Sebuah perpustakaan yang akan melakukan pengadaan, harus memiliki kebijakan yang dibuat oleh perpustakaann itu sendiri. Kebijakan bukan hanya sekedar mengenai buku-buku yang dibeli oleh perpustakaan itu sendiri, tetapi juga buku-buku yang diperoleh melalui hadiah, sumbangan, ataupun yang diberikan oleh pihak penerbit. Perpustakaan juga memiliki kebijakan untuk menyingkirkan buku-buku yang tidak diperlukan lagi atau buku-buku yang tidak pernah dipinjam oleh pengguna perpustakaan atau menyortir buku-buku yang masih layak diperbaiki atau yang harus diganti dengan yang baru.
Menurut Massofa (2008: 1), kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi sebagai berikut:
1. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah.
2. Sarana komunikasi untuk memberi tahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya. 3. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana. Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi akhirnya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu yang tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Menurut Sutarno, (2006 : 174), “pengadaan atau akusisi koleksi bahan
pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan
sumber-sumber informasi”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Soeatminah (1992 : 71) menyatakan
bahwa, “pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka
yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati para penggunanya.
2.3.1 Pemilihan Bahan Perpustakaan
Kegiatan pemilihan bahan pustaka merupakan proses mengevaluasi bahan pustaka yang akan dipilih sesuai dengan kebijakan perpustakaan. Pemilihan koleksi adalah langkah awal dalam pengadaan koleksi perpustakaan. Hal ini dilakukan dengan mengidentifikasi koleksi-koleksi yang akan dipilih untuk dijadikan koleksi perpustakaan.
Menurut Sulistyo Basuki (1993: 426), pemilihan bahan pustaka adalah: Proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan prosespemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek. Tujuan dilakukan pemilihan bahan perpustakaan menurut Sulistyo Basuki (1993:427) adalah:
Mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai sekarang dan yang akan datang.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pemilihan bahan perpustakaan dilakukan karena perpustakaan tidak dapat mengadakan semua buku ke dalam koleksi perpustakaan. Dalam uraian ini perlu diketahui ada beberapa faktor yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan koleksi perpustakaan.
Sedangkan menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 : 25), ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan perpustakaan sebagai berikut:
1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.
2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang studi
3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial
4. Kualitas isi bahan perpustakaan 5. Kepantasan harga
6. Bahasa
7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu
8. Bahan perpustakaan renik, misalnya mikrofis, jangan dirangkapi dengan bentuk buku kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
9. Setiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup diadakan satu perangkat kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
10. Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukannya. 11. Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna,
jika lembaga induk jugs menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh
(distance learning) maka jumlah bahan perpustakaan dalam media
elektronik/digital perlu diperhatikan.
Berdasarkan penjelasan diatas tidak mungkin perpustakaan melakukan pemilihan koleksi bahan perpustakaan dengan sendirinya. Diperlukan seseorang yang mempunyai wewenang dalam melakukan kegiatan pemilihan bahan perpustakaan, sebagaimana yang dikemukakan oleh Yulia (1993 : 27), pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen. Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.
Dalam pemilihan bahan pustaka diperlukan pengetahuan yang baik untuk mengetahui koleksi yang akan diadakan di dalam perpustakaan untuk menyeimbangkan perpustakaan dengan baik. Itu sebabnya asas diperlukan dalam pemilihan koleksi perpustakaan, dan seseorang yang berpengetahuan baik dan berperan penting dalam menyeleksi bahan perpustakaan. Koleksi perpustakaan harus terbina dan tersusun sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan yaitu tujuan, rencana, dan anggaran yang telah disediakan. Memenuhi kebutuhan pengguna itulah tujuan dari perpustakaan dan hendaknya perpustakaan memperhatikan perkembangan kebutuhan pengguna agar memenuhi kualitas perpustakan.
2.3.2 Pihak-Pihak yang Dilibatkan dalam Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan bahan pustaka, pihak yang berwenang bukan hanya pustakawan saja,tetapi semua unsur yang berkepentingan dalam melakukan pemilihan bahan pustaka termasuk para pengguna perpustakaan.
Menurut Yulia (1993 : 27), pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan. 2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen. Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut Sedangkan menurut Siregar (2002:12), pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka yaitu:
1. Pustakawan
Pustakawan memegang peranan yang sangat penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pembinaan koleksi. Pustakawan mengarahkan atau mengkordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan dana yang dibutuhkan, menjalin kerja sama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikrkan penggunaan dana secara efektif, mengikutu secara teratut berbagai bibliografi, majalah, tinjauan buku, katalog penerbit. Pustakawan juga melakukan sendiri pemilihan bahan referensi. Secara umum tugas pustakawan pengadaan sebagai berikut :
a. Sebagai penentu apakah suatu buku dibeli atau tidak. b. Menyeleksi permintaan pemakai/pakar.
c. Bertanggung jawab atas pembinaan koleksi d. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku.
e. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan dengan pembinaan koleksi. Misalnya komosi/pakar perpustakaan.
f. Membina hubungan baik dengan penerbit/agen.
g. Memiliki pengetahuan/keterampilan dalam bidang administrasi h. Memiliki pengetahuan tentang perdagangan buku atau majalah i. Mengetahui peraturan perdagangan seperti impor buku atau
majalah
k. Dapat berhubungan dengan bagian lain l. Memiliki kecermatan dalam bekerja
m. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat n. Memiliki inisiatif
o. Taktis
p. Dapat memecahkan masalah dengan cepat
q. Memahami dengan baik alat bantu pemilihan buku 2. Subjek spesialis/Pakar
Mereka merupakan ahli dalam memilih subjek ilmu tetentu, dan lebih mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi, dan selalu mengikuti perkembangan bidang ilmu dan menjadi spesialisasinya. Mereka juga merupakan tenaga ahli yang secara mendalam mempunyai pengetahuan tentang suatu bidang ilmu. Subjek spesialis berperan dalam pemilihan bahan pustaka, dengan turut serta menentukan batas-batas yang baik dalam pemilihan/pembelian bahan pustaka.
