1 BAB I PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang Masalah
PT. Sinar Mas Agro Resource and Technology (SMART) Tbk. adalah salah satu perusahaan produsen minyak goreng, margarin dan minyak mentah atau yang disebut dengan Crude Palm Oil (CPO) dengan bahan baku kelapa sawit terbesar di Indonesia. PT.SMART Tbk. memiliki tujuan bisnis untuk menjadi yang terbaik dengan tekad menjadi perusahaan berbasis kelapa sawit di Indonesia yang terbesar, terintegrasi dan menguntungkan bagi konsumen. Aktivitas utama PT.SMART Tbk. dimulai dari penanaman dan pemanenan pohon kelapa sawit, pengolahan tandan buah segar menjadi minyak sawit dan inti sawit, serta pemrosesan CPO menjadi produk industri dan konsumen. PT.SMART Tbk. juga mendistribusikan, memasarkan dan mengekspor produk konsumen berbasis kelapa sawit.
Sebagai contoh pada penilaian kompetensi karyawan tahun 2012, beberapa jabatan yang terdapat pada departemen produksi membutuhkan karyawan yang memiliki kompetensi mengenai HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point). Seperti yang tercantum pada Tabel 1.1, menunjukkan bahwa sebanyak 15 karyawan belum berkompeten dalam mengimplementasikan HACCP. HACCP merupakan sistem manajemen mutu yang harus dipahami dan diimplementasikan dengan benar oleh karyawan sesuai standar. Jika kompetensi dalam mengimplementasikan HACCP tersebut tidak terpenuhi, maka proses produksi yang dilaksanakan oleh karyawan tidak akan menjamin keamanan pangan pada sebuah produk yang dihasilkan.
Tabel 1.1 Jumlah Karyawan Kompeten Pada Kompentensi HACCP
Jabatan Kebutuhan
Karyawan
Ketersediaan Karyawan
Jumlah Karyawan
Berkompeten Belum
Berkompeten
Maintenance Officer 1 1 0 1
Filling Maintenance Operator 3 3 2 1
Operator ISB Surabaya 6 6 5 1
Operator Sealer 5 5 4 1
Operator Ingredient 5 5 4 1
Operator Fat Blend & GA 10 10 8 2
Operator Packing Auto 53 53 52 1
Operator Packaging 10 10 8 2
Operator Siem/428 9 9 7 2
Operator Timbangan 5 5 3 2
Operator Heating Cooling 6 6 5 1
Total 113 113 98 15
karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Selain itu, pelaksanaan pelatihan juga akan menghabiskan banyak biaya.
Menentukan kebutuhan pelatihan dengan pendekatan berbasis kompetensi akan dapat membantu mengidentifikasi pengetahuan, keterampilan, sikap dan perilaku apa yang diperlukan oleh karyawan dalam melaksanakan pekerjaannya (Gupta dkk, 2007). Pengukuran kebutuhan (need assessment) merupakan konsep yang digunakan untuk menentukan kebutuhan pelatihan (Noe, 2000). Konsep tersebut disebut juga dengan analisis kebutuhan pelatihan atau analisis kesenjangan (gap analysis) yang dilakukan dengan mengukur kesenjangan antara tingkat kompetensi karyawan pada saat ini dengan tingkat kompetensi yang dibutuhkan dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Hariandja (2007) mengemukakan bahwa analisis kebutuhan pelatihan sangat penting karena merupakan landasan untuk kegiatan selanjutnya seperti pemilihan metode pelatihan yang tepat dan biaya pelatihannya.
Dari uraian diatas maka diperlukan suatu aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi. Aplikasi tersebut diharapkan dapat menentukan kebutuhan pelatihan pada setiap karyawan sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan dalam melaksanakan pekerjaan.
1.2 Perumusan Masalah
1.3 Pembatasan Masalah
Agar tugas akhir ini menjadi lebih fokus, maka perlu adanya batasan masalah sebagai berikut:
1. Lokasi penelitian dilaksanakan pada operasi bisnis hilir (Downstream) PT.SMART Tbk. Refinery Surabaya di Departemen Personnel & General Affairs.
2. Level kompetensi pada jenis kompetensi yang dibutuhkan organisasi di setiap jabatan/pekerjaan telah ditentukan antara 1 sampai dengan 4.
1.4 Tujuan
Berdasarkan perumusan masalah di atas, maka tujuan dalam tugas akhir ini yang akan dicapai adalah menghasilkan aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi pada PT.SMART Tbk.
1.5 Manfaat
Manfaat yang diharapkan dari perancangan suatu aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi pada PT. SMART Tbk adalah sebagai berikut:
1. Department head dapat mengetahui kebutuhan pelatihan diperlukan oleh karyawan dengan tepat.
2. Training officer dapat mengetahui peserta yang akan mengikuti pelatihan beserta jumlahnya.
1.6 Sistematika Penulisan
Sistematika yang digunakan dalam penyusunan laporan ini dibedakan dengan pembagian bab sebagai berikut:
BAB I : PENDAHULUAN
Bab ini menjelaskan latar belakang, perumusan masalah, pembatasan masalah, tujuan, manfaat dan sistematika dari rancang bangun aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi.
BAB II : LANDASAN TEORI
Bab ini menjelaskan tentang teori yang berkaitan dengan pelatihan, kompetensi, analisis kebutuhan pelatihan dan software engineering. Teori tersebut digunakan untuk menyelesaikan permasalahan dalam rancang bangun aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi.
BAB III : ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM
BAB IV : EVALUASI DAN IMPLEMENTASI
Bab ini menjelaskan tentang implementasi dari analisis dan aplikasi yang dibuat secara keseluruhan beserta penjelasan dari rancangan input dan output. Adapun isi dari bab ini antara lain: Kebutuhan hardware, kebutuhan software, instalasi aplikasi, hasil uji coba sistem, uji coba kemudahan penggunaan aplikasi oleh end user dan hasil evaluasi sistem mengenai uji coba aplikasi,.
BAB V : PENUTUP
7
Landasan teori merupakan panduan untuk menemukan solusi pemecahan masalah yang sedang dihadapi. Pada bab ini akan dikemukakan landasan teori yang terkait dengan permasalahan untuk mendukung rancang bangun aplikasi analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi.
2.1 Pelatihan
2.1.1Definisi Pelatihan
Orientasi yang efektif akan mencapai beberapa tujuan utama (Mathis dan Jackson, 2006):
1. Membentuk kesan yang menguntungkan pada karyawan dari organisasi dan pekerjaan.
2. Menyampaikan informasi mengenai organisasi dan pekerjaan. 3. Meningkatkan penerimaan antar pribadi oleh rekan-rekan kerja.
4. Mempercepat sosialisasi dan integrasi karyawan baru ke dalam organisasi. 5. Memastikan bahwa kinerja dan produktivitas karyawan dimulai lebih cepat.
2.1.2Tujuan Pelatihan
Menurut Mathis dan Jackson (2006) menyatakan bahwa pelatihan dapat dirancang untuk memenuhi sejumlah tujuan berbeda dan dapat diklasifikasikan ke dalam berbagai cara. Beberapa pengelompokan yang umum meliputi:
1. Pelatihan yang dibutuhkan dan rutin
Dilakukan untuk memenuhi berbagai syarat hukum yang diharuskan dan berlaku sebagai pelatihan untuk semua karyawan (orientasi karyawan baru).
2. Pelatihan pekerjaan atau teknis
Memungkinkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan, tugas, dan tanggung jawab mereka dengan baik (misalnya pengetahuan tentang produk, proses dan prosedur teknis, dan hubungan pelanggan).
3. Pelatihan antar pribadi dan pemecahan masalah
antar pribadi keterampilan-keterampilan manajerial atau kepengawasan dan pemecahan konflik).
4. Pelatihan perkembangan dan inovatif
Menyediakan fokus jangka panjang untuk meningkatkan kapabilitas individual dan organisasional untuk masa depan (misalnya praktik-praktik bisnis, perkembangan eksekutif dan perubahan organisasional).
2.1.3Jenis Pelatihan
Jenis pelatihan menurut Mathis dan Jackson (2006) menyatakan bahwa ada 3 jenis yang dapat ditetapkan yaitu sebagai berikut:
1. Pengetahuan
Menanamkan informasi kognitif dan perincian untuk peserta pelatihan. 2. Keterampilan
Mengembangkan perubahan perilaku dalam menjalankan kewajiban-kewajiban pekerjaan dan tugas.
3. Sikap
Menciptakan ketertarikan dan kesadaran akan pentingnya pelatihan.
