KINERJA PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS
SUMATERA UTARA
Kertas Karya
Disusun Oleh:
JASELE SALOM PERWIRA SIHOMBING
062201027
UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
FAKULTAS SASTRA
DEPARTEMEN STUDI ILMU PERPUSTAKAAN DAN
INFORMASI
MEDAN
PERNYATAAN ORISINALITAS
Karya ini adalah karya orisinal dan belum pernah disajikan sebagai suatu tulisan untuk memperoleh suatu kualifikasi tertentu atau dimuat pada media publikasi lain.
Penulis membedakan dengan jelas antara pendapat atau gagasan penulis dengan pendapat atau gagasan yang bukan berasal dari penulis dengan mencantumkan tanda kutip.
Medan, Juni 2009 Penulis,
KATA PENGANTAR
Puji dan syukur penulis kehadirat Kepada Tuhan Yang Maha Esa yang telah memberikan rahmatNya, sehingga penulis dapat menyelesaikan kertas karya ini, sebagai salah satu persyaratan untuk menyelesaikan studi Diploma III pada Program Studi Perpustakaan Fakultas Sastra USU Medan. Untuk memenuhi Persyaratan tersebut, penulis memilih judul ”KINERJA PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA”.
Penulis menyadari bahwa apa yang penulis sajikan dalam kertas karya ini masih banyak kekurangan karna keterbatasan pengetahuan yang dimiliki penulis. Tujuan ini merupakan suatu studi untuk menambah wawasan penulis tentang pemeliharaan bahan pustaka. Untuk itu demi kesempurnaanya penulis mengharapkan saran dan kritik dari pembaca yang menuju kearah perbaikan dan kesempurnaan kertas karya ini.
Dalam menyelesaikan kertas karya ini,penulis telah banyak menerima bantuan dari berbagai pihak yang telah memberikan bimbingan dan petunjuk. Oleh sebab itu dalam kesempatan ini penulis mengucapkan terima kasih sebesar-besarnya kepada :
1. Bapak Drs. Syaifuddin. M.A, Ph.D , selaku Dekan Fakultas Sastra USU.
2. Ibu Dra. Zurni Zahara, M.Si, selaku ketua Program Studi Perpustakaan dan Informasi yang telah memberikan bimbingan dan bantuan hingga selesainya kertas karya ini.
3. Bapak Drs. Syakirin Pangaribuan, SH. selaku dosen pembimbing penulis yang telah membimbing dan memberikan begitu banyak masukan kepada penulis dalam penulisan kertas karya ini.
4. Seluruh dosen Program Studi Ilmu Perpustakaan dan Informasi Fakultas Sastra, yang telah membina dan membimbing penulis selama masa perkuliahan hingga berakhirnya penulisan kertas karya ini.
5. Bapak Drs. A. Ridwan Siregar, SH. M. Lib, selaku Kepala Perpustakaan Universitas Sumatra Utara.
7. Bapak, Mama serta keluarga tercinta, yang telah banyak memberikan bantuan moril maupun material dalam menyelesaikan perkuliahan dan kertas karya ini.
Akhirnya penulis berharap agar kertas karya ini dapat bermanfaat bagi penulis dan dapat memperluas pemikiran dan wawasan di masa yang akan datang.
Medan, Juni 2009 Penulis
DAFTAR ISI
KATA PENGANTAR ... i
DAFTAR ISI ... iii
BAB I PENDAHULUAN 1.1. Latar Belakang Masalah ... 1
1.2. Tujuan Penulisan ... 1
1.3. Ruang Lingkup ... 2
1.4. Metode Pengumpulan Data ... 2
BAB II TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 3
2.1.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 3
2.1.2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 3
2.1.3. Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 4
2.2. Pengadaan Bahan Pustaka ... 4
2.2.1. Pengertian Bahan Pustaka ... 4
2.2.2. Pemilihan Bahan Pustaka ... 5
2.2.2.1. Pihak-pihak Pemilihan Bahan Pustaka ... 6
2.2.2.2. Prinsip-prinsip Pemilihan Bahan Pustaka ... 6
2.2.2.3. Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka ... 7
2.3. Penerapan Teknologi untuk Kemudahan Pengadaan ... 7
2.3.1. Informasi Buku Baru ... 8
2.3.2. Alat Bantu Seleksi ... 8
2.3.3. Kemudahan Pemesanan ... 8
2.4. Sistem Pengadaan Bahan Pustaka... 9
2.4.1. Pembelian ... 9
BAB III PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA 3.1. Sejarah Singkat Perpustakaan USU ... 16
3.2. Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan USU ... 17
3.3. Struktur Organisasi Perpustakaan USU ... 18
3.4. Pengadaan Koleksi Perpustakaan USU ... 19
3.5. Jumlah Pengunjung Perpustakaan USU ... 22
3.6. Kinerja Pengadaan Bahan Pustaka ... 23
3.6.1. Pembelian ... 23
3.6.2. Hadiah ... 25
3.6.3. Wajib serah simpan karya ilmiah ... 25
3.6.4. Terbitan Sendiri ... 25
3.7. Penerimaan/Pemeriksaan ... 26
3.8. Inventarisasi ... 26
BAB I
PENDAHULUAN
1.1.
Latar Belakang dan Masalah
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan penunjang bagi keberhasilan program universitas dalam pendidikan, pengajaran dan penelitian. Menurut Sulistiyo Basuki (1993:51) perpustakaan perguruan tinggi adalah ”Penunjang Tri Darma perguruan tinggi yaitu pendidikan, penelitian, dan pengabdian masyarakat”.
Tujuan utama diselenggarakan perpustakaan perguruan tinggi adalah untuk mendukung, memperlancar, serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program kegiatan perguruan tinggi dengan cara mengumpulkan, mengolah, dan memanfaatkan bahan pustaka yang terencana dan terarah, tergantung kebutuhan pengguna yang dilayani.
Alat yang menentukan tercapainya tujuan dan fungsi suatu perpustakaan perguruan tinggi adalah tersedianya bahan pustaka yang dibutuhkan oleh pemakai. Untuk memenuhi segala kebutuhan pengguna tersebut, perlu adanya pengadaan bahan pustaka yang terencana dan terarah, tergantung kebutuhan pengguna yang dilayani.
Pengadaan bahan pustaka tidak terlepas dari pembinaan koleksi yang merupakan salah satu kegiatan pelayanan teknis yang dilakukan perpustakaan dalam upaya meningkatkan kualitas perpustakaan dan mutu pelayanan informasi kepada pengguna perpustakaan perguruan tinggi pada umumnya mengadakan bahan pustaka berbagai ilmu termasuk bidang informasi studi secara lebih mendalam. Oleh sebab itu perpustakaan harus mampu mendukung segala kebutuhan informasi studi yang menjadi bidang pengadaannya, sehingga koleksi perpustakaan benar-benar bermanfaat bagi pengguna perpustakaan.
