TA : Rancang Bangun Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan Berbasis Kompetensi (Studi Kasus: Laboratorium Parahita Diagnostic Center Surabaya).

(1)

RANCANG BANGUN APLIKASI ANALISIS

KEBUTUHAN PELATIHAN BERBASIS

KOMPETENSI (STUDI KASUS: LABORATORIUM

PARAHITA DIAGNOSTIC CENTER SURABAYA)

TUGAS AKHIR

Program Studi S1 Sistem Informasi

Oleh:

PRADITA MAULIDYA EFFENDI 12.41010.0173

FAKULTAS TEKNOLOGI DAN INFORMATIKA

(2)

DIAGNOSTIC CENTER SURABAYA)

TUGAS AKHIR

Diajukan sebagai salah satu syarat untuk menyelesaikan Program Sarjana

Oleh:

Nama : Pradita Maulidya Effendi NIM : 12.41010.0173

Program : S1 (Strata Satu) Jurusan : Sistem Informasi

Fakultas : Teknologi dan Informatika

(3)

x

Halaman

ABSTRAK ... vii

KATA PENGANTAR ... viii

DAFTAR ISI ... x

DAFTAR TABEL ... xiv

DAFTAR GAMBAR ... xx

DAFTAR LAMPIRAN ... xxiv

BAB I PENDAHULUAN ... 1

1.1 Latar Belakang Masalah ... 1

1.2 Perumusan Masalah ... 3

1.3 Batasan Masalah ... 3

1.4 Tujuan ... 3

1.5 Manfaat ... 4

1.6 Sistematika Penulisan... 4

BAB II LANDASAN TEORI ... 6

2.1 Aplikasi ... 6

2.2 Pelatihan ... 6

2.3 Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Need Analysis) ... 7

2.4 Dimensi Kebutuhan Pada Analisis Kebutuhan Pelatihan ... 8

2.5 Kompetensi ... 9

2.6 Karakteristik Kompetensi... 10

(4)

xi

2.8 Penilaian Berbasis Kompetensi ... 13

2.9 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC) ... 14

2.9.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement) ... 14

2.9.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak (Software Design) ... 15

2.9.3 Konstruksi Perangkat Lunak (Software Constructions) ... 22

2.9.4 Pengujian Perangkat Lunak (Software Testing) ... 23

2.10Black Box Testing ... 24

BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM ... 25

3.1 Identifikasi Permasalahan ... 25

3.1.1 Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini ... 29

3.1.2 Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi ... 30

3.1.3 Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini ... 32

3.1.4 Alir Proses Pengajuan Rencana Pelatihan Saat Ini ... 35

3.1.5 Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini ... 36

3.1.6 Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Saat Ini ... 38

3.2 Analisis Permasalahan ... 39

3.2.1 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini 39 3.2.2 Analisis Pada Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini ... 40

3.2.3 Analisis Pada Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini 41 3.2.4 Analisis Pada Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini ... 41

3.2.5 Analisis Pada Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini ... 42

(5)

xii

3.3 Solusi Permasalahan ... 43

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement) ... 44

3.3.2 Desain Perangkat Lunak (Software Design) ... 79

BAB IV IMPLEMENTASI DAN EVALUASI SISTEM ... 167

4.1 Implementasi Sistem ... 167

4.1.1 Supervisor Laboratorium... 168

4.1.2 Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum ... 180

4.1.3 Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum... 191

4.2 Uji Coba Fungsional ... 196

4.2.1 Uji Coba Fungsional Supervisor Laboratorium ... 196

4.2.2 Uji Coba Fungsional Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum ... 205

4.2.3 Uji Coba Fungsional Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum ... 212

4.3 Uji Coba Non Fungsional... 214

4.3.1 Uji Coba Non Fungsional (Functionallity) ... 214

4.3.2 Uji Coba Non Fungsional (Reliability) ... 214

4.3.3 Uji Coba Non Fungsional (Usability) ... 215

4.3.4 Uji Coba Non Fungsional (Efficiency) ... 215

4.4 Uji Coba Implementasi Data ... 216

4.4.1 Implementasi Data Fungsi Analisis Kebutuhan Pelatihan ... 216

4.5 Evaluasi Sistem ... 223

4.5.1 Evaluasi Perhitungan Dengan Aplikasi ... 223

4.5.2 Evaluasi Perhitungan Manual Tanpa Aplikasi ... 225

BAB V PENUTUP ... 227

(6)

xiii

(7)

1

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang Masalah

Parahita Diagnostic Center (PDC) adalah sebuah perusahaan yang bergerak dalam bidang jasa pelayanan kesehatan khususnya pada bidang laboratorium. Sampai dengan saat ini, PDC memiliki 50 cabang yang tersebar di 11 kota di Indonesia, tiga cabang diantaranya berada di Kota Surabaya. Salah satu cabang terbesar yang ada di Surabaya bertempat di Jalan Dharmawangsa 66 Surabaya. Dalam membangun usahanya, PDC memiliki visi yaitu menjadi diagnostic center terlengkap, terintegrasi, dan terpercaya dengan pelayanan sepenuh hati. PDC secara konsisten berupaya meningkatkan kualitas pelayanan menjadi lebih cepat, nyaman, dan dapat memberikan hasil yang akurat dengan berlandaskan sumber daya manusia (SDM) yang kompeten. Bagian yang bertugas untuk menyediakan SDM yang berkompeten di PDC Cabang Dharmawangsa Surabaya adalah Bagian Sumber Daya Insani (SDI) & Umum.

(8)

Staf Analis Laboratorium, sehingga waktu yang dibutuhkan untuk menilai hasil uji kompetensi menjadi lebih lama.

Penilaian uji kompetensi yang tidak efektif dan efisien menyebabkan Staf SDI & Umum kesulitan dalam menentukan kebutuhan pelatihan yang tepat bagi Staf Analis Laboratorium. Staf SDI & Umum harus menyusun kembali kebutuhan pelatihan yang sama dengan program pelatihan tahun sebelumnya atau berdasarkan permintaan dari Supervisor Laboratorium. Hal ini membuat Staf Analis Laboratorium belum tentu dapat mengikuti program pelatihan yang telah diberikan sehingga akan menghambat Staf Analis Laboratorium dalam melaksanakan pekerjaannya.

Sebagai contoh, hasil uji kompetensi berdasarkan pelaksanaan pelatihan tahun 2014 menunjukkan bahwa terdapat tujuh orang di klinik laboratorium PDC Cabang Dharmawangsa Surabaya belum kompeten dalam mengoperasikan alat pemeriksaan laboratorium. Jika tujuh orang tersebut belum kompeten, maka waktu yang dibutuhkan untuk menganalisis sampel pelanggan menjadi lebih lama. Pemeriksaan sampel yang lama sangat berpengaruh terhadap kualitas layanan kepada pelanggan karena tertundanya penyerahan hasil laboratorium. Kekecewaan pelanggan karena tertundanya pengambilan hasil laboratorium mengakibatkan kualitas dan ketepatan pelayanan PDC Cabang Dharmawangsa Surabaya menjadi menurun.

(9)

dapat mendukung Staf SDI & Umum dalam menentukan pelatihan apa yang tepat sesuai dengan kompetensi masing-masing pegawai sehingga proses analisis sampel pelanggan dapat dilakukan dengan cepat dan akurat untuk meningkatkan kualitas layanan kepada pelanggan.

1.2 Perumusan Masalah

Berdasarkan uraian latar belakang masalah di atas, maka dapat dirumuskan permasalahan yaitu bagaimana membangun aplikasi yang dapat mendukung Parahita Diagnostic Center dalam menentukan kebutuhan pelatihan yang tepat bagi Staf Analis Laboratorium

1.3 Batasan Masalah

Agar ruang lingkup dan pembahasan fokus, permasalahan dalam penelitian ini dibatasi sebagai berikut:

1. Standar dan elemen kompetensi ditetapkan oleh PDC Surabaya.

2. Hasil penilaian pada aplikasi hanya menghasilkan kebutuhan pelatihan untuk pelatihan internal.

3. Tidak membahas mengenai evaluasi pelatihan.

4. Level kompetensi pada setiap bidang klinik telah ditentukan menjadi level

basic, level intermediate, dan level advanced.

