3.4 Perancangan Solusi
3.4.1 Perancangan Proses Bisnis Diusulkan Pada Solusi
Model konseptual yang telah digambar sebelumnya merupakan gambaran dari solusi yang akan dibangun. Proses-proses bisnis yang akan dirancang akan berdasarkan pada model konseptual tersebut, sehingga tujuan dari solusi dapat dicapai.
Untuk mencapai tujuan dari solusi, perlu dilakukan perubahan pada proses bisnis yang lama (sistem perpustakaan menggunakan barcode), dan dibuat proses bisnis baru (sistem perpustakaan menggunakan RFID) yang bisa mencapai tujuan dari solusi tersebut. Berikut adalah penjelasan tujuan dari suatu solusi dan bagaimana proses bisnis baru bisa mencapai tujuan dari solusi tersebut:
1. Tujuan solusi adalah mempersingkat waktu peminjaman dan pengembalian buku. Siswa bisa melakukan peminjaman buku dan pengembalian buku mandiri, tanpa harus mengantri pada petugas perpustakaan. Proses-proses bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah:
a. Penggunaan alat peminjaman buku otomatis.
Melalui penggunaan alat peminjaman buku otomatis, siswa bisa melayani dirinya sendiri. Jadi, bisa melakukan peminjaman buku otomatis tanpa perlu mengantri untuk mendapatkan pelayanan dari petugas perpustakaan. Dengan solusi ini antrian pada saat proses peminjaman buku akan berkurang.
87
Pada proses bisnis yang lama, proses peminjaman buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka peminjaman buku dilakukan secara otomatis menggunakan teknologi RFID.
Pada proses bisnis meminjam buku akan terdapat fungsi/menu : i. Pendeteksian tag BINUS card
Aplikasi akan mengecek apakah ada tag BINUS card atau tidak pada alat peminjaman otomatis.
ii. Pengecekan status aktif tag BINUS card
Aplikasi akan mengecek apakah tag yang ada pada BINUS card masih aktif atau tidak.
iii. Pengecekan data dari BINUS card
Aplikasi akan mengambil data siswa, jumlah buku yang bisa dipinjam oleh siswa, jumlah buku yang sedang dipinjam oleh siswa, dan jumlah buku yang sedang dipinjam oleh siswa yang tanggal pengembaliannya lewat dari tanggal kembali seharusnya berdasarkan BINUS card yang ada di atas aplikasi ke dalam database. Dan menampilkannya pada layar aplikasi.
iv. Pendeteksian tag buku
Aplikasi akan mengecek apakah ada tag buku atau tidak pada alat peminjaman otomatis.
88
v. Pengecekan data buku berdasarkan tag buku
Aplikasi akan mengecek data buku pada database dan menampilkan NIB (Nomor Induk Buku), bibli, title, dan author buku pada layar aplikasi.
vi. Menu untuk melakukan peminjaman buku
Pada layar aplikasi akan ditampilkan data buku dan data siswa yang melakukan proses peminjaman berdasarkan tag yang dibaca oleh reader. Jika siswa ingin melakukan proses peminjaman buku tersebut, siswa harus memilih tombol “submit”.
vii. Setelah siswa memilih tombol ”submit” :
Pengecekan BINUS card dan buku pada alat peminjaman otomatis.
Pada saat siswa memilih tombol ”submit” untuk melakukan peminjaman, aplikasi akan mengecek apakah BINUS card dan buku yang dipinjam masih ada di atas alat peminjaman otomatis atau tidak.
Pengecekan status anggota siswa
Aplikasi akan mengecek status anggota siswa, apakah masih aktif (anggota perpustakaan) atau tidak.
Pengecekan status pinjam buku
Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku yang ingin dipinjam siswa sedang dipinjam oleh orang lain atau tidak. Pengecekan status keanggotaan buku
89
Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku yang dipinjam sudah terdaftar pada perpustakaan atau tidak.
Pengecekan jenis buku
Aplikasi akan melakukan pengecekan jenis buku, apakah buku yang ingin dipinjam tandon atau bukan.
Pengecekan kondisi buku
Aplikasi akan melakukan pengecekan kondisi buku masih bagus atau rusak. Jika kondisi buku adalah rusak, maka tidak bisa melakukan peminjaman untuk buku tersebut.
Pengecekan status booking buku
Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah buku yang ingin dipinjam sedang di-booking orang lain atau tidak. Buku yang sedang di-booking tidak bisa dipinjam oleh siswa.