2.1.4Sasaran Pelatihan
Menurut Rivai dan Sagala (2009), pada dasarnya setiap kegiatan yang terarah tentu harus mempunyai sasaran yang jelas, memuat hasil yang ingin dicapai dalam melaksanakan kegiatan tersebut. Demikian pula dengan program pelatihan, hasil yang ingin dicapai hendaknya dirumuskan dengan jelas agar langkah-langkah persiapan dan pelaksanaan pelatihan dapat diarahkan untuk mencapai sasaran yang ditentukan. Oleh karena itu, sasaran pelatihan dikategorikan ke dalam beberapa tipe tingkah laku yang diinginkan, antara lain:
1. Kategori psikomotorik, meliputi pengontrolan otot-otot sehingga orang dapat melakukan gerakan-gerakan yang tepat. Sasarannya adalah agar orang tersebut memiliki keterampilan fisik tertentu.
2. Kategori afektif, meliputi perasaan, nilai dan sikap. Sasaran pelatihan dalam kategori ini adalah untuk membuat orang mempunyai sikap tertentu.
3. Kategori kognitif, meliputi proses intelektual seperti mengingat, memahami, dan menganalisis. Sasaran pelatihan pada kategori ini adalah untuk membuat orang mempunyai pengetahuan dan keterampilan berpikir.
2.1.5Prinsip-prinsip Pelatihan
Sofyandi (2008) mengemukakan lima prinsip pelatihan sebagai berikut: 1. Participation, artinya dalam pelaksanaan pelatihan para peserta harus ikut aktif
2. Repetition, artinya senantiasa dilakukan secara berulang karena dengan ulangan-ulangan ini peserta akan lebih cepat untuk memahami dan mengingat apa yang telah diberikan.
3. Relevance, artinya harus saling berhubungan. Sebagai contoh, para peserta pelatihan terlebih dahulu diberikan penjelasan secara umum tentang suatu pekerjaan sebelum mereka mempelajari hal-hal khusus dari pekerjaan tersebut. 4. Transference, artinya program pelatihan harus disesuaikan dengan
kebutuhan-kebutuhan yang nantinya akan dihadapi dalam pekerjaan yang sebenarnya.
5. Feedback, artinya setiap program pelatihan yang dilaksanakan selalu dibutuhkan umpan balik yaitu untuk mengukur sejauh mana keberhasilan dari program pelatihan tersebut.
2.1.6Langkah-langkah Pelatihan
Menurut Dessler (2006), lima langkah pelatihan, yaitu:
1. Analisis kebutuhan, yaitu mengetahui keterampilan dan kebutuhan calon yang akan dilatih dan mengembangkan pengetahuan khusus yang terukur serta tujuan prestasi.
2. Merencanakan instruksi, yaitu untuk memutuskan, menyusun dan menghasilkan isi program pelatihan termasuk buku kerja, latihan dan aktivitas.
3. Validasi, dimana orang-orang yang terlibat membuat sebuah program pelatihan dengan menyajikannya kepada beberapa pemirsa yang dapat mewakili.
5. Evaluasi dan tindak lanjut, dimana manajemen menilai keberhasilan atau kegagalan program pelatihan.
2.1.7Metode Pelatihan
Menurut Rachmawati (2008), ada dua metode yang digunakan perusahaan untuk pelatihan, yaitu:
1. On the job training
Pelatihan pada karyawan untuk mempelajari bidang pekerjaannya dengan benar-benar mengerjakannya. Beberapa bentuk pelatihan on the job training, yaitu: a. Couching/understudy
Bentuk pelatihan dan pengembangan ini dilakukan di tempat kerja oleh atasan atau karyawan yang berpengalaman. Metode ini dilakukan dengan pelatihan cara informal dan tidak terencana dalam melakukan pekerjaan seperti menyelesaikan masalah, partisipasi dengan tim, kekompakkan, pembagian pekerjaan, dan hubungan dengan atasan atau teman kerja.
b. Pelatihan magang/apprenticeship training
Pelatihan yang mengkombinasikan antara pelajaran di kelas dengan praktik di tempat kerja setelah beberapa teori diberikan pada karyawan. Karyawan akan dibimbing untuk mempraktikkan dan mengaplikasikan semua prinsip belajar pada keadaan pekerjaan sesungguhnya.
b. Tidak membutuhkan fasilitas di luar kantor yang mahal seperti ruang kelas atau peralatan belajar tertentu.
c. Metode ini juga memberikan pembelajaran, karena orang yang dilatih belajar dan
juga melakukannya dan mendapatkan timbal balik yang cepat atas prestasimereka.
2. Off the job training
Pelatihan yang menggunakan situasi di luar pekerjaan. Dipergunakan apabila banyak pekerja yang harus dilatih dengan cepat seperti halnya dalam penguasaan pekerjaan. Beberapa bentuk pelatihan off the job training, yaitu:
a. Lecture
Teknik seperti kuliah dengan presentasi atau ceramah yang diberikan penyelia/pengajar pada kelompok karyawan. Dilanjutkan dengan komunikasi dua arah dan diskusi. Hal ini digunakan untuk memberikan pengetahuan umum pada peserta.
b. Presentasi dengan video
Teknik ini menggunakan media video, film, atau televisi sebagai sarana presentasi tentang pengetahuan atau bagaimana melakukan suatu pekerjaan. Metode ini dipakai apabila peserta cukup banyak dan masalah yang dikemukakan cukup kompleks.
c. Vesibule training
d. Bermain peran (role playing)
Teknik pelatihan ini dilakukan seperti simulasi dimana peserta memerankan jabatan atau posisi tertentu untuk bertindak dalam situasi yang khusus.
e. Studi kasus
Teknik ini dilakukan dengan memberikan sebuah atau beberapa kasus manajemen untuk dipecahkan dan didiskusikan di kelompok atau tim dimana masing-masing tim akan saling berinteraksi dengan anggota tim yang lain. f. Self study
Merupakan teknik pembelajaran sendiri oleh peserta dimana peserta dituntut untuk proaktif melalui media bacaan, materi, video dan kaset.
g. Program pembelajaran
Pembelajaran ini seperti self study, tapi kemudian peserta diharuskan membuat rangkaian pertanyaan dan jawaban dalam materi sehingga dalam pertemuan selanjutnya rangkaian pertanyaan tadi dapat disampaikan pada penyelia atau pengajar untuk diberikan umpan balik.
h. Laboratory training
Latihan untuk meningkatkan kemampuan melalui berbagai pengalaman, perasaan, pandangan dan perilaku di antara para peserta.
i. Action learning
2.2 Analisis Kebutuhan Pelatihan (Training Need Analysis) 2.2.1Definisi Analisis Kebutuhan Pelatihan
Menurut Mangkunegara (2003), Analisis kebutuhan pelatihan (Training Need Analysis) adalah suatu studi sistematis tentang suatu masalah pendidikan dengan pengumpulan data dan informasi dari berbagai sumber untuk mendapatkan pemecahan masalah atau saran tindakan selanjutnya. Analisis kebutuhan pelatihan merupakan sebuah analisis kebutuhan workplace yang secara spesifik dimaksudkan untuk menentukan apa sebetulnya kebutuhan pelatihan yang menjadi prioritas. Informasi kebutuhan tersebut akan dapat membantu perusahaan dalam menggunakan sumber daya (waktu, dana, dan lain-lain) secara efektif sekaligus menghindari kegiatan pelatihan yang tidak perlu.
2.2.2Alasan Diadakannya Kebutuhan Pelatihan
Hardjana (2001), mengemukakan bahwa kebutuhan pelatihanmuncul apabila:
1. Kinerja dan prestasi karyawan belum sesuai dengan standar yang sudah ditentukan
karena faktor-faktor yang ada pada mereka.
2. Organisasi menetapkan sasaran-sasaran baru, produk baru atau pasar baru.
3. Organisasi mengadakan perluasan atau perampingan usaha sehingga perlu dibentuk
struktur kerja baru.
4. Organisasi mengadakan modernisasi dibidang peralatan, struktur organisasi dan
manajemen baru.
5. Terbit dan berlaku perundang-undangan pemerintah yang baru yang menuntun
penyesuaian dan perubahan pada organisasi.
2.2.3Tujuan Analisis Kebutuhan Pelatihan
Tujuan dari analisis kebutuhan menurut Panggabean (2004) sebagai berikut:
1. Mengindentifikasi keterampilan prestasi kerja khusus yang dibutuhkan untuk
memperbaiki kinerja dan produktivitas.
2. Menganalisis karakteristik peserta untuk menjamin bahwa program tersebut cocok
untuk tingkat pendidikan, pengalaman, dan keterampilan begitu juga sikap dan
motivasi seseorang.
