DAFTAR PUSTAKA
Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan Sekolah: Manajemen
Pengembangan Koleksi Perpustakaan Sekolah. Jakarta : Grasindo.
Prastowo, Andi. 2012. Manajemen Perpustakaan Sekolah Profesional.
Yogyakarta : DIVA Press.
Soeatminah. 1992. Perpustakaan, Kepustakawanan, dan Pustakawan. Yogyakarta :
Kanisius.
Sutarno NS. 2006. Manajemen Perpustakaan : Suatu Pendekatan Praktik. Jakarta
: Sagung Seto.
Yulia, Yuyu. 1993. Pengadaan Bahan Pustaka. Jakarta : Universitas Terbuka.
Qalyubi, Syihabuddin, dkk. 2007. Dasar-dasar Ilmu Perpustakaan dan Informasi,
Yogyakarta : Jurusan Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Adab UIN
Yogyakarta.
Basuki, Silistyo, 1991, Pengantar Ilmu Perpustakaan : Jakarta : PT.Gramedia
Pustaka Utamas
Perpustakaan Perguruan Tinggi : Buku Pedoman. 1993. jakarta: Departemen
Pendidikan Nasional RI
Siregar ,Belling, 1998, Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan Pengetahuan Literatur : Medan : Universitas Sumatera Utara
Sjahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan.
Jakarta: Djambatan.
Yuven, Yuni. 2010. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pedoman, Pengelolaan dan
Standardisasi.<http://yuni_yuven.blog.undip.ac.id/2010/01/06/perpustakaan
-perguruan-tinggi-pedoman-pengelolaan-dan-standardisasi/, diakses juni
BAB III
HASIL DAN PEMBAHASAN
3.1 Gambaran Umum Perpustakaan Politeknik Negeri Medan 3.1.1 Sejarah Perpustakaan
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai salah salah satu
perpustakaan perguruan tingggi. Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber
belajar merupakan suatu keharusan dan mempunyai peran yang sangat penting
dalam pendidikan. Pendidikan tinggi tidak mungkin terselenggara dengan baik
jika para dosen dan mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang
diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar.Perpustakaan
sebagai bagian integral dari Politeknik Negeri Medan, bersama-sama dengan
jurusan dan unit lainnya di lingkungan Politeknik Negeri Medan melakasanakana
Tri Dharma perguruan tinggi.
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan berdiri pada tahun 1983, pada awal
berdirinya perpustakaan ini disebut dengan Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara. Padatahun 1989 Perpustakaan Politeknik USU diganti namanya menjadi
Pusat Belajar Politeknik USU. Pada tahun 1990, Politeknik USU Medan resmi
berganti nama menjadi “Perpustakaan Negeri Medan”
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) bertujuan membantu
proses belajar dan mengajar di Politeknik Negeri Medan . Upaya yang dilakukan
dalam mencapai tujuan tersebut melalui aspek pengumpulan, pengolahan,
pelestarian, pemanfaatan, dan penyebaran informasi.
Pada tanggal 26 Februari 2014 Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
(POLMED) mengirim permohonan untuk dapat bergabung dalam Forum Kerja
sama Perpustakaan Pergururan Tingggi Negeri (FKP2TN) se Indonesia telah
3.1.2 Visi dan Misi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan 3.1.2.1 Visi Perpustakaan
Menjadikan Perpustakaan Pendidikan Tinggi yang mampu mendukung
pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dilingkungan
politeknik Negeri Medan.
3.1.2.2 Misi Perpustakaan
1. Memberikan pelayanan perpustakaan secara efektif dan efesien dengan
memanfaatkan perkembangan dibidang teknologi informasi dan
komunikasi.
2. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan,
pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan
sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang
terintegrasi
3.1.2.3 Tujuan Perpustakaan
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED)mempunyai tujuan
menyediakan informasi yang berkaitan dengan sarana pendukung dalam
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara menghimpun, memilih,
mengolah, merawat serta melayani sumber informasi kepada lembaga induk
khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Perpustakaan sebagai pusat
informasi bertujuan sebagai :
1. Menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan mata kuliah
2. Menyediakan fasilitas layanan yang efektif dan efesien
3. Mengembangkan pangkalan data digital
4. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai
5. Tersedianya sumber daya manusia dan manajemen organisasi yang
baik
6. Menjalin kerjasama dengan unit lain, baik lingkungan Politeknik
3.2 Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan sarana kelengkapan bagi
suatu perguruan tinggi yang memiliki peranan yang sangat penting bagi
terlaksananya proses belajar mengajar dan Tri Dharma perguruan tinggginya.
Untuk mengetahui kedudukan serta tanggung jawab kerja masing-masing bagian
maka perlu dibuat struktur organisasi yang jelas. Bagan pokok organisasi
Politeknik, menampung berbagai kegiatan operasional Politeknik dan mempunyai
unsur:
1. Pimpinan, sebagai pengelola umum Politeknik dengan didampingi oleh
Senat dan Dewan Penyantun.
2. Kelompok Dosen sebagai unsur utama pelaksana pendidikan.
3. Jurusan, sebagai satuan yang menyelenggarakan kegiatan program
pendidikan dalam bidang tertentu dan pengelola sarana dan personalia
jurusan.
4. Bagian Administrasi yaitu Administrasi Akademik dan Administrasi
Umum yang menyelenggarakan kegiatan administrasi.
5. Pusat Jaminan Mutu (PJM) yang menangani manajemen jaminan
kualitas.
6. Satuan Pengawasan Internal (SPI) adalah bagian yang melaksanakan
pengawasan internal terhadap kinerja dari seluruh unit di lingkungan
Polmed.
7. Bagian-bagian pendukung dalam unit, Unit Pelaksana Teknis (UPT),
melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu, sesuai dengan program
kegiatan yang akan dilaksanakan.
Adapun struktur organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai
Gambar 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Sumber: Perpustakan Politeknik Negeri Medan
1. Kepala perpustakaan
Adapun rincian tugas kepala Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai
berikut:
a. Menyusun konsep rencana dan program kerja Perpustakaan
sebagai pedoman pelaksanaan tugas.
b. Membagi tugas kepada bawahan sesuai dengan bidangnya.
c. Menilai prestasi kerja bawahan.
e. Menyusun saran alternatif di bidang perpustakaan berdasarkan data
informasi.
f. Menyusun rencana kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan
data dan informasi.
g. Menyusun konsep skala perioritas kebutuhan perpustakaan
berdasarkan data informasi sebagai bahan masukan atasan .
h. Mempersiapkan bahan penyusun sistem pengolahan teknis dan
sistem pelayanan perpustakaan sesuai dengan perkembangan ilmu
perpustakaan.
i. Mempersiapkan bahan penyusunaan kerja sama silang layan antar
perpustakaan berdasarkan ketentuan yang berlaku.
j. Menyusun pedoman sirkulasi dan pelayanan referensi perpustakaan
berdasarkan ketentuan yang berlaku untuk kelancaran pelaksanaan
tugas.
k. Melaksanakan urusan administrasi di lingkungan perpustakaan
untuk kelancaran tugas.
l. Menyusun konsep pedoman peminjaman buku perpustakaan
sebagai bahan masukan atasan.
m. Mempersiapkan bahan evaluasi pelaksanaan palayanaan
perpustakaan berdasarkan data dan inforasi sebagai bahan masukan
atasan.
n. Menyusun laporan perpustakaan sesuai dengan hasil yang telah
dicapai sebagai pertangung jawaban pelaksanaan tugas.
o. Melaksanaan tugas lain yang diberikan oleh atasan.
2. Sekretaris
Adapun rincian tugas Sekretaris sebagai berikut:
a. Membantu Ka. UPT Perpustakaan menyusun rencana dan program
b. Membantu Ka. UPT Perpustakaan membagi tugas kepada
bawahannya sesuai dengan bidangnya.
c. Membantu Ka. UPT Perpustakaan memberi pentunjuk kepada
bawahan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
d. Membantu Ka. UPT Perpustakaan menilai prestasi kerja bawahan
sebagai bahan pembinaan dan pengembangan karier.
e. Membantuk Ka. UPT Perpustakaan menyusun skala prioritas
kebutuhan koleksi perpustakaan berdasarkan data dan informasi
untuk bahan pengadaan.
f. Membantu K.a UPT Perpustakaan menyusun rencana pengadaan
koleksi bahan pustaka berdasrkan kebutuhan untuk bahan
pengembangan perpustakaan.
g. Membantu K.a UPT Perpustakaan mengkordinir pelaksanaan
pengadaan koleksi bahan pustaka agar sesuai dengan kebutuhan.
h. Membantu K.a UPT Perpustakaan menyusun pedoman sirkulasi
dan pelayanan bahan pustaka berdasarkan ketentuan yang berlaku
untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
i. Medmbantu K.a UPT Perpustakaan melaksanakan pengelolaan
administrasi perpustakaan untuk kelancaran pelaksanaan tugas.
j. Membantu Ka. UPT Perpustakaan mengevaluasi pelayanan dan
kelengkapan fasilitas perpustakaan berdasarkan data dan informasi
sebagai bahan penyempurnaan.
k. Membantu K.a UPT Perpustakaan menyusun laporan UPT
Perpustakaan sesuai dengan hasil yang telah dicapai sebagai
pertanggungjawaban pelaksanaan tugas.
