1
PENGADAAN KOLEKSI TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI MEDAN
(POLMED)
KERTAS KARYA
Diajukan sebagai salah satu persyaratan dalam menyelesaikan Studi untuk memperoleh gelar Ahlimadya (A. Md)
Disusun Oleh: PAJARIA MUNTE
112201017
PROGRAM STUDI PERPUSTAKAAN FAKULTAS ILMU BUDAYA UNIVERSITAS SUMATERA UTARA
2
KATA PENGANTAR
Puji syukur penulis Untuk admin D-III Perpustakaan terima kasih waktu
dan tenaga serta selalu memberikan masukan kepada penulis dari masa
perkuliahan hingga tahap akhir penyelesaian kertas karya ini.
1. Bapak Muhammad Dalim S.Sos Sebagai Kepala Perpustakaan Politeknik
Negeri Medan dan staff Perpustakaan POLMED yang bersedia
memberikan informasi dan arahan untuk penulisan kertas karya penulis.
2. Seluruh teman-teman stambuk 2011, Terutama buat sahabat yang melebihi
pacar aku yang selalu setia menemani dalam mengerjakan kertas karya ini
makasih sayang Suci Ayudia Ramadhani , buat sahabat aku tercinta
Santa, Marlina, Desi, Nirmala, eva, maya, makasih yah we atas
persahabatan kita, dan buat ade, lina dan bily heheh. Dan gk lupa juga buat
alan, riski, juned, liver ma janwardi
Akhir kata, penulis mengucapkan terima kasih kepada semua pihak yang
telah membantu menyelesaikan kertas karya ini. Penulis meyadari masih banyak
kekurangan dalam penulisan kertas karya ini, penulis menerima kritik dan saran
yang membangun lebih baik lagi untuk kertas karya, penulis berharap semoga
kertas karya ini bermanfaat bagi kita semua.
Medan, Januari 2014
Penulis
Pajaria Munthe 112201017
3
KATA PENGANTAR... i
DAFTAR ISI ... ii
DAFTAR TABEL ... iii
BAB I PENDAHULUAN ... 1
1.1Latar Belakang ... 3
1.2Tujuan Penulisan ... 3
1.3Manfaaat Penulisan ... 4
1.4Ruang Lingkup Penulisan ... 4
1.5Metode Pengumpulan Data ... BAB II TINJAUAN PUSTAKA ... 4
Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.1.1 Pengertian Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 5
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Tinggi ... 6
2.1.3 Fungsi Perpustakaan Tinggi ... 7
. 2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi ... 8
2.2 Koleksi Perpustakaan ... 8
2.3 Terbitan Berseri ... 9
2.3.1 Ciri-Ciri Terbitan Berseri ... 10
2.3.2 Jenis-jenis Terbitan Berseri ... 11
2.4 Pemilihan/Seleksi Terbitan Berseri ... 13
2.4.1 Pihak-pihak yang Berwenang Melakukan Seleksi ... 14
2.4.2 Prinsip Terbitan Berseri ... 15
2.4.3 Alat Bantu Terbitan Berseri ... 16
2.4.4 Prosedur Terbitan Berseri ... 17
2.5 Pengadaan Terbitan Berseri ... 17
2.5.1 Pengadaan Melalui Pembelian ... 19
2.5.2 Pengadaan Melalui Pertukaran ... 21
2.5.3 Pengadaan Melalui Hadiah ... 24
2.5.4 Pengadaan Melalui Penerbitan Sendiri ... 26
2.5.5 Pengadaan Melalui Titipan... 26
2.5.6 Masalah Dalam Pengadaan Jurnal/Majalah ... 27
2.5.7 Pencatatan/Inventarisasi Terbitan Berseri ... 28
BAB III PENGADAAN KOLEKSI TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI MEDAN .... 30
3.1 Sejarah Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) ... 31
3.1.1 visi Perpustakaan... 32
3.1.2 Misi Perpustakaan... 32
3.1.3 Tujuan Perpustakaan... 33
3.2 Stuktur Organisai Perpustakaan Politeknik Negeri Medan... 33
3.3 Gambaran Umum Perpustakaan politeknik Negeri Medan... 40
3.3.1 Gedung dan fasilitas Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.. 40
4
3.3.2 jam buka Politeknik Negeri Meda... 41
3.3.3 Pengguna Perpustakaan Politeknik Negeri Medan... 42
3.3.4 Sistem Pelayanan Perrpustakaan Politeknik Negeri Meda... 42
3.3.5 Jenis Layanan Perpustakaan Politeknik Negeri Medan... 42
3.3.6 Peraturan dan Tata-tertib Perpustakaan Politeknik Negeri Medan 46 3.3.7 Anggaran Perpustakaan Politeknik Negeri Medan... 48
3.3.8 Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan... 49
3.4. Pengadaan Terbitan Berseri... 50
3.4.1 Pembelian... 51
3.4.2 Sumbangan... 51
3.4.3 Penerbitan Sendiri... 52
3.4.4 Pihak- pihak yang Berwenang Melakukan Seleksi... 53
3.4.5 Alat Bantu Pemilihan Terbitan Berseri... 54
3.4.6 Kebijakan Dalam Pengadaan Terbitan Berseri... 55
3.4.7 Prosedur Pemilihan Terbitan Berseri... 56
3.4.8 Masalah Dalam Pengadaan jurnal/majalah... 58
3.5 Inventarisasi Terbitan Berseri ... 60
BAB IV KESIMPULAN DAN SARAN... 64
4.1 Kesimpulan... 65
4.2 Saran... 65
DAFTAR PUSTAKA... 65
5
DAFTAR TABEL
Tabel 1. Peraturan jam buka layanan Perpustakaan Politeknik Negeri
Medan
Tabel 2. Jenis koleksi Terbitan Berseri
Tabel 3. Daftar bulletin Perpustakaan Perguruan Tingggi
Tabel 4. Daftar terbitan pemerintah Perpustakan Politeknik Negri Medan
Tabel 5. Daftar index Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Tabel 6. Daftar jurnal Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Tabel 7. Daftar terbitan berkala (majalah) Perpustakaan Politeknik Negeri
Medan
Tabel 8. Koleksi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Tabel 9. Cap/stempel Inventaris Perpustakaan
Tabel 10. Buku Inventaris surat kabar pada Perpustakaan Politeknik
Negeri Medan.
1 BAB I PENDAHULUAN 1.1latar Belakang Masalah
Dalam pendidikan,perpustakaan merupakan salah satu unsur penting
dalam mendukung proses belajar mengajar selain itu,perpustakaan adalah pusat
informasi untuk mengembangkan dan menyebarluaskan ilmu pengetahuan dan
teknologi.Sehubungan dengan hal tersebut setiap perguruan tinggi sudah tentu
memiliki perpustakaan yang dapat memberikan pelayanan yang memadai dalam
menunjang pelaksanaan Tri Dharma perguruan tinggi.Adapun tujuan
diselenggarakannya perpustakaan perguruan tingggi adalah untuk
mendukung,memperlancar serta mempertinggi kualitas pelaksanaan program
kegiatan perguruan tinggi seperti dinyatakan Noerhayati dalam buku Pengelolaan
Perpustakaan sebagai berikut:
a. Dharma pertama yaitu pendidikan dan pengajaran dilaksanakana
dengan cara mengumpulkan,melestarikan,mengolah,menyediakan pemanfaatan serta menyebarluaskan informasi sesuai dengan kurikulum pendidikan.
b. Dharma kedua yaitu
mengumpulkan,melestarikan,mengolah,menyediakan pemanfaatan serta menyebarluaskan informasi yang relevan sebagai sumber literatur bagi penelitian.
c. Dharma ketiga yaitu pengabdian kepada masyarakat
diselenggarakan melalui kegiatan
mengumpulkan,melestarikan,mengolah,menyimpan,menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.
Sesuai dengan perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi telah
banyak mengubah arti suatu perpustakaan sebagai konsekuensi adanya
perkembangan metode belajar dan mengajar modren, sehingga perpustakaan tidak
hanya bertugas mengumpulakan, menyimpan dan meminjamkan bahan-bahan
pustaka, tetapi lebih banyak memberikan jasa-jasa serta fasilitas yang diperlukan
oleh pengguna perpustakaan.
Koleksi yang dibutuhkan oleh setiap perpustakaan tidak sama,hal ini
tergantung pada jenis dan tujuan perpustakaan yang bersangkutan.Koleksi
2
cetakan dan rekaman.Koleksi tercetak terdiri dari buku,terbitan berseri seperti
1
Sedangkan koleksi rekaman terdiri dari kaset,audio visual,micro film,
mikrofis, piringan hitam, dan video kaset.Dari berbagai jenis koleksi perpustakaan
yang ada terbitan berseri adalah salah satu koleksi yang memberikan informasi
penting dalam kegiatan penelitian untuk dapat mengembangkan ilmu pengetahuan
dan teknologi.
Salah satu koleksi yang dimiliki perpustakaan Politeknik Negeri Medan
(POLMED) adalah terbitan berseri.jenis terbitan berseri merupakan salah satu
publikasi yang memuat berbagai tulisan atau artikel serta memuat informasi
mutakhir.Untuk memperkaya ilmu pengetahuan pengguna,perpustakaan
perguruan tinggi perlu mengadakan terbitan berseri.secara baik sehingga
informasi yang didalamnya dapat secepatnya disebarluaskan kepada pengguna
perpustakaan.Koleksi terbitan berseri yang dimiliki oleh perpustakaan Politeknik
Negeri Medan (POLMED) saat ini berjumlah130 judul dan916 eksemplardengan
proses pengadaannya berupa pembelian dan sumbangan.
Untuk mengetahui lebih mendalam tentang pengadaan koleksi terbitan
berseri di perpustakaan POLMED maka penulis tertarik untuk melakukan
penelitian dengan menetapkan judul penelitian ″Pengadaan Koleksi Terbitan
Berseri Pada Perpustakaan Politeknik Negeri Medan.