3. Mengembangkan pengetahuan khusus yang dapat diukur dan objektif. Dalam tahap ini
harus ada keyakinan bahwa penurunan kinerja dapat ditingkatkan melalui pelatihan
2.2.4Tipe Analisis Kebutuhan Pelatihan
Tipe analisis yang diperlukan dalam analisis kebutuhan pelatihan menurut Arep dan Tanjung (2002), yaitu:
1. Analisis organisasional
Analisis terhadap segala permasalahan organisasi yang lebih difokuskan pada permasalahan internal organisasi/perusahaan.
2. Analisis operasional
Analisis yang diperlukan untuk menentukan standar operasi yang tepat dalam melakukan suatu pekerjaan. Orang yang dibutuhkan dalam analisis operasional ini adalah seorang ahli/pakar yang dapat menentukan standar operasi yang mencakup perilaku standar pemegangjabatan.
3. Analisis individu
Analisis yang dilakukan secara personal untuk menentukan apakah terdapat kesenjangan antara kebutuhan-kebutuhan kerja dan organisasi yang teridentifikasi (standar yang ditentukan) dengan perilaku dan karakteristik masing-masing karyawan. Jika terdapat perbedaan antara kinerja yang diharapkan dengan kinerja sesungguhnya, maka pelatihan individu menjadi kebutuhan.
2.2.5Langkah-langkah Analisis Kebutuhan Pelatihan
Menurut Grace (2001), langkah-langkah dasar untuk melaksanakan analisis kebutuhan pelatihan adalah sebagai berikut:
2. Menunjuk koordinator pelatihan untuk melakukan pengelolaan kegiatan pelatihan dari perencanaan sampai dengan berlangsungnya kegiatan pelatihan.
3. Mengumpulkan informasi tentang keterampilan dan kemampuan karyawan apa yang perlu dilakukan, apa yang sedang dilakukan serta bagaimana seseorang harus melakukannya dengan baik.
4. Menganalisis informasi tentang keterampilan dan kemampuan karyawan yang harus dicapai untuk saat ini dan masa depan.
5. Mengidentifikasi kesenjangan antara situasi saat ini dan apa yang akan diperlukan.
2.2.6Konsep Analisis Kesenjangan (Gap Analysis)
Berikut adalah rumus yang dibangun untuk membantu dalam melakukan analisis (Tasie, 2011):
(C) = (A-B) ………..…. (2.1)
Keterangan:
A = Tingkat kompetensi yang dimiliki oleh karyawaan saat ini (current competency) B = Tingkat kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan (expected competency) C = Tingkat kesenjangan kompetensi (gap)
2.2.7Penentuan Prioritas Kebutuhan Pelatihan
Hal yang perlu diperhatikan jika kebutuhan pelatihan telah ditentukan adalah menentukan sebuah prioritas dari pelatihan yang akan dilaksanakan. Seorang koordinator pelatihan akan mengidentifikasi prioritas pelaksanaan pelatihan sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Berapa banyak karyawan yang membutuhkan pelatihan dan sumber daya apa yang tersedia untuk pelatihan, merupakan suatu hal yang dipertimbangkan dalam memprioritaskan pelatihan.
Berdasarkan penelitian yang dilakukan oleh Tasie (2011) tentang analisis kebutuhan pelatihan berbasis kompetensi, menjelaskan penentuan prioritas pelaksanaan pelatihan dilakukan dengan menggunakan perhitungan rata-rata dari hasil perhitungan kesenjangan pada setiap kompetensi. Skala rata-rata hasil perhitungan kesenjangan tersebut dibagi menjadi 3 bagian, yaitu high priority, medium priority, low priority. Rata-rata hasil perhitungan kesenjangan tertinggi yang akan diprioritaskan untuk dilaksanakan.
2.3 Kompetensi
2.3.1Definisi Kompetensi
Menurut Simanjuntak (2005) kompetensi individu adalah kemampuan dan keterampilan melakukan kerja. Kompetensi setiap orang dipengaruhi oleh beberapa faktor yang dikelompokkan dalam 2 golongan, yaitu:
Sedangkan Mathis dan Jackson (2006) mengatakan kompetensi adalah karakteristik-karakteristik dasar yang dapat dihubungkan dengan kenaikan kinerja individu atau tim. Ada semakin banyak organisasi menggunaan pendekatan kompetensi adalah:
1. Untuk mengkomunikasikan perilaku yang dihargai di seluruh organisasi. 2. Untuk meningkatkan tingkat kompetensi di organisasi tersebut.
3. Untuk menekankan kapabilitas karyawan guna meningkatkan keunggulan kompetitif organisasional.
Manopo (2011), dalam bukunya yang berjudul “Competency Based Talent
and Performance Management System” menjelaskan bahwa definisi atau pendekatan kompetensi yang relevan dapat digunakan dan diimplementasikan di dalam organisasi adalah sebagai berikut:
1. Model kompetensi menggambarkan kombinasi perilaku antara pengetahuan, keterampilan, dengan karakteristik yang diperlukan untuk menunjukkan perannya dalam organisasi secara efektif dan kinerja yang sesuai di dalam organisasi (Lucia dan Lepsinger, 1999).
2. Sekumpulan perilaku spesifik yang dapat diamati dan dibutuhkan oleh seseorang untuk sukses dalam melakukan peran dan mencapai tujuan/target perusahaan (Byham dan Moyer, 1998).
oleh seseorang untuk sukses dalam melakukan pekerjaan dan mencapai tujuan organisasi.
2.3.2Manfaat Pengembangan Model Kompetensi
Menurut Manopo (2011), manfaat dari pengembangan model kompetensi di organisasi dan implementasinya adalah sebagai berikut:
1. Dapat merekrut orang-orang terbaik sesuai dengan pekerjaan dan kebutuhan organisasi
2. Memaksimalkan produktivitas. Dengan adanya model kompetensi, organisasi terbantu untuk mengidentifikasi kebutuhan pengembangan, termasuk mendorong arah bisnis dan individu untuk fokus pada pengaruh yang dimunculkan terhadap kinerja tertinggi.
3. Memberi kesempatan dilakukannya proses umpan balik 360 derajat (360 degree feedback). Proses ini diperlukan untuk menggambarkan bagaimana seseorang benar-benar bekerja dengan memfokuskan pada perilaku yang efektif untuk menunjang pekerjaan.
4. Dapat adaptasi terhadap perubahan.
5. Menghubungkan perilaku ke dalam strategi dan nilai-nilai organisasi.
2.3.3Model Kompetensi Spencer
Dengan kata lain, kompetensi menurut Spencer dan Spencer memandang kompetensi terdiri atas beberapa aspek berikut:
1. Sejumlah karakteristik bermakna sebagai faktor penting seorang individu dan menjadi bagian dari kepribadian seseorang serta dapat memprediksi perilaku yang muncul.
2. Kompetensi memprediksi perilaku atau kinerja.
3. Kompetensi mampu memprediksi secara aktual apakah seseorang berperilaku secara sesuai atau tidak dalam pekerjaannya.
Dalam aplikasinya, Spencer dan Spencer membuat rating terhadap penguasaan seseorang terhadap kompetensi yang dimaksud. Hal ini akan memudahkan seseorang user untuk mengidentifikasi secara objektif dan terukur mengenai level kompetensi yang diharapkan dengan pencapaian individu terhadap kompetensi yang dimaksud. Di sini, Spencer dan Spencer menggunakan pendekatan skala Likert untuk mendefinisikan level kompetensi tersebut.
2.3.4Penilaian Berbasis Kompetensi
1. Fokus pada hasil.
2. Penilaian bersifat individual.
3. Tidak ada perbandingan dengan hasil individu lain. 4. Semua standar (persyaratan) harus dipenuhi.
5. Proses berkelanjutan (mengarahkan pada pengembangan dan penilaian lebih lanjut).
Penilaian berbasis kompetensi menghasilkan nilai kompeten dan belum kompeten pada setiap jenis kompetensi. Langkah-langkah untuk melakukan penilaian berbasis kompetensi terhadap seseorang adalah sebagai berikut:
1. Menetapkan kriteria yang dipersyaratkan untuk individu dalam melakukan pekerjaan.
2. Mengumpulkan bukti mengenai hasil kinerja individu. 3. Mencocokan bukti dengan hasil yang dipersyaratkan.
4. Membuat penilaian mengenai pencapaian terhadap semua hasil kinerja yang dipersyaratkan.
5. Mengalokasikan nilai kompeten dan belum kompeten pada setiap kompetensi. 6. Membuat rencana untuk kompetensi-kompetensi yang belum kompeten.
seseorang telah menunjukkan kompetensi tertentu atau tidak dalam melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya.