3. Kepala bagian Pengadaan.
Adapun rincian tugas antara lain adalah:
b. Membuat dan menyediakan formulir pesanan bahan pustaka
lainnya.
c. Mengirim form pesanan buku yang dibutuhkan ke jurusan.
d. Menentukan judul buku, bahan pustaka lainnya yang akan di
beli.Membuat daftar pesanan pengadaan buku baru dan koleksi
lainnya.
e. Menghimpun data pengadaan buku baru.
f. Menerima buku dan koleksi lainnya yang sesuai dengan pesanan.
4. Kepala bagian Pengolahanadapun rincian tugas antara lain adalah:
a. Menghimpun bahan pustaka yang akan dikelola.
b. Menghimpun data bahan pustaka baru.
c. Membuat data dan meminta bahan dan peralatan.
d. Melaksanakan kegiatan klasifikasi dan katalogisasi buku baru.
e. Menentukan tajuk subjek buku baru.
f. Menentukan dan menetapkan nomor klasifikasi dan nomor akses
buku( barcode)
g. Menginput data buku baru bahan pustaka lainnya ke sistem
otomasi perpustakaan atau ske sistem manual.
h. Melaksanakan proses akhir pengolahan buku baru dan bahan
pustaka lainnya yaitu stempel, pemasangan label punggung buku,
label barcode, slip pengembalian dan penyampulan.
i. Memajang bahan pustaka baru pada rak Panjang.
j. Mengirim daftar buku baju ke jurusan.
5. Kepala bagian Perawatan adapun rincian tugas meliputi:
a. Memilah, menghimpun buku dan koleksi yang akan diperbaiki dan
dirawat.
b. Menentukan buku dan koleksi yang akan diperbaiki.
d. Memperbaiki buku, dan koleksi lainnya yang rusak ringan
e. Menghimpun koleksi yang rusak berat.
f. Mencacat data buku yang rusak berat dan tidak layak digunakan.
g. Menentukan koleksi terbitan berkala yang akan dijilid.
h. Menjilid koleksi terbitan berkala.
6. Kepala Bagian sirkulasi adapaun rincian tugas sebagai berikut:
a. Melakukan kegiatan transaksi peminjaman, pengembalian buku
dan memperpanjang masa peminjaman.
b. Mencatatat pesanan peminjaman.
c. Memberi sanksi (denda)
d. Menrima dan mencatat uang denda.
e. Memeberikan surat keterangan bebas maslah/bersih peminjaman.
f. Membuat laporan penagihan pengguna yang belum
mengembalikan buku.
g. Memandu pengguna dalam mencari dan memilih buku/informasi.
h. Memandu pengguna dalam menggunakan catalog buku/OPAC.
i. Memberi informasi tentang buku, pengarang, penerbit.
j. Menyediakan blangko bebas masalah.
7. Kepala bagian Layanan koleksi tugas meliputi: a. Menyusun dan
merapikan buku ke rak buku sesuai dengan tepat dan nomor klasifikasi
buku.
a. Menyusun dan merapikan terbitan berkala, koran sesuai degan rak
dan jenis koleksi.
b. Memeriksa ketepatan dan kerapian koleksi dalam rak.
c. Memandu penggguna menggunakan OPAC mempermudah
menemukan informasi.
d. Memilih dan mengasingkan buku yang rusak untuk dikirim ke
bagian perawatan dan perbaikan.
e. Melaksanakan tugas lain yang diberikan peprustakaan.
a. Melayani pengunjung koleksi deposit dan koleksi referensi.
b. Mencatatat jumlah kunjungan (rekap) perbulan yang berkunjung ke
bagian deposit.
c. Melayani permintaaan mengkopi koleksi deposit dan referensi.
d. Memberi laporan (rekap) berapa jumlah copy perbulannya.
e. Menyediakan formulir permintaan mengkopi koleksi deposit dan
referensi
f. Menentukan jumlah jasa mengkopi koleksi
g. Menyusun, merapikan koleksi deposit dan referensi.
3.3 Kategori
3.3.1 Manajemen Pengadaan Bahan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Manajemen pengadaan bahan pustaka adalah proses pengolahan koleksi
bahan pustaka yang dimulai dari sebuah perencanaan, pengambilan keputusan,
pemesanan dalam suatu proses inventarisasi koleksi bahan pustaka. Manajemen
pengadaan dilakukan agar koleksi bahan pustaka yang akan diolah di
perpustakaan berkualitas dan sesuai dengan kebutuhan pengguna dan tersedia
secara maksimal dengan menyamakan pada anggaran yang tersedia.
Perpustakaan yang baik harus mampu menyesuaikan koleksi perpustakaan
dengan kebutuhan penggunanya. Pengguna perpustakaan juga harus ikut serta
dalam pengadaan koleksi perpustakaan, karena dengan keikutsertaan pengguna
perpustakaan maka perpustakaan akan mampu menganalisis kebutuhan pengguna
mengenai koleksi perpustakaan.
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan juga melibatkan penggunanya
untuk menganalisis kebutuhan pengguna dalam pengadaan koleksi bahan pustaka.
Analisis kebutuhan pengguna di Perpustakaan Politeknik Negeri Medan dilakukan
dengan menyediakan form usulan pengguna yaitu, jenis koleksi apa saja yang
dibutuhkan pengguna yang tidak ada tersedia di perpustakaan. Lalu perpustakaan
bagi pengguna atau tidak, dan apakah sering dicari oleh pengguna, dan apakah
akan sering digunakan pengguna atau tidak. Pengguna yang melakukan usulan
koleksi di dalam perpustakaan juga harus dianalisis, apakah pengguna tersebut
sering datang ke perpustakaan dan menggunakan koleksi perpustakaan.
Setelah perpustakaan selesai menganalisis kebutuhan pengguna, dan
perpustakaan telah mendapat daftar usulan jenis koleksi yang dibutuhkan
pengguna, perpustakaan tidak saja langsung melakukan pengadaan pada
koleksi-koleksi tersebut. Perpustakaan harus jeli melihat jenis koleksi-koleksi yang sudah ada di
dalam daftar, lalu menyeleksi jenis koleksi tersebut dengan membandingkan
koleksi yang diusulkan dengan koleksi yang akan sering dipinjam. Hal ini
termasuk kepada perencanaan koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan,
yaitu perpustakaan melihat terlebih dahulu daftar usulan dari pengguna, lalu
melihat buku yang sering digunakan, dan menyesuaikan dengan anggaran yang
tersedia.
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa dalam manajemen
pengadaan koleksi bahan pustaka pada perpustakaan Politeknik Negeri Medan
yaitu dengan cara melakukan analisis kebutuhan pengguna, lalu menyeleksi
usulan koleksi perpustakaan, membandingkan usulan dengan jenis koleksi yang
digunakan, melakukan perencanaan pengadaan, dan menyesuaikan dengan
anggaran yang tersedia
3.3.2 Kebijakan Pengadaan Bahan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Dalam pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan, pembinaan koleksi
merupakan salah satu yang sangat penting. Pembinaan koleksi harus dilakukan
didalam perpustakaan sebagai suatu sarana untuk pelayanan informasi kepada
pengguna.
Perpustakaan yang akan melakukan pengadaan harus memiliki kebijakan,
dalam perpustakaan. Kebijakan terhadap buku-buku yaitu yang dibeli sendiri
ataupun hadiah/sumbangan. Hal ini berlaku untuk semua perpustakaan termasuk
ditanggung jawabi oleh Kepala UPT Perpustakaan Politeknik Negeri Medan,
tetapi tidak dengan anggarannya, karena ditanggung jawabi oleh pihak Politeknik.
Kebijakan pengadaan koleksi Perpustakaan POLMED dilaksanakan oleh
Kepala Perpustakaan, kebijakan pengadaan dilakukan dengan prosedur sebagai
berikut : bagian pengaadaan membuat daftar jenis koleksi yang akan dibeli oleh
perpustakaan dengan menjumlahkan semua total harga yang telah di tetapkan di
dalam daftar pengajuan jenis koleksi tersebut, lalu diserahkan kepada pihak
Politeknik untuk disetujui, dan perpustakan tidak langsung berhubungan kepada
pihak penerbit tetapi Politeknik yang langsung berhubungan kepada penerbit,
Intinya kontrak pengadaan bahan pustaka dilaksanakan oleh Politeknik.
