IV. HASIL DAN PEMBAHASAN
4.3. Analisis Proses Pengendalian Buah-Buahan
Bagian gudang bertugas untuk mengendalikan buah-buahan. Pengendalian ada 2 (dua) yaitu, buah-buahan dengan status melalui penyimpanan di gudang sebelum dipajang di gerai, dan buah-buahan dengan status tidak melalui penyimpanan di gudang dan langsung dipajang di gerai.
Buah-buahan yang langsung dipajang di gerai merupakan buah-buahan yang sudah 85% matang. Hal tersebut dilakukan mengingat buah-buahan rentan terhadap kerusakan. Gudang tersebut dirancang berhadapan dengan lorong grocerry, fresh, dan GMS. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan SPM dan SPG dalam mengangkut dan menyusun buah-buahan. Proses pengendalian buah-buahan disajikan pada Gambar 7.
AKTIVITAS DOKUMEN KETERANGAN Setiap kelompok buah-buahan dicantumkan kartu persediaan yang menunjukkan nama dan jenis, tanggal penerimaan, kuantitas, tanggal pengeluaran, dan sisa akhir buah.
Daftar pengeluaran diserahkan ke Divisi
Produce. Kepala divisi produce akan menandatangani tanda terima buah-buahan yang dibuat oleh Staf Bagian gudang.
Staf Receiving
Menyerahkan buah-buahan ke gudang
1
Staf Bagian Gudang Mencatat persediaan buah-buahan di gudang
2
SPM/SPG Meminta buah-buahan untuk dipasang di gerai,
ketika persediaan buah-buahan di gerai sudah
mulai berkurang 4 SPM/SPG Memajang buah-buahan di gerai 6 Ya
Staf Bagian Gudang Menyimpan & mengklasifikasikan jenis
buah-buahan di gudang 3
Staf Bagian Gudang Membuat daftar
pengeluaran 7
Catatan persediaan secara manual &
on-line
2)
Gambar 7. Proses Pengendalian Buah-Buahan di Divisi Produce
Daftar penyerahan buah-buahan ke gudang 1) Daftar permintaan 6)
Daftar pengeluaran & tanda terima
buah-buahan 7)
Staf Bagian Gudang Menyimpan dan menyesuaikan dokumen pengeluaran dengan catatan
persediaan
8 Daftar pengeluaran &
terima buah-buahan 8) Disimpan di gudang selama 2 minggu Tidak 5 Buah matang 85%
Staf bagian gudang memasukkan seluruh data ke dalam sistem pencatatan persediaan buah-buahan di gudang, setelah menerima daftar penyerahan buah-buahan dari Staf Divisi Receiving. Sistem pencatatan dilakukan secara manual dan on-line. Pencatatan on-line dilakukan dengan meletakkan barcode buah-buahan tersebut pada scaner. Data yang telah discan akan tersimpan dalam komputer, dan hanya dapat diakses oleh Kepala Bagian Gudang. Sistem pencatatan on-line tersebut sudah disiapkan oleh Staf IT. Sedangkan pecatatan manual hanya dilakukan dengan pembukuan.
Setelah pencatatan selesai, staf bagian gudang menyimpan buah-buahan pada tempat yang telah disediakan dengan mengklasifikasikan jenis buah-buahan. Hal tersebut dilakukan untuk memudahkan identifikasi dan proses pencarian buahan pada saat akan dipasarkan. Setiap kelompok buah-buahan dicantumkan kartu persediaan yang menunjukkan nama dan jenis, tanggal penerimaan, kuantitas, tanggal pengeluaran, dan sisa akhir buah.
Staf bagian gudang harus memiliki data yang valid dan akurat mengenai posisi buahan, khususnya menyangkut jenis dan jumlah seluruh buah-buahan yang ada di gudang. Data tersebut harus tecatat dengan baik secara manual, on-line, dan kartu persediaan buah-buahan. Ketiga media pencatatatan tersebut harus terintegrasi dan menunjukkan data yang sesuai dengan kenyataan persediaan buah-buahan di gudang.
Ketika persediaan buah-buahan di gerai sudah mulai berkurang, SPM/SPG akan meminta sejumlah buah-buahan yang sudah matang 85 persen untuk dipajang di gerai. Jika buahan tersebut belum matang, maka buah-buahan akan tetap disimpan di gudang. Staf gudang akan membuat daftar pengeluaran sesuai dengan daftar permintaan. Selanjutnya daftar tersebut diserahkan ke Divisi Produce. Kepala Divisi Produce akan menandatangani tanda terima buah-buahan yang dibuat oleh staf bagian gudang.
Staf bagian gudang menyimpan dokumen pengeluaran dalam satu file yang terdiri dari, daftar pengeluaran dengan dilampirkan tanda penerimaan buah-buahan. Berdasarkan dokumen pengeluaran tersebut, staf bagian gudang akan menyesuaikan data pengeluaran dengan sistem pencatatan persediaan buah-buahan.
Staf receiver harus menolak setiap jumlah yang lebih atau tidak sesuai dengan PO. Jika hal tersebut terjadi maka :
a. Buah-buahan grocery dan GMS ditolak
b. Buah-buahan fresh diterima dengan toleransi 10 persen dari kuantitas PO (lebih dari 10 persen harus mendapat persetujuan Manajer Departemen Fresh).
