Terobosan Dalam Pengadaan Bahan Pustaka Pada Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

(1)

TEROBOSAN DALAM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

PADA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Ol eh:

Syakirin Pangaribuan Pust akawan Madya Universit as Sumat era Ut ara

Prest asi dal am TUPOKSI disampaikan pada:

PEMILIHAN PUSTAKAWAN BERPRESTASI DIREKTORAT JENDERAL PENDIDIKAN TINGGI

(2)

Daftar Isi

Daftar Isi i

BAB I : PENDAHULUAN ………. 1

1.1. Sistematika Pembahasan ………. 1

1.2. Visi, Misi, dan Tujuan perpustakaan USU ……….. 3

1.3. Profil Unit Kerja Pengadaan ……… 5

BAB II : PENGADAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN USU ………... 8

2.1. Anggaran Pengadaan ………... 8

2.2. Kontinuitas Proses Pengadaan ………. 9

2.3. Proses Seleksi ……….. 9

2.4. Buku Luar Negeri ……… 12

2.5. Buku Dalam Negeri ………. 12

2.6. Buku Ajar Dosen , Pemesanan Online ……… 13

2.7. Jurnal Internasional .………... 14

2.8. Hadiah ………. 15

2.9. Karya Oleh dan Tentang USU ……… 16

2.10. Informasi Bahan Pustaka Baru ……….. 17

2.11. Dukungan untuk Program Studi ……… 17

BAB III : CAPAIAN KINERJA PENGADAAN ……….. 19

3.1. Jumlah Perolehan Bahan Pustaka 2007 – 2009 ………... 19

3.2. Pembelian Buku dan Jurnal ………. 21

3.3. Koleksi Digital USU ………... 23

3.4. Data Hasil Evaluasi Kinerja Perpustakaan ……….. 25

3.5. Hasil Audit AMI USU ………. 28

3.6. Angket Kepuasan Pengguna ……… 32

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN ………. 35

4.1. Kesimpulan ……….. 35

4.2. Saran ……… 35

(3)

BAB I

PENDAHULUAN

Pengadaan bahan pustaka merupakan salah satu bagian penting dari manajemen

perpustakaan. Pengadaan bahan pustaka ibarat dapur pada suatu restoran yang setiap hari

harus mengupayakan dan mengolah menu yang menarik dan disukai oleh para pelanggannya.

Apabila menu yang disuguhkan cocok dengan selera para pelanggan tersebut, mereka akan

gemar datang, sebaliknya jika yang disuguhkan tidak memuaskan mungkin mereka tidak

akan kembali lagi. Hal yang sama juga berlaku pada perpustakaan. Perpustakaan seyogianya

membangun suatu koleksi yang efektif dan efisien, bahan pustaka yang akan dijadikan

koleksi haruslah sesuai dengan kebutuhan penggunanya, memadai dalam kwantitas dan

kualitasnya. Oleh karena itu pustakawan pengadaan harus melakukan analisis kebutuhan

pengguna (user need analysis) terhadap setiap bahan pustaka yang akan dijadikan sebagai

koleksi perpustakaan.

Makalah ini bertujuan untuk menguraikan pengalaman-pengalaman penulis bekerja di

perpustakaan, yaitu Perpustakaan Universitas Sumatera Utara (USU) yang diharapkan dapat

menjadi masukan (sebagai best practice) bagi rekan-rekan sesama pustakawan.

USU adalah salah satu universitas terbesar di Indonesia yang mengelola 14 fakultas,

138 departemen atau program studi mulai dari jenjang program Diploma, S1, S2, S3,

Spesialis (Sp) dan Pendidikan Profesi. Jumlah mahasiswa mencapai 33.335 orang dan 2.272

dosen (http://www.usu.ac.id/statistik.html).

1.1. Sistematika Pembahasan

Makalah ini menjelaskan mengenai prestasi bidang TUPOKSI penulis sebagai

pimpinan yang bertanggung jawab dalam menjalankan operasional bidang pengadaan. Oleh

(4)

BAB I : PENDAHULUAN

Menguraikan sekilas tentang Perpustakaan USU, visi, misi, dan tujuannya oleh

karena disana telah jelas ditentukan arah yang ingin dituju dan diwujudkan dan

menjadi tolok ukur dari program-program yang kita jalankan dalam operasional

sehari-hari. Pada bagian ini juga dijelaskan secara singkat mengenai profil

Perpustakaan USU.

BAB II : TEROBOSAN DALAM PENGADAAN BAHAN PUSTAKA

Ulasan mengenai teori pengadaan bahan pustaka secara literat tidak lagi dikupas

dalam uraian ini, tetapi lebih pada aplikasinya dalam menyesuaikan teori dengan

kondisi praktek di lapangan, terlebih lagi jika menghadapi hal-hal yang unik yang

perlu pencarian jalan keluar (solusi) dari masalah yang dihadapi, dengan harapan

berguna sebagai bahan pertimbangan bagi teman pustakawan lain yang menghadapi

kondisi yang sama.

BAB III : CAPAIAN KINERJA PENGADAAN

Pada bagian penulis menguraikan hasil pelaksanaan kerja pengadaan selama 3 tahun

terakhir. Sumber resmi data yang ditampilkan adalah Laporan Akuntabilitas

Kinerja (LAKIP) Perpustakaan Universitas Sumatera Utara tahun 2007, 2008

dan 2009.

BAB IV : KESIMPULAN DAN SARAN

Bab ini menyimpulkan hal-hal yang sudah diuraikan pada bab-bab sebelumnya dan

(5)

1.2. Visi, Misi dan Tujuan Perpustakaan USU

Visi USU yang sudah ditetapkan adalah University for Industry oleh karena itu

Perpustakaan diharapkan dapat berperan maksimal dalam upaya pencapaian visi tersebut

sesuai dengan bidang tugasnya. Sehubungan dengan hal tersebut Perpustakaan USU

menetapkan visinya sebagai berikut:

“Menjadi suatu perpustakaan pendidikan tinggi terkemuka dalam pelayanan

terhadap sivitas akademikanya “.