1.2 Tujuan Penulisan
Adapun tujuan penulisan ini adalah:
1.Untuk mengetahui proses pengadaan terbitan berseri pada perpustakaan POLMED
2.Untuk memenuhi salah satu syarat penyelesaian pendidikan D-III
3.Untuk mengetahui gambaran tentang ketersediaan koleksi terbitan berseri pada perpustakaan POLMED
1.3 Manfaat Penulisan
1. Bagi pihak perpustakaan,hasil penelitian ini dapat dijadikan acuan dalam menentukan kebijakan yang berhubungan dengan pengadaan koleksi terbitan berseri.
2 1.4 Metode Pengumpulan Data
1. Penelitian Kepustakaan (Library research)
Yaitu membaca dokumen, bahan pustaka baik berupa buku, jurnal dan lain sebagainya yang berhubungan dengan masalah yang diteliti. 2.Wawancara
Wawancara adalah metode pengumpulan data dengan cara Tanya jawab secara langsung dengan pimpinan,pustakawan dan staf perpustakaan POLMED.
3.Melakukan observasi secara langsung ke perpustakaan POLMED.
1.5 Ruang lingkup Penulisan
Untuk memudahkan penulisan ini, penulis membatasi topik yang dibahas
dalam kertas karya ini adalah pengertian terbitan berseri, jenis-jenis terbitan
berseri, pengadaan terbitan berseri, Hal ini dijadikan pedoman dalam penulisan
3 BAB II
TINJAUAN PUSTAKA 2.1. Perpustakaan Perguruan Tinggi
2.1.1 Pengertian Perpustakan Perguruan Tinggi
Perpustakaan perguruan tinggi merupakan perpustakaan yang bergabung
dalam lingkungan lembaga pendidikan tinggi,baik yang berupa perpustakaan
universitas, perpustakaan fakultas, perpustakaan akademik, perpustakaan sekolah
tinggi. Tujuannya membantu perguruan tinggidalam menjalankan program Tri
Dharma Perguruan Tinggi.
Perpustakaan penting artinya bagi mahasiswa untuk mengembangkan daya
intelektual dan spiritual mereka.Hal ini erat hubungannya dengan kemampuan
ekonomi mahasiswa, dimana tidak semua mahasiswa mampu membeli buku yang
dibutuhkan, dengan demikian perpustakaan diharapkan dapat membantu
mahasiswa untuk memenuhi bahan bacaan yang dibutuhkan.Salah satu tugas
harus dikerjakan oleh perpustakaan perguruan tinggi adalah pengadaan
koleksi.Pengadaan koleksi merupakan kegiatan kerja pelayanan teknis.Kegiatan
ini sangat penting dalam rangka memenuhi kebutuhan informasi pengguna.
Hasugian (2009:79) menyatakan bahwa “Perpustakaan perguruan tinggi
adalah perpustakaan yang dikelola oleh perguruan tinggi dengan tujuan membantu
tercapainya tujuan perguruan tinggi.”
Sedangkan Sulistyo-Basuki (1991:51) mengemukakan bahwa
“Perpustakaaan peguruan tinggi ialah perpustakaan yang terdapat pada perguruan
tinggi atau badan bawahanya, maupun lembaga yang dengan perguruan tinggi,
dengan tujuan utama membantu perguruan tinggi mencapai tujuannya.”
Selain pendapat di atas Syahrial-Pamanjuntak (2000 : 5 )dalam buku
pedoman penyelenggaraan perpustakaan menyatakan bahwa: “Perpustakaan
Perguruan Tinggi adalah perpustakaan yang bergabung dalam lingkungan
pendidikan tingggi, baik yang berupa perpustakaan universitas, perpustakaan
fakultas, perpustakaan akademi,dan perpustakaan sekolah tinggi. ”
4
berperan serta dalam melaksanakan tercapainya visi dan misi perguruan tingginya”. Selanjutnya dinyatakan bahwa, “yang dimaksud dengan perguruan tinggi adalah universitas, institut, sekolah tinggi, akademi, politeknik, dan perguruan tinggi lain yang sederajat”.
Berdasarkan uraian di atas dapat diketahui bahwa perpustakaan perguruan
tinggi adalah perpustakaan yang berada di bawah naungan universitas atau
perguruan tinggi lainnya yang sederajat yang penggunanya adalah mahasiswa dan
civitas akademika. Perpustakaan perguruan tinggi sering disebut sebagai
jantungnya universitas karena tanpa perpustakaan tersebut maka proses
pelaksanaan pembelajaran mungkin kurang
2.1.2 Tujuan Perpustakaan Perguruan Tinggi
Berdirinya suatu perpustakaan perguruan tinggi tidak lepas dari tujuan
awal didirikannya perpustakaan tersebut, yaitu untuk menunjang program Tri
Dharma perguruan tinggi tempatnya bernanung. Perpustakaan perguruan tinggi
bukan hanya untuk mengumpulkan dan menyimpan bahan pustaka, tetapi
perpustakaan diharapkan dapat melayankan bahan pustaka tersebut untuk
membantu mahasiswa dan staf pengajar menyelesaikan tugas-tugas dalam proses
belajar-mengajar. Segala bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan perguruan
tinggi harus dapat menunjang proses belajar mengajar maka dalam pengadaan
bahan pustaka hendaknya mempertimbangkan kurikulum perkuliahan dan
kebutuhan penggunanya.
Menurut Hasugian ( 2009 : 119 ) Dalam bukunya Dasar-dasar Ilmu
Perpustakaan dan Informasi,” Perpustakaan Perguruan Tinggi tujuannya dapat
memberikan upaya peningkatan ilmu pengetahuan.”
Sebagai bagian dari institusi perguruan tinggi, perpustakaan
diselenggarakan dengan tujuan untuk menunjang pelaksanaan program perguruan
tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi, yaitu pendidikan dan
pengajaran, penelitian serta pengabdian kepada masyarakat. Menurut Yuven
(2010 : 1) tujuan perpustakaan perguruan tinggi dapat dijabarkan sebagai
berikut :
1. Dalam menunjang pendidikan dan pengajaran maka Perpustakaan
5
2. Dalam menunjang penelitian maka kegiatan Perpustakaan Perguruan
Tinggi adalah pengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi peneliti baik institusi atau ekstern diluar institusi.
3. Dalam menunjang pengabdian kepada masyarakat maka
Perpustakaan Perguruan Tinggi melakukan kegiatan dengan mengumpulkan, mengolah, menyimpan, menyajikan dan menyebarluaskan informasi bagi masyarakat.
4. Pada dasarnya tugas Perpustakan Terguruan tinggi secara umum
adalah menyusun kebijakan dan melakukan tugas rutin untuk mengadakan, mengolah dan merawat pustaka serta mendayagunakan untuk kepentingan civitas akademika pada khususnya dan masyarakat pada umumnya.
Sedangkan menurtut Sulistyo-Basuki yang dikutif oleh Rismayeti (2013:5)
Tujuan perpustakaan perguruan tinggi adalah:
1. Untuk memenuhi keperluan informasi masyarakat perguruan tinggi,
lazimnya staf pengajar dan mahasiswa sering pula mencakup tenaga administrasi perguruan tinggi,
2. Menyediakan bahan pustaka rujukan (reference) pada semua tingkat
akademis, artinya mulai dari mahasiswa tahun pertama hingga ke mahasiswa program pasca sarjana dan pengajar
3. Menyediakan ruang belajar untuk pemakai perpustakaan,
4. Menyediakan jasa peminjaman yang tepat guna bagi berbagai jenis
pemakai,
5. Menyediakan jenis informasi aktif yang tidak hanya terbatas pada
lingkungan perguruan tinggi tetapi juga lembaga induknya.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa tujuan penyelenggaraan
perpustakaan perguruan tinggi adalah menunjang pelaksanaan program perguruan
tinggi sesuai dengan Tri Dharma Perguruan Tinggi untuk memberikan pelayanan
informasi dan bahan lainnya untuk pemenuhan kebutuhan informasi masyarakat
penggunanya, guna mendukung pelaksanaan program perguruan tinggi.
2.1.3 FungsiPerpustakaan Perguruan Tinggi
Dalam pencapaian tujuan yang sempurna perpustakaan harus mampu
melaksanakan fungsinya dengan baik. Adapun fungsi perpustakaan perguruan
tinggidalam buku Perpustakaan Perguruan Tinggi: Buku Pedoman (2004: 3)
adalah :
1. Fungsi Edukasi
6
pengorganisasian bahan pembelajaran setiap program studi, koleksi tentang strategi belajar mengajar dan materi pendukung pelaksana evaluasi pembelajaran.
2. Fungsi Informasi
Perpustakaan merupakan sumber informasi yang mudah diakses oleh pencari dan pengguna informasi.
3. Fungsi Riset
Perpustakaan mempersiapkan bahan-bahan primer dan sekunder yang palng mutakhir sebagai bahan untuk melakukan penelitian dan pengkajian ilmu pengetahuan, teknologi, dan seni.
4. Fungsi Rekreasi
Perpustakaan harus menyediakan koleksi rekreatif yang bermakna untuk membangun dan mengembangkan kreativitas, minat, dan daya inovasi pengguna perpustakaan.
5. Fungsi Publikasi
Perpustakaan selayaknya juga membantu melakukan publikasi karya yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya yakni sivitas akademika dan staf non-akademik.
6. Fungsi Deposit
Perpustakaan menjadi pusat deposit untuk seluruh karya dan pengetahuan yang dihasilkan oleh warga perguruan tingginya.
7. Fungsi Interpetasi
Perpustakaan sudah seharusnya melakukan kajian dan memberikan nilai tambah terhadap sumber-sumber informasi yang dimilikinya untuk membantu pengguna dalam melakukan dharmanya.
