2.4 Pengadaan Bahan Pustaka
2.4.2 Anggaran Perpustakaan
Perpustakaan merupakan lembaga nirlaba yang kegiatannya semata-mata untuk kepentingan social menunjang kegiatan belajar mengajar, bukan untuk mencari keuntungan, Hal lain yang perlu diperhatikan, bahwa perpustakaan merupakan lembaga yang berkembang, baik koleksi, jasa dan manusianya, karena itu perpustakaan dari tahun ke tahun selalu memerlukan anggaran yang tidak sedikit. Anggaran yang diperlukan harus mampu memenuhi dalam membiayai staf, keperluan operasional,serta dalam pengembangan koleksi perpustakaan.
Menurut Sulistyo Basuki (1991: 214) sumber keuangan untuk perpustakaan diperoleh dari berbagai sumber, diantaranya dari:
1. Anggaran dari badan induk, biasanya pada perpustakaan pemerintah sudah termasuk gaji pegawai.
2. Daftar isian proyek, terutama untuk perpustakaan pemerintah di Indonesia
3. Bagi pustakawan swasta, daftar ini biasanya diganti dengan daftar usulan kegiatan yang diajukan pada pimpinan badan induk.
4. Bagi perpustakaan perguruan tinggi, dana tambahan diperoleh dari Sumbangan Wajib Mahasiswa Uang iuran anggota, biasanya untuk perpustakaan khusus, umum maupun perguruan tinggi Penjualan terbitan perpustakaan maupun badn induk.
5. Pada berbagai lembaga ada kebiasaan bahwa penerbitan dilakukan oleh perpustakaan dengan ketentuan sebagian keuntungan diperuntukkan perpustakaan Pajak setempat, biasanya untuk perpustakaan umum 6. Penghasilan dari jasa reprografi, terjemahan, penyusunan bibliografi,
penelusuran informasi pembuatan tinjauan literature 7. Denda atas buku yang terlambat dikembalikan
8. Sumbangan pemerintah Sumbangan simpatisan perpustakaan, lazim disebut friends of library Sumbangan swasta dan yayasan asing, biasanya digunakan untuk membeli perlengkapan khusus (seperti micro reader) atau untuk berlangganan majalh terbitan luar negeri Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa anggaran dapat diperoleh dari bahan induk, isisan proyek, sumbangan wajib mahasiswa, iuran anggota, penjualan terbitan berseri, pajak setempat, dari jasa reprografi, denda buku yang terlambat dikembalikan, sumbangan pemerintah, sumbangan simpatisan perpustakaan, dan sumbangan swasta yayasan asing.
2.5 Pemesanan
Untuk Pengadaan bahan pustaka dengan cara pembelian adalah cara yang paling ideal dalam pembinaan koleksi, sebab ada kebebasan untuk menentukan pilihan bahan pustaka yang dikehendaki. Pengadaan bahan pustaka hendaknya berorientasi kepada pengguna sehingga sesuai dengan tujuan dan fungsi perpustakaan, Apabila perpustakaan membeli atau memesan bahan pustaka perlu dicantumkan bahan pustaka yang hendak dibeli atau dipesan, agar tidak terjadi kekeliruan dalam pembayaran.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54) langkah-langkah pemesanan bahan pustaka adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan.
2. Mencocokkan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau menolak usulan.
3. Menerima atau menolak usulan.
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan. 5. Mengirimkan daftar pesanan.
6. Mengarsipkan daftar pesanan satu rangkap. 7. Membayar pesanan.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004: 54), prosedur penerimaan bahan pustaka yang dibeli atau dipesan adalah sebagai berikut:
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang diterima dengan arsip pesanan. 3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak sesuai
dengan pesanan, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan mengembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan pustaka dan mebubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.