Perpustakaan USU merupakan salah satu perpustakaan perguruan tinggi yang selalu berusaha memberikan informasi yang up to date kepada para pengguna. Sehubungan dengan uraian di atas penulis memilih judul ”KINERJA PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA
1.2.Tujuan Penulisan
Adapun tujuan dari penulisan kertas karya ini adalah :
1. Untuk mengetahui bagaimana kinerja pengadaan bahan pustaka yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Universitas Sumatera Utara
2. Untuk mengetahui secara langsung bagaimana pengadaan bahan pustaka yang dilaksanakan oleh Perpustakaan Universitas Sumatera Utara telah sesuai dengan prinsip-prinsip pengadaan koleksi.
3. Untuk menambah ilmu pengetahuan serta wawasan dalam bidang perpustakaan khususnya pengadaan bahan pustaka agar nantinya dapat diterapkan dalam lapangan pekerjaan
1.3.Ruang lingkup
Sesuai dengan masalah yang dikemukakan di atas penulis membatasi ruang lingkup kertas karya ini mulai dari kinerja pengadaan bahan pustaka. Proses pengadaan yaitu pembelian, tukar-menukar, hadiah, terbitan sendiri serta penerimaan dan inventarisasi. Pembatasan ruang lingkup tersebut bertujuan untuk dapat dipedomani dalam penulisan kertas karya ini.
1.4.Metode Pengumpulan Data
Dalam upaya penyelesaian karya tulis ini, penulis menggunakan metode pengumpulan data dengan dua cara yaitu :
1. Sudi Kepustakaan (Library Research)
Studi kepustakaan dilakukan dengan mempelajari bahan pustaka atau literatur yang berhubungan dengan topik yang dibahas dalam kertas karya ini.
2. Studi Lapangan (Field Research)
BAB II
TINJAUAN TEORITIS PADA PENGADAAN BAHAN PUSTAKA
PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI
2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1. Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi
Unit kerja yang berupa tempat untuk mengumpulkan, menyimpan, memelihara, dan mengolah koleksi bahan informasi secara sistematis dan dengan cara tertentu yang dilayankan kepada pengguna yakni mahasiswa, dosen, dan pegawai (civitas akademika) disebut dengan perpustakaan perguruan tinggi.
Sedangkan menurut Nurhadi (1983: 9) ”perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang diselenggarakan oleh lembaga perguruan tinggi untuk menunjang terlaksananya tujuan perguruan tinggi”. Senada dengan pendapat di atas, perpustakaan Nasional Republik Indonesia (1992: 2) juga menyatakan bahwa perpustakaan perguruan tinggi adalah perpustakaan yang berada dalam suatu perguruan tinggi dan merupakan unit kerja yang membantu perguruan tinggi yang bersangkutan dalam melaksanakan tujuannya”.
Dari penjelasan di atas dapat disimpulkan bahwa perpustakaan perguruan tinggi bertujuan untuk menunjang pelaksanaan Tri Darma Perguruan tinggi, yaitu pendidikan dan pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat.
2.1.2. Tujuan dan Fungsi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Sesuai dengan pengertian dari perpustakaan perguruan tinggi yaitu perpustakaan yang menjunjung tinggi Tri Darma perguruan tinggi, maka menurut Sulistyo-Basuki (1995:52) tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah :
1. Memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan pada semua tingkat akademis, mulai dari mahasiswa sampai dengan staf pengajar
3. Menyediakan sarana belajar untuk pengguna perpustakaan 4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi pemakai
5. Menyediakan jasa informasi aktif yang tidak saja terbatas pada lingkungan perguruan tinggi tapi samapai pada lingkungan industri.
lingkungan industri. Selain dari tujuan perpustakaan perguruan tinggi dalam melaksanakan tugasnya diperlukan apa yang namanya fungsi perpustakaan perguruan tinggi. Fungsi tersebut adalah:
1. Pusat pengumpulan bahan informasi/bahan pustaka 2. Pusat pelestarian informasi/bahan pustaka
3. Pusat pengelolaan informasi/bahan pustaka 4. Pusat pemanfaatan informasi/bahan pustaka 5. Pusat penyebarluasan informasi/bahan pustaka 6. Pusat Rekreasi
2.1.3. Koleksi Perpustakaan Perguruan Tinggi
Perpustakaan yang berhasil dalam memberikan informasi kepada para pengguna adalah perpustakaan yang berhasil menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan para pengguna. Demikian halnya dengan perpustakaan perguruan tinggi harus selalu berusaha menyajikan informasi yang sistematis, di mana informasi tersebut harus sesuai dengan kebutuhan penggunanya baik itu mahasiswa, dosen, peneliti maupun pengguna lainnya. Koleksi perpustakaan perguruan tinggi seperti yang disebutkan oleh Wijayati (1979: 36) menyatakan koleksi perpustakaan perguruan tinggi yaitu:
1. Koleksi buku, terdiri dari:
a. Buku teks, yaitu unuk mahasiswa maupun dosen, baik yang diwajibkan maupun yang dianjurkan untuk mata kuliah yang ada.
b. Buku refrens, termasuk buku refrens umum, refrens bidang studi khusus, alat-alat bibliografi seperti indeks, abstrak, laporan tahunan, kamus, ensiklopedia, dan katalog
c. Terbitan berkala, seperti majalah, surat kabar dan jurnal
d. Terbitan oleh perguruan tinggi, baik oleh perguruan tinggi di mana perpustakaan bernaung, maupun oleh perguruan tinggi lainnya.
2. Koleksi non buku, terdiri dari: a. Slide
2.2. Pengadaan Bahan Pustaka
2.2.1. Pengertian Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka adalah salah satu dari kegiatan pelayanan teknis pada suatu perpustakaan dalam usaha untuk memberikan informasi yang dibutuhkan oleh para pengguna secara up to date. Melalui kegiatan kerja pengadaan tersebut, perpustakaan berusaha menghimpun bahan pustaka yang akan dijadikan koleksi perpustakaan baik itu koleksi seperti buku, terbitan berseri lainnya seperti majalah, jurnal, surat kabar, brosur, dan sebagainya, sedangkan koleksi non cetak seperti kaset, audiovisual, mikrofil, mikrofis, piringan hitam, vidio kaset, CD ROM (Compact Disc Read Only Memory) dll.