Sedangkan menurut Yuven (2010: 8) Fungsi Perpustakaan Perguruan
Tinggi sebagai berikut:
a. Studing Center, artinya bahwa perpustakaan merupakan pusat belajar . b. Learning Center, Berfungsi sebagaipusat pembelanjaran bahwa
keberadaan perpustakaan di funfsikan sebagai tempat untuk mendukung prosese belajar mengajar.
c. Research Center, Hal ini dimaksudkan bahwa peeeerpustkaan dapat dipergunakan sebagai pusat informasi untuk mendapatkan bahan atau data atau informasi untuk menunjang dalam melakukan penelitian. d. Information Resources Center, maksudnya bahwa melalui perpustakaan
segala macam dan jenis informasi dapat diperoleh karena fungsinya sebagai pusat informasi.
e. Preservation of Knowledge center, bahwa perpustakaan jugak sebagai pusat pelestarian ilmu pengetahuan sebagai hasil karya dan tulisan bangsa yang disimpan baik sebagai koleksi deposit.
f. Dissemination of Imformation Center, bahwa fungsi perpustakan tidak hanya mengumpulkan, mengolah, melayankan atau melestarikan namun juga juga berfungsi dalam menyebarluaskan atau mempromosikan informasi.
7
Dari urain diatas dapat diketahui bahwa fungsi perpustakan perguruan
tinggi tidak hanya mengumpulkan, mengolah, melayankan atau melestarikan
namun juga berfungsi dalam menyebarluaskan dan mempromosikan informasi.
2.1.4 Tugas Perpustakaan Perguruan Tinggi
Adapun tugas perpustakaan perguruan tinggidalam buku Perpustakaan
Perguruan Tinggi:Buku Pedoman ( 2004: 5) yaitu:
1. Mengembangkan koleksi
2. Mengolah dan merawat bahan pustaka 3. Memberikan layanan
4. Serta melaksanakan administrasi perpustakaan.
Sedangkan dalam buku Pedoman Umum Pengelolaan Koleksi
Perpustakaan Perguruan Tinggi yang dikutif oleh Rismayeti (2013: 15) Tugas
Perpustakaan Perguruan Tinggi ialah:
1. Mengikuti perkembangan perkuliahan dan menyediakan bahan-bahan yang dibutuhkan untuk pengajaran.
2. Menyediakan pustaka yang dibutuhkan untuk menyelesaikan
tugas-tugas dalam rangka studinya.
3. Mengikuti perkembangan program-program penelitian yang
diselenggarakan dilingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti.
4. Memutakhirkan koleksi dengan mengikuti terbitan-terbitan yang baru
baik terbitan cetak maupun tidak tercetak.
5. Menyediakan fasilitas yang memungkinkan pengguna mengakses
perpustakaan lain maupun pangkalan-pangkalan data melalui jaringan lokal (intranet) maupun global (internet) dalam rangka pemenuhan kebutuhan informasi yang diperlukan.
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa tugas perpustakaan perguruan
tinggi Mengikuti perkembangan program-program penelitian yang
diselenggarakan di lingkungan perguruan tinggi induknya dan berusaha
menyediakan literatur ilmiah dan bahan lain yang diperlukan bagi peneliti
2.2 Koleksi Perpustakaan
Koleksi merupakan salah satu unsur utama dalam perpustakaan, pelayanan
tidak dapat dilaksanakan secara maksimal jika tidak didukung dengan adanya
koleksi yang memadai. Koleksi perpustakaan adalah semua bahan pustaka yang
dikumpulkan, diolah dan disimpan untuk disajikan kepada masyarakat guna
8
program studi perguruan tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan
perguruan tinggi dan tujuan perpustakaan.
Koleksi merupakan salah satu unsur utama yang sangat penting dalam
perpustakaan, karena segala informasi lengkap yang akan digunakan oleh
pengguna perpustakaan bersumber dari koleksi yang dimiliki perpustakaan
tersebut. Koleksi perpustakaan harus relevan dengan program studi perguruan
tinggi tempatnya bernaung, demi tercapainya tujuan perguruan tinggi dan tujuan
perpustakaan. Menurut Soeatminah (1992 : 30-31) menyatakan bahwa koleksi
perpustakaan adalah :
Kumpulan bahan pustaka berbentuk buku atau non buku, bahan pustaka
yang dihimpun oleh suatu perpustakaan disediakan bagi masyarakat yang
berminat memanfaatkan, koleksi perpustakaan biasanya di atur dan ditara secara
sistematis, sehingga setiap bahan pustaka dapat dengan mudah dicari dan
ditemukan sewaktu-waktu dibutuhkan.
Pada umumnya koleksi yang terdapat pada perpustakaan perguruan tinggi
berupa buku terbitan berseri dan bahan-bahan non buku.Biasanya koleksi tersebut
diatur dan ditata secara sistematis, sehingga informasi yang terdapat dalam
koleksi tersebut dapat dengan mudah ditemukan oleh pengguna apabila
dibutuhkan.
2.3Terbitan Berseri
Terbitan berseri merupakan koleksi penting perpustakaan. Terbitan ini
merupakan salah satu terbitan yang berisi informasi berita atau surat kabar, berita
keilmuan serta kejadian-kejadian yang menyangkut ekonomi, politik dan lain-lain
yang menarik di masyarakat. Terbitan berseri biasanya direncanakan untuk terbit
terus menerus dalam jangka waktu yang tidak terbatas, dikelola oleh sekelompok
orang yang pada umumnya disebut redaksi.
Menurut Harrod yang dikutip oleh Saleh dalam buku Pengelolaan
Terbitan Berseri (1996 : 3) ada dua defenisi terbitan berseri adalah sebagai
berikut:
9
buku tahunan, seri monografi yang bernomor dan prosiding,transaction dan memoir.
2. Suatu buku berisi bagian-bagian atau volume yang diterbitkan secara berturut-turut dengan judul yang sama (seragam).Terbitan ini dimaksud untuk terbit terus menerus dalam waktu yang tidak terbatas,denganjarak waktu terbit perlu teratur.
Sedangkan Menurut Nurjanah (2010:16) terbitan berseri adalah segala
macam publikasi yang diterbitkan bagian demi bagian secara berurutan dengan
memberikan tanda secara numerik atau kronologis yang dinyatakan dalam
volume, nomor, bulan, dan tahun secara terus menerus dalam jangka waktu yang
tidak terbatas.
Dari kedua defenisi di atas dapat diketahui bahwa terbitan berseri
diterbitkan terpisah-pisah dengan judul yang seragam dan diberikan nomor
urut,dan terbitan berseri dimaksudkan untuk terbit secara terus menerus dalam
kurun waktu yang tidak ditentukan/terbatas.
Dalam buku Terbitan Berseri: Pengelolaan dan Pengolahan (2013:2) yang dikutif oleh Siregar dari buku ALA Glossary of Library Termdinyatakan bahwa,“Serial : a publication issued in succesive part,usually at regular intervals.and as a rule,intended to be continued indefinitely.Serial include periodical,annuals (reports,year-books,etc) and memoirs,proceedings,and transaction of societies”.
Defenisi di atas menyatakan bahwa terbitan berseri atau serial adalah suatu publikasi yang diterbitkan berturut-turut,bagian demi bagaian,biasanya dengan jangka waktu penerbitan yang tetap dan dimaksudkan untuk terbit terus menerus tanpa batas waktu tertentu.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa istilah terbitan berseri atau
serials mengandung pengetian yang lebih luas dari istilah terbitan berkala
(periodicals) atau majalah,laporan,prosiding dan lain sebagainya.
2.3.1 Ciri-ciri Terbitan Berseri
Terbitan berseri berbeda dengan buku teks. Untuk dapat mengenali
terbitan berseri dengan baik, maka ada beberapa ciri khas terbitan berseri yang
membedakannya dengan terbitan lainnya menurut Saleh dalam buku Pengelolaan
Terbitan Berseri antara lain:
10
2. Artikel yang menjadi isi dari terbitan berseri biasanya tidak terlalu panjang malah sangat pendek jika dibandingkan dengan tulisan yang dimuat pada buku atau monograf
3. Tulisan yang dimuat dalam terbitan berseri tersebut menyampaikan infomasi seperti berita , peristiwa, penemuan dan gagasan-gagasan baru atau sesuatu yang dianggap menarik perhatian masyarakat banyak.
4. Terbitan berseri dikelola oleh sekelompok orang biasanya dikenal dengan nama redaksi. Redaksi tersebutlah yang mengolah dan bertanggung jawab jawab atas terbitan tersebut.
5. Terbiatan berseri merupakan arsip ilmiah yang telah diketahui oleh masyarakat umum.
6. Terbit secara berkelanjutan atau secara terus menerus dengan
memiliki kala terbit, misalnya harian, mingguan, bulanan, tiga bulan, enam bulan, tahunan dan sebagainya.
7. Memiliki sistem kontrol internsional. Ciri ini dikenal dari nomor ISSN (International Standard Serial Number)
Sedangkan Menurut Lasa (1994 : 98) Suatu terbitan dapat dikategorikan
sebagai terbitan berseri apabila memiliki ciri-ciri berikut:
1. Dalam sekali terbit memuat banyak karangan dengan topik yang
berbeda danditulis oleh banyak orang.
2. Karangan tersebut pada umumnya tidak terlalu panjang seperti
pada bukuteks
3. Menyampaikan berita dalam berbagai bidang, peristiwa,
pengumuman,pemikiran yang dianggap perlu diketahui oleh masyarakatnya.
4. Dikelola oleh redaksi yang bertanggung jawab atas terbitan ini.
5. Terbit terus-menerus dengan memiliki kala, frekuensi terbit
tertentu.misalnya: harian, mingguan, tengah mingguan, bulanan, tiga bulanan, danseterusnya.
6. Terdapat ISSN (International Standard Serial Number) sebagai
nomorkontrol terbitan berseri.
