V. HASIL DAN PEMBAHASAN
5.1 ANALISIS LINGKUNGAN INTERNAL
Analisis lingkungan internal dilakukan untuk mengetahui faktor kekuatan dan kelemahan perusahaan. Lingkungan internal perusahaan terdiri atas beberapa faktor yang semuanya berada di bawah kendali perusahaan. Beberapa faktor yang menjadi kekuatan dan kelemahan perusahaan diantaranya: manajemen, pemasaran, keuangan, produksi atau operasi, penelitian dan pengembangan, serta sistem informasi manajemen.
5.1.1Manajemen
Fungsi manajemen dalam suatu perusahaan terdiri atas lima aktivitas pokok, yaitu perencanaan, pengorganisasian, pemotivasian, penempatan staf, dan pengontrolan (David, 2009). Aspek Manajemen dan Organisasi digunakan untuk meneliti kesiapan sumber daya manusia yang akan menjalankan usaha tersebut. Bisnis yang dijalankan akan berhasil bila dijalankan oleh orang-orang yang profesional juga artinya yang benar-benar ahli dibidangnya masing-masing. Hal ini akan dilakukan mulai dari perencananaan, pelaksanaan, sampai dengan pengendaliannnya agar tidak terjadi penyimpangan. Demikian pula dengan struktur organisasi yang dipilih harus sesuai dengan bentuk dan tujuan usahanya.
Sebgaimana halnya perusahaan lain, UKM PWN untuk mengembangkan bisnisnya memiliki
visi dan misi perusahaan. Visinya yaitu “Menjadi produsen utama minyak akar wangi yang memenuhi
standar internasional di Indonesia”. Dari awal terbentuknya visi dan misi tersebut, maka pihak manajemen sudah mulai merumuskan strategi yang akan digunakan, kebijakan perusahaan, dan sasaran-sasaran yang ingin dicapai.
UKM PWN ini sudah memiliki struktur organisasi, akan tetapi masih bersifat tradisional dan sederhana. UKM ini dipimpin oleh seorang direktur utama yang berperan sebagai manajemen operasional dibawah control management seorang komisaris. Dalam pelaksanannya sendiri direktur utama memimpin beberapa orang direksi, yaitu direksi pemasaran, keuangan, dan operasional. Rata- rata pendidikan para direksi adalah S1. Untuk para pekerja lapangan (mulai dari pekerja kebun sampai dengan pekerja di bagian penyulingan) memiliki rata-rata pendidikan SR atau setara dengan SD. Kendala yang dimiliki UKM PWN ini yaitu belum adanya SDM atau tenaga ahli yang bisa mengendalikan laboratorium dan belum ada bagian tetap penelitian dan pengembangan. Selain itu SDM nya pun belum cukup terlatih, hal ini tampak dari kualitas akar wangi dan kualitas minyak akar wangi yang dihasilkan. Sebenarnya UKM PWN ini sudah memiliki SOP dalam pelaksanaan operasional produksinya, namun karena SDM nya belum terlatih, maka penerapan SOP menjadi terhambat, pada akhirnya kualitas minyak yang dihasilkan pun kurang optimal.
Untuk menghadapi kendala dan kelemahan SDM diatas, pihak manajemen memanfaatkan bantuan pemerintah maupun DAI untuk memberikan penyuluhan kepada petani-petani akar wangi dan para pekerja mengenai pentingnya SOP dan pentingnya penerapan SOP. Selain itu, dalam beberapa minggu biasanya pihak manajemen selalu berkumpul untuk mengadakan rapat dan mengevaluasi kinerja para pekerja, akan tetapi walaupun sudah dilakukan pembinaan dan penyuluhan terhadap para petani, para petani sulit untuk menerima pembinaan itu, hal itu dikarenakan oleh beberapa faktor, yaitu: faktor kebiasaan, para petani yang sudah biasa menggunakan sistem penanaman yang tradisional, cukup mengandalkan pengalamannya, permintaan pasar (akar wangi selalu dapat dijual walaupun kualitasnya kurang bagus, hal ini karena banyaknya permintaan), adat istiadat, dan alasan klasik yang berhubungan dengan modal.