Kebijakan yang dilakukan perpustakaan POLMED adalah pemilihan,
karena pengadaan dilakukan oleh Politeknik. Pemilihan bahan pustaka adalah
proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang
telah dibuat oleh Perpustakaan POLMED, pemilihan bahan pustaka dilakukan
sangat penting karena bersangkutan dengan mutu perpustakaan. Semua bahan
pustaka harus dipilih agar sesuai dengan standard kebutuhan pengguna.
Kebijakan pemilihan bahan pustaka Perpustakaan POLMED dilakukan
oleh Kepala Perpustakaan, bagian sirkulasi, pustakawan, dan bagian pengadaan
koleksi. Pemilihan koleksi di Perpustakaan POLMED melibatkan pengguna, yaitu
dengan cara mengumpulkan form usulan yang telah ada dengan koleksi yang telah
tersedia. Terkadang jenis koleksi yang telah tersedia tidak sesuai dengan yang
telah diusulkan pihak perpustakaan, karena perpustakaan tidak langsung
berhubungan dengan penerbit, tetapi Politeknik yang berhubungan dengan
peenerbit.
Dari pernyataan diatas, dapat disimpulkan bahwa kebijakan Pengadaan
Bahan Perpustakaan POLMED adalah membuat daftar usulan jenis koleksi yang
dibutuhkan pengguna lalu menyerahkannya kepada pihak Politeknik agar mereka
yang melakukan pembelian. Kebijakan yang dilakukan oleh perpustakaan
ada dengan usulan pengguna. Kebijakan pengembangan koleksi yaitu proses
memastikan bahwa kebutuhan informasi dari para pengguna jasa perpustakaan
akan terpenuhi secara tepat waktu dan tepat guna dengan memanfaatkan
sumber-sumber informasi yang dihimpun oleh perpustakaan
3.3.3 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka adalah memperhatikan kebutuhan seluruh
pengguna perpustakaan. Pengadaan koleksi bahan pustaka merupakan kegiatan
rutin yang dilakukan petugas atau pustakawan dengan cara-cara seperti
pembelian, hadiah atau sumbangan, tukar-menukar dengan perpustakaan lain yang
sejenis dengan prosedur masing-masing dan sesuai dengan karakteristik yang
dimilikinya.
Di dalam pengadaan koleksi bahan pustaka maka seorang pustakawan
harus benar-benar mengerti dan paham tata cara pengadaan bahan pustaka.
Adapun unsur yang harus dilakukan seorang pustakawan dalam pengadaan bahan
pustaka adalah memilih bahan pustaka, pengadaan koleksi bahan pustaka,
musyawarah dengan para guru dan kepala sekolah untuk buku yang akan dibeli
dan menyusun buku yang akan dibeli dalam bentuk tabel.
Proses pengadaan pada perpustakaan POLMED berasal dari hadiah,
sumbangan, terbitan sendiri, tukar menukar. Pengadaan pada Perpustakaan
POLMED rutin dilakukan setiap tahun, tetapi jenis pengadaan yang sering
dilakukan oleh perpustakaan adalah pembelian, karena pembelian adalah cara
yang paling efektif dilakukan untuk melengkapi koleksi di perpustakaan. Tetapi
ada juga yang melalui hadiah, yaitu dari alumni-alumni kampus. Ada juga melalui
sumbangan yaitu dari para mahasiswa yang telah tamat, jenis koleksi yang sering
mereka sumbangkan adalah novel.
Pengadaan bahan pustaka di Perpustakaan POLMED adalah membuat
surat kepada jurusan yang ada di POLITEKNIK NEGERI MEDAN agar jurusan
mendaftarkan jenis buku apa yang mereka paling butuhkan. Usulan ini dibuat
Tabel 1
No M.Kuliah Judul Buku Pengarang Penerbit Tahun Terbit
Sumber: Perpustakaan POLMED
Setelah daftar terisi maka akan dilakukan pengajuan pembelian kepada
[image:14.595.105.466.133.191.2]pihak Politeknik
Tabel 2
Judul Pengarang Penerbit Tahun Terbit Jlh.eksemplar Harga
Sumber: Perpustakaan POLMED
Jika sudah diajukan sesuai dengan daftar terseabut, tetapi tidak sesuai
dengan yang dibutuhkan maka Politeknik mengambil kebijakan dengan
mengganti yang mirip atau tidak sesuai.
Koleksi tidak berasal hanya dari pembelian, tetapi juga melalui hadiah.
Hadiah yang telah diterima juga harus diseleksi dengan cermat apakah dapat
dipublikasikan di perpustakaan. Jika hadiah cocok maka akan diterima oleh
perpustakaan.
Pengadaan koleksi harus disesuaikan dengan anggaran yang tersedia,
karena anggaran adalah hal yang sangat penting dalam pengadaan agar dapat
melakukan pembelian. Perpustakaan harus mampu menyesuaikan pembelian
bahan pustaka dengan anggaran yang telah ditetapkan.
3.3.4 Proses Pemesanan
Sebuah perpustakaan akan selalu menambah jenis koleksinya melalui
proses pembelian, perpustakaan harus memperhatikan kebijakan pemilihan bahan
pustaka yang akan dibeli, lalu melakukan proses pemesanan.
Proses pemesanan di Perpustakaan POLMED adalah membuat daftar tabel
Setelah daftar jenis koleksi itu di dapat, maka akan dilakukan pemilihan buku apa
saja yang layak untuk dibeli, lalu dibuatkan daftar yang baru dan diusulkan
kepada kepala perpustakaan untuk ditanda tangani, setelah itu diajukan kepada
Politeknik agar pihak Politeknik yang melakukan pemesanan, dan mengajukan
daftar koleksi yang akan dibeli kepada penerbit.
Dari pernyataan diatas dapat diketahui bahwa proses pemesanan koleksi
bahan perpustakaan POLMED dilakukan dengan cara membuat form usulan yang
diisi oleh pengguna, dan dibuat daftar untuk disetujui Kepala Perpustakaan, lalu
diserahkan kepada Politeknik untuk melakukan Pembelian kepada penerbit.
3.3.5 Proses Penerimaan
Koleksi yang telah dibeli, dapat diterima oleh perpustakaan. Proses
penerimaan yang dilakukan oleh Perpustakaan POLMED adalah, buku yang
sudah sampai di perpustakaan disesuaikan dengan daftar pesanan, lalu diberikan
tanda stempel milik perpustakaan POLMED. Setelah itu, memeriksa alamat
apakah sudah sesuai dengan surat perngantar, daftar pesanan, dan lembaga yang
dituju. Setelah semua sesuai, maka akan dilakukan persetujuan penerimaan dan
diberikan cap perpustakaan.
3.3.6 Inventarisasi
Inventarisasi adalah merupakan pencatatan bahan pustaka baik yang
didapat dari pembelian, hadiah, tukar menukar kedalam buku induk. Tujuan
infentarisasi adalah : 1) mempermudah pustakawan dalam pengadaan bahan
pustaka berikutnya, 2) memudahkan pustakawan untuk mengawasi terhadap
koleksi yang dimiliki, 3) memudahkan pustakawan dalam pelaporan tahunan
tentang jumlah koleksi yang dimiliki.
Prosedur inventarisasi yang dilakukan Perpustakaan Politeknik Negeri
Medan adalah sebagai berikut:
1. buku yang diterima dicocokkan dengan daftar pesanan (judul
juga memeriksa kondisi fisik majalah/surat kabar tersebut, apakah
dalam keadaan baik/utuh atau tidak.
2. Jika koleksi yang diterima tidak cocok dengan daftar pesanan maka
koleksi tersebut dikembalikan kepada orang yang mengirim atau
agen yang bersangkutan.
3. Jika tidak terdapat kerusakan, selanjutnya buku yang diterima
diberi cap kepemilikan.
PERPUSTAKAAN
POLITEKNIK NEGERI MEDAN
No. Induk :
No. Kls:
Sumbe r:
[image:16.595.106.523.105.430.2]Thn Pembelian:
Gambar 2. Cap tanda kepemilikan
Sumber: Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
4. Setelah diberi tanda kepemilikan/cap perpustakaan, maka diberi
cap inventarisasi.
Tanggal terima
No. Induk
Asal
Tabel 9. Cap/Stempel Inventarisasi Perpustakaan.