Untuk mencapai visi tersebut di atas, Misi yang diemban oleh Perpustakaan adalah:

“Menyediakan akses terhadap informasi dan layanan informasi secara tepat waktu, tepat guna

dan efektif untuk mendukung fungsi Tridharma Universitas Sumatera Utara melalui

pengadaan dan penyediaan bahan pustaka serta membantu mahasiswa dan dosen, sehingga

menjadi terampil dalam menemukan informasi yang relevan dengan kebutuhan mereka”.

Bedasarkan Visi dan Misi tersebut Tujuan Perpustakaan ditetapkan sebagai berikut:

(1) Mendukung fungsi pendidikan dan pengajaran, penelitian dan pengabdian pada

masyarakat USU dengan mengidentifikasi, memilih, mengadakan, mengatalog,

memproses dan menjadikan bahan perpustakaan tersedia dengan memperhatikan

faktor relevansi, kemutakhiran, keseimbangan dan terpelihara.

(2) Mengupayakan agar pelayanan perpustakaan disediakan secara efektif dan efisien

dengan memanfaatkan perkembangan di bidang teknologi informasi dan komunikasi.

(3) Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan, pengolahan,

penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan sistem otomasi

(6)

(4) Merencanakan, mempromosikan, mengimplementasikan dan mengevaluasi kegiatan

perpustakaan dalam kerangka proses penyelenggaraan pendidikan dan pengajaran,

penelitian dan pengabdian pada masyarakat di lingkungan USU.

(5) Mengupayakan manajemen dan struktur organisasi yang tepat untuk mencapai tujuan

dan sasaran perpustakaan.

(6) Menciptakan suatu lingkungan, peluang dan kondisi yang tepat untuk memungkinkan

staf perpustakaan dapat mencapai dan memelihara kinerja yang baik dengan mengacu

kepada standar mutu yang ditetapkan.

(7) Menyediakan suatu lingkungan fisik yang tepat untuk memenuhi kebutuhan koleksi,

pengguna dan staf yang berbeda.

(8) Menciptakan dan memelihara komunikasi dua arah yang efektif baik di dalam

maupun ke luar perpustakaan.

(9) Mengoptimalkan resource sharing dan jaringan tingkat lokal, regional, nasional dan

(7)

1.3. Profil Unit Kerja Pengadaan Bahan Pustaka Perpustakaan USU

Struktur Organisasi Perpustakaan USU

Dalam struktur organisasi mikro Perpustakaan USU telah ditetapkan bahwa kegiatan

kerja pengadaan koleksi dilaksanakan oleh Tim Pengadaan yang berada dalam koordinasi

Sub Bidang Dukungan Teknis. Tim ini melaksanakan rencana strategis pengadaan yang

ditetapkan oleh pimpinan, melakukan analisis kebutuhan pengguna, menjalin komunikasi

yang lancar dengan pengguna dosen dan mahasiswa baik secara individu maupun lembaga

yakni departemen/program studi/fakultas, mengidentifikasi perkembangan penerbitan bahan

pustaka baik dalam negeri maupun luar negeri, mengevaluasi koleksi yang telah dimiliki

perpustakaan, membuat file desiderata, mempersiapkan prioritas judul yang akan diadakan,

(8)

Berdasarkan SK Rektor No. 35/H5.1.R/SK/SDM/2010 dibentuk lagi Panitia

Pengadaan Barang/Jasa Perpustakaan USU yang juga bertugas melaksanakan pengadaan

buku sesuai prosedur yang ditentukan menurut Keppres No. 80 Tahun 2003. Secara singkat

dapat dijelaskan bahwa pihak-pihak yang terlibat dalam proses pengadaan koleksi

perpustakaan adalah sebagai berikut:

Tim Pengadaan Perpustakaan mempersiapkan bahan pustaka yang diperlukan oleh

perpustakaan setelah melakukan analisis kebutuhan pengguna (user analysis), analisis pasar

(market analysis) dan analisis kepemilikan perpustakaan (library holding analysis). Daftar

bahan pustaka yang akan dibeli beserta HPS (harga perkiraan sendiri) disampaikan oleh Tim

Pengadaan kepada Panitia Pengadaan Barang/Jasa. Selanjutnya Panitia ini mengadakan

kontrak pembelian dengan pihak penyedia barang (distributor). Hasil pelaksanaan kontrak

pembelian kemudian dilanjutkan kepada Panitia Pemeriksa/Penerima Barang (Bahan

Pustaka). Apabila didalam pemeriksaan tidak ada masalah dan telah sesuai kontrak maka

(9)

(PUMC) untuk melanjutkan proses pembayaran. Seluruh rangkaian proses kegiatan di atas

dikontrol kelancaran pelaksanaannya oleh pimpinan sebagai pejabat pembuat komitmen

(10)

BAB II

PENGADAAN KOLEKSI PERPUSTAKAAN USU

2.1. Anggaran Pengadaan

Pada umumnya di Indonesia pimpinan perpustakaan perguruan tinggi masih

mengalami kesulitan dalam mengupayakan anggaran yang proporsional bagi perpustakaanya

meskipun Pusat Pembinaan Perpustakaan Perguruan Tinggi Dirjen Dikti merekomendasikan

pedoman penetapan anggaran perpustakaan adalah minimal 5% dari Budget Universitas.

Perpustakaan USU mencari alternatif pemecahan masalah ini dengan menawarkan suatu

solusi kepada Bapak Rektor USU yang pada waktu itu dijabat oleh Prof. M. Yusuf Hanafiah

agar sumber anggaran perpustakaan dialokasikan dari sebahagian Dana Kelengkapan

Akademik (DKA) Mahasiswa Baru setiap tahun. Ide tersebut diterima oleh Rektor dan

penterapannya dari tahun ke tahun terus mengalami peningkatan sampai sekarang. Pada tahun

2010 besarnya dana alokasi perpustakaan dari Dana Kelengkapan Mahasiswa Baru adalah

sbb.:

(D-3) : Rp. 600.000, (S-1) Reguler dan Ekstensi : Rp. 1.000.000, (S-1) Kemitraan, Mandiri

dan Mandiri Internasional : Rp. 1.500.000, Pascasarjana (S-2, S-3, PPDS dan Profesi : Rp.