Dari pernyataan di atas dapat diketahui ciri-ciri terbitan berseri adalah
sebagai berikut: dalam sekali terbit memuat banyak karangan. Karangan tersebut
pada umumnya tidak terlalu panjang; menyampaikan berita dalam berbagai
bidang; peristiwa; pengumuman: Terbit terus-menerus dengan memiliki kala/
frekuensi terbit dan ada nomor standart yaitu ISSN (International Standard Serial
11 2.3.2 Jenis –jenis Terbitan Berseri
Untuk dapat memberikan informasi semaksimal mungkin kepada
pengguna, maka perpustakaan harus berusaha menyediakan koleksi yang
beraneka ragam, jenis dan bentuk, serta kandungan informasinya sesuai dengan
kebutuhan pengguna.
Menurut Harrod yang dikutif oleh Siregar dalam buku Terbitan Berseri:
Pengelolaan dan Pengolahan ( 2013: 4) dinyatakan bahwa ada beberapa jenis
terbitan berseri yang dapat dijadikan koleksi perpustakaan antara lain:
1. Surat kabar/koran
Surat kabar atau koran adalah satu terbitan berseri yang sangat kaya akan berita atau informasi mutakhir. Terbitan ini lebih banyak menyajikan informasi dalam bentuk berita.
2. Terbitan berkala (periodicals)atau majalah
Pada umumnya majalah berisi sekumpulan artikel yang merupakan kontribusi atau sumbangan dari beberapa pengarang. Secara umum majalah dapat dikelompokkan ke dalam empat macam yaitu:
a. Majalah Komersial
Majalah ini adalah majalah yang termasuk kelompok yang besar, termasuk majalah yang diperdagangkan, majalah ini berhubungan dengan profesional dan aktivitas lainnya.
b. Majalah Ilmiah
Majalah jenis ini kebanyakan diterbitkan oleh lembaga pendidikan maupun lembaga penelitian dan organisasi profesi.
c. Majalah Lokal atau Lingkungan Sendiri (warta)
Majalah jenis ini diterbitkan dengan tujuan sebagai sarana komunikasi dalam lingkungan sendiri, Missalnya lingkungan satu lembaga atau perusahaan.
d. Buletin
Buletin (bulletin) adalah suatu terbitan berkala berbentuk majalah yang sebahagian isinya serupa dengan warta maupun artikel dan hasil-hasil penelitian.
3. Advances in ...yaer’s Work in...
Jenis majalah ini agak berbeda dengan majalah pada umumnya, baik format maupun frekuensi terbitnya.
4. Buku Tahunan
Buku tahunan adalah suatu terbitan yang berisi informasi muktakhir dalam bentuk skripsi dan atau statistik yang diterbitkan sekali dalam setahun.
5. Seri Monograf
Minograf adalah merupakan suatu risalah satu subjek atau bagian subjek atau risalah seseorang yang biasanya sangat terinci tetapi dalam lingkup yang tidak terlalu luas
12
Menurut Harrrod, prosiding adalah publikasi catatan pertemuan dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah atau suatu institusi.
7. Transaction dan memoir
Transaction dan memoir adalah bentuk terbitan berseri dimana makaah-makalah yang dimuat didalamnya sudah dipresentasikan atau dibacakan sebelumnya pada suatu pertemuan ilmiah dari suatu organisasi profesi atau masyarakat ilmiah .
Sedangkan menurut Nurjanah (2010:6) Jenis terbitan berseri berdasarkan
penerbitnya dibagi menjadi empat bagian sebagai berikut:
1. Terbitan lembaga ilmiah atau kumpulan profil:
a. Publikasi yang diterbitkan baik sendiri maupun bekerja sama dengan penerbit komersial.sebagai media resmi dari lembaga atau kumpulan profesi tertentu(media bertukar fikiran antar anggota dan penghubung antara pemimpin dan anggota)
b.publikasi yang memuatcatatan risalah pertemuan atau makalah makalah yang didiskusikan beserta hasil diskusinya yang diadakan oleh sebuah atau beberapa instansi atau perkumpulan profesi.
2. Terbitan badan komersial, dikeluarkan oleh badan komersial,kecuali jenis newsletter atau warta biasanya dibagi gratis.terbitan jenis ini biasanya bermutu baik.
3. Terbitan perusahaan atau badan indusrti:
a.publikasi untuk kalangan luar misalnya untuk langganan perusahaan (sebagai sarana promosi)
b.publikasi untuk kalangan sendiri
Memuat berita kalangan karyawan (kesejahtraan,penjelasan mengenai kebijakan perusahaan.
4.Terbitan berupa surat kabar
Memerlukan penanganan khusus karena frekuensi terbitnya
harian.pustakawan sebaiknya objektif dalam pemilihan surat kabar dan harus tetap mengedepankan kepentingan semua golongan masyarakat,meskipun beberapa jenis surat kabar biasanya berpihak pada salah satu partai polotik
Sedangkan jenis terbitan berseri berdasarkan isinya dibagi menjadi dua.
1. Terbitan Primer yaitu merupakan karya asli, yang termasuk kelompok terbitan primer:proceeding,artikel jurnal yang melaporkan karya penelitian.
2. Terbitan Sekunder:merupakan daftar atau kumpulan dari sumber informasi prrimer,yang termasuk terbitan skunder:jurnal indeks/abstrak.
Dari uraian di atas dapat disimpulkan bahwa jenis terbitan berseri adalah
Surat kabar, Majalah, Bulletin, Prosiding, Buku tahunan, Seri Monograf dan
Transaction dan Memoir.
13
Untuk dapat memiliki koleksi terbitan berseri, Dalam buku Terbitan
Berseri: Pengelolaan dan Pengolahan (2013: 10) Siregar menyatakan bahwasuatu
perpustakaan harus melakukan pemilihan atau penyeleksian terbitan berseri yang
dibutuhkan. Pemilihan terbitan berseri perlu dilakukan karena tidak semua
terbitan berseri sesuai dengan kebutuhan perpustakaan, baik subjek bahasa yang
digunakan,pemilihan ini juga dilakukan karena begitu banyak terbitan berseri
yang diterbitkan sehingga tidak semua terbitan itu dilanggan oleh suatu
perpustakaan.
Pesatnya perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi menyebabkan
terjadinya ledakan informasi yang mengakibatkan jumlah terbitan berseri tidak
dapat terhitung lagi. Untuk tidak mengalami kesulitan dalam pengadaan maka
perlu ada kebijakan tertulis untuk pengembangannya, seleksi dan pemilihan
koleksi/bahan pustaka. Dalam menentukan kebijakan pengembangan koleksi
tersebut pemimpin perpustakaan dan pustakawan harus mempertimbangkan
beberapa hal antara lain:
1. Tujuan lembaga induk
2. Tujuan dan Fungsi pustakawan
3. Cakupan bidang ilmu yang harus disediakan
4. Masyarakat yang dilayani, baik dari tingkat kecerdasan, tingkat pendidikan, sumber kehidupan, sosial budaya.
Untuk dapat melaksanakan tugas tersebut di atas Siregar (2013:10) menyatakan bahwa seorang pustakawan harus memenuhi beberapa persyaratan antara lain :
1. Memahami kegiatan yang dilaksanakan lembaga induk perpustakaan. 2. Memahami dengan jelas tujuan dan program yang direncanakan
lembaga induk
3.Memahami dengan jelas tujuan dan fungsi perpustakaan.
4. Memahami program kerja dan kebijakan pengembangan koleksi perpustakaan.
5.Mampu/dapat menjalani kerja sama dengan orang lain, Pimpinan lembaga, pengguna, penerbit,agen/distributor, dan toko buku.
6. Memahami dan mampu menggunakan alat bantu seleksi bahan pustaka, seperti Ulrich Periodicals, Directory, Katalag Penerbit.
7. Memahami Perundang-undangan/peraturan yang berhubungan dengan perdagangan, keuangan, dan perbankan.
8. Mampu menggunakan sarana/peralatan pendukung, seperti komputer, e-mail, internet, Faksimile.
Dari uraian di atas dapat diketahuibahwa seorang pustakawan akan
14
memenuhi kebutuhan pengguna, dan pelaksanaan program yang direncanakaan
lembaga penaungnya.
2.4.1 Pihak-pihak yang Berwenang Melakukan Seleksi
Pemilihan terbitan berseri tidak mungkin dilakukan sendiri oleh
pustakawan karena setiap pustakawan punya keterbatasan,baik penguasaan ilmu
pengetahuan dan penguasaan bahasa.Menurut Nurjanah (2010 : 10) pihak-pihak
yang berwenang untuk melakukan seleksi terbitan berseri adalah.
a. Pada Perpustakaan Sekolah: kepala sekolah, wakil kepala sekolah, dan guru. Siwa berhak memberi saran.
b. Pada Perpustakaan Umum: Dewan Penasehat/ Penyantun, Tokoh
Masyarakat sekitar Perpustakaan, danPengguna (terutama yang aktif)
c. Pada Perpustakaan Perguruan Tinggi: Pimpinan Univeristas, Pimpinan
Fakultas, Pimpinan Jurusan, Dosen dan Komisi Penasihat/ Pengawas Perpustakaan (jika ada). Mahasiswa boleh menyarankan tetapi tetap harussesuai dengan kebutuhan perkuliahan.
d. Pada Perpustakaan Khusus: Pimpinan Institusi dan pihak‐pihak lain yang benar‐benar mengetahuikebutuhan institusi tersebut.
Sedangkan menurut Yulia yang dikutif oleh Siregar dalam buku Terbitan
Berseri: Pengelolaan dan Pengolahan (2013: 11) pihak-pihak yang berwenang
memilih terbitan berseri adalah:
a. Pada perpustkaan sekolah, pihak yang berwenang untuk melakukan
seleksi adalah kepala sekolah/wakil bila ada,dan guru.
b. Pada perpustakaan umum, pihak yang berwenang melakukan
seleksi adalah dewan penasehat/penyantun perpustakaan itu.
c. Pada perpustakaan perguruan tingggi, pihak yang berwenang
melakukan seleksi adalah pimpinan universitas,pimpinan fakultas, dan dosen.
d. Pada perpustakaan khusus, pihak yang berwenang melakukan
seleksi adalah pimpinan institusi dimana dimana perpustakaan itu bernaung, dan orang-orang yang mengetahui dengan jelas kebutuhan intitusi tersebut.