”Pengadaan koleksi adalah hal-hal yang mencakup perolehan bahan/buku melalui pembelian, hadiah, pertukaran, pembayaran atau tanda terima pembayaran dan pemeliharaan catatan-catatan yang berkaitan dengan pengadaan”, (Yulia, 1993: 41). Jadi, pengadaan bahan pustaka tersebut adalah kegiatan layanan teknis perpustakaan dalam rangka melengkapi atau memenuhi kebutuhan pengguna perpustakaan yang dimulai dari pemilihan, pemesanan, sampai pada tahap pemeriksaan dan inventarisasi.
2.2.2. Pemilihan Bahan Pustaka
Pemilihan bahan pustaka adalah proses kerja memilih atau menentukan koleksi yang mana yang cocok dijadikan koleksi perpustakaan. Dalam dunia kepustakawanan proses pemilihan bahan pustaka merupakan aspek kegiatan yang intelek.
Dalam usaha pemilihan bahan pustaka sebelum masuk ke langkah berikutnya perlu dilakukan tinjauan kembali terhadap buku yang akan dipilih, apakah sudah dimiliki sebelumnya untuk menghindari duplikasi bahan pustaka. ”Tujuan pemilihan bahan pustaka adalah mengembangkan koleksi perpustakaan yang baik dan seimbang, sehingga mampu melayani kebutuhan pemakai yang berubah dan tuntutan pemakai yang sekarang dan yang akan datang” (Sulistyo-Basuki, 1993: 427).
Menurut Sulistyo-Basuki, (1993:431) terdapat beberapa faktor yang harus diperhatikan dalam pemilihan bahan pustaka, antara lain:
” a. Buku
Pustakawan harus tahu keadaan buku yang ada di pasaran (seberapa jauh buku yang tersedia, bagaimana proyeksinya yang akan datang).
b. Pemakai
c. Sumber daya
Pustakawan harus mengetahui sumber daya yang ada, termasuk dana dan anggaran, staf serta buku yang dapat dipinjam dari perpustakaan lain.”
Dari pernyataan di atas yang paling penting diperhatikan adalah sumber daya khususnya ketersediaan dana dan anggaran. Sebab tanpa dana yang cukup, pengadaan bahan pustaka akan sia-sia untuk dilaksanakan.
2.2.2.1. Pihak-pihak yang Berwenang Melakukan Pemilihan Bahan Pustaka
1. Pihak-pihak Pemilihan Bahan Pustaka
Dalam suatu perpustakaan, pihak yang berwenang untuk melakukan pemilihan bahan pustaka bukan hanya pustakawan tetapi semua unsur yang berkepentingan, termasuk para pengguna jasa perpustakaan. Menurut Yulia, (1993: 75) pihak-pihak yang berwenang untuk melakukan pemilihan bahan pustaka adalah:
1. Pada perpustakaan sekolah, pihak yang berwenang melakukan pemilihan bahan pustaka adalah kepala sekolah, dan wakil, serta guru, pelajar boleh saja memberikan saran.
2. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang adalah dewan penasehat, penyantun perpustakaan, dan tokoh masyarakat.
3. Pada perpustakaan perguruan tinggi, pihak yang berwenang melakukan pemilihan adalah pimpinan universitas, pimpinan fakultas, dosen, staf, dan mahasiswa menyarankan dan harus dipertimbangkan kesesuaiannya dengan kebutuhan.
4. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan pemilihan adalah pimpinan institusi di mana perpustakaan tersebut bernaung.
5. Pada akhirnya, pustakawanlah yang berwenang apabila bahan pustaka tersebut dipilih atau tidak, karena pustakawanlah yang mengetahui apakah bahan pustaka tersebut cocok atau tidak serta dana yang trsedia.
Selain yang disebutkan di atas, untuk dapat melakukan pemilihan bahan pustaka, pihak-pihak yang berhubungan harus memiliki pengetahuan seperti:
1. Menguasai sarana bibliografi yang tersedia, paham akan dunia penerbitan, khususnya kelemahan dan keunggulan suatu penerbit.
2. Mengetahui latar belakang para pemakai perpustakaan, misalnya siapa saja yang menjadi anggota, minat dan penelitian yang sedang dan telah dilakukan dan mengapa ada kelompok pengguna bahan pustaka yang satu berbeda dengan pengguna perpustakaan yang lain.
3. Memahami kebutuhan para anggota.
4. Personil pemilihan buku harus bersifat netral serta harus menguasai informasi dan akal sehat dalam pemilihan.
5. Pengetahuan mendalam mengenai koleksi perpustakaan. 6. Mengetahui buku melalui proses membaca.
(Sulistyo-Basuki, 1993: 429)
Prinsip-prinsip pemilihan bahan pustaka ditetapkan sebagai upaya untuk menyesuaikan pemilihan bahan pustaka dengan tujuan dan fungsi perpustakaan prinsip tersebut diperjelas sebagai berikut:
1. Relevansi atau kesesuaian
Bahan pustaka harus disesuaikan dengan fungsi dan tujuan perpustakaan dengan lembaga induknya.
2. Kesesuaian dengan kebutuhan pengguna
Pemilihan bahan pustaka harus mengutamakan kepentingan pengguna dengan tujuan untuk memenuhi tingkat keterpakaian pemakai.
3. Kelengkapan
Pengadaan bahan pustaka hendaknya berpedoman kepada kelengkapan koleksi yang dibutuhkan oleh pemakai jasa perpustakaan, bukan berpedoman pada jumlah banyaknya eksemplar buku tetapi harus diperhatikan kualitas koleksi tersebut.
4. Kemutakhiran
Isi yang terdapat dalam bahan pustaka harus sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi.
5. Unsur kerja sama dengan pihak lain
Perpustakaan sebaiknya menjalin kerja sama dengan berbagai pihak seperti pakar ilmu pengetahuan pengguna dalam melaksanakan pemilihan bahan pustaka agar relevansi koleksi dengan kebutuhan pengguna dapat dipenuhi. (Siregar, 2002: 80).
Sedangkan untuk menentukan judul bahan pustaka apa yang akan dipilih pihak perpustakaan harus mengetahui apakah terbitan tersebut masih tersedia di pasar, toko buku dengan penerbit atau tidak.
2.2.2. 3. Alat Bantu Pemilihan Bahan Pustaka
Untuk mengetahui apakah bahan pustaka tersebut sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, maka diperlukan alat bantu pemilihan buku.