2.000.000,-. Jumlah anggaran perpustakaan yang bersumber dari DKA Mahasiswa Baru

tahun 2010 adalah sebesar Rp. 11.265.000.000,-. Anggaran tersebut dialokasikan ≥50% untuk

pengadaan bahan pustaka, 30% untuk sarana, prasarana dan pemeliharaan dan 20% untuk

belanja pegawai.

Oleh karena anggaran perpustakaan bersumber dan dibiayai oleh mahasiswa maka

pertanggungjawaban penggunaan anggaran juga menjadi lebih ketat, bukan saja kepada

pimpinan atau auditor tetapi lebih berat lagi adalah kepada mahasiswa oleh karena sejak awal

(11)

2.2. Kontinuitas Proses Pengadaan

Perpustakaan USU mengadakan bahan pustaka secara kontinu setiap bulan Januari

s.d. Nopember selama tahun anggaran berjalan. Dana pembelian buku dalam negeri dan luar

negeri masing-masing dialokasikan sebesar Rp. 100 juta setiap bulan. Dengan pengadaan

yang kontinu tersebut perpustakaan akan mempamerkan buku baru setiap minggu pada rak

display dan hal ini telah memotivasi pengguna untuk gemar mengunjungi perpustakaan.

Dalam kaitannya dengan ketentuan Keppres No. 80 Tahun 2003 yang melarang

pemecahan pagu pengadaan dan mengharuskan pelelangan untuk anggaran pengadaan diatas

Rp. 100 juta sebaiknya diberikan pengecualian khusus bagi perpustakaan dengan alasan

sebagai berikut:

pengadaan bahan pustaka sebaiknya dilakukan secara rutin minimal setiap bulan meskipun

dengan dana yang kecil agar bahan pustaka baru yang beredar di pasar dapat segera

tersedia di perpustakaan, dengan demikian koleksi perpustakaan lebih dinamis dan tidak

jauh berbeda dengan toko buku.

pelaksanaan pengadaan dengan cara tender menghabiskan waktu yang lebih panjang,

apabila ditambah lagi dengan waktu proses katalogisasi di perpustakaan kemungkinan

buku tersebut baru bisa digunakan pada pertengahan semester perkuliahan yang sedang

berjalan.

2.3. Proses Seleksi

Seleksi adalah proses mengidentifikasi, menilai dan mempertimbangkan bahan

pustaka yang akan ditambahkan pada koleksi yang ada di perpustakaan. Koleksi perpustakaan

harus terbina dari suatu seleksi yang sistematis dan terarah dan disesuaikan dengan tujuan,

rencana dan anggaran yang tersedia. Pada umumnya perpustakaan memilih bahan pustaka

yang baik sesuai dengan kebutuhan pemakainya. Untuk itu personal yang bertanggung jawab

(12)

1. Analisis Pasar (Market Analysis)

2. Analisis Kebutuhan Pengguna (User Need Analysis)

3. Analisis Kepemilikan Perpustakaan (Library Holding Analysis).

Proses Seleksi Bahan Pustaka

Dalam pelaksanaan analisis kebutuhan pengguna Perpustakaan melaksanakan

berbagai cara komunikasi baik secara verbal maupun korespondensi kepada perorangan

maupun lembaga seperti program studi/departemen dan fakultas, sebagai berikut:

1. Perpustakaan telah menyediakan formulir usulan pengadaan bahan pustaka pada setiap

titik-titik pelayanan baik di Perpustakaan Universitas maupun Cabang di beberapa

fakultas.

2. Form Usulan Pengadaan secara online juga telah disediakan melalui Web Perpustakaan

USU yang ditujukan ke Email Bagian Pengadaan ([email protected])

3. Perpustakaan mengirimkan katalog penerbit buku terbaru kepada departemen/prodi agar

(13)

4. Perpustakaan juga menampung usulan perorangan dari dosen dan mahasiswa yang

disampaikan secara langsung dalam komunikasi verbal baik di dalam maupun di luar

gedung perpustakaan

5. Kotak Saran juga disediakan apabila pengguna ingin memberikan tanggapan penilaian

tentang koleksi perpustakaan

6. Apabila ada usulan khusus melalui surat dinas baik dari departemen maupun fakultas

Perpustakaan akan segera menanggapinya dan menginformasikan sesegera mungkin

realisasi pengadaannya.

Selain hal tersebut di atas Tim Pengadaan juga mengumpulkan dokumen Universitas,

Fakultas dan Departemen yang relevan memberikan informasi kebutuhan pengguna

perpustakaan, antara lain: rencana pembukaan program studi baru, katalog universitas dan

fakultas, buku panduan program studi, GBPP, SAP dan lain-lain.

Analisis pasar dilakukan untuk mengikuti perkembangan penerbitan bahan pustaka

baru baik dalam lingkup domestik maupun internasional (global). Informasi pemasaran bahan

pustaka dapat dipantau dengan cara:

1. Konvensional yaitu memeriksa katalog penerbit tercetak, berkomunikasi dengan agen atau

distributor dan mengunjungi toko buku.

2. Melakukan akses online (internet) terhadap berbagai website bookstore, penerbit, lembaga

profesi dan pusat-pusat informasi lainnya baik di dalam maupun luar negeri.

3. Khusus di Indonesia menganjurkan kepada agen agar menghubungi penerbit-penerbit

universitas di seluruh propinsi, oleh karena banyak karya dosen yang hanya dipasarkan

secara lokal tidak didistribusikan secara nasional

Analisis kepemilikan perpustakaan dilakukan dengan cara konfirmasi judul buku baru

yang akan diadakan dengan katalog koleksi yang sudah ada. Hal ini perlu untuk

(14)

diadakan lagi kecuali bila perbedaan edisi yang sudah terlalu jauh dan kwantitasnya masih

kurang dibandingkan dengan jumlah pengguna.