Sumber: Perpustakaan Politekniik Negeri Medan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa proses inventarisasi di
Perpustakaan POLMED adalah buku yang dicocokkan dengan pesanan ,
memeriksa fisik buku yang dipesan apakah bagus atau tidak, jika tidak cocok
maka koleksi tersebut dikembalikan kepada agen, jika tidak ada kerusakan, maka
[image:16.595.107.520.515.580.2]BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN 4.1 Kesimpulan
Berdasarkan hasil pengamatan langsung dan wawancara yang telah
dilakukan penulis dengan pustakawan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
(POLMED) penulis mengambil kesimpulan antara lain:
1. Kegiatan pengadaan koleksi pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
adalah dengan cara Pembelian, Hadiah/Sumbangan.
2. Pemilihan koleksi pada perpustakaan Politekniki Negeri Medan
(POLMED) diseleksi oleh pustakawan, dosen, dan mahasiswa, namun
penentu terakhir adalah pustakawan.
3. Dalam pengadaan koleksi pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
(POLMED) dilakukan dengan cara pembelian, hadiah/sumbangan, tukar
menukar dan terbitan sendiri.
4. Pengadaan koleksi koleksi dilakukan dengan memperhatikan kepentingan
pengguna.
4.2 Saran
Dari hasil pengamatan langsung dan kesimpulan tentang manajemen
pengadaan koleksi di Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED), penulis
ingin memberikan saran untuk Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
(POLMED) dimasa akan datang yaitu:
1. Untuk menarik minat baca pengguna Perpustakaan Politeknik Negeri
Medan (POLMED), sebaiknya perpustakaan menambah koleksi yang
relevan yang sangat dibutuhkan oleh pengguna
2. Agar perpustakaan efetif dan efesien hendaknya pegawai perpustukaan
memiliki latar bekang ilmu perpustakan. Agar dapat mengolah
3. Agar perpustakaan yang langsung melakukan pembelian kepada pihak
penerbit, agar koleksi yang dibutuhkan sesuai dengan yang dicari oleh
BAB II
KAJIAN TEORITIS 2.1 Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Pada dasarnya semua perpustakaan merupakan suatu instansi yang
memiliki proses kerja sama, yaitu memberikan pelayanan informasi kepada
pengguna. Namun demikian dalam perkembangannya setiap jenis perpustakaan
memiliki definisi dan kriteria tertentu yang membedakannya dengan perpustakaan
lain. Perpustakaan perguruan tinggi merupakan salah satu jenis dari sekian banyak
jenis perpustakaan yang telah dikategorikan. Perpustakaan perguruan tinggi
merupakan perpustakaan yang berada dibawah pengawasan dan dikelola oleh
perguruan tinggi dengan tujuan utama yakni membantu perguruan tinggi
mencapai tujuannya. Kemudian perpustakaan perguruan tinggi tersebut disebut
dengan perpustakaan akademik.
Menurut sulistiyo basuki (1991:51) Perpustakaan perguruan tinggi adalah:
perpustakaan yang terdapat pada perguruan tinggi, badan bawahannya, maupun lembaga yang berhubungan dengan perguruan tinggi, dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya yakni tri dharma perguruan tinggi ( pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat).
Sedangkan, menurut Noerhayati (1987: 1), perpustakaan perguruan tinggi
adalah:
suatu unit kerja yang merupakan bagian integral dari suatu lembaga induknya yang bersama-sama unit lainnya tetapi dalam peranan yang berbeda, bertugas membantu perguruan tinggi yang bersangkutan melaksanakan Tri Dharmanya.
Selain itu, Dalam buku pedoman perpustakaan perguruan tinggi informasi ( 2004:3-4) disebutkan bahwa:
perpustakaan diberi beberapa fungsi di antaranya; fungsi edukasi, sumber informasi, penunjang riset, rekreasi, publikasi, deposit, dan interpretasi
Dari beberapa pendapat di atas, dapat diketahui bahwa
perpustakaanperguruan tinggi adalah perpustakaan yang terdapat pada perguruan
tinggi yang berfungsi menyediakan dan menyebarluaskan informasi guna
membantu perguruan tinggi tersebut mencapai tujuannya yakni Tri Dharma
Perguruan Tinggi (pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat). Dan
menunjang fungsi-fungsi dari perpustakaan Perguruan Tinggi.
2.1.2 Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Menurut Sulistyo-Basuki (1993:51) dalam buku Pengantar Ilmu Perpustakaan,secara umum tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi adalah:
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi, lazimnya staf pengajar dan mahasiswa. Sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi.
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (referens) pada semua tingkat akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar.
3. Menyediakan ruangan belajar untuk pemakai perpustakaan. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis pemakai.
4. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pa lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga industrial lokal. Sedangkan, Menurut Yuven (2010), menyatakan tugas perpustakaan
perguuan tinggi dapat dirinci sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti pekembangan mengenai progrram-progam penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Selain itu, Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004 :
27) sebagai unsur penunjang perguruan tinggi dalam mencapai visi dan misinya,
perpustakaan perguruan tinggi memiliki berbagai fungsi yaitu:
1. FungsiEdukasi
Perpustakaan merupakan sumber belajar para sivitas akademika, dan oleh karena itu koleksi yang disediakan adalah koleksi yang mendukung pencapaian tujuan pembelajaran, pengorganisasian bahan pembelajaran dalam setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksanaan evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah di akses oleh pencari
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang paling mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi dan seni. Koleksi pendukung penelitian di perpustakaan perguruan tinggi yang mutlak, dikarenakan pengaplikasiannya dipakai untuk kepentingan pembangunan masyarakat dalam berbagai bidang
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi yang bersifat rekreatif yang berarti untuk membangun dan mengembangkan kreativitas , minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non akademika.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interprestasi
Dari pendapat diatas, dapat diketahui bahwa tujuan perpustakaan
perguruan tinggi harus mampu memenuhi keperluan informasi bagi pengguna,
menyediakan bahan pustaka yang mencakup banyak aspek pada semua tingkat
akademis seta menyediakan fasilitas untuk menunjang kebutuhan informasi
pengguna.
2.1.3 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Secara umum tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah menyusun
kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah, dan merawat
pustaka serta mendayagunakannya baik bagi civitas academica maupun
masyarakat luar kampus.
Menurut Buku Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:3), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan perpustakaan 3. Memberi layanan
4. Melaksanakan administrasi perpustakaan.
Menurut Yuven (2010), tugas perpustakaan perguruan tinggi adalah sebagai berikut:
1. Mengikuti perkembangan kurikulum serta perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran atau proses pembelajaran
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan tugas-tugas dalam rangka studi
3. Mengikuti perkembangan mengenai program-program penelitian yang diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru baik berupa tercetak maupun tidak tercetak
5. Menyediakan fasilitas, yang memungkinkan pengguna mengakses perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan
perkembangan kurikulum yang dibutuhkan oleh pengguna dari semua tingkatan
diperguruan tinggi dan memenuhi kebutuhan pengguna.
2.1.4 Koleksi Perpustakaan
Dalam pembahasan mengenai manajemen pengadaan bahan pustaka,
mengenai koleksi perpustakaan merupakan pembahasan yang sangat penting.
Koleksi sebagai sebuah kata benda dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Edisi
IV memiliki tiga arti. Pertama, kumpulan (gambar, benda bersejarah, lukisan dan
lain sebagainya) yang sering dihubungkan dengan minat atau hobi objek (yang
lengkap). Kedua, kumpulan yang berhubungan dengan studi penelitian. Ketiga,
cara mengumpulkan gambar, benda bersejarah, lukisan, objek penelitian, dan lain
sebagainya. Dan arti kata tersebut, kata koleksi dapat dipahami sebagai kumpulan
sesuatu.
Menurut Siregar (2002: 2) “Koleksi perpustakaan adalah semua bahan
pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada
masyarakat guna memenuhi kebutuhan pengguna akan informasi”.
Sedangkan menurut (Yulian dan Sunjana, 2009) Koleksi perpustakaan adalah semua jenis bahan pustaka yang dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disebarluaskan kepada masyarakat guna memenuhi kebutuhan informasi mereka. Bahan pustaka yang telah dihimpun atau dikumpulkan oleh perpustakaan, selanjutnya diolah dengan menggunakaan kaidah-kaidah tertentu, disimpan dan selanjutkan dilayankan kepada masyarakat yang membutuhkannnya.
Jenis koleksi perputakaan sangat berbeda dan mencakup semua bidang
ilmu, koleksi perpustakaan yang beraneka ragam disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna. Sama halnya dengan koleksi di perpustakaan perguruan tinggi,
mencakup semua bidang ilmu yang ada di perpustakaan perguruan tinggi.