Alat bantu tersebut adalah: 1. Sarana pembaca
2. Timbangan buku seperti yang terdapat pada surat kabar dan majalah 3. Bibliografi. (Sulistyo-Basuki, 1993:432)
Sedangkan alat bantu seleksi yang lain adalah:
1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri yang berisi a. Judul, anak judul, judul paralel
b. Edisi, negara, bahasa, bentuk c. Kota terbit, penerbit
d. Tahun terbit e. Harga langganan
f. ISSN
4. Daftar tambahan koleksi perpustakaan lain 5. Tim, bagan buku, iklan, dan lain-lain. (Milburga, 1994: 74)
Jadi melalui informasi di atas, pihak-pihak yang melakukan pemilihan bahan pustaka dapat menentukan bahan pustaka mana yang cocok.
2.3. Penerapan Teknologi untuk Kemudahan Pengadaan
Di era globalisasi ini, seiring dengan perkembangan teknologi yang semakin maju, maka pengadaan bahan pustaka pada perpustakaan sangat mudah dilakukan dengan cara pengaksesan melalui internet.
Dalam sebuah perpustakaan haruslah mempunyai koleksi yang lengkap, dalam era globalisasi sekarang ini akan lebih mudah dalam pemesanan buku, tidak harus langsung ke toko buku ataupun ke luar negeri apabila ada buku yang harus dibeli dengan mengakses internet sudah lebih mudah untuk dilakukan pemesanan buku ataupun bahan pustaka.
2.3.1. Informasi Buku Baru
Informasi buku baru dapat diperoleh melalui akses internet, dengan mengakses internet kita dapat melihat harga, pengarang, judul buku, bahkan buku-buku yang baru terbit. Untuk melihat informasi buku-buku baru penerbit dalam negeri maupun luar negeri dapat dilihat melalui web site seperti:
a. Penerbit dalam negeri
b. Penerbit luar negeri
Alat bantu seleksi bahan pustaka seperti katalog penerbit dari berbagai penerbit buku dalam negeri maupun luar negeri, informasi di dalamnya adalah judul, pengarang, tahun, terbit, jumlah halaman, harga buku, anotasi atau deskripsi, cakupan isi buku. Dapat juga melalui resensi yang memberikan informasi dari sebuah buku dan juga melalui best seller yang memberikan informasi tentang buku-buku yang terbaik dari pengarang yang terkenal.
2.3.3. Kemudahan Pemesanan
Pemesanan buku secara online telah banyak dilakukan oleh perpustakaan pada saat ini, pemesanan buku tidak lagi harus memesan langsung ke toko buku ataupun ke luar negeri apabila ada buku yang harus dibeli, dengan mengakses melalui internet sudah lebih mudah untuk pemesanan buku ataupun bahan pustaka. Adapun cara yang dapat digunakan ialah misalnya pemesanan bahan pustaka cukup dengan mengisi form pembelian yang tersedia di website atau dengan mengirimkan email. Untuk konfirmasi biaya keseluruhan (harga dan biaya pengiriman). Lalu sebutkan nama buku, pengarang dan penerbit yang ingin dipesan. Kita juga harus menyebutkan alamat kita agar dapat menyebutkan biaya pengiriman dan akan dijawab oleh toko buku tersebut melalui email dan jawaban tersebut akan mencantumkan harga buku dan pengiriman serta mencantumkan nomor rekening toko buku tersebut misalnya Lippo, Mandiri, untuk dipilih sebagai perantara.
Pembayaran dapat dilakukan dengan cara : 1. Transfer Bank melalui ATM
2. Credit card 3. Bank Draft 4. Money Order 5. Kode pembelian
Jika sebelum menjadi anggota kita harus mengisi form kenggotaan dengan mendaftarkan melaui email kita dan mengikuti seluruh petunjuk di dalamnya. Perpustakaan yang akan membeli bahan pustaka dapat mengakses melalui internet di website seperti
2.4. Sistem Pengadaan Bahan Pustaka
Pengadaan bahan pustaka yang dilakukan melalui pembelian merupakan cara yang paling efektif dalam pengadaan bahan pustaka, karena perpustakaan dapat memilih bahan pustaka yang cocok sesuai dengan dana yang tersedia. Pembelian ini dapat dilakukan dengan cara langsung pada penerbit melalui toko buku atau agen dan distributor. Pembelian secara berlangganan jurnal dapat dilakukan di dalam dan di luar negeri dengan biaya pengiriman tetap ditanggung perpustakaan yang bersangkutan.
Langkah-langkah pembelian dan pelangganan bahan perpustakaan adalah sebagai berikut :
1. Memerikasa dan melengkapi data bibliografi bahan perpustakaan yang diusulkan
2. Mencocokan usulan dengan bahan perpustakaan yang dimiliki melalui katalog perpustakaan atau pangkalan data perpustakaan.
3. Menerima atau menolak usulan
4. Membuat daftar pesanan beberapa rangkap menurut kebutuhan 5. Mengirimkan daftar pesanan
6. Mengarsipkan satu rangkap daftar pesanan 7. Membayar pesanan/langanan
8. Menyusun laporan pembelian dan pelangganan
Prosedur penerimaan bahan perpustakaan yang dibeli atau dilanggan adalah sebagai berikut :
1. Memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya
2. Mencocokan bahan perpustakaan yang ditrima dengan arsip
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan perpustakaan dengan pesanan, cacat, atau rusak disertai dengan permintaan penggantian
4. Menandatangani tanda terima atau faktur dan menembalikannya kepada pengirim.
5. Menandai kepemilikan bahan perpustakaan dengan membubuhkan cap perpustakaan.
6. Membuat berita acara penerimaan.Wijayati, (1998: 54).
Dalam berlangganan jurnal perpustakaan menghadapi beberapa kesulitan antara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh sehingga dibutuhkan waktu, tenaga dan biaya yang cukup banyak.
3. Masalah biaya pengiriman yang cukup mahal sehingga pengiriman sering terlambat.
4. Informasi tentang buku tersebut sulit didapatkan.
5. Harga buku cenderung naik tidak stabil sehingga perpustakaan sering berhenti berlangganan karena dana terbatas. Siregar, (2002: 32).
Sebelum menentukan judul bahan pustaka yang akan dibeli ada beberapa faktor yang harus diperhatikan antara lain:
1. Dana yang tersedia
2. Mengetahui bidang yang dicakup perpustakaan 3. Mengetahui minat, bidang para pengguna
2.4.2. Sumbangan atau Hadiah
Bahan pustaka yang diperoleh melalui hadiah/sumbangan baik itu lembaga pemerintah, swasta, organisasi perorangan, baik yang bersumber dari dalam negeri maupun luar negeri dengan menetapkan prinsip seleksi. Penerimaan hadiah dibutuhkan ketelitian yang tujuannya karena tidak semua hadiah/sumbangan tersebut benar-benar cocok untuk kita gunakan. Di samping itu pemberi hadiah/sumbangan seringkali menyertakan persyaratan yang sulit atau bahkan sering menjadi beban perpustakaan yang menerima.