2.4. Buku Luar Negeri

Kebijakan pembelian buku luar negeri (BLN) ditentukan hanya 1 eksemplar (item)

untuk setiap judul, kemudian setelah buku diterima segera digandakan dengan cara fotokopi 4

eksemplar lagi. Cara ini diterapkan adalah didasarkan pada pertimbangan berikut:

Pembatasan eksemplar dapat dimanfaatkan untuk menambah jumlah judul yang mampu

dibeli,

Penggandaan yang dilakukan oleh Perpustakaan untuk tujuan pelayanannya bukan untuk

tujuan komersil dikecualikan dari pelanggaran hak cipta sebagaimana disebutkan pada

pasal 15 (e) UU Hak Cipta Nomor 19 Tahun 2002 sebagai berikut:

“Tidak dianggap pelanggaran hak cipta … (e). Perbanyakan suatu Ciptaan selain Program Komputer, secara terbatas dengan cara atau alat apa pun atau proses yang serupa oleh perpustakaan umum, lembaga ilmu pengetahuan atau pendidikan, dan pusat dokumentasi yang no nkomersial semata-mata untuk keperluan aktivitasnya”

Biaya penggantian jika buku tersebut hilang tidak terlalu memberatkan mahasiswa.

2.5. Buku Dalam Negeri

Perpustakaan USU menetapkan suatu kebijakan membeli seluruh buku dalam negeri

untuk level perguruan tinggi tanpa proses seleksi yang ketat. Buku Dalam Negeri (BDN)

dibeli 5 eksemplar setiap judul kecuali dengan alasan tertentu, misalnya direkomendasikan

oleh dosen sebagai textbook yang dipakai dalam kegiatan belajar mengajar. Alasan lain

misalnya ada judul tertentu yang dipakai oleh beberapa program studi, untuk hal ini

disesuaikan rasio antara jumlah eksemplar dengan jumlah mahasiswanya.

(15)

Perpustakaan harus memberikan kontribusi dalam menggairahkan penerbitan buku dalam

negeri yang lesu, karena mengutamakan produksi dalam negeri juga adalah anjuran

Keppres No. 80 Tahun 2003.

Produksi BDN pertahunnya yang hanya sekitar _± 3.500 judul x 5 eks x harga rata-rata Rp.

60.000,- = Rp. 1.050.000.000,- masih mampu ditopang anggaran pengadaan BDN

Perpustakaan yang dialokasikan sebesar Rp. 1.500.000.000,-

2.3.4. Buku Ajar Dosen

Salah satu upaya perpustakaan melengkapi bahan pustaka yang dipakai dalam

kegiatan belajar mengajar di kelas adalah mengupayakan tersedianya buku pegangan dosen

(textbook). Apabila buku belum tersedia perpustakaan menghubungi dosen yang

bersangkutan untuk dibeli atau digandakan menjadi koleksi perpustakaan. Perpustakaan juga

membeli atau fotokopi buku dosen yang mereka bawa dari luar negeri.

Selain hal tersebut, Perpustakaan USU juga menetapkan kebijakan untuk membeli 10

eksemplar buku yang ditulis oleh Dosen USU. Pembayaran dilakukan dengan segera apabila

yang bersangkutan menyampaikan karyanya tersebut ke Perpustakaan. Kebijakan ini

kemudian disusul dengan Surat Keputusan Rektor No. 1618/J05/SK/KU/2007 yang

diperbaharui lagi dengan SK Rektor No. 108/H5.1.R/SSA/2010 tentang Insentif Bagi Dosen

yang Menerbitkan Karya Ilmiah Internasional atau Buku. Dalam SK tersebut diberikan

insentif bagi Dosen USU yang menulis buku sebesar Rp. 5.000.000,- dan bantuan

penulisan artikel yang dimuat pada Jurnal Internasional sebesar Rp. 5.000.000,-.

Jumlah buku yang dibeli dari Dosen USU pada tahun 2009 adalah 68 judul (680

eksemplar) dan pada tahun 2010 Januari s.d. April sejumlah 44 judul (440 eks.).

2.6. Pemesanan Online

Untuk keperluan yang mendesak dalam memenuhi permintaan khusus dari dosen,

(16)

melalui akses internet dengan metode pambayaran credit card. Pemesanan berproses dengan

cepat namun ongkos pengiriman masih cukup tinggi yaitu USD 11.98 untuk setiap buku

dengan shipping package baik dari Amerika maupun negara-negara Eropa lainnya. Meskipun

demikian jasa ini cukup membantu perpustakaan dalam keadaan mendesak (emergency).

Perpustakaan juga memberikan bantuan kepada pengguna untuk berbelanja buku secara

online untuk kalangan sendiri.

2.7. Jurnal Internasional

Jurnal adalah salah satu bahan pustaka penting sebagai sumber informasi keilmuan

khususnya bagi para mahasiswa pascasarjana. Dengan bertambahnya program studi

pascasarjana yang dibuka dari tahun ke tahun, Perpustakaan pun meresponnya dengan

meningkatkan jumlah judul jurnal internasional yang dilanggan. Perpustakaan melanggan

jurnal dalam negeri dalam bentuk cetak, menerima secara hadiah jurnal luar negeri dalam

bentuk cetak, serta melanggan jurnal elektronik (e-Journal) internasional yang diakses secara

online. Meskipun perpustakaan telah menyediakan jumlah yang besar e-jurnal tetapi masih

ada saja program studi yang meminta melanggan jurnal yang belum terdaftar dalam databases

tersebut dan itupun tetap dipenuhi dengan cara melanggan secara online.

(17)

2.8. Hadiah

Perpustakaan USU selama tahun 2009 menerima bahan pustaka melalui hadiah

sebesar 3.801 eksemplar atau 7,48% dari perolehan bahan pustaka secara keseluruhan. Hal

ini membuktikan bahwa pengadaan bahan pustaka melalui hadiah perlu dikelola secara baik,

memelihara komunikasi yang baik dengan pemberi hadiah sangat penting, antara lain

menyampaikan ucapan terima kasih, mengisi kwesioner apabila diminta, menyampaikan

informasi perubahan alamat dan lain sebagainya serta memelihara dokumen korespondensi

dengan tertib dan rapi.