Selain pemilihan terbitan berseri yang diuraikan diatas pustakawan adalah
orang yang berwenang memberikan keputusan apakah suatu terbitan berseri
(jurnal/majalah) yang dipilih akan dilanggan atau tidak. Hal tersebut disebabkan
oleh pustakawanlah yang lebih mengetahui keadaan koleksi, anggaran yang
tersedia dan sarana yang ada di perpustakaan.
15
Dalam melaksanakan pemilihan terbitan berseri perlu diingat beberapa
prinsip pemilihan agar koleksi yang dimiliki sesuai dengan kebutuhan dan tujuan
perpustakaan. Menurut Nurjanah (2010: 11) Prinsip Seleksi terbitan berseri
adalah sebagai berikut.
a. Menggunakan alat seleksi yang tepat
b. Memili terbitan berseri yang diindeks dalam jurnal indeks/abstrak yang standar
c. Mengutamakan jurnal inti dalam bidang ilmu tertentu
d. Usahakan mendapat nomor contoh
e. Mengikuti informasi yang diberikan oleh New Serial Title
f. Usakan kerja sama dalam pengadaan
g. Memperhatikan pelestarian terbitan lokal
h. Usahkan untuk melanggan terbitan berseri secara terus menerus i. Memperhatikan terbitan berseri yang jarang digunakan pengguna
j. Melakukan pembelian untuk nomor lama ( back issue)
k. Mempertimbangkan maslah duplikasi/judul baru
l. Memikirkan kemungkinan pertukaran/hadiah
m. Meninjau kembali judul-judul setiap tiga tahun
n. Seleksi terbitan berseri dilakukan dalam cara yang sama dengan
seleksi buku
o. Seleksi terbitan berseri merupakan suatu seni
Sedangkan Menurut Siregar (2013: 12)Prinsip pemilihan terbitan berseri
adalah :
1. Menggunakan alat pemilihan yang dapat memberikan informasi
tentang subjek tertentu.
2. Memilih judul yang ada dalam majalah indeks yang standar. Hal
ini dapat diketahui dari tinjauan pustaka dan review untuk majalah.
3. Mengutamakan majalah/jurnal inti dalam bidang tertentu.
4. Dalam memilih sedapat mungkin diusahakan untuk mendapat
nomor contoh.
5. Pustakawan sebaiknya mengikuti terbitan”New Serial Title” yang
diterbitkan oleh Library Congress, Amerika Serikat.
6. Kerjasama dalam pengadaan. Dalam hal ini diusahakan untuk
tidak melanggan majalah yang sudah dilanggan perpustakaan lain.
7. Tidak mengabaikan terbitan lokal.
8. Dalam melanggan majalah diusahakan berkesinambungan, tidak
terputus-putus. Dalam hal ini perlu diperhatikan bukan jumlah judulnya saja tetapi tidak berkesinambungan, lebih baik judulnya sedikit tetapi sesuai dengan pengguna dan dapat dilanggan secara berkesinambungan.
9. Untuk kepentingan penelitian, di perpustakaan khusus perlu
dipikirkan pengadaan nomor-nomor lama (back file)
10. Pertimbangan yang matang tentang duplikat dan judul baru.
16
12. Peninjauan kembali setiap judul majalah sekali dalam 3 tahun 13. Melaksanakan seleksi majalah sama dengan seleksi buku.
Pelatihan untuk memilih judul-judul majalah yang sesuai dengan kebutuhan.
Dari peryataan diatas dapat diketahui bahwa prinsip-prinsip terbitan berseri
harus menggunakan alat seleksi yang tepat,Tidak mengabaikan terbitan lokal, dan
Pertimbangan yang matang tentang duplikat dan judul baru.
2.4.3 Alat Bantu Pemelihan Terbitan Berseri
Sebagaimana dalam pemilihan buku untuk memudahkan pemilihan dan
verifikasi/identifikasi dan bibliografi dibutuhkan alat bantu pemilihan, demikian
jugak dalam pemilihan terbitan berseri. Alat bantu pemilihan terbitan berseri
menurut Siregar ( 2013: 13) dalam buku Terbitan Berseri:Pengelolaan dan
Pengolahan adalah:
1. Katalog penerbit, baik dalam negeri maupun luar negeri
2. Bibliografi nasional maupun internasional untuk majalah/jurnal Contoh : - Ulrich’s International Periodicals Directory
- Irregular serials and annuals : an annual directory.
Kedua sarana di atas ada edisi lainnya yang dapat ditelusuri secara on-line melalui koputer, yaitu Ulrich International Priodicals on-line. Untuk majalah Indonesia belum ada bibliografi yang lengkap. Namun daftar majalah yang diterbitkan oleh PDII-LIPI tahun 1987 berjudul “ Daftar majalah Ilmu Pengetahuan dan Teknologi Indonesia”.
3. Daftar majalah yang dilanggan oleh perpustakaan lain. 4. Tinjauan dan resensi majalah.
5. Iklan dalam harian maupun majalah.
Sedangkan Menurut Nurjanah (2010: 11) Alat Bantu pemelihan Terbitan
Berseri adalah:
1. Katalog penerbit dalam dan luar negeri.
2. Daftar terbitan berkala yang dilanggan oleh pepustakaan lain. 3. Tinjauan atau risensi terbitan berkala.
4. Iklan dalam harian surat kabar maupun terbitan berkala.
Dari uraian diatas dapa diketahui bahwa alat bantu terbitan berseri adalah
sebagai acuan untuk mengetahui data bibliografi yang benar dan lengkap (judul,
ISSN, penerbit, harga langganan dan alamat pelanggan.
17
Dalam melakukan seleksi bahan terbitan berseri ada prosedur yang harus
dilaksanakan. Menurut Yulia yang dikutip oleh Siregar dalam buku Terbitan
Berseri: Pengelolaan dan Pengolaha (2013: 13) prosedur dalam melakukan seleksi
terbitan berseri adalah:
a. Inisiatif seleksi dimulai oleh pengguna (dosen, mahasiswa, guru, penelitian, pimpinan instansi, mahasiswa, tergantung pada jenis perpustakaan siapa yang berhak memilih)baik atas kemauan sendiri maupun atas permintaan pustakawan.
b. Pustakawan perlu juga bersikap aktif dengan membuat daftar
terbitan berkala yang mungkin sesuai dengan kebutuhan pengguna perpustakaan, diambil dari berbagai alat seleksi terbitan berkala.
c. Pengusul menyampaikan usulanya dengan mengisi formulir yang
telah disediakan oleh perpustakaan ( sebagai formulir perpustakaan usulan dapat dilihat pada lampiran 8) dengan data bibliografi yang selengkap mungkin,seperti judul terbitan berkala, nama dan alamat penerbit, frekuwensi terbit,ISSN (International Standart Serial Number) salah satu alat identifikasi yang baik untuk suatu terbitan berkala karena setiap terbitan berkala yang memilki ISSN akan mempunyai nomor yang berbeda) harga langganan, dan disertai dengan persetujuan atasan sipengusul, apabila peraturan menghendaki yang demikian.
d. Formulir disampaikan kepada kepala perpustakaan atau langsung
kepada penanggung jawab/petugas pengadaan koleksi.
e. Petugas pengadaan selanjutnya melakukan verifikasi dengan cara
berikut ini:
1. Memeriksa dan melengkapi data bibliografi dari setiap judul
terbitan berkala yang diusulkan dengan menggunakan alat bantu seleksi.
2. Petugas mencocokkan judul terbitan berkala yang diusulkan
dengan judul-judul terbitan berkala yang sudah dilanggan oleh pepustakaan, melalui katalog terbitan berkala ataupun kartu registrasi terbitan berkala.
3. Apabila judul itu belum dilanggan diteliti pulak apakah judul terbitan berkala yang diusulkan sudah ada dalam proses pemesenan melalui suatu jajaran yang disebut on-order file.
4. Apabila ada terbitan berkala yang diusulkan,namun sudah ada
dikoleksi atau sedang dalam proses pemesanan,perlu diputuskan apakah perlu ditambah melanggan judul terbitan itu lebih dari satu eksemplar, terutama untuk judul-judul yang mahal harga langganannya.
5. Apabila anggaran terbatas sehingga tidak semua usulan dapat diterima maka judu-judul yang tidak bisa dilanggan tahun anggaran itu dibuatkan kartu desiderata.
18
perpustakaan sendiri,dengan beberapa pertimbangan,seperti berikut ini.
a. Apakah judul terbitan berkala yang diusulkan untuk subjek itu sudah sangat banyak dalam koleksi?
b. Apakah subjek terbitan berkala itu hanya dibutuhkan oleh
pengusul, bahkan tidaktermasuk dalam kurikulum atau bidang ilmu yang diteliti di instansi yang bersangkutan. c. Apakah harga berlanggan judul terbitan berkala itu terlalu
mahal sehingga anggaran yang tersediakan akan banyak tersedot pada satu judul itu?
d. Apakah penerbit terbitan berkala itu bermutu?
Dari uraian diatas dapat disimpulkan bahwa Prosedur terbitan berseri
berdasarkan inisiatif penggunaatau atas permintaan perpustakaan dalam hal ini
(dosen, mahasiswa, peneliti, pimpinan instansi. Pustakawan perlu juga bersikap
aktif dengan membuat daftar terbitan berkala yang mungkin sesuai dengan
kebutuhan pengguna perpustakaan.
2.5 Pengadaan Terbitan berseri
Pengadaan adalah kegiatan pokok dari perpustakaan atau pusat
dokumentasi karena kegiatan ini mengusahakan agar buku-buku atau terbitan
berseri yang dibutuhkan ada dalam koleksi perpustakaan.Menurut Nurjanah
(2010: 9) pengadaan terbitan berseri dilaksanakan melalui:
1. Melalui pembelian
2. Hadiah
3. Tukar menukar
4. Penerbitan Sendiri 5. Titipan
2.5.1 Pengadaan melalui pembelian
Setelah hari pemelihan dikumpulkan, pustakawan melakukan verifikasi katalog
untuk mengetahui apakah majalah/jurnal yang dipilih sudah ada diperpustakaan.
