indonesia yang menginginkan anak-anaknya mendapatkan kualitas pendidikan yang terbaik dengan kualitas Internasional.

Visi dari BINUS School Serpong adalah untuk menghasilkan individual yang mempunyai karakter bermoral, akademis yang sangat baik dan pemimpin yang inovatif yang menginspirasi dan memberi konstribusi untuk komunitas lokal dan global.

Misi dari BINUS School Serpong adalah untuk mempersembahkan siswa di Indonesia mempunyai sebuah multiple-intelligences (bermacam-macam inteligen) dan best-value (nilai terbaik) dalam pelaksanaan akademis dan kesuksesan, sebanding dengan standar terbaik di dalam wilayah, yang didukung oleh komitmen kita untuk menjadi komunitas yang peduli, dengan karakter yang kuat dan inovatif, cakap dalam berbagai kebudayaan.

Karena BINUS School Serpong ingin membangun sekolah yang berbasis IT, maka diperlukan perpustakaan berbasis IT untuk mendukungnya. Proses perpustakaan seperti meminjam dan mengembalikan buku akan dilaksanakan secara otomatis nantinya, sehingga para siswa dapat melakukan proses peminjaman dan pengembalian mandiri tanpa bantuan petugas perpustakaan. Sistem perpustakaan yang akan dibangun akan menggunakan teknologi RFID. Dengan RFID akan dimungkinkan dilakukan peminjaman dan pengembalian secara otomatis.

(3)

43 3.1.2 Struktur Organisasi Perusahaan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Perusahaan

Berdasarkan struktur organisasi yang ada, BINUS School Serpong memiliki dewan direksi dan wakilnya berserta dengan 11 divisi yang saling bekerja sama dalam menjalankan semua kegiatan BINUS School Serpong. Adapun tugas masing-masing divisi tersebut adalah sebagai berikut:

1. Board of Management

Board of Management bertugas untuk menentukan kebijakan BINUS School Serpong dan menentukan perencaan strategis

2. Principal

Principal bertanggung jawab atas keseluruhan kegiatan yang dilakukan dalam BINUS School Serpong. Principal berhubungan langsung dengan divisi Marketing Directorate, Finance Directorate, General Affair and Legal Directorate dan Talent Management Directorate.

(4)

44 3. Marketing Directorate

Divisi ini bertanggung jawab untuk menentukan strategi pemasaran yang akan dilakukan oleh BINUS School Serpong.

4. Finance Directorate

Divisi ini bertanggung jawab untuk mengatur semua masalah dan strategi keuangan yang akan dilakukan oleh BINUS School Serpong.

5. General Affair and Legal Directorate

Divisi ini bertugas untuk mengatur seluruh operasional organisasi dan menyelesaikan permasalah umum yang terjadi di BINUS School Serpong. 6. Talent Management Directorate

Divisi ini bertanggung jawab untuk mengurusi urusan Human Resource, seperti perekrutan karyawan baru, pemberhentian karyawan, menentukan besar gaji dan job description karyawan BINUS School Serpong.

7. Secretary

Secretary merupakan jembatan atau penghubung antara Principal dengan divisi dibawahnya, yaitu: ECY-EL Coordinator, National Curricullum Coordinator, MS-HS Coordinator, Head of Guidance and Counseling, Information Technology Manager, General Operation Manager dan Quality Assurance Senior Officer.

8. ECY-EL Coordinator

Divisi ini mengkoordinasikan semua kegiatan yang akan dilakukan oleh guru pengajar tingkat early childhood year dan elementary school.

(5)

45 9. National Curricullum Coordinator

Divisi ini mengkoordinasikan semua kurikulum yang akan diajarkan pada siswa di BINUS School Serpong serta sertifikasi legalitas. Sehingga divisi ini berhubungan secara langsung dengan ECY-EL Coordinator dan MS-HS Coordinator

10. MS-HS Coordinator

Divisi ini mengkoordinasikan semua kegiatan yang akan dilakukan oleh guru pengajar tingkat middle School dan high school.

11. Head of Guidance and Counseling

Divisi ini mengkoordinasikan karyawan yang bertugas dalam memberikian konsultasi kepada siswa, dan memberikan bimbingan pada siswa yang bermasalah.

12. Information Technology Manager

Mengkepalai dan bertanggung jawab pada karyawan yang mengurusi jaringan, technical support, dan data serta aplikasi.

13. General Operation Manager

Mengkepalai dan bertanggung jawab untuk mengurus dan memastikan seluruh operasional berjalan dengan baik. Selain itu juga bertanggung jawab pada bagian academic operation yang mengurusi operasi akademis seperti raport, penggantian kartu hilang, absensi dan bagian perpustakaan. 14. Quality Assurance Senior Officer

Divisi yang mengurusi dan menetapkan ISO yang akan diterapkan dalam BINUS School Serpong.

(6)

46 3.2 Analisis Permasalahan

3.2.1 Analisis Proses Bisnis Berjalan Pada Studi Kasus

Analisis proses bisnis yang berjalan pada studi kasus dilakukan pada sistem perpustakaan Universitas Bina Nusantara, dikarenakan BINUS School Serpong adalah sekolah yang baru dibangun dan belum mempunyai perpustakaan. Perpustakaan pada BINUS School Serpong akan mengadopsi sistem perpustakaan dari Universitas Bina Nusantara. Melalui hasil analisis didapatkan bahwa pelayanan-pelayanan yang ada di perpustakaan Universitas Bina Nusantara adalah sebagai berikut :

1. Layanan sirkulasi, meliputi :

a. Peminjaman dan pengembalian koleksi

Siswa dan karyawan (yang menjadi anggota perpustakaan) dapat meminjam 1 buku selama 1 minggu. Dosen dapat meminjam 1 buku untuk seminggu dan 2 buku untuk 1 semester. Keterlambatan pengembalian buku akan dikenakan denda sesuai dengan aturan yang berlaku. Bila anggota berhasil meminjam, mengembalikan buku, dan membayar denda akan diberikan bukti transaksi jika pengguna meminta kepada petugas perpustakaan. Jika pengguna tidak minta, maka tidak diberikan bukti transaksi, pengguna hanya bisa melihat dilayar yang telah disediakan bahwa berhasil melakukan transaksi.

b. Perpanjangan buku

Pengguna yang telah habis masa pinjamnya, dapat kembali memperpanjang pinjamannya selama 1 minggu (kecuali buku dosen yang dipinjam 1 semester). Perpanjangan harus dilakukan sendiri oleh

(7)

47 pengguna melalui via website perpustakaan (dengan catatan koleksi tersebut sedang tidak ada yang mem-booking).

c. Pemesanan buku (booking book)

Seluruh anggota perpustakaan dapat membooking buku yang diinginkan dan hanya dapat dilakukan via website perpustakaan.

d. CD-ROM

Layanan yang menyediakan berbagai informasi dengan media CD-ROM, serta memuat ratusan ribu cantuman data bibliografis dan abstraknya. Layanan ini tersedia di lantai 5 dan merupakan "layanan tertutup" (anda harus menghubungi petugas untuk mendapatkan pelayanan).

e. Layanan skripsi

Koleksi skripsi hanya dapat dibaca ditempat dan tidak dapat di fotokopi. Layanan semi tertutup ini hanya berlaku bagi siswa semester V dan diatasnya.

f. Penitipan barang (loker)

Seluruh pengunjung perpustakaan harus menitipkan barang bawaannya seperti : tas, map, file, jaket, topi, makanan, dan minuman ke tempat penitipan barang (loker) di lantai 3.

2. Layanan referensi, meliputi :

a. Peminjaman dan pengembalian koleksi

Seluruh anggota Perpustakaan Universitas Bina Nusantara dapat meminjam seluruh koleksi referensi. Masa peminjaman maksimal selama 3 jam. Layanan ini terdapat di lantai 4.

(8)

48 b. Penelusuran informasi

Perpustakaan akan membantu pengguna untuk memperoleh informasi, baik berupa data bibliografis, maupun artikel full text dengan topik tertentu yang diperoleh dari berbagai sumber informasi yang ada. Petugas referensi akan memandu pengguna dalam proses penelusuran tersebut.

c. Bimbingan pemakai

Bimbingan yang diberikan adalah membantu pengguna mengenai tata cara pemakaian penelusuran bahan pustaka secara on-line, menemukan koleksi, atau penelusuran informasi melalui koleksi referensi.

3. Layanan fotokopi

Layanan ini berada di lantai 3 dengan jam operasi pukul 11.00-19.00 WIB. Tata cara fotokopi sesuai dengan peraturan hak cipta yang berlaku. Biaya fotokopi perlembar sebesar Rp. 150,-.