Penentuan level kompetensi dapat dilakukan dengan mengukur persentase tingkat kemampuan dari setiap indikator perilaku yang terdapat dalam setiap level kompetensi. Tingkat kemampuan dari setiap indikator perilaku terbagi menjadi 3 bagian, yaitu, mampu, cukup mampu dan tidak mampu. Jika individu memiliki jumlah persentase > 0% tidak mampu atau ≥ 50% cukup mampu dalam menunjukkan perilaku tertentu maka dapat dikatakan belum mencapai suatu level kompetensi dan akan dibutuhkan pelatihan pada level tersebut. Jika individu memiliki jumlah persentase >50% mampu dalam menunjukkan perilaku tertentu maka dapat dikatakan telah mencapai suatu level kompetensi.
2.4 Rekayasa Perangkat Lunak (Software Engineering) 2.4.1Definisi Rekayasa Perangkat Lunak
Menurut Fritz Bauer dalam Pressman (2001), rekayasa perangkat lunak adalah penetapan dan pemakaian prinsip-prinsip rekayasa dengan tujuan mendapatkan perangkat lunak yang ekonomis, terpercaya, dan bekerja efisien pada mesin yang sebenarnya (komputer).
2.4.2Pengontrol Kualitas Perangkat Lunak
1. Proses (process)
Proses merupakan lapisan paling dasar dalam rekayasa perangkat lunak. Proses dari rekayasa perangkat lunak adalah perekat yang menyatukan lapisan-lapisan teknologi dan memungkinkan pengembangan yang rasional dan periodik dari perangkat lunak komputer.
2. Metode (methods)
Metode dari rekayasa perangkat lunak menyediakan secara teknis bagaimana membangun sebuah perangkat lunak. Metode meliputi sekumpulan tugas yang luas, termasuk di dalamnya analisis kebutuhan, perancangan, konstruksi program, pengujian, dan pemeliharaan. Metode dari rekayasa perangkat lunak bergantung pada sekumpulan prinsip dasar masing-masing area teknologi dan memasukkan pemodelan aktivitas serta teknik deskriptif lainnya.
3. Alat bantu (tools)
2.4.3Waterfall Model
Menurut Pressman (2001), dalam perancangan perangkat lunak dikenal linier sequential model atau yang lebih dikenal dengan sebutan classic life cycle atau waterfall model. Model ini menyarankan pendekatan yang sistematik dan berurutan dalam pengembangan perangkat lunak. Berikut adalah aktivitas secara detail di dalam waterfall model, yaitu:
1. System engineering
Pemodelan ini diawali dengan mencari kebutuhan dari keseluruhan sistem yang akan diaplikasikan ke dalam bentuk perangkat lunak.
2. Analysis
Seluruh kebutuhan perangkat lunak harus didapatkan pada tahap ini, termasuk kegunaan perangkat lunak yang diharapkan pengguna dan batasan perangkat lunak.
3. Design
Desain dikerjakan setelah kebutuhan perangkat lunak dikumpulkan secara lengkap. Tahap ini digunakan untuk mengubah kebutuhan-kebutuhan tersebut menjadi representasi ke dalam bentuk blueprint software.
4. Coding
Perancangan yang telah dilakukan akan diterjemahkan ke dalam bentuk yang dimengerti oleh komputer.
5. Testing
6. Maintanance
Tahap ini akan menangani permasalahan dan memperbaiki permintaan setelah perangkat lunak dirilis.
Gambar 2.1 Waterfall Model (Pressman, 2001)
2.4.4Flow Chart
Flow chart adalah teknik analisis yang dipergunakan untuk mendeskripsikan beberapa aspek dari sistem informasi secara jelas, ringkas dan logis. Flow chart menggunakan serangkaian simbol standar yang menggambarkan prosedur yang digunakan oleh perusahaan dan arus data melalui sistem (Romney dan Steinbart, 2003). Ada dua macam flow chart yang menggambarkan proses dengan menggunakan komputer, yaitu:
1. Flow chart system
2. Flow chart program
Flow chart program adalah bagan yang memperlihatkan urutan proses secara logis yang dilaksanakan oleh komputer dalam menjalankan sebuah program. Flow chart program ini merupakan langkah awal pembuatan program. Dengan adanya flow chart program maka urutan proses di program menjadi lebih jelas.
Flow chart disusun dengan simbol. Simbol-simbol yang digunakan dalam flow chart dapat dilihat pada Tabel 2.1.
Tabel 2.1 Simbol-simbol Flow Chart (Romney dan Steinbart, 2003)
Simbol Nama Keterangan
Terminal
Simbol untuk menunjukkan awal, akhir dan pemberhentian dalam suatu proses atau
program
Proses manual Simbol yang menunjukkan pengolahan yang dilakukan secara manual
Proses dengan komputer
Simbol untuk menunjukkan pengolahan yang dilakukan dengan komputer
Arah dokumen atau proses
Simbol menunjukkan arah aliran dokumen atau proses
On-page connector Simbol untuk menggambarkan proses pada halaman yang sama
Off-page connector Simbol untuk menggambarkan proses pada
halaman yang berbeda
Keputusan Simbol untuk kondisi yang mnggambarkan langkah pengambilan keputusan
On-line keying Simbol yang menyatakan input dengan menggunakan mesin yang mempunyai
Simbol Nama Keterangan
Dokumen
Simbol yang menyatakan input berasal dari dokumen dalam bentuk tulisan tangan atau
output dicetak dengan komputer
Input/output Simbol yang menyatakan proses input dan
output di dalam bagan alir program
Penyimpanan online
Simbol yang menggambarkan data yang disimpan dalam file on-line yang dapat diakses
secara langsung
2.4.5Data Flow Diagram (DFD)
Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model logika data atau proses yang dibuat untuk menggambarkan darimana asal data dan kemana tujuan data yang keluar dari sistem, dimana data disimpan, proses apa yang menghasilkan data tersebut dan interaksi antara data yang tersimpan dan proses yang dikenakan pada data tersebut (Kendall dan Kendall, 2008). Diagram ini digunakan untuk menggambarkan arus data di dalam sistem secara terstruktur dan jelas. Selain itu, DFD merupakan gambaran dari sistem yang baik. Adapun beberapa simbol yang sering dipakai dalam DFD terdiri dari:
a. Simbol entity, digunakan sebagai sumber dari input sistem atau tujuan dari output sistem.
b. Simbol proses dimana sering digunakan untuk melakukan perubahan terhadap input yang masuk sehingga menghasilkan data dari perubahan input yang diolah.
Gambar 2.3 Simbol Process
c. Simbol data store atau penyimpanan data, sering digunakan sebagai simpanan dari data yang dapat berupa suatu file atau basis data.
Gambar 2.4 Simbol Data Store
d. Simbol yang menggambarkan aliran data, yang sering digunakan untuk menghubungkan antara proses dengan proses, proses dengan sumber proses, dan proses dengan tujuan. Sedangkan anak panahnya menunjukkan arah aliran data.
Gambar 2.5 Aliran Data
2.4.6Entity Relationship Digram (ERD)
sebagai entity dan relasi. Selain itu, ERD digunakan untuk memperlihatkan hubungan antar data store yang ada di DFD.
Untuk merancang ERD dibutuhkan adanya kardinalitas relasi untuk menunjukkan jumlah maksimum entitas yang dapat berelasi dengan entitas pada himpunan entitas yang lain (Fathansyah, 2002). Kardinalitas relasi dikategorikan menjadi tiga, yaitu:
1. One to one relationship
Jenis hubungan antar tabel yang menggunakan bersama sebuah kolom primary key. Jenis hubungan ini tergolong jarang digunakan, kecuali untuk alasan keamanan atau kecepatan akses data. Misalnya satu departemen hanya mengerjakan satu jenis pekerjaan saja dan satu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja.
2. One to many relationship
Jenis hubungan antartabel dimana satu record pada satu tabel terhubung dengan beberapa record pada tabel lain. Jenis hubungan ini merupakan yang paling sering digunakan. Misalnya suatu pekerjaan hanya dikerjakan oleh satu departemen saja, namun suatu departemen dapat mengerjakan beberapa macam pekerjaan sekaligus. 3. Many to many relationship
32
Pada bab ini akan dibahas tentang identifikasi dan analisis permasalahan, solusi permasalahan dan perancangan sistem dalam Rancang Bangun Aplikasi Analisis Kebutuhan Pelatihan Berbasis Kompetensi Pada PT.SMART Tbk. Identifikasi dan analisis permasalahan menggunakan teknik wawancara dan observasi yang dilakukan di perusahaan.
3.1 Identifikasi dan Analisis Permasalahan
PT.SMART Tbk. adalah salah satu perusahaan produsen minyak goreng, margarin dan minyak mentah atau yang disebut dengan CPO dengan bahan baku kelapa sawit terbesar di Indonesia. PT.SMART Tbk. juga mendistribusikan, memasarkan dan mengekspor produk konsumen berbasis kelapa sawit. Selain minyak curah dan minyak industri, produk turunan PT.SMART Tbk. juga dipasarkan dengan berbagai merek, seperti Filma dan Kunci Mas. Saat ini, merek-merek tersebut diakui kualitasnya dan memiliki pangsa pasar yang signifikan di segmennya masing-masing di Indonesia.
