2.4 Pengadaan Bahan Pustaka
2.4.1 Cara pengadaan
Pengadaan bahan pustaka adalah merupakan proses pembelian, pemesanan, penyeleksian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara pengadaan seleksi yang biasa di gunakan adalah:
1. Pembelian.
2. Sumbangan/hadiah. 3. Tukar menukar.
Sedangkan menurut Sulistyo Basuki (1991: 25) bahwa:
Perpustakaan pada umumnya menerima bahan pustaka dari pemerintah berupa buku-buku, tetapi ada juga perpustakaan yang melengkapi koleksi dengan cara mencari sumbangan buku-buku kepada penerbit dan toko-toko buku menerima sumbangan-sumbangan dari organisasi-organisasi, tukar menukar dengan perpustakaan lain dengan tujuan memperbanyak judul buku dengan jalan mengurangi jumlah eksemplar buku.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa cara pengadaan koleksi perpustakaan bukan hanya dari pembelian saja, tetapi bisa melalui sumbangan dari pemerintah, organisasi, dan instansi lain.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Perpustakaan Melalui Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang efektif karena perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi Menurut Yulia (1993:45) pengadaan bahan pustaka melalui pembelian antara lain:
1. Pembelian buku melalui toko buku
Pembelian buku melalui toko buku secara langsung dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.
2. Pembelian buku melalui penerbit
Pembelian buku melalui penerbit dilakukan secara langsung biasanya judul-judul yang dibutuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit. Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang diterbitkan oleh penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan langsung pada penerbit.
3. Pembelian buku melalui agen buku
Pembelian buku melalui agen buku dilakukan dengan memperoleh buku-buku dari penerbit dengan potongan harga, dan menyimpannya
dalam gudang yang besar. Kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan cepat.
Sedangkan Menurur Siregar (1998:4) Pembelian dapat dilakukan dengan cara yaitu dengan memesan langsung kepada penerbit, membeli bahan pustaka melalui toko buku dan dari agen atau distributor. Pembelian dilakukan setelah perpustakaan memutuskan buku apa yang akan dibeli sesuai dengan prioritas yang ditentukan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pembelian bahan pustaka tidak dapat hanya dibeli saja secara biasa, tetapi harus melalui toko buku, penerbit, dan agen buku. Pembelian juga harus melalui tahap memeriksa dan menyeleksi buku yang akan dibeli apakah bermanfaat atau tidak dan membuat daftar pesana yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain baik perorangan maupun lembaga. Koleksi bahan pustaka yang berupa hadiah yang diperoleh secara langsung dari penyumbang atau diminta.
Menurut Siregar (1998: 4 ) Pemilihan buku hadiah kebanyakan dilakukan sesudah buku diterima.untuk itu perpustakaan harus dapat mengambil kebijakan mengenai buku yang tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna perpudtakaan. Sehubungan dengan hal-hal tersebut penuangan hadiah harus dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Dalam Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 55 ) perpustakaan yang menerima bahan hadiah secara langsung perlu :
1. Meneliti semua kiriman bahan perpustakaan dan mencocokkanya dengan surat pengantarnya.
2. Memilih bahan perpustakaan hadiah yang di butuhkan.
3. Menyisihkan bahan perpustakaan hadiah yang tidak diperlukan. Perpustakaan yang meminta hadiah bahan perpustakaan perlu : 1. Menyusun daftar bahan perpustakaan yang diperlukan.
2. Mengirimkan surat permohonan bahan perpustakaan hadiah dan setelah bahan perpustakaan diterima.
3. Memerikasa dan mencocokkan daftar kiriman bahan perpustakaan hadiah dengan surat pengantarnya.
5. Mengolah bahan perpustakaan hadiah yang diterima seperti pengolahan bahan
6. perpustakaan biasa.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa, walaupun bahan pustaka dapat diperoleh melalui sumbangan atau hadiah, namun perpustakaan harus menyeleksi terlebih dahulu bahan pustaka tersebut agar sesuai dengan kebutuhan pegguna.