Bahan pustaka yang diperoleh melalui hadiah/sumbangan dilakukan dengan dua cara:
1. Hadiah atas permintaan
Hadiah atas permintaan dilakukan dengan mengajukan permintaan langsung kepada lembaga penyumbang. Permintaan ini dapat dilakukan secara tertulis atau lisan dan permintaan secara tertulis dibuatkan dengan surat yang sah sebagai bukti autentik.
Berikut ini akan dijelaskan langkah perolehan bahan pustaka melalui hadiah atas permintaan antara lain:
a. Menyusun daftar bahan pustaka yang akan diminta b. Mengirimkan daftar ke alamat yang dituju
c. Mengirimkan surat ucapan terima kasih kepada pengirim atau sumbangan atau hadiah yang telah diberikan. Soetimah, (1992: 72).
2. Hadiah bukan atas permintaan
Hadiah bukan atas permintaan dapat diperoleh melalui hadiah dari instansi, perorangan atau badan organisasi tanpa diminta. Soetimah, (1992: 72) menyatakan ”jika suatu perpustakaan memiliki bahan pustaka tersebut dapat diberikan kepada perpustakaan lain yang lebih membutuhkan diberikan sebagai hadiah.”
Ada beberapa tahapan yang perlu diperhatikan dalam penerimaan hadiah secara tak langsung antara lain:
1. Bahan pustaka yang sudah diterima dicocokkan dengan surat pengantar 2. Bahan pustaka yang sudah diterima, perpustakaan langsung menerima
ucapan terima kasih kepada pemberi hadiah.
Sumber sumbangan/hadiah tidak berasal dari lembaga, perorangan atau perpustakaan yang menjalin kerja sama. Sumber hadiah dapat berasal dari lembaga, perorangan atau perpustakaan yang menjalin kerja sama. Sumber hadiah dapat berasal dari kedutaan, penerbit dan lain-lain. Menurut Yulia, (1993: 59) sumber hadiah/koleksi dapat dikembangkan dari berbagai sumber yaitu:
1. Contoh terbitan dari pengarang dan penerbit. 2. Publisher’s weekly.
3. Bulletin of the public affairs information service.
4. H. W Wilson Copy’s Vertical File Service Phamflet Indekx. 5. Duplikat dari perpustakaan lain.
6. Donatur dari berbagai pihak seperti organisasi, lembaga perhimpunan profesi, yayasan, negara maju melalui kedutaannya.
Penerimaan melalui hadiah juga dilakukan seleksi baik dari segi isi atau relevansi bidang subyek maupun dari segi kelayakan kondisi fisik bahan pustaka.
Tukar-menukar
Penambahan bahan pustaka pada suatu perpustakaan dapat juga dilakukan melalui tukar-menukar. Hal ini dimungkinkan untuk dilakukan jika antara dua perpustakaan atau lebih telah melakukan persetujuan bersama. Kedua belah pihak yang telah sepakat untuk melakukan tukar-menukar bahan pustaka harus terlebih dahulu mengirimkan contoh bahan pustaka yang akan ditukarkan. Hal ini memungkinkan unuk tidak terjadinya kesesuaian antar bahan yang mau ditukarkan.
Untuk dapat melakukan pertukaran, perpustakaan perlu memperhatikan prosedur tukar-menukar. Menurut Yulia, (1993: 43), ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam melakukan tukar-menukar bahan pustaka, antara lain:
1. Perpustakaan yang menawarkan, langkah pertama adalah menyusun daftar bahan pustaka yang akan ditukarkan. Penawaran dapat dilakukan melalui judul maupun pengarang.
2. Perpustakaan mengirimkan penawaran kepada sejumlah perpustakaan lain yang diperkirakan memiliki bahan yang sesuai dengan bahan yang ditawarkan, serta menjalin kerja sama dengan perpustakaan yang menawarkan. Dalam penawaran tersebut syarat-syarat tukar-menukar, misalnya bahan pustaka apa yang diinginkan, ongkos kirim, dan sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari tawaran dan persyaratan dari pihak yang menawarkan.
4. Perpustakaan yang menerima memilih daftar yang diinginkan dan menyusun daftar bacaan yang ditawarkan sebagai bahan penukaran.
5. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam melakukan tukar-menukar, maka penukaran dapat dilaksanakan.
Selain prosedur di atas, ada beberapa sumber pertukaran bahan pustaka yang seperti dikemukakan oleh Yulia, (1993: 57), antara lain:
1. Universitas/akademik yang berupa terbitan resmi, disertai atau abstrak bahan pustaka duplikat, terbitan university press, terbitan perpustakaan, reprint, terbitan unit penelitian.
2. Pemerintah, berupa Undang-undang, peraturan-peraturan, lembaran negara, dan terbitan resmi lainnya.
3. Organisasi ilmiah dan profesi. 4. Perusahaan-perusahaan industri.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan, bahwa prosedur yang telah disebutkan perlu dipedomani dalam melakukan tukar-menukar bahan pustaka, baik yang diperoleh melalui universitas, pemerintah, organisasi, dan lain-lain.
2.4.4. Penerbitan Sendiri
Terbitan sendiri yang dimaksud adalah terbitan sendiri yang berasal dari lembaga induk di mana perpustakaan tersebut bernaung, yang mencakup pengertian :
1. Penerbitan dari lembaga induk tempat perpustakaan berada
a) Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan semua penerbitan lembaga induk.
b) Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai penyalur dari semua terbitan lembaga induk yang bersangkutan.
2. Penerbitan oleh perpustakaan itu sendiri, seperti daftar kleksi, bulletin, manual bibliografi, dan sebagainya.
2.5. Penerimaan/ Pemeriksaan
Keseluruhan bahan pustaka yang sudah diterima, baik itu melalui pembelian, sumbangan/hadiah, terbitan sendiri, tukar menukar, sebelum diinventarisasi, terlebih dahulu dilakukan pemeriksaan. Pada saat bahan pustaka sudah rusak. Apabila terdapat ketidaksesuaian, diberikan kesempatan bagi pihak perpustakaan yang tidak merasa puas untuk melakukan klaim, supaya dipertimbangkan untuk menggantinya.