37
5.1.2Pemasaran
Pemasaran yang dilakukan oleh UKM PWN dilakukan di dalam maupun di luar negeri. Pemasaran di dalam negeri lebih berfokus pada pemasaran kerajinan akar wangi (handycraft), sedangkan pemasaran di luar negeri bertujuan untuk memenuhi permintaan minyak akar wangi. Minyak akar wangi Indonesia yang berasal dari Garut sudah dikenal di pasaran internasional dengan brand java vetiver oil. Promosi yang dilakukan yaitu dengan menggunakan brosur, mengikuti berbagai kegiatan pameran baik nasional maupun internasional, dan menampilkan profil perusahaan di website lembaga-lembaga pemerintahan yang terkait dan website DAI.
Menurut Direktur Utama, H. Ede Kadarusman, UKM PWN ini sudah pernah melakukan ekspor secara langsung, namun hanya beberapa kali saja. UKM PWN ini sudah pernah melakukan ekspor secara langsung ke Negara India. Dalam pelaksanannya, ada beberapa kendala yang dihadapi, terutama menyangkut masalah harga jual minyak akar wangi. Seharusnya harga minyak akar wangi yang diekspor secara langsung ke negara pengimpor bisa menghasilkan keuntungan yang lebih besar, dibandingkan dengan memasarkan minyak melalui eksportir dalam negeri. Hal ini karena jalur tataniaganya menjadi lebih pendek. Akan tetapi pada kenyataannya, ada beberapa pihak eksportir dalam negeri yang tidak ingin tersaingi oleh para UKM dalam melakukan pemasaran ekspor. Oleh karena itu, para eksportir berlomba-lomba untuk menawarkan harga minyak akar wangi ke negara pengimpor dengan harga yang lebih rendah dibandingkan dengan harga yang ditawarkan oleh UKM PWN ini, sehingga pada akhirnya konsumen lebih memilih membeli minyak akar wangi kepada para eksportir. Hal ini jelas sangat merugikan pihak penyuling dan pengusaha UKM, karena disini ada permainan harga oleh pihak eksportir. Selain karena persaingan dengan para eksportir, kendala yang dihadapi UKM PWN dalam melakukan pemasaran ekspornya adalah keterbatasan informasi terhadap akses pasar luar negeri, baik itu ditinjau dari segi harga, kualitas, maupun pembeli sehingga kemampuan ekspor langsungnya masih lemah.
Adapun progaram kegiatan pemasaran yang dilakukan UKM PWN adalah sebagai berikut: 1) Mengikuti program-program kegiatan yang diadakan oleh pihak pemerintah melalui dinas terkait seperti Dinas Deperindag dan Dinas Pertanian dan Perkebunan, seperti temu bisnis antar produsen dan eksportir, 2) Mengikuti kegiatan ekspo atau pameran komoditi agro yang memiliki agenda tetap tiap tahunnya, 3) Mengikuti program pelelangan komoditi agro yang berlangsung di Jalan Sampurna No.1, Bandung. Kegiatan ini dilakukan sebanyak dua kali dalam sebulan tepatnya setiap hari Rabu awal dan hari Rabu akhir bulan, 4) Melakukan kerjasama dengan pihak ketiga dalam rangka pemasaran produk minyak akar wangi dengan sistem lelang integrasi yang bekerjasama dengan PT. Triwirasa Tataguna untuk melakukan sistem pelelangan tertutup minyak akar wangi. Adapun kegiatan pelelangan ini dilaksanakan di Show Room PT.Triwirasa Tataguna yang bertempat di Jl. Ir. H Juanda No. 151, Bekasi.
5.1.3Keuangan
Kondisi keuangan seringkali diangap sebagai ukuran tunggal terbaik posisi kompetitif perusahaan dan daya tariknya bagi investor. Menentukan kekuatan dan kelemahan keuangan suatu organisasi sangat penting untuk merumuskan strategi secara efektif. Faktor keuangan sering mengubah strategi yang ada dan menggeser rencana penerapan (David, 2009).