Menurut Yulia (1993 : 3) ada empat jenis koleksi perpustakaan yaitu :
1. Karya cetak
Karya cetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan dalam bentuk cetak, seperti :
a. Buku
halaman tidak termasuk kulit maupun jaket buku. Diantaranya buku fiksi, buku teks, dan buku rujukan.
b. Terbitan berseri
Bahan pustaka yang direncanakan untuk diterbitkan terus dengan jangka waktu terbit tertentu. Yang termasuk dalam bahan pustaka ini adalah harian (surat kabar), majalah (mingguan bulanan dan lainnya), laporan yang terbit dalam jangka waktu tertentu, seperti laporan tahunan, tri wulanan, dan sebagainya.
2. Karya noncetak
Karya noncetak adalah hasil pemikiran manusia yang dituangkan tidak dalam bentuk cetak seperti buku atau majalah, melainkan dalam bentuk lain seperti rekaman suara, rekaman video, rekaman gambar dan sebagainya. Istilah lain yang dipakai untuk bahan pustaka ini adalah bahan non buku, ataupun bahan pandang dengar. Yang termasuk dalam jenis bahan pustaka ini adalah:
a. Rekaman suara
Yaitu bahan pustaka dalam bentuk pita kaset dan piringan hitam. Sebagai contoh untuk koleksi perpustakaan adalah buku pelajaran bahasa inggris yang dikombinasikan dengan pita kaset.
b. Gambar hidup dan rekaman video
Yang termasuk dalam bentuk ini adalah film dan kaset video. Kegunaannya selain bersifat rekreasi juga dipakai untuk pendidikan. Misalnya untuk pendidikan pemakai, dalam hal ini bagimana cara menggunakan perpustakaan.
c. Bahan Grafika
Ada dua tipe bahan grafika yaitu bahan pustaka yang dapat dilihat langsung (misalnya lukisan, bagan, foto, gambar, teknik dan sebagainya) dan yang harus dilihat dengan bantuan alat (misalnya selid, transparansi, dan filmstrip).
d. Bahan Kartografi
Yang termasuk kedalam jenis ini adalah peta, atlas, bola dunia, foto udara, dan sebagainya.
3. Bentuk mikro
tercakup didalamnya meliputi bahan tercetak seperti majalah, surat kabar, dan sebagainya. Ada tiga macam bentuk mikro yang sering menjadi koleksi perpustakaan yaitu:
a. Mikrofilm, bentuk mikro dalam gulungan film. Ada beberapa ukuran film yaitu 16 mm, dan 35 mm.
b. Mikrofis, bentuk mikro dalam lembaran film dengan ukuran 105 mm x 148 mm (standar) dan 75 mm x 125 mm.
c. Microopaque, bentuk mikro dimana informasinya dicetak kedalam kertas yang mengkilat tidak tembus cahaya. Ukuran sebesar mikrofis.
4. Karya dalam bentuk elektronik
Dengan adanya teknologi informasi, maka infornasi dapat dituangkan ke dalam media elektronik seperti pita magnetis dan cakram atau disc. Untuk membacanya diperlukan perangkat keras seperti computer, CD-ROM player, dan sebagainya.
Dari penjelasan di atas dapat diambil kesimpulan bahwa jenis-jeniskoleksi
perpustakaan terdiri dari bahan pustaka cetak dan noncetak. Bahan pustaka cetak
meliputi: buku, majalah, surat kabar, dan laporan. Untuk terbitan berkala jangka
terbitnya tergantung kebijakan masing-masing. Bahan pustaka noncetak meliputi:
video, kaset, dan piringan hitam, untuk bisa menggunakannya harus memakai alat
bantu masing-masing. Sedangkan bentuk mikro cara menggunakannya dengan
memakai alat bantu yakni microreader, dan untuk bentuk elektronik bisa
menggunakan komputer atau CD-ROM player.
2.2 Manajemen Pengadaan Bahan Perpustakaan
Untuk mengelola sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen
yang baik agar kegiatan yang dilakukan berjalan dengan baik dan sesuai dengan
aturan dan ketentuan yang terstruktur. Kemampuan manajemen juga diperlukan
untuk menyeimbangkan tugas-tugas yang akan dilaksanakan berjalan dengan
efisien dan efektif, karena manajemen sangat berperan penting dalam
menjalankan setiap tugas yang ada di perpustakaan.
dan pengawasan para anggota dan sumber daya lainnya untuk mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan.
Oleh karena itu, apabila proses dan sistem perencanaan, pengorganisasian,
pengarahan, dan pengawasan tidak baik, maka proses manajemen secara
keseluruhan tidak lancar, dan proses pencapaian tujuan akan terganggu dan
mengalami kegagalan. Begitu juga di dalam perpustakaan, untuk mengelola
sebuah perpustakaan diperlukan kemampuan manajemen yang baik, agar arah
kegiatan sesuai dengan tujuan yang diinginkan. Kemampuan manajemen itu juga
diperlukan untuk menjaga keseimbangan tujuan-tujuan yang berbeda dan mampu
dilaksanakan secara efektif dan efisien. Jadi dapat diambil kesimpulan Bahwa
manajemen adalah kemampuan dan keterampilan khusus untuk melakukan suatu
kegiatan, baik bersama orang lain atau melalui orang lain dalam mencapai tujuan
organisasi.
Adapun tahapan manajemen pengadaan bahan pustaka menurut Yusuf
(2014:11) meliputi :
1. Perencanaan pembelanjaan dan pengadaan. Proses menentukan apa yang dibutuhkan, kapan dibutuhkan dan bagaimana proses pengadaannya. Dalam perencanaan ini harus diputuskan apa yang harus diambil dari luar, tipe kontrak dan menggambarkan kerja yang harus dilakukan oleh distributor kelak.
2. Perencanaan kontrak kerja sama. Proses menggambarkan kebutuhan pokok atau servis yang diperlukan.
3. Permintaan respon dari distributor. Proses memperoleh informasi, tanggapan, penaaran atau proposal dari penjual.
4. Memilih distributor. Proses memilih supplier yang paling potensial melalui proses analisis supplier potensial dan negosiasi.
5. Administrasi kontrak kerja sama. Formalisasi pernyataan kerja sama 6. Penutupan kontrak
Berdasarkan pendapat diatas dapat diketahui bahwa manajemen pengadaan
bahan pustaka dimulai dari perencanaan pembelanjaan pengadaan, kemudian
dilanjutkan dengan perencanaan kontrak kerja untuk kebutuhan yang diperlukan,
proses memperoleh informasi dari penjual, memilih distributor dan supplier,
membuat kontrak kerja, kemudian penutupan kontrak. Maka dapat diketahui
pengelolaan dan pengembangan koleksi di dalam perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan pengguna akan informasi yang akurat dan berkualitas yang sesuai
dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
Pengadaan koleksi bahan pustaka merupakan rangkaian dari manajemen
pengadaan bahan pustaka. Pengadaan bahan pustaka mempunyai peran yang
sangat penting untuk kualitas dan kuantitas di dalam perpustakaan.
Menurut Sutarno, (2006 : 174), “pengadaan atau akusisi koleksi bahan
pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan
sumber-sumber informasi”.
Menurut Soeatminah (1992 : 71) menyatakan bahwa, “pengadaan bahan
pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak
mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian pengadaan bahan pustaka yang dikemukakan para ahli diatas
dapat diketahui bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk
menyeleksi bahan pustaka berdasarkan peraturan kebijakan pengadaan bahan
pustaka sehingga dapat memenuhi kebutuhan pengguna akan koleksi bahan
pustaka untuk memenuhi kebutuhan akan informasi.
2.2.1 Analisis Kebutuhan Pengguna
Peran pengguna dalam memberikan umpan balik dan saran terhadap
layanan perpustakaan akan memberikan acuan bagi perpustakaan dalam
mengembangkan layanan di dalam perpustakaan.
Menurut Brophy (2000:56) yang dikutip dari European Forum for Quality Management (EFQM), menyatakan bahwa sebuah organisasi dapat mengadopsi
model ”business excellence” yang memfokuskan pengguna dalam memberikan penilaian terhadap layanan perpustakaan. model ini dapat menunjukkan efek yang terjadi terhadap organisasi dan lingkungannya berdasarkan kepuasan pihak-pihak yang berada di sekitarnya. Kelompok pengguna perpustakaan dapat dikategorikan:
5. Staf peneliti
6. Pihak manajemen kampus 7. Alumni
8. Anggota komunitas bisnis lokal 9. Anggota organisasi lokal 10. Pemerintah
11. Badan pendanaan kampus
12. Anggota dari komunitas perpustakaan lokal 13. Komunitas peneliti nasional dan internasional 14. Komunitas perpustakaan nasional dan internasional 15. Pustakawan dan profesional di bidang informasi
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pengguna yang datang dari
setiap kalangan memberikan penilaian akan kualitas perpustakaan, pengguna
mempunyai peran yang penting untuk keberlangsungan perpustakaan.