Setiap bahan yang diterima, diperiksa pengarang, judul, edisi, penerbit, tempat terbit, tahun terbit, ISSN. Hal-hal yang perlu diperhatikan antara lain:
1. Pemeriksaan judul bahan pustaka yang telah diterima, apakah sebagai hadiah, langganan, tukar-menukar, atau terbitan sendiri. Kemudian dispesifikasikan dan sesuai dengan daftar yang sudah ada.
2. Pemberian tanda cap/tanda yang biasanya diletakkan pada halaman terdepan. 3. Pencatatan pada kartu yang telah disediakan oleh perpustakaan.
2.6. Inventarisasi
Bahan pustaka yang sudah diperiksa kemudian diinventarisasi/didaftarkan dalam buku/kartu inventarisasi. Kegiatan kerjanya adalah pemberian tanda cap milik perpustakaan dengan tujuan supaya kepemilikannya dapat dipastikan. Kemudian tujuan dari inventarisasi untuk menghindari apa yang namanya duplikasi. Ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam kegiatan inventarisasi, antara lain:
a. Tanggal penerimaan
b. Nomor urut/induk, di mana setiap eksemplar diberi nomor tersendiri c. Pengarang
d. Judul penerbit/ tempat penerbit
e. Asal sumber, apakah bahan pustaka tersebut berasal dari pembelian, hadiah, tukar-menukar, dan lain-lain.
f. Harga
g. Golongan (nomor klasifikasi) dilakukan setelah bahan pustaka siap diproses.
BAB III
KINERJA PENGADAAN BAHAN PUSTAKA PADA
PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
3.1. Sejarah Singkat Perpustakaan USU
Perpustakaan USU didirikan pada tahun 1970. Kemudian perpustakaan ini menjadi perpustakaan sentral yang dimulai dengan bergabungnya sejumlah perpustakaan fakultas dan pindah ke gedung baru yang diresmikan pada tanggal 2 November 1987 oleh mentri Pendidikan dan Kebudayaan. Bila ditelusur kembali sejarah USU, perpustakaan pertama didirikaan di lingkungan USU adalah Perpustakaan Fakultas Kedokteran (1952) dan kemudian disusul oleh Perpustakaan Fakultas Hukum (1954 ). Ketika itu USU masih merupakan sebuah yayasan yang kemudian diserahkan kepada pemerintah serta diresmikan sebagai Perguruan Tinggi Negeri ketujuh di Indonesia pada tanggal 20 November 1957.
mampu menghasilkan lulusan yang berkualitas, pusat pendidikan yang mampu bersaing secara global dan mampu mengembangkan diri sesuai dengan kebutuhan lingkungan kerja, penelitian yang mampu mengembangkan ilmu pengetahuan, teknologi dan seni serta sebagai pusat konsultasi dan rujukan bagi dunia usaha/ industri. Berkaitan dengan itu, perpustakaan terus berupaya untuk menyelaraskan perananya dalam mengikuti dinamika perkembangan USU.
3.2. Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan USU
Cita-cita Perpustakaan USU dituangkan dalam Visi sebagai berikut : “Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan terhadap sivitas akademikanya”.
Untuk mencapai cita-cita tersebut di atas, maka misi yang diemban oleh perpustakaan adalah : ”menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma Universitas Sumatera Utara melalui pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.
Bedasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai berikut:
1. Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog, memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia dengan memperhatikan faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan terpelihara. 2. Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan
efisien dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi.
3. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan, pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang terintegrasi.
5. Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan dan sasaran perpustakaan.
6. Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dengan mengacu kepada standar mutu yang ditetapkan.
7. Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi, pengguna dan staf yang berbeda.
8. Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam maupun ke luar perpustakaan.
9. Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan internasional.
3.3. Struktur Organisasi Perpustakaan USU
Saat ini seluruh kegiatan Perpustakaan dilayani oleh 116 orang staf yang terdiri dari 57 orang dengan latar belakang pendidikan ilmu perpustakaan dan informasi dan 59 orang asisten perpustakaan dan staf administrasi, dengan perincian 59 orang adalah PNS dan 57 orang adalah tenaga honorer.
Sesuai dengan struktur organisasi dan tata kerja, perpustakaan dipimpin oleh kepala perpustakaan dan dibantu oleh seorang sekretaris unit, lima orang kepala divisi, 15 orang kepala sub divisi dan satu orang kepala sub bagian tata usaha. Kepala perpustakaan juga dibantu oleh tiga orang staf ahli masing-masing untuk bidang pengembangan sistem, pengelola American Corner dan perpustakaan universitas.
Bagan Struktur Organisasi Perpustakaan USU
3.4. Pengadaan Koleksi Perpustakaan USU
Pengadaan koleksi Perpustakaa USU (buku, jurnal dan CD) tahun 2008 dapat dilihat sebagai berikut:
Tabel 1:
Jumlah Perolehan Bahan Pustaka (Januari s.d Desember 2008)
No Jenis
Bahan Pustaka
Sumbangan Pembelian Jumlah
Judul Eks Judul Eks Judul Eks
Kepala Sub Bidang
Dukungan Teknis Pelayanan Pengguna Kepala Sub Bidang
KetuaTim Pengadaan
Ketua Tim Rujukan dan Bantuan Pengguna
Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak
(2)
Ketua Tim Penataan Bahan Pustaka Cetak
(1)
2 Jurnal
• Indonesia (Cetak)
• Asing
• CD-ROM, database
• CD-ROM, multimedia
• CD-ROM, fulltext
• Disket
Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan USU
Grafik Pertambahan Koleksi (2004-2008)
2004 2005 2006 2007 2008
485894 502708 519226 530164 559,031
132729 146747 149272 151971 162,391
Berdasarkan grafik di atas, pertambahan koleksi Perpustakaan USU semakin meningkat dari tahun ke tahun, baik judul maupun jumlah eksemplarnya.
Tabel 2 :
Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis (Januari s.d Desember 2008)
No Jenis Koleksi
Jumlah
Judul Eksemplar Kepingan CD, Disket, Kaset
(1) (2) (3) (4) (5)
1 Buku 115.994 415.936
2 Jurnal (Tercetak) 2.637 34.713 3 Jurnal (Mikrofis) 515 61.440 4 Jurnal Elektronik
(CD-ROM & Online)
12.957 12.957 5.145
5 Kaset audio/video 187 - 395
6 Disket Komput er 316 - 838
7 CD-ROM, database 31 - 1.602
8 CD-ROM, multimedia 177 - 194
9 CD-ROM, fulltext 1.188 - 1.733
10 Deposit USU 19.566 22.554
11 Deposit ADB 4.443 4.909
12 Deposit WB 1.212 1.348
13 American Corner 3.238 4.789
Jumlah 162.391 558.646 9.806
Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan USU
Jurnal 21%
Koleksi lain 1%
Buku 78%
Berdasarkan tabel di atas dapat dilihat bahwa koleksi Perpustakaan USU yang paling diprioritaskan adalah jenis koleksi buku berhubung dengan pengguna perpustakaan kebanyakan adalah mahasiswa.