Perpustakaan Universitas Bina Nusantara masih menggunakan teknologi barcode dalam proses peminjaman buku dan pengembalian koleksi buku. Selain pelayanan-pelayanan yang telah disebutkan diatas juga terdapat proses-proses lainnya pada perpustakaan Universitas Bina Nusantara, yaitu tagging buku, pemasangan anti-theft, serta proses mengabsen diri siswa dan proses stock opname (pengecekan buku) yang masih dilakukan dengan cara manual.

(9)

49 3.2.1.1 Analisis Proses Peminjaman Buku

Pada proses peminjaman buku, Input yang diperlukan adalah BINUS card dan buku yang dipinjam (NIB/Nomor Induk Buku). Output dari proses peminjaman buku adalah bukti peminjaman buku. Proses peminjaman buku adalah sebagai berikut :

1. Siswa menyerahkan BINUS card dan buku yang ingin dipinjam kepada petugas.

2. Petugas memasukkan data siswa ke dalam aplikasi.

3. Aplikasi melakukan proses pengecekan data siswa apakah aktif atau tidak aktif. Aplikasi akan mengembalikan konfirmasi. Jika siswa tidak aktif, aplikasi akan mengembalikan status siswa tidak aktif dan memberikan konfirmasi siswa tidak bisa meminjam buku. Jika siswa masih aktif, aplikasi akan mengecek status booking buku. Jika status buku adalah booking, maka siswa tidak bisa meminjam buku. Jika status buku tidak booking, maka aplikasi akan merubah data buku dan data siswa pada database dan siswa berhasil meminjam buku.

3.2.1.2 Analisis Proses Pengembalian Buku

Pada proses pengembalian buku, input yang diperlukan adalah BINUS card dan buku yang ingin dikembalikan (NIB / Nomor Induk Buku). Output dari proses pengembalian buku adalah bukti pengembalian buku. Proses pengembalian buku adalah sebagai berikut :

1. Siswa menyerahkan BINUS card dan buku yang ingin dikembalikan kepada petugas.

(10)

50 2. Petugas memasukkan data buku dan data siswa ke dalam aplikasi.

3. Aplikasi melakukan proses pengecekan data siswa. Aplikasi akan mengembalikan konfirmasi. Jika siswa terkena denda, aplikasi akan menampilkan denda yang akan diterima siswa. Dan siswa harus melakukan pembayaran denda jika ingin mengembalikan buku. Aplikasi akan merubah data buku dan data siswa pada database.

3.2.1.3 Analisis Proses Pemakaian Anti-theft pada Buku

Pada proses pemakaian anti-theft pada buku, input yang diperlukan adalah buku dan chip (anti-theft). Output dari proses ini adalah data buku ke dalam database dan buku terpasang anti-theft. Proses anti-theft adalah sebagai berikut :

1. Buku-buku baru didatangkan ke perpustakaan. 2. Petugas memberi chip (anti-theft) pada buku. 3. Petugas mengatur sistem keamanan buku.

4. Buku yang telah dipakaikan anti-theft diletakkan pada rak.

3.2.1.4 Analisis Proses Pemberian Barcode pada Buku

Pada proses pemberian barcode pada buku, input yang diperlukan adalah buku dan barcode. Output yang dihasilkan adalah data buku ke dalam database. Proses pemberian barcode adalah sebagai berikut :

1. Buku-buku baru didatangkan ke perpustakaan.

2. Petugas membuat barcode yang unik untuk setiap buku.

(11)

51 4. Petugas memasukkan data buku dan nomor barcode ke dalam database. 5. Buku yang telah dipakaikan barcode diletakkan pada rak.

3.2.1.5 Analisis Proses Pengabsenan Siswa yang Masuk ke Perpustakaan

Pada proses pengabsenan siswa yang masuk ke perpustakaan, input yang diperlukan adalah NIM siswa. Output yang dihasilkan adalah data siswa yang masuk perpustakaan ke dalam database. Proses pengabsenan diri siswa yang masuk ke perpustakaan adalah sebagai berikut :

1. Siswa memasukkan NIM-nya secara manual ke dalam aplikasi atau men-scan BINUS card ke men-scanner yang telah disediakan.

2. Aplikasi memasukkan data ke dalam database.

3.2.1.6 Analisis Proses Perpanjangan Waktu Pinjam Buku

Pada proses memperpanjang waktu pinjam buku, input yang diperlukan adalah login siswa di website perpustakaan Universitas Bina Nusantara (http://library.binus.ac.id) dan data buku yang ingin diperpanjang. Output yang dihasilkan dalam proses ini adalah perubahan tanggal pengembalian buku siswa. Proses memperpanjang waktu pinjam buku adalah sebagai berikut :

1. Siswa login ke website perpustakaan.

2. Website menampilkan buku-buku yang sedang dipinjam oleh siswa tersebut.

3. Siswa memilih buku yang akan diperpanjang.

(12)

52 3.2.1.7 Analisis Proses Stock Opname

Proses stock opname dilakukan secara manual setiap satu tahun sekali. Input yang diperlukan dalam proses ini adalah buku yang ada dirak (NIB/Nomor Induk Buku). Output yang dihasilkan dalam proses ini adalah kondisi buku dan jumlah buku yang ada dirak sesuai dengan jumlah stok buku yang ada di database atau tidak. Proses stock opname adalah sebagai berikut :

1. Petugas memakai komputer mengelilingi setiap rak buku dengan men-scan NIB buku satu persatu.

2. Aplikasi mengecek stok setiap buku. Dan memberikan konfirmasi, apakah jumlah stok setiap buku sesuai atau tidak.

3.2.1.8 Analisis Proses Booking Buku

Booking (memesan) buku dilakukan sendiri oleh pengguna melalui website, input yang diperlukan adalah login siswa di website perpustakaan Universitas Bina Nusantara (http://library.binus.ac.id) dan data buku yang ingin dipesan. Output yang dihasilkan dalam proses ini adalah data buku dan data siswa yang melakukan pemesanan ke dalam database. Proses memperpanjang waktu pinjam buku adalah sebagai berikut :

1. Siswa login ke website perpustakaan. 2. Siswa memilih buku yang ingin dipesan. 3. Siswa melakukan pemesanan.

4. Aplikasi memasukan data buku dan data siswa yang melakukan pemesanan ke dalam database.

(13)

53 3.2.2 Identifikasi Permasalahan pada Proses Bisnis Berjalan

Pengamatan identifikasi permasalahan pada skripsi ini tidak akan dilakukan pada semua proses bisnis yang ada diperpustakaan Universitas Bina Nusantara. Tetapi, hanya akan dilakukan pada proses-proses berikut :

1. Proses peminjaman buku, aktor dalam proses ini adalah petugas perpustakaan dan peminjam buku. Proses ini akan menghasilkan dokumen bukti peminjaman buku.

2. Proses pengembalian buku, aktor dalam proses ini adalah petugas perpustakaan dan pengembali buku. Proses ini akan menghasilkan dokumen bukti pengembalian buku.

3. Proses memberi barcode pada buku, aktor dalam proses ini adalah petugas perpustakaan dan distributor buku dan alat.

4. Pemakaian anti-theft pada buku yang digunakan untuk menjaga keamanan buku, aktor dalam proses ini adalah petugas perpustakaan dan distributor buku dan alat.

(14)

54 Berikut adalah DAD (Diagram Aliran Dokumen) untuk masing-masing proses :

1. Proses peminjaman buku

(15)

55 Keterangan :

1. Jika status siswa tidak aktif (tidak boleh meminjam buku), maka petugas akan memberikan informasi bahwa siswa tersebut tidak bisa meminjam buku dan akan mengembalikan BINUS card kepada siswa.

2. Jika status buku adalah booking, maka petugas akan meletakkan buku yang di-booking tersebut pada rak, dan akan memberikan informasi bahwa siswa tidak bisa meminjam buku karena buku telah di-booking, serta akan mengembalikan BINUS card siswa.

Keterangan Gambar :

Pada proses peminjaman buku, siswa datang langsung ke perpustakaan dan memberikan BINUS card dan buku yang ingin dipinjam. Petugas akan melayani siswa dan memeriksa status peminjaman siswa tersebut. Jika status siswa tidak aktif (tidak boleh meminjam buku), maka petugas akan memberikan informasi bahwa siswa tersebut tidak bisa meminjam buku dan akan mengembalikan BINUS card kepada siswa. Jika status siswa tersebut aktif (boleh meminjam buku), maka petugas akan mengecek status buku yang ingin dipinjam oleh siswa tersebut, yaitu booking atau tidak booking. Jika status buku adalah booking, maka petugas akan meletakkan buku yang di-booking tersebut pada rak, dan akan memberikan informasi bahwa siswa tidak bisa meminjam buku karena buku telah di-booking, serta akan mengembalikan BINUS card siswa. Jika status buku adalah tidak booking, maka petugas akan memproses peminjaman buku, dan akan menyerahkan buku yang dipinjam siswa, bukti peminjaman buku, dan BINUS card siswa.