5. Rule toleransi gap per kriteria kompetensi ditetapkan oleh PDC Surabaya.

1.4Tujuan

(10)

Manfaat yang diharapkan dengan adanya aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi ini adalah sebagai berikut:

1. Bagian SDI & Umum dapat mengetahui kebutuhan pelatihan yang diperlukan oleh setiap pegawai dengan tepat.

2. Membantu mengurangi waktu penilaian uji kompetensi yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium.

3. Pegawai akan mendapatkan pengetahuan dan keterampilan yang tepat dalam melaksanakan pekerjaannya.

4. Pelayanan kepada pelanggan menjadi meningkat.

1.6 Sistematika Penulisan

Secara garis besar sistematika penulisan dalam penyusunan laporan ini adalah sebagai berikut:

BAB I : PENDAHULUAN

Bab ini menjelaskan mengenai latar belakang permasalahan, perumusan permasalahan, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat yang akan diberikan kepada stakeholder, serta penjelasan mengenai sistematika penulisan pada penelitian ini.

BAB II : LANDASAN TEORI

Bab ini menjelaskan tentang teori yang berkaitan dengan pelatihan, kompetensi, analisis kebutuhan pelatihan dan software

engineering. Teori tersebut digunakan untuk menyelesaikan

(11)

pelatihan berbasis kompetensi pada Parahita Diagnostic Center Surabaya.

BAB III : ANALISA DAN PERANCANGAN SISTEM

Bab ini menjelaskan tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi dari permasalahan, dan perancangan sistem pada rancang bangun aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi di Laboratorium Parahita Diagnostic Center Surabaya. Perancangan sistem yang dibuat meliputi document

flow, system flow, data flow diagram, desain ERD baik conceptual

data model maupun physical data model, struktur basis data, dan

desain interface.

BAB IV : IMPLEMENTASI DAN EVALUASI

Bab ini menjelaskan mengenai implementasi dan evaluasi dari aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi dengan studi kasus di Laboratorium Parahita Diagnostic Center Surabaya. Implementasi dan evaluasi sistem pada bab ini dijelaskan berdasarkan kebutuhan fungsional dan non-fungsional yang ada pada bab sebelumnya.

BAB V : PENUTUP

(12)

6 2.1 Aplikasi

Aplikasi adalah perangkat lunak yang digunakan untuk melayani berbagai macam kebutuhan. Teknologi canggih dari sebuah perangkat keras akan berfungsi bila diberi instruksi-instruksi tertentu. Instruksi-instruksi yang diberikan disebut dengan perangkat lunak (software) (Jogiyanto, 2003).

2.2 Pelatihan

Pelatihan adalah proses dimana individu mendapatkan kapabilitas untuk mencapai tujuan organisasi (Mathis & Jackson, 2006). Sebelum melaksanakan pelatihan, organisasi perlu memahami orientasi dalam pelatihan. Orientasi pelatihan adalah usaha membantu para pegawai agar dapat beradaptasi dengan situasi atau lingkungan bisnis tertentu dalam suatu organisasi. Jadi, dapat disimpulkan bahwa pelatihan yang dikhususkan pada orientasi adalah suatu kegiatan yang dilakukan organisasi untuk mengetahui tingkat keterampilan dan kecakapan pegawainya agar setiap pegawai mampu menunjukkan prestasi kerjanya. Terdapat tiga jenis pelatihan yang telah ditetapkan. yaitu:

1. Pengetahuan (Knowledge), jenis pelatihan ini berfokus pada penanaman dan perincian informasi kognitif untuk peserta pelatihan.

2. Keterampilan (Skill), jenis pelatihan keterampilan dilakukan untuk mengembangkan perubahan perilaku dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab.

(13)

Dalam melaksanakan pelatihan, organisasi perlu memperhatikan langkah-langkah pelatihan. Menurut Dessler (2006), pelatihan terdiri atas lima langkah-langkah, yaitu:

1. Analisis kebutuhan pelatihan, yaitu proses yang dilakukan untuk mengetahui keterampilan dan kebutuhan peserta pelatihan. Hasil analisis kebutuhan pelatihan digunakan untuk mengembangkan pengetahuan dan prestasi.

2. Perencanaan instruksi pelatihan, yaitu proses untuk memutuskan, menyusun, dan menghasilkan isi program pelatihan.

3. Validasi pelatihan, yaitu proses penyajian konsep pelatihan kepada beberapa orang yang mewakili.

4. Penerapan pelatihan, yaitu proses pelaksanaan pelatihan kepada peserta pelatihan.

5. Evaluasi pelatihan, yaitu proses penilaian yang dilakukan pihak manajemen terhadap keberhasilan atau kegagalan program pelatihan.

2.3 Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Need Analysis)

Analisis kebutuhan pelatihan adalah suatu rumusan awal untuk menentukan masalah saat ini dan tantangan masa depan yang harus dipenuhi oleh program pelatihan (Rivai dan Sagala, 2009). Analisis kebutuhan pelatihan merupakan analisis kebutuhan workplace secara spesifik untuk menentukan prioritas kebutuhan pelatihan yang sebenarnya. Hasil dari analisis kebutuhan pelatihan dapat membantu perusahaan dalam menggunakan sumber daya (waktu, dana, dan lain-lain) secara efektif dan efisien.

(14)

organisasi dan juga akan terjadi pemborosan biaya. Perusahaan harus menganalisis kompetensi yang ada saat ini dengan kebutuhan kompetensi perusahaan berdasarkan perubahan situasi perusahaan. Menurut Panggabean, (2004), tujuan dari analisis kebutuhan pelatihan adalah sebagai berikut:

1. Mengidentifikasi keterampilan pegawai untuk meningkatkan kinerja dan produktivitas perusahaan.

2. Menganalisis karakteristik calon peserta pelatihan untuk menyelaraskan program pelatihan dengan tingkat pendidikan, pengalaman, sikap, dan keterampilan setiap pegawai.

3. Mengembangkan pengetahuan secara objektif. Perusahaan meyakini bahwa pelatihan dapat meningkatkan kinerja perusahaan.

2.4 Dimensi Kebutuhan Pada Analisis Kebutuhan Pelatihan

Menurut Bintoro dan Daryanto (2014), terdapat tiga dimensi yang perlu diperhatikan dalam melakukan analisis kebutuhan pelatihan. Dimensi kebutuhan tersebut meliputi:

1. Kebutuhan organisasi secara makro.

Kebutuhan organisasi ditentukan berdasarkan hasil analisis yang dilakukan secara keseluruhan terhadap kondisi sumber daya manusia organisasi saat ini dengan kebutuhan perusahaan. Hasil analisis tersebut digunakan sebagai acuan dalam menjabarkan program-program pelatihan.

(15)

tugasnya sesuai dengan fungsi organisasi. Kedua, mengukur tingkat penguasan pegawai terhadap keterampilan, pengetahuan, dan sikap yang dimiliki sesuai dengan pelaksanaan tugasnya.

3. Kebutuhan per individu.

Kebutuhan ini mengacu pada hasil analisis kebutuhan pelatihan tingkat individu. Kebutuhan tingkat individu dilakukan dengan mengidentifikasi kebutuhan individu sesuai jabatannya.

2.5 Kompetensi

Menurut Simanjuntak, (2005), kompetensi adalah kemampuan dan keterampilan pegawai dalam melaksanakan pekerjaannya. Kompetensi tiap individu dapat dipengaruhi oleh kemampuan dan keterampilan kerja serta motivasi dan etos kerja. Kompetensi dapat didefinisikan sebagai kemampuan untuk melaksanakan suatu tugas, peran, mengintegrasikan pengetahuan, keterampilan, dan sikap yang didasarkan pada pengalaman dan pembelajaran.

Menurut Spencer dan Spencer (Setyowati, 2010), kompetensi terbagi atas dua kategori, yaitu threshold competencies dan differentiating competencies.

Threshold competencies adalah kompetensi dasar yang harus dimiliki seseorang

(16)

hal tersebut berada dalam kategori differentiating competencies.

Berdasarkan konsep-konsep dasar kompetensi yang diungkapkan Spencer dan Spencer, terdapat beberapa pedoman untuk mengembangkan sistem kompetensi, yaitu:

1. Identifikasi pekerjaan atau posisi-posisi kerja untuk pembuatan model kompetensi.

2. Melakukan analisis proses kerja pada suatu posisi pekerjaan tertentu. 3. Melakukan survei mengenai kompetensi yang dibutuhkan.

