Business Case
1.2 Anticipated Outcomes
Sistem informasi merupakan sebuah sistem yang memiliki berbagai layanan dan objek informasi yang mendukung pemakai membutuhkan obyek informasi tersebut melalui dialog layar. Layanan ini misalnya data-data yang mendukung pengolahan data pegawai, seperti data Pegawai Negeri Sipil (PNS), surat permohonan cuti, surat izin cuti, kartu cuti Pegawai Negeri Sipil (PNS), surat pengantar kenaikan pangkat, surat keputusan kenaikan pangkat, surat pengantar kenaikan gaji berkala, surat keputusan kenaikan gaji berkala, surat pemberitahuan pensiun, surat pengantar pensiun, surat keputusan pensiun dan laporan-laporan yang berkaitan dengan pengolahan data pegawai. Dengan adanya sistem informasi pengolahan data pegawai ini, diharapkan dapat membantu mengatasi permasalahan dan mempercepat proses pengolahan data pegawai.
Pindah ke sistem yang sudah ada dialog layar akan memberikan kondisi yang stabil, dapat diandalkan di lingkungan teknis dan fleksibel untuk user internal (bagian kepegawaian). Pengembangan sistem informasi bertujuan mengurangi beban bagian kepegawaian dalam menjalankan kegiatan pelayanan pengolahan data pegawai kepada Pegawai Negeri Sipil (PNS). Proses bisnis ini, bertujuan untuk menghilangkan ketergantungan pada kertas. Teknologi ini juga akan memungkinkan untuk real time akses informasi bagi user internal (bagian kepegawaian). Sistem ini akan membantu bagian kepegawaian untuk memberikan informasi pengolahan data pegawai secara cepat dan akurat, dapat mengefektifkan dan mengefisienkan waktu serta mengurangi human error.
Sistem informasi pengolahan data pegawai menyimpan informasi dalam bentuk database. Sistem informasi secara umum pada sebuah dinas akan melibatkan beberapa komponen, yakni : hardware dan software, sistem pengelolaan (dari mulai knowledge acquisition, repository, management dan juga retrieval dimana dalam kondisi tertentu sistem ini juga akan membutuhkan
298
manusia sebagai knowledge agent-nya) dan tentunya yang menjadi faktor terpenting adalah bagian kepegawaian dari dinas itu sendiri.
1.3 Recommendation
Sistem informasi memilih pendekatan proyek yang dijelaskan dalam business case ini setelah menilai pilihan yang tersedia. Pendekatan ini membantu sistem informasi mencapai visi yang efektif dan efisien dan untuk mencapai tujuan peningkatan efisiensi staf, meningkatkan integritas data, peningkatan berbagai data dan pelaporan dan penurunan biaya pemeliharaan. Proyek yang disarankan akan bermigrasi dari sistem manual menjadi sistem informasi yang terkomputerisasi. Hal ini memungkinkan sistem informasi memiliki tingkat efisiensi yang lebih besar.
Kondisi-kondisi yang melingkupi sistem informasi dari sisi informasi pengolahan data pegawai adalah faktor volume dari informasi dan juga faktor akses terhadap informasi tersebut. Kedua persyaratan ini menjadi faktor mutlak berfungsinya sebuah sistem informasi. Dengan kata lain sebagai sebuah sistem informasi tidak akan memiliki peran penting jika volume informasi yang dimiliki terbatas, disisi lain (selaras dengan konsep knowledge management) juga akan mubazir (tidak efektif) jika memiliki informasi pengolahan data pegawai yang luas namun akses terhadap informasi ini sangat terbatas (ini juga salah satu kelemahan informasi yang tersimpan dalam media kertas).
1.4 Justification
Migrasi dari sistem warisan yang lebih tua untuk satu platform sistem informasi pengolahan data pegawai yang mapan akan memungkinkan untuk lebih efisien menggunakan waktu dengan jumlah pekerja yang lebih efisiensi juga.
Beberapa manfaat proyek meliputi sistem peningkatan fungsi, mengurangi redundansi data, meningkatkan efisiensi bagian kepegawaian dan kemampuan bagian kepegawaian untuk lebih mengkaji ulang fungsi inti. Menggunakan sistem informasi pengolahan data pegawai akan memiliki beberapa hasil positif.
299
Ini akan mengurangi entry data ganda dan menyediakan sebuah sistem tunggal untuk sebagian besar data entry dan informasi manajemen bagian kepegawaian, sehingga menghemat waktu bagian kepegawaian.
Ini akan menetapkan panggung bagi pertukaran otomatis kepada bagian kepegawaian yang dapat membantu mengurangi penggunaan kertas.