PT.SMART Tbk memiliki beberapa pabrik di seluruh Indonesia, salah satunya terletak di Kota Surabaya. Pabrik di Surabaya terdapat 250 jenis jabatan yang diisi oleh karyawan lebih dari 800 orang. Setiap karyawan yang mengisi jabatan-jabatan tersebut harus memiliki kompetensi yang dibutuhkan.
tahun telah melaksanakan pelatihan. Pelatihan yang dilaksanakan saat ini bertujuan untuk mengembangkan kompetensi karyawan secara optimal dan untuk memenuhi kebutuhan perusahaan akan SDM yang berkualitas. Saat ini permasalahan yang dihadapi oleh PT.SMART Tbk. adalah kompetensi yang dimiliki karyawan belum sesuai dengan yang diharapkan oleh perusahaan.
Pelatihan akan dilaksanakan sesuai dengan permintaan dari setiap departemen. Departement head bertanggung jawab atas permintaan pelaksanaan pelatihan bagi karyawannya. Permintaan tersebut berupa pengajuan pelatihan yang dibutuhkan oleh karyawan dalam mengembangkan kompetensi karyawan dan permintaan tersebut dilaksanakan setiap setahun sekali. Kebutuhan pelatihan yang diajukan oleh department head, dilakukan tanpa adanya identifikasi mengenai pelatihan apa yang dibutuhkan oleh setiap karyawan dalam melakukan pekerjaannya. Sehingga pelaksanaan pelatihan tidak dapat meningkatkan kompetensi setiap karyawan dalam melaksanakan pekerjaan. Selain itu, pelaksanaan pelatihan juga akan menghabiskan banyak biaya. Tahun 2013, biaya pelaksanaan pelatihan sebesar 600 juta dengan total karyawan yang mengikuti pelatihan mencapai 2168.
perusahaan mengenai proses bisnis dalam menganalisis kebutuhan pelatihan, lebih lengkapnya bisa dilihat pada Tabel 3.1.
Tabel 3.1 Proses Bisnis Berdasarkan Stakeholder
Stakeholder Proses Bisnis Rule Policy
Department head
Pengembangan Karyawan
R1. Pengajuan kebutuhan pelatihan untuk karyawan dilakukan setiap setahun sekali.
- R2. Pengajuan kebutuhan
pelatihan yang bukan termasuk jenis pelatihan utama dilakukan sesuai dengan anggaran yang telah ditetapkan pada setiap departemen.
-
R3. Pengajuan kebutuhan pelatihan karyawan dilakukan dengan sesuai dengan rencana pengembangan individu yang dimiliki oleh karyawan.
-
Training officer
Perencanaan Peserta Pelatihan
R4. Daftar rencana peserta pelatihan sesuai dengan pengajuan kebutuhan pelatihan.
-
Training Officer Department Head
Mulai
Rencana Pengembangan
Individu
Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan
Pengembangan Karyawan
Selesai Laporan Rencana Peserta Pelatihan Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan
Perencanaan Peserta Pelatihan
Gambar 3.1 Alir Sistem Analisis Kebutuhan Pelatihan Saat Ini
[image:35.595.95.503.81.490.2]Gambar 3.1 merupakan alir sistem atau proses bisnis saat ini yang juga merupakan gambaran secara umum analisis kebutuhan pelatihan pada perusahaan. Adapun penjelasan dari alir sistem tersebut dapat dilihat pada Tabel 3.2.
Tabel 3.2 Penjelasan Alir Sistem Analisis Kebutuhan Pelatihan Saat Ini No
Proses Nama Proses Input Kegiatan Output
1 Perencanaan Pengembangan Karyawan
Rencana Pengembangan Individu
Mengajukan kebutuhan pelatihan pada masing-masing karyawan sesuai rencana pengembangan individu.
Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan 2 Perencanaan
Peserta Pelatihan
Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan
Membuat laporan rencana peserta pelatihan setiap tahun.
3.1.1 Alir Proses Perencanaan Pengembangan Karyawan
Berikut ini merupakan alir proses yang lebih detil untuk proses pengembangan karyawan. Dimana hasilnya dapat dilihat pada Gambar 3.2.
Department Head
Mulai
Selesai Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan
Rencana Pengembangan
Individu
Membuat Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan
Menentukan Kebutuhan Pelatihan
Utama Kebutuhan
Pelatihan Karyawan
Keterangan: *) Sesuai dengan aturan dan kebijakan pada Tabel 3.1
Apakah sudah saatnya mengajukan
pelatihan? *R1
Tidak
Apakah ada anggaran?*R2
Ya
Menentukan Kebutuhan Pelatihan
Tambahan Ya
Tidak
Apakah sesuai dengan rencana pengembangan
individu?*R3
Ya
[image:36.595.92.502.181.631.2]Tidak A A
Gambar 3.2 Alir Proses Perencanaan Pengembangan Karyawan
Tabel 3.3 Penjelasan Alir Proses Pengembangan Karyawan No
Proses
Nama
Proses Input Kegiatan Output
1 Decision Rencana Pengembangan Individu
Jika sudah saatnya menentukan kebutuhan pelatihan maka proses berlanjut ke proses 2. Jika tidak maka proses akan selesai.
-
2 Decision Rencana Pengembangan Individu
Jika anggaran telah tersedia dan mencukupi maka proses lanjut ke proses 4. Jika tidak maka lanjut ke proses 3.
-
3 Menentukan Kebutuhan Pelatihan Utama Rencana Pengembangan Individu
Department head menentukan kebutuhan pelatihan utama pada karyawan berdasarkan rencana pengembangan individu karyawan.
Kebutuhan Pelatihan Karyawan
4 Menentukan Kebutuhan Pelatihan Tambahan Rencana Pengembangan Individu
Department head menentukan kebutuhan pelatihan tambahan pada karyawan berdasarkan rencana pengembangan individu karyawan.
Kebutuhan Pelatihan Karyawan
5 Decision Kebutuhan Pelatihan Karyawan
Jika telah sesuai dengan rencana pengembangan individu maka proses akan lanjut ke proses 6. Jika tidak maka kembali ke proses 1.
-
6 Membuat Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan Kebutuhan Pelatihan Karyawan
Department head
membuat daftar
pengajuan pelatihan dengan mengisi form pengajuan yang telah disediakan.
3.1.2 Alir Proses Perencanaan Peserta Pelatihan
Berikut ini merupakan alir proses yang lebih detil untuk proses perencanaan peserta yang akan mengikuti pelatihan. Alir proses tersebut dapat dilihat pada Gambar 3.3.
Training Officer
Mulai
Selesai Laporan Rencana Peserta Pelatihan Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan
Membuat Laporan Rencana Peserta Pelatihan
Mencatat Rencana Peserta
Pelatihan
Daftar Rencana Peserta Pelatihan
Keterangan: *) Sesuai dengan aturan dan kebijakan pada Tabel 3.1
Apakah sesuai dengan pengajuan
pelatihan? *R4
Ya
Tidak
[image:38.595.93.503.204.642.2]A A
Gambar 3.3 Alir Proses Perencanaan Peserta Pelatihan
Tabel 3.4 Penjelasan Alir Proses Perencanaan Peserta Pelatihan No
Proses Nama Proses Input Kegiatan Output
1 Mencatat Rencana Peserta Pelatihan Daftar Pengajuan Pelatihan Karyawan
Training officer mencatat data rencana peserta yang akan mengikuti pelatihan.
Daftar Rencana Peserta Pelatihan 2 Decision Daftar Rencana Peserta Pelatihan
Jika sesuai dengan pengajuan pelatihan maka proses akan lanjut ke proses 3. Jika tidak maka kembali ke proses 1.
-
3 Membuat Laporan Rencana Peserta Pelatihan Daftar Rencana Peserta Pelatihan
Training officer membuat laporan rencana peserta yang mengikuti pelatihan untuk tahun ke depan.
Laporan Rencana Peserta Pelatihan
3.2 Hasil Analisis
Setelah diketahui alir proses yang dilakukan oleh masing-masing pengguna, maka proses berikutnya adalah melakukan analisis kebutuhan yang sesuai dengan proses-proses tersebut. Analisis kebutuhan ini diperlukan untuk merancang perangkat lunak yang memiliki fungsi-fungsi yang sesuai dengan kebutuhan masing-masing pengguna. Berikut ini merupakan hasil analisis kebutuhan untuk masing-masing pengguna.