4. Membuat daftar jenis-jenis kompetensi berdasarkan kompetensi yang dibutuhkan.

5. Uraikan makna setiap jenis kompetensi yang telah dituliskan untuk menyamakan persepsi pada suatu jenis kompetensi.

6. Menentukan skala tingkat penguasaan kompetensi yang ingin dibuat. Sebagai contoh skala 1 (sangat rendah), skala 2 (rendah), 3 (sedang), 4 (baik), dan 5 (sangat baik) atau dengan menggunakan skala basic, intermediate, dan

advanced.

2.6 Karakteristik Kompetensi

Menurut Spencer dan Spencer (Prihadi, 2004), kompetensi memiliki lima karakteristik, diantaranya adalah sebagai berikut:

1. Motif (Motive), adalah suatu hal yang dipikirkan atau diinginkan seseorang secara konsisten sehingga menimbulkan tindakan dari orang tersebut.

(17)

3. Konsep diri (Self-concept), adalah sikap, perilaku, dan nilai-nilai yang dimiliki seseorang.

4. Pengetahuan (Knowledge), adalah kompetensi kompleks yang dimiliki seseorang untuk bidang tertentu.

5. Keterampilan (Skill), adalah kemampuan untuk melaksanakan tugas baik secara fisik maupun mental.

Konsep diri (self-concept), sifat (traits), dan motif (motive) kompetensi lebih tersembunyi, lebih tajam, dan berbeda pada setiap kepribadian seseorang. Sedangkan kompetensi pengetahuan (knowledge) dan kompetensi keterampilan (skill) lebih nyata dan bersifat relatif sebagai salah satu karakteristik manusia. Kompetensi dapat dihubungkan dengan kinerja yang menunjukkan bahwa karakteristik personal dapat memperkirakan kinerja kompetensi. Hubungan antara kompetensi dengan kinerja dapat dilihat pada Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Model Hubungan Kompetensi dan Kinerja

(18)

(perorangan).

2. Explicit Knowledge, adalah pengetahuan dalam bentuk tulisan atau pernyataan

yang didokumentasikan agar dapat dipelajari secara independen. Salah satu bentuk dari explicit knowledge adalah Standard Operation Procedure (SOP).

2.7Konsep Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)

Berikut ini adalah rumus yang dibangun untuk menentukan kesenjangan (gap) kompetensi dalam melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan (Tasie, 2011):

C = (A-B) (2.1)

Keterangan:

A = Tingkat kompetensi yang diharapkan perusahaan (expected competency) B = Tingkat kompetensi yang dimiliki pegawai saat ini (current competency) C = Tingkat kesenjangan (gap) kompetensi

Dalam menentukan perlu tidaknya kebutuhan pelatihan dilakukan perhitungan gap kompetensi. Jika hasil gap kompetensi kurang dari 0, maka dapat dinyatakan telah memenuhi kompetensi dan dijadikan acuan dalam pengembangan karir pegawai. Namun, apabila hasil gap kompetensi lebih dari 0, maka dapat dinyatakan belum kompeten dan diperlukan pelatihan pada kompetensi tersebut.

2.8Pendidikan dan Pelatihan Berbasis Kompetensi

(19)

berfokus pada hasil akhir (outcome). PPBK dilaksanakan untuk mengembangkan kemampuan dan keterampilan seseorang secara khusus untuk mencapai target kinerja (performance target) yang telah ditetapkan (Setyowati, 2010). Tujuan dilaksanakannya PPBK, yaitu:

1. Menghasilkan kompetensi untuk mencapai standar suatu pekerjaan atau jabatan.

2. Menelusuri kompetensi yang telah dicapai. Hasil dari PPBK dihubungkan dengan empat kebutuhan, diantaranya adalah:

a. Standar kompetensi.

b. Program pendidikan dan pelatihan. c. Kebutuhan multi-skilling.

d. Alur karir (career path).

2.8 Penilaian Berbasis Kompetensi

Penilaian berbasis kompetensi adalah suatu kegiatan pengumpulan bukti untuk menunjukkan seseorang dapat berperilaku sesuai dengan standar yang ditetapkan dalam jabatan tertentu (Fletcher, 2005). Penilaian berbasis kompetensi akan menghasilkan nilai kompeten dan nilai belum kompeten pada setiap jenis kompetensi. Setiap individu dapat dikatakan kompeten apabila telah mencapai persyaratan level kompetensi. Menurut Spencer (Manopo, 2011), untuk mencapai suatu level kompetensi, individu harus bersikap dan berperilaku sesuai dengan indikator perilaku setiap level kompetensi.

2.9 Tahapan Software Development Life Cycle (SDLC)

Software Development Life Cycle (SDLC) merupakan panduan yang berisi

(20)

Tahapan-software design (desain perangkat lunak), Tahapan-software constructions (konstruksi

perangkat lunak), dan software testing (pengujian perangkat lunak). Adapun penjelasan dari masing-masing tahapan adalah sebagai berikut.

2.9.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)

Kebutuhan perangkat lunak diartikan sebagai properti yang ditampilkan dalam memecahkan beberapa masalah di dunia nyata (IEEE Computer Society, 2004). Kebutuhan ini menghasilkan desain perangkat lunak yang menjadi dasar untuk mengetahui tempat, aktor, dan kebutuhan layanan dalam sebuah sistem. Kebutuhan perangkat lunak ditentukan melalui empat tahapan, yaitu tahapan elisitasi kebutuhan, analisis kebutuhan masing-masing pengguna sistem, spesifikasi kebutuhan dari masing-masing pengguna sistem, serta validasi dan verifikasi dokumen persyaratan perangkat lunak.

Tahap elisitasi kebutuhan merupakan tahap pertama yang harus dilakukan dalam membangun sebuah perangkat lunak. Prinsip dasar dari tahap elisitasi adalah melakukan komunikasi antar pemangku kepentingan secara efektif. Proses komunikasi ini digunakan sebagai acuan dalam membangun perangkat lunak. Dalam tahap elisitasi, dibutuhkan penjelasan mengenai ruang lingkup dari perangkat lunak yang akan dibangun.

(21)

perusahaan; kedua, menentukan batasan perangkat lunak; dan ketiga, menguraikan spesifikasi kebutuhan perangkat lunak.

Tahap spesifikasi kebutuhan adalah tahapan yang digunakan dalam pembuatan dokumen tentang perangkat lunak yang dibangun. Dalam dokumen tersebut membahas spesifikasi kebutuhan perangkat lunak yang dapat ditinjau secara sistematis, dievaluasi, dan disetujui.

Tahap validasi dan verifikasi dokumen persyaratan perangkat lunak bertujuan untuk menjamin pembuat perangkat lunak telah memahami persyaratan tersebut serta untuk memverifikasi bahwa dokumen persyaratan tersebut telah sesuai dengan standar perusahaan yang lengkap dan konsisten. Proses validasi dan verifikasi dokumen perangkat lunak ini melibatkan pengguna sebagai penilai dan pemberi feedback (umpan balik).

2.9.2 Analisis dan Desain Perangkat Lunak (Software Design)

Menurut IEEE Computer Society (2004), analisis perangkat lunak adalah proses pendefinisian arsitektur, komponen antar muka, dan karakteristik sebuah perangkat lunak. Proses ini dilakukan dengan tujuan untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi permasalahan yang terjadi dengan kebutuhan yang diharapkan, sehingga dapat diusulkan perbaikannya.

(22)

sistem informasi terkomputerisasi.

Setelah melakukan analisis berikutnya adalah membuat desain perangkat lunak. Tahapan dalam mendesain perangkat lunak meliputi struktur perangkat lunak, arsitektur perangkat lunak, dan antar muka pengguna perangkat lunak. Komponen-komponen yang digunakan dalam mendesain perangkat lunak adalah sebagai berikut:

1. System Flow

Bagan alir sistem (system flow) merupakan bagan yang menunjukkan alur pekerjaan sistem secara keseluruhan. Bagan alir sistem menjelaskan urutan-urutan dari prosedur sistem dan proses yang dilakukan oleh sistem. Simbol-simbol yang digunakan dalam membuat bagan alir sistem ditunjukkan pada Gambar 2.2. Berikut ini adalah penjelasan dari simbol-simbol system flow:

a. Simbol dokumen, yaitu simbol yang digunakan untuk dokumen input dan

output baik untuk proses manual atau proses yang sudah terkomputerisasi.

b. Simbol kegiatan manual, yaitu simbol yang digunakan untuk pekerjaan manual.

c. Simbol simpanan offline, yaitu simbol yang digunakan untuk menunjukkan

file non-komputer yang diarsip.

d. Simbol proses, yaitu simbol yang digunakan untuk menunjukkan kegiatan dari operasi program komputer.

