BAB II FAKULTAS EKONOMI SUMATERA UTARA
C. Perencanaan dan Anggaran Biaya Operasional
Perencanaan dan pengawasan biaya operasional sangat erat hubungannya dengan manajemen dan juga merupakan suatu fungsi fundamental dari manajemen suatu rencana, pada dasarnya dinyatakan dalam satu kegiatan yang ditentukan terlebih dahulu sebelum menentukan berbagai kegiatan guna mencapai suatu tujuan. Setiap perusahaan memerlukan adanya perencanaan dan pengawasan karena bersifat dasar bagi fungsi manajemen dalam penyusunan standarisasi biaya operasional. Dengan kata lain, dapat juga dikatakan bahwa perencanaan dan pengawasan merupakan tindakan menyeluruh untuk mengoptimalkan dana-dana secara efektif dan efisien. Pengertian perencanaan menurut pendapat para Ahli adalah sebagai berikut :
Husnan dan Pudjiastuti (2012 : 99) mendefinisikan “Perencanaan adalah untuk memperkirakan posisi dan kondisi keuangan di masa yang akan datang dalam jangka pendek atau jangka panjang”.
Perencanaan pada hakikatnya adalah usaha yang dilakukan secara menyeluruh dan kontiniu serta dioperasikan untuk memilih yang terbaik dari berbagai alternative yang ada bagi pencapaian tujuan tertentu. Secara umum perencanaan merupakan kegiatan dalam organisasi dalam rangka pencapaian tujuan.
Dari beberapa pendapat ahli perencanaan merupakan suatu proses penentuan terlebih dahulu kegiatan atau aktifitas yang dilakukan di waktu yang akan datang untuk menghadapi berbagai ketidakpastian dan alternative yang akan mungkin terjadi, sedangkan biaya operasional merupakan segala pengeluaran yang berhubungan dengan biaya modal dan biaya-biaya operasi lainnya per tahun. Perencanaan memberikan landasan untuk melakukan pengawasan. Oleh sebab itu, tanpa perencanaan, fungsi pengawasan tidak akan dapat berjalan sebagaimana mestinya. Agar suatu budget dapat berfungsi sebagaimana mestinya, harus ada keseimbangan di antara berbagai program dan rencana yang dibuat.……… Tujuan utama perencanaan biaya operasional adalah untuk melihat program- program dan penentuan biaya operasional sekarang dan yang akan datang agar dapat digunakan untuk meningkatkan pembuatan keputusan yang lebih baik. Sedangkan tugas utama dalam perencanaan ini adalah penyusunan rencana kerja anggaran suatu organisasi dan pengawasan rencana anggaran suatu organisasi. Perencanaan biaya operasional memiliki beberapa manfaat di antaranya :
a. Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.
b. Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi yang lebih jelas.
c. Membantu penempatan tanggungjawab yang lebih cepat.
d. Memudahkan melakukan koordinasi di antara bagian-bagian di dalam organisasi.
……Seperti diketahui perencanaan mempunyai berbagai kebaikan atau keuntungan antara lain :
a. Sebagai dasar pengawasan
b. Memungkinkan delegasi kekuasaan c. Menghemat tenaga manajemen d. Ekonomis
e. Menghindari kesalahan dan resiko f. Mengarah pada tindakan yang bertujuan g. Memungkinkan koordinasi
h. Metode lebih baik..
Pada Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara terlebih dahulu dibuat perencanaan dan anggaran sebelum melakukan kegiatan operasinya sehingga diharapkan tujuan dapat tercapai dengan lebih efektif dan efisien.………. Manfaat dari penyusunan perencanaan yang akan diperoleh Fakultas Ekonomi Universitas Utara antara lain :
a. Membantu pimpinan bagian untuk menyesuaikan diri dengan perubahan-perubahan lingkungan.
b. Membantu pimpinan bagian dalam kristalisasi penyesuaian pada masalah utama.
c. Memungkinkan pimpinan memahami keseluruhan gambaran operasi agar lebih jelas.
d. Membantu penempatan tanggung jawab agar lebih tepat. e. Memberi cara pemberian perintah untuk beroperasi.
f. Memudahkan dalam melakukan koordinasi antar bagian.
g. Membuat tujuan lebih spesifik, terperinci dan lebih mudah dipahami. h. Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti.
i. Menghemat waktu dan dana.………… 2. Angaran biaya operasional
Perencanaan biaya operasional dilakukan melalui penyusunan anggaran biaya. Penyusunan anggaran biaya pada fakultas ekonomi universitas sumatera utara dimulai dengan penyusunan rencana biaya dalam menjalankan operasi normal.
Suatu anggaran adalah suatu rencana terperinci yang dinyatakan secara formal dalam ukuran kuantitatif biasanya dalam satuan uang untuk menunjukkan perolehan dan penggunaan sumber-sumber suatu organisasi dalam jangka waktu tertentu biasanya satu tahun.
