IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.2. Analisis Proses Pengadaan Buah-Buahan
Giant mengawali hubungan kemitraan dengan mengundang para pemasok buah-buahan, melalui spanduk yang dipasang pada gerai Giant yang baru akan dibuka di suatu daerah. Pemasok dalam negeri sebagian berasal dari Jawa Timur, Jawa Tengah, Jawa Barat, Bali, dan Palembang. Sedangkan pemasok luar negeri sebagian berasal dari Cina, Thailand, dan Amerika.
Buah-buahan yang paling diminati oleh konsumen saat ini yaitu durian montong, apel fuji, jeruk Ponkam. Perangkingan dilakukan setiap minggu untuk mengidentifikasi jenis buah-buahan mulai dari yang paling diminati, sampai yang kurang diminati oleh konsumen. Semakin banyak peminatnya, Giant akan meningkatkan kapasitasnya dan menurunkan harga buah-buahan dengan jenis tertentu hingga 20 persen dari harga jual. Selain itu, Giant juga menyediakan
pear, apel, durian, buah naga, aneka pisang, pepaya, melon, semangka, mangga, irwin, markisa, maggis, dan kedondong.
Satu jenis buah-buahan hanya berasal dari 2 (dua) pemasok. Hal tersebut dilakukan agar hubungan kemitraan menjadi lebih intensif, menekan biaya, serta memastikan buah yang ditawarkan adalah buah yang berkualitas. Pemasok yang telah menandatangani kontrak akan menjadi pemasok tetap. Kontrak tersebut memuat tentang masa kontrak, masa pembayaran, diskon harga, pajak, biaya kerusakan (damage allowance), jenis promosi dan biayanya. Kontrak berlaku selama 1 (satu) tahun, dan akan diperpenjang jika pemasok masih memenuhi kualifikasi yang telah ditentukan. Kualifikasi tersebut digunakan untuk memonitor kinerja dari pemasok.
Terkait dengan hal tersebut, Giant memiliki SOP yang secara garis besar memuat kebijakan dan tujuan sebagai berikut :
a. Sebagai pedoman pada saat melakukan penerimaan buah-buahan.
b. Memastikan bahwa buah-buahan diterima di toko dengan baik dan benar. c. Memastikan penginputan data penerimaan buah-buahan telah dilakukan
dengan baik,benar, dan akurat.
d. Mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang dan unknown shrinkage. e. Memudahkan pengaturan buah-buahan dan di areal gudang dan
pengembalian buah-buahan ke pemasok.
Proses pengadaan buah-buahan merupakan rangkaian kegiatan yang dilakukan oleh Giant Hypermarket, dalam memenuhi permintaan konsumen akan buah-buahan. Proses tersebut telah disesuaikan dengan SOP, dan disajikan pada Gambar 6.
AKTIVITAS DOKUMEN KETERANGAN
PO digunakan sebagai bukti pemesanan ke pemasok.
Mulai
Kepala Divisi Produce
Merencanakan pengadaan buah-buahan
1
Staf Full Order
Menghubungi pemasok untuk memesan & membeli
2
Pemasok Mengirim buah-buahan
4
Staf Full Order
Menerima sementara buah-buahan & memeriksa
surat jalan, serta surat layanan purna jual
5
Ya Kepala Divisi Produce
Menyetujui pemesanan dan pembelian 3 Pemasok Pengisian BTRF, bongkar muat 7
Kepala divisi Receiving
Pemeriksaan kualitas 8
Ya
Tidak
Kepala Divisi Receiving
Menerima 100%
10
Selesai
Purchasing order (PO) 2) Tidak P eno la k an 6)
Daftar penolakan & pengembalian
Surat jalan & surat layanan purna jual harus selalu dibawa oleh pemasok pada saat mengirim buah-buahan
Pengisian BTRF dilakukann setelah pintu loading bay
dibuka. Biasanya dimulai dari pukul 07.00-19.00 WIB
Dokumen berita acara pemeriksaan pekerjaan
& serah terima dari pemasok 10)
Dokumen berita acara serah terima ke gudang
Gambar 6. Proses Pengadaan Buah-Buahan di Divisi Produce
6 Koreksi
9 Koreksi
Berdasarkan gambar tersebut, Giant Hypermarket mengawali proses pengadaan buah-buahan dengan perencanaan pembelian. Perencanaan pembelian dilakukan oleh Kepala Divisi Produce ketika sudah mencapai reorder point, yaitu ketika buah-buahan yang tersedia hanya persediaan akhir atau pengaman (buffer stock). Atau meningkatnya permintaan konsumen terhadap satu jenis buah-buahan. Namun perlu disadari juga bahwa, pemesanan harus segera dilakukan jika kondisi buah-buahan sudah mulai membusuk.