3.2.1 Analisis Proses Perencanaan Pengembangan Karyawan
karyawannya secara subjektif dan tidak mengidentifikasi tentang kebutuhan pelatihan karyawan yang sebenarnya. Sehingga hal tersebut dapat terjadi ketidakefektifan terhadap pelaksanaan pelatihan yang akan diselenggarakan dan juga dapat menghabiskan banyak biaya.
Agar rencana dalam melaksanakan pelatihan sesuai dengan kebutuhan kompetensi dari setiap karyawan, maka dibutuhkan sebuah proses penilaian kompetensi karyawan. Proses penilaian tersebut dilaksanakan untuk mengetahui kompeten atau tidaknya karyawan tersebut dalam menguasai suatu kompetensi. Jika seorang karyawan tidak berkompeten terhadap suatu kompetensi, maka diperlukan sebuah pelatihan untuk karyawan tersebut. Pelatihan yang akan dilaksanakan bertujuan untuk meningkatkan kompetensi yang dimiliki oleh karyawan.
Untuk memenuhi kebutuhan pada proses pengembangan karyawan, maka diperlukan rancangan perangkat lunak dalam melakukan perhitungan penilaian kompetensi karyawan secara objektif. Perhitungan penilaian kompetensi karyawan akan menghasilkan sebuah tingkat kompetensi. Kemudian akan dilanjutkan ke perhitungan kesenjangan antara tingkat kompetensi karyawan dengan tingkat kompetensi jabatan. Hasil perhitungan kesenjangan tersebut digunakan untuk melakukan penenentuan kebutuhan pelatihan karyawan.
komputer-komputer yang akan dipasang pada setiap stakeholder di setiap fungsional. Jaringan tersebut digunakan untuk mengkases database ke komputer server.
3.2.2 Analisis Proses Perencanaan Peserta Pelatihan
Dalam proses perencanaan peserta yang akan mengikuti pelatihan, training officer melakukannya dengan cara manual, yaitu dengan melihat daftar pengajuan kebutuhan pelatihan karyawan yang didapatkan dari department head. Kemudian dilakukan pencatatan atau pendokumentasian dengan menggunakan aplikasi Microsoft Excel untuk dijadikan laporan kebutuhan pelatihan karyawan. Hal seperti itu akan membutuhkan waktu yang lama dan keakuratan data tentang pencatatan peserta yang akan mengikuti pelatihan juga tidak menjamin kebenarannya.
Oleh karena itu, dibutuhkan sebuah perangkat lunak yang dapat melakukan pencatatan peserta yang akan mengikuti pelatihan sesuai dengan kebutuhan dalam menigkatkan kompetensinya. Pencatatan tersebut kemudian akan dijadikan laporan kebutuhan pelatihan karyawan dalam setiap tahun. Selain itu, perangkat lunak juga harus dapat menghasilkan laporan prioritas kegiatan pelatihan yang akan dilaksanakan untuk mempermudah training officer dalam menentukan jadwal kegiatan pelatihan.
adalah melakukan analisis terhadap tugas dan tanggung jawab pada jabatan atau pekerjaan untuk diketahui jenis kompetensi apa yang diperlukan beserta tingkat kompetensinya.
Spesifikasi hardware yang digunakan untuk menjalankan perangkat lunak akan disesuaikan dengan kebutuhan fungsional. Agar perangkat lunak dapat berjalan secara optimal dengan performa yang baik, maka akan ditentukan sebuah spesifikasi minimal untuk kebutuhan hardware. Sebuah akses ke dalam database juga akan diperlukan untuk membaca dan menyimpan data. Oleh karena itu, akan dibangun sebuah jaringan untuk menghubungkan komputer client dengan komputer server.
3.3 Solusi Permasalahan
Solusi yang akan diberikan ialah dengan membangun aplikasi untuk menentukan kebutuhan pelatihan pada setiap karyawan untuk periode tahun ke depan. Selain itu, aplikasi juga dapat digunakan untuk menentukan prioritas pelaksanaan kebutuhan pelatihan sehingga training officer dapat dengan mudah melakukan perencanaan pelatihan termasuk penjadwalan pada pelaksanaan pelatihan.
3.4 Kebutuhan Perangkat Lunak (Software Requirement)
3.4.1 Elisitasi Kebutuhan (Requirement Elicitation)
Elisitasi kebutuhan atau pengumpulan kebutuhan adalah aktivitas awal untuk proses rekayasa kebutuhan (requirement engineering). Proses elisitasi dilakukan yaitu dengan cara wawancara dan observasi awal, namun yang dilakukan wawancara hanya kepada stakeholder yang terkait saja. Sebelum kebutuhan dapat dianalisis, kebutuhan harus dikumpulkan melalui proses elisitasi. Pada tahapan ini dilakukan penyeleksian data yang diperoleh sehingga dapat diketahui data-data yang digunakan dan yang tidak digunakan terkait dengan pengembangan perangkat lunak.
Berikut ini data yang dikumpulkan melalui proses wawancara ataupun observasi pada perusahaan. Data tersebut meliputi:
1. Data kompetensi
Data kompetensi adalah data yang berisi macam-macam kompetensi yang harus dimiliki oleh karyawan dalam melakukan pekerjaannya beserta indikator perilakunya pada setiap tingkat kompetensi.
2. Data jabatan
Data jabatan atau pekerjaan merupakan data yang berisi profil jabatan. Data tersebut dijadikan sebagai acuan untuk menentukan standar kompetensi yang dibutuhkan (job profile) dalam suatu jabatan tertentu. Setiap jabatan akan memiliki standar kompetensi yang berbeda-beda sesuai dengan kebutuhan pekerjaannya.
3. Data karyawan
3.4.2 Analisis Kebutuhan (Requirement Analysis)
Sesuai dengan hasil elisitasi data-data yang dibutuhkan untuk membangun perangkat lunak, dibutuhkan beberapa proses yang dapat digabungkan dan dibangun fungsi secara terkomputerisasi.
A. Analisis Kebutuhan Department Head
Setelah dilakukan analisis pada tahap yang sebelumnya, maka department head membutuhkan penambahan dan penyederhanaan untuk beberapa proses, yaitu:
1. Diperlukan penilaian terhadap kompetensi karyawan yang dilakukan oleh department head.
2. Department head tidak lagi menentukan kebutuhan pelatihan karyawan karena proses penentuannya sudah dapat dilakukan secara terotomasi pada sistem yang terkomputerisasi.
3. Department head tidak lagi membuat daftar pengajuan kebutuhan pelatihan karyawan dan memberikannya kepada training officer karena proses tersebut sudah dapat dilakukan secara terkomputerisasi.
Dengan adanya perubahan yang dilakukan tersebut, maka proses yang ada saat ini kedepannya akan mengalami peningkatan kinerja dalam hal hasil/output penentuan kebutuhan yang diperoleh dari proses lebih akurat dan dapat dipercaya jika dibandingkan dengan hasil/output saat ini.
B. Analisis Kebutuhan Training Officer
menjadi satu proses terkomputerisasi dan terintegrasi. Selain itu, penambahan fungsi diperlukan untuk mendukung proses yang dilakukan oleh department head. Adapun penyederhanaan dan penambahan tersebut dilakukan pada proses berikut ini:
1. Training officer dibutuhkan dalam melakukan pengolahan data dan pembuatan standar kompetensi jabatan untuk mendukung proses penentuan kebutuhan pelatihan yang dilakukan oleh department head. Pengolahan data tersebut seperti, data kompetensi, data jabatan dan data karyawan yang diperlukan dalam melakukan proses analisis kebutuhan pelatihan.
2. Training officer sudah tidak lagi membuat laporan rencana peserta yang akan mengikuti pelatihan karena sudah dapat dilakukan dengan komputerisasi. Sistem akan menampilkan laporan secara otomatis pada saat training officer membutuhkan laporan tersebut.
Dengan adanya perubahan tersebut diatas, maka akan terjadi peningkatan kinerja dalam hal pemanfaatan waktu antara kondisi saat ini dan kondisi yang terbaru pada pembuatan laporan rencana peserta yang akan mengikuti pelatihan. Selain itu, penambahan fungsi dalam pembuatan standar kompetensi jabatan akan dapat membantu department head dalam melakukan penentuan kebutuhan pelatihan karyawan.
3.4.3 Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak.
sesuai dengan apa yang dibutuhkan oleh masing-masing pengguna. Kebutuhan fungsi tersebut meliputi kebutuhan fungsional dan non-fungsional.