Nafarin (2004 :12) mendefinisikan “Anggaran adalah suatu rencana keuangan periodik yang disusun berdasarkan program yang telah diarahkan. Anggaran (budget) merupakan rencana tertulis mengenai kegiatan suatu organisasi yang dinyatakan secara kuantitatif dan umumnya dinyatakan dalam satuan uang untuk jangka waktu tertentu”
Menurut Nafarin (2004 : 12) Dalam penyusunan anggaran perlu diperhatikan para pelaksana anggaran dengan mempertimbangkan hal-hal sebagai berikut :
a. Anggaran harus dibuat serealistis dan secermat mungkin sehingga tidak terlalu rendah atau terlalu tinggi. Anggaran yang dibuat terlalu rendah tidak menggambarkan kedinamisan, sedangkan anggaran yang dibuat terlalu tinggi hanyalah angan-angan.
b. Untuk memotivasi manajer pelaksana diperlukan partisipasi manajemen puncak
c. Anggaran yang dibuat harus mencerminkan keadilan, sehingga pelaksana tidak merasa tertekan, tetapi termotivasi.
d. Untuk membuat laporan realisasi anggaran diperlukan laporan yang akurat dan tepat waktu, sehingga apabila terjadi penyimpangan yang merugikan dapat segera diantisipasi sejak dini.
e. Anggaran merupakan cerminan dari tujuan lembaga perguruan tinggi.
Adapun anggaran yang disusun oleh fakultas ekonomi universitas sumatera utara merupakan ringkasan dari rencana fakultas untuk mencapai tujuan fakultas. Keberhasilan anggaran melibatkan pimpinan bagian dalam tanggung jawab dan pengendalian biaya untuk estimasi anggaran.
Ada beberapa manfaat anggaran menurut Nafarin (2004 : 15) yaitu : a. Anggaran merupakan alat komunikasi bagi rencana manajemen melalui
organisasi.
b. Segala kegiatan dapat terarah pada pencapaian tujuan bersama. c. Dapat memotivasi pegawai.
d. Menghindari pemborosan dan pembayaran yang kurang perlu.
e. Sumber daya, seperti tenaga kerja, peralatan, dan dana dapat dimanfaatkan seefisien mungkin.
f. Anggaran memaksa manajer atau pimpinan bagian untuk memikirkan dan merencanakan masa depan.
g. Proses penganggaran merupakan alat alokasi sumber daya pada berbagai bagian organisasi agar dapat digunakan seefektif mungkin.
h. Proses penganggaran dapat mengungkapkan adanya kemandekan potensial sebelum terjadi.
i. Anggaran mengkoordinasikan aktivitas seluruh organisasi dengan cara mengintegrasikan rencana dari berbagai bagian. Penganggaran ikut memastikan agar setiap orang dalam organisasi mengaruh pada sasaran yang sama.
j. Anggaran menentukan tujuan dan sasaran yang dapat berlaku sebagai benchmark untuk mengevaluasi kinerja pada waktu yang akan datang.
Selain manfaat anggaran ada beberapa tujuan anggaran menurut Nafarin (2004 : 15), yaitu :
a. Digunakan sebagai landasan yuridis formal dalam memilih sumber dan investasi dana.
b. Memberikan batasan atas jumlah dana yang dicari dan digunakan.
c. Merinci jenis sumber dana yang dicari maupun jenis investasi dana, sehingga dapat memudahkan pengawasan.
d. Merasionalkan sumber dan investasi dana agar dapat mencapai hasil yang maksimal.
e. Menyempurnakan rencana yang telah disusun, karena dengan anggaran lebih jelas dan nyata terlihat.
f. Menampung dan menganalisis serta memutuskan setiap usulan yang berkaitan dengan keuangan.
3. Prosedur Penyusunan Anggaran
Sistem penyusunan anggaran merupakan tahap perencanaan pengelolaan sumber daya yang terpendek jangka waktunya dan merupakan tahap perencanaan terakhir, sebelum pengelolaan sumber daya yang diimplementasikan. Oleh karena pada dasarnya organisasi perusahaan merupakan institusi pencipta kekayaan, penyusunan anggaran merupakan tahap penting dalam resource management system.
Penyusunan anggaran pada dasarnya merupakan perencanaan penciptaan nilai (value creation), sehingga sistem penyusunan anggaran harus menjanjikan dihasilkannya laba memadai selama jangka waktu anggaran, agar organisasi perusahaan mampu memenuhi tujuannya menciptakan kekayaan. Oleh karena itu, sistem penyusunan anggaran disebut pula sebagai sistem perencanaan laba jangka pendek ( short fun profit planning ).