UKM PWN saat ini memiliki kondisi keuangan yang kurang terstruktur. Hal ini karena UKM PWN belum melakukan pencatatan keuangan dan pembukuan keuangan secara terstruktur, sehingga menyulitkan penulis dalam memperoleh data. Selama ini UKM PWN mendapatkan bantuan modal berupa kredit dari inkubator Lembaga Penelitian dan Pengabdian Kepada Masyarakat (LPPM) IPB.
38
Bantuan kredit yang diberikan yaitu sebesar Rp 250,000,000 selain itu UKM PWN juga menjalin kerjasama dengan lembaga keuangan seperti Bank untuk pinjaman modal.Pendapatan UKM PWN dari tahun ke tahun tidak menentu, tergantung dari permintaan pembeli dan harga minyak akar wangi saat itu. Data pendapatan UKM PWN dari tahun 2003-2005 dapat dilihat pada Tabel 6.
Tabel 6. Data pendapatan UKM PWN
No Tahun Pendapatan Bersih
1 2003 Rp. 353.500.000
2 2004 Rp. 591.500.000
3 2005 Rp. 115.500.000
Total Rp.1.060.500.000 Sumber : Internal Pulus Wangi Nusantara (2006)
Biaya pengeluaran perusahaan terbagi menjadi dua bagian, yaitu biaya investasi tetap, dan biaya investasi modal kerja. Rincian biaya pengeluaran baik investasi tetap maupun investasi modal kerja dapat dilihat pada Lampiran 4.
5.1.4Produksi - Operasi
Menurut David (2009), fungsi produksi atau operasi suatu bisnis mencakup semua aktivitas yang mengubah input menjadi barang atau jasa. Proses pembuatan minyak akar wangi ini dimulai dengan karakterisasi bahan baku akar wangi yaitu dilihat kadar air dan kadar minyaknya. Langkah berikutnya dilakukan poses preparation atau persiapan bahan baku yaitu mencakup proses pembersihan, pengeringan dan pencacahan. Akar wangi yang sudah dibersihkan, dikeringkan dan dicacah kemudian dimasukkan ke dalam ketel penyulingan dengan kapasitas 1-1.5 ton bahan baku kering dengan suhu yang telah disesuaikan. Kemudian akar wangi siap disuling. Rendemen yang dihasilkan dari kapasitas 1-1.5 ton akar wangi bisa menghasilkan sekitar 4-7 kg minyak akar wangi hal ini sangat tergantung dari kualitas akar wangi yang digunakan. Proses destilasi ini berlangsung selama 12-20 jam tergantung tekanan suhu (bar) yang digunakan, semakin kecil bar yang digunakan maka akan semakin lama proses destilasi berlangsung namun kualitas minyak akar wangi yang dihasilkan akan semakin baik dan sebaliknya. Setelah proses penyulingan kemudian masuk ke proses kondensasi atau pendinginan, lalu masuk lagi ke tahap pemisahan minyak dengan air. Tahap terakhir yaitu analisis mutu minyak dan kemudian dilakukan proses pengemasan dan penyimpanan. Bahan bakar yang digunakan dalam proses ini yaitu oli bekas untuk satu kali proses produksi biasanya menghabiskan 300 liter oli bekas.
Untuk menunjang proses produksinya, UKM PWN memiliki bebrapa fasilitas, yaitu berupa ketel penyuling dua buah dengan kapasitas masing-masing 1-1.5 ton, laboratorium, dan memiliki lahan perkebunan sendiri untuk pasokan bahan bakunya selain menjalin kerjasama dengan para petani.