(16)

56 2. Proses pengembalian buku

(17)

57 Keterangan :

Jika siswa terkena denda, maka petugas akan memberitahu siswa bahwa buku yang dikembalikan terkena denda dan memberikan informasi jumlah denda yang harus dibayar.

Keterangan Gambar :

Pada proses pengembalian buku, siswa datang langsung ke perpustakaan, lalu memberikan BINUS card dan buku yang ingin dikembalikan kepada petugas. Petugas akan melayani siswa dan akan mengecek data buku dan data siswa pada database, yaitu siswa terkena denda atau tidak denda. Jika siswa terkena denda, maka petugas akan memberitahu siswa bahwa buku yang dikembalikan terkena denda dan memberikan informasi jumlah denda yang harus dibayar. Siswa akan membayar denda. Petugas yang menerima pembayaran denda dari siswa akan melakukan perubahan data buku dan data siswa pada database, dan akan mencetak bukti pembayaran denda dan bukti pengembalian buku. Siswa yang terkena denda akan menerima bukti pembayaran denda dan bukti pengembalian buku. Jika siswa tidak terkena denda, maka petugas akan melakukan perubahan data buku dan data siswa pada database, dan akan mencetak bukti pengembalian buku. Siswa yang tidak terkena denda akan menerima bukti pengembalian buku.

(18)

58 3. Proses memberi barcode pada buku

Distributor Buku dan Alat Petugas Perpustakaan

Gambar 3.4 DAD untuk Proses Memberi Barcode Pada Buku

Keterangan Gambar :

Distributor buku dan alat akan mendatangkan buku-buku baru dan barcode untuk tagging buku ke perpustakaan. Petugas perpustakaan akan membuat barcode yang unik untuk setiap buku. Petugas akan mencetak barcode tersebut dan menempelkan barcode pada buku-buku tersebut. Petugas akan memasukkan data buku dan nomor barcode ke dalam database. Buku-buku yang telah dipasangi barcode akan diletakkan pada rak.

(19)

59

4. Proses pemakaian anti-theft pada buku

Distributor Buku dan Alat Petugas Perpustakaan

Gambar 3.5 DAD untuk Proses Pemakaian Anti-theft Pada Buku Keterangan Gambar:

Distributor buku dan alat akan mendatangkan buku-buku baru dan alat anti-theft buku ke perpustakaan. Petugas perpustakaan akan memasangkan alat anti-theft pada buku dan akan men-set anti-theft pada buku. Buku-buku yang sudah dipasangi anti-theft akan diletakkan pada rak buku.

Dari analisis proses-proses bisnis berjalan di atas bisa menjadi gambaran tentang proses-proses bisnis yang ada dalam perpustakaan. Sehingga dapat disimpulkan permasalahan-permasalahan yang ada pada setiap proses bisnis, berikut adalah rangkuman permasalahan yang dihadapi :

(20)

60

Tabel 3.1 Rangkuman Permasalahan

No. Nama Proses Masalah Verifikasi Studi Literatur

1. Peminjaman buku Masalah barcode dihalangi oleh suatu benda

Barcode yang dihalangi oleh sesuatu benda akan mengakibatkan reader tidak

bsia membaca barcode. Sehingga proses pembacaan data tidak bisa dilakukan. Misalnya ditempelkan kertas di atas barcode.

Data perbedaan barcode dengan RFID pada subbab 2.5 Perbedaan barcodes dengan RFID

Masalah antrian

Timbul antrian bila menggunakan barcode, karena petugas harus mengecek satu-persatu proses peminjaman pada saat jam–jam sibuk

Data penggunaan RFID pada perpustakaan pada subbab 2.6 Penggunaan RFID dalam perpustakaan

2. Pengembalian buku

Masalah pengembalian online 24 jam

Tidak bisa menjalankan proses pengembalian buku online 24 jam

Data penggunaan RFID pada perpustakaan pada subbab 2.6 Penggunaan RFID dalam perpustakaan

Masalah antrian

Timbul antrian bila menggunakan barcode, karena petugas harus mengecek satu-persatu proses pengembalian buku pada saat jam–jam sibuk

Data penggunaan RFID pada perpustakaan pada subbab 2.6 Penggunaan RFID dalam perpustakaan

(21)

61

No. Nama Proses Masalah Verifikasi Studi Literatur

3. Pemberian

barcode (tagging)

pada buku

Barcode line of sight dalam proses men-scan.

Dalam proses men-scan barcode harus pada posisi yang tepat. Bila posisi salah sedikit saja, maka akan mengakibatkan barcode tidak terbaca.

Waktu yang lama dalam membuat barcode baru yang unik.

Pada proses memberi barcode pada setiap buku, petugas harus membuat membuat barcode baru yang unik untuk setiap bukunya, karena untuk setiap buku yang jenisnya sama mempunyai nomor barcode yang sama. Jika terdapat banyak buku baru dalam waktu yang bersamaan, maka waktu yang diperlukan untuk membuat barcode baru yang unik cukup lama

Barcode static

Pada proses penyimpanan data buku semua disimpan dalam database. Tidak bisa melakukan penyimpanan data, karena barcode hanya bisa dibaca, tidak bisa ditulis

4. Proses pemakaian anti-theft buku

Barcode static

Diperlukan alat bantu untuk menjaga keamanan buku secara terpisah, karena

barcode hanya untuk membaca data

(22)

62 Dari analisis permasalahan yang ada pada proses bisnis di atas. Semua masalah terjadi karena dalam sistem perpustakaan masih menggunakan cara manual dan menggunakan teknologi barcode. Sehingga tidak mungkin terciptanya sistem pengembalian dan peminjaman buku secara otomatis yang bisa mempercepat proses sirkulasi perpustakaan. Waktu petugas perpustakaan dihabiskan oleh proses peminjaman dan pengembalian buku setiap harinya. Serta untuk membuat setiap buku mempunyai ID yang unik diperlukan pembuatan barcode baru yang setiap nomor barcode-nya berbeda secara manual. Hal ini membuat pekerjaan petugas perpustakaan menjadi bertambah banyak.

Dengan adanya teknologi RFID, masalah-masalah diatas bisa diatasi. Karena dengan RFID dapat dibuat sistem perpustakaan otomatis dan dapat mengatasi semua masalah barcode di atas. Dengan RFID dapat dilakukan peminjaman dan pengembalian otomatis, sehingga petugas tidak akan disibukkan oleh aktivitas peminjaman dan pengembalian buku saja setiap harinya. Serta petugas tidak perlu membuat barcode baru yang unik pada saat proses memasukkan data buku ke dalam database. Petugas perpustakaan dapat mengerjakan pekerjaan yang lainnya seperti melayani pelanggan.

3.2.3 Analisis Kuesioner dan Wawancara Pada Studi Kasus

Dari hasil analisis proses bisnis yang berjalan didapatkan beberapa permasalahan yang ada pada proses-proses bisnis tersebut. Diperlukan data-data yang akurat dan rinci mengenai permasalahan sesungguhnya yang terjadi dilapangan. Sehingga perlu dibuat analisis melalui kuesioner dan wawancara

(23)

63 mengenai proses bisinis tersebut. Agar didapatkan informasi yang berguna berdasarkan data yang sebenarnya.

Data-data hasil analisis pada subbab 3.2.1 akan dijadikan dasar untuk penyusunan pertanyaan-pertanyaan pada kuesioner dan wawancara. Agar pertanyaan-pertanyaan yang dibuat pada kuesioner dan wawancara dapat mengidentifikasi masalah-masalah yang ada dengan tepat dan berhubungan dengan analisis permasalahan yang dilakukan.

Analisis melalui wawancara dilakukan karena diperlukan data-data melalui seseorang yang melakukan proses bisnis dalam perpustakaan secara langsung dan mengetahui kondisi dilapangan yang sesungguhnya,. Wawancara dilakukan kepada petugas perpustakaan, karena petugas perpustakaan adalah orang-orang yang terlibat secara langsung dalam proses bisnis ini setiap harinya, yaitu melayani orang-orang yang menggunakan fasilitas perpustakaan dan hampir terlibat dalam semua proses perpustakaan seperti tagging buku, serta petugas perpustakaan mengetahui masalah-masalah apa yang dihadapi dilapangan. Berikut adalah daftar pertanyaan pada wawancara yang dilakukan :

(24)

64 Tabel 3.2 Draft Wawancara

Nama : Sandra

Jabatan : Petugas Perpustakaan Universitas Bina Nusantara Tanggal Wawancara : 3 Nopember 2007

Jam Wawancara : 14.00

Tempat : Perpustakaan Universitas Bina Nusantara Daftar Pertanyaan :

i. Menurut anda apa kendala dalam proses peminjaman dan pengembalian buku?

ii. Apakah anda merasa sangat direpotkan dengan masalah tersebut? iii. Apakah masalah itu sudah bisa ditangani saat ini?

iv. Apakah alat peminjaman dan pengembalian buku yang ada sekarang sudah cukup membantu pekerjaan anda?

v. Berapa lama waktu yang digunakan dalam proses peminjaman dan pengembalian buku perorang?

vi. Menurut anda apakah diperlukan adanya alat peminjaman dan pengembalian buku otomatis?

vii. Menurut anda apakah proses pembuatan barcode yang unik untuk setiap buku cukup merepotkan pekerjaan anda dan kira-kira menghabiskan waktu berapa lama untuk setiap buku dalam proses tersebut?