Setelah diketahui jurnal/majalah yang belum dimiliki perpustakaan, bagian
pengadaan mempersiapkan daftar pesanan yang dibuat rangkap dua agar ada arsip
pesanan di perpustakaan .
Pemesanan majalah/jurnal berbeda dengan pemesanan buku karena pembelian
majalah dilakukan secara berlangganan (berkelanjutan) sedangkan buku tidak.
Menurut Siregar (2013:14) Pemesanaan majalah dapat dilakukan dengan berbagai
19
1. Melanggan langsung pada penerbit, baik didalam maupun luar negeri.Keuntungan melanggan langsung pada penerbit antara lain:
a. Majalah dapat diterima dengan cepat
b. Penerbit bertanggung jawab penuh jika ada klaim atau keterlambatan.
c.Harga lebih murah karena penerbit sering memberi potongan harga,dan keuntunagn agen dapat dihindarkan.
d.Perhitungan pembayaran cukup sekali dilakukan dalam setahun.
e.Dengan adanya alamat yang jelas pengiriman akan mudah dilakakan.
2.Pemesanan melalui Agen,Penyalur setempat,Importir atau Toko buku.Hal ini dapat dilakukan dengan:
-Penyalur yang bertanggung jawab penuh atas diterimanya majalah oleh perpustakaan.
- Agen atau toko buku hanya merupakan perantaraan dalam pemesanan, namun majalah langsung dikirimkan ke perpustakaan. Dengan pemesanan seperti ini majalah dapat diterima dengan cepat.
3. Pemesanan melalui Keanggotaan suatu organisasi. Dalam hal ini pemesanan hanya dapat dilakukan melalui kenggotaan pada
organisasi yang menerbitkan majalah/jurnal
tersebut.Pembayaran dilakukan dengan iuran.jika iuran dibayar, maka anggota/pelanggan punya hak atas nomor terbitan tersebut.
4. Pemesanan melalui Penyalur khusus malah/jurnal luar negri.Dalam hal ini, perpustakaan menggunakan agen, penyalur luar negeri, karena mereka mengerti masalah ekspor impor maupun hal-hal yang berhubungan dengan valuta asing.Ada beberapa keuntungan dengan cara ini antara lain:
- Menghemat waktu
-Penyalur/agen menguasai hal-hal yang berhubungan dengan cara berlanggan majalah, apakah per tahun atau per volume. -Penyalur/agen lebih mengetahui cara mengatasi kesulitan
pembayaran.
-Penyalur/agen bertanggung jawab atas klaim.
-Pembayaran dapat dilakuakn untuk semua majalah yang dilanggan.
-Penyalur/agen dapat mengatur pembuatan kwitansi dan faktur pembayaran sesuai dengan keinginan pelanggan/perpustakan. Menurut lasa (1994:17) sebelum menentukan judul yang perlu dilanggan,
perpustakaan terlebih dahulu perlu memperhatikan fakto-fator sebagai berikut:
a. Tersedianya dana/anggaran.
b. Mengetahui bidang yang dicakup perpustkaan itu.
20
d. Memperhatikan dan mencek terlebih dahulu judul-judul
majalah yang telah dimiliki, dilanggan oleh perpustakaan.
Sedangkan menurut Nurjanah Pengadaan terbitan berseri melalui
pembelian dengan cara pemesanan yaitu:
1. Melanggan langsung pada penerbit.
2. pembelian melalui penyalur setempatimportir atau buku.
3. pemebelian melalui keanggotaan mutu perkumpulan.
4. pembelian penyalur khusus terbitan berseri di luar negeri. Adapun prosedur penerimaan bahan pustakan yang dibeli atau dipesan
dalam buku Pedoman Perpustakaan Perguruan Tinggi (2004:54) yang dikutip oleh
Abidin adalah sebagai berikut:
1. memeriksa secara teliti bahan perpustakaan yang diterima dan surat pengantarnya.
2. Mencocokkan bahan peprustakaan yang diterima dengan arsip
pesanan.
3. Menyisihkan dan mengembalikan bahan pustaka yang tidak
sessuai dengan pesannna, cacat, disertai dengan permintaan penggantian.
4. Menandai tanda terima atau faktur dan pengembaliannya
kepada pengirim.
5. Menanndai kepemilikan bahan pustaka dan mengabulkan cap
perpustakaan.
6. Membuat berita acara permintaaan.
Dari uraian di atas dapat diketahui bahwa pengadaan terbitan berseri melalui
pembelian melalui penerbit, Agen, keanggotaan dan melalui penyalur.
2.5.2 Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pertukaran.
Pertukaran adalah suatu kegiatan pengadaanbahan putaka yang dilakukan
antar perpustakaan. Pertukaran dapat dilakukan karena perpustakaan
kadang-kadang memiliki koleksi yang jumlah eksemplarnya berlebihan atau
jurnal/majalah dimiliki tidak sesuai dengan kebutuhan pengguna. Perpustakaan
yang melakukan pertukaran perlu memilih perpustakaan mana yang dianggap
untuk dijadikan mitra perpustakaan. Menurut Siregar (2013: 17) Prosedur tukar
menukar dapat dilakukan sebagai berikut
1.Menyusun daftar terbitan berseri yang akan dipertukarkan.
21
- Jika bahan yang dipertukarkan berupa terbitan berseri dengan judul-judul yang berbeda, maka daftar disusun menurut subjek, diikuti oleh pengarang.
2. Mengirimkan daftar majalah /jurnal yang akan dipertukarkan tersebut kepada perpustakaan yang dianggap membutuhkan koleksi tersebut, dan memiliki koleksi untuk diprtukarkan dan disertai dengan syarat untuk tukar menukar.
3. Perpustakaan mempelajari daftar terbitan berseri yang ditawarkan oleh perpustakaan lain, serta persyaratan yang ditentukan untuk pertukaran,dan membandingkan daftar tersebut dengan terbitan yang akan ditukarkan.
4. Setelah dipertimbangkan dan dipilih, maka perpustakan membuat daftar terbitan berseri yang diinginkan dan daftar bahan pustaka yang ditawarkan sebagai penukar.
5. Daftar terbitan berseri dikirim beserta daftar terbitan yang dijadikan sebagai penukar.
6.Setelah ada kesempatan antara kedua perpustakaan maka pertukaran dilaksanakan, dan setelah penukaran selesai maka proses selanjutnya adalah pencatatan.
Sedangkan menurut Nurjanah (2010: 14) Prosedur pertukaran sebagai berikut:
1. Menawarkan menyusun daftar TB yang akan dipertukarkan.
2. Mengirim penewaran ke sejumlah perpustakaan
3. Menerima dan mempelajari persyaratan pertukaran
4. Menerima dan memilih TB yang diinginkan dan menyusun
daftar Tb yang akan ditawarkan.
5. Penerimaan mengirimkan daftar TB yang diinginkan dan daftar
TB yang akan dipertukarkan.
6. Masing-masing pihak mengirimkan contoh publikasi yang akan
dipertukarkan.
7. Jika kedua belah pihak telah sepakat,maka pertukaran
dilakukan.
22
Gambar 4 : Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Pertukaran
Sumber : Nurjannah, Pengembangan Koleksi (2010: 15)
Gambar di atas menjelaskan prosedur pengadaan melalui pertukaran yaitu
prosedur melalui pertukaran Menawarkan menyusun daftar terbitan berseri yang
akan Dipertukarakan, Mengirim penawaran ke sejumlah perpustakaan, Menerima
dan mempelajari persyaratan pertukaran, Menerima dan memilih terbitan berseri
yang diinginkan dan menyusun daftar terbitan berseri yang akan ditawarkan,
Penerima mengirimkan daftar terbitan berseri yang diinginkan dan daftar terbitan
berseri yang akan dipertukarkan, Masing2 pihak Mengirimkan contoh publikasi
yang akan dipertukarkan, Jika kedua belah pihak telah sepakat, maka pertukaran
dilaksanakan, Menerima terbitan berseri pertukaran dan mengolahnya sesuai
prosedur. Prosedur melalui hadiah dan permintaan yaitu Menyusun daftar terbitan
berseri yang akan dimintakan hadiah, Mengirim daftar permohonan kepada pihak
yang dituju disertai surat pengantar, Menghubungi lagi donatur jika beberapa
minggu belum ada balasan, Menerima dan mencocokkan terbitan berseri dengan
surat pengantar, Mengirimkan surat ucapan terima kasih dan terbitan berseri yang
23
Selain pendapat diatas untuk dapat melakukan pertukaran, menurut Yulia
(1993:43) perpustakaan perlu memperhatikan beberapa prosedur untuk tukar
menukar terbitan berseri yaitu:
1. Perpustakaan yang mewarkan, menyusun daftar terbitan berseri
yang akan ditukarkan, penawaran terbitan berseri dapat dilakukan berdasarkan judul, maupun pengarang.
2. Perpustakaan mengirim penawaran kepada sejumlah perpustakaan
lain yang doperkirakan memiliki koleksi yang sesuai dengan bahan pustakan yanh ditawarkan, yang telah menjalain kerja sama dengan perpuatakaan yang menawarkan terbitan berseri. Dalam penawaran desebutkan syarat-syarat tukar menukar, misalnya terbitan yang di inginkan, ongkos kirim dan sebagainya.
3. Perpustakaan yang menerima penawaran harus mempelajari
tawaran dan persyaratan dari pihak yang menawarkan.
4. Perpustakaan penerima memilih terbitan yang diinginkan dan
menyusun dafar bahan pustaka yang akan ditawarkan sebagai bahan pertukaran.
5. Perpustakaan menerima mengirim daftar yang diiginkan yang
disertai denagan daftar koleksi yang akan dilaksanakan sebagai penukaran.