Aspek lain yang dilihat dari produksi yaitu penentuan lokasi, layout gedung dan ruangan serta teknologi yang digunakan. Lokasi yang menjadi perhatian adalah lokasi yang akan dijadikan pusat operasional bisnis perusahaan, lokasi pabrik dan lokasi gudang. Demikian pula dengan penentuan layout gedung dan layout ruangan juga akan dinilai. Penelitian mengenai lokasi meliputi berbagai pertimbangan, antara lain kedekatan dengan bahan baku, sumber tenaga kerja, lembaga keuangan, pemerintahan, pelabuhan atau pertimbangan lainnya. UKM PWN sendiri memilih layout pabrik yang dekat dengan lokasi penanaman akar wangi agar mempermudah dalam proses pengangkutan, sumber tenaga kerja, dan membuat pabrik yang cukup jauh dari pemukiman penduduk, hal ini untuk menghindari pencemaran yang diakibatkan oleh limbah dari proses penyulingan tersebut. Kemudian
39
mengenai penggunaan teknologi yang digunakan meliputi berbagai pertimbangan, yaitu menggunakan teknologi padat karya atau teknologi padat modal. Artinya jika menggunakan teknologi padat karya, maka akan membutuhkan banyak sekali jumlah tenaga kerja, namun jika yang digunakan adalah teknologi padat padat modal justru sebaliknya tidak terlalu membutuhkan jumlah tenaga kerja dalam jumlah yang banyak namun diperlukan modal yang tidak sedikit dalam pengadaan teknologi yang akan digunakan. UKM PWN sendiri memilih sistem padat karya, hal ini disesuaikan dengan kondisi UKM.5.1.5Penelitian dan Pengembangan
Penelitian dan pengembangan di UKM Pulus Wangi Nusantara belum berjalan secara optimal, hal ini karena keterbatasan tenaga ahli dan keterbatasan peralatan di laboratoriumnya. Jadi laboratorium disini masih belum digunakan secara optimal. Oleh karena itu, dalam pelaksanaannya sendiri, UKM PWN menggunakan jasa dari litbang lain dan menjalin kerjasama dengan lembaga- lembaga uji mutu dalam melakukan pengujian kualitas minyak dan pengembangan produknya. Menurut David (2009), litbang dalam organisasi memiliki dua bentuk dasar yaitu litbang internal dan litbang kontrak. Litbang kontrak ini dilakukan dengan perekrutan peneliti independen atau kerjasama dengan lembaga independen untuk mengembangkan produk baru. UKM ini menggunakan sistem litbang kontrak. Sejauh ini perusahaan melakukan diversifikasi produk berupa minyak dengan kualitas yang berbeda sesuai kebutuhan konsumen, kerajinan tangan dari akar wangi, dan aplikasi akar wangi terhadap produk pangan seperti kopi akar wangi.
5.1.6Sistem Informasi Manajemen (SIM)
Sistem informasi merupakan salah satu hal yang penting dalam suatu perusahaan. Sistem informasi yang baik sangat dibutuhkan oleh perusahaan untuk menunjang kegiatan internal dan eksternal perusahaan tersebut, terutama untuk menunjang pengambilan keputusan manajerial. Tujuan sistem informasi manajemen adalah meningkatkan kinerja sebuah bisnis dengan cara meningkatkan kualitas keputusan manajerial. Dengan demikian SIM yang efektif mengumpulkan, mengodekan, menyimpan, menyintesis, dan menyajikan informasi sedemikian rupa sehingga mampu menjawab berbagai pertanyaan operasi dan strategi. Inti sistem informasi adalah basis data yang berisi beragam dokumen dan data yang penting bagi manajer (David, 2009).
Berdasarkan hasil analisis terhadap faktor sistem informasi, UKM PWN ini belum memiliki sistem informasi manajemen yang cukup memadai. UKM PWN ini baru sampai pada tahap pembukuan saja dan pengumpulan informasi penting yang terkait secara sederhana. Pembukuan perusahaan pun tidak dilakukan secara rutin, dengan demikian data-data perusahaan tidak semuanya up date, dan tentunya hal ini sangat menyulitkan perusahaan dalam mengambil keputusan secara berdasar. UKM ini pun tidak memiliki website perusahaan, akses informasi secara online hanya melalui email saja yaitu javavetiver@ymail.com.