Analisis melalui kuesioner dilakukan karena diperlukan data-data dari pengguna yang memakai fasilitas-fasilitas perpustakaan, untuk mengetahui masalah-masalah apa yang dihadapi oleh siswa dalam menggunakan fasilitas perpustakaan, sejauh apa fasilitas tersebut bermanfaat bagi siswa, dan apa yang ingin siswa dapatkan melalui fasilitas perpustakaan.

Kuesioner ini diisi oleh orang-orang yang sering menggunakan fasilitas perpustakaan, yaitu peminjaman dan pengembalian buku. Mereka adalah siswa

(25)

65 Universitas Bina Nusantara. Usia siswa tersebut antara 17 sampai 21 tahun. Lokasi pengisian kuesioner dilaksanakan di Universitas Bina Nusantara (Kampus Anggrek dan Syahdan). Melalui mereka kita bisa mendapatkan informasi seberapa besar peranan perpustakaan dalam proses pembelajaran mereka, seberapa sering mereka memakai fasilitas perpustakaan, apakah perpustakaan otomatis dapat membantu mereka untuk mempermudah dalam proses peminjaman dan pengembalian buku, dan apakah perlu dibuat perpustakaan online 24 jam. Jumlah populasi pengguna perpustakaan pada Universitas Bina Nusantara adalah sekitar ribuan orang. Jumlah sampel yang diberikan kuesioner adalah kurang lebih 200 orang. Pengambilan data kuesioner dilakukan pada tanggal 3 Oktober 2007. Berikut adalah daftar pertanyaan pada kuesioner :

(26)

66

Tabel 3.3 Daftar Pertanyaan Kuesioner

No. Daftar pertanyaan Alternatif jawaban Tujuan dari pertanyaan

1. Seberapa seringkah anda

menggunakan fasilitas perpustakaan dalam 1 bulan?

Tidak pernah 1-3 kali 3-6 kali > 6 kali

Mengetahui seberapa sering orang-orang datang ke perpustakaan untuk menggunakan fasilitas perpustakaan, dan seberapa jauh fasilitas perpustakaan membantu mereka.

2. Apakah anda merasakan waktu yang cukup lama terbuang ketika anda melakukan peminjaman dan pengembalian buku?

Ya Tidak

Mengetahui apakah saat ini waktu yang digunakan dalam peminjaman buku sudah efisien atau tidak.

3. Jika ya, biasanya berapa lamakah waktu yang diperlukan untuk melakukan proses peminjaman atau pengembalian buku?

< 1 menit 1-2 menit > 2 menit

Mengetahui lama waktu yang diperlukan dalam proses peminjaman buku.

4. Apakah anda tertarik dengan proses pengembalian otomatis mandiri (anda dapat melakukan

pengembalian tanpa melalui petugas terlebih dahulu) ?

Ya Tidak

Mengetahui seberapa besar ketertarikan user terhadap perpustakaan otomatis.

(27)

67

5. Jika ya, apakah anda merasa waktu anda semakin efisien?

Ya , karena ... Tidak , karena ...

Mengetahui apakah dalam hal waktu, perpustakaan otomatis lebih efisien daripada perpustakaan manual atau tidak.

6. Pernahkah anda merasakan kebutuhan untuk menggunakan perpustakaan di saat perpustakaan sudah tutup?

Ya Tidak

Mengetahui apakah perpustakaan online 24 jam diperlukan atau tidak dalam menunjang transaksi perpustakaan.

7. Jika ya , apakah kegiatan yang anda butuhkan saat itu berhubungan dengan proses pengembalian buku?

Ya Tidak

Mengetahui kegiatan apa saja yang dibutuhkan dalam perpustakaan online 24 jam, apakah cukup hanya peminjaman dan pengembalian buku saja.

8. Bagaimana pendapat anda bila ada perpustakaan yang dapat melayani proses pengembalian buku dalam waktu 24 jam penuh ?

Baik , karena ... Biasa saja , karena ... Tidak perlu , karena ...

Mengetahui apakah user merasa perlu diadakannya perpustakaan online 24 jam.

9. Apakah anda tertarik dengan perpustakaan 24 jam tersebut ?

Ya , karena ... Tidak , karena ...

Mengetahui berapa banyak orang yang tertarik dengan dibuatnya perpustakaan online 24 jam.

10. Bila ada perpustakaan 24 jam, apakah anda akan meningkatkan frekuensi penggunaan fasilitas perpustakaan ?

Ya Tidak

Mengetahui apakah perpustakaan online 24 jam mendorong user untuk meningkatkan frekuensi

(28)

68

11. Menurut anda, adakah solusi lain yang dapat meningkatkan minat menggunakan fasilitas

perpustakaan bagi masyarakat secara umum ?

…. Mengetahui usulan-usulan user agar minat user dalam

(29)

69 Hasil evaluasi dari wawancara dan kuesioner terhadap permasalahan adalah sebagai berikut :

1. Permasalahan yang muncul adalah waktu peminjaman dan pengembalian buku tidak efisien, sehingga menimbulkan antrian. Target pengguna yang mengalami permasalahan adalah siswa Universitas Bina Nusantara. Masalah ini hasil evaluasi kuesioner dari pertanyaan “Apakah anda merasakan waktu yang cukup lama terbuang ketika anda melakukan peminjaman dan pengembalian buku?”

2. Permasalahan yang muncul adalah tidak bisa melakukan pengembalian buku online 24 jam. Target pengguna yang mengalami permasalahan adalah siswa Universitas Bina Nusantara. Masalah ini hasil evaluasi kuesioner dari pertanyaan “Pernahkah anda merasakan kebutuhan untuk menggunakan perpustakaan di saat perpustakaan sudah tutup?”

3. Permasalahan yang muncul adalah waktu kerja terbuang karena melayani proses peminjaman dan pengembalian buku. Target pengguna yang mengalami permasalahan adalah petugas perpustakaan. Masalah ini hasil evaluasi wawancara dari pertanyaan “Menurut anda apa kendala dalam proses peminjaman dan pengembalian buku?”

4. Permasalahan yang muncul adalah waktu yang diperlukan untuk membuat barcode baru yang unik pada setiap buku cukup lama dan masih dilakukan secara manual (barcode dibuat sendiri oleh petugas, lalu dicetak dengan printer). Target pengguna yang mengalami masalah adalah petugas perpustakaan. Masalah ini hasil evaluasi wawancara dari pertanyaan “Menurut anda apakah proses pembuatan barcode yang unik untuk setiap

(30)

70 buku cukup merepotkan pekerjaan anda dan kira-kira menghabiskan waktu berapa lama untuk setiap buku dalam proses tersebut?”.

Hasil evaluasi dari wawancara dan kuesioner terhadap solusi adalah sebagai berikut :

1. Target pengguna dalam solusi adalah siswa. Informasi atau data yang diperlukan untuk mendukung solusi adalah :

a. Lama proses peminjaman dan pengembalian buku per siswa b. Jumlah siswa yang memerlukan fasilitas perpustakaan 24 jam

c. Perlu atau tidaknya dibuat perpustakaan otomatis, sehingga bisa menjadi perpustakaan online 24 jam.

d. Dengan adanya perpustakaan otomatis 24 jam apakah akan menambah minat siswa dalam menggunakan fasilitas perpustakaan.

Hasil yang diharapkan dari solusi adalah :

a. Mempercepat waktu proses peminjaman dan pengembalian buku.

b. Perpustakaan online 24 jam dapat membantu para siswa dalam penggunaan fasilitas perpustakaan lebih optimal.

c. Dapat menambah minat siswa dalam menggunakan fasilitas perpustakaan

Solusi digunakan agar proses sirkulasi perpustakaan berjalan dengan cepat dan menguntungkan bagi semua pihak, khususnya pengguna fasilitas

(31)

71 perpustakaan. Sehingga bisa menambah minat siswa dalam menggunakan fasilitas perpustakaan.