Penolakan juga diberlakukan terhadap buah-buahan yang cacat. Karena jika lolos hanya akan menambah kerugian dan banyak Credit Note (CN). CN merupakan daftar penolakan buah-buahan, yang dilakukan pada saat pemeriksaan kualitas berlangsung.Buah-buahan tersebut akan dikembalikan ke pemasok dan menggantinya dengan buah-buahan yang baru. Pemasok juga dikenakan biaya kerusakan sebesar 5 persen.
Pengembalian dan pembayaran biaya kerusakan merupakan layanan purna jual, yang telah dicantumkan dalam surat pernyataan jaminan masa purna jual oleh pemasok. Proses pengembalian dicatat dalam daftar pengembalian, dan dapat dilihat pada Lampiran 4. Alur pengendalian buah-buahan yang ditolak, disajikan pada Gambar 8.
Staf Receiving menganalisa penyebabnya, mengklasifikasikan jenis sesuai kelompoknya, dan menghitung jumlahnya untuk selanjutnya dicatat dalam CN. Buah-buahan tersebut akan dimasukkan dalam kardus, sesuai dengan kode pemasok.
Pada berita acara dilampirkan: form Pencatatan buah-buahan rusak/cacat, dan surat perintah pembuatan berita acara pengapusan persediaan buah-buahan.
Pemasok diberikan masa tunggu 20 hari terhitung setelah diinformasikan
Staf Receiving
Memeriksa kualitas fisik buah-buahan
1
Staf Receiving
Menolak & memisahkan buah-buahan yang termasuk
kategori CN, dari area gudang persediaan 4 Ya Form pencatatan buah-buahan yang rusak/cacat 5)
Gambar 8. Alur pengendalian buah-buahan yang ditolak
Berita acara penghapusan persediaan buah-buahan 6) Diterima oleh Giant Disimpan di gudang Kepala Gudang Membuat berita acara penghapusan persediaan buah-buahan.
6
Staf Accounting
Menyesuaikan & mencetak draft CN pada modul D04-6
7
Staf Full Order
Memeriksa buah-buahan yang akan dikembalikan ke
pemasok
8
Ya
Staf Full Order
Memusnahkan buah-buahan yang termasuk kategori CN 10 Tidak Draft CN 7) Daftar pemusnahan buah-buahan yang ditolak. 6) Tidak 5 Rusak/cacat 9 Sesuai
Langkah pertama yaitu, Staf Divisi Receiving mengidentifikasi buah-buahan yang rusak/cacat, menganalisa penyebabnya, mengklasifikasikan jenis sesuai kelompoknya, dan menghitung jumlahnya untuk selanjutnya untuk selanjutnya dicatat dalam CN. Kemudian memisahkan buah-buahan yang ditolak dari tempat pengiriman dan atau tidak boleh berada di dalam area gudang persediaan, transit atau pojok yang terpisah dari gudang persediaan. Buah-buahan tersebut dimasukkan dalam kardus, sesuai dengan kode pemasok
Kepala Bagian Gudang harus melaporkan perihal kejadian tersebut secara tertulis kepada Kepala Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting, dengan melampirkan form pencatatan buah-buahan rusak/cacat yang telah diisi dengan data yang valid dan akurat. Kepala Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting harus memeriksa laporan yang diterima. Apabila data yang dilaporkan tidak sesuai, maka Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting memerintahkan Kepala bagian gudang untuk mengidentifikasi ulang. Jika data yang dilaporkan telah sesuai, maka Kepala Divisi Produce dan Kepala Divisi Accounting akan memerintahkan Kepala Bagian Gudang untuk secara tertulis membuat berita acara penghapusan persediaan buah-buahan.
Surat perintah tersebut harus ditembuskan ke SGM dan Manajer Departemen Fresh. Berita acara ditandatangani oleh Kepala bagian gudang, Kepala Divisi Produce, dan Kepala Divisi Accounting dengan diketahui oleh SGM dan Manajer Departemen Fresh. Pada berita acara dilampirkan: form Pencatatan buah-buahan rusak/cacat, dan surat perintah pembuatan berita acara pengapusan persediaan buah-buahan.
Kepala bagian gudang harus menyesuaikan data persediaan buah-buahan dengan sistem pencatatan persediaan secara manual, on-line, dan kartu persediaan buah-buahan. Kemudian Staf Divisi Accounting mencetak draft CN pada modul DO4-6, yang selanjutnya diberikan ke Kepala Divisi Receiving dan distempel ”returned”. Staf Full Order harus memastikan kembali buah yang
akan dikirim oleh pemasok, dengan menyesuaikan bukti hasil inputan CN sama dengan fisik buah. Contoh CN dapat dilihat pada Lampiran 5.
Buah-buahan yang ditolak dan tidak diambil oleh pemasok dapat dilakukan pemusnahan dengan ketentuan, pemasok diberikan masa tunggu 20 hari terhitung setelah diinformasikan, dan pemusnahan dilakukan 5 (lima) hari setelah lewat masa tunggu. Setiap pemusnahan harus dicatat dalam daftar pemusnahan buah-buahan yang ditolak (Lampiran 6).