Selain itu untuk menganalisis kebutuhan pengguna menurut Yusuf (2014: 5) menyatakan bahwa: Untuk memenuhi kebutuhan informasi bagi masyarakat pengguna, perpustakaan harus mampu mengkaji atau mengenali siapa masyarakat penggunanya dan informasi apa yang dibutuhkan, mengusahakan tersedianya jasa pada saat diperlukan, serta mendorong pengguna untuk menggunakan fasilitas yang disediakan oleh perpustakaan. Analisis pengguna dan kebutuhan pengguna ini ditujukan untuk pengembangan koleksi di perpustakaan demi tersedianya kebutuhan informasi yang benar-benar mutakhir dan relevan.
Sedangkan menurut Rikiyuheldi (2012: 1), ada beberapa hal yang perlu dipertimbngkan sebelum meakukan analisis pengguna, yaitu :
1. Apakah populasi yang menjadi target mempunyai pengetahuan atau minat yang cukup untuk memberikan tanggapan terhadap pertanyaan yang kompleks? Apakah beberapa pertanyaan sederhana yang menutupi pertanyaan kompleks itu lebih baik?
2. Apakah para pelaku analisis yang tidak mempunyai pengalaman yang cukup dalam melakukan riset sudah dibekali informasi yang baik sehingga bisa memberikan hasil riset yang mewakili data yang ada di lapangan.
3. Bagaimana caranya agar perpustakaan mendapatkan data yang benar-benar mewakili perilaku pengguna, bukan data yang dibuat responden supaya menyenangkan pihak perpustakaan
4. Apakah proses survei menghasilkan data diluar dugaan dari pihak responden dan perpustakaan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa analisis pengguna berfungsi
kebutuhan pengguna dapat memberikan efek yang baik untuk keberlangsungan
perpustakaan. Dan melalui analisis kebutuhan pengguna perpustakaan akan
mengetahui koleksi apa dan bagaimana yang diperlukan para pengguna
perpustakaan.
2.2.2 Kajian Kebutuhan Koleksi
Pada umumnya Perpustakaan memilih bahan pustaka yang baik sesuai
dengan kebutuhan pemakainya, dengan kata lain perpustakaan dapat mengetahui
koleksi apa saja yang dibutuhkan pengguna perpustakaan untuk memenuhi
kebutuhan informasi para pemakai koleksi perpustakaan. Jika sudah mengetahui
koleksi yang dibutuhkan pengguna perpustakaan maka dapat dilakukan kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan, untuk itu diperlukan seseorang yang
bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan, yaitu sebagai berikut:
1. mengetahui berbagai jenis bahan pustaka yang ada di pasaran
2. memahami tujuan dan fungsi Perpustakaan tempat ia bekerja
3. mengenal kebutuhan masyarakat yang dilayani
4. mengenal prinsip-prinsip seleksi
5. mengenal dan mampu menggunakan alat-alat Bantu seleksi
6. memahami berbagai kendala yang ada
Menurut Sulistyo-Basuki (1991:429) untuk dapat menjadi pemilih buku (selektor) yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialisasi penerbit, kelemahan mereka, standar hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
3. Memahami kebutuhan pemakai
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai informasi dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi Perpustakaan
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupun proses membaca.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa dalam mengkaji kebutuhan
koleksi pengguna perpustakaan diperlukan seseorang yang disebut selektor, yang
bertanggung jawab dalam memilih koleksi perpustakaan yang mempunyai
kemampuan dan paham mengenai penerbitan, mengetahui latar belakang
pengguna perpustakaan, memahami kebutuhan pemakai dan paham secara baik
tentang koleksi perpustakaan dan mengetahui koleksi melaui proses membaca.
Tujuan dibutuhkannya seorang selektor dalam pemilihan bahan pustaka adalah
untuk menentukan kualitas dan kuantitas koleksi perpustakaan agar sesuai dengan
kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.2.3 Perencanaan Pengadaan Bahan Pustaka
Perencanaan adalah hal yang sangat penting yang perlu dipikirkan secara
bertahap dan tersusun, karena banyaknya kendala yang dialami dalam pengadaan
bahan pustaka di dalam perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka juga sebagai
penentu untuk kualitas dari koleksi perpustakaan. Hal yang paling penting dalam
pengadaan adalah anggaran, karena harus ditetapkan dengan baik.
Oleh karena itu dapat diketahui bahwa di dalam pengadaan, anggaran
sangat dibutuhkan karena jika sebuah perpustakaan memiliki sistem dan
pustakawan yang berkulitas tanpa pemiliki perencanaan anggaran untuk
pengadaan koleksi perpustakaan sama dengan tidak melakukan pengadaan sama
sekali. Rencana yang sudah dipikirkan dengan baik untuk mencapai tujuan
perpustakaan perguruan tinggi., dengan kata lain perlu dipikirkan secara matang
2.3 Kebijakan Pengadaan Bahan Perpustakaan
Sebuah perpustakaan yang akan melakukan pengadaan, harus memiliki
kebijakan yang dibuat oleh perpustakaann itu sendiri. Kebijakan bukan hanya
sekedar mengenai buku-buku yang dibeli oleh perpustakaan itu sendiri, tetapi juga
buku-buku yang diperoleh melalui hadiah, sumbangan, ataupun yang diberikan
oleh pihak penerbit. Perpustakaan juga memiliki kebijakan untuk menyingkirkan
buku-buku yang tidak diperlukan lagi atau buku-buku yang tidak pernah dipinjam
oleh pengguna perpustakaan atau menyortir buku-buku yang masih layak
diperbaiki atau yang harus diganti dengan yang baru.
Menurut Massofa (2008: 1), kebijakan pengadaan bahan pustaka berfungsi
sebagai berikut:
1. Pedoman bagi para selektor untuk bekerja lebih terarah.
2. Sarana komunikasi untuk memberi tahu pada para pemakai, administrator, dewan pembina dan pihak lain, apa cakupan dan ciri-ciri koleksi yang telah ada dan rencana untuk pengembangan selanjutnya. 3. Sarana perencanaan untuk membantu dalam proses alokasi dana. Pengadaan bahan pustaka merupakan rangkaian dari kebijakan
pengembangan koleksi perpustakaan. Semua kebijakan pengembangan koleksi
akhirnya adalah pengadaan bahan pustaka. Dalam kegiatan pengadaan bahan
pustaka, perpustakaan terikat dan sekaligus dipandu oleh rambu-rambu yang
tertuang dalam kebijakan pengembangan koleksi.
Menurut Sutarno, (2006 : 174), “pengadaan atau akusisi koleksi bahan
pustaka merupakan proses awal dalam mengisi perpustakaan dengan
sumber-sumber informasi”.
Pendapat lain dikemukakan oleh Soeatminah (1992 : 71) menyatakan
bahwa, “pengadaan bahan pustaka adalah proses menghimpun bahan pustaka
yang akan dijadikan koleksi suatu perpustakaan. Koleksi yang diadakan oleh perpustakaan hendaknya relevan dengan minat dan kebutuhan, lengkap dan terbitan mutakhir, agar tidak mengecewakan masyarakat yang dilayani”.
Dari uraian yang dikemukakan oleh para ahli di atas dapat diketahui
bahwa pengadaan bahan pustaka adalah rangkaian kegiatan untuk menghimpun
dan menyeleksi bahan pustaka yang sekaligus berdasarkan peraturan kebijakan
pengadaan bahan pustaka sehingga dapat memenuhi bahan pustaka yang diminati
2.3.1 Pemilihan Bahan Perpustakaan
Kegiatan pemilihan bahan pustaka merupakan proses mengevaluasi bahan
pustaka yang akan dipilih sesuai dengan kebijakan perpustakaan. Pemilihan
koleksi adalah langkah awal dalam pengadaan koleksi perpustakaan. Hal ini
dilakukan dengan mengidentifikasi koleksi-koleksi yang akan dipilih untuk
dijadikan koleksi perpustakaan.
Menurut Sulistyo Basuki (1993: 426), pemilihan bahan pustaka adalah:
Proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan prosespemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek.
Tujuan dilakukan pemilihan bahan perpustakaan menurut Sulistyo Basuki (1993:427) adalah:
Mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai sekarang dan yang akan datang.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa pemilihan bahan perpustakaan
dilakukan karena perpustakaan tidak dapat mengadakan semua buku ke dalam
koleksi perpustakaan. Dalam uraian ini perlu diketahui ada beberapa faktor yang
perlu dipertimbangkan dalam pemilihan koleksi perpustakaan.