Ini akan memungkinkan proses lebih cepat, termasuk memproses transaksi pengolahan data pegawai.
Ada beberapa aspek-aspek yang terkait (komponen) dalam proyek sistem informasi berikut, diantaranya adalah : aspek intrastruktur (perangkat keras), aspek aplikasi perangkat lunak dan proses bisnis pengolahan data pegawai, aspek informasi : akuisisi, konversi, repository serta aspek sumber daya manusia (pengelola/ agent dan user) knowledge dan skill attitude (culture).
1.5 Assumptions
Asumsi kunci telah diidentifikasi untuk mencapai hasil bisnis yang diantisipasi.
Pemerintah Kabupaten Bangka Tengah sebagai stakeholder telah mempersiapkan pasokan listrik yang memadai untuk mendukung pengembangan pengolahan data pegawai di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM menjadi sistem informasi pengolahan data pegawai.
Bagian Kepegawaian akan memerlukan dokumen yang berisi kebutuhan bisnis dan fungsional. Ini akan menghemat waktu dan dana dengan membatasi kebutuhan bagian kepegawaian kontrak untuk pemprograman saja.
Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah akan membuat pelatihan yang tersedia kepada bagian kepegawaian untuk keahlian baru yang diperlukan dalam sistem baru. Jika ada teknologi baru khusus dimasukkan ke dalam proyek, Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah akan memastikan bahwa
300
dalam keseharian, bagian kepegawaian yang terlatih untuk masa depan atau pemeliharaan perangkat tambahan.
Sumber daya akan tersedia untuk melatih bagian kepegawaian di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah untuk secara efektif menggunakan sistem baru. Yang akan memastikan bahwa bagian kepegawaian yang terlatih secara memadai pada sistem baru.
Program bagian kepegawaian akan tersedia untuk membantu dalam pengumpulan dan persyaratan pengujian. Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah akan memastikan bahwa program kunci ditugaskan kepada bagian kepegawaian yang diperlukan untuk membantu jika sepanjang siklus hidup pengembangan sistem diperlukan.
Selain aspek-aspek diatas, dalam merencanakan sebuah proyek sistem
informasi pengolahan data pegawai maka perlu pula diperhatikan dimensi-dimensi : seperti scope, time, cost, quality, risk, dari proyek
bersangkutan, kelima dimensi ini akan mempengaruhi satu dan lainnya.
1.6 Limitations
Berikut ini adalah keterbatasan kunci diidentifikasi untuk mencapai hasil bisnis yang diharapkan : sejak Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah memiliki sumber daya yang terbatas untuk mengabdikan penuh waktu untuk proyek sebesar ini, dinas berusaha untuk mempekerjakan programmer kontrak dan/ atau pembelian kompensasi pekerja perangkat lunak peraturan. Kontrak vendor sering menugaskan kembali sumber daya untuk proyek-proyek lain, yang dapat mempengaruhi timeline proyek dua tahun.
Dengan teknologi informasi yang bersaing dan program proyek mungkin perlu diserahkan kepada prioritas lain yang diperlukan.
Terbatas dengan paket perangkat lunak yang tersedia untuk pekerja sistem peraturan sistem informasi pengolahan data pegawai, ini membatasi pilihan membeli vs membangun.
301
Bagian kepegawaian di Dinas Perindustrian, Perdagangan, Koperasi dan UMKM Kabupaten Bangka Tengah akan mendokumentasikan kebutuhan bisnis, hal ini dapat menunda waktu penyelesaian serta menunda memulai pemprograman.
Jika sumber daya tambahan yang tidak tersedia, bagian kepegawaian akan diperlukan untuk melakukan pemprograman dan memelihara sistem warisan saat ini. Hal ini dapat memperpanjang durasi proyek, yang sangat signifikan meningkatkan resiko selesai kepada bagian kepegawaian yang berpengetahuan bisa meninggalkan pekerjaan atau pensiun.
Hal pertama yang perlu diperhatikan dalam perencanaan proyek adalah mendefinisikan seberapa jauh lingkup kerja (scope) proyek sistem informasi pengolahan data pegawai tersebut. Hal ini tentunya dapat dilakukan setelah mereview ulang tujuan dan sasaran (objective and goal) proyek. Lingkup yang akan didefinisikan dapat meliputi sebagian atau seluruh dari aspek–aspek sistem informasi pengolahan data pegawai seperti yang telah digambarkan pada bagian sebelumnya diatas. Kelemahan dalam mengidentifikasi lingkup dari proyek adalah salah satu faktor terbesar dalam kegagalan proyek.
Section 2. Governance and Bussiness Case Analysis Team