2. Target pengguna dalam solusi adalah petugas perpustakaan. Informasi atau data yang diperlukan untuk mendukung solusi adalah :

a. Kendala dalam melayani proses peminjaman dan pengembalian buku. b. Sejauh apa kendala tersebut berpengaruh kepada pekerjaan yang lain. c. Lama proses melayani peminjaman dan pengembalian buku per siswa. d. Perlu atau tidaknya dibuat perpustakaan otomatis, untuk membantu

pekerjaan petugas perpustakaan.

e. Waktu yang diperlukan untuk membuat barcode baru yang unik pada setiap buku.

Hasil yang diharapkan dari solusi adalah :

a. Mempercepat waktu proses peminjaman dan pengembalian buku.

b. Perpustakaan otomatis dapat membantu petugas dalam proses peminjaman dan pengembalian buku, sehingga petugas tidak direpotkan dan bisa melakukan pekerjaan yang lainnya.

c. Proses pemasukkan data buku ke dalam database menjadi lebih cepat dan pembuatan barcode baru yang unik untuk setiap buku yang baru bisa dihilangkan.

Solusi digunakan agar petugas bisa melakukan pekerjaan dengan lebih optimal. Diperlukan alat peminjaman dan pengembalian buku otomatis, sehingga

(32)

72 para siswa bisa melaksanakan proses peminjaman dan pengembalian buku mandiri, tanpa bantuan petugas. Menghilangkan proses pembuatan barcode baru yang unik untuk setiap buku secara manual. Solusi diperlukan agar petugas bisa melakukan tugas yang lainnya, sehingga kinerja perusahaan meningkat (contoh : melayani pelanggan).

Permasalahan-permasalahan yang terjadi di atas akan berakibat pada melambatnya proses pelayanan yang diberikan kepada pengguna dan kurang optimalnya pekerjaan yang dilakukan petugas perpustakaan. Permasalahan utama yang harus dipecahkan adalah lamanya waktu peminjaman dan pengembalian buku secara manual (memerlukan bantuan petugas perpustakaan).

Solusi yang dibutuhkan untuk mengatasi masalah-masalah di atas adalah membuat peminjaman dan pengembalian otomatis, dan diperlukan suatu ID yang unik dalam mengidentifikasi setiap buku secara otomatis. Perpustakaan dengan peminjaman dan pengembalian otomatis, serta ID yang unik dalam mengidentifikasi setiap buku secara otomatis, dapat dibuat dengan bantuan tag RFID. Sehingga proses peminjaman buku, pengembalian buku, dan tagging buku dapat dilakukan dengan lebih cepat. Pada proses meminjam dan mengembalikan buku tidak memerlukan bantuan petugas perpustakaan, sehingga pengguna bisa melakukan peminjaman dan pengembalian buku sendiri. Proses pengidentifikasian setiap buku agar unik dengan membuat barcode baru dengan ID berbeda dapat dihilangkan, karena setiap tag RFID mempunyai tag ID yang unik. Petugas bisa melaksanakan perkerjaannya yang lain, sehingga bisa mempercepat penyelesaian tugas-tugas tersebut, misalnya pengembalian buku ke rak-rak, melayani pengunjung perpustakaan, dan pendataan buku.

(33)

73 3.2.3 Rangkuman Identifikasi Permasalahan

Setelah melakukan evaluasi dan verifikasi pada sistem perpustakaan di Universitas Bina Nusantara dengan menggunakan pengamatan lapangan, kuesioner dan wawancara, serta membandingkan hasil evaluasi dan verifikasi tersebut dengan teori-teori yang terdapat pada studi literatur. Maka informasi-informasi yang diperoleh merupakan acuan utama bagi pendefinisian masalah-masalah yang dihadapi.

Hasil rangkuman identifikasi permasalahan-permasalahan yang ada pada sistem perpustakaan di Universitas Bina Nusantara adalah sebagai berikut :

(34)

74

Tabel 3.4 Rangkuman Permasalahan Dalam Studi Kasus

No. Permasalahan Yang Diidentifikasi Sumber Identifikasi Permasalahan Verifikasi Dengan

Landasan Teori

1. Waktu peminjaman dan pengembalian buku yang cukup lama pada saat jam-jam sibuk, sehingga menimbulkan antrian.

Terbatasnya jumlah petugas perpustakaan dalam melayani proses peminjaman dan pengembalian buku, menyebabkan lamanya pelayanan proses peminjaman dan pengembalian buku. Jumlah petugas yang melayani proses peminjaman dan pengembalian buku tidak sebanding dengan user yang dilayani, sehingga menimbulkan antrian

Data penggunaan RFID pada perpustakaan pada subbab 2.6 Penggunaan

RFID dalam perpustakaan

2. Waktu kerja terbuang karena melayani proses peminjaman dan pengembalian buku.

Petugas harus melayani setiap proses peminjaman dan pengembalian buku. Sehingga pekerjaan yang lainnya menjadi tertunda dan selesainya menjadi lebih lama. Apabila perpustakaan sedang ramai, petugas hampir tidak ada waktu melakukan perkerjaan yang lain, selain melayani setiap proses peminjaman dan pengembalian buku, padahal masih banyak pekerjaan lain yang harus dilakukan petugas, seperti : mengecek stok buku, memasukkan data buku baru, menaruh buku-buku yang telah dikembalikan ke rak buku yang sesuai, dan lain-lain

RFID dalam perpustakaan

(35)

75

Landasan Teori

3. Tidak bisa melakukan pengembalian buku online 24 jam.

Pelayanan perpustakaan masih manual, yaitu memerlukan petugas perpustakaan dalam melayani pengembalian buku. Sehingga perpustakaan online 24 jam belum bisa dilaksanakan

4. Akibat luasnya lahan pada BINUS

School Serpong dan letak antara kelas

dan perpustakaan cukup jauh, sehingga

menyulitkan siswa untuk mengembalikan buku lebih cepat

Hasil survei terhadap BINUS School Serpong Data penggunaan RFID pada perpustakaan pada subbab 2.6 Penggunaan

5. Waktu yang diperlukan untuk membuat

barcode baru yang unik pada setiap

buku cukup lama dan masih dilakukan secara manual (barcode dibuat sendiri oleh petugas, lalu dicetak dengan

printer)

Penggunaan barcode dalam proses identifikasi buku, yaitu setiap buku yang sejenis memilik nomor barcode yang sama. Karenanya untuk membuat setiap buku mempunyai ID yang unik, petugas perpustakaan harus membuat barcode baru yang mempunyai nomor yang unik. Sehingga memudahkan dalam proses pembacaan data dari database

Data perbedaan barcode dengan RFID pada subbab 2.5 Perbedaan

barcodes dengan RFID

6. Barcode bersifat static sehingga memerlukan bantuan teknologi

anti-Perpustakaan saat ini masih menggunakan teknologi

barcode yang masih terpisah dengan tekonologi anti-theft.

Data penggunaan RFID pada perpustakaan pada

(36)

76

Landasan Teori theft untuk menangani keamanan. Karena, barcode masih bersifat static (tidak bisa menyimpan

data) dan hanya bisa dibaca IDnya saja.

subbab 2.6 Penggunaan

(37)

77 3.3 Analisis Pemecahan Masalah

Setelah dilakukan analisis permasalahan dengan menggunakan pengamatan lapangan, kuesioner dan atau wawancara, serta membandingkan hasil evaluasi dan verifikasi tersebut dengan teori-teori yang terdapat pada literatur. Hasil analisis permasalahan tersebut akan menjadi acuan utama bagi pendefinisian solusi yang akan dibangun dalam skripsi ini.

Masing-masing permasalahan kemudian akan ditentukan solusi yang tepat untuk memecahkan masalah tersebut dengan menggunakan fungsi dari solusi yang akan dibangun dan akan dilakukan pendefinisian solusi yang akan diterapkan untuk memecahkan keseluruhan masalah-masalah tersebut. Pemetaan solusi terhadap permasalahan ini kemudian akan menjadi acuan pengembangan desain dari aplikasi yang akan dibangun. Berikut adalah rangkuman solusi untuk permasalahan yang diidentifikasi :

(38)

78

Tabel 3.5 Rangkuman Solusi Untuk Permasalahan Studi Kasus No. Permasalahan Yang

Diidentifikasi

Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan

Landasan Teori

1. Waktu peminjaman dan

pengembalian buku yang cukup lama pada saat jam-jam sibuk, sehingga menimbulkan antrian.