Menurut Yulia (1993:45), Cara pemesanan bahan pustaka melalui toko buku yaitu :
1. Setelah diadakan verifikasi, petugas pengadaan mempersiapkan kartu pesanan yang dibuat dengan jumlah rangkap. Kartu pesan yang disisipkan dalam katalog akan memudahkan pengecekan lembar permintaan.
Contoh kartu pesanan KARTU PESAN Pengarang : Judul :
Edisi : Tahun :
Penerbit dan tempat terbit :
Dana : Jumlah :
Agen : Harga satuan :
Pemesanan : Tgl. Terima : Tgl. Pesan :
Sumber : Yulia, 1993:45
2. Buat daftar pesanan yang membuat judul-judul pesanan yang diambil dari kartu-kartu pesanan di atas, disusun menurut abjad pengarang. Jika dana terbatas, tentukan prioritasnya.
Contoh Daftar Pesanan
No Pengarang Judul Tahun Penerbit Jlh eks Harga Pemesanan
Sumber : Yulia, 1993:45
3. Tentukan toko buku terlengkap yang ada di kota dimana perpustakaan berada.
4. Daftar pesanan yang telah dibuat, diserahkan pada petugas toko buku untuk mendapatkan layanan.
5. Lakukan pembayaran (dengan uang tunai atau cek), sebesar jumlah pembeliannya, dan mintakan bukti pembayaran beserta faktur pembeliannya.
6. Beritahu pada pemesan, bahwa buku-buku yang dipesan telah datang. 7. Untuk judul buku yang tidak bisa dibeli dari toko tersebut, perlu
dicarikan pada toko lain yang berada di kota tersebut.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam pengadaan koleksi diperlukan tahap pemesanan untuk diperiksa apakah buku yang dipesan tersedia atu tidak dan mengetahui harga dari setiap buku yang akan dipesan. Lalu perpustakaan memeriksa kembali dan memperhitungkan dengan anggaran yang telah ditetapkan, jika sudah sesuai maka dilakukan pembayaran secara baik dan benar.
2.6 Penerimaan
Apabila buku yang dipesan tiba di perpustakaan, maka bagian pengaadaan harus memeriksa buku tersebut. Dalam penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa dengan seksama agar tidak terjadi kekeliruan koleksi. Dalam hal ini buku yang diterima harus benar-benar sesuai dengan buku yang dipesan. Pada waktu penerimaan buku yang dipesan harus diperiksa keutuhan bukunya dan faktur dicocokkan dengan buku dan kartu pemesanan yang ada dalam file perpustakaan. Jika buku tidak cocok dengan yang tercantum dalam kartu pemesanan maka dilakukan klaim kepada toko buku/agen yang mengirim buku tersebut. Dalam pemeriksaan tersebut perlu diteliti antara lain: pengarang, judul, edisi, penerbit, tahun terbit, tempat terbit, ISBN jika dicantumkan dalam kartu pemesanan, harga dan bentuk fisiknya apakah ada kerusakan atau tidak. Jika ada
yang tidak sesuai dengan hal tersebut di atas, maka diberitahukan kepada si pengirim buku tersebut untuk diganti.
Menurut Yulia (1993: 143) pada prinsipnya bahan pustaka baik yang berupa buku, majalah, laporan, bahan bukan buku yang baru diterima oleh suatu perpustakaan, sebelum diproses lebih lanjut (diregristasi) haus dilakuakan tahapan sebagai berikut:
1. Periksa alamat pengirim dan penerimanya, jika sesuai buka amplopnya.
2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan kita. Sekaligus periksa kondisi fisiknya, apakah dalam keadaan baik atau rusak
3. Jika ada yang tidak sesuai dengan pesanan, baik judul, pengarang atau keadaannya rusak. Kiriman disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan penggantian yang sesuai.
4. Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan ke pengirim sebagai bukti penerimaan.