(23)

f. Simbol garis alir, yaitu simbol yang digunakan untuk menunjukkan arus dari proses.

g. Simbol penghubung, yaitu simbol yang digunakan untuk menunjukkan penghubung ke halaman yang sama atau ke halaman yang lain.

1. Simbol Dokumen

2. Simbol Kegiatan Manual

3. Simbol Simpanan Offline

4. Simbol Proses

5. Simbol Database

6. Simbol Garis Alir

7. Simbol Penghubung ke Halaman yang Sama

8. Simbol Penghubung ke Halaman Lain

Gambar 2.2 Simbol-simbol System Flow

2. Data Flow Diagram (DFD)

DFD merupakan alat yang digunakan pada metodologi pengembangan sistem yang terstruktur. DFD digunakan untuk menggambarkan sistem yang sudah ada atau sistem baru yang akan dikembangkan. DFD fokus pada aliran data dari dan ke dalam sistem. Simbol-simbol dasar pada DFD adalah sebagai berikut: a. Entitas Luar (External Entity)

(24)

Gambar 2.3 Simbol External Entity b. Aliran Data (Data Flow)

Aliran data (data flow) merupakan simbol untuk menunjukkan aliran data yang menghubungkan proses dengan entitas. Aliran data disimbolkan dengan tanda panah.

Gambar 2.4 Simbol Data Flow c. Proses (Process)

Sebuah proses merupakan sekelompok tindakan dari masuknya aliran data, kemudian diproses agar menghasilkan aliran data keluar. Simbol proses ditunjukkan pada Gambar 2.5.

Gambar 2.5 Simbol Proses d. Penyimpanan Data (Data Store)

Data store digunakan sebagai tempat penyimpanan data dari proses operasi

sistem. Simbol data store ditunjukkan pada Gambar 2.6. 1 Data Store

Gambar 2.6 Simbol Data Store

Dalam membuat diagram aliran data (data flow diagram), terdapat tiga tingkatan (Whitten, 2004). Tingkatan tersebut yaitu:

(25)

Diagram konteks merupakan sebuah model proses yang digunakan untuk mendokumentasikan ruang lingkup dari sebuah sistem. Diagram ini hanya memiliki satu proses yang menggambarkan sistem secara keseluruhan.

b. Diagram Level 0

Diagram level 0 merupakan diagram aliran data yang menggambarkan sebuah

event konteks. Diagram ini menunjukkan interaksi antara input, output, dan

data store pada setiap proses yang ada.

c. Diagram Rinci

Diagram rinci menggambarkan rincian dari proses yang ada pada tingkatan sebelumnya. Diagram ini merupakan diagram dengan tingkatan paling rendah dan tidak dapat diuraikan lagi.

3. Entity Relationship Diagram (ERD)

ERD adalah sebuah gambaran sistem yang meliputi entitas dan relasinya. Setiap entitas memiliki atribut yang menjadi ciri entitas. Atribut terdiri atas beberapa macam, diantaranya adalah:

a. Simple Attribute

Atribut ini merupakan atribut yang unik dan tidak dimiliki oleh atribut lainnya, misalnya entitas mahasiswa yang memiliki atribut NIM.

b. Composite Attribute

Composite Attribute adalah atribut yang memiliki dua nilai harga, misalnya

nama besar (nama keluarga) dan nama kecil (nama asli).

(26)

yang memiliki atribut umur (tanggal lahir).

d. Multi Value Attribute

Multi Value Attribute adalah atribut yang banyak memiliki nilai harga,

misalnya entitas mahasiswa yang memiliki atribut pendidikan (SD, SMP, SMA).

e. Null Value Attribute

Null Value Attribute adalah atribut yang tidak memiliki nilai harga, misalnya

entitas tukang becak yang memiliki atribut pendidikan (tanpa memiliki ijazah).

Relasi adalah hubungan antar entitas yang berfungsi sebagai hubungan yang mewujudkan pemetaan antar entitas. Macam-macam relasi adalah sebagai berikut:

a. One To One (1:1)

Relasi dari entitas satu dengan entitas dua adalah satu berbanding satu. Contoh: Pada pelajaran privat, satu guru mengajar satu siswa dan satu siswa hanya diajar oleh satu guru.

1 1

Guru Siswa

Gambar 2.7 Relasi One To One

b. One To Many (1:m)

(27)

1 m

Guru Siswa

Gambar 2.8 Relasi One To Many

c. Many To Many

Relasi antara entitas yang satu dengan entitas yang kedua adalah banyak berbanding banyak. Contoh: Pada perkuliahan, satu dosen mengajar banyak mahasiswa dan satu mahasiswa diajar oleh banyak dosen pula.

m n

Dosen Mahasiswa

Gambar 2.9 Relasi Many To Many

ERD ini diperlukan agar dapat menggambarkan hubungan antar entitas dengan jelas, dapat menggambarkan batasan jumlah entitas dan partisipasi antar entitas, mudah dimengerti pemakai dan mudah disajikan oleh perancang basis data (database). ERD dibagi menjadi dua jenis model, yaitu:

a. Conceptual Data Model (CDM), adalah jenis model data yang

menggambarkan hubungan antar tabel secara konseptual.

b. Physical Data Model (PDM), adalah jenis model yang menggambarkan

hubungan antar tabel secara fisikal.

Dalam pembuatan context diagram, data flow diagram (DFD), dan entity

relationship diagram (ERD) pada aplikasi yang dibangun saat ini, digunakan

beberapa aplikasi pendukung, yaitu:

1. Power Designer Process Analyst versi 6

Power Designer Process Analyst (PDPA) adalah sebuah aplikasi yang

digunakan untuk membantu menggambarkan context diagram dan data flow

(28)

dapat langsung terhubung apabila di decompose.

2. Sybase Power Designer versi 16.5

Sybase Power Designer versi 16.5 adalah sebuah aplikasi desain arsitektur

yang digunakan untuk membuat rancangan basis data. Selain itu, aplikasi ini juga dapat digunakan untuk mengelola metadata dalam basis data.

2.9.3 Konstruksi Perangkat Lunak (Software Constructions)

Menurut IEEE Computer Society (2004), tahap ini adalah tahap melakukan konversi hasil desain perangkat lunak ke dalam sistem yang dibuat melalui pengkodean. Proses pengkodean yang dilakukan meliputi pembuatan basis data, pengkodean, perbaikan perangkat lunak, serta melakukan pengujian. Dalam tahap ini, terdapat beberapa langkah-langkah yang digunakan sebagai acuan. Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut:

1. Software Construction Fundamentals

Pada langkah ini dilakukan pendefinisian tentang prinsip-prinsip yang digunakan dalam proses implementasi perangkat lunak. Prinsip-prinsip tersebut terdiri atas minimalisasi kompleksitas, mengantisipasi perubahan, dan menyesuaikan dengan standar yang digunakan.

2. Managing Construction

Pada langkah ini dilakukan pendefinisian mengenai penggunaan model implementasi, perencanaan implementasi, dan pengukuran pencapaian implementasi.

(29)

Langkah ini membahas tentang desain implementasi, bahasa pemrograman, kualitas implementasi, proses pengujian, dan integritas perangkat lunak.

Dalam proses implementasi saat ini, digunakan beberapa aplikasi pendukung. Aplikasi pendukung yang digunakan antara lain:

1. Notepad++

Notepad++ adalah aplikasi teks editor berbasis Phyton API yang dirancang

untuk mengolah potongan-potongan kode, plugin, dan markup. Notepad++ mendukung berbagai macam bahasa pemrograman mulai dari C, PHP, hingga

Javascript.

2. MySQL

MySQL adalah sebuah implementasi dari sistem manajemen basis data relasional (RDBMS) yang didistribusikan secara gratis di bawah lisensi GPL (General Public License). MySQL mendukung operasi basis data transaksional maupun operasi basisdata non-transaksional

2.9.4 Pengujian Perangkat Lunak (Software Testing)

(30)

Tingkatan pengujian menjelaskan tentang target pengujian dan tujuan pengujian. Selain target dan tujuan pengujian, juga perlu diperhatikan teknik dari pengujian yang dilakukan. Teknik pengujian meliputi uji coba berdasarkan intuisi dan pengalaman dari seorang tester, diikuti oleh teknik berdasarkan spesifikasi, kode, kesalahan, penggunaan, dan teknik dasar yang relatif berhubungan dari perangkat lunak yang diuji.