Dengan alat peminjaman dan pengembalian buku secara otomatis yang menggunakan teknologi RFID. Sehingga para siswa dapat melakukan proses peminjaman dan pengembalian buku mandiri, tanpa bantuan petugas. Dan proses peminjaman dan pengembalian buku akan berjalan lebih cepat

2. Waktu kerja terbuang karena melayani proses peminjaman dan pengembalian buku.

Dengan alat peminjaman dan pengembalian buku secara otomatis yang menggunakan teknologi RFID. Para siswa bisa melaksanakan proses peminjaman dan pengembalian buku mandiri. Sehingga petugas bisa melaksanakan pekerjaan yang lainnya

3. Tidak bisa melakukan pengembalian buku online 24 jam

Dengan alat peminjaman dan pengembalian buku otomatis dapat dimungkinkan perpustakaan online 24 jam. Karena tanpa petugas proses pengembalian buku dapat berjalan dengan baik

Data penggunaan RFID pada perpustakaan pada subbab 2.6 Penggunaan RFID dalam perpustakaan 4. Akibat luasnya lahan pada

BINUS School Serpong dan letak antara kelas dan

Dengan adanya alat pengembalian otomatis yang dapat diletakkan di mana saja khususnya di dekat kelas siswa dapat memudahkan siswa dalam proses pengembalian buku dengan

(39)

79

No. Permasalahan Yang Diidentifikasi

Solusi Untuk Permasalahan Verifikasi Dengan

Landasan Teori perpustakaan cukup jauh,

sehingga menyulitkan siswa untuk mengembalikan buku lebih cepat

cepat karena, siswa tidak perlu datang ke perpustakaan langsung

5. Waktu yang diperlukan untuk membuat barcode baru yang unik pada setiap buku cukup lama dan masih dilakukan secara manual (barcode dibuat sendiri oleh petugas, lalu dicetak dengan printer)

Dengan menggunakan teknologi RFID untuk mengganti teknologi barcode. Karena setiap tag RFID mempunyai nomor yang unik. Jadi, petugas tidak usah membuat barcode baru yang unik

Data perbedaan barcode dengan RFID pada subbab 2.5 Perbedaan barcode dengan RFID

6. Barcode bersifat static sehingga

memerlukan bantuan teknologi

anti-theft untuk menangani

keamanan.

Penggunaan teknologi RFID yang dapat mengintegrasikan teknologi identifikasi buku dan teknologi anti-theft

Penjelasan EAS pada subbab 2.7

(40)

80 Gambaran sistem yang akan dibangun :

(41)

81

Berikut model konseptual yang akan dibangun :

student

trought the gate

book pass the gate and checked by gate

librarian

user give the borrow book

Gate

Book’s Shelf

Database

manipulate database

proccess the data

manipulate database user put the book

on the machine Borrowed Machine Aplication send data return book machine user return

the book send data

user place the book which is not to be borrowed

Temporary Book’s Shelf

librarian place the book which is not to be borrowed alarm turn on while anti-theft still on Aplication user booking the book send data internet Aplication send data manipulate database 1a 3a

user choose the book

2a

trought the gate

3b 4a 4b 4b 4c 5 6a 7a 7b alarm 4 2a 2b 3 3 4 5 Learn Algoritm By : Takeshi Book

tagging the book

4a

storing the book

5

Aplication

Insert book’s data

5

user give the return book

2b

(42)

82 Pada proses peminjaman buku, siswa melewati gate untuk masuk ke dalam perpustakaan. Siswa memilih buku yang ingin dipinjam pada rak buku. Siswa bisa melakukan peminjaman buku melalui petugas perpustakaan atau melalui alat peminjaman buku otomatis. Jika siswa melakukan peminjaman buku melalui alat peminjaman buku otomatis, siswa meletakkan buku yang dipinjam dan BINUS card pada alat peminjaman otomatis. Jika siswa melakukan peminjaman melalui petugas perpustakaan, maka petugas akan memasukkan data siswa dan data buku yang ingin dipinjam ke dalam aplikasi. Aplikasi akan mengecek apakah siswa boleh melakukan peminjaman buku atau tidak, dan apakah status buku booking atau tidak. Jika siswa tidak bisa melakukan peminjaman buku, maka siswa atau petugas meletakkan buku yang tidak jadi dipinjam ke rak buku sementara yang telah disediakan. Jika siswa berhasil melakukan peminjaman buku, maka aplikasi akan mengirimkan data dan melakukan perubahan data buku dan data siswa pada database. Aplikasi juga akan mengatur alarm buku menjadi tidak aktif. Sehingga pada saat buku melewati gate, alarm tidak bunyi.

Pada proses pengembalian buku, siswa bisa melakukan pengembalian buku melalui alat pengembalian buku otomatis atau melalui petugas perpustakaan. Jika siswa mengembalikan buku melalui alat pengembalian otomatis, maka siswa meletakkan buku yang ingin dikembalikan pada alat pengembalian otomatis. Jika siswa mengembalikan buku melalui petugas perpustakaan, maka petugas akan memasukkan data buku yang dikembalikan ke dalam aplikasi. Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku yang dikembalikan terkena denda atau tidak. Jika pengembalian dilakukan melalui alat

(43)

83 pengembalian otomatis dan buku yang dikembalikan terkena denda, maka proses pengembalian buku tidak bisa dilakukan, dan siswa harus membayar denda terlebih dahulu melalui petugas perpustakaan. Jika pengembalian dilakukan melalui petugas perpustakaan dan buku yang dikembalikan terkena denda, maka siswa harus melakukan pembayaran denda terlebih dahulu, baru pengembalian buku bisa dilakukan.

Pada proses pemesanan buku, siswa melakukan pemesanan melalui website perpustakaan yang telah disediakan dengan koneksi internet. Siswa memasukkan nomor ID dan password ke halaman web. Bila berhasil login, maka siswa memilih buku yang ingin di pesan dan melakukan pemesanan. Aplikasi akan mengecek apakah siswa bisa melakukan pemesanan atau tidak, dan juga akan mengecek apakah buku bisa dipesan atau tidak. Bila sukses melakukan pemesanan, aplikasi akan memasukkan data siswa dan data buku yang dipesan ke dalam database.

Pada proses tagging buku, petugas menempelkan tag ID, dan memasukkan data buku baru dan tag ID pada buku ke dalam database melalui aplikasi tagging buku. Lalu buku-buku hasil tagging ditaruh dalam rak buku yang sesuai.

Tujuan dari solusi yang akan dibangun pada skripsi ini adalah sebagai berikut :

1. Mempersingkat waktu peminjaman dan pengembalian buku.

Tujuan ini ditujukan untuk siswa dan petugas perpustakaan. Alat peminjaman dan pengembalian buku secara otomatis akan membuat proses peminjaman dan pengembalian buku menjadi lebih cepat. Sehingga

(44)

84 pengguna akan memperoleh keuntungan dengan solusi ini, yaitu proses peminjaman dan pengembalian buku akan menjadi lebih cepat, sehingga menguntungkan bagi siswa dan petugas perpustakaan.

2. Mengoptimalkan waktu kerja petugas.

Tujuan ini ditujukan untuk petugas perpustakaan. Pekerjaan petugas perpustakaan yang biasanya melayani proses peminjaman dan pengembalian buku dapat dikurangi, sehingga petugas bisa mengerjakan pekerjaan yang lainnya. Alat peminjaman dan pengembalian buku secara otomatis akan membuat para siswa melaksanakan proses peminjaman dan pengembalian buku secara mandiri, tanpa memerlukan petugas perpustakaan. Keuntungan yang akan didapatkan bagi petugas perpustakaan adalah petugas tidak melayani proses peminjaman dan pengembalian buku sepanjang waktu kerjanya, dan bisa melaksanakan pekerjaan lain. Petugas perpustakaan akan lebih cepat dalam mengerjakan tugas-tugasnya. Petugas perpustakaan juga dapat memberikan pelayanan dengan berinteraksi secara langsung yang lebih baik dan lebih peduli kepada para pengguna perpustakaan, sehingga para pengguna perpustakaan merasakan pelayanan yang memuaskan.

3. Merealisasikan proses pengembalian buku online 24 jam.

Tujuan ini ditujukan untuk siswa atau pengguna perpustakaan lainnya. Perpustakaan bisa buka 24 jam, sehingga siswa bisa melaksanakan proses pengembalian buku setiap saat, tanpa takut perpustakaan sudah tutup. Alat peminjaman dan pengembalian buku secara otomatis akan memungkinkan dibuatnya perpustakaan online 24 jam. Karena dengan alat pengembalian

(45)

85 buku yang otomatis, para siswa bisa melaksanakan proses pengembalian buku secara mandiri, dan walaupun tidak ada petugas proses tersebut bisa dilaksanakan dengan baik. Keuntungan yang akan didapatkan bagi siswa atau pengguna perpustakaan lainnya adalah dapat mengembalikan buku setiap saat. Tanpa harus takut perpustakaan sudah tutup. Proses pengembalian buku bisa dilaksanakan kapan saja, walaupun tidak ada petugas yang melayaninya.