5. Bahan pustaka siap di catat dalam buku induk, yang sebelumnya diberi stempel inventaris dan stempel perpustakaan/instans
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam penerimaan koleksi perlu melakukan pemeriksaan alamat dan penerima,apakah sudah sesuai dengan daftar pesanan, jika tidak sesuai dikembalikan kepada penerbit, jika sudah sesuai dengan pesanan maka dilakukan tanda terima. Dalam penerimaan bahan pustaka juga dibutuhkan ketelitian dalam memeriksa koleksi pesanan yang sudah diterima agar tujuan dari perpustakaan terlaksana dengan baik.
2.6 Inventarisasi
Kegiatan inventarisasi dilakukan setelah pengadaan koleksi selesai dikerjakan yaitu pada waktu koleksi diterima. Kegiatan ini merupakan bagian pekerjaan yang penting untuk proses pengolahan bahan pustaka karena dengan menginventarisasi koleksi dapat diketahui berapa jumlah pertambahan koleksi setiap tahunnya dan jumlah koleksi yang dimiliki perpustakaan.
Menurut Massofa (2008) Inventarisasi adalah:
Kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku, dan sering disebut
sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa inventarisasi merupakan kegiatan mencatat fisik buku, jadi setiap buku memliki nomor induk. Adapun yang perlu dicatat dalam inventarisasi adalah judul,pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa,jumlah eksemplar,judul, beserta harga.
Menurut Yulia (1993: 143) pada prinsipnya bahan pustaka baik yang berupa buku, majalah, laporan, bahan bukan buku yang baru diterima oleh suatu perpustakaan, sebelum diproses lebih lanjut (diregristasi) haus dilakuakan tahapan sebagai berikut:
1. Periksa alamat pengirim dan penerimanya, jika sesuai buka amplopnya 2. Periksa kiriman apakah sesuai dengan surat pengantar dan daftar
pesanan kita. Sekaligus periksa kondisi fisiknya, apakah dalam keadaan baik atau rusak.
3. Jika ada yang tidak sesuai dengan pesanan, baik judul, pengarang atau keadaannya rusak. Kiriman disisihkan dan dikembalikan ke pengirim disertai dengan surat permintaan penggantian yang sesuai.
4. Untuk kiriman yang sesuai dengan surat pengantar dan daftar pesanan serta kondisi fisiknya baik, dibuatkan tanda terima dan kirimkan ke pengirim sebagai bukti penerimaan.
5. Bahan pustaka siap di catat dalam buku induk, yang sebelumnya diberi stempel inventaris dan stempel perpustakaan/instans
Sedangkan, Menurutt Pamuntjak (2000:36) Tata cara pencatatan buku induk yaitu terdiri dari:
1. Tanggal penerimaan 2. Nomor urut buku induk 3. Nama penulis
4. Judul buku (boleh dipersingkat) 5. Tahun 6. Cetakan 7. Penerbit 8. Pengirim 9. Harga 10. Keterangan
Contoh : Buku Inventarisasi Bahan Pustaka
tanggal No peng arang
judul tahu n
cet penerbit pengiri m
Hrg keteranga
Sumber: Pamuntjak, 2000:36
Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa kegiatan inventarisasi adalah mencatat tanggal penerimaan koleksi bahan pustaka apakah sudah sesuai dengan yang dipesan, juga memeriksa kondisi fisik dari koleksi yang dipesan, sesuai tanggal, pengarang, judul, tahun, cetakan, penerbit, pengirim, harga, dan keterangan.
BAB I PENDAHULUAN 1.1 LatarBelakangMasalah
Perpustakaan merupakan salah satu sarana pembelajaran yang dapat menjadi sebuah kekuatan untuk mencerdaskan bangsa.Perpustakaan mempunyai peranan penting sebagai jembatan menuju penguasaan ilmu pengetahuan dan sekaligus menjadi tempat rekreasi yang menyenangkan dan menyegarkan. Perpustakaan memberi kontribusi penting bagi terbukanya informasi tentang ilmu pengetahuan. “Perpustakaan merupakan jantung bagi kehidupan aktifitas akademik, karena dengan adanya perpustakaan dapat diperoleh data atau informasi yang dapat digunakan sebagai dasar pengembangan ilmu pengetahuan. Untuk memperbaiki kondisi tersebut, perpustakaan harus menjadi sarana aktif/interaktif dan menjadi tempat dihasilkannya berbagai hal baru.