(18)

kebutuhan pengguna, serta kondisi fisik bahan pustaka menjadi pertimbangan utama, apalagi

bila diiringi dengan syarat-syarat yang membebani perpustakaan sangat perlu

dipertimbangkan dengan seksama.

Hadiah bahan pustaka yang diterima Perpustakaan bersumber dari:

perorangan (individu)

badan atau lembaga dalam negeri dan luar negeri deposit Asian Development Bank (ADB)

deposit World Bank (WB)

deposit Koleksi American Corner dll.

2.9. Karya Oleh dan Tentang USU

Karya oleh dan tentang USU atau yang disebut USU Repository adalah karya ilmiah

yang dihasilkan oleh baik sivitas akademika USU. Jenis publikasi yang dihimpun di bagian

ini adalah disertasi, tesis, skripsi dan karya ilmiah yang dihasilkan oleh dosen berupa artikel,

laporan penelitian, pidato ilmiah, serta karya-karya lainnya tentang Universitas. Koleksi ini

sifatnya adalah unpublished sehingga pemanfaatannya terbatas karena tidak dapat dipinjam

ke luar dari perpustakaan dan jumlahnya juga hanya satu eksemplar per judul. Saat ini koleksi

terdapat dalam dua jenis media yaitu bentuk tercetak (Deposit USU), dan bentuk elektronik

yang disebut USU Repository.

Sejak dua tahun yang lalu telah diangkat suatu Tim Pengembangan USU Repository

yang diketuai oleh penulis sendiri, dan bertugas mendigitalisasi seluruh koleksi Deposit USU

tersebut yang berjumlah 20.801 judul (23.793 eksemplar) menjadi USU Repository yang

dipublish pada Web Perpustakaan (http://repository.usu.ac.id ).

USU Reposiry dioperasikan dengan perangkat lunak khusus yang disebut dengan

(19)

Institute of Technology (MIT) pada tahun 2002. Software DSpace ini sangat tepat digunakan

untuk pengelolaan digital content/digital repositories karena mudah diinstal dan digunakan

serta dapat dikustomisasi sesuai dengan kebutuhan organisasi. Selain itu berbagai indexer

menindeksnya seperti OpenDOAR, ROAR, IESR dan lain-lain.

2.10. Informasi Bahan Pustaka Baru

Perolehan bahan pustaka baru setelah diproses katalogisasi akan dipamerkan pada rak

display agar para pengguna segera mengetahuinya. Buku tersebut bila diminati pengguna

dapat segera dipinjam melalui kaunter sirkulasi. Pameran pada rak display hanya berlangsung

selama satu minggu, karena pada minggu berikutnya akan digantikan oleh buku baru yang

lain. Untuk buku yang belum digunakan akan ditempatkan pada rak sesuai nomor panggilnya.

Selain dipamerkan di gedung perpustakaan, informasi buku baru tersebut

dipublikasikan juga melalui Web Perpustakaan USU (http://library.usu.ac.id ).

2.11. Dukungan untuk Program Studi

Perpustakaan juga memberikan pelayanan prima menerbitkan katalog subyek yang

sesuai dengan bidang program studi dan/atau fakultas yang meminta untuk keperluan

dukungan data kepustakaan dalam rangka akreditasi (BAN), pembukaan program studi baru

dan kompetisi hibah bersaing. Pembuatan katalog hanya memerlukan waktu satu jam jika

(20)

(21)

BAB III

CAPAIAN KINERJA PENGADAAN

3.1. Jumlah Perolehan Bahan Pustaka (2007 - 2009) Sub Jumlah 2.626 9.097 9.097 3.050 10.543 3.715 9.391 36.839 2 Jurnal Sub Jumlah 9.006 881 8.936 13.421 30.683 31.701 31.394 34.108 3 A/V&CD‐ROM

TOTAL 12.366 11.830 19.623 28.867 36.132 50.792 46.726 78.852

*) Jumlah eksemplar (edisi) tidak dihitung, karena bervariasi frekwensi penerbitannya.

(22)

3.1. 1. Jumlah Koleksi Berdasarkan Jenis (s. d. Desember 2009)

Jumlah

No Jenis Koleksi

Judul Eksemplar

Kepingan CD, Disket,

Kaset

(1) (2) (3) (4) (5)

1 Buku 119.709 433.135

2 Jurnal (Tercetak) 3.049 36.053

3 Jurnal (Mikrofis) 515 61.440

4 Jurnal Elektronik

(CD-ROM & Online)

30.361 30.361 5.145

5 Kaset audio/video 187 - 395

6 Disket Komputer 316 - 838

7 CD-ROM, database 31 - 1.602

8 CD-ROM, multimedia 177 - 194

9 CD-ROM, fulltext 1.325 - 2.017

10 Deposit USU 20.801 23.793

11 Deposit ADB 4.606 5.072

12 Deposit WB 1.245 1.387

13 American Corner 3.405 4.956

Jumlah 185.727 596.197 10.090

3.1.2. Persentase Koleksi Berdasarkan Jenis 2009

(23)

3.2. Pembelian Buku dan Jurnal

3.2.1. Pembelian Buku dan Jurnal (2007)

Jumlah

No. Kategori

Judul Eksemplar Sumber _Pendanaan

(1) (2) (3) (4) (5)

1. Buku Dalam Negeri 1.401 7.172 DIPA-DM

53 252 Proyek (P2T)

2. Buku Luar Negeri 419 419 DIPA-DM

3. Jurnal Dalam Negeri 87 501 DIPA-DM

4. Jurnal Luar Negeri: Cetak

Elektronik (Online) ( ProQuest

*) Jumlah eksemplar (edisi) tidak dihitung, karena bervariasi frekwensi penerbitannya.