4. Menghilangkan proses untuk membuat barcode baru yang unik pada setiap buku.

Tujuan ini ditujukan untuk petugas perpustakaan. Setiap tag RFID mempunyai ID yang berbeda, sehingga jika buku-buku pada perpustakaan menggunakan teknologi RFID dalam mengidentifikasi buku, maka proses membuat barcode baru yang unik pada setiap buku dapat dihilangkan. Keuntungan yang akan didapatkan bagi petugas perpustakaan adalah petugas tidak perlu membuat barcode baru pada proses tagging buku dan dengan menghilangnya aktivitas ini, maka akan mempercepat proses tagging buku.

3.4 Perancangan Solusi

Perancangan solusi yang dibangun didasarkan untuk memecahkan masalah-masalah yang telah diidentifikasi melalui analisis pada subbab 3.2 dan mencapai tujuan-tujuan yang akan dibangun pada subbab 3.3. Sehingga dapat dibuat suatu solusi untuk menyelesaikan semua masalah yang telah

(46)

86 teridentifikasi dan tujuan dari solusi untuk memecahkan masalah tersebut bisa tercapai.

3.4.1 Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi

Model konseptual yang telah digambar sebelumnya merupakan gambaran dari solusi yang akan dibangun. Proses-proses bisnis yang akan dirancang akan berdasarkan pada model konseptual tersebut, sehingga tujuan dari solusi dapat dicapai.

Untuk mencapai tujuan dari solusi, perlu dilakukan perubahan pada proses bisnis yang lama (sistem perpustakaan menggunakan barcode), dan dibuat proses bisnis baru (sistem perpustakaan menggunakan RFID) yang bisa mencapai tujuan dari solusi tersebut. Berikut adalah penjelasan tujuan dari suatu solusi dan bagaimana proses bisnis baru bisa mencapai tujuan dari solusi tersebut:

1. Tujuan solusi adalah mempersingkat waktu peminjaman dan pengembalian buku. Siswa bisa melakukan peminjaman buku dan pengembalian buku mandiri, tanpa harus mengantri pada petugas perpustakaan. Proses-proses bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah:

a. Penggunaan alat peminjaman buku otomatis.

Melalui penggunaan alat peminjaman buku otomatis, siswa bisa melayani dirinya sendiri. Jadi, bisa melakukan peminjaman buku otomatis tanpa perlu mengantri untuk mendapatkan pelayanan dari petugas perpustakaan. Dengan solusi ini antrian pada saat proses peminjaman buku akan berkurang.

(47)

87 Pada proses bisnis yang lama, proses peminjaman buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka peminjaman buku dilakukan secara otomatis menggunakan teknologi RFID.

Pada proses bisnis meminjam buku akan terdapat fungsi/menu : i. Pendeteksian tag BINUS card

Aplikasi akan mengecek apakah ada tag BINUS card atau tidak pada alat peminjaman otomatis.

ii. Pengecekan status aktif tag BINUS card

Aplikasi akan mengecek apakah tag yang ada pada BINUS card masih aktif atau tidak.

iii. Pengecekan data dari BINUS card

Aplikasi akan mengambil data siswa, jumlah buku yang bisa dipinjam oleh siswa, jumlah buku yang sedang dipinjam oleh siswa, dan jumlah buku yang sedang dipinjam oleh siswa yang tanggal pengembaliannya lewat dari tanggal kembali seharusnya berdasarkan BINUS card yang ada di atas aplikasi ke dalam database. Dan menampilkannya pada layar aplikasi.

iv. Pendeteksian tag buku

Aplikasi akan mengecek apakah ada tag buku atau tidak pada alat peminjaman otomatis.

(48)

88 v. Pengecekan data buku berdasarkan tag buku

Aplikasi akan mengecek data buku pada database dan menampilkan NIB (Nomor Induk Buku), bibli, title, dan author buku pada layar aplikasi.

vi. Menu untuk melakukan peminjaman buku

Pada layar aplikasi akan ditampilkan data buku dan data siswa yang melakukan proses peminjaman berdasarkan tag yang dibaca oleh reader. Jika siswa ingin melakukan proses peminjaman buku tersebut, siswa harus memilih tombol “submit”.

vii. Setelah siswa memilih tombol ”submit” :

 Pengecekan BINUS card dan buku pada alat peminjaman otomatis.

Pada saat siswa memilih tombol ”submit” untuk melakukan peminjaman, aplikasi akan mengecek apakah BINUS card dan buku yang dipinjam masih ada di atas alat peminjaman otomatis atau tidak.

Pengecekan status anggota siswa

Aplikasi akan mengecek status anggota siswa, apakah masih aktif (anggota perpustakaan) atau tidak.

Pengecekan status pinjam buku

Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku yang ingin dipinjam siswa sedang dipinjam oleh orang lain atau tidak. Pengecekan status keanggotaan buku

(49)

89 Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku yang dipinjam sudah terdaftar pada perpustakaan atau tidak.

Pengecekan jenis buku

Aplikasi akan melakukan pengecekan jenis buku, apakah buku yang ingin dipinjam tandon atau bukan.

Pengecekan kondisi buku

Aplikasi akan melakukan pengecekan kondisi buku masih bagus atau rusak. Jika kondisi buku adalah rusak, maka tidak bisa melakukan peminjaman untuk buku tersebut.

 Pengecekan status booking buku

Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku yang ingin dipinjam sedang di-booking orang lain atau tidak. Buku yang sedang di-booking tidak bisa dipinjam oleh siswa.

Pengecekan jumlah maksimal pinjam buku

Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah jumlah pinjam buku sama dengan jumlah maksimal pinjam buku atau tidak. Jika jumlah pinjam buku sama dengan jumlah maksimal pinjam buku, maka siswa tidak bisa melakukan peminjaman lagi. Pengecekan denda siswa

Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah siswa terkena denda atau tidak. Jika siswa terkena denda, maka siswa tidak bisa melakukan peminjaman buku. Siswa harus membayar denda melalui petugas terlebih dahulu baru bisa melakukan peminjaman.

(50)

90  Pengambilan tanggal kembali buku dari database

Aplikasi akan mengambil tanggal kembali buku yang akan dipinjam dari database dan menampilkan tanggal kembali buku pada layar aplikasi.

 Memasukkan data peminjaman buku ke database

Aplikasi akan memasukkan transaksi peminjaman buku ke dalam database.

 Pengaturan alarm buku

Jika peminjaman buku berhasil dilakukan, aplikasi akan mengatur alarm buku menjadi tidak aktif, sehingga gate tidak berbunyi saat siswa dengan buku pinjamannya melewati gate. viii. Menampilkan informasi hasil peminjaman buku

Aplikasi akan menampilkan informasil hasil peminjaman buku seperti nama peminjam, tanggal kembali buku, judul buku yang dipinjam, jumlah buku yang dipinjam, dan jumlah peminjaman buku yang sudah terkena denda.

b. Penggunaan alat pengembalian buku otomatis.

Melalui penggunaan alat pengembalian buku otomatis, siswa bisa melayani dirinya sendiri. Jadi, bisa melakukan pengembalian buku otomatis, tanpa perlu mengantri untuk mendapatkan pelayanan dari petugas perpustakaan. Dengan hal ini antrian pada saat proses pengembalian buku akan berkurang, sehingga waktu pengembalian buku akan menjadi lebih cepat.

(51)

91 Pada proses bisnis yang lama, proses pengembalian buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka pengembalian buku dilakukan secara otomatis.

Pada proses bisnis mengembalikan buku terdapat fungsi/menu : i. Pendeteksian tag buku

Aplikasi akan mengecek apakah ada tag ID pada mesin buku. Jika ada tag ID pada mesin pengembalian buku, maka pintu tempat diletakkannya buku akan tertutup secara otomatis (aplikasi mengirimkan signal untuk menggerakkan motor).

ii. Pengecekan tag buku

Setelah pintu tertutup, Aplikasi akan mengecek kembali apakah buku masih ada pada mesin pengembalian buku atau tidak pada saat pintu telah tertutup.

iii. Pengecekan data buku

Aplikasi akan mengecek dari database mengenai data buku yang dikembalikan apakah sudah melalui proses peminjaman buku atau belum, serta apakah buku terkena denda atau tidak. Jika buku yang ingin dikembalikan belum melalui proses peminjaman buku dan buku terkena denda, maka pintu pada mesin pengembalian akan terbuka dan pengembalian buku batal. Aplikasi akan menampilkan data buku yang dikembalikan dan bila terkena denda akan ditampilkan jumlah denda yang harus dibayar. Siswa harus

(52)

92 melakukan pembayaran denda melalui petugas perpustakaan, baru bisa mengembalikan buku.

iv. Memasukkan data pengembalian buku ke database

Aplikasi akan memasukkan transaksi pengembalian buku ke dalam database.

v. Pengaturan alarm buku

Jika pengembalian buku berhasil dilakukan, maka aplikasi akan mengaktifkan kembali alarm buku.

vi. Pengiriman email

Aplikasi akan mengirimkan email kepada siswa yang sudah membooking buku.

vii. Aplikasi mengirimkan signal untuk menggerakkan motor

Fungsi ini untuk menggerakkan pintu dan roller. Jika proses pengembalian buku berhasil, maka aplikasi akan menggerakan motor untuk memasukkan buku yang dikembalikan ke dalam kotak tempat penyimpanan buku yang dikembalikan siswa. Dan pada layar aplikasi akan ditampilkan informasi berhasil melakukan pengembalian buku.