Sedangkan menurut buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004
: 25), ada beberapa asas yang perlu dipertimbangkan dalam pemilihan bahan
perpustakaan sebagai berikut:
1. Wibawa penulis buku dan pentingnya buku tersebut untuk bidang studi tertentu.
2. Isi bahan perpustakaan cukup bermakna bagi pengembangan bidang studi
3. Bahasan bahan perpustakaan memuat pandangan yang seimbang, khususnya buku yang memuat masalah yang kontroversial
4. Kualitas isi bahan perpustakaan 5. Kepantasan harga
6. Bahasa
7. Terbitan terbaru memperoleh prioritas di atas terbitan lama. Bahan perpustakaan lama bisa diadakan sejauh tersedia dananya, dan bisa mengisi kekurangan koleksi bidang studi tertentu
9. Setiap bahan perpustakaan rujukan, misalnya ensiklopedi, cukup diadakan satu perangkat kecuali jika ada alasan tertentu yang bisa diterima.
10. Buku ajar diadakan dalam jumlah eksemplar terbatas. Mahasiswa hendaknya melengkapi diri dengan buku ajar yang diperlukannya. 11. Media bahan perpustakaan dipilih sesuai dengan kebutuhan pengguna,
jika lembaga induk jugs menyelenggarakan pembelajaran jarak jauh
(distance learning) maka jumlah bahan perpustakaan dalam media
elektronik/digital perlu diperhatikan.
Berdasarkan penjelasan diatas tidak mungkin perpustakaan melakukan
pemilihan koleksi bahan perpustakaan dengan sendirinya. Diperlukan seseorang
yang mempunyai wewenang dalam melakukan kegiatan pemilihan bahan
perpustakaan, sebagaimana yang dikemukakan oleh Yulia (1993 : 27),
pihak-pihak yang berwenang melakukan seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen. Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut.
Dalam pemilihan bahan pustaka diperlukan pengetahuan yang baik untuk
mengetahui koleksi yang akan diadakan di dalam perpustakaan untuk
menyeimbangkan perpustakaan dengan baik. Itu sebabnya asas diperlukan dalam
pemilihan koleksi perpustakaan, dan seseorang yang berpengetahuan baik dan
berperan penting dalam menyeleksi bahan perpustakaan. Koleksi perpustakaan
harus terbina dan tersusun sesuai dengan ketentuan yang telah ditetapkan yaitu
tujuan, rencana, dan anggaran yang telah disediakan. Memenuhi kebutuhan
pengguna itulah tujuan dari perpustakaan dan hendaknya perpustakaan
memperhatikan perkembangan kebutuhan pengguna agar memenuhi kualitas
2.3.2 Pihak-Pihak yang Dilibatkan dalam Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan bahan pustaka, pihak yang berwenang bukan hanya
pustakawan saja,tetapi semua unsur yang berkepentingan dalam melakukan
pemilihan bahan pustaka termasuk para pengguna perpustakaan.
Menurut Yulia (1993 : 27), pihak-pihak yang berwenang melakukan
seleksi yaitu sebagai berikut :
1. Pada perpustakaan sekolah yang berhak melakukan seleksi adalah kepala sekolah/wakilnya dan guru. Pelajar juga boleh menyarankan. 2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan seleksi
adalah dewan penasehat / penyantun perpustakaan itu, tokoh masyarakat di sekitar perpustakaan umum itu berada.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas dan dosen. Mahasiswa juga boleh menyarankan, tetapi harus dipertimbangkan apakah sesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan seleksi adalah pimpinan institusi dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan institusi tersebut Sedangkan menurut Siregar (2002:12), pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan bahan pustaka yaitu:
1. Pustakawan
Pustakawan memegang peranan yang sangat penting dalam pemilihan bahan pustaka dan pembinaan koleksi. Pustakawan mengarahkan atau mengkordinir seluruh proses pemilihan, meyakinkan pimpinan akan dana yang dibutuhkan, menjalin kerja sama dengan pihak lain, menyusun kebijakan seleksi, memikrkan penggunaan dana secara efektif, mengikutu secara teratut berbagai bibliografi, majalah, tinjauan buku, katalog penerbit. Pustakawan juga melakukan sendiri pemilihan bahan referensi. Secara umum tugas pustakawan pengadaan sebagai berikut :
a. Sebagai penentu apakah suatu buku dibeli atau tidak. b. Menyeleksi permintaan pemakai/pakar.
c. Bertanggung jawab atas pembinaan koleksi d. Mengarahkan dan mengkordinir pemilihan buku.
e. Membina kerjasama dengan pihak lain yang berhubungan dengan pembinaan koleksi. Misalnya komosi/pakar perpustakaan.
f. Membina hubungan baik dengan penerbit/agen.
g. Memiliki pengetahuan/keterampilan dalam bidang administrasi h. Memiliki pengetahuan tentang perdagangan buku atau majalah i. Mengetahui peraturan perdagangan seperti impor buku atau
majalah
k. Dapat berhubungan dengan bagian lain l. Memiliki kecermatan dalam bekerja
m. Dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat n. Memiliki inisiatif
o. Taktis
p. Dapat memecahkan masalah dengan cepat
q. Memahami dengan baik alat bantu pemilihan buku 2. Subjek spesialis/Pakar
Mereka merupakan ahli dalam memilih subjek ilmu tetentu, dan lebih mengetahui cara menelusurinya pada sarana bibliografi, dan selalu mengikuti perkembangan bidang ilmu dan menjadi spesialisasinya. Mereka juga merupakan tenaga ahli yang secara mendalam mempunyai pengetahuan tentang suatu bidang ilmu. Subjek spesialis berperan dalam pemilihan bahan pustaka, dengan turut serta menentukan batas-batas yang baik dalam pemilihan/pembelian bahan pustaka.
3. Bagian sirkulasi
Keikutsertaan bagian ini dalam pemilihan bahan pustaka, karena bagian ini dapat memberi informasi tentang buku yang banyak digunakan, sehingga dapat dipikirkan penambahan jumlahnya. Bagian ini juga dapat memberi informasi tentang buku yang sering dicari pengguna namun belum dimiliki oleh perpustakaan. Selain itu bagian sirkulasi juga memberi informasi tentang pemakaian koleksi perpustakaan secara periodik. Informasi yang diberikan oleh bagian sirkulasi berguna untuk menentukan jumlah buku yang tidak terpakai. Dengan demikian koleksi perpustakaan dan ruangan dapat dimanfaatkan secara tepat guna.
4. Bagian pengadaan
Bagian pengadaan memiliki peranan penting dalam pemilihan bahan pustaka karena bagian ini bertugas melaksanakan administasi tentang pemilihan bahan pustaka, seperti mencatat semua permintaan yang datang dari pihak-pihak yang dilibatkan dalam pemilihan buku. Bagian pengadaan juga bertugas melaksanakan verifikasi bibliografi buku yang akan dibeli untuk memastikan apakah buku tersebut pernah diterbitkan. Serta melengkapi data bibliografi permintaan akan bahan pustaka, karena adakalanya data bibliografi bahan pustaka yang diminta tidak lengkap.
5. Pengguna
2.3.3 Prinsip-Prinsip Pemilihan Bahan Perpustakaan
Dalam pemilihan atau seleksi bahan pustaka perpustakaan harus
berpedoman pada prinsip-prinsip seleksi. Prinsip seleksi merupakan salah satu
acuan yang digunakan perpustakaan untuk mengisi koleksi perpustakaannya.
Menurut Yusuf dan Suhendar (2005 : 26) prinsip pengembangan koleksi
perpustakaan sekolah adalah :
1. disesuaikan dengan kebutuhan kurikulum yang berlaku di sekolah 2. disesuaikan dengan sistem pendidikan secara nasional
3. disesuaikan dengan daerah tempat perpustakaan sekolah tersebut berada 4. disesuaikan dengan tingkat kemampuan membaca siswa usia sekolah 5. disesuaikan dengan sistem perpustakaan nasional
6. disesuaikan dengan dana yang tersedia
Sedangkan menurut Soeatminah (1992:76) ada empat prinsip
dalam pemilihan bahan pustaka yang harus di pilih secara cermat dan disesuaikan
dengan:
1. Tujuan fungsi dan ruang lingkup layanan perpustakaan.
2. Kemajuan pengetahuan dan kekayaan jiwa dalam arti yang positif. 3. Minat dan kebutuhan masyarakat pemakai.
4. Pustaka yang memenuhi kualitas dan persyaratan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa prinsip pemilihan bahan pustaka
disesuaikan dengan kebutuhan penggun dan disahkan oleh penanggung jawab
lembaga dimana perpustakaan berada, karena koleksi perpustakaan yang sesuai
dengan prinsip pemilihan koleksi bahan pustaka akan mendukung tujuan
perpustakaan itu tercapai.