Hal-hal terakhir yang perlu diperhatikan dalam pengujian adalah pengukuran pengujian. Pengukuran pengujian dikelompokkan menjadi dua jenis, yaitu berhubungan dengan evaluasi ketika uji coba dilakukan dan evaluasi ketika uji coba selesai dilakukan. Kemudian, juga perlu diperhatikan proses dari pelaksanaan pengujian yang berisi tentang pertimbangan praktis dan aktifitas uji coba.

2.10 Black Box Testing

Black box testing atau yang biasa disebut sebagai functional testing

merupakan teknik pengujian yang dilakukan tanpa adanya suatu pengetahuan tentang detail struktur sistem atau komponen yang akan diuji (Romeo, 2003).

Black box testing berfokus pada kebutuhan fungsional sistem berdasarkan

spesifikasi kebutuhan sistem yang telah ditentukan.

Dengan melakukan pengujian menggunakan black box testing, perekayasa perangkat lunak dapat menggunakan kebutuhan fungsional pada suatu program.

Black box testing dilakukan untuk mengecek kesalahan (error) pada suatu

(31)

25

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi permasalahan, analisis permasalahan, solusi dari permasalahan, dan perancangan sistem pada Rancang Bangun Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan Berbasis Kompetensi (Studi Kasus: Laboratorium Parahita Diagnostic Center Surabaya). Identifikasi dan analisis permasalahan ditulis berdasarkan hasil wawancara yang telah dilakukan.

3.1 Identifikasi Permasalahan

Parahita Diagnostic Center (PDC) adalah salah satu perusahaan bidang laboratorium yang menyediakan beberapa layanan, antara lain layanan laboratorium, elektromedis, dan rontgen. PDC memiliki 50 cabang di seluruh kota di Indonesia, salah satunya terletak di Jalan Dharmawangsa Kota Surabaya. PDC Cabang Dharmawangsa Surabaya terdapat 5 jenis jabatan yang seluruhnya berjumlah 128 pegawai.

PDC selalu berupaya meningkatkan kualitas pelayanan menjadi lebih cepat, nyaman, dan akurat melalui sumber daya manusia (SDM) yang kompeten. Dalam menyediakan SDM yang kompeten, PDC mengadakan pelatihan setiap tahun melalui Bagian SDI & Umum. Pengadaan pelatihan bertujuan untuk meningkatkan kemampuan dan keterampilan pegawai serta untuk menghasilkan SDM yang kompeten sesuai dengan bidang pekerjaan.

(32)

tersebut adalah proses pembuatan soal uji kompetensi, proses penilaian uji kompetensi, proses penyusunan kebutuhan pelatihan, proses pengajuan draft rencana pelatihan, proses persetujuan rencana pelatihan dan proses pembuatan laporan rencana pelatihan. Kebutuhan pelatihan masing-masing pegawai disusun berdasarkan permintaan pelatihan dari setiap supervisor bagian. Supervisor masing-masing mengajukan permintaan pelatihan kepada Bagian SDI & Umum berdasarkan hasil uji kompetensi yang telah dilakukan pada tiap bagian. Namun, saat ini uji kompetensi hanya dilakukan kepada Staf Analis Bagian Laboratorium. Hal ini karena Staf Analis Laboratorium bertugas menganalisis sampel pelanggan yang nantinya akan berdampak pada kepuasan pelanggan. Saat ini, Staf Analis Labatorium berjumlah 19 orang yang terbagi ke dalam lima klinik. Klinik-klinik tersebut adalah klinik rutin, klinik mikrobiologi, kimia klinik, klinik hematologi, dan klinik imunologi.

Setelah melakukan identifikasi permasalahan, perlu diketahui terlebih dahulu proses bisnis, peran (role) dan tanggung jawab (responsibility) masing-masing stakeholder, serta penerapan aturan (rule) dan kebijakan (policy) yang ada di PDC Surabaya saat ini untuk melakukan analisis permasalahan. Penjelasan dari proses bisnis masing-masing stakeholder dapat dilihat pada Tabel 3.1.

Tabel 3.1 Proses Bisnis Masing-Masing Stakeholder

Stakeholder Peran Phase Rule Policy

Supervisor Laboratorium

Pembuatan soal uji kompetensi

1

R.1) Mencatat soal-soal uji kompetensi sesuai dengan instruksi kerja alat

pemeriksaan pada masing-masing klinik. Soal tersebut

(33)

terdiri atas 12-15 soal yang terbagi dalam 2 bagian, yaitu:

a. Ujian tulis (60%) b. Ujian praktek (40%)

Penilaian uji

kompetensi 2

R.2) Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan penilaian, diantaranya adalah:

a. Pencocokkan hasil jawaban dengan kunci jawaban.

b. Perhitungan jumlah nilai uji kompetensi. Hasil penilaian harus mencapai persentase nilai 80%.

Persentase

R.3) Penyusunan kebutuhan pelatihan dicatat ke dalam

Microsoft Excel berdasarkan

pelatihan yang diajukan Supervisor Bagian.

-

Pengajuan

draft rencana

pelatihan

4

R.4) Mengajukan rencana pelatihan kepada Supervisor SDI & Umum.

R.5) Hasil penyusunan program pelatihan dilaporkan dalam bentuk hard copy kepada Supervisor SDI & Umum. Laporan berisi tentang nama-nama materi pelatihan beserta jadwal masing-masing pelatihan.

- Umum memberikan persetujuan atau catatan perbaikan atas draft rencana pelatihan yang diajukan.

(34)

dan kebijakan (policy) pada Tabel 3.1, maka akan digambarkan proses bisnis secara keseluruhan dalam bentuk gambar yang dapat dilihat pada Gambar 3.1.

Proses Pelaksanaan Pelatihan Saat Ini

Staff SDI & Umum

Supervisor SDI & Umum Supervisor Lab Staff Analis Lab

P

h

a

se

Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji

kompetensi Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji kompetensi

Mulai

Membuat soal uji kompetensi

per klinik

Soal-soal uji kompetensi per

klinik

Mengerjakan soal uji kompetensi

Jawaban soal uji kompetensi

Menilai jawaban uji kompetensi Jawaban soal uji

kompetensi

Daftar rencana pelatihan

Dinyatakan kompeten dan pengembangan

karir

Daftar rencana pelatihan

Persetujuan rencana pelatihan

Dokumen rencana pelatihan yang

disetujui

Realisasi pelatihan Membuat laporan rencana

program pelatihan

Laporan rencana program pelatihan internal tahunan

Selesai Mengajukan

pelatihan

Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji

kompetensi Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji kompetensi Soal-soal uji kompetensi per

klinik

Gambar 3.1 Proses Pelaksanaan Pelatihan Saat Ini

(35)

3.1.1 Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini

Berikut ini adalah detil alir proses pembuatan soal uji kompetensi yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium saat ini. Detil alir proses pembuatan soal uji kompetensi dapat dilihat pada Gambar 3.2.

Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi

Supervisor Laboratorium Staf Analis Klinik Rutin Staf Analis Klinik Mikrobiologi Staf Analis Klinik

Imunologi Staf Analis Klinik

Hematologi Staf Analis Kimia Klinik

P

h

a

se

Mulai

Data Instrusksi Kerja Alat per klinik

Soal-soal uji kompetensi per

klinik 1. Mencatat soal-soal

uji kompetensi (Uji Tulis & Uji

Praktek)

Soal-soal uji kompetensi Urysis 2400 & Sysmex US

2000

Soal-soal uji kompetensi Sysmex CA-500

Soal-soal uji kompetensi Cobas

E601 &Architect i2000 SR

Soal-soal uji kompetensi Bact alert & Mikroskop

Soal-soal uji kompetensi Cobas

501, TMS 24i

Selesai

Gambar 3.2 Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini

Adapun penjelasan dari alir proses pembuatan soal uji kompetensi saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.2.

Tabel 3.2 Penjelasan Alir Proses Pembuatan Soal Uji Kompetensi Saat Ini

Phase No.

Proses Nama Proses Input Proses Output

1 1 Mencatat soal-soal uji kompetensi (Uji Tulis & Uji Praktek)

Data instrusksi kerja alat

Mencatat soal uji kompetensi untuk masing-masing klinik

berdasarkan instruksi kerja alat per klinik di laboratorium

(36)

Berikut ini adalah detil alir proses penilaian uji kompetensi saat ini yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Detil alir proses ini digambarkan pada Gambar 3.3.

Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini

Supervisor Laboratorium 1. Mencocokkan

jawaban dengan kunci jawaban Kunci jawaban

2. Memberikan

nilai hasil jawaban

3. Menghitung jumlah nlai

Persentase nilai

Hasil jawaban kompetensi yang

sudah dinilai Jawaban uji

kompetensi

masing-5. Pernyataan kompeten dan dapat

melakukan pengembangan karir

Data penilaian yang dinyatakan

kompeten

Formulir pengajuan pelatihan

A

Gambar 3.3 Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini

Adapun penjelasan dari alir proses penilaian uji kompetensi saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.3.

Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Penilaian Uji Kompetensi Saat Ini

Phase No.

2 1 Mencocokkan

jawaban dengan kunci

(37)

Phase No.

jawaban jawaban hasil jawaban Staf Analis

Laboratorium dengan kunci jawaban

dinilai

2 Memberikan nilai hasil jawaban memberikan nilai pada tiap jawaban

Hasil jawaban kompetensi yang sudah dinilai jumlah nilai keseluruhan untuk diketahui persentase nilai hasil jawaban

Hasil jawaban kompetensi yang sudah dinilai

4 Cek jumlah persentase nilai

Hasil jawaban kompetensi yang sudah dinilai

Supervisor Laboratorium mengecek jumlah persentase nilai dari hasil jawaban yang sudah dinilai

-

Decision - Proses ini

menjelaskan hasil persentase nilai

apakah ≥ 80%.

Jika persentase

nilai ≥ 80%, maka

dinyatakan kompeten dan dilakukan pengembangan karir. Jika

persentase nilai ≤

80%, maka dilakukan pembinaan

-

5 Pernyataan kompeten dan pengembangan karir

Hasil jawaban yang sudah dinilai

Staf Analis Laboratorium dinyatakan kompeten oleh Supervisor

Laboratorium dan dapat mengikuti

(38)

Proses

pengembangan karir melalui pelatihan, promosi karir, dan lain lain 6 Melakukan

pembinaan

Hasil jawaban yang sudah dinilai

Supervisor Laboratorium akan memberikan pembinaan kepada Staf Analis

Laboratorium yang memiliki

persentase nilai ≤

80%

-

7 Mengajukan pelatihan

- Supervisor Laboratorium melakukan pengajuan pelatihan bagi Staf Analis Laboratorium

-

3.1.3 Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini

(39)

Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini

Supervisor Laboratorium Staff SDI & Umum

P

h

a

se

Formulir pengajuan

pelatihan

2. Menyusun draft kebutuhan

pelatihan

Jumlah materi pelatihan

kurang?

Materi pelatihan tahun sebelumnya

Ya

Tidak

Draft rencana pelatihan Mulai

Selesai 1. Mencatat

pelatihan yang diajukan Hasil penilaian

uji kompetensi

Hasil penilaian uji kompetensi Formulir

pengajuan pelatihan

Gambar 3.4 Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini

(40)

Phase No. mencatat pelatihan yang diajukan ke

Ms.Excel

Dokumen rencana pelatihan

menjelaskan apakah jumlah pelatihan yang diajukan kurang dari kebutuhan pelatihan internal. Jika jumlah materi pelatihan kurang, maka Staf SDI & Umum akan mengambil materi pelatihan dari tahun sebelumnya Jika jumlah pelatihan telah cukup, maka akan langsung diakukan penyusunan dan materi pelatihan sebelumnya

Staf SDI & Umum menyusun draft kebutuhan pelatihan berdasarkan pelatihan yang diajukan dan materi pelatihan sebelumnya

Draft rencana pelatihan yang terdiri atas terdiri atas nomor urutan, nama materi pelatihan, tanggal pelatihan, nama-nama bagian beserta nama pegawai, trainer pelatihan, dan perkiraan biaya per materi pelatihan 3.1.4 Alir Proses Pengajuan Rencana Pelatihan Saat Ini

(41)

diajukan adalah dokumen rencana pelatihan yang berisi nama pegawai dan materi pelatihan yang akan dilakukan. Dokumen rencana pelatihan diajukan kepada Supervisor SDI & Umum untuk meminta persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan yang diajukan. Saat ini, proses pengajuan Detil alir proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.5.

Proses Pengajuan draft Rencana Pelatihan Saat Ini

Staf SDI & Umum

Supervisor SDI & Umum

P

h

a

s

e

Draft rencana pelatihan

Draft rencana pelatihan Mulai

Selesai Mengajukan

draft rencana pelatihan

Gambar 3.5 Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini

Adapun penjelasan dari alir proses pengajuan draft rencana pelatihan saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.5.

Tabel 3.5 Penjelasan Alir Proses Pengajuan Draft Rencana Pelatihan Saat Ini

Phase No. rencana pelatihan dengan

memberikan dokumen rencana

Draft rencana

(42)

Proses Proses

pelatihan kepada Supervisor SDI & Umum.

trainer pelatihan, dan perkiraan biaya per materi pelatihan 3.1.5 Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini

Berikut ini adalah detil alir proses persetujuan rencana pelatihan saat ini yang dilakukan oleh Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum. Detil alir proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.6.

Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini

Supervisor SDI & Umum Staf

SDI & Umum

1. Memeriksa

Mulai

Setuju?

2. Menandatangani

3. Memberikan

catatan perbaikan

Draft rencana pelatihan yang

disetujui

Draft rencana pelatihan (perbaikan) Tidak

Ya

Selesai

5. Memperbaiki

draft rencana pelatihan Draft rencana

pelatihan (perbaikan)

Draft rencana pelatihan yang sudah diperbaiki

4. Menyerahkan

draft rencana pelatihan perbaikan kepada Staf SDI & Umum

(43)

Adapun penjelasan dari alir proses persetujuan rencana pelatihan saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.6.

Tabel 3.6 Penjelasan Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini

Phase No.

6 1 Memeriksa

Supervisor SDI & Umum melakukan persetujuan terhadap draft rencana

pelatihan.

-

menjelaskan apakah Supervisor SDI & Umum menyetujui draft rencana pelatihan. Jika ya, maka Supervisor SDI & Umum akan menandatangani draft tersebut. Jika tidak, maka Supervisor SDI & Umum

memberikan catatan perbaikan.

-

2 Menandatanga-ni draft rencana pelatihan

menandatangani draft rencana pelatihan yang diajukan.

Draft

Supervisor SDI & Umum memberikan catatan perbaikan

Draft rencana pelatihan (perbaikan) 4 Menyerahkan

draft rencana pelatihan yang diperbaiki kepada Staf SDI & Umum

Draft rencana pelatihan (perbaikan)

Supervisor SDI & Umum menyerahkan draft rencana

pelatihan perbaikan kepada Staf SDI & Umum

(44)

Proses

5 Memperbaiki rencana melakukan perbaikan atas catatan yang diberikan oleh Supervisor SDI & Umum dan meminta persetujuan kembali kepada Supervisor SDI & Umum

Dokumen rencana pelatihan yang sudah diperbaiki

3.1.6 Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Saat Ini

Berikut ini adalah detil alir proses pembuatan laporan rencana pelatihan internal saat ini yang dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum. Laporan ini dibuat satu kali dalam setahun pada akhir bulan Desember. Detil alir proses tersebut digambarkan pada Gambar 3.7.

Proses Pembuatan Laporan Rencana Program Pelatihan Internal Saat Ini

Staff SDI & Umum

P Draft rencana

pelatihan yang disetujui

1. Membuat laporan rencana program pelatihan tahunan

Laporan rencana program pelatihan

internal tahunan

Laporan rencana program pelatihan

internal tahunan

(45)

Adapun penjelasan dari alir pembuatan laporan rencana pelatihan internal saat ini dapat dilihat pada Tabel 3.7.

Tabel 3.7 Penjelasan Alir Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Saat Ini

Phase No.

5 1 Membuat

laporan program pelatihan (tanggal dan rincian pelatihan)

Data program pelatihan internal

Staf SDI & Umum membuat laporan program pelatihan. Laporan berisi nama peserta, materi pelatihan, dan tanggal pelatihan.