6. Apabila kedua perpustakaan telah sepakat dalam tukar menukar
maka dapat dilaksanakan.
7. Setelah menerima bahan penukaran masing- masing perpustakaan
segera mengolah sesuai dengan prosedur inventarisasi.
Berdasarkan uraian diatas dapat diketahui bahwa pengadaan koleksi terbitan
berseri pada pertukaran dapat dilakukan dengan penawaran pertukaran kepada
perpustakaan yang sesuai dengan bahan pustaka yang sesuai dengan perpustakan
yang kita miliki.
2.5.3 Pengadaan Terbitan Berseri melalui Hadiah
Dalam mengadakan terbitan berseri selain berlangganan, suatu perpustakaan
dapat menerima majalah melalui hadiah/sumbangan dari perorangan maupun
lembaga .
Menurut Yulia (2010:6.41) yang dikutip oleh Siregar prosedur pengadaan
terbitan berseri hadiah melalui permintaan adalah sebagai berikut:
a. Perpustakaan menyusun daftar terbitan berkala yang akan diminta sebagai hadiah dari pihak lain (lembaga ilmiah, lembaga pemerintahan, badan internasional, perwakilan negara asing, perorangan dan sebagainya.
b. Daftar permohonan dikirim kepada alamat yang dituju disertai
dengan surat pengantar
c. Apabila dalam beberapa minggu tidak ada kabar mengenai
24
hadiah untuk melakukan penelusuaran sampai dimanakah surat telah diproses.
d. Apabila hadiah yang diminta telah diterima maka petugas
perpustakaan memeriksa kiriman itu untuk dicocokkan dengan surat pengantar.
Karena kondisi lembaga satu dengan lain sangat berbeda, maka ada yang
memberikan majalah dengan gratis, ada juga yang minta diganti ongkos kirimnya
dan ada yang tidak menjawab sama sekali.
Adapun lembaga, badan, yayasan yang menerbitkan majalah yang kiranya
dapat diminta gratis Menurut Lasa (1994: 37) Antara lain:
1. Instansi Pemerintahan: Badan Penelitian dan Pengembangan,
BULOG, Balai Informasi Pertanian, Depdikbud dll.
2. Perguruan Tinggi
3. Badan Profesi: IDI, IPI, BKKBN dll.
4. Badan Sosial: Rumah Sakit, Pantai Sosial, LSM dll.
5. Badan Keagamaan: Pesantren, YAKKUM, NU,
Muhammadiyah dll.
Ada beberapa langkah yang perlu ditempuh dalam mengajukan permintaan
hadiah bahan pustaka menurut Soeatminah (1991:72) yang dikutip olehAbidin
yaitu:
a. Menyusun daftar pustaka yang akan di minta sebagai hadiah.
b. Mengirimkan kepada alamat yang diajukan sebagai surat
permohonan dengan menjelaskan kegunaannya, serta dilampirkan daftar yang telah disiapkan.
c. Apabila bahan pustaka hadiah datang pihak perpustakaan perlu
memeriksa dan mencocokkan dengan surat pengantarnya, dan apabila tidak cocok dapat langsung di inventarisasi.
d. Mengirim surat uacapan terimaksih kepada pengirim beserta
pengembaliaan tanda terimakasih.
Dari uraian di atasd apat diketahui bahwapengadaan bahan pustaka melalui
hadiah sangat bermanfaat bagi perpustakaan, terutama untuk memperoleh bahan
pustaka yang langkah atau tidakn dijual secara umum.
2.5.4 Pengadaan Melalui Penerbitan Sendiri
Pengadaan bahan terbitan berseri pada perpustakaan perguruan tinggi
dapat juga dilakukan dengan cara penerbitan sendiri. Penerbitan sendiri berasal
25
bernaung. Menurut Nurjanah (2010: 16) Pengadaan melalui penerbitan sendiri
mencakup 2 pengertian antara lain:
1.Penerbitan dari lembaga induk.
a.Perpustakaan hendaknya dijadikan pusat penyimpanan (depository library) dari semua penerbitan di lembaga tempat bernaung.
b.Perpustakaan dapat ditunjuk sebagai panyalur semua penerbitan lembaga
2.Penerbitan oleh perpustakaan sendiri
a.Seperti daftar tambahan koleksi (accession list),buletin,manual,dan bibliografi.
Penambahan koleksi perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan
sendiri dapat dilakukan perpustakaan dengan cara menerbitkan terbitan berseri
(bulletin), phamplet, jurnal, indeks, ataupun bibliografi perpustakaan. Penerbitan
sendiri dapat dipergunakan sebagai penambah koleksi perpustakaan dan juga
dapat dipergunakan sebagai bahan tukar menukar bahan pustaka.Penerbitan ini
dapat juga dijadikan sebagai koleksi perpustakaan dan bahan pertukaran dengan
[image:32.595.115.499.410.648.2]perpustakaan lain. Sebagaimana digambarkan oleh Nurjanah pada gambar berikut:
Gambar 2 :Pengadaan terbitan berkala melalu penerbitan sendiri Sumber: Nurjannah, Pengembangan Koleksi ( 2010:16)
Gambar di atas menjelaskan bahwa penerbitan sendiri di peroleh dari
penerbitan dari lembaga induk dan perpustakaan sendiri. Penerbitan lembaga
26
(depository library) dari semua penerbitan dilembaga tempat bernaung, dan
perpustakan dapat ditunjuk sebagai penyalur semua penerbitan ybs. Sedangkan
penerbitan oleh perpustakaan sendiri meliputi seperti daftar tambahan koleksi
(accession list), buletin, anual, dan bibliografi.
2.5.5 Pengadaan Terbitan Berseri Melalui Titipan
Dalam upaya menambah koleksi yang sesuai dengan kebutuhan pengguna
di perpustakaan perguruan tinggi, maka perpustakaan selalu berupaya
mengadakan bahan pustaka, salah satunya dengan cara penitipan, baik penitipan
perorangan maupun lembaga, bahan pustaka titipan harus benar-benar dibutuhkan
pengguna perpustakaan.. Menurut Soeatminah (1992: 74) , mengemukakan bahwa
langkah- langkah pengolahan titipan adalah:
1. Pustaka beserta daftarnya diterima, kemudian dicocokkan, apabila
sudah cocok pustaka dapat langsung diinventaris dan diproses sampai dapat dipinjamkan.
2. Perpustakaan dan penitip menandatangani surat serah terima yang
dilengkapi keterangan seperti berikut:
a. Pustaka sesuai daftar terlampir dititipkan pada perpustakaan selama jangka waktu dan tahun
b. Pustaka boleh dipinjam kepada masyarakat pemakai maka boleh
diperlukan sama dengan koleksi lain.
c. Perpustakaan akan memelihara dan merawat pustaka sebaik-baiknya
seperti koleksi lainnya
d. Apabila ada pustaka yang rusak, perpustakaan akan memperbaikinya
tetapi jika hilang perpustakaan akan menggantinya.
e. Setelah ketentuan tersebut disepakati bersama maka kedua belah
pihak menandatanginya dengan masing- masing menyimpan satu dokumen serah terima.
Dari uraian di atas dapat diketahui suatu perpustakaan dapat juga
menambah jumlah koleksinya dengan cara menerima titipan dari lembaga ataupun
perorangan. Dalam hal penitipan bahan pustaka, harus ada kesepakatan antara
pihak yang menitip dengan pihak perpustakaan. Bahan pustaka yang dititip
hendaknya harus sesuai dengan kubutuhan pengguna perpustakaan.
2.5.6Masalah dalam pengadaan jurnal/majalah
Koleksi majalah/jurnal berisikan informasi muktahirdan banyak diminati
27
perpustakaan dalam pengadaannya Menurut Siregar (1998: 16) dalam buku
Terbitan Berseri: Pengelolan dan Pengolahanantara lain:
1. Jarak perpustakaan dengan penerbit jauh.Penerbitan majalah
diindonesia kebanyakan diterbitkan dijakarta,sedangkan untuk majalah llmiah dan jurnal kebanyakan diterbitkan di Amerika dan Eropa Barat,sehingga membutuhkan banyak waktu,tenaga dan biaya dalam pengadaannya.
2. Masalah Klaim.Perpustakaan sering menerima majalah secara tidak
lengkap (tidak berurutan nomornya) Untuk Mengadakan klaim memakan waktu lama dan klaim yang dilakukan sering tidak dibalas oleh agen/penyalur.
3. Masalah Pos.jika majalah dikirim melalui pos udara biayanya
mahal,sedangkan mengirim melalui pos laut waktunya lama (sekita 2-3 bulan) sehingga sering terlambat.
4. Informasi, Informsi tentang majalah/jurnal yang diterbitkan sulit
diketahui.terutama jurnal dalam negeri dan jurnal yang diterbitkan oleh instansi pemerintahan.
5. Harga,Harga majalah mahal dan cendrung naik pada tahun
berikutnya,oleh sebab itu perpustakaan sering berhenti berlanggan karena dana terbatas.
Menurut Nurjanah (2010: 14) Masalah dalam pengadaan jurnal/majalah
sebagai berikut:
1. Jarak yang jauh dari enerbit.
2. Masalah Klaim.
3. Maslah Pos.
4. Informasi.
5. Harga.
Sedangkan menurut Yulia yang dikutip oleh Siregar ( 2013: 19) masalah
dalam pengadaan majalah/jurnal adalah sebagai berikut:
1. Dana yang tersedia tidak selalu tersedia padawaktu yang diperlukan, terurama untuk perpustakaan pemerintahan.
2. Terbitan berserkala serta informasinya dari Asia lebih sulit didapat dari pada terbitan Eropa atau Amerika.
3. Beberapa penyandung dana sering membuat peraturan yang kurang
menguntungkan, misalnya dengan menentukan terbitan berkala yang dilanggan harus dari penerbit tertentu atau dari negara asal dari pemberi dana.