2.3.4 Proses Seleksi
Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka apa yang cocok untuk
dipakai oleh pengguna perpustakaan yang dapat memenuhi kebutuhan pengguna
akan informasi yang ingin mereka dapatkan. Jadi diperlukan prosedur dalam
melaksanakan proses seleksi koleksi bahan pustaka.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa seleksi adalah
Proses mengidentifikasi bahan pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang
Jika ada proses seleksi bahan pustaka, maka kriteria juga mendukung
pustakawan dalam melakukan proses seleksi bahan pustaka di dalam
perpustakaan. Yang berhak melakukan seleksi tergantung dari tipe perpustakaan
dan struktur organisasi di setiap perpustakaan.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 26) mengatakan bahwa pada prinsipnya
personalia yang dapat melakukan seleksi bahan pustaka mencakup:
1. Pustakawan
2. Spesialis subjek
3. Toko buku
4. Komisi perpustakaan
5. Anggota lain
Menurut Sulistyo Basuki (1991:45) mengatakan untuk dapat menjadi seorang
pemilih buku yang baik harus memenuhi syarat sebagai berikut:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan khususnya mengenai penerbit, spesialis para penerbit, kelemahan mereka, standar, hasil terbitan yang ada selama ini, dan sebagainya.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, kebiasaan membaca anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan, berapa banyak mereka yang menggunakan perpustakaan, dan mengapa ad kelompok yang mengguakan koleksi perpustakaan lebih banyak dari keompok lainnya.
3. Memahami kebutuhan pemakai.
4. Hendaknya personil pemilihan buku bersifat netral, tidak bersifat mendua, menguasai informasi, dan memiliki akal sehat dalam pemilihan buku. 5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan.
6. Mengetahui buku melalui proses membuka-buka buku ataupu proses membaca.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi dibutuhkan
sesesorang yang ahli dalam memilih buku untuk koleksi perpustakaan. Memiliki
pengetahuan yang luas mengenai koleksi seperti menguasai sarana bibliografi,
mengetahui latar belakang pengguna, memahami kebutuhan pemakai, bersifat
netral, memiliki pengetahuan mendalam mengenai koleksi dan mengetahui buku
melalui proses membaca.
2.3.5 Alat Bantu pemilihan Bahan perpustakaan
Alat bantu seleksi bahan pustaka sangat diperlukan untuk menseleksi bahan
pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan. Alat bantu seleksi merupakan
Menurut Yuyu Yulia (1993: 30) ada berbagai jenis alat bantu yang
masing-masing mempunyai fumngsi tertentu, serta kelebihan dan kelemahannya. Secara
garis besar alat bantu seleksi dibagi atas dua kelompok yaitu:
1. Alat bantu seleksi
Yaitu alat yang dapat membantu pustakawan untuk memutuskan apakah bahan pustaka diseleksi, karena informasi yang dibrikan dalam alat tersebut tidak terbatas pada data bibliografi, tetapi juga mencakup keterangan mengenai isi bahan pustka tersebut, dan keterangan lain yang diperlukanuntuk mengambil keputusan. Informasi ini dapat diberikan dalam bentuk anotasi singkat saja, bisa berupa tinjauan (review) dengan panjang yang bervariasi.
2. Alat identifikasi dan verifikasi
Yaitu alat abntu yang hanya mencantumkan data bibliografi bahan pustaka (kadang-kadang dengan harganya). Alat bantu seperti ini dipakai untuk mengetahui judul yang telah terbit atau yang akan diterbitkan dalam bidang subjek tertentu, dari pengarang atau penerbit tertentu di negara tertentu atau dalam kurun waku tertentu. Alat bantu ini dipakai untuk melakukan verifikasi apakah judul atau nama pengarang tepat, berapa harganya, terbitan berseri atau bahan pandang dengar, masih ada dipasaran atau tidak, dan sebagainya.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam proses seleksi bahan
pustaka alat bantu seleksi berperan penting agar dapat mengetahui apakah bahan
pustaka dapat diterbitkan atau tidak. Pustakawan diharapkan mampu mengenal,
mengetahui ciri-cirinya, serta memggunakan alat bantu seleksi dengan tepat.
2.4 Pengadaan Bahan Pustaka
Pengertian pengadaan bahan pustaka bukan hanya sekedar pembelian atau
pemesanan. Pengadaan mencakup hal-hal yang perlu dilakukan setelah melakukan
pemilihan buku. Istilah “pengadaan” dan “pemesanan” kadang-kadang digunakan
secara bergantian. Namun demikian biasanya kegiatan pemesanan mengacu pada
kegiatan pembelian, sementara itu kegiatan pengadaan memasukkan unsur cara
mendapatkan bahan-bahan tersebut.
Menurut Yuyu Yulia (1993: 41) pengadaan buku mencakup:
1. Perolehan bahan atau buku melalui pembelian, hadiah atau pertukaran 2. Pembayaran atau tanda terima pembayaran
3. Memelihara catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan
2.4.1 Cara pengadaan
Pengadaan bahan pustaka adalah merupakan proses pembelian,
pemesanan, penyeleksian bahan pustaka yang dibutuhkan oleh perpustakaan yang
biasanya berdasarkan kebutuhan para pengguna jasa perpustakaan.
Menurut Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi ( 2004 : 54 ) cara
pengadaan seleksi yang biasa di gunakan adalah:
1. Pembelian.
2. Sumbangan/hadiah. 3. Tukar menukar.
Sedangkan menurut Sulistyo Basuki (1991: 25) bahwa:
Perpustakaan pada umumnya menerima bahan pustaka dari pemerintah berupa buku-buku, tetapi ada juga perpustakaan yang melengkapi koleksi dengan cara mencari sumbangan buku-buku kepada penerbit dan toko-toko buku menerima sumbangan-sumbangan dari organisasi-organisasi, tukar menukar dengan perpustakaan lain dengan tujuan memperbanyak judul buku dengan jalan mengurangi jumlah eksemplar buku.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa cara pengadaan koleksi
perpustakaan bukan hanya dari pembelian saja, tetapi bisa melalui sumbangan
dari pemerintah, organisasi, dan instansi lain.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Perpustakaan Melalui Pembelian
Proses pembelian adalah salah satu cara yang efektif karena perpustakaan
memilih bahan pustaka apa yang paling cocok untuk dijadikan sebagai koleksi
Menurut Yulia (1993:45) pengadaan bahan pustaka melalui pembelian antara lain:
1. Pembelian buku melalui toko buku
Pembelian buku melalui toko buku secara langsung dilakukan oleh perpustakaan yang mempunyai jumlah dana pembelian relatif kecil, baik yang berasal dari sumber dana sendiri maupun sumber dana lain yang tidak mempunyai persyaratan pengadaan yang khusus.
2. Pembelian buku melalui penerbit
Pembelian buku melalui penerbit dilakukan secara langsung biasanya judul-judul yang dibutuhkan benar-benar dikeluarkan oleh penerbit. Sebagai contoh, bila ada sekumpulan judul buku yang diterbitkan oleh penerbit PT. Gramedia, maka pengadaannya dapat dilakukan langsung pada penerbit.
3. Pembelian buku melalui agen buku
dalam gudang yang besar. Kemudian menjualnya kepada toko buku dan perpustakaan. Agen buku memberikan pelayanan yang efisien dan cepat.
Sedangkan Menurur Siregar (1998:4) Pembelian dapat dilakukan dengan cara yaitu dengan memesan langsung kepada penerbit, membeli bahan pustaka melalui toko buku dan dari agen atau distributor. Pembelian dilakukan setelah perpustakaan memutuskan buku apa yang akan dibeli sesuai dengan prioritas yang ditentukan.
Dari pendapat diatas dapat diketahui bahwa pembelian bahan pustaka
tidak dapat hanya dibeli saja secara biasa, tetapi harus melalui toko buku,
penerbit, dan agen buku. Pembelian juga harus melalui tahap memeriksa dan
menyeleksi buku yang akan dibeli apakah bermanfaat atau tidak dan membuat
daftar pesana yang sesuai dengan kebutuhan pengguna.
2.4.1.1 Pengadaan Bahan Pustaka Melalui Hadiah
Selain dengan cara pembelian, pengadaan bahan pustaka dapat diperoleh
dengan menerima sumbangan atau hadiah dari pihak lain baik perorangan maupun
lembaga. Kole