Laporan rencana pelatihan

internal tahunan

3.2 Analisis Permasalahan

Setelah diketahui detil dari masing-masing proses, selanjutnya dilakukan analisis permasalahan sesuai dengan detil alir proses pada tahap identifikasi permasalahan. Hasil analisis dari masing-masing proses diperlukan untuk merancang perangkat lunak agar memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna nantinya. Hasil dari analisis permasalahan adalah sebagai berikut.

(46)

Penilaian uji kompetensi dilakukan oleh Supervisor Laboratorium dengan cara mencatat nilai dan menghitung total nilai dari masing-masing jenis soal. Soal-soal uji kompetensi saat ini terdiri atas soal ujian tulis dan soal ujian praktek. Saat ini, ketentuan seseorang dikatakan kompeten apabila total nilai uji kompetensinya telah mencapai ≥ 80%. Jika total nilai uji kompetensi pegawai < 80%, maka akan diberi pelatihan. Cara perhitungan yang dilakukan Supervisor Laboratorium saat ini juga masih menggunakan alat hitung manual, yaitu kalkulator. Namun, dari hasil uji kompetensi tersebut belum dapat diketahui bagaimana ukuran seseorang dapat dikatakan kompeten atau tidak, karena pada soal uji kompetensi yang diberikan tidak disebutkan syarat minimal jawaban yang harus dijawab oleh pegawai agar dapat dikatakan kompeten. Hal ini menyebabkan pelatihan yang diberikan belum tentu efektif bagi pegawai. Selain itu, proses perhitungan yang masih menggunakan kalkulator akan memakan waktu lebih lama.

(47)

yang harus dijawab oleh pegawai, sehingga dapat diketahui nilai kompeten pada tiap soal uji kompetensi.

3.2.3 Analisis Pada Alir Proses Penyusunan Kebutuhan Pelatihan Saat Ini Proses penyusunan kebutuhan pelatihan dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan cara mencatat formulir pengajuan pelatihan dari masing-masing supervisor ke dalam Ms. Excel. Kemudian, dibuatkan laporan daftar rencana pelatihan internal untuk periode satu tahun. Namun, apabila jumlah pelatihan yang diajukan terlalu sedikit untuk pelatihan internal, Staf SDI & Umum memasukkan daftar pelatihan tahun sebelumnya pada susunan pelatihan yang baru. Hal ini menyebabkan terjadinya ketidaksesuaian antara pelatihan yang disusun dengan kebutuhan pelatihan sebenarnya dari Staf Analis Laboratorium.

Oleh karena itu, diperlukan rancangan perangkat lunak yang dapat menampilkan hasil prioritas pelatihan berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan yang telah dilakukan. Dari hasil analisis kebutuhan pelatihan tersebut, akan ditampilkan nama-nama materi pelatihan yang dibutuhkan oleh pegawai, tetapi terdapat satu materi pelatihan yang menjadi prioritas utama. Seluruh materi pelatihan yang dibutuhkan pegawai baik yang prioritas maupun tidak akan disimpan dan ditampilkan pada proses pembuatan draft rencana pelatihan. Sehingga, setiap pegawai dapat mengikuti lebih dari satu materi pelatihan.

(48)

& Umum. Proses pengajuan draft yang masih dilakukan manual membuat Staf SDI & Umum harus mencetak terlebih dahulu draft rencana pelatihan tersebut, kemudian menyerahkan langsung kepada Supervisor SDI & Umum. Apabila draft rencana pelatihan tidak segera diajukan, maka proses tindak lanjut dari Supervisor SDI & Umum juga akan mengalami keterlambatan waktu.

Oleh karena itu, diperlukan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat membuat dan mengajukan draft rencana pelatihan secara otomasi. Proses pembuatan dan pengajuan draft rencana pelatihan yang dibuat secara otomatis akan membantu Staf SDI & Umum dalam menyusun draft rencana pelatihan berdasarkan hasil analisis kebutuhan pelatihan yang dilakukan sebelumnya. Selain itu, proses pengajuan draft rencana pelatihan juga dapat dilakukan dengan cepat sehingga proses tindak lanjut juga dapat segera dilakukan.

3.2.5 Analisis Pada Alir Proses Persetujuan Rencana Pelatihan Saat Ini Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum melakukan persetujuan rencana pelatihan berdasarkan draft rencana pelatihan yang telah diajukan oleh Staf SDI & Umum. Supervisor SDI & Umum memiliki banyak pekerjaan yang membuat Supervisor tidak selalu berada di ruang kerja dalam jangka waktu tertentu, sehingga tidak dapat menyetujui atau memberi perbaikan pada draft rencana pelatihan. Hal ini membuat proses persetujuan atau pemberian perbaikan rencana pelatihan membutuhkan waktu yang lama. Dampaknya, Staf SDI & Umum terlambat dalam melaksanakan pelatihan pegawai.

(49)

agar mempercepat Supervisor SDI & Umum dalam melakukan persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan yang diajukan oleh Staf SDI & Umum.

3.2.6 Analisis Pada Alir Proses Pembuatan Laporan Rencana Pelatihan Internal

Proses pembuatan laporan rencana pelatihan saat ini dilakukan oleh Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum dengan mengumpulkan seluruh daftar pelatihan internal yang telah disusun per bulan. Staf SDI & Umum harus menyalin daftar pelatihan per bulan yang sudah disetujui ke dalam dokumen laporan rencana pelatihan tahunan. Hal ini membuat Staf SDI & Umum membutuhkan waktu lebih dalam menyusun laporan.

Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah rancangan perangkat lunak yang dapat mengumpulkan seluruh daftar pelatihan yang sudah disetujui secara otomasi. Perangkat lunak tersebut juga akan diberi fitur untuk mengunduh laporan dengan format (.pdf) sehingga memudahkan Staf SDI & Umum dalam membuat laporan rencana pelatihan tahunan secara langsung tanpa harus menyalin daftar pelatihan per bulan. Selain itu, di dalam laporan rencana pelatihan internal yang dibuat dicantumkan dua grafik. Grafik pertama menjelaskan jumlah pelatihan masing-masing sub bagian per bulan dan grafik yang kedua menjelaskan jumlah persentase kebutuhan pelatihan masing-masing sub bagian.

3.3 Solusi Permasalahan

(50)

aplikasi dengan kebutuhan perangkat keras (hardware) dapat dilihat pada Gambar 3.8.

Staf SDI & Umum

Supervisor SDI & Umum Aplikasi Analisis Kebutuhan

Pelatihan Berbasis Kompetensi Melakukan rekapitulasi

nilai uji kompetensi

Melakukan analisis kebutuhan pelatihan, membuat draft rencana

pelatihan, dan membuat laporan rencana pelatihan

Laporan rencana pelatihan

Menyetujui/ memberikan perbaikan

rencana pelatihan

Gambar 3.8 Desain Arsitektur Sistem

3.3.1 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)

Kebutuhan perangkat lunak (Software Requirement) merupakan langkah awal dalam membangun sebuah perangkat lunak. Hal ini dilakukan agar perangkat lunak yang dibangun sesuai dengan fungsi-fungsi yang dibutuhkan oleh pengguna. Dalam menyusun kebutuhan perangkat lunak (Software Requirement), terdapat beberapa tahapan yang harus dikerjakan, yaitu:

A Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)

(51)

Dari komunikasi tersebut, hasilnya akan dilanjutkan ke dalam proses

Software Development Life Cycle (SDLC). Selain itu, elemen penting dari tahap

elisitasi ini adalah menentukan ruang lingkup dari proyek yang dikerjakan. Berikut ini adalah data-data yang akan digunakan untuk keperluan pengembangan perangkat lunak. Data-data tersebut diperoleh dari hasil wawancara dan observasi yang dilakukan di Parahita Diagnostic Center Surabaya.

1. Data Pengguna

Data pengguna digunakan untuk memberikan hak akses kepada pengguna terhadap perangkat lunak yang dibangun. Contoh data pengguna dapat dilihat pada Tabel 3.8.

Tabel 3.8 Data Pengguna

No Pengguna Peran

1 Supervisor Laboratorium Supervisor Laboratorium bertanggung jawab dalam membuat soal uji

kompetensi dan melakukan penilaian hasil uji kompetensi.

2 Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

Staf SDI & Umum bertanggung jawab dalam melakukan penyusunan

kebutuhan pelatihan, pengajuan pelatihan, dan membuat laporan program pelatihan internal. 3 Supervisor Sumber Daya

Insani (SDI) & Umum

Supervisor SDI & Umum bertanggung jawab dalam melakukan persetujuan atau perbaikan rencana pelatihan yang diajukan oleh Staf SDI & Umum.