4. Prosedur pembayaran seringkali terlalu berbeli-belit, baik untuk
28
Dari uraian diatas dapat diketahui bahwa dalam pengadaan jurnal/majalah
tidak selamanya mudah. akan tetapi ada kendala-kendala yang dialami oleh
perpustakaan seperti jarak yang jauh dari penerbit,masalah klaim, masalh pos,
informasi dan harga dari terbitan berseri tersebut.
2.5.7Pencatatan/Inventarisasi Terbitan Berseri
Semua terbitan berseri yang diterima oleh perpustakaan biasanya akan
segera diproses agar segera bisa dibaca oleh pengguna/pemakai.Proses tersebut
sebenarnya dimulai dari pemeriksaaan,pemberian tanda kepemilikan,setelah itu
baru dilakukan pencatatan dan diikuti pembuatan katalog. ( Saleh (1996: 44)
dalam buku pengelolaan terbitan berseri.
a. Pemeriksaan
Semua terbitan berseri yang masuk ke perpustakaan harus diperiksa terbih dahulu asal perolehannya. Misalnya apakah terbitan berseri tersebut berasaal dari: Pembelian, Tukar menukar, atau hadiah.Pemeriksaan ini peneting untuk menentukan tindakan selanjutnya.
Peda terbitan berseri yang berasal dari tukar menukar dan hadiah biasanya selalu disertai dengan lembar atau tanda terima yang harus segera diisi dan dikirim kembali kepada si pengirim terbitan berseri.
b. Pemberian Tanda Kepemilikan
Selanjutnya proses kedua setelah terbitan tersebut datang,maka setiap kopi tersebut harus dibubuhi stempel tanda kepemilikan. Stempel tanda kepemilikan tersebut dapat diletakkan pada halaman paling depan yaitu halaman sesudah sampul.
c. Pencatatan
[image:35.595.106.527.565.723.2]Setelah dua kegiatan tersebut diseleksi, maka dilanjutkan dengan kegiatan berikut yaitu pencatatan atau registrasi.
Gambar 3 : Contoh Kartu Registrasi Majalah.
Judul : Kala Terbit : KARTU REGISTRASI MAJALAH
ISSN : Harga Langganan :
Penerbit: Beli/Hadiad/Tukar menukar :
Alamat: Subjek :
THN JANUARI FEBRUARI MARET APRIL DST
29
Pencatatan terbitan berseri dapat juga dilakukan dengan buku inventaris.
Beberapa data yang dicatta sebenarnya sama dengan sistem kartu yaitu judul,
ISSN, nomor inventaris, tanggal diterima, judul volume, nomor, bulan, tahun dan
[image:36.595.107.519.198.335.2]lain-lain yang dianggap penting.
Tabel 1: Contoh pencatatan terbitan berseri dengan menggunakan buku Inventaris.
No TGL
TERIMA
NOMOR
INVENTARISASI
JUDUL VOL,NO,BLN KET
(Abdul Rahman Saleh, 1996:47)
Nomor inventaris dapat dicatat berurutan secara terus menerus tetapi
dapat jugak dicatat setiap tahun. Artinya setiap tahun dimulai dari nomor satu.
Setelah terbitan berseri dicatat dalamkartu registarsi atau buku induk/inventaris,
maka terbitan berseri tersebut dikirim ke bagian pengolahan untuk dibuat kataog
30 BAB III
PENGADAAN KOLEKSI TERBITAN BERSERI PADA PERPUSTAKAAN POLITEKNIK NEGERI MEDAN (POLMED)
3.1 Sejarah Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED)
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai salah salah satu
perpustakaan perguruan tingggi. Penyelenggaraan perpustakaan sebagai sumber
belajar merupakan suatu keharusan dan mempunyai peran yang sangat penting
dalam pendidikan. Pendidikan tinggi tidak mungkin terselenggara dengan baik
jika para dosen dan mahasiswa tidak didukung oleh sumber belajar yang
diperlukan untuk penyelenggaraan kegiatan belajar mengajar.Perpustakaan
sebagai bagian integral dari Politeknik Negeri Medan, bersama-sama dengan
jurusan dan unit lainnya di lingkungan Politeknik Negeri Medan melakasanakana
Tri Dharma perguruan tinggi.
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan berdiri pada tahun 1983, pada awal
berdirinya perpustakaan ini disebut dengan Perpustakaan Universitas Sumatera
Utara. Padatahun 1989 Perpustakaan Politeknik USU diganti namanya menjadi
Pusat Belajar Politeknik USU. Padatahun 1990, Politeknik USU Medan resmi
berganti nama menjadi “Perpustakaan Negeri Medan”
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED) bertujuan membantu
proses belajar dan mengajar di Politeknik Negeri Medan . Upaya yang dilakukan
dalam mencapai tujuan tersebut melalui aspek pengumpulan, pengolahan,
pelestarian, pemanfaatan, dan penyebaran informasi.
Pada tanggal 26 Februari 2014 Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
(POLMED) mengirim permohonan untuk dapat bergabung dalam Forum Kerja
sama Perpustakaan Pergururan Tingggi Negeri (FKP2TN) se Indonesia telah
diterima. Hal ini ditandai dengan diserahkannya Sertifikat Kerjasama oleh Ketua
FKP2TN yang berkedudukan di Malang.Dengan bergabungnya perpustakaan
31
kesempatan untuk berbagi/ bahan pustaka (resource sharing) dengan 68 Perguruan
Tingggi Negeri lainnya yang telah lebih dahulu bergabung dalam forum ini
Adapun sertifikat yang telah diberikan forum FKP2TN kepada
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan seperti yang ada pada gambar berikut ini:
Sumber: Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan, selain mengalami perubahan nama
dalam sejarah perkembangannya juga mengalami pergantian kepemimpinan
Adapun kepala perpustakaan yang pernah menjabat yaitu:
1. Pada tahun 1983 s.d 1991 perpustakaan dikepalai oleh ibu Dra.
Zaslina Zainuddinn M.Pd
2. Pada tahun 1991 s.d 2004 perpustakaan dikepalai oleh ibu
Rahmizar S. Sos
3. Pada tahun 2004 s.d 2005 perpustakaan dikepalai oleh Bapak Drs.
32
4. Pada tahun 2005 s.d 2009 perpustakaan dikepalai oleh Bapak Okto
Zuhri. SH.M.SI
5. Pada tahun 2012 perpustakaan Politeknik Negeri Medan
(POLMED) dikepalai oleh Bapak Muhammad Dalim, S.Sos,
menjabat sebagai kepala perpustakaan Politeknik Negeri Medan.
3.1.1 Visi Perpustakaan
Menjadikan Perpustakaan Pendidikan Tinggi yang mampu mendukung
pendidikan, pengajaran, penelitian dan pengabdian pada masyarakat dilingkungan
politeknik Negeri Medan.
3.1.2 Misi Perpustakaan
1. Memberikan pelayanan perpustakaan secara efektif dan efesien dengan
memanfaatkan perkembangan dibidang teknologi informasi dan
komunikasi.
2. Menyediakan fasilitas yang memudahkan kegiatan pengadaan,
pengolahan, penelusuran koleksi dan pelayanan perpustakaan dengan
sistem otomasi menggunakan perangkat lunak (software) yang
terintegrasi.
3.1.3 Tujuan Perpustakaan
Perpustakaan Politeknik Negeri Medan (POLMED)mempunyai tujuan
menyediakan informasi yang berkaitan dengan sarana pendukung dalam
melaksanakan Tri Dharma Perguruan Tinggi dengan cara menghimpun, memilih,
mengolah, merawat serta melayani sumber informasi kepada lembaga induk
khususnya dan masyarakat akademis pada umumnya. Perpustakaan sebagai pusat
informasi bertujuan sebagai :
1. Menyediakan koleksi yang sesuai dengan kebutuhan mata kuliah
2. Menyediakan fasilitas layanan yang efektif dan efesien
3. Mengembangkan pangkalan data digital
4. Menyediakan sarana dan prasarana yang memadai
5. Tersedianya sumber daya manusia dan manajemen organisasi yang
33
6. Menjalin kerjasama dengan unit lain, baik lingkungan Politeknik
Negeri Medan maupun dari luar POLMED.
3.2Stuktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Perpustakaan perguruan tinggi yang merupakan sarana kelengkapan bagi
suatu perguruan tinggi yang memiliki peranan yang sangat penting bagi
terlaksananya proses belajar mengajar dan Tri Dharma perguruan tinggginya.
Untuk mengetahui kedudukan serta tanggung jawab kerja masing-masing bagian
maka perlu dibuat struktur organisasi yang jelas. Bagan pokok organisasi
Politeknik, menampung berbagai kegiatan operasional Politeknik dan mempunyai
unsur:
1. Pimpinan, sebagai pengelola umum Politeknik dengan didampingi
oleh Senat dan Dewan Penyantun.
2. Kelompok Dosen sebagai unsur utama pelaksana pendidikan.
3. Jurusan, sebagai satuan yang menyelenggarakan kegiatan program
pendidikan dalam bidang tertentu dan pengelola sarana dan
personalia jurusan.
4. Bagian Administrasi yaitu Administrasi Akademik dan Administrasi
Umum yang menyelenggarakan kegiatan administrasi.
5. Pusat Jaminan Mutu (PJM) yang menangani manajemen jaminan
kualitas.
6. Satuan Pengawasan Internal (SPI) adalah bagian yang melaksanakan
pengawasan internal terhadap kinerja dari seluruh unit di lingkungan
Polmed.
7. Bagian-bagian pendukung dalam unit, Unit Pelaksana Teknis (UPT),
melaksanakan kegiatan-kegiatan tertentu, sesuai dengan program
34
Adapun struktur organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai
[image:41.595.117.490.154.603.2]berikut:
Gambar 1 Struktur Organisasi Perpustakaan Politeknik Negeri Medan
Sumber: Perpustakan Politeknik Negeri Medan.
1. Kepala perpustakaan
Adapun rincian tugas kepala Perpustakaan Politeknik Negeri Medan sebagai
berikut:
a. Menyusun konsep rencana dan program kerja Perpustakaan sebagai