Jumlah No. Kategori

Judul Eksemplar Sumber _Pendanaan

(1) (2) (3) (4) (5)

1. Buku Dalam Negeri 611 4.208 DIPA-DM

83 415 Proyek (P2T)

2. Buku Luar Negeri 510 510 DIPA-DM

3. Penggandaan Buku Luar Negeri

497 1.541 DIPA-DM

4. Jurnal Dalam Negeri 22 331 DIPA-DM

5. Jurnal Luar Negeri: Cetak

(24)

Jumlah

No. Kategori

Judul Eksemplar Sumber _Dana

(1) (2) (3) (4) (5)

1. Buku Dalam Negeri 1.877 11.656 DM

2. Buku Luar Negeri 1.294 1.298 DM

3. Penggandaan Buku Luar Negeri 837 3.190 DM

4. Jurnal Dalam Negeri 62 180 DM

5. Jurnal Luar Negeri:

Cetak

Elektronik (Online)

(25)

3.3. Data Jumlah Koleksi Digital (USU Repository)

3.3.1. Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) Yang Dipublikasikan di Situs Web Perpustakaan (Januari s.d Desember 2007)

3.3.2. Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) Yang Dipublikasikan di Situs Web Perpustakaan Per Tahun 2008

No.

Urut Kategori Dokumen Jumlah

1. PhD Dissertations 67

2. Master Theses 2.705

3. Lecture Papers 1.691

4. Student Papers 4.636

(26)

Data per tanggal 9 Desember 2008

6. Professor Orations 74

7. Rector Speechs 10

8. Department Guide-Books 59

9. USU e-Journals 24

10. Others 28

Total 9.308

3.3.3. Jumlah Koleksi Digital (USU Repository) yang dipublikasikan di Situs Web Perpustakaan Per Tahun 2009

No.

Urut Kategori Dokumen Jumlah

1. PhD Dissertations 71

2. Master Theses 3.336

3. Lecture Papers 1.823

4. Student Papers 7.136

5. Proceedings 21

6. Professor Orations 75

7. Rector Speechs 29

8. Department Guide-Books 88

9. USU e-Journals 995

10. Others 37

Total 13.611

Data per tanggal 7 Desember 2009

(27)

3.4. Data Evaluasi Kinerja Perpustakaan USU

LAMPIRAN

ISIAN EVALUASI KINERJA

PERPUSTAKAAN PERGURUAN TINGGI DI INDONESIA TAHUN 2007

Setiap butir pertanyaan disertai penjelasan.

1. Nama Perguruan Tinggi : UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

2. Jumlah seluruh mahasiswa : 28.030

3. Anggaran pengadaan koleksi (buku, jurnal, audio visual, database, dll): Rp. 3.198.669.750,- (Tiga milyar seratus sembilan puluh delapan juta enam ratus enam puluh sembilan ribu tujuh ratus lima puluh ribu rupiah)

4. Jumlah koleksi muatan lokal (tugas akhir, skripsi, tesis, disertasi, laporan penelitian, makalah seminar/lokakarya/konferensi, pidato ilmiah) dalam bentuk hard copy : 101.702 judul.

5. Jumlah koleksi muatan lokal dalam bentuk digital : 8.700 judul 6. Alamat website Perpustakaan: library.usu.ac.id

Seluruh data dalam isian ini adalah data tahun 2007 dan mencakup seluruh perpustakaan yang ada di lingkungan perguruan tinggi (Perpustakaan Pusat, Fakultas, dll)

NO. INDIKATOR KINERJA PERPUSTAKAAN _Nilai

KINERJA ASUPAN (INPUT)

1 Rasio eksemplar bahan perpustakaan terhadap mahasiswa 26 : 1

2 Rasio pertambahan bahan perpustakaan terhadap mahasiswa per tahun 0,90 : 1

3 Rasio judul jurnal ilmiah tercetak dan individual jurnal elektronik yang dilanggan terhadap jumlah program studi 220 : 1

4 Sebutkan judul-judul database yang dapat diakses oleh sivitas akademika secara online:

a. ProQuest Business – ABI/Inform Dateline b. ProQuest Business – ABI/Inform Global c. ProQuest Business – Trade & Industry d. ProQuest Medical Library Journals e. ProQuest Science Journals

f. ProQuest Agriculture Journals g. ProQuest Psychology Journals

h. ProQuest Academic Research Library i. News – U.S. National Newspaper Abstract j. EBSCO online

(28)

o. IEEE Communication Society p. IEEE Computer Society

Apabila tempat ini kurang, gunakan lembar terpisah. 5. Jumlah jam buka perpustakaan/minggu 80 jam

6. Rasio jumlah terminal komputer publik yang disediakan secara cuma-cuma untuk akses informasi terhadap mahasiswa 0,017 : 1

7 Rasio lebar pita (bandwidth) Internet yang dimiliki oleh institusi terhadap mahasiswa 1,09 Kb : 1

8. Jumlah pustakawan

S1 : 41 S3 : ... S2 : 7

9 Rasio pustakawan terhadap mahasiswa 0,002 : 1

10 Rasio seluruh staf perpustakaan terhadap mahasiswa

0,004 : 1

11 Persentase mahasiswa yang menjadi anggota perpustakaan

100%

12. Rata-rata jumlah hari yang diperlukan untuk pengadaan bahan perpustakaan mulai dari pengusulan oleh pengguna sampai bahan perpustakaan diterima oleh Perpustakaan 10,5 hari

13. Kecepatan pengolahan bahan perpustakaan mulai buku diterima oleh perpustakaan sampai siap dipergunakan 44 : 1 hari

14. Rasio transaksi peminjaman (eksemplar) terhadap mahasiswa 13,5 : 1

15 Rasio penggunaan bahan perpustakaan di dalam

perpustakaan (in-library use) terhadap mahasiswa 42,16 : 1

16 Rasio bahan perpustakaan yang dipinjam (check-out) terhadap bahan perpustakaan yang dapat diipinjam (circulating collection) 0,73 : 1

17 Jumlah kunjungan ke website perpustakaan selama satu tahun 3.549.727

18. Rasio kunjungan fisik terhadap mahasiswa 38,17 : 1

19. Jumlah pertanyaan rujukan/referensi dalam satu tahun 27.227

20. Kepuasan pengguna dari hasil survei

Puas: 49,78 %; Sangat puas: 25,24 %

21. Jumlah event/kegiatan yang diadakan oleh perpustakaan

selama satu tahun 8 kali

22. Partisipasi aktif dalam jaringan kerjasama perpustakaan (misal: FPPTI, FKP2T, AUN, BHMN, dll)

(29)

Keterangan:

1. Catatan: Yang dimaksud bahan perpustakaan adalah buku/monograf, audio visual, dan e-book yang dimiliki oleh perpustakaan (bukan sekedar hak akses). Khusus untuk e-e-book, angka yang digunakan adalah jumlah judul e-book.