”Perpustakaan merupakan jantung perguruan tinggi, keberadaan perpustakaan memiliki peran yang sangat penting dan strategis, yaitu sebagai Pusat informasi ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Menyadari akan fungsi strategisnya, perpustakaan selalu berusaha menyediakan informasi ilmu pengetahuan mutakhir dengan memberikan pelayanan secara cepat, akurat, murah, dan nyaman. Perpustakaan sebagai jantung perguruan tinggi ikut menunjang gerak dan dinamika akademik perguruan tinggi.
Seiring dengan perkembangan ilmu pengetahuan, pengertian tentang perpustakaan juga mengalami perkembangan. Sebagaimana yang dikemukakan Sulistyo-Basuki (1991) bahwa perpustakaan adalah sebuah ruangan, bagian sebuah gedung, atau gedung itu sendiri yang digunakan untuk menyimpan buku dan terbitan lainnya menurut tata susunan tertentu untuk digunakan pembaca,bukan untuk dijual. Perpustakaan merupakan system informasi yang di dalamnya terdapat aktivitas pengumpulan, pengolahan, pengawetan, pelestarian dan penyajian serta penyebaran informasi. Dalam melaksanakan aktivitas tersebut
diperlukan ilmu pengetahuan yang diperoleh melalui pendidikan formal atau nonformal di bidang perpustakaan, dokumentasi, dan informasi.
Dalam pengertian ini keberadaan perpustakaan dititik beratkan pada sistem,sumber daya manusia, koleksi, tempat, dan seperangkat sistem yang mengaturnya. Dalam hal ini yang harus di perhatikan sebuah perpustakaan adalah harus memiliki manajemen yang baik agar pengolahannya berjalan dengan baik,manajemen berfungsi untuk mengatur seluruh aktivitas dalam suatu lembaga. Dengan adanya manajemen, seluruh aktivitas akan mengarah pada pencapaian tujuan yang telah ditetapkan.
Menurut Stoner (1982),yang dikutipoleh handoko dalam buku LasaHs manajemen merupakan proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan, usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumber daya organisasi lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Manajemen perpustakaan merupakan proses untuk mencapai tujuan yang diharapkan oleh sebuah perpustakaan untuk mencapai aktivitas perpustakaan yang baik. Dari gambaran diatas, penulis tertarik untuk melakukan penelitian pada Manajemen Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED).
1.2 TujuanPenulisan
Untuk mengetahui keadaan manajemen perpustakaan pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) dalam melakukan pengembangan perpustakaan.
1.3 ManfaatPenulisan
Hasil penelitian ini diharapkan dapat memberikan manfaat sebagai berikut : 1. Bagi pihak perpustakaan, agar dapat meningkatkan perpustakaan dengan
menciptakan inovasi yang baik dalam mengembangkan perpustakaan. 2. Para mahasiswa agar menjadikan perpustakaan sebagai salah satu
3. Bagi peneliti, untuk mengetahui lebih lengkap lagi tentang manajemen Perpustakaan Perguruan Tinggi
4. Menjadi pustakawan yang kreatif dalam mengelola perpustakaan
1.4 RuangLingkup
Adapun ruang lingkup dalam penulisan kertas karya ini adalah untuk memberikan informasi yang akurat tentang Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED), antara lain :
1. Tujuan dan fungsi manajemen Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED)
2. Struktur Organisasi perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) 3. Kendala yang dialami dalam manajemen Perpustakaan Politeknik Negeri
Medan