3.5. Jumlah Pengunjung Perpustakaan USU
Seiring dengan kesadaran masyarakat akan pentingnya perpustakaan, jumlah pengunjung Perpustakaan USU juga selalu meningkat dari tahun ke tahun, berikut tabel jumlah pengunjung selama tahun 2008 dan perbandingannya dengan tahun sebelumnya (mulai dari tahun 2004);
Tabel 3:
Jumlah Pengunjung Perpustakaan (Januari s.d Desember 2008)
No Bulan Jumlah
Pengunjung
(1) (2) (3)
1 Januari 95.671
2 Februari 98.364
3 Maret 111.647
4 April 125.463
5 Mei 116.349
6 Juni 96.583
7 Juli 92.696
8 Agustus 93.915
9 September 96.015
10 Oktober 134.388
11 Nopember 110.468
12 Desember 105.263
Jumlah 1.276.822
Peningkatan Jumlah Pengunjung (2004-2008)
0 200000 400000 600000 800000 1000000 1200000 1400000
2004 2005 2006 2007 2008
Pengunjung
Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan USU 3.6. Kinerja Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan USU
Kebijakan pengadaan bahan pustaka suatu perpustakaan tergantung beberapa hal, antara lain:
1. Anggaran
2. Tujuan dan prioritas dari organisasi 3. Jenis pemakai dan kebutuhannya
4. Hubungan dengan perpustakaan atau pusat perpustakaan lain
Perpustakaan yang berfungsi sebagai sumber informasi dan sarana belajar akan terlihat baik apabila di dalam perpustakaan tersedia bahan pustaka yang cukup memadai sesuai dengan kebutuhan pengguna, kegiatan pengadaan bahan pustaka memerlukan pengetahuan tentang penerbit, toko buku, penjualan buku serta pemahaman kebijakan dan prosedur kebijakan dan prosedur pengadaan.
Kinerja pengadaan koleksi pada Perpustakaan USU dilakukan dengan cara: • Pembelian
• Hadiah
• Wajib serah simpan karya ilmiah • Terbitan sendiri
3.6.1. Pembelian
tentunya perpustakaan harus memiliki dana dan anggaran yang memadai. Dalam hal ini, Perpustakaan USU menyediakan anggaran sebesar 50% untuk pengadaan bahan pustaka. Pembelian bahan pustaka yang dilakukan Perpustakaan USU adalah dengan mengacu pada Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah.
Sedangkan alat bantu seleksi yang digunakan yaitu:
− Katalog penerbit dalam dan luar negeri, baik media cetak maupun web (internet)
− Penawaran dari toko buku (rekanan), agen dan penerbit
− Usulan program studi/fakultas
− Usulan individu melalui form pengadaan
− Bibliografi Nasional
Bahan pustaka yang diprioritaskan adalah bahan pustaka yang mendukung semua matakuliah yang ada di USU.
Proses pembelian dilakukan dengan terlebih dahulu melakukan seleksi dan verifikasi. Daftar pesanan yang telah dibuat disampaikan kepada bagian pengadaan lalu diproses. Dan agen akan mencari buku yang telah ditentukan dan mengantarkannya ke perpustakaan. Bagian pengadaan memeriksa bahan pustaka yang diterima apakah sudah sesuai dengan pesanan atau tidak. Jika sudah sesuai maka selanjutnya bahan pustaka ini akan diproses, sementara jika belum sesuai pihak perpustakaan akan membuat surat klaim kepada pihak yang menjual bahan pustaka tersebut dan meminta untuk diganti.
Untuk pembelian buku terbitan luar negeri, apabila pembelian dilakukan secara mendesak, bahan pustakan ini akan dibeli secara online. Sedangkan untuk pembelian dalam jumlah besar, maka pembelian dilakukan melalui pesanan dalam negeri. Berikut tabel pembelian buku tahun 2008:
Tabel-4 :
Pembelian Buku dan Jurnal (Januari s.d Desember 2008)
No. Kategori Jumlah Sumber
Pendanaan Judul Eksemplar
(1) (2) (3) (4) (5)
1. Buku Dalam Negeri 611 4.208 DIPA-DM 83 415 Proyek (P2T) 2. Buku Luar Negeri 510 510 DIPA-DM 3. Penggandaan Buku Luar
Negeri
5. Jurnal Luar Negeri: Cetak
Elektronik (Online) ProQuest
Sumber: Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan USU 2008 3.6.2. Hadiah
Perpustakaan USU menerima bahan pustaka tanpa diminta khusus dari lembaga swasta, lembaga pemerintah, individu dan dari luar negeri. Hadiah yang diteria biasanya sesuai dengan kebutuhan civitas akademika. Semuanya itu dapat dimanfaatkan Perpustakaan USU untuk mengembangkan koleksinya. Perpustakaan USU menerima hadiah dari individu, instansi pemerintah maupun swasta dan dari badan-badan asing.
3.6.3. Wajib serah simpan karya ilmiah
Selain pembelian dan hadiah, Perpustakaan USU juga memperoleh bahan pustaka dari dosen dan mahasiswa. Bahan pustaka ini adalah karya ilmiah yang dihasilkan oleh mahasiswa dan lembaga USU berupa:
− Tesis
− Laporan penelitian
− Disertasi
− Terbitan-terbitan lembaga USU
− Pidato pengukuhan dan
− Pidato ilmiah
Untuk koleksi bahan pustaka yang berupa karya ilmiah ini ditempatkan pada koleksi deposit USU, di mana bahan pustaka ini tidak boleh dipinjam untuk dibawa pulang, hanya boleh dibaca di tempat dan dipotocopy sesuai ketentuan dari pihak perpustakaan.
3.6.4. Terbitan sendiri
Perpustakaan USU juga menambah koleksinya dengan menyimpan dan mengumpulkan terbitan sendiri. Pada umumnya bahan yang diterbitkan oleh Perpustakaan USU adalah:
− Daftar jurnal online
− Brosur dan liflet tentang layanan perpustakaan.