2. Pertambahan bahan perpustakaan adalah jumlah bahan perpustakaan yang diadakan pada tahun 2007.

3. Yang dimaksud adalah judul-judul individual jurnal (bukan judul-judul jurnal yang tercakup dalam online database) yang selalu diperoleh/dilanggan secara rutin sampai dengan tahun 2007.

4. Sebutkan nama online database yang dilanggan, tidak perlu menyebutkan jumlah judul yang terdapat di dalamnya,

5. Bagi PT yang memiliki lebih dari 1 perpustakaan, dihitung rata-ratanya 6. Lokasi terminal komputer publik tidak harus di dalam perpustakaan. 7. Sudah jelas.

8. Pustakawan yang dimaksud di sini adalah staf perpustakaan yang memiliki latar belakang pendidikan perpustakaan, dokumentasi & informasi:

9. Sudah jelas. 10.Sudah jelas. 11.Sudah jelas. 12.Sudah jelas. 13.Sudah jelas.

14.Yang dimaksud dengan transaksi peminjaman adalah jumlah bahan perpustakaan yang dipinjam keluar perpustakaan (check-out)

15.Yang dimaksud adalah jumlah bahan perpustakaan (misalnya: buku/monograf, audio visual, dan jurnal) yang digunakan di dalam perpustakaan.

16.Yang dimaksud adalah tingkat keterpakaian (turn-over) dari bahan perpustakaan yang dapat dipinjam.

17.Sudah jelas.

18.Yang dimaksud adalah jumlah kunjungan mahasiswa secara fisik ke perpustakaan dalam satu tahun.

19.Yang dimaksud dengan pertanyaan rujukan adalah semua pertanyaan yang untuk menjawabnya dibutuhkan sumber-sumber informasi tertentu.

20.Untuk mengetahui tingkat kepuasan pengguna perpustakaan perlu melakukan survei dengan menggunakan kuesioner terlampir dengan jumlah responden minimal 5% dari jumlah kunjungan fisik harian.

21.Kegiatan yang dimaksud adalah kegiatan yang melibatkan pengguna perpustakaan dan tidak harus diadakan di dalam perpustakaan.

22.Sudah jelas.

(30)

3.5. Hasil Audit AMI (Auditor Mutu Internal) USU nyaman. Memiliki peralatan yang sangat lengkap dan modern

Dokumen pendukung: [misal]

1. Depdiknas. Dirjen Dikti. 2004. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi

Catatan: [bila diperlukan]

Luas Gedung Standar = 1,6 m_² x (25% x Jumlah Mahasiswa) Jumlah bahan pustaka sangat memadai

Dokumen pendukung : [misal]

1. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan USU Tahun 2008

2. Data Jumlah Bahan Pustaka Menurut Program Studi

Data kepustakaan untuk masing‐masing program studi yang ada telah dirinci, meskipun ada ketimpangan, tetapi semua program studi didukung oleh buku perpustakaan

Bahan Pustaka

4.3.3) Ketersediaan bahan pustaka (rasio ketersediaan)

(31)

Jumlah buku Perpustakaan USU dan Cabang = 630.216 eks. Jumlah Jurnal = 30.361 judul

Rata‐rata rasio buku dengan mahasiswa = 630.216 : 30.000 = 21 : 1

Dokumen pendukung tidak tepat

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 4 Akhir memiliki terbitan 2 tahun terakhir.

Jumlah buku tahun terbit 5 tahun terakhir (>2004) = 13.239, atau 14,53% dari jumlah

keseluruhan (91.091 judul).

Seluruh jurnal elektronik (30.361 judul) memiliki terbitan 2 tahun terakhir

Skor oleh: GJM/GKM 4 Auditor 4 Akhir

4.3.5) Penggunaan Perpustakaan

1. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP) Perpustakaan USU Tahun

Jam buka Perpustakaan adalah

4.3.6) Layanan antar perpustakaan

0 : Tidak ada 2 : Kurang

4 : Memiliki layanan antar perpustakaan internasional, nasional, regional dan lokal

(32)

Jika ada permintaan dari Perpustakaan dan Lembaga lain segera diproses

1. URL Perpustakaan USU (http://library.usu.ac.id)

(33)

4.3.8) Dokumentasi Disertasi, Tesis, Skripsi dan Tugas Akhir Mahasiswa

2. URL Perpustakaan USU (http://library.usu.ac.id)

3. SK Rektor USU No. 1240/H5/SK/PK/2007 tentang Penyerahan Karya Akhir

Mahasiswa kepada Perpustakaan

Cukup Jelas

4.3.9) Anggaran perpustakaan

0 : Tidak ada 2 : Kurang

4 : Anggaran perpustakaan sangat memadai untuk pengadaan dan perawatan bahan pustaka

1. Depdiknas. Dirjen Dikti. 2004. Buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi

(34)

