ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
R.5) Hasil penyusunan program pelatihan dilaporkan
3.2 Analisis Permasalahan
Setelah diketahui detil dari masing-masing proses, selanjutnya dilakukan analisis permasalahan sesuai dengan detil alir proses pada tahap identifikasi permasalahan. Hasil analisis dari masing-masing proses diperlukan untuk merancang perangkat lunak agar memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna nantinya. Hasil dari analisis permasalahan adalah sebagai berikut.
3.2.1 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini Supervisor Laboratorium melakukan proses pembuatan soal sesuai dengan instruksi kerja alat pada masing-masing klinik. Pembuatan soal uji kompetensi saat ini telah dicatat ke dalam Ms.Excel, sehingga cukup memudahkan Supervisor Laboratorium dalam menyusun soal uji kompetensi. Oleh karena itu, pada proses pembuatan soal uji kompetensi tidak diperlukan rancangan perangkat lunak yang terotomasi.
3.2.2 Analisis Pada Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini
Penilaian uji kompetensi dilakukan oleh Supervisor Laboratorium dengan cara mencatat nilai dan menghitung total nilai dari masing-masing jenis soal. Soal-soal uji kompetensi saat ini terdiri atas soal ujian tulis dan soal ujian praktek. Saat ini, ketentuan seseorang dikatakan kompeten apabila total nilai uji kompetensinya telah mencapai ≥ 80%. Jika total nilai uji kompetensi pegawai <
80%, maka akan diberi pelatihan. Cara perhitungan yang dilakukan Supervisor Laboratorium saat ini juga masih menggunakan alat hitung manual, yaitu kalkulator. Namun, dari hasil uji kompetensi tersebut belum dapat diketahui bagaimana ukuran seseorang dapat dikatakan kompeten atau tidak, karena pada soal uji kompetensi yang diberikan tidak disebutkan syarat minimal jawaban yang harus dijawab oleh pegawai agar dapat dikatakan kompeten. Hal ini menyebabkan pelatihan yang diberikan belum tentu efektif bagi pegawai. Selain itu, proses perhitungan yang masih menggunakan kalkulator akan memakan waktu lebih lama.
Oleh karena itu, diperlukan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat membantu Supervisor Laboratorium dalam melakukan proses rekapitulasi nilai uji kompetensi berdasarkan standar nilai yang sudah ditetapkan oleh perusahaan. Proses rekapitulasi nilai uji pada perangkat lunak yang dibangun digunakan untuk mencatat nilai masing-masing jenis dan level kompetensi, serta untuk menghitung nilai rata-rata gap kompetensi secara otomatis sehingga didapatkan hasil penentuan kebutuhan pelatihan pada setiap pegawai. Soal-soal yang dicatat dalam proses rekapitulasi nilai uji kompetensi ini akan diberikan syarat minimal jawaban
yang harus dijawab oleh pegawai, sehingga dapat diketahui nilai kompeten pada tiap soal uji kompetensi.
3.2.3 Analisis Pada Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini Proses penyusunan kebutuhan pelatihan dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan cara mencatat formulir pengajuan pelatihan dari masing-masing supervisor ke dalam Ms. Excel. Kemudian, dibuatkan laporan daftar rencana pelatihan internal untuk periode satu tahun. Namun, apabila jumlah pelatihan yang diajukan terlalu sedikit untuk pelatihan internal, Staf SDI & Umum memasukkan daftar pelatihan tahun sebelumnya pada susunan pelatihan yang baru. Hal ini menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian antara pelatihan yang disusun dengan kebutuhan pelatihan sebenarnya dari Staf Analis Laboratorium.
Oleh karena itu, diperlukan rancangan perangkat lunak yang dapat menampilkan hasil prioritas pelatihan berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan. Dari hasil analisis kebutuhan pelatihan tersebut, akan ditampilkan nama-nama materi pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai, tetapi terdapat satu materi pelatihan yang menjadi prioritas utama. Seluruh materi pelatihan yang dibutuhkan pegawai baik yang prioritas maupun tidak akan disimpan dan ditampilkan pada proses pembuatan draft rencana pelatihan. Sehingga, setiap pegawai dapat mengikuti lebih dari satu materi pelatihan.
3.2.4 Analisis Pada Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini Pengajuan draft rencana pelatihan dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan memberikan langsung kepada Supervisor SDI & Umum. Draft rencana pelatihan dibuat melalui Ms.Excel berdasarkan hasil
penyusunan kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan sebelumnya oleh Staf SDI & Umum. Proses pengajuan draft yang masih dilakukan manual membuat Staf SDI & Umum harus mencetak terlebih dahulu draft rencana pelatihan tersebut, kemudian menyerahkan langsung kepada Supervisor SDI & Umum. Apabila draft rencana pelatihan tidak segera diajukan, maka proses tindak lanjut dari Supervisor SDI & Umum juga akan mengalami keterlambatan waktu.
Oleh karena itu, diperlukan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat membuat dan mengajukan draft rencana pelatihan secara otomasi. Proses pembuatan dan pengajuan draft rencana pelatihan yang dibuat secara otomatis akan membantu Staf SDI & Umum dalam menyusun draft rencana pelatihan berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan yang dilakukan sebelumnya. Selain itu, proses pengajuan draft rencana pelatihan juga dapat dilakukan dengan cepat sehingga proses tindak lanjut juga dapat segera dilakukan.
3.2.5 Analisis Pada Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum melakukan persetujuan rencana pelatihan berdasarkan draft rencana pelatihan yang telah diajukan oleh Staf SDI & Umum. Supervisor SDI & Umum memiliki banyak pekerjaan yang membuat Supervisor tidak selalu berada di ruang kerja dalam jangka waktu tertentu, sehingga tidak dapat menyetujui atau memberi perbaikan pada draft rencana pelatihan. Hal ini membuat proses persetujuan atau pemberian perbaikan rencana pelatihan membutuhkan waktu yang lama. Dampaknya, Staf SDI & Umum terlambat dalam melaksanakan pelatihan pegawai.
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat melakukan proses persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan secara otomasi
agar mempercepat Supervisor SDI & Umum dalam melakukan persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan yang diajukan oleh Staf SDI & Umum.
3.2.6 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal
Proses pembuatan laporan rencana pelatihan saat ini dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan mengumpulkan seluruh daftar pelatihan internal yang telah disusun per bulan. Staf SDI & Umum harus menyalin daftar pelatihan per bulan yang sudah disetujui ke dalam dokumen laporan rencana pelatihan tahunan. Hal ini membuat Staf SDI & Umum membutuhkan waktu lebih dalam menyusun laporan.
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat mengumpulkan seluruh daftar pelatihan yang sudah disetujui secara otomasi. Perangkat lunak tersebut juga akan diberi fitur untuk mengunduh laporan dengan format (.pdf) sehingga memudahkan Staf SDI & Umum dalam membuat laporan rencana pelatihan tahunan secara langsung tanpa harus menyalin daftar pelatihan per bulan. Selain itu, di dalam laporan rencana pelatihan internal yang dibuat dicantumkan dua grafik. Grafik pertama menjelaskan jumlah pelatihan masing-masing sub bagian per bulan dan grafik yang kedua menjelaskan jumlah persentase kebutuhan pelatihan masing-masing sub bagian.