Buah-buahan yang termasuk dalam buffer stock diletakkan pada rak-rak yang terpisah dengan buah-buahan lainnya. Persediaan buah-buahan atau keadaan seluruh buah-buahan di Giant telah diinput dan tersimpan dalam database perusahaan. Setiap kali transaksi yang dilakukan oleh konsumen, akan menjadi data dan terhubung secara otomatis ke bagian gudang dan kasir.
Kepala Divisi Produce akan menugaskan Staf Full Order untuk menghubungi dan memesan buah-buahan ke pemasok. Pemesanan akan dibuat dalam Purchasing Order (PO). PO atau surat pesan merupakan bukti pemesanan atas nama, jenis, kuantitas buah-buahan, dan kode pemasok buah-buahan. Selanjutnya, Staf Full Order melakukan pembelian buah-buahan melalui telepon. Pemasok mengirimkan buah-buahan dengan menggunakan alat transportasi berupa truk container. Berdasarkan kontrak, pemasok menanggung alat transportasi beserta biayanya, dan memasukkan biaya tersebut ke dalam harga jual.
Jangka waktu mulai dari pemesanan, pengiriman, sampai buah-buahan datang, yaitu 2-3 hari. Jika terjadi keterlambatan dari waktu yang telah disepakati, maka Staf Full Order akan segera menghubungi pemasok. Keterlambatan tersebut dapat disebabkan oleh beberapa faktor, misalnya sarana dan prasarana yang dimiliki pemasok kurang menunjang, serta kemacetan lalu lintas. Batas waktu keterlambatan yaitu 2 (dua) hari. Apabila pemasok mengirimkan lebih dari 2 (dua) hari, maka Giant tidak akan menerima. Hal tersebut karena dikhawatirkan kualitas buah-buahan sudah menurun. Penolakan tersebut dicatat dalam daftar keterlambatan.
Umumya, pemasok akan mengirim sesuai dengan pesanan. Namun, jika permintaan meningkat, maka Giant akan menghubungi pemasok untuk segera mendatangkan buah-buahan dengan kapasitas lebih dari biasanya. Jika hal tersebut tidak dapat dipenuhi, Giant akan mencari pemasok lepas. Pemasok lepas merupakan pemasok tidak tetap, yang dihubungi hanya pada saat tertentu atau mendesak. Sistem pengiriman buah-buahan di Giant terdiri atas 3 (tiga) tipe yaitu:
1. Tipe A (persediaan out hand)
Tipe A (persediaan out hand) merupakan sistem pengiriman yang dikhususkan pada buah-buahan impor. Pemasok mengirimkan buah-buahan ke gudang sentral yang berlokasi di Cibitung dalam sehari. Staf Full Order akan menghubungi kepala gudang sentral untuk segera mengirimkan buah-buahan. Buah-buahan yang dipesan hari ini akan dikirim besok.
2. Tipe B (persediaan on hand)
Tipe B (persediaan on hand) merupakan sistem pengiriman buah-buahan lokal dan biasanya jenis buah-buahannya tidak sulit untuk didapatkan, seperti aneka pisang, pepaya, melon, semangka, maggis, dan kedondong. Staf full order akan melaporkan kepada Manajer Departemen Fresh, sebelum memesan buah-buahan ke pemasok. Pemasok akan datang 2-3 hari setelah buah-buahan dipesan, karena lokasi pemasok yang berada di luar pulau, seperti Palembang.
3. Tipe C (Pemasok)
Tipe C merupakan sistem pengiriman buah-buahan lokal, dimana pemasok langsung datang sekaligus memeriksa ke gudang dengan didampingi Kepala Divisi Produce dan Staf Gudang. Pemasok akan datang dalam 2-3 hari.
Saat pesanan datang, Staf Full Order akan menerima sementara dan memeriksa surat jalan dari pemasok. Jika surat jalan sesuai, Staf Full Order akan meminta surat layanan purna jual, dan mencantumkan buah-buahan tersebut dalam daftar penerimaan sementara. Staf Full Order akan menandatangani surat jalan sebagai akses masuk ke lokasi loading bay. Namun, jika pemasok tidak membawa serta melengkapi surat jalan dan layanan purna jual, maka Staf Full Order akan membuat daftar penolakan dan pengembalian yang akan ditandatangani oleh Kepala Divisi Receiving, Kepala Divisi Produce, dan Manajer Departemen Fresh.
Pemasok wajib menulis nomor urut faktur/invoice yang dibawa pada Buku Tamu Registrasi Faktur (BTRF), sebelum diberikan ke Kepala Divisi Accounting. BTRF harus ditandatangani oleh Kepala Divisi Receiving, Kepala Divisi Produce, dan Manajer Departemen Fresh.