3.7. Penerimaan/Pemeriksaan
Penerimaan merupakan kegiatan pemeriksaan terhadap fisik bahan pustaka yang diterima agar benar-benar sesuai dengan pesanan perpustakaan, baik mengenai judul, pengarang, jumlah buku, kondisi fisik, ada tidaknya yang sobek dan lain-lain.
Untuk memudahkan dalam pengadaan bahan pustaka, pihak perpustakaan USU mencatat setiap pembelian buku-buku yang dibeli maupun yang diterima dari setiap hadiah dari lembaga swasta, pihak perpustakaan juga memeriksa setiap bahan pustaka yang diterima apakah sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan. Pihak perpustakaan juga melakukan kegiatan pemeriksaan atas pelanggaran yang dilakukan pengguna, pemeriksaan keterlambatan pengembalian bahan pustaka dan juga pemeriksaan peminjaman bahan pustaka.
3.8. Invetarisasi
Inventarisasi adalah kegiatan pencatatan data-data fisik buku ke dalam sarana pencatatan, yang dapat berupa lembaran lepas, kartu maupun buku, dan sering disebut sebagai buku induk. Setiap eksemplar bahan pustaka mempunyai satu nomor induk. Adapun informasi lain yang perlu dicatat dalam buku induk, adalah judul, pengarang, asal perolehan, nomor induk, bahasa, jumlah eksemplar, dan judul, serta harga.
Buku induk di antaranya berfungsi sebagai daftar inventaris koleksi perpustakaan, mengetahui jumlah koleksi buku pada tahun tertentu, membantu mengetahui buku-buku yang hilang. Pencatatan buku selalu berdasarkan kronologis, yaitu menurut tanggal penerimaan, dan setiap buku induk mempunyai satu nomor induk. Pembagian kolom-kolom buku induk disesuaikan dengan kebutuhan perpustakaan, hal ini berkaitan dengan informasi apa saja yang dibutuhkan perpustakaan yang dapat diperoleh dari buku induk.
Secara umum, kegiatan inventarisasi bahan pustaka yang dilakukan oleh Perpustakaan USU adalah sebagai berikut:
1. Memberikan stempel pada bahan pustaka
rusak atau tidak kemudian selanjutnya membubuhkan kepemilikan dan stempel inventarisasi perpustakaan.
2. Memberikan pita magnetik
Magnet pengaman diberikan pada bahan pustaka buku untuk menghindari adanya kecurangan pengguna seperti pencurian buku.
3. Pelabelan dan nomor induk (barcode) 4. Mendaftarkan bahan pustaka
Bahan pustaka yang telah diberi stempel kemudian dicatat dalam buku induk dan kemudian didaftarkan dengan menggunakan sistem yang terintegrasi yang memudahkan dalam proses penelusuran pencarian buku yang dibutuhkan si pengguna perpustakaan.
Berikut tabel jumlah pemberian barcode dan pemesangan pita megnetik buku: Tabel-5 :
Pelabelan Barcode dan Pita Magnetik Buku (Januari s.d Desember 2008)
No. Jenis Koleksi Jumlah
Barcode
Jumlah
Magnetik
(1) (2) (3) (4)
1 Buku Baru 2008 10.543 10.543
2 Deposit USU 1.113 1.113
3 Deposit Asian Development Bank 136 136
4 Deposit World Bank 17 17
5 Deposit American Corner 2.190 2.190
6 Penggantian Buku Hilang 231 554
JUMLAH 14.553 14.553
BAB IV
KESIMPULAN DAN SARAN
A. KESIMPULAN
Berdasarkan uraian yang telah penulis kemukakan dalam kertas karya ini maka penulis membuat suatu kesimpulan. Adapun kesimpulan itu antara lain:
1. Kinerja pengadaan koleksi bahan pustaka pada Perpustakaan USU dilakukan melalui: pembelian, hadiah, wajib serah karya ilmiah dan terbitan sendiri. 2. Dalam pemilihan bahan pustaka, perpustakaan menggunakan katalog penerbit
dalam dan luar negeri; penawaran dari toko buku (rekaman), agen dan penerbit; usulan program studi/fakultas; usulan individu melalui form pengadaan; Bibliografi Nasional.
3. Pembelian bahan pustaka yang dilakukan Perpustakaan USU adalah dengan beracuan pada Keputusan Presiden No. 80 tahun 2003 tentang pengadaan barang dan jasa pemerintah
4. Untuk melaksanakan pembelian, Perpustakaan USU menyediakan anggaran sebesar 50% untuk pengadaan bahan pustaka.
5. Perpustakaan USU menerima hadiah bahan dari lembaga swasta, lembaga pemerintah, dan dari luar negeri, hadiah yang diterima biasanya sesuai dengan kebutuhan civitas akademika
6. Perpustakaan USU juga memperoleh bahan pustaka dari dosen dan mahasiswa berupa karya ilmiah
7. Perpustakaan USU juga menambah koleksinya dengan menyimpan dan mengumpulkan terbitan sendiri, berupa buku-buku pedoman, daftar jurnal online, brosur dan liflet tentang layanan perpustakaan.
8. Perpustakaan USU mencatat setiap pembelian buku-buku yang dibeli maupun yang diterima dari setiap hadiah dari lembaga swasta, pihak perpustakaan juga memeriksa setiap bahan pustaka yang diterima apakah sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan.
10. Perpustakaan USU sudah merupakan perpustakaan yang ideal, yang patut untuk dicontoh oleh perpustakaan lain, khususnya di Sumatera Utara.
B. SARAN
DAFTAR PUSTAKA
Darmono. 2001. Manajemen dan Tata Kerja Perpustakaan. Jakarta: Gramedia. Laporan Akuntabilitas Kinerja Perpustakaan USU 2008.
Milburga, C. Larasati, dkk. 1994. Membina Perpustakaan Sekolah. Cet. 5. Yogyakarta: Kanisius.
Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. (1994). Jakarta: Departemen
Pendidikan dan Kebudayaan RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
Siregar, Belling. 1998. Pembinaan Koleksi Perpustakaan dan PengetahuanLiteratur. Medan: Perpustakaan Nasional Sumatera Utara Proyek Pembinaan Perpustakaan Sumatera Utara.
Soeatminah. 1992. Perpustakaan Kepustakawanan dan Pustakawan. Yogyakarta: Kanisius.
Soedibyo, Noerhayati. 1987. Pengelolaan Perpustakaan. Bandung: Alumni.
Syahrial-Pamuntjak, Rusina. 2000. Pedoman Penyelenggaraan Perpustakaan. Jakarta: Djambatan.
Wijayati, 1998. Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman. Jakarta: Departemen Pendidikan dan Kebudayaan RI Direktorat Jenderal Pendidikan Tinggi.