A. Kebutuhan Fungsional
Kebutuhan fungsional merupakan dasar dari fungsi penyusunan fungsi-fungsi yang akan dibangun di dalam perangkat lunak. Fungsi-fungsi-fungsi perangkat lunak tersebut telah melewati proses identifikasi kebutuhan setiap pengguna. Adapun kebutuhan fungsional yang sudah disetujui oleh stakeholder tersebut adalah:
1. Department head
Kebutuhan fungsional beserta penjelasannya untuk department head dapat dilihat pada Tabel 3.5.
Tabel 3.5 Kebutuhan Fungsi Merencanakan Pengembangan Karyawan Nama Fungsi Merencanakan Pengembangan Karyawan
Stakeholder Department head
Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk melakukan penilaian kompetensi karyawan dan pengukuran kesenjangan antara kompetensi karyawan dengan kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan. Fungsi ini akan menghasilkan kebutuhan pelatihan karyawan.
Kondisi Awal
1. Data karyawan sudah tersedia 2. Data kompetensi sudah tersedia 3. Data indikator perilaku sudah tersedia 4. Data jabatan sudah tersedia
5. Data standar kompetensi (Job Profile) sudah tersedia
Alur Normal
Aksi Pengguna Respon Sistem
Cek Tahun Penilaian Kompetensi Karyawan 1.Pengguna memilih sub menu
“Employee Asessment” pada
menu “Asessment Process”.
1. a) Sistem akan menampilkan form
dengan tahun dilaksanakan penilaian. Menilai Kompetensi Karyawan
2. Pengguna memilih karyawan yang akan dilakukan penilaian kompetensi dalam melakukan pekerjaannya.
2. Sistem akan menampilkan informasi singkat tentang profil karyawan.
3. Pengguna akan melakukan penilaian kompetensi karyawan dengan menekan
tombol “Behavior Indicators Assessment”. Aksi tersebut dilakukan setelah memilih jenis dan nama kompetensi yang akan dinilai.
3. Sistem akan menampilkan Form Behavior Indicators Assessment.
4. Pengguna menentukan tingkat kemampuan indikator perilaku pada setiap tingkat kompetensi.
4. Sistem melakukan proses pengukuran persentase dari masing-masing tingkat kemampuan pada indikator perilaku dalam menentukan tingkat/level kompetensi karyawan. Menghitung Kesenjangan Kompetensi
5. Pengguna menyimpan hasil penentuan tingkat indikator perilaku pada setiap tingkat/level kompetensi yang dimiliki oleh karyawan.
5. a) Sistem akan menyimpan hasil proses penentuan tingkat kemampuan indikator perilaku tersebut ke dalam database.
b) Sistem akan menampilkan hasil proses pengukuran persentase dari masing-masing tingkat kemampuan pada indikator perilaku berupa tingkat/level kompetensi karyawan saat ini (Employee Profile).
perhitungan kesenjangan (gap) tersebut.
e) Sistem akan menentukan kebutuhan pelatihan karyawan dan menampilkannya sesuai dengan hasil perhitungan kesenjangan tersebut. 6. Pengguna menyimpan hasil
penilaian kompetensi karyawan saat ini beserta kesenjangannya dengan
menekan tombol “Save”.
6. Sistem akan menyimpan hasil penilaian kompetensi karyawan beserta data kebutuhan pelatihannya ke dalam database.
Menentukan Kebutuhan Pelatihan 7. Pengguna melihat laporan
kebutuhan pelatihan pada karyawan dengan memilih
sub menu “Department
Analysis” pada menu
“Report”.
7. Sistem akan menampilkan form “Department Analysis”.
8. Pengguna memilih kategori laporan yang akan ditampilkan berdasarkan departemen, kompetensi, periode.
8. Sistem akan menampilkan laporan kebutuhan pelatihan bagi karyawan.
Alur Alternatif
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menentukan Kebutuhan Pelatihan 1. Pengguna melihat laporan
kebutuhan pelatihan dengan memilih sub menu
“Individual Analysis” pada
menu “Report”.
1. Sistem akan menampilkan form “Individual Analysis”.
2. Pengguna memilih kategori laporan yang akan ditampilkan berdasarkan nama karyawan.
2. Sistem akan menampilkan laporan kebutuhan pelatihan sesuai dengan nama karyawan yang dipilih.
Alur Eksepsi
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menentukan Kebutuhan Pelatihan 1. Pengguna tidak dapat
melihat laporan kebutuhan pelatihan karyawan.
1. Sistem akan menampilkan pesan bahwa pengguna belum menetukan kategori laporan yang akan di tampilkan.
Kondisi Akhir
1. Data Penilaian Indikator Perilaku Karyawan 2. Data Kompetensi Karyawan (Employee Profile) 3. Data Kebutuhan Pelatihan Karyawan
5. Laporan Kebutuhan Pelatihan Karyawan
Kebutuhan
Non-Fungsional
Security Sistem menggunakan username dan password untuk memasuki lingkungan kerja sistem. Sistem hanya bisa diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses dalam melakukan proses menentukan kebutuhan pelatihan.
Correctness Software yang akan dibangun akan mampu melakukan pengukuran kesenjangan antara kompetensi karyawan dengan kompetensi jabatan dengan menggunakan rumus yang telah ditetapkan secara akurat. Selain itu, penggunaan validasi data-data pada saat melakukan penyimpanan data juga diperlukan agar tidak terjadi kesalahan input data akibat human error. Interface Antarmuka software akan mengacu pada
antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut. Antarmuka software juga didukung dengan icon-icon untuk semua jenis perintah agar pengguna lebih mudah untuk mengetahui jenis perintah di dalam software tersebut.
Performance Software yang akan dibangun akan berjalan dalam performa terbaiknya jika dijalankan dalam spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang diberikan.
Operability a. Software yang dibangun akan menggunakan bahasa inggris karena bahasa tersebut lebih dikenal oleh pengguna.
b. Selain itu, tata letak atribut-atribut perintah akan dikelompokan berdasarkan fungsinya.
2. Training Officer
[image:49.595.98.515.86.528.2]Kebutuhan fungsional beserta penjelasannya untuk training officer dalam melakukan update active file dapat dilihat pada Tabel 3.6.
Tabel 3.6 Kebutuhan Fungsi Melakukan Update Active File Nama Fungsi Melakukan Update Active File
Stakeholder Training officer Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk mengumpulkan, menyimpan dan merubah data jabatan, data karyawan dan data kompetensi beserta data indikator perilakunya.
2. Data jabatan sudah tersedia 3. Data karyawan sudah tersedia
Alur Normal
Aksi Pengguna Respon Sistem
Input Data Jabatan 1. Pengguna memilih sub
menu “Department” pada
menu “Maintenance File”.
1. Sistem akan menampilkan form dengan tabel yang berisi data jabatan.
2. Pengguna akan
memasukkan data jabatan dengan menekan tombol
“Add”.
2. Sistem akan menampilkan form “Add Position”.
3. Pengguna mengisi form data jabatan sesuai dengan syarat-syarat pengisian data.
3. Form data jabatan akan terisi.
Menyimpan Data Jabatan 4. Pengguna menekan
tombol “Save”.
4. Sistem akan menyimpan data jabatan ke dalam database.
Input Data Karyawan 5. Pengguna memilih sub
menu “Employee” pada
menu “Maintenance File”.
5. Sistem akan menampilkan form dengan tabel yang berisi data karyawan.
6. Pengguna akan
memasukkan data karyawan dengan
menekan tombol “Add”.
6. Sistem akan menampilkan form “Add Employee”.
7. Pengguna mengisi form data karyawan sesuai dengan syarat-syarat pengisian data.
7. Form data karyawan akan terisi.
Menyimpan Data Karyawan 8. Pengguna menekan
tombol “Save”.
8. Sistem akan menyimpan data karyawan ke dalam database.
Input Data Kompetensi 9. Pengguna memilih sub
menu “Competency” pada
menu “Maintenance File”.
9. Sistem akan menampilkan form dengan tabel-tabel yang berisi data kompetensi dan data indikator perilaku.
10. Pengguna akan
memasukkan data kompetensi dengan
menekan tombol “Add”.
11. Pengguna akan memasukkan data indikator perilaku dengan
menekan tombol “Add” setelah memilih nama kompetensi dan tingkat kompetensi.
11. Sistem akan menampilkan form “Add Behaviour Indicator”.
Menyimpan Data Kompetensi 12. Pengguna menekan
tombol “Save” untuk
menyimpan data
kompetensi pada form
“Add Competency”.
12. Sistem akan menyimpan data kompetensi ke dalam database.
13. Pengguna menekan
tombol “Save” untuk menyimpan data indikator perilaku setiap kompetensi pada form “Add Behaviour Indicator”.
13. Sistem akan menyimpan data indikator perilaku setiap kompetensi ke dalam database.
Alur Alternatif
Aksi Pengguna Respon Sistem
Update Data Jabatan 1. Pengguna mengubah data
jabatan dengan menekan
tombol “Edit” setelah pengguna memilih data jabatan yang akan dirubah.