2.4.1.2 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Pertukaran
Pengadaan bahan pustaka ini dilakukan secara terencana karena biasanya pertukaran dilakukan adanya kerjasama antar perpustakaan. Pertukaran bahan pustaka dapat dilakukan apabila perpustakaan memiliki jumlah eksemplar yang terlalu banyak dan sejumlah koleksi yang tidak dapat diperlukan lagi tetapi dibutuhkan oleh perpustakaan lain. Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau yang tidak dapat diperoleh karena alas an lain sehingga hanya bisa didapatkan melalui pertukaran. Melalui pertukaran akan member jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan
pustaka yang duplikasi, Dengan pertukaran akan member peluang untuk mengembangkan kerja sama yang baik antar perpustakaan. Bahan yang dapat dipertukarkan dapat berupa terbitan yang diterbitkan oleh perpustakaan itu sendiri atau lembaga induk perpustakaan tersebut.
Menurut Buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1996: 16 ) hal-hal yang perlu dilaksanakan perpustakaan dalam kegiatan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Mendaftar pustaka yang akan dipertukarkan
2. Mengirim daftar penawaran yang telah dipilih oleh pemesan 3. Mencatat alamat pemesan
Sedangkan menurut Soetminah (1992: 74) langkah yang dilakukukan dalam melakukan tukar menukar adalah sebagai berikut:
1. Setiap pustaka yang akan ditukarkan harus dikeluarkan dari koleksi, diambil kategorinya dan diberi stempel tanda pengeluaran dari koleksi. Didalam buku inventaris juga dicatat sebagai keterangan, sehingga sudah resmi bukan milik perpustakaan yang bersangkutan.
2. Sejumlah pustaka yang akan ditukarkan didaftar secara berturut-turut berdasarkan abjad, misalnya: Buku = Nama, Pengarang, dan Judul Majalah = judul, Volume, Tahun, Nomor .
3. Perpustakaan mengirim daftar tersebut kepada sejumlah perpustakaan yang diperkirakan yang akan membutuhkan, lengkap dengan syarat penukaran, misalnya ongkos kirim yang dibebankan kepada perpustakaan penerima.
4. Perpustakaan penerima memilih pustaka yang diperlukan dan mengirim daftar pustaka yang ditawarkan sebagai gantinya.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka proses tukar menukar dapat dilakukan dan masing-masing dapat mulai menginventarisasi pustaka koleksi.
Selain itu Menurut Yulia (1993 : 47) Pengadaan melalui pertukaran memiliki tujuan dan teknik pertukaran:
1. Tujuan Tukar-menukar
Pertukaran bahan pustaka antar perpustakaan mempunyai beberapa tujuan, yaitu: Untuk memperoleh bahan pustaka tertentu yang tidak dapat dibeli di toko buku, penerbit, agen, atau tidak dapat diperoleh karena alasan lain sehingga hanya bias didapatkan melalui pertukaran. Melalui pertukaran akan memberi jalan bagi perpustakaan untuk memanfaatkan bahan pustaka yang duplikasi. Dengan pertukaran akan memberi peluang untuk mengembangkan kerjasama yang baik antar perpustakaan
2. Teknik tukar-menukar
Cara tukar-menukar bahan pustaka dapat ditempuh dengan cara sebagai berikut:
a. Perpustakaan yang mempunyai bahan pustaka lebih (duplikat) atau yang sudah tidak diperlukan lagi disusun dalam bentuk daftar, untuk ditawarkan. Sebelum ditawarkan setiap bahan pustaka harus diproses terlebih dahulu sesuai peraturan yang berlaku untuk dinyatakan dapat dikeluarkan dari inventaris perpustakaan yang bersangkutan. Dan daftar penawaran disusun menurut subjek kemudian menurut pengarang dan judul. Sedang daftar majalah disusun menurut judul, tahun dan nomor terbitan.
b. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustaka yang ditawarkan dan telah mempunyai hubungan kerjasama .
c. Perpustakaan yang menerima penawaran, mempelajari tawaran yang diterima beserta persyaratannya dan membandingkan dengan kebutuhan dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan itu sendiri. Kemudian memilih bahan penukar yang sesuai dengan bobotnya dan menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. d. Perpustakaan yang menerima tawaran pertukaran dari
perpustakaan lain, memilih bahan pustaka yang sesuai dan memilih bahan penukar yang sesuai bobotnya serta menyusunnya dalam daftar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan penukar. Kemudian perpustakaan yang telah menerima tanggapan atas penawarannya, melakukan penilaian keseimbangan bahan pertukaran tentang subyek dan bobotnya.
e. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat, maka tukar-menukar dapat dilaksanakan. Setelah menerima bahan pertukaran, masing-masing perpustakaan mengolahnya sesuai dengan prosedur penerimaan dan inventarisasi.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran untuk memenuhi koleksi perpustakaan yang sulit didapatkan, perpustakaan membuat daftar pertukaran koleksi yang akan dikeluarkan dari perpustakaan, lalu perpustakaan lain juga membuat daftar pemilihan bahan pustaka yang ingin mereka dapatkan. Apabila kedua instansi setuju dan sepakat, maka pengadaan bahan pustaka melalui pertukaran dapat dilakukan.
