BAB II FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA
F. Analisis Pengawasan Pada Fakultas Ekonomi USU
Pengawasan merupakan suatu usaha yang ditempuh agar rencana yang telah disusun sebelumnya dapat tercapai. Fungsi pengawasan ini berhubungan erat dengan fungsi perencanaan karena pengawasan yang baik tidak dapat dilakukan tanpa adanya rencana dan petunjuk pelaksanaan yang dibuat sebelumnya, yaitu anggaran.
Anggaran merupakan salah satu alat pengawasan dalam suatu organisasi, begitu juga Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara. Dengan adanya anggaran yang disusun oleh Fakultas Ekonomi yaitu Anggaran Pendapatan dan Belanja Daftar Usulan Kegiatan Dana Masyarakat, maka Fakultas Ekonomi juga telah menetapkan standar kerja dalam organisasinya.
Pengawasan dilakukan untuk mengetahui penyimpangan-penyimpangan yang terjadi dalam suatu kegiatan kerja. Penyimpangan ini diukur dari realisasi
kegiatan dengan anggaran yang telah ditetapkan. Adapun penyimpangan yang mungkin terjadi di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara, antara lain:
1. Penyimpangan kelebihan dana, yaitu suatu kegiatan yang dalam pelaksanaannya realisasi kegiatan hanya membutuhkan dana lebih kecil dari anggaran yang telah ditetapkan.
2. Penyimpangan kekurangan dana, yaitu suatu kegiatan yang dalam pelaksanaannya realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana lebih besar dari anggaran yang telah ditetapkan.
Untuk mengetahui penyimpangan dan pengendalian biaya operasional yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi, maka penulis mencoba menganalisanya dengan membandingkan antara anggaran yang telah direncanakan dengan realisasi biaya operasional yang telah berjalan atau telah terjadi pada tahun 2012, dapat kita lihat pada tabel 3.1 di bawah ini:
TABEL 3.1
LAPORAN ANGGARAN DAN REALISASI BIAYA OPERASIONAL FAKULTAS EKONOMI UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
JANUARI – DESEMBER 2012
Uraian Anggaran Realisasi Variance %
Penggunaan Belanja
Honorarium:
Belanja Uang Honor
Tetap 428.8673.000 428.8673.000
Belanja Uang Honor
Tidak Tetap 6.290.296.000 6.287.796.000 2.500.000 0,04 Belanja Lembur 78.493.000 70.718.000 7.775.000 9,9 Belanja Barang: Belanja Keperluan Kantor 971.099.000 671.078.000 300.021.000 30,8 Belanja Bahan 200.896.550 130.538.550 70.358.000 35,2 Belanja Langganan
Daya dan Jasa 16.229.369 11.978.669 4.250.700 26,2 Belanja Jasa
Konsultan
____ ____
Belanja Jasa Profesi ____ ____ Belanja Biaya
Pemeliharaan Gedung
& Bangunan 72.060.400 36.151.000 35.909.400 49,8 Belanja Biaya
Pemeliharaan
Peralatan & Mesin 61.613.500 21.228.500 40.385.000 65,5 Belanja Perjalanan
Biasa (Dalam Negri) 106.674.800 43.104.800 63.570.000 59,5 Belanja Perjalanan
Biasa (Luar Negri) ____
____
Belanja Pengiriman
Surat Dinas Pos Surat 3.723.000 2.493.000
1.230.000 33,03 Belanja Biaya Operasional lainnya 101.585.940 35.875.940 65.710.000 64,6 Belanja Sewa 39.193.500 16.358.500 22.835.000 58,2 JUMLAH 12.230.538.059 11.615.994.609 614.544.100 5,02
Berikut ini akan diuraikan analisa penyimpangan unsur biaya operasional :
1. Pada biaya belanja gaji tidak tetap terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 0,04%
2. Pada biaya keperluan kantor terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 30,8%
3. Pada biaya belanja bahan terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 35,02%
4. Pada biaya belanja langganan daya dan jasa terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 26,2%
5. Pada biaya pemeliharan gedung dan bangunan terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 49,8%
6. Pada biaya pemeliharaan peralatan dan mesin terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 65,5%
7. Pada biaya perjalanan biasa terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 59,5%
8. Pada biaya pengiriman surat terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 33,03%
9. Pada biaya operasional lainnya terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 64,6%
10.Pada biaya sewa terjadi penyimpangan yang favourable sebesar 58,2%
Dari tabel diatas dapat dianalisis apakah kegiatan yang sudah terealisasi sesuai dengan anggaran yang telah dibuat. Dari rencana pendapatan, rencana
anggaran dan realisasinya ternyata ada beberapa kegiatan yang terealisasi dananya melebihi dari anggaran yang telah dibuat dan ada juga yang tidak melebihi dari anggaran yang telah dibuat. Dari analisis tersebut maka perlu dilakukan pengawasan dalam melakukan kegiatan-kegiatan kerja.