Penyusunan anggaran biaya operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara dilakukan bersama-sama dengan anggaran lainnya pada
perusahaan tidak menggunakan panitia anggaran yang menangani penyusunan anggaran.
Dasar penyusunan biaya anggaran operasional Fakultas Ekonomi Universitas Sumatera Utara adalah :
1. Historical atau pengalaman anggaran tahun lalu
Salah satu yang menjadi dasar penyusunan adalah anggaran pada tahun- tahun yang lewat.
2. Realisasi tahun berjalan
Realisasi tahun berjalan sangat penting untuk menjadi dasar pertimbangan dalam penyusunan anggaran. Biasanya realisasi tahun berjalan yang digunakan Fakultas Ekonomi Sumatera Utara sampai dengan 12 bulan. Realisasi tahun berjalan memberikan data informasi yang lebih nyata dan akurat karena merupakan hasil sebenarnya.
3. Melihat kondisi eksternal secara umum
Penyusunan anggaran yang didasarkan pada apa yang terjadi pada masa sekarang dan apa yang kelak akan terjadi pada masa yang akan datang, terutama mengenai kebijaksanaan pemerintah (UU Perburuan, UU Perpajakan), kondisi alam (apabila terjadi bencana alam pada suatu daerah, maka anggaran diturunkan), indikator ekonomi (inflasi, suku bunga bank, kebijakan moneter). Hal ini sangat penting untuk perkiraan/ asumsi mengantisipasi hal-hal yang mungkin akan terjadi.
Instruksi penyusunan anggaran yang diterima pimpinan/kepala bagian disampaikan kepada bagian keuangan serta memberikan pengarahan dalam
penyusunan anggaran. Kemudian bagian keuangan menginformasikan kepada bendahara untuk menyusun anggaran. Berdasarkan pengarahan kepala bagian tentang sasaran dan tujuan yang ingin dicapai masing-masing bagian menyusun anggaran berdasarkan bahan-bahan rencana untuk tahun berkutnya.
Anggaran yang telah disusun oleh tiap-tiap bagian diserahkan kepada bagian keuangan . Selanjutnya bagian keuangan menyusun anggaran tiap bagian menjadi anggaran yang homogen/ anggaran keseluruhan disertai dengan perbaikan/ revisi terhadap anggaran yang disusun setiap bagian. Terakhir anggaran tersebut diberikan kepada dekan Fakultas Universitas Sumatera Utara untuk disetujui/ diserahkan, bila dekan mensahkan maka mulailah pelaksanaan anggaran.
Anggaran ini dijadikan pedoman kerja tiap bagian dalam melaksanakan untuk mencapai tujuan perusahaan. Jadi jelas bahwa anggaran Fakultas Ekonomi Univeritas Sumatera Utara bukan tujuan fakultas tapi alat mencapai tujuan.
Anggaran Fakultas Ekonomi juga dijadikan acuan dalam melakukan penilaian prestasi kerja. Namun perlu ditekankan bagian keuangan tidak menetapkan angaran apabila terjadi suatu penyimpangan antara anggaran dan realisasi pada suatu bagian yang merupakan penurunan prestasi kerja, maka akan menganalisa kembali sebab-sebab terjadinya penyimpangan.
Bila penyimpangan disebabkan oleh situasi dan kondisi yang sulit diperkirakan, maka anggaran Fakultas Ekonomi dapat direvisi untuk disesuaikan dengan situasi sekarang. Untuk itu diharapkan agar anggaran yang disusun bersifat fleksibel.
4. Pembagian Anggaran Biaya Operasional
Anggaran biaya operasional adalah anggaran/taksiran semua biaya yang dikeluarkan yang pada hakekatnya habis dalam masa 1 tahun buku. Penyusunan anggaran biaya operasional yang biasa terjadi pada suatu perusahaan adalah : 1. Anggaran biaya tetap
Anggaran biaya tetap adalah kelompok biaya yang besarnya dapat diduga sebelumnya sesuai dengan besarnya kegiatan atau volume produksi. Yang termasuk biaya ini adalah depresiasi, pajak, asuransi, biaya kredit, dan lain-lain. 2. Anggaran biaya variabel
Anggaran biaya variable adalah biaya yang berubah-ubah secara proporsional yang berubahnya volume produksi. Ini berarti jika terjadi peningkatan aktivitas perusahaan , maka jumlah biaya variabel akan meningkat pula begitu juga sebaliknya. Yang termasuk biaya variabel misalnya bahan baku langsung, biaya tenaga kerja, dan lain-lain.
3. Anggaran biaya semi variabel
Biaya semi variabel merupakan biaya-biaya yang sebagian mempunyai sifat tetap dan sebagian lagi mempunyai sifat tidak tetap.Yang temasuk biaya variabel antara lain : biaya pemeliharaan mesin, biaya pemeliharaan gedung dsan alat-alat, upah atau gaji insentif , dan lain-lain.