2.4.1.3 Pertukaran Bahan Perpustakaan Melalui Titipan
Pengadaan bahan pustaka dengan cara titipan merupakan koleksi yang berasal dari suatu instansi/lembaga pemerintahan yang ingin menitipkan suatu koleksi kepada suatu pepustakaan. Dalam melaksanakan pengadaan koleksi melalui titipan perlu ada kesepakatan antara perpustakaan dengan pihak yang menitipkan bahan pustaka. Jangka waktu penitipan bahan pustaka juga perlu diperhatikan agar tidak terlalu singkat, karena akan merugikan dari segi ekonomi. Bahan pustaka titipan biasanya memerlukan tempat dan pelayanan khusus.
Menurut Siregar (2002:5) menyatakan bahwa:
Penerimaan titipan haruslah bahan pustaka yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna perpustakaan dan harus ada kesepakatan antara pihak perpustakaan dengan orang/ lembaga yang menitipkan koleksi tersebut. Misalnya, tentang jangka waktu koleksi tersebut dititipkan di perpustakaan
dan pengolahan bahan pustaka tersebut dan persyaratan lainnya. Bahan pustaka titipan biasanya memerlukan tempat dan pelayanan khusus.
Menurut Soeatminah (1992: 74) adalah sebagai berikut:
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan dan apabila sudah cocok pustaka dapat langsung diinventarisasikan dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang dilengkapi dengan keterangan seperti:
a. Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama
jangka waktu…….x …….tahun.
b. Pustaka boleh dipinjamkan kepada masyarakat pemakai, maka boleh diperlukan sama dengan sama dengan koleksi yang lain. c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka
Sebaik-sebaiknya seperti koleksi yang lain.
d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaiki, tetapi apabila hilang perpustakaan tidak menggantinya.
e. Setelah ketentuan itu disepakati bersama,maka kedua belah pihak menandatanganinya dan masing-masing menyimpan satu dokumen serah terima.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka melalui titipan haruslah koleksi yang benar-benar dibutuhkan oleh pengguna, Bahan pustaka melalui titipan memerlukan pelayanan khusus. Koleksmelalui titpan tetap akan menjadi milik si penitip.
2.4.1.4 Pengadaan Bahan Perpustakaan Melalui Terbitan Sendiri
Pengadaan bahan pustaka melalui terbitan sendiri merupakan koleksi yang berasal dari terbitan perpustakaan itu sendiri. Bahan pustaka yang diterbitkan oleh perpustakaan tersebut harus sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan tersebut. Koleksi ini sangat membantu kelancaran tugas lembaga ilmiah dalam penyebaran informasi yang diterbitkan oleh lembaga tersebut, karena bahan jenis ini biasanya tidak diperjualbelikan sedangkan infomasinya sangat penting bagi lembaga ilmiah lainnya.
Menurut Siregar (2002:5) menyatakan bahwa:
pengadaan buku dengan terbitan sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan indeks, bibliografi, dan terbitan berkala (bulletin) perpustakaan
Dalam Buku Pedoman Pembinaan Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi (1982 : 19) penerbitan sendiri mencakup:
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a. perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository) semua penrbitan lembaga itu.
b. Perpustakaan dapat ditunujuk sebagai penyalur dari semua penerbitan lembaga yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan sendiri seperti daftar tambahan koleksi, bulletin, manual bibliografi dan sebagainya.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan melalui terbitan sendiri dapat mempermudah pengguna dalam menemukan informasi yang mereka butuhkan dalam tugas ilmiah mereka. Perpustakaan menjadi pusat penyimpanan dari semua terbitan lembaga, penerbitan perpustakaan sendiri sepert bulletin, manual bibliografi dan sebagainya.