3.5. Hasil Angket Kepuasan Pengguna

HASIL ANGKET KEPUASAN PENGGUNA PERPUSTAKAAN UNIVERSITAS SUMATERA UTARA

Tabel 1. Tanggapan Pengguna terhadap Ketersediaan Koleksi

Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik No Item

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk %

Total %

1 Buku Teks 1.00 0.67 17.00 11.33 27.00 18.00 69.00 46.00 36.00 24.00 150.00 100.00

2 Jurnal tercetak/majalah 2.00 1.33 19.00 12.67 22.00 14.67 73.00 48.67 34.00 22.67 150.00 100.00

3 Online database 5.00 3.33 10.00 6.67 11.00 7.33 82.00 54.67 42.00 28.00 150.00 100.00

Jumlah 1.78 10.22 13.33 49.78 24.89

Tabel 2. Tanggapan Pengguna terhadap Fasilitas Perpustakaan

Total %

1 Penerangan 1.00 0.67 21.00 14.00 23.00 15.33 69.00 46.00 36.00 24.00 150.00 100.00

2 Tata ruang 4.00 2.67 17.00 11.33 21.00 14.00 74.00 49.33 34.00 22.67 150.00 100.00

3 Kenyamanan 5.00 3.33 11.00 7.33 8.00 5.33 82.00 54.67 44.00 29.33 150.00 100.00

4 Komputer 3.00 2.00 23.00 15.33 19.00 12.67 70.00 46.67 35.00 23.33 150.00 100.00

5 Toilet 6.00 4.00 12.00 8.00 18.00 12.00 74.00 49.33 40.00 26.67 150.00 100.00

(35)

Tabel 3. Tanggapan Pengguna terhadap Jenis Layanan

Total %

1 Peminjaman/Pengemb. 0.00 0.00 2.00 1.33 6.00 4.00 80.00 53.33 62.00 41.33 150.00 100.00

2 Rujukan 4.00 2.67 9.00 6.00 29.00 19.33 73.00 48.67 35.00 23.33 150.00 100.00

3 Pelatihan Pemanfaatan Perpustakaan

13.00 8.67 25.00 16.67 18.00 12.00 72.00 48.00 22.00 14.67 150.00 100.00

4 Koleksi Lokal (Skripsi, Tesis,

disertasi) 2.00 1.33 15.00 10.00 24.00 16.00 74.00 49.33 35.00 23.33 150.00 100.00

(36)

Tabel 4. Tanggapan Pengguna terhadap Staf Perpustakaan

Sangat Kurang Kurang Netral Baik Sangat Baik No. Item

Frk % Frk % Frk % Frk % Frk % Total %

1 Keramahan 0.00 0.00 15.00 10.00 20.00 13.33 75.00 50.00 40.00 26.67 150.00 100.00

2 Keterampilan 2.00 1.33 16.00 10.67 25.00 16.67 73.00 48.67 34.00 22.67 150.00 100.00

3 Kerapihan 2.00 1.33 4.00 2.67 19.00 12.67 82.00 54.67 43.00 28.67 150.00 100.00

4 Kesediaan Membantu 4.00 2.67 17.00 11.33 22.00 14.67 72.00 48.00 35.00 23.33 150.00 100.00

Jumlah 1.33 8.67 14.33 50.33 25.33

(37)

BAB IV

KESIMPULAN DAN SARAN

4.1. Kesimpulan

1. Visi Perpustakaan USU yang telah dicita-citakan akan diupayakan pencapaiannya melalui

pengembangan perpustakaan yang dinamis sesuai dengan kemajuan IPTEK agar

perpustakaan dapat memberikan kontribusi yang maksimal dalam rangka pencapaian visi

Universitas Sumatera Utara, yaitu the University for Industry.

2. Pengadaan bahan pustaka dikelola dengan manajemen yang mengutamakan azas User

Oriented, yang harus dipertanggungjawabkan dengan akuntabilitas yang realistis

lebih-lebih lagi karena anggaran pengadaan didanai oleh mahasiswa USU.

3. Proses pengadaan dilaksanakan dengan prinsif seleksi yang didasarkan pada kebutuhan

sivitas akademika, dengan membangun komunikasi yang lancar dengan dosen, mahasiswa,

departemen dan fakultas, menggunakan anggaran dengan azas keseimbangan baik

kuantitas, kualitas maupun kemutakhirannya.

4. Berbagai terobosan atau solusi telah diupayakan dengan maksimal terutama dalam

mengatasi berbagai masalah setelah melakukan evaluasi diri mengetahui kelemahan dan

kekuatan yang ada.

5. Berdasarkan hasil evaluasi yang dilakukan Tim Auditor Internal, akreditasi institusi, dan

survey kepada pengguna Perpustakaan USU ternyata mendapatkan hasil yang baik dan

menggembirakan.

4.2. Saran

1. Oleh karena Universitas Sumatera Utara sebagai salah satu universitas terbesar di

Indonesia saat ini sedang giat-giatnya melakukan pembenahan, terlebih lagi dalam

upayanya untuk ikut dalam persaingan nasional, regional dan global dan ikut ambil bagian

(38)

Perpustakaan USU akan semakin berat dalam menyongsong hari yang akan datang.

Perpustakaan USU harus lebih dinamis, tetap tanggap terhadap perkembangan kemajuan

teknologi dan mengambil manfaat dan kemajuan di dalam kemajuan tersebut.

2. Anggaran pengadaan bahan pustaka harus terus diupayakan peningkatannya, memadai

dalam kuantitas dan kualitasnya, dan segala sarana dan prasarana pelayanan dimodernisasi

sesuai perkembangan ICT, agar fungsi perpustakaan dalam menunjang kelancaran

program tridharma USU benar-benar maksimal.

(39)

Daftar Pustaka

Departemen Pendidikan Nasional. Dirjen Pendidikan Tinggi. 2007. Lampiran Isian Evaluasi

Kinerja Perpustakaan Perguruan Tinggi Di Indonesia Tahun 2007. Jakarta : Dirjen

Pendidikan Tinggi Departemen Pendidikan Nasional

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2005. Buku Panduan Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2008. Hasil Angket Kepuasan Pengguna

Perpustakaan Universitas Sumatera Utara. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera

Utara

Universitas Sumatera Utara. Perpustakaan. 2007. Laporan Akuntabilitas Kinerja (LAKIP)

Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara.

Perpustakaan. Medan : Perpustakaan Universitas Sumatera Utara

Universitas Sumatera Utara. Unit Manajemen Mutu. 2009. Scoring Mutu Perpustakaan