1. Sistem akan menampilkan form “Edit Position”.
Update Data Karyawan 2. Pengguna mengubah data
karyawan dengan
menekan tombol “Edit” setelah pengguna memilih data karyawan yang akan dirubah.
2. Sistem akan menampilkan form “Edit Employee”.
Update Data Kompetensi 3. Pengguna mengubah data
kompetensi dengan
menekan tombol “Edit” setelah pengguna memilih data kompetensi yang akan dirubah.
3. Sistem akan menampilkan form “Edit Competency”.
4. Pengguna mengubah data indikator perilaku dengan
menekan tombol “Edit” setelah pengguna memilih data indikator perilaku pada setiap tingkat kompetensi yang dipilih.
Alur Eksepsi
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menyimpan Data Jabatan 1. Pengguna tidak dapat
menyimpan data jabatan ke dalam database.
1. Sistem akan menampilkan pesan bahwa form belum terisi sesuai dengan syarat pengisian data.
Menyimpan Data Karyawan 2. Pengguna tidak dapat
menyimpan data karyawan ke dalam database.
2. Sistem akan menampilkan pesan bahwa form belum terisi sesuai dengan syarat pengisian data.
Menyimpan Data Kompetensi 3. Pengguna tidak dapat
menyimpan data
kompetensi ke dalam database.
3. Sistem akan menampilkan pesan bahwa form belum terisi sesuai dengan syarat pengisian data.
4. Pengguna tidak dapat menyimpan data indikator perilaku setiap tingkat kompetensi ke dalam database.
4. Sistem akan menampilkan pesan bahwa form belum terisi sesuai dengan syarat pengisian data.
Kondisi Akhir
1. Data jabatan 2. Data karyawan 3. Data kompetensi 4. Data indikator perilaku
Kebutuhan
Non-Fungsional
Security Sistem menggunakan username dan password untuk memasuki lingkungan kerja sistem. Sistem hanya bisa diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses dalam melakukan proses update active file.
Correctness Penggunaan validasi data-data pada saat melakukan penyimpanan data diperlukan agar tidak terjadi kesalahan input data akibat human error.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut. Antarmuka software juga didukung dengan icon-icon untuk semua jenis perintah agar pengguna lebih mudah untuk mengetahui jenis perintah di dalam software tersebut.
Performance Software yang akan dibangun akan berjalan dalam performa terbaiknya jika dijalankan dalam spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang diberikan.
b.Selain itu, tata letak atribut-atribut perintah akan dikelompokan berdasarkan fungsinya.
Berikut adalah fungsional training officer dalam membuat standar kompetensi untuk setiap jabatan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 3.7.
Tabel 3.7 Kebutuhan Fungsi Membuat Standar Kompetensi Jabatan Nama Fungsi Membuat Standar Kompetensi Jabatan
Stakeholder Training officer
Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk menentukan standar kompetensi yang dibutuhkan dalam melakukan suatu pekerjaan. Standar kompetensi tersebut akan digunakan sebagai informasi bagi department head dalam melakukan penilaian kompetensi karyawan.
Kondisi Awal 1. Data kompetensi sudah tersedia 2. Data jabatan sudah tersedia
Alur Normal
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menentukan Kompetensi Jabatan 1. Pengguna memilih sub
menu “Standard
Competency” pada menu
“Maintenance File”.
1. Sistem akan menampilkan form “Standard Competency”.
2. Pengguna memilih nama departemen, cost center dan jabatan untuk menambahkan kebutuhan standar kompetensinya.
2. Sistem akan menampilkan data standar kompetensi pada jabatan yang telah dipilih oleh pengguna. 3. Pengguna melihat
dokumen yang berisi deskripsi jabatan yang dipilih dengan menekan
tombol “Job Desc”
3. Sistem akan menampilkan dokumen yang berisi deskripsi jabatan sesuai dengan nama jabatan yang dipilih.
4. Pengguna melakukan penambahan standar kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan dengan menekan tombol
“Add”.
4. Sistem akan menampilkan
form “Add Standard
Competency”.
5. Pengguna memilih jenis dan nama kompetensi untuk ditambahkan ke dalam kebutuhan standar kompetensi jabatan.
Menentukan Tingkat Kompetensi Jabatan 6. Pengguna melihat
dokumen kamus
kompetensi yang telah ditambahkan dengan
menekan tombol
“Competency Desc”.
6. Sistem akan menampilkan
dokumen kamus
kompetensi yang telah ditambahkan pada jabatan.
7. Pengguna menentukan tingkat kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan.
7. Sistem menyiapkan data standar kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan. 8. Pengguna menyimpan
data standar kompetensi jabatan dengan menekan
tombol “Save”.
8. Sistem akan menyimpan data standar kompetensi yang dibutuhkan oleh jabatan.
Alur Alternatif
Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menentukan Tingkat Kompetensi Jabatan 1. Pengguna tidak dapat
menyimpan data standar kompetensi yang akan ditambahkan ke jabatan.
1. Sistem akan menampilkan pesan yang menunjukkan bahwa form belum terisi sepenuhnya.
Kondisi Akhir Data standar kompetensi (Job profile)
Kebutuhan
Non-Fungsional
Security Sistem menggunakan username dan password untuk memasuki lingkungan kerja sistem. Sistem hanya bisa diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses dalam melakukan proses membuat standar kompetensi.
Correctness Penggunaan validasi data-data pada saat melakukan penyimpanan data diperlukan agar tidak terjadi kesalahan input data akibat human error.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada antarmuka Windows karena pengguna lebih mengenal antarmuka tersebut. Antarmuka software juga didukung dengan icon-icon untuk semua jenis perintah agar pengguna lebih mudah untuk mengetahui jenis perintah di dalam software tersebut.
Performance Software yang akan dibangun akan berjalan dalam performa terbaiknya jika dijalankan dalam spesifikasi hardware di atas spesifikasi minimal yang diberikan.
Operability a. Software yang dibangun akan menggunakan bahasa inggris karena bahasa tersebut lebih dikenal oleh pengguna.
Selain itu, terdapat juga fungsional Training Officer dalam melaksanakan perencanaan pelatihan karyawan sesuai dengan analisis kebutuhan pelatihan. Lebih jelasnya dapat dilihat pada Tabel 3.8.
Tabel 3.8 Kebutuhan Fungsi Melaksanakan Perencanaan Pelatihan Nama Fungsi Melaksanakan Perencanaan Pelatihan
Stakeholder Training Officer Deskripsi
Fungsi ini digunakan untuk merencanakan pelatihan terhadap peserta yang akan mengikuti pelatihan dan menentukan prioritas kegiatan pelatihan yang akan dilaksanakan.
Kondisi Awal 1. Data kompetensi karyawan sudah tersedia
2. Data kebutuhan pelatihan karyawan sudah tersedia
Alur Normal
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menentukan Peserta Pelatihan 1. Pengguna melihat laporan
kebutuhan pelatihan pada karyawan dengan memilih
sub menu “Training
Participants” pada menu
“Report”.
1. Sistem akan menampilkan form “Training Participants”.
2. Pengguna memilih kategori laporan yang akan ditampilkan berdasarkan departemen, kompetensi, periode.
2. Sistem akan menampilkan laporan peserta yang akan mengikuti pelatihan.
Menentukan Prioritas Pelaksanaan Pelatihan 3. Pengguna melihat laporan
prioritas pelaksanaan pelatihan dengan memilih sub menu “Priority Training Need Report”
pada menu “Report”.
3. Sistem akan menampilkan form “Priority Training Need Report”.
4. Pengguna menentukan periode tahun kegiatan pelatihan yang akan dilaksanakan.
4. Sistem akan menampilkan laporan prioritas dalam melaksanakan kegiatan pelatihan.
Alur Alternatif
Aksi Pengguna Respon Sistem
- -
Alur Eksepsi
Aksi Pengguna Respon Sistem
Menentukan Peserta Pelatihan 1. Pengguna tidak dapat
melihat laporan peserta yang akan mengikuti pelatihan.
Kondisi Akhir 1. Laporan Peserta Pelatihan
2. Laporan Prioritas Pelaksanaan Pelatihan
Kebutuhan
Non-Fungsional
Security Sistem menggunakan username dan password untuk memasuki lingkungan kerja sistem. Sistem hanya bisa diakses oleh pengguna yang memiliki hak akses dalam melakukan proses membuat laporan kebutuhan pelatihan.
Correctness Penggunaan validasi tipe dan jenis data pada saat dimasukkan sebagai kategori dalam menampilkan laporan.
Interface Antarmuka software akan mengacu pada antarmuka Windows karena