3. Bagian sirkulasi
Keikutsertaan bagian ini dalam pemilihan bahan pustaka, karena bagian ini dapat memberi informasi tentang buku yang banyak digunakan, sehingga dapat dipikirkan penambahan jumlahnya. Bagian ini juga dapat memberi informasi tentang buku yang sering dicari pengguna namun belum dimiliki oleh perpustakaan. Selain itu bagian sirkulasi juga memberi informasi tentang pemakaian koleksi perpustakaan secara periodik. Informasi yang diberikan oleh bagian sirkulasi berguna untuk menentukan jumlah buku yang tidak terpakai. Dengan demikian koleksi perpustakaan dan ruangan dapat dimanfaatkan secara tepat guna.
4. Bagian pengadaan
Bagian pengadaan memiliki peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka karena bagian ini bertugas melaksanakan administasi tentang pemilihan bahan pustaka, seperti mencatat semua permintaan yang datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku. Bagian pengadaan juga bertugas melaksanakan verifikasi bibliografi buku yang akan dibeli untuk memastikan apakah buku tersebut pernah diterbitkan. Serta melengkapi data bibliografi permintaan akan bahan pustaka, karena adakalanya data bibliografi bahan pustaka yang diminta tidak lengkap.
5. Pengguna
Pengguna merupakan orang-orang yang memanfaatkan koleksi perpustakaan. Oleh sebab itu permintaan mereka akan bahan pustaka perlu dipertimbangkan agar kebutuhan pengguna terpenuhi. Permintaan pengguna akan bahan pustaka dapat dijadikan alat untuk mengukur selera dan minat baca pengguna.
2.3.3 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah satu acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaannya. Menurut Yusuf dan Suhendar (2005 : 26) prinsip pengembangan koleksi perpustakaan sekolah adalah :
1. disesuaikan dengan kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah 2. disesuaikan dengan sistem pendidikan secara nasional
3. disesuaikan dengan daerah tempat perpustakaan sekolah tersebut berada 4. disesuaikan dengan tingkat kemampuan membaca siswa usia sekolah 5. disesuaikan dengan sistem perpustakaan nasional
6. disesuaikan dengan dana yang tersedia
Sedangkan menurut Soeatminah (1992:76) ada empat prinsip
dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan dengan:
1. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
2. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif. 3. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
4. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa prinsip pemilihan bahan pustaka disesuaikan dengan kebutuhan penggun dan disahkan oleh penanggung jawab lembaga dimana perpustakaan berada, karena koleksi perpustakaan yang sesuai dengan prinsip pemilihan koleksi bahan pustaka akan mendukung tujuan perpustakaan itu tercapai.
2.3.4 Proses Seleksi
Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang cocok untuk dipakai oleh pengguna perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi yang ingin mereka dapatkan. Jadi diperlukan prosedur dalam melaksanakan proses seleksi koleksi bahan pustaka.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa seleksi adalah
Proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang telah ada di perpustakaan.
Jika ada proses seleksi bahan pustaka, maka kriteria juga mendukung pustakawan dalam melakukan proses seleksi bahan pustaka di dalam perpustakaan. Yang berhak melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan dan struktur organisasi di setiap perpustakaan.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa pada prinsipnya personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup:
1. Pustakawan
2. Spesialis subjek
3. Toko buku
4. Komisi perpustakaan
5. Anggota lain
Menurut Sulistyo Basuki (1991:45) mengatakan untuk dapat menjadi seorang pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka yang menggunakan perpustakaan, dan mengapa ad kelompok yang mengguakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari keompok lainnya.
3. Memahami kebutuhan pemakai.
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku. 5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupu proses membaca.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi dibutuhkan sesesorang yang ahli dalam memilih buku untuk koleksi perpustakaan. Memiliki pengetahuan yang luas mengenai koleksi seperti menguasai sarana bibliografi, mengetahui latar belakang pengguna, memahami kebutuhan pemakai, bersifat netral, memiliki pengetahuan mendalam mengenai koleksi dan mengetahui buku melalui proses membaca.
2.3.5 Alat Bantu pemilihan Bahan perpustakaan
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan untuk menseleksi bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Alat bantu seleksi merupakan sarana yang membantu dalam melakukan pemilihan bahan pustaka.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 30) ada berbagai jenis alat bantu yang masing-masing mempunyai fumngsi tertentu, serta kelebihan dan kelemahannya. Secara garis besar alat bantu seleksi dibagi atas dua kelompok yaitu:
1. Alat bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang dibrikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustka tersebut, dan keterangan lain yang diperlukanuntuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi.
2. Alat identifikasi dan verifikasi
Yaitu alat abntu yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya). Alat bantu seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu di negara tertentu atau dalam kurun waku tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran atau tidak, dan sebagainya.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi bahan pustaka alat bantu seleksi berperan penting agar dapat mengetahui apakah bahan pustaka dapat diterbitkan atau tidak. Pustakawan diharapkan mampu mengenal, mengetahui ciri-cirinya, serta memggunakan alat bantu seleksi dengan tepat.