Pengecekan jumlah maksimal pinjam buku
Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah jumlah pinjam buku sama dengan jumlah maksimal pinjam buku atau tidak. Jika jumlah pinjam buku sama dengan jumlah maksimal pinjam buku, maka siswa tidak bisa melakukan peminjaman lagi. Pengecekan denda siswa
Aplikasi akan melakukan pengecekan apakah siswa terkena denda atau tidak. Jika siswa terkena denda, maka siswa tidak bisa melakukan peminjaman buku. Siswa harus membayar denda melalui petugas terlebih dahulu baru bisa melakukan peminjaman.
90 Pengambilan tanggal kembali buku dari database
Aplikasi akan mengambil tanggal kembali buku yang akan dipinjam dari database dan menampilkan tanggal kembali buku pada layar aplikasi.
Memasukkan data peminjaman buku ke database
Aplikasi akan memasukkan transaksi peminjaman buku ke dalam database.
Pengaturan alarm buku
Jika peminjaman buku berhasil dilakukan, aplikasi akan mengatur alarm buku menjadi tidak aktif, sehingga gate tidak berbunyi saat siswa dengan buku pinjamannya melewati gate. viii. Menampilkan informasi hasil peminjaman buku
Aplikasi akan menampilkan informasil hasil peminjaman buku seperti nama peminjam, tanggal kembali buku, judul buku yang dipinjam, jumlah buku yang dipinjam, dan jumlah peminjaman buku yang sudah terkena denda.
b. Penggunaan alat pengembalian buku otomatis.
Melalui penggunaan alat pengembalian buku otomatis, siswa bisa melayani dirinya sendiri. Jadi, bisa melakukan pengembalian buku otomatis, tanpa perlu mengantri untuk mendapatkan pelayanan dari petugas perpustakaan. Dengan hal ini antrian pada saat proses pengembalian buku akan berkurang, sehingga waktu pengembalian buku akan menjadi lebih cepat.
91
Pada proses bisnis yang lama, proses pengembalian buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka pengembalian buku dilakukan secara otomatis.
Pada proses bisnis mengembalikan buku terdapat fungsi/menu : i. Pendeteksian tag buku
Aplikasi akan mengecek apakah ada tag ID pada mesin buku. Jika ada tag ID pada mesin pengembalian buku, maka pintu tempat diletakkannya buku akan tertutup secara otomatis (aplikasi mengirimkan signal untuk menggerakkan motor).
ii. Pengecekan tag buku
Setelah pintu tertutup, Aplikasi akan mengecek kembali apakah buku masih ada pada mesin pengembalian buku atau tidak pada saat pintu telah tertutup.
iii. Pengecekan data buku
Aplikasi akan mengecek dari database mengenai data buku yang dikembalikan apakah sudah melalui proses peminjaman buku atau belum, serta apakah buku terkena denda atau tidak. Jika buku yang ingin dikembalikan belum melalui proses peminjaman buku dan buku terkena denda, maka pintu pada mesin pengembalian akan terbuka dan pengembalian buku batal. Aplikasi akan menampilkan data buku yang dikembalikan dan bila terkena denda akan ditampilkan jumlah denda yang harus dibayar. Siswa harus
92
melakukan pembayaran denda melalui petugas perpustakaan, baru bisa mengembalikan buku.
iv. Memasukkan data pengembalian buku ke database
Aplikasi akan memasukkan transaksi pengembalian buku ke dalam database.
v. Pengaturan alarm buku
Jika pengembalian buku berhasil dilakukan, maka aplikasi akan mengaktifkan kembali alarm buku.
vi. Pengiriman email
Aplikasi akan mengirimkan email kepada siswa yang sudah membooking buku.
vii. Aplikasi mengirimkan signal untuk menggerakkan motor
Fungsi ini untuk menggerakkan pintu dan roller. Jika proses pengembalian buku berhasil, maka aplikasi akan menggerakan motor untuk memasukkan buku yang dikembalikan ke dalam kotak tempat penyimpanan buku yang dikembalikan siswa. Dan pada layar aplikasi akan ditampilkan informasi berhasil melakukan pengembalian buku.
2. Tujuan solusi adalah bisa Merealisasikan proses pengembalian buku online 24 jam. Perpustakaan bisa buka 24 jam, sehingga siswa bisa melaksanakan proses pengembalian buku setiap saat, tanpa takut perpustakaan sudah tutup.
93
Proses bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah penggunaan alat pengembalian buku otomatis.