Adapun pengawasan yang dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dalam melakukan kegiatan-kegiatan kerjanya dengan cara :
1. Jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang lebih sedikit dari anggaran yang telah ditetapkan, maka dana tersebut dikembalikan ke Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara. 2. Sebaliknya jika suatu realisasi kegiatan ternyata membutuhkan dana yang
lebih besar dari anggaran yang telah ditetapkan, maka Fakultas Ekonomi mengajukan perubahan anggaran kegiatan tersebut dan selanjutnya diserahkan ke Biro Pusat Administrasi untuk ditelaah dan disetujui.
Dalam hal penerimaan dana, Fakultas Ekonomi memerima dana untuk kegiatan-kegiatan kerjanya secara bulanan dari Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara. Jadi Fakultas Ekonomi melaksanakan pengendalian di awal bulan atau awal pengajuan permintaan dana. Jika dana suatu kegiatan di bulan sebelumnya kurang, maka Fakultas Ekonomi meminta dana tersebut di bulan berikutnya. Sedangkan bila dana suatu kegiatan mempunyai sisa, maka Fakultas Ekonomi mengembalikan dana tersebut ke Biro Pusat Administrasi Universitas Sumatera Utara.
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu dibuat perencanaan dan anggaran sebelum melakukan kegiatan operasinya sehingga
diharapkan tujuan dapat tercapai dengan lebih efektif dan efisien. Perencanaan biaya operasional dilakukan melalui penyusunan anggaran biaya. Penyusunan anggaran biaya pada fakultas ekonomi universitas sumatera utara dimulai dengan penyusunan rencana biaya dalam menjalankan operasi normal.
Adapun anggaran yang disusun merupakan ringkasan dari rencana fakultas untuk mencapai tujuan fakultas. Keberhasilan anggaran melibatkan pimpinan bagian dalam tanggung jawab dan pengendalian biaya untuk estimasi anggaran.
Di Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara yang berwenang dan bertanggung jawab atas penyusunan dan perencanaan anggaran adalah pimpinan tertinggi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara itu sendiri. Namun dalam hal ini penyusunan anggaran tidak dilakukan sendiri, pimpinan dapat mendelegasikan kepada bawahannya yang berkompeten, tetapi pimpinan tetap harus mengawasi dan membimbing bawahannya dalam penyusunan tersebut. Sehingga apabila terjadi perubahan, direvisi oleh Fakultas lalu disetujui oleh Universitas estimasi tahun ajaran beserta tahun luncuran tahun lalu.
Agar perencanaan yang telah disusun dan dijalankan tiap-tiap bagian Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara berhasil sesuai dengan yang diharapkan, maka perlu dilakukan pengawasan atas pengendalian. Pengawasan ini berguna untuk mengendalikan pengeluaran dan biaya operasi, mencegah terjadinya pemborosan, melihat pembandingan seberapa jauh pelaksanaan rencana dan biaya tercapai serta mendorong kesadaran pengendalian biaya.
Pengawasan biaya pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan dengan dua cara, yaitu :
a. Pengawasan biaya melalui pembukuan, antara lain dengan pencatatan dan penggolongan berdasarkan pembukuan, kwitansi serta prosedur pengeluaran.
b. Pengawasan biaya melalui perbandingan anggaran-anggaran biaya tahun lalu.
Berdasarkan uraian di atas penulis menilai bahwa pengawasan yang telah dilakukan oleh Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara telah sesuai dengan yang seharusnya. Ini dapat dilihat dari prosedur pengawasan yang dilakukan terhadap biaya operasinya yang dilakukan secara rutin dan dilampirkan setiap bulannya. Laporan secara menyeluruh ini sangat berguna bagi Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara untuk mengetahui prestasi yang telah dicapai Fakultas dan untuk mengetahui apakah tujuan yang telah ditentukan oleh Fakultas sudah direalisasikan atau belum.
BAB IV