Pemasok harus menunjukkan faktur asli sebagai alat bukti penagihan. Kepala Divisi Accounting tidak akan memproses pembayaran, jika tidak mampu menunjukkan faktur asli. Lama pembayaran biasanya 28 hari kerja, atau tergantung kesepakatan bersama. Contoh faktur disajikan pada Lampiran 3. Pemasok melakukan bongkar muat buah-buahan di loading bay, yang jaraknya berdekatan dengan gudang. Pemasok harus selalu mencatat jam mulai bongkar dan selesai bongkar, serta jam membuka dan menutup pintu loading bay pada BTRF. Pintu loading bay biasanya dimulai dari pukul 07.00-19.00 WIB.
Loading bay harus bersih dan bebas dari sampah, serta memastikan keadaan timbangan, handpallet, peralatan lainnya yang diperlukan untuk menerima buah dari pemasok. Berdasarkan pengamatan peneliti, Giant dianggap perlu memperluas areal loading bay, agar buah-buahan tidak terlalu lama di luar loading bay dan ditangani tanpa harus menunggu giliran. Berikut adalah contoh BTRF disajikan pada Tabel 3.
Tabel 4. Contoh BTRF
Tahap selanjutnya yaitu memeriksa kualitas fisik buah-buahan. Tujuan dari pemeriksaan tersebut yaitu, memastikan buah-buahan yang akan diterima dan disimpan ke gudang adalah buah-buahan yang telah matang 50 persen dan sesuai dengan kriteria dalam kontrak. Pemeriksaan juga dilakukan untuk memastikan barcode original yang tertera pada buah-buahan dapat discan atau terbaca.
Kepala Divisi Receiver memberikan PO kepada 2 (dua) staf receiver, untuk memeriksa buah-buahan yang telah dibongkar pada loading bay. Berikut adalah beberapa hal yang harus dipastikan pada saat menerima buah, yaitu :
BUKU TAMU DAN REGISTRASI FAKTUR
DATE : / / Nomor Jam Kode pemasok Nama perusahaan Nomor Surat
Jalan Ket Security Urut
Pemasok Urut
faktur Masuk Keluar Mobil faktur Nama Paraf
Total Faktur Total
Pemasok
Penerima Mengetahui Mengetahui Mengetahui
(DIV SECURITY) (DH WAREHOUSE) (POS) (DH ACCOUNTING) Lost Prevention Receiving
Note ; Bila ada pembatalan faktur yang sudah terdaftar harap diisi di kolom keterangan.
a. Kebenaran isi kardus (nama fisik buah harus sama dengan di PO dan faktur). b. Kemasan/berat/ukuran. Jumlah yang diterima ditulis dengan angka dan dilingkari). Setelah buah-buahan ditimbang, diangkut dengan handpallet dan pallet, ke area transit. Area transit merupakan area yang dirancang terbuka untuk meletakkan buah-buahan yang baru dibongkar, sehingga pemasok dapat memposisikan bak dari truk angkutnya berhadapan dengan area transit.
c. Kualitas dari buah yang diterima tidak rusak/penyok/pecah. d. Jumlah netto di faktur dengan jumlah di data labeling sudah sama
e. Harga satuan modal di faktur dengan di PO sudah sama. Jika terjadi perbedaan harga, maka mengikuti harga satuan modal terendah atau termurah (kesepakatan bersama).
f. Unsur-unsur lain seperti Pajak Pertambahan Nilai (PPN), diskon, serta perbedaan perhitungan antara faktur pemasok dengan PO atau unsur lain yang memungkinkan terjadinya selisih. Jika terjadi selisih, maka dilakukan proses edit.
Data labeling yang sudah diedit akan dicetak ulang dan dilakukan pemeriksaan kembali (recheck). Kepala Divisi Produce akan menandatangani data recheck tersebut. Pemeriksaan akhir dilakukan dengan mengelompokkan faktur berdasarkan urutan kode pemasok dan nomor urut incoming goods dengan menggunakan indeks A, B, C, dan seterusnya. Hal tersebut dilakukan untuk memastikan bahwa jumlah faktur yang tercatat pada BTRF sama dengan jumlah faktur yang tercetak pada incoming goods. Bukti transaksi dibagi menjadi 2 (dua) bagian, yaitu file untuk arsip dan file untuk accounting pusat.
Buah-buahan yang telah diperiksa kualitasnya, akan diterima 100 persen oleh Giant. Staf Divisi Receiving membuat berita acara pemeriksaan pekerjaan dan serah terima dari pemasok, setelah tahap buah-buahan diperiksa mutunya. Setelah itu Staf Pallet akan mengangkut dan menyerahkan buah-buahan ke bagian gudang, dan pada saat inilah terjadi serah terima dari Staf Divisi Receiving ke bagian gudang.