2. Data Jenis Kompetensi

(52)

No Jenis Kompetensi

1 Knowledge

2 Skill

3 Attitude

3. Data Elemen dan Materi Uji Kompetensi

Data uji kompetensi adalah soal-soal uji kompetensi yang digunakan untuk proses rekapitulasi nilai uji kompetensi. Contoh data uji kompetensi untuk Klinik Rutin dapat dilihat pada Tabel 3.10

.

Tabel 3.10 Contoh Data Elemen dan Materi Uji Kompetensi Kompetensi : Staff Analis Klinik Rutin

Alat : Urysis 2400 dan Sysmex UX 2000

No Elemen Kompetensi Materi Uji

1 Mengidentifikasi jenis-jenis pemeriksaan

a. Jelaskan beberapa pemeriksaan baru yang ada di Parahita (Min.3) b. Sebutkan jenis narkoba yang

dapat diperiksa (min.3) 2 Melaksanakan proses

pemeriksaan

a. Jelaskan prosedur pemeriksaan pada lab pemeriksaan

b. Bagaimana melakukan tahap verifikasi

c. Bagaimana melakukan tahap delta check

d. Bagaimana prinsip pemeriksaan pada Urysis 2400

e. Jelaskan mengenai presisi dan akurasi

3 Mengevaluasi hasil pemeriksaan

a. Jelaskan 4 macam kristal dan silinder dalam sedimen urin dan berikan gambarnya

b. Bagaimana cara mengevaluasi hasil control urine

c. Tindakan apa yang dilakukan apabila ditemukan hasil lekosit (esterase) positif 2 pada

(53)

4. Data Standar Penilaian

Data standar penilaian adalah standar nilai yang digunakan untuk proses rekapitulasi nilai uji kompetensi. Contoh data tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.11.

Tabel 3.11 Contoh Data Standar Penilaian Standar

Nilai Parameter

1 Tidak mampu menyelesaikan sama sekali

2 Mampu menyelesaikan beberapa langkah dengan benar 3 Mampu menyelesaikan sebagian besar kebutuhan kompetensi

(memahami sebagian besar)

4 Mampu menyelesaikan seluruh kebutuhan kompetensi (memahami secara keseluruhan)

5 Mampu menyelesaikan secara keseluruhan dengan baik dan runtut (memahami dan dapat memberikan penjelasan disertai contoh)

5. Data rule

Data rule adalah kebijakan perusahaan saat ini yang menetapkan nilai minimum untuk memerlukan adanya pelatihan atau tidak. Data rule dapat dilihat pada Tabel 3.12.

Tabel 3.12 Data Rule

No Jenis Kompetensi Rule Toleransi Gap

1 Knowledge 40%

2 Skill 30%

3 Attitude 30%

(54)

No Fungsi 1 Pencatatan master kompetensi 2 Rekapitulasi nilai uji

3 Analisis kebutuhan pelatihan 4 Pengajuan draft rencana pelatihan 5 Persetujuan rencana pelatihan

6 Pembuatan laporan rencana pelatihan internal B Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)

Berdasarkan data-data yang diperoleh dari proses elisitasi kebutuhan, selanjutnya dilakukan analisis terhadap kebutuhan masing-masing stakeholder. Perlu diketahui terlebih dahulu peran (role) dan aturan (rule) masing-masing

stakeholder yang dapat dilihat pada Tabel 3.14.

Tabel 3.14 Proses Bisnis Masing-Masing Stakeholder Pada Sistem Baru

Pencatatan master kompetensi

1 R.1) Jenis kompetensi yang digunakan adalah:

a. Knowledge

b. Skill

c. Attitude

Sementara itu, level kompetensi yang digunakan adalah

basic, intermediate, advanced.

Elemen dan materi uji kompetensi dapat berubah per tahun

Rekapitulasi Nilai Uji

2 R.2) Standar penilaian yang digunakan adalah 1-5. Parameter standar penilaian dapat dilihat pada Tabel 3.12.

Periode penilaian dilakukan satu kali dalam setahun, yaitu pada bulan Januari Staf Sumber

Daya Insani

Analisis kebutuhan

3 R.3) Melakukan analisis toleransi gap

Rule toleransi

(55)

(SDI) & Umum

pelatihan berdasarkan jenis dan level kompetensi menggunakan rumus yang telah ditetapkan.

a. Knowledge (40%)

b. Skill (30%) c. Attitude (30%) Pengajuan

rencana pelatihan

4

- -

Pembuatan laporan rencana pelatihan internal

6

- -

Supervisor Sumber Daya Insani (SDI) & Umum

Persetujuan rencana

pelatihan 5 - -

Untuk melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan berdasarkan aturan dan kebijakan sistem baru pada Tabel 3.14, maka langkah-langkah yang harus dilakukan pada setiap prosesnya adalah sebagai berikut:

1. Melakukan rekapitulasi nilai uji berdasarkan hasil uji kompetensi yang dilakukan oleh Supervisor Laboratorium. Nilai yang dicatat terdiri atas nilai kompetensi knowledge, nilai kompetensi skill, dan nilai kompetensi attitude. 2. Menghitung nilai gap kompetensi per materi uji dengan rumus sebagai

berikut:

Gap kompetensi = Standar nilai – Nilai yang diberikan (3.1)

3. Menghitung nilai rata-rata gap kompetensi per elemen kompetensi. Rumus perhitungan rata-ratanya adalah sebagai berikut:

(56)

a. = rata-rata gap kompetensi

b. = jumlah gap kompetensi semua materi uji per elemen kompetensi c. = jumlah soal materi uji per elemen kompetensi

4. Setelah mengetahui nilai rata-rata gap kompetensi per elemen kompetensi, selanjutnya Staf Sumber Daya Insani (SDI) & Umum melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan dengan cara menghitung toleransi gap untuk masing-masing elemen kompetensi berdasarkan jenis dan level kompetensinya. Batas rule toleransi gap ditentukan oleh Parahita Diagnostic Center dengan persentase knowledge 40%, skill 30%, dan attitude 30%. Berikut ini adalah rumus yang digunakan untuk menganalisis kebutuhan pelatihan.

(3.3) Keterangan:

a. = rata-rata gap kompetensi

b. = jumlah standar nilai yang ditentukan

5. Hasil kebutuhan pelatihan dari analisis tersebut, akan dibuatkan draft rencana pelatihan yang meliputi jadwal pelatihan, nama trainer pelatihan, dan biaya pelatihan.

6. Draft rencana pelatihan yang telah dibuat, kemudian diajukan kepada

(57)

7. Selanjutnya, Staf SDI & Umum membuat laporan rencana pelatihan berdasarkan draft rencana pelatihan yang telah disetujui oleh Supervisor SDI & Umum.

(58)

Tabel 3.15 Hasil Analisis Kebutuhan Pengguna

Stakeholder Peranan Phase Rule Fungsi Input Nama Proses Output

Bertanggung jawab dalam melakukan pembuatan soal dan penilaian uji kompetensi

1 (R.1) Pencatatan master kompetensi

1. Data jenis kompetensi

Mencatat jenis kompetensi

Master data jenis kompetensi 2. Data level

kompetensi

Mencatat level kompetensi

Master data level kompetensi 3. Data standar

nilai

Mencatat standar nilai

Master data standar penilaian 4. Data elemen

dan materi uji kompetensi

Mencatat elemen dan materi uji

kompetensi

Master data elemen

Mencatat nilai uji knowledge

Nilai rata-rata

gap kompetensi knowledge

Mencatat nilai uji skill

Nilai rata-rata

(59)

Stakeholder Peranan Phase Rule Fungsi Input Nama Proses Output nilai

7. Data elemen dan materi uji kompetensi

Mencatat nilai uji attitude

Nilai rata-rata

gap kompetensi attitude

Staf Sumber Daya Insani

(SDI) & Umum

Bertanggung jawab dalam membuat rencana pelatihan internal tahunan, melakukan analisis kebutuhan pelatihan, mengajukan rencana pelatihan kepada Supervisor Laboratorium, dan membuat laporan program pelatihan internal

Mencatat rule toleransi gap

setiap jenis kompetensi

Master data rule 3. Data pegawai

d. Level prioritas

pelatihan (basic,

intermediate, advanced)

4 -

Pengajuan draft rencana pelatihan

1. Data pegawai 2. Data bagian 3. Data sub

Membuat draft rencana pelatihan

Draft rencana

(60)