2. Tujuan solusi adalah bisa Merealisasikan proses pengembalian buku online 24 jam. Perpustakaan bisa buka 24 jam, sehingga siswa bisa melaksanakan proses pengembalian buku setiap saat, tanpa takut perpustakaan sudah tutup.

(53)

93

Proses bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah penggunaan alat pengembalian buku otomatis.

Pada proses bisnis yang lama, proses pengembalian buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka pengembalian buku dilakukan secara otomatis.

Pada proses bisnis mengembalikan buku akan terdapat fungsi/menu seperti pada subbab 3.4.1 di point 1.b.

3. Tujuan solusi adalah waktu kerja dapat dilaksanakan dengan lebih optimal. Pekerjaan petugas perpustakaan yang biasanya melayani proses peminjaman dan pengembalian buku dapat dikurangi, sehingga petugas bisa mengerjakan pekerjaan yang lainnya. Proses-proses bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah:

a. Penggunaan alat peminjaman buku otomatis.

Melalui penggunaan alat peminjaman buku otomatis, siswa bisa melayani dirinya sendiri. Jadi, bisa melakukan peminjaman buku otomatis, tanpa perlu mengantri untuk mendapatkan pelayanan dari

(54)

94 petugas perpustakaan. Dengan hal ini antrian pada saat proses peminjaman buku akan berkurang, sehingga waktu peminjaman buku akan menjadi lebih cepat.

Pada proses bisnis yang lama, proses peminjaman buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka peminjaman buku dilakukan secara otomatis menggunakan teknologi RFID.

Pada proses bisnis meminjam buku akan terdapat fungsi/menu seperti pada subbab 3.4.1 di point 1.a.

b. Penggunaan alat pengembalian buku otomatis.

Pada proses bisnis yang lama, proses pengembalian buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka pengembalian buku dilakukan secara otomatis.

Pada proses bisnis mengembalikan buku akan terdapat fungsi/menu seperti pada subbab 3.4.1 di point 1.b.

(55)

95 4. Tujuan solusi adalah proses untuk membuat barcode baru yang unik pada

setiap buku dapat dihilangkan pada tagging buku

Proses bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah tagging buku. Petugas akan menempelkan tag RFID pada buku dan melaksanakan tagging buku-buku baru, yaitu memasukkan data-data buku ke dalam database.

Pada proses bisnis yang lama, proses memasukkan data buku ke dalam database menggunakan teknologi barcode dan untuk menjaga keamanan buku digunakan teknologi lain yang terpisah dengan menggunakan teknologi elektromagnetik. Dengan adanya proses baru ini, maka proses memasukkan data buku (tagging) ke dalam database akan menggunakan RFID, sehingga petugas dapat memasukkan data dengan lebih mudah. Dan akan dilakukan penggabungan anti-theft pada buku yang akan digunakan untuk menjaga keamanan buku ke dalam sistem RFID.

Pada proses bisnis ini akan terdapat fungsi/menu : i. Pengesetan EAS

Pada proses tagging buku, petugas akan men-set status awal alarm buku menjadi aktif melalui aplikasi.

ii. Pengisian data buku

Aplikasi akan menampilkan program untuk mengisi data buku baru dan nomor tag ID ke dalam database.

(56)

96 Use case diagram di bawah ini akan memberikan gambaran mengenai sistem perpustakaan yang akan dibangun pada solusi.

(57)

97

Tabel 3.6 Use Case Description Dari Use Case Borrow Books

Use Case Name Borrow Books

Actors Pengguna perpustakaan dan petugas perpustakaan

Description Use case ini menjelaskan proses peminjaman buku, dimana pengguna bisa meminjam buku melalui aplikasi

pada self-borrowing book machine.

Preconditions iii. Pengguna membawa buku yang ingin dipinjam iv. Pengguna membawa BINUS card

Postconditions • Buku berhasil dipinjam Related Use Cases • Tidak ada

Actor Action System Response

Normal Flow

Step 1 : siswa datang langsung ke perpustakaan dan meletakkan binus card dan buku yang ingin dipinjam pada mesin

peminjaman buku otomatis. Step 6 : siswa menekan tombol “submit”.

Step 2 : Mesin akan mendeteksi tag ID BINUS card yang ada di atas mesin peminjaman buku otomatis.

Step 3 : Aplikasi akan mengecek tag ID yang dibaca oleh mesin. Step 4 : Aplikasi akan mengecek data siswa dari database dan akan

menampilkan BinusianID, nama siswa, jumlah buku yang bisa dipinjam oleh siswa, jumlah buku yang sedang dipinjam, dan jumlah buku yang lewat masa pinjam pada layar aplikasi.

Step 5 : Aplikasi akan mendeteksi tag buku yang ada di atas mesin peminjaman buku, dan menampilkan data buku (NIB, bibli, title, dan

(58)

98

Step 7 : Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah di atas mesin peminjaman masih ada BINUS card dan buku yang ingin dipinjam. Step 8 : Aplikasi akan melakukan pengecekan status anggota siswa yang melakukan peminjaman, apakah terdaftar sebagai anggota perpustakaan (aktif) atau tidak.

Step 9 : Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah siswa terkena sanksi atau tidak.

Step 10 : Aplikasi akan melakukan pengecekan status pinjam buku, apakah buku yang akan dipinjam sedang dipinjam oleh orang lain atau tidak.

Step 11 : Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku terdaftar dalam daftar buku yang ada diperpustakaan atau tidak.

Step 12 : Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku yang akan dipinjam adalah buku tandon atau tidak.

Step 13 : Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku yang akan dipinjam sedang di-booking atau tidak.

Step 14 : Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah jumlah pinjam buku sudah maksimal atau belum.

Step 15 : Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah siswa terkena denda atau tidak.

(59)

99

dan menampilkannya pada layar aplikasi.

Step 17 : Aplikasi akan memproses peminjaman buku, dan status alarm buku akan di non-aktifkan.

Step 18 : Aplikasi akan menampilkan konfirmasi berhasil melakukan proses peminjaman buku.

Alternate Flow Alt-Step 1 : Jika status tag BINUS card siswa tidak aktif (ID tag tidak terdaftar), maka proses peminjaman buku tidak bisa dilakukan dan siswa harus mengambil BINUS card dan buku dari mesin peminjaman otomatis.

Alt-Step 2 : Jika siswa tidak menekan tombol “submit” untuk melanjutkan peminjaman, maka aplikasi tidak melakukan proses peminjaman dan siswa akan mengambil buku dan BINUS card dari atas mesin peminjaman. Alt-Step 3 : Jika buku dan BINUS card tidak ada di atas mesin peminjaman saat pengecekan kembali, maka peminjaman buku akan dibatalkan.

Alt-Step 4 : Jika status siswa tidak aktif (tidak boleh meminjam buku), maka aplikasi akan memberikan informasi bahwa siswa tersebut tidak bisa meminjam buku.

Alt-Step 5 : Jika siswa terkena sanksi, maka peminjaman buku akan dibatalkan dan mesin akan menampilkan konfirmasi.

Alt-Step 6 : Jika buku yang akan dipinjam sedang dipinjam oleh orang lain, maka proses peminjaman buku akan dibatalkan dan aplikasi akan menampilkan konfirmasi.

Alt-Step 7 : Jika buku tidak terdaftar dalam perpustakaan, maka proses peminjaman buku akan dibatalkan dan akan ditampilkan informasinya.

(60)

100

dan akan ditampilkan informasinya.

Alt-Step 9 : Jika buku yang dipinjam sedang di-booking, maka proses peminjaman buku akan dibatalkan dan akan ditampilkan informasinya.

Alt-Step 10 : Jika jumlah pinjam buku sudah maksimal, maka proses peminjaman buku akan dibatalkan dan akan ditampilkan konfirmasi.

Alt-Step 11 : Jika siswa terkena denda, maka aplikasi akan membatalkan proses peminjaman dan menampilkan konfirmasi jumlah denda yang harus dibayar. Siswa harus melakukan pembayaran denda melalui petugas terlebih dahulu baru bisa melakukan peminjaman buku.