Melalui penggunaan alat pengembalian buku otomatis, siswa bisa melayani dirinya sendiri. Jadi, bisa melakukan pengembalian buku otomatis, tanpa perlu mengantri untuk mendapatkan pelayanan dari petugas perpustakaan. Dengan hal ini antrian pada saat proses pengembalian buku akan berkurang, sehingga waktu pengembalian buku akan menjadi lebih cepat.
Pada proses bisnis yang lama, proses pengembalian buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka pengembalian buku dilakukan secara otomatis.
Pada proses bisnis mengembalikan buku akan terdapat fungsi/menu seperti pada subbab 3.4.1 di point 1.b.
3. Tujuan solusi adalah waktu kerja dapat dilaksanakan dengan lebih optimal. Pekerjaan petugas perpustakaan yang biasanya melayani proses peminjaman dan pengembalian buku dapat dikurangi, sehingga petugas bisa mengerjakan pekerjaan yang lainnya. Proses-proses bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah:
a. Penggunaan alat peminjaman buku otomatis.
Melalui penggunaan alat peminjaman buku otomatis, siswa bisa melayani dirinya sendiri. Jadi, bisa melakukan peminjaman buku otomatis, tanpa perlu mengantri untuk mendapatkan pelayanan dari
94
petugas perpustakaan. Dengan hal ini antrian pada saat proses peminjaman buku akan berkurang, sehingga waktu peminjaman buku akan menjadi lebih cepat.
Pada proses bisnis yang lama, proses peminjaman buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka peminjaman buku dilakukan secara otomatis menggunakan teknologi RFID.
Pada proses bisnis meminjam buku akan terdapat fungsi/menu seperti pada subbab 3.4.1 di point 1.a.
b. Penggunaan alat pengembalian buku otomatis.
Melalui penggunaan alat pengembalian buku otomatis, siswa bisa melayani dirinya sendiri. Jadi, bisa melakukan pengembalian buku otomatis, tanpa perlu mengantri untuk mendapatkan pelayanan dari petugas perpustakaan. Dengan hal ini antrian pada saat proses pengembalian buku akan berkurang, sehingga waktu pengembalian buku akan menjadi lebih cepat.
Pada proses bisnis yang lama, proses pengembalian buku dilayani oleh petugas perpustakaan secara manual dengan menggunakan teknologi barcode. Dengan adanya proses bisnis baru ini, maka pengembalian buku dilakukan secara otomatis.
Pada proses bisnis mengembalikan buku akan terdapat fungsi/menu seperti pada subbab 3.4.1 di point 1.b.
95
4. Tujuan solusi adalah proses untuk membuat barcode baru yang unik pada setiap buku dapat dihilangkan pada tagging buku
Proses bisnis yang harus dilakukan untuk mencapai tujuan tersebut adalah tagging buku. Petugas akan menempelkan tag RFID pada buku dan melaksanakan tagging buku-buku baru, yaitu memasukkan data-data buku ke dalam database.
Pada proses bisnis yang lama, proses memasukkan data buku ke dalam database menggunakan teknologi barcode dan untuk menjaga keamanan buku digunakan teknologi lain yang terpisah dengan menggunakan teknologi elektromagnetik. Dengan adanya proses baru ini, maka proses memasukkan data buku (tagging) ke dalam database akan menggunakan RFID, sehingga petugas dapat memasukkan data dengan lebih mudah. Dan akan dilakukan penggabungan anti-theft pada buku yang akan digunakan untuk menjaga keamanan buku ke dalam sistem RFID.
Pada proses bisnis ini akan terdapat fungsi/menu : i. Pengesetan EAS
Pada proses tagging buku, petugas akan men-set status awal alarm buku menjadi aktif melalui aplikasi.
ii. Pengisian data buku
Aplikasi akan menampilkan program untuk mengisi data buku baru dan nomor tag ID ke dalam database.
96
Use case diagram di bawah ini akan memberikan gambaran mengenai sistem perpustakaan yang akan dibangun pada solusi.
97
Tabel 3.6 Use Case Description Dari Use Case Borrow Books
Use Case Name Borrow Books
Actors Pengguna perpustakaan dan petugas perpustakaan
Description Use case ini menjelaskan proses peminjaman buku, dimana pengguna bisa meminjam buku melalui aplikasi
pada self-borrowing book machine.
Preconditions iii. Pengguna membawa buku yang ingin dipinjam iv. Pengguna membawa BINUS card
Postconditions • Buku berhasil dipinjam
Related Use Cases • Tidak ada
Actor Action System Response
Normal Flow
Step 1